30 dicas rápidas para melhorar o credenciamento do seu evento

30 dicas rรกpidas para melhorar o credenciamento do seu evento

Nesse ebook você vai encontrar 30 dicas rápidas que a mobLee preparou para você potencializar ainda mais o seu credenciamento e a chegada dos seus participantes.

São drops de informação organizados em segmentos que contemplam as fases pré, durante e pós-credenciamento. E mais! O PDF é interativo, para que você navegue mais facilmente entre as dicas. Basta clicar nos ícones!

pré-credenciamento

durante o credenciamento

pós-credenciamento

01 Atente-se às informações da inscrição Imagine preencher um formulário online completo para se inscrever em um evento e, depois, durante o credenciamento, ter de repetir o procedimento, informando dados que a organização já havia solicitado. Esse tipo de coisa pode acabar irritando muitos participantes, por isso, tenha cuidado com a gestão de informações do seu evento e evite redundâncias.

pré-credenciamento

02

Faça um checklist Busque mapear todo o processo de credenciamento do seu evento e, em seguida, crie um checklist contendo as tarefas que precisam ser realizadas para que ele seja executado com sucesso. Procure ser bastante claro e específico. Esse é um documento que deverá auxiliar você e sua equipe ao longo das etapas de planejamento e execução.

pré-credenciamento

03

Antecipe possíveis perguntas Muitos participantes utilizam o momento do credenciamento para tirar algumas dúvidas acerca do evento, perguntando sobre o local das palestras, horários e, até mesmo, locais nas redondezas onde possam almoçar. Por isso, mapeie as principais dúvidas e oriente o staff responsável pelo credenciamento para respondê-las corretamente.

pré-credenciamento

04

Busque por ferramentas de auxílio Se você for terceirizar o sistema online de cadastro e inscrição de participantes, dê preferência para os serviços que ofereçam recursos que facilitem o credenciamento. Soluções dedicadas, como a desenvolvida pela startup brasileira Sympla pode ser uma boa pedida.

pré-credenciamento

05

Envie um informativo por e-mail Certifique-se de incluir instruções específicas sobre como fazer o credenciamento, enviando um e-mail informativo aos participantes sobre o que eles precisam lembrar, como ingresso, identidade e comprovante de inscrição.

pré-credenciamento

06

Cuidado com a escolha do local de credenciamento Concentrar um grande número de pessoas em um espaço pequeno pode acabar causando um grande desconforto. Por isso, na hora de definir o seu local de credenciamento, avalie se o espaço disponível pode comportar os participantes de maneira segura e confortável, dando vazão de maneira adequada às filas que se formarem.

pré-credenciamento

07

Reserve um local especial para novas inscrições Se o seu evento permite que inscrições possam ser realizadas no dia do evento, reserve um local especial para isso. O processo de inscrição tende a ser mais demorado que o de credenciamento, por isso, é interessante separá-los, evitando que o primeiro acabe atrasando os segundo.

pré-credenciamento

08 Tenha pessoas suficientes na sua equipe Para calcular o número de pessoas que devem fazer parte da sua equipe, saiba quanto tempo demora um único check-in, multiplique pelo número de participantes que o seu evento deve receber e divida pelo tempo que você pretende alocar para o credenciamento. Por exemplo: se o credenciamento de uma pessoa leva 1 minuto, o seu evento tem 1000 participantes e você deseja realizar todo o processo em uma uma hora e meia, a tendência é que você precise de um staff de cerca de 11 pessoas para executá-lo dentro desse período.

pré-credenciamento

09

Conheça sua equipe Se você não está acostumado a trabalhar com essas pessoas, leve um tempo para conhecê-las. É bom deixar claro o que você espera de cada um e a sua função, mostrando como ela pode contribuir no momento do credenciamento.

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10

Treine a sua equipe de credenciamento Certifique-se de passar todas as informações à sua equipe e treiná-los para que estejam totalmente familiarizados com as tecnologias e materiais que vão trabalhar. Um pouco de prática nunca é demais e pode ajudar na comunicação do seu evento.

pré-credenciamento

11

Separe por funções Separe as atividades para diferentes pessoas, evitando erros e esquecimentos que possam surgir.

Uma pessoa verifica a inscrição enquanto outra providencia a entrega de crachás e assim por diante.

pré-credenciamento

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Fuja dos imprevistos Acompanhe a sua equipe nos testes pré-evento e descubra quais as possíveis dificuldades técnicas, pontos fracos e incertezas. Mapeie tudo o que pode dar errado e busque corrigir de antemão. É sempre válido também prever algum plano de contingência, caso ocorram grandes imprevistos, como a falta de internet ou, até mesmo, energia elétrica.

pré-credenciamento

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Antecipe-se Busque reunir a equipe responsável pelo treinamento com pelo menos um dia de antecedência, treinando-os e testando se tudo está funcionando de acordo com o previsto. Se seus participantes já estão quase chegando e você ainda está treinando sua equipe, ou pior, ainda nem começou, as chances de algo dar errado são grandes!

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Tenha sempre uma carta na manga Se vai contar com voluntários no seu staff, abstenções são comuns, então certifique-se de dispor de, pelo menos, um contingente mínimo para realizar as tarefas mais básicas.

pré-credenciamento

15

Leve em conta uma boa sinalização Uma sinalização bem planejada pode ajudar a melhorar o fluxo de pessoas e facilitar a entrada de seus participantes. O inverso também é válido, e uma sinalização confusa, em contrapartida, tende a gerar mais filas e aumentar a lentidão no credenciamento.

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Garanta o funcionamento dos equipamentos Mesmo fazendo testes antes do credenciamento, ĂŠ possĂ­vel que ocorram falhas nos aparelhos eletrĂ´nicos. Nesse caso, lembre-se de ter equipamentos reservas e uma equipe pronta para agir, resolvendo esse problema rapidamente.

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17

Cuidado com a internet Muitos sistemas de credenciamento atuais dependem de internet, no entanto, nem sempre a qualidade de conexĂŁo serĂĄ adequada no local do evento. Por isso, opte por sistemas que tambĂŠm possam funcionar, ainda que com funcionalidade limitada.

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Ofereça WiFi até mesmo no local de credenciamento Se você vai oferecer conexão de internet sem fio aos participantes do evento, certifique-se que a área de credenciamento também conte com cobertura de sinal. Dessa forma, os participantes poderão checar seus emails, mídias sociais e programação do evento enquanto esperam na fila.

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19 Entenda que não se pode abraçar o mundo Já imaginou uma mesma pessoa ter que selecionar crachás, entregar kits, explicar informações extras, verificar dados no sistema e responder perguntas? Provavelmente ela não conseguirá fazer tudo sem esquecer de algo ou fazer confusão. Por isso, defina tarefas mais específicas para cada componente do seu staff.

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Tenha uma mesa para informações Nada pior do que ter uma pessoa com muitas dúvidas gerando fila e atrasando todo o processo de credenciamento. Para resolver isso, tenha umas pessoa dedicada para esses casos e ajudar os participantes que precisam de assistência extra.

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Esteja preparado para participantes inesperados É normal que alguns dos participantes confirmados acabem desistindo no último momento. Da mesma forma, esteja preparado também para receber participantes extras que perderam o prazo de inscrição ou simplesmente, decidiram participar na última hora.

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Gerencie as filas!

Se, por um lado, raramente as filas poderĂŁo ser evitadas, por outro, elas, definitivamente, podem (e devem!) ser reduzidas. Em eventos com um grande nĂşmero de participantes, vocĂŞ pode dividir as filas em blocos como perfis de atividades (palestrantes, educadores, estudantes, etc.) ou por letras de alfabeto como por exemplo: A - J, K - P, Q - Z.

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Imprima sob demanda Ao invés de imprimir de antemão todas as credenciais dos participantes, você pode imprimí-las sob demanda, a medida que os participantes vão chegando. Isso tanto evita que o seu staff perca tempo buscando por credenciais que, eventualmente, podem acabar se perdendo, como também reduz impressões desnecessárias.

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Tenha computadores à disposição do seu time Você pode utilizar planilhas ou um sistema de gestão online para evitar perder um tempo excessivo procurando por um nome em uma folha de papel com dezenas ou centenas de pessoas. Isso otimiza o seu tempo de busca e consequentemente, filas e a paciência dos seus participantes.

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25 Gift bags são realmente necessárias?

Outra convenção questionável em eventos são as famosas gift bags: bolsinhas contendo presentes diversos para os participantes. A não ser que a gift bag do seu evento, de fato, inclua itens de utilidade, pode ser uma boa ideia deixá-la de fora. Mesmo itens adequados, como mapas e guias de programação podem ser facilmente substituídos por soluções digitais mais úteis, como um aplicativo oficial do evento.

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Considere o tempo de credenciamento Se o seu evento tiver palestras ou workshops que começam em uma hora específica, certifique-se que você tem um bom tempo entre o início do credenciamento e as atrações. Assim você garantirá que seus participantes possam aproveitar o evento ao máximo e não percam nada dele.

credenciamento

27 Estenda o período de credenciamento Ao invés de alocar apenas um período específico antes do início da programação do evento, considere deixar o seu credenciamento aberto por mais tempo. Muitos participantes acabam se atrasando ou não tendo interesse nos primeiros itens da programação, por isso, para eles, a opção de se credenciar mais tarde é muito conveniente.

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28 Mapeie o que deu certo e também o que deu errado Após o término do evento, é importante fazer uma análise crítica dos resultados, buscando mapear aquilo que deu certo e, sobretudo, os pontos a serem melhorados. Esses registros são importantes para que você perpetue as boas práticas em eventos futuros e evite as falhas que já foram cometidas.

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29

Fique de olho no feedback Se você for aplicar um questionário de feedback com os participantes, não esqueça de deixar uma pergunta sobre o credenciamento.

As críticas e sugestões poderão ser de grande utilidade na hora de organizar o seu próximo evento!

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Agradeça a sua equipe!

Semelhante à forma como você está criando uma experiência memorável aos seus convidados, você quer que sua equipe pense em seu evento com um sorriso no rosto. Por isso, certifique-se que ela saiba que os foram essenciais para o sucesso do seu evento.

pós-credenciamento

Somos pessoas apaixonadas por dispositivos móveis e acreditamos no potencial destes para aprimorar as experiências e as relações entre pessoas e as marcas em um evento.

Nos estabelecemos em 2011, na belíssima Ilha de Santa Catarina, Florianópolis; cercados por praias, morros, café e balas de hortelã. Nesse inspirador e produtivo cenário, criamos o ambiente ideal para desenvolvermos nosso produto.

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