Issuu

akti 2/2009

Yksikönjohtaja István Kecskeméti (kesk.) vetää arkistolaitoksen aineistojen digitointihanketta, jossa digitoidaan vuoden loppuun mennessä noin kaksi miljoonaa asiakirjatiedostoa. Hankkeen käytännön toteuttamisesta vastaavat projektipäälliköt Reko Etelävuori (oik.) ja Tuomas Riihivaara.

Kansallisarkisto sai jättipotin digitointiin Opetusministeriö on myöntänyt Kansallisarkistolle 1 550 000 euron erillisen hankemäärärahan arkistolaitoksen aineistojen digitointiin sekä tietokantajärjestelmien kehittämiseen. Digitointihanke alkoi toukokuussa 2009 ja päättyy vuoden lopussa.

Digitoiminen parantaa aineistojen käytettävyyttä Erillismäärärahan käyttämisen aikataulu vaikuttaa siten, että di-

SAHA yhdistää sähköisen asia kirjahallinnan kehittämis hankkeet

mistellaan kriteeristöä sille, mitä muuta aineistoa ja millaisin reuna-ehdoin VAPA:an voitaisiin tallentaa. Alkusyksyn aikana julkaistaan myös tallennettavan aineiston siirtoon liittyvä ohjeistus. Syyskuun loppuun mennessä määritellään organisaatioiden taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt, jos ne käyttävät VAPA-palveluja.

Arkistolaitoksen tilausjärjestelmä tekeillä Arkistolaitos on aloittanut myös oman asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmän kehittämisen, koska KDK-asiakasliittymä ei

tymä, joten kyse ei ole päällekkäisten palvelujen rakentamisesta.

SÄHKE2 jalkautetaan Tämän vuoden alussa voimaan tulleen SÄHKE2-määräyksen kouluttaminen ja viestintä julkishallinnon organisaatioille ja ITtoimittajille on erittäin tärkeää. Keskeinen tavoite on järjestel-

jotka ovat digitointivalmiina ilman merkittäviä konservoinnin esi-

mäkehitykseen, erityisesti eAMS-järjestelmien kehittämiseen Hankekokonaisuuden kaikki kehittämistehtävät hoide-

vaikuttaminen. SÄHKE2 on toteutettava myös arkistolaitok-

taan projekteina, joilla on yhdenmukainen projektinhallinta.

sen omaan sähköiseen asiakirjahallintaan ja asianhallintaan.

Tärkeä valintakriteeri on myös aineiston vapaa käyttö internetin

Projektien tehtävät on tarkasti aikataulutettu ja resursoitu. Täl-

kautta. Tällaista aineistoa ovat erityisesti mikrofilmatut vanhem-

lä hetkellä hankekokonaisuuden käytössä on noin kahdeksan

SÄHKE:en jatkokehittämisen suunnittelu on aloitettu. Tieto-

mat aineistot sekä karttakokoelmat. Digitoiminen parantaa aineis-

henkilötyövuotta. Projekteja on käynnissä kolmetoista.

kantojen ja rekisterien pitkäaikaissäilytystä selvittävässä pro-

tojen käytettävyyttä mutta myös suojaa alkuperäisiä aineistoja –

jektissa tuotettiin kevään aikana kehittämissuunnitelma, jos-

digitoinnin jälkeen ne voidaan suojata ja asettaa käyttökieltoon,

Tavoitteena on, että vuoden 2010 lopussa hankekokonaisuu-

jolloin ne eivät kulu.

den päättyessä arkistolaitos on keskeinen toimija sähköisen

Digitointi ja siihen liittyvä kuvankäsittely tehdään pääasiassa ulpäästiin digitoimaan suuressa mittakaavassa.

Myös eAMS:n ja tietokantojen suhde lukeutuu selvitettäviin

na ja laadukkaiden verkkopalveluiden tarjoajana.

asioihin. Tämä merkitsee sitä, että seuraavan SÄHKE:en soveltamisala on perinteistä asiakirjaksi määriteltävää tietoa

VAPA:n hankinta käynnissä

kaat käyttävät eniten, ja joiden käyttö alkuperäisinä on riskialtista

Vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) täsmennetyt vaati-

Tavoitteena digitoida noin kaksi miljoonaa asiakirjaa

sa on esitetty lukuisia teknisiä ja toiminnallisia kysymyksiä.

asiakirjahallinnan ohjaajana, sähköisen säilyttämisen toimija-

Digitoitavaksi on valittu aineistoja, joita arkistolaitoksen asiak-

taan nostaa esille.

muotoista pysyvästi säilytettävää aineistoa. Parhaillaan val-

luja. Työssä otetaan luonnollisesti huomioon KDK-asiakasliit-

SAHA-hankekokonaisuus käynnistyi arkistolaitoksessa helmikuussa 2008. Sen tavoitteena on parantaa sähköisten asiakirjallisten tietojen hallintaa ja säilyttämistä julkishallinnossa. SAHA yhdistää erilliset kehittämisprojektit kokonaisuudeksi, jossa otetaan huomioon julkishallinnon toimintaympäristön muutokset.

koistetusti. Digitointi kilpailutettiin kesän aikana, ja elokuussa

aineistolle. Myös merkittäviä kulttuurihistoriallisia aineistoja halu-

Ensimmäisessä vaiheessa VAPA:an otetaan vastaan SÄHKE-

tuota kaikkia arkistolaitoksen asiakkaiden tarvitsemia palve-

gitoitavasta aineistosta suurin osa on mikrofilmattuja aineistoja, valmisteluja.

musmäärittelyt valmistuivat tammikuussa 2009. Kevään aikana

laajempi. Jatkokehittäminen toteutetaan sidosryhmäyhteistyönä.

on kuvattu arkistolaitoksen tietojärjestelmäarkkitehtuuria, aloitet-

Tukea eAMS:in kehittämiseen

Arkistolaitoksen digitaaliarkistossa on tällä hetkellä noin 1,5 mil-

tu käyttäjähallinnan kehittäminen ja laadittu sähköisen aineiston

Sisällön tuottaminen eAMS:iin on tunnetusti organisaatioita

Aineistojen kuvailutiedot ovat mikrokuvatun aineiston osalta koko-

joonaa asiakirjatiedostoa. Tavoitteena on digitoida vuoden loppuun

vastaanottokanavana toimivan extranetin alustava tarvekuvaus.

työllistävä asia. Arkistolaitos on kolmen viime vuoden ajan

naan ja karttojen osalta osittain Vakka-arkistotietokannassa vähin-

mennessä noin kaksi miljoonaa asiakirjatiedostoa, joista noin

tään arkistoyksikkötasolla. Tämä mahdollistaa sen, että digitoidut

20 000 on karttoja ja piirroksia.

tiedostot voidaan hallitusti liittää Digitaaliarkistoon asiakaspalvelukäyttöön. Mikrokuvatun aineiston kohdalla laaditaan tarvittaessa arkistoyk-

VAPA-järjestelmäkokonaisuuden hankinta käynnistettiin tou-

saatioiden kanssa metatiedoille arvojoukkoja, kuten yhteistä

kokuussa. Sopimus on tarkoitus allekirjoittaa toimittajan/

tehtäväluokitusta.

Digitoinnin yhteydessä rikastetaan digitoinnin metatietoja, luo-

toimittajien kanssa tämän vuoden lopussa. VAPA:n tulee olla

daan aineistokohtaisia oppimisympäristöjä ja parannetaan Digi-

tuotantokäytössä vuoden 2010 lopussa.

taaliarkiston toiminnallisuutta.

sikkötasoa tarkempia hakemistoja. Hankkeen johtajana toimii yksikönjohtaja István Kecskeméti.

pyrkinyt helpottamaan sitä tuottamalla yhteistyössä organi-

Kuntien eAMS-perusmalli valmistui maaliskuussa. Organisaation eAMS:n laadintaa perusmalliin tukeutumalla edesaut-

VAPA-järjestelmästä tulee tiedon tuotanto-/taustajärjestelmä

taa toukokuussa valmistunut käyttöönotto-ohje. Perusmalli ja

Hankkeen edetessä digitoitavat aineistot esitellään myös erik-

siten, että Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliit-

ohje löytyvät KuntaIT:n verkostoportaalista (wiki.kuntait.fi).

seen Kansallisarkiston verkkosivuilla.

tymä saa tietoa VAPA:sta ja vastaavasti VAPA hyödyntää myö-

Mainittu ohje soveltuu erittäin hyvin myös muiden organi-

hemmin muistiorganisaatioiden pitkäaikaissäilytysratkaisua

saatioiden käyttöön.

Hankkeen käytännön toteuttamisesta vastaavat projektipäälliköt Reko Etelävuori (digitointivastuu) ja Tuomas Riihivaara (aineis-

teksti: István Kecskeméti, yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

(PAS) tallennuspalveluna. Toistaiseksi PAS-järjestelmän to-

tovastuu).

kuva: Matti Tiisanoja, Kansallisarkisto

teuttamiselle ei ole rahoitusta.

teksti: Päivi Happonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto