8
akti 1/2016
Näin tuskin käynee ainakaan automaattisesti. On löydettävä keinot, joilla hankkeet voidaan viedä läpi. Se edellyttää uudenlaisia avauksia ja uutta ajattelua. Arkistolaki määrittelee jo tällä hetkellä, että siirtävä orga nisaatio vastaa siirron kustannuksista. Jos tätä käytäntöä voitaisiin soveltaa pysyvään säilytykseen siirrettävien aineistojen digitointiin, olisi astuttu jo pitkä askel oikeaan suuntaan. Silloin kustannukset jakautuisivat tasapuolisesti julkishallinnon organisaatioille niiden koon ja aineistojen säilytysarvon mukaisessa suhteessa. On turha odottaa, että valtiovarainministeriö osoittaisi vastaavan summan suoraan opetus- ja kulttuuriministeriön budjettiin.
Esitys massadigitoinnista Paljon keskustelua herättänyt maahanmuutto ja oleskeluluvan saaneiden henkilöiden kotouttaminen voivat tarjota todella kiinnostavan mahdollisuuden massamittaiseen digitointiin. Arkistolaitos teki helmikuun 2016 lopulla työ- ja elinkeino ministeriölle esityksen suomalaisten työllistettävien ja maahanmuuttajien työllistämiseksi laajamittaiseen digitointi hankkeeseen Mikkelissä. Esityksen mukaan vuonna 2017 hankkeen palvelukseen otettaisiin 70 henkeä ja loppu vaiheessa vuonna 2020 peräti 140 henkeä. Silloin digitoinnin kapasiteetti olisi niin suuri, että kaikki vuosittain vastaanotet tava aineisto voitaisiin digitoida. Työpanosta voitaisiin lisäksi kohdentaa uudempien aineis tojen digitointiin ja varmasti jossain määrin myös arkisto laitokseen aikaisemmin siirrettyjen aineistojen takautuvaan digitointiin. Näin saataisiin käyntiin prosessi, joka mahdol listaisi strategian tavoitteiden toteutumisen jopa alustavia laskelmia nopeammin.
Aineistologistiikka uudistuu Syksyllä 2015 käyty kova kamppailu Mikkeliin suunnitellun keskusarkiston rakentamiseksi päättyi lopulta arkisto laitoksen voittoon. Senaatti-kiinteistöt sai luvan investoida suunniteltuun uudisrakennukseen. Aikataulu on tiukka, mutta tavoitteena on edelleen saada keskusarkisto valmiiksi vuoden 2017 loppuun mennessä. Helsingin Sörnäisissä olevat entisen Sota-arkiston aineistot voidaan silloin siirtää ennen vuokrasopimuksen umpeutumista osin Mikkeliin, osin Kansallisarkistoon tai muihin toimipaikkoihin. Aineistologistiikan määrittely ja siihen perustuvien toi mintojen suunnittelu on suurimittainen hanke. Aineistoja koteloidaan ja varustetaan viivakoodeilla. Se mahdollistaa analogisten aineistojen nykyistä huomattavasti kokonais valtaisemman hallinnan laitostasolla.
Opetus- ja kulttuuriministeriö on jo myöntänyt rahoituksen kotelointiin ja aineistonhallinnan uudistamiseen. Voidaankin luottavaisin mielin lähteä siitä, että tämä osa strategian tavoitteista voidaan toteuttaa suunnitellusti.
Vain yksi arkisto-organisaatio Käynnistynyt viisivuotisjakso on yksi tärkeimmistä Suomen arkistolaitoksessa. Digitalisaatio vaatii muutoksia ja tarjoaa uusia mahdollisuuksia. Niitä on strategiassa onnistuttu tunnistamaan, mutta on todennäköistä, että kehitys ja muutokset jatkuvat ennakoituakin nopeammin. Näin on käynyt myös päättyneellä strategiakaudella. Ja kun käteen otetaan vuonna 2006 julkaistu kansainvälinen arviointi, se tuntuu liikkuvan aivan eri maailmassa. Silti sen valmistu misesta on kulunut vasta kymmenen vuotta ja ilmestyes sään sitä pidettiin näkemyksiltään jopa radikaalina. Sähköisen toimintaympäristön tarjoamat mahdollisuudet ja vähentyvät voimavarat merkitsevät sitä, että arkistolaitoksen on jatkettava sisäistä uudistustyötään. Keskeinen askel otetaan vuoden 2017 alussa, jolloin uusi laki Kansallisarkistosta sekä siihen liittyvät pienemmät muutok set arkistolaissa astuvat oletetusti voimaan. Silloin arkisto laitos muuttuu yhdeksi Kansallisarkistoksi ja maakuntaarkistot sen toimipaikoiksi. Aikaisemman nimensä säilyttää vain Saamelaisarkisto, joka on jo tähän saakka ollut kiinteä osa Kansallisarkistoa
Muutokseen alettu jo varautua Strategiakaudella 2016–2020 toteutettava muutos on syvälle käyvä, muttei silti äkillinen. Sen mukaisia toiminta tapoja on valmisteltu ja otettu käyttöön vähitellen viime vuosina – nykyisen lainsäädännön asettamat rajoitukset luonnollisesti huomioiden. Vuoden 2016 aikana uudistetaan laitoksen johtamisjärjestelmää, parannetaan sähköisiä yhteydenpitomahdollisuuksia ja vahvistetaan yhtenäisiä toimintatapoja. Kansallisarkiston vastuualueilla on suurin käytännön vastuu uudistuksen läpiviennistä. Strategiakauden puolivälissä, keskusarkiston tultua käyt töön kesällä 2018, on väliarvioinnin paikka. Toiveena on, että strategian keskeiset tavoitteet on siihen mennessä voitu varmistaa – vaikka niiden täysimittaiseen toteuttamiseen ei riitä edes vuonna 2020 alkava seuraava strategiakausi.
Teksti: Jussi Nuorteva, pääjohtaja, Kansallisarkisto Kuva: Marko Oja, tiedottaja, Kansallisarkisto