Biblioteca Escolar do Agrupamento de Escolas Cardoso Lopes Manual de Procedimentos
ESCOLA Bร SICA 2.3.CARDOSO LOPES - AMADORA
BIBLIOTECA ESCOLAR
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SUMÁRIO INTRODUÇÃO……………………………………………………………………………………………2 1- SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DO FUNDO DOCUMENTAL ………………………………………….4 2-
PROCEDIMENTOS
PARA
TRATAMENTO
PATRIMONIAL
……..
…………………………...........6 2.1. Carimbagem ……………………………………………………………………………...6 2.2. Registo/ Inventariação ……………………………………………… ..…….............. 8 3. PROCEDIMENTOS DE TRATAMENTO TÉCNICO-DOCUMENTAL ……………………….…… 10 3. Classificação ……………………………………………. ……………………….….……10 3.1. Catalogação……………………………………………………………………………. 13 3.2.1. Especificações do DOCBase ………………………………….…………..14 3.2.2. Monografias: princípios e especificações ……………….…………… 17 3.3. Cotação e etiquetagem ……………………………………………….……………. .18 3.4. Indexação………………………………………………………………….……………..20 4. PROCEDIMENTOS GERAIS……………………………………………………….……..….……. .22 4.1. Arrumação dos documentos ………….……………………………………….. 22 4.2. Arquivo ………………………………………………………..……………………….... 24 4.3. Doações e abate documental ……………………………………………………….25 4.4. Difusão de informação……………………………..………………………………….25 5. NOTA FINAL ……………………………………………………………………………………….. 26 6. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………………………….26
ANEXOS Anexo I – Artigo 67.ª do Regulamento Interno do Agrupamento de Escolas Cardoso Lopes.
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“A liberdade, a prosperidade e o desenvolvimento da sociedade e dos indivíduos são valores humanos fundamentais. Só serão atingidos quando os cidadãos estiverem na posse da informação que lhes permita exercer os seus direitos democráticos e ter um papel ativo na sociedade. A participação construtiva e o desenvolvimento da democracia dependem tanto de uma educação satisfatória, como de um acesso livre e sem limites ao conhecimento, ao pensamento, à cultura e à informação. Neste contexto as bibliotecas escolares devem constituir recursos básicos do processo educativo, sendolhes atribuído papel central em domínios tão importantes como a aprendizagem da leitura, a literacia, a criação e o desenvolvimento do prazer de ler e a aquisição de hábitos de leitura, as competências de informação e o aprofundamento da cultura cívica, científica, tecnológica e artística.” In Manifesto da Unesco sobre Bibliotecas Públicas
“A biblioteca escolar disponibiliza serviços de aprendizagem, livros e recursos que permitem a todos os membros da comunidade escolar tornarem-se pensadores críticos e utilizadores efetivos da informação em todos os suportes e meios de comunicação. As bibliotecas escolares articulam-se com as redes de informação e de bibliotecas de acordo com os princípios do Manifesto da Biblioteca Pública da UNESCO. […] O acesso aos serviços e fundos documentais deve orientar-se pela Declaração dos Direitos e Liberdades do Homem, aprovada pelas Nações Unidas, e não deverá ser sujeito a nenhuma forma de censura ideológica, política ou religiosa ou a pressões comerciais.”
In, Manifesto da Biblioteca Escolar, IFLA/UNESCO
LINO
INTRODUÇÃO A Biblioteca Escolar proporciona o acesso a um conjunto de recursos que visam apoiar os alunos, os professores e os pais nas atividades de ensino/aprendizagem, cumprindo objetivos curriculares, mas também de suporte a atividades e a projetos extracurriculares. Faculta recursos informativos e de lazer que respondem às necessidades intelectuais e formativas dos utilizadores, cumprindo portanto também objetivos lúdicos, recreativos e culturais.
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Para tal, a BE tem de garantir acesso a uma grande variedade de materiais impressos, audiovisuais e digitais, materiais esses que precisam de ser avaliados, selecionados, adquiridos e organizados de forma normalizada e percetível, a fim de facilitar o seu uso e evitar a duplicação. O professor bibliotecário (PB) e a sua equipa, socorrendo-se dos necessários e imprescindíveis apoios da RBE e do Serviços de Apoio às BE das câmaras municipais, atuam como intermediários entre os utilizadores e os recursos, propiciando a gestão profissional e eficaz dos recursos. A BE do Agrupamento de Escolas Cardoso Lopes (BECL) insere-se plenamente nas metas e objetivos do projeto educativo do agrupamento e está institucionalizada nos seus vários documentos estratégicos, onde estão definidas as suas finalidades. Para as alcançar, e para que a BE se posicione de facto na rotina das práticas pedagogias e se assuma como recurso central ao desenvolvimento do currículo escolar, como espaço de promoção e desenvolvimento das competências definidas para o final dos vários ciclos e como pólo de dinamização de atividades, a definição do seu modo de funcionamento e de gestão e a organização dos seus espaços, do fundo documental e dos equipamentos são essenciais. O presente Manual de Procedimentos vem complementar os restantes documentos-base da BECL, tratando precisamente dos aspetos organizativos e técnicos relativos ao tratamento documental e ao circuito do documento na Biblioteca Escolar do agrupamento. É um documento evolutivo e em constante reestruturação, mas que permite a normalização, uniformização e a continuidade nas decisões e critérios tomados, pelo que deverá constituir-se como referência e orientação para o trabalho técnico sobre os documentos e operações correntes de biblioteca. Nesta versão, a PB optou por elaborar um documento sintético e restrito exclusivamente a procedimentos de tratamento documental, deixando de lado questões organizativas já contempladas no Regimento Interno da BECL.
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1- SELEÇÃO E AQUISIÇÃO DO FUNDO DOCUMENTAL A seleção e aquisição do fundo documental pautam-se pelos critérios estabelecidos no artigo 67.º do Regulamento Interno do Agrupamento. A constituição do fundo documental, ou seja, a aquisição de livros e materiais nos vários suportes, pode ser feita por compra e por oferta. Para além do definido no normativo acima mencionado, a equipa da BE deverá ter em conta os seguintes aspetos: 1. Avaliar com regularidade a coleção existente de forma a verificar se ela responde às necessidades dos utilizadores para esse ano letivo, período escolar ou projetos a desenvolver. 2. Consultar regularmente catálogos de editoras, em suporte papel ou on-line. Visitar livrarias e feiras do livro de forma a conhecer as novidades do mercado livreiro. 3. Solicitar, pelo menos uma vez por ano, sugestões de aquisição de Material Livro e NãoLivro, aos Departamentos Curriculares em impresso próprio, em formato papel ou disponibilizado em formato digital por correio eletrónico. 4.
Solicitar, ao longo do ano, aos alunos e a toda a comunidade educativa, em geral, sugestões de material livro e não-livro que gostariam que a BE disponibilizasse. Existência, na BE, de caixa de sugestões.
5. Todas as propostas apresentadas serão sujeitas a análise. 6. A seleção dos recursos a adquirir deve ter em conta as escolas que fazem parte do Agrupamento. Para se levar a cabo uma política de seleção e aquisição de fundo documental é fundamental a existência de um orçamento anual. A verba correspondente a esse orçamento poderá partir dos lucros da papelaria, tendo como base o Despacho 13224/2003, 2ª série nº 154, de 7 de julho, no Página 5 de 28
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seu artigo 8º alínea b), bem como o Decreto-Lei 55/2009, artigo 34º, alíneas b) e c) para a compra dos prémios a atribuir aos alunos pela ocasião dos concursos.
1.1. TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS A BE disponibiliza aos utilizadores vários tipos de documentos e em vários suportes: Monografias, Publicações Periódicas, Publicações em Série Impressas e Material Não-Livro. As monografias constituem o núcleo central da documentação existente. A Classe 8 domina percentualmente a totalidade das monografias, destacando-se particularmente a Literatura Infanto-Juvenil, visto a BE pertencer a uma escola de 2º e 3º ciclos e fazer parte de um agrupamento vertical com escolas do 1º Ciclo. A Classe 8 deverá continuar a ser uma das prioridades da BE em relação à política de aquisição do fundo documental, estando intimamente ligada à promoção do livro e da leitura, na sala de aula com um caráter curricular e nos tempos livres, na BE e em casa. O livro informativo é também uma prioridade, sendo necessário o reforço anual de novos títulos que respondam às solicitações dos professores das diferentes áreas disciplinares, no sentido de se criar uma ligação cada vez mais efetiva entre a BE e o currículo. As Publicações Periódicas e as Publicações em Séries Impressas constituem um núcleo restrito que deve ser aumentado e melhorado, sendo importante o seu tratamento documental. É de valorizar a aquisição de revistas científicas que possam ser usadas no desenvolvimento de trabalhos de investigação, mas também de outro tipo de revistas, generalistas e lúdicas, que sejam do agrado dos utilizadores, dando-se prioridade aos alunos. No entanto procurar-se-á ter com regularidade revistas pedagógicas e científicas que ajudem na formação pedagógicocientífica dos professores. Um jornal diário, um jornal desportivo e um jornal com características mais literárias terão presença na BE. Os manuais não fazem parte da coleção da BE, não tendo sido registados nos últimos anos. Contudo, a BE possui um exemplar de cada um dos manuais adotados e desses deve manter um registo em livro próprio. Os outros estão na sala de estudo. Página 6 de 28
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O Material Não-Livro aumentou significativamente nos últimos anos, procurando-se uma proporcionalidade de 1:3 entre material não-livro e material livro. É fundamental um investimento regular na aquisição de recursos DVD com caráter pedagógico-didático, mas também de entretenimento. A sua procura é constante, quer por professores, quer por alunos na ocupação dos seus tempos livres e no desenvolvimento de trabalhos de pesquisa. Contudo, e num futuro próximo, terá de se caminhar para um fundo documental composto não apenas por livros, revistas, jornais e documentos audiovisuais, mas também cada vez mais por outros documentos em suporte digital e serviços on-line.
2. PROCEDIMENTOS PARA TRATAMENTO PATRIMONIAL Independentemente da sua tipologia, todo o documento existente na BE, desde que entra até chegar ao utilizador, passa por várias operações intelectuais, técnicas ou simplesmente materiais, a que chamamos o circuito do documento. Uma vez concluído o processo de aquisição, procede-se às tarefas de carimbagem, registo, catalogação, classificação, indexação, cotação e arrumação.
2.1. CARIMBAGEM Quando o documento entra na biblioteca, e antes de se iniciar o tratamento técnico, verifica-se o seu estado geral de conservação (se está completo e não danificado). No caso de volumes de coleções adquiridos em separado, deve verificar-se se o número do volume não é repetido. Todos os documentos são carimbados, com o carimbo oficial da Biblioteca Escolar/Centro de Recursos Educativos do Agrupamento de Escolas Cardoso Lopes. Este carimbo apresenta uma mancha que identifica a instituição e a Biblioteca Escolar e um espaço para o nº de registo. Há só um carimbo que integra “a posse” e a “biblioteca”. Página 7 de 28
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Forma de carimbagem A carimbagem deverá ser feita tendo em atenção a salvaguarda da integridade da mancha gráfica, das ilustrações e imagens. Deve ser uma tarefa exclusiva da BE. Todas as obras deverão ser carimbadas da seguinte forma: Documentos impressos: a) Monografias e obras de referência i. 1.º Carimbo ou carimbo de registo: na página de rosto ao centro ou no canto inferior direito. [A página de título/rosto é de entre as páginas preliminares a que contém mais informação sobre o documento.] No interior do carimbo é registado com esferográfica preta ou azul o número de registo. Nas obras com folhas plastificadas, ou material em que a tinta não adere, o carimbo deverá ser efetuado numa etiqueta branca que deve ser colocada no local estabelecido para carimbar. ii. 2.º Carimbo: metade da marca do carimbo na folha 13 do livro (ao fundo da página, a meio ou no canto inferior à direita, ou à esquerda, dependendo esta colocação da mancha gráfica que o livro aí tiver) iii. 3.º Carimbo: na última página de texto com informação sobre o documento em questão, onde é registada a data de entrada do documento na BE. Sempre que uma página é ilustrada deve carimbar-se na página imediatamente anterior ou na seguinte. Deve evitar-se a carimbagem sobre ilustrações e, no caso de se tratar de obras profusamente ilustradas, a carimbagem restringir-se-á ao carimbo inicial. b) Publicações periódicas São carimbadas da seguinte forma: 1. Jornais: na 1ª página, junto ao título Página 8 de 28
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2. Revistas i. na ficha técnica ou sumário (canto superior direito) ii. no interior da contra capa Nota: utiliza-se o mesmo procedimento para outros documentos efémeros, como brochuras, desdobráveis, folhetos. c) Material não livro (CD- Audio; CD-Rom; DVD; Cassetes vídeo; jogos)) No caso das cassetes vídeo, dos CD’s, CDROM’s e DVD’s: o carimbo de registo aplicase na caixa (em etiqueta colada) e no próprio documento. No próprio documento cola-se também uma etiqueta adequada ou escreve-se a sigla BECL e o número de registo com caneta de álcool. Coloca-se também o carimbo de registo no verso do material textual acompanhante. No caso de jogos ou outros materiais manipuláveis, carimba-se onde possível ou numa etiqueta que lhe seja colocada, para nela figurar também o nº de registo. No caso de fotografias, postais, cartazes ou gravuras, o carimbo coloca-se no verso da ilustração.
2.2. REGISTO/INVENTARIAÇÃO O registo é uma operação administrativa que tem como objetivo a inventariação de todo o tipo de documentos que constituem o fundo documental. Todos os documentos entrados na biblioteca, independentemente do seu suporte, deverão ser registados num livro de registo, sendo-lhes atribuído um número sequencial, que é colocado no carimbo da página de rosto do livro. Consideram-se uma exceção as revistas, manuais escolares, trabalhos de alunos e documentos facilmente degradáveis ou com uma atualidade muito reduzida, por ex: folhetos, guias informativos, cartazes, etc. . Nestes é suficiente o carimbo da instituição. De qualquer modo, na BECL é atribuído um número a cada título de publicação periódica recebido regularmente e aberta a correspondente folha de registo num dossier próprio, destinado a controlar a sua receção. Página 9 de 28
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O registo deve ser efetuado em livro próprio com as páginas numeradas e chanceladas. O registo informático em Excel é a forma usada na BECL desde 2009, sendo efetuadas cópias de segurança; após impressão, todas as páginas são numeradas, rubricadas pela PB e encadernadas. Posteriormente são convertidas em PDF e divulgadas regularmente. Existe um livro de registo para cada tipologia de documento. No caso das monografias, deverão constar os seguintes elementos: número de registo; apelido e nome do primeiro autor; título do documento; número de volume; local de edição; editor(es); ano de edição; data de entrada; modo de aquisição (compra, permuta ou oferta); cota; observações. Esta coluna destina-se a registar aspetos relevantes da situação do documento, nomeadamente as situações de: Abatido, no caso de documentos que se excluíram do fundo documental por falta de atualidade ou inadequação ao fundo, e a data respetiva de abate. Extraviado, no caso de documentos desaparecidos, igualmente com indicação da data. No Depósito, para o caso de documentos de valor de que a biblioteca não deve desfazer-se, mas que não têm interesse em livre acesso e podem ser arrumados num outro espaço. Documentos requisitados permanentemente para as salas de aulas e/ou outros espaços da escola: Ex: Departamento Curricular responsável…. Procedimentos fundamentais a cumprir: a) Cada unidade física, cada obra, tem o seu número de registo; b) Vários exemplares do mesmo título têm número de registos diferentes; c) No caso de uma obra ser publicada em vários volumes (ex: enciclopédia, cada volume tem também um número de registo diferente; d) o autor registado é o autor individual, ou o 1º autor, no caso da responsabilidade ser partilhada. Quando uma obra não tem um autor expresso, a entrada faz-se pelo título. No caso das enciclopédias ou dicionários, pode indicar-se a direção, se referida – ex: MARTINS, Oliveira (dir). e) Sempre que um documento é abatido, o número de registo deve ser recuperado; Página 10 de 28
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f) Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato (por ex: cd-rom, jogos, guiões, etc.) e este se encontra dentro de uma encadernação, esta manter-se-á junto do documento impresso, exceto se for um CD/ DVD. No entanto, far-se-á um apontamento nas observações do Livro de Registos. Este material terá o mesmo número de registo da obra principal, exceto, novamente, se for um CD/DVD. Nestes casos, dever-se-á cruzar a informação através da indicação “Acompanha a monografia x / Acompanha o CD/DVD y “ nos próprios documentos.
3. PROCEDIMENTOS DE TRATAMENTO TÉCNICO-DOCUMENTAL Depois de adquiridos e inventariados, os documentos são analisados do ponto de vista do seu conteúdo com o objetivo de serem localizados rapidamente em função das necessidades após a sua arrumação nas estantes, quer pela equipa da BE, quer pelo utilizador. Para tal, seguem-se três tarefas complementares que devem ser cuidadosamente realizadas por pessoal especializado, preferencialmente: a classificação. a catalogação e a indexação.
3.1. CLASSIFICAÇÃO Em biblioteconomia, classificar significa agrupar os livros segundo os assuntos de que tratam. Portanto, classificar é determinar o assunto de um livro. A classificação é usada como ferramenta no serviço de recuperação da informação. Este procedimento permite recuperar os documentos pelo seu conteúdo, isto é, pelos principais assuntos neles versados ou pelos géneros literários a que pertencem. Esta operação, em conjunto com a catalogação, permitirá satisfazer a necessidade dos utilizadores, quando estes pretendem informação sobre temáticas muito específicas, sem conhecerem os autores ou os títulos. A classificação serve para recuperar a obra, levando-a ao encontro do utilizador, e por
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isso a análise dos documentos deve ser feita nessa perspetiva, pensando no eventual interesse que os temas, neles abordados, poderão ter para os utilizadores-alvo. Na BECL os documentos são classificados segundo a Classificação Decimal Universal (CDU), uma classificação alfanumérica que, como o próprio nome indica, se baseia na divisão do conhecimento humano em dez classes principais. Optou-se também por representar cada classe através de uma cor, que constará da sinalética inserida nas estantes e na etiqueta colocada em cada documento. Esta paleta cromática é a mesma que é utilizada pela Biblioteca Municipal da Amadora e também por todas as bibliotecas escolares deste concelho:
Generalidades (Ciência e conhecimento, Gestão, Informação,
Preto
0
Laranja
1
Filosofia, Psicologia
Castanho
2
Religião. Teologia.
Biblioteconomia, Instituições, Publicações)
Ciências Sociais. (Estatística, Politica, economia, Comercio, , Verde
3
Direito, Administração Pública, Forças Armadas, Assistência Social, Seguros, Educação, Etnologia, Antropologia Cultural)
Cinza
5
Matemática. Ciências Naturais
Branco
6
Ciências Aplicadas. Tecnologia. Medicina
Vermelho
7
Arte. Recreação. Desporto
Amarelo
8
Linguística. Língua. Literatura Página 12 de 28
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Azul
9
Geografia. Biografias. História
Pode resumir-se, esquematicamente, o processo de classificação nas seguintes etapas: 1. Análise do documento Material livro: - Analisar o título, sumários e/ou introduções ou conclusões; - Identificar e selecionar os conceitos inerentes ao documento; Material não livro: - Analisar invólucros, capas, sinopses ou o documento em si mesmo; - Identificar e selecionar os conceitos/géneros inerentes ao documento. 2. Verificar se se trata de uma obra de ficção ou não; 3. Se for ficção, determinar o género; 4. Se não for de ficção, determinar o assunto principal que vai servir para arrumar a obra na estante, e ainda outros assuntos de interesse para os utilizadores; 5. Procurar na CDU (versão de 2005) as notações que melhor correspondam aos temas abordados nos documentos; Apesar da diversidade de documentos que a BE tem, os critérios utilizados para a classificação devem ser uniformes de modo a garantir uma arrumação homogénea e uma fácil recuperação. As notações (códigos) têm uma dupla função: permitem uma correta arrumação dos documentos nas estantes, de acordo com o seu tema principal e facultam a sua recuperação pelos diversos conceitos neles abordados, através das diferentes entradas no catálogo de matérias. Tendo em conta que a CDU é um documento muito extenso abarcando uma imensidão de subclasses, a BECL socorre-se das listas abreviadas do SABE da CMA. A lista abreviada é utilizada na classificação dos documentos de forma a evitar uma grande dispersão, mas não dispensa contudo a consulta da própria CDU quando se pretender classificar os documentos com Página 13 de 28
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mais minúcia. De qualquer modo, a lista abreviada é a primeira fonte a recorrer, uma vez que contém notas da própria BE que favorecem a uniformização e garantem que livros com o mesmo assunto são classificados sempre da mesma maneira. Poderá ser também utilizado um Indice alfabético da CDU para facilitar a identificação dos conceitos. Registos vídeo e sonoros: - segue a CDU e as classificações gerais da tabela de classificação de documentos vídeo – FIAF - , de modo a selecionar a classificação que melhor corresponder ao documento em análise.
3.2. CATALOGAÇÃO O processo de catalogação dos documentos consiste na descrição formal dos dados bibliográficos contidos no documento, fazendo-se assim a sua descrição física. Este procedimento leva a uma correta identificação do mesmo, o que facilitará a posterior recuperação da informação pelo utilizador. O correto tratamento documental liga-se a princípios gerais básicos como a uniformidade, a simplificação e a analogia. Iniciando o trabalho de catalogação, o primeiro passo é o exame das partes impressas do livro como: •
Páginas preliminares - as que precedem a página de rosto, tais como a página de anterrosto, verso da página de rosto e capa.
•
Página de rosto - constitui o elemento mais valioso para o catalogador. Nela deverá aparecer o nome do autor, o título, a edição e a editora; Os elementos retirados da análise do documento são apresentados e registados, segundo
uma sequência lógica. A BECL utiliza para catalogação dos seus documentos as ISBD (International Standard Bibliograph Description), que normalizam internacionalmente os procedimentos de descrição documental e as RPC (Regras Portuguesas de Catalogação). A catalogação automatizada consiste em destacar a identidade bibliográfica de um documento e transcrevê-la para um suporte informático facilitando a sua localização e a Página 14 de 28
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recuperação de informação O resultado final da catalogação é a construção do catálogo. O catálogo deve, portanto, informar o que existe de determinado autor, sobre determinado assunto e da disponibilidade de determinada obra (título). Deve permitir a consulta pelo utilizador. Na equipa da BE da escola devem existir dois elementos responsáveis pela catalogação dos documentos, que deverão, sempre que possível, possibilitar formação básica a outros elementos da equipa ou a outros professores que poderão futuramente vir a fazer parte da equipa.
3.2.1 ESPECIFICAÇÕES DO DOCBASE A catalogação da documentação desta biblioteca é automatizada, usando-se o software de gestão de bibliotecas Docbase em formato Unimarc. Este é um tratamento eletrónico de dados bibliográficos, no computador, também baseado nas ISBD. A normalização do registo pode permitir o intercâmbio da informação a nível nacional e internacional. Para tornar mais fácil o trabalho de informatização das monografias organizou-se um quadro-síntese da estrutura computacional com algumas especificações que poderão esclarecer algumas dúvidas, no entanto para outros esclarecimentos e aprofundamentos utiliza-se o Manual UNIMARC (2004). Da catalogação resultará um registo que se divide em duas partes distintas: o cabeçalho (nome, palavra ou expressão que introduz uma entrada bibliográfica para a sua arrumação no catálogo) e corpo de entrada (conjunto de elementos descritivos e informativos da obra, distribuídos por zonas). Na BECL far-se-á um nível intermédio de descrição, o que corresponde ao registo das seguintes zonas no processo de catalogação: •
título/subtítulo, autor principal e secundário, edição e data, coleção, nº da coleção, ISBN, depósito legal, país de publicação, cota, língua do documento, data de impressão, descrição física (o nº de páginas numeradas), cota, assunto, notação CDU. A estes registos correspondem no Docbase partes dos campos 1, 2 e 4 do programa l.
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Deve registar-se que ao nível desta tarefa técnico-documental, para além de catalogação de monografias, deve manter-se atualizada a catalogação do material não livro (CD-Rom’s, e DVD’s, entre outros – dispensa-se a catalogação das VHS’s e cassetes audio,). Pretende-se, quando existir um número significativo de documentos informatizados, disponibilizar um catálogo, em posto específico, que permita aos utilizadores a pesquisa livre. Colocar-se-á online esse catálogo disponibilizando-o na página do Agrupamento e, mais tarde, prevê-se a inserção do catálogo no site da Rede de Bibliotecas Escolares. O programa DocBase é de um instrumento de trabalho que permite cumprir níveis básicos de automatização e permite uma abordagem à utilização de sistemas de gestão biblioteconómica através de diferentes módulos com uma especificidade funcional.
Figura 1 – Menu de entrada do DocBase, com os diferentes módulos. Como é visível na Figura 1, para além do módulo de gestão do programa [utilitários], o DocBase disponibiliza outros módulos que permitem a automatização de diferentes tarefas biblioteconómicas e de gestão da BE/CRE como o módulo de aquisição, o módulo de catalogação, de empréstimo e de pesquisa. Para além do supracitado, urge referir que o DocBase
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tem um módulo de pesquisa que permite ao utilizador pesquisar, copiar, exportar e imprimir registos.
Figura 2 – Menu de pesquisa do DocBase. O seu modo de pesquisa é muito simples e a sua versatilidade conduz o utilizador a um grau elevado de sucesso nas buscas. Por isso, deve ser uma preocupação constante do Coordenador da Equipa da Biblioteca disponibilizar o módulo de pesquisa aos utilizadores da BE/CRE, bem como assegurar que estes sejam devidamente informados quanto ao modo de funcionamento do software.
3.2.2 MONOGRAFIAS: PRINCÍPIOS E ESPECIFICAÇÕES
Para a descrição bibliográfica do documento retiram-se os elementos da monografia dando prioridade à Página de Rosto; no entanto para complemento de informação ou esclarecimento Página 17 de 28
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de dúvidas usam-se outras fontes de informação – páginas preliminares, colofão, a própria publicação. Caso se utilizem outras fontes de informação, os dados referenciados surgem entre parênteses retos. •
Na catalogação do documento teremos em atenção o Cabeçalho (ponto de acesso constituído por nome, palavra, expressão que introduz uma entrada bibliográfica para arrumação do catálogo) e o Corpo de Entrada (conjunto de elementos descritivos e informativos do documento que se distribuem por sete zonas e, na ficha catalográfica, surgem abaixo do cabeçalho). Esta divisão está regulamentada pelas ISBD.
•
Zona do título e da menção de responsabilidade (autores);
•
Zona de edição (indicação da edição do documento e sua menção de responsabilidade);
•
Zona do pé de imprensa ( zona da publicação, distribuição);
•
Zona de Colação (zona de descrição física do documento: Nº de páginas ou volumes, se é ilustrado, formato, material acompanhante);
•
Zona da Coleção ( título da coleção, numeração da coleção)
•
Zona de Notas (colocação de elementos que não se inscrevem nas outras zonas da descrição e são consideradas relevantes);
•
Zona do ISBN (International Standard Book Number) e Modalidades de Aquisição.
Outros elementos do Corpo de Entrada (exemplos): 1. Pistas (entradas secundárias do documento); 2. Cota (localização do documento na estante); 3. Classificação (notação C.D.U.); 4. Número de Registo; Página 18 de 28
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5. Sigla da Instituição (BECL). •
As monografias em vários volumes, mas que não apresentem títulos independentes, não necessitam de uma descrição a dois níveis. A descrição física incluirá a descrição específica do documento e a sua extensão com o número de volumes e o número de páginas.
•
Em relação às menções de responsabilidade secundárias devem ser referenciadas todas as que tenham uma ligação relevante com a temática, mencionando-se os tradutores, adaptadores, prefaciadores, ilustradores, etc.
•
As enciclopédias temáticas serão catalogadas individualmente, cada volume corresponde a um registo. As enciclopédias serão colocadas na sua estante temática junto dos outros livros. Este procedimento facilita o livre acesso do leitor.
•
Ao iniciar-se a catalogação de um novo documento que se supõe que pode já existir na BE deve-se realizar uma pesquisa na base de dados (Docbase); Caso já exista documento idêntico deve-se editá-lo e acrescentar um novo exemplar; quando a edição for diferente, cria-se uma cópia, altera-se o registo e grava-se.
3.3. COTAÇÃO E ETIQUETAGEM Não obstante os procedimentos das fases de classificação e catalogação, as obras necessitam ainda de elemento que permita encontrá-las, mais tarde, nos locais onde foram previamente arrumados. Esse elemento é a COTA, que estabelece a ligação entre os dados referentes a um documento contidos no catálogo e o próprio documento arrumado numa determinada prateleira da BE. Trata-se, pois, de um código que permite a fácil localização de um documento no conjunto das obras existentes. Fisicamente, a cota faz-se representar por uma etiqueta colocada com papel especial na parte inferior da lombada do livro. Página 19 de 28
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A determinação da COTA consiste na indicação de uma notação da CDU identificativa do assunto principal do documento, as três primeiras letras do apelido do autor e as três primeiras letras do título do documento, tal e qual como nos exemplos que se seguem: Em Literatura: BECL 821.PT-34
(Biblioteca Escolar Cardoso Lopes) (Literatura Portuguesa/ Conto)
SAL
(apelido da autora Ana Saldanha)
NEM
(primeiras três letras do título Nem pato nem cisne)
087.5
(publicações para a infância e juventude)
Esta cota indicada na lombada corresponde à classificação que consta no canto superior direito da primeira página da obra – a lápis, colocada pelo PB ou outro responsável: 821.134.3-34 “19/20” (a notação “19/20” refere-se ao ano de nascimento e morte) 821.PT-34 SAL NEM 087.5 Em História: BECL 94 (469) - (História de Portugal) “12/14” - (desde o ano 12… até 14….) ALB - (primeiras três letras do apelido do 1ª autor - Luís de Albuquerque) Em Linguística: DES - (primeiras três letras do título, excluindo artigos: Os descobrimentos portugueses) Uma gramática 087.5 – I (publicações para a infância e juventude, volume I) A cota: A classificação: A esta cota corresponde a classificação anotada no livro: BECL 811.134.3’36 94 (469) “12/14” 811.PT’36 811.PT’36 ALB LOP LOP DES GRA Quando a obra tem mais de três autores,GRA a cotação é feita pelas três primeiras letras do 087.5 I Um dicionário título da obra. Quando uma obra não tem um autor expresso, a cotação faz-se pelo título. A cota A cota
A classificação
BECL
811.134.3’36
811.PT’35(038)
811.PT’36
SIL
SIL
DIC
DIC
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é sempre a mesma para os vários exemplares de uma mesma obra. Há ainda o caso dos congressos, publicações de um Ministério, publicações oficiais, etc... , que se regem pelas Regras Portuguesas de Catalogação, na parte das Entradas Principais das Monografias. Quando um documento versar diversos temas, o principal é utilizado para a determinação da cota e a sua arrumação na estante, ficando os restantes registados no catálogo. Após a determinação da COTA, a mesma é inscrita numa etiqueta, que é colada na lombada da obra, sempre à mesma altura da base (1 cm), utilizando-se um plástico transparente autocolante apropriado. Na BECL é utilizada uma aplicação em ExCell para elaborar as cotas, que saem impressas com o registo cromático da respetiva classe da CDU. Junto à etiqueta da cota, pode ser colocada outra etiqueta colorida mais pequena que indica, se for verde, que o livro se destina prioritariamente ao primeiro ciclo ou pré-escolar ou, se for vermelha, que o livro não é passível de ser requisitado para leitura domiciliária.
3.4. INDEXAÇÃO Entende-se por indexação o processo puramente intelectual a partir do qual se extraem os conceitos dos documentos (linguagem natural) e se os convertem depois em termos de indexação (linguagem documental). Enquanto a classificação de um documento revela apenas o seu assunto principal (é por ele que o documento é arrumado e disponibilizado aos leitores), a indexação permite o conhecimento do documento por outros assuntos, e portanto define-o com mais pormenor. Com a indexação pretende-se que os utilizadores recuperem o maior número possível de documentos que possam responder às suas necessidades. Este é um processo de grande relevância no circuito documental e, dada a sua complexidade, apenas deverá ser realizado por um recurso humano especializado – normalmente, o PB. Este processo, marcadamente intelectual, consiste na análise do conteúdo dos documentos (Título, Prólogo, Prefácio, Sumário, Introdução, Conclusão, Índices e outros), e na seleção de determinadas palavras-chave, os denominados descritores.
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Ao atribuir um descritor, o indexador apresenta determinado descritor como algo fortemente relacionado com um conceito incorporado no documento, e que é pertinente e adequado à área temática do documento. Em termos simplistas, o processo de indexação decorre de um conjunto de procedimentos relacionados: •
Análise escrupulosa dos elementos para-textuais do documento a indexar, bem como os sumários e introduções, definindo, claramente, o seu conteúdo;
•
Identificação e seleção dos conceitos que caracterizam o conteúdo do respetivo documento;
•
Representação dos conceitos anteriormente identificados por termos de indexação, ou seja, conversão dos conceitos da linguagem natural dos documentos em termos da linguagem documental.
Existem vários sistemas de indexação: por assunto
(encabeçamento por assuntos), por palavra-chave (linguagem livre através da escolha de termos considerados relevantes) e por descritores (utiliza-se um Thesaurus, lista de descritores, de onde se retira o termo considerado adequado). •
Registo dos termos da linguagem documental através do DocBase. Uma indexação bem feita é fundamental para proporcionar e otimizar o acesso, rápido e
eficiente, à informação, tendo como ponto de referência o conteúdo dos documentos. No processo de indexação, dada necessidade de se utilizarem critérios bem definidos na representação do conteúdo dos documentos, a BECL deve recorrer aos seguintes documentos normativos: NP 3715, a Lista de Cabeçalhos de Assuntos para Bibliotecas (1999) e Notações da tabela CDU (2005). Pode também recorrer ao Thesaurus das Comunidades Europeias, que é, essencialmente, um conjunto de palavras-chave ordenadas alfabeticamente. A partir destas listas definir-se-ão as palavras/termos pelas quais os documentos vão ser recuperados, tendo-se cuidado com o problema da sinonímia ou polissemia, porque o ruído por elas introduzido prejudica o processo de recuperação de informação. Os conteúdos/conceitos curriculares poderão constituir termos de indexação, reforçando a ação da Biblioteca Escolar ao serviço das aprendizagens, acentuando, assim as suas funções educativa e informativa. Os professores Página 22 de 28
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poderão elaborar listas de conceitos das suas disciplinas, que serão utilizados como termos de indexação não controlados. Perante a possibilidade de escolha entre duas ou mais notações ou entre dois ou mais descritores, devem eleger-se os que aparecem com mais frequência na bibliografia corrente e os que serão mais comuns e mais solicitados pelo utilizador. A fim de evitar correr-se o risco de provocar ruído no catálogo, na BECL deve limitar-se a cinco o número de descritores ou notações – caso contrário, o utilizador, recebe a informação de um grande número de documentos existentes sobre um assunto, mas, na verdade, apenas desses um número mais restrito interessa.
4. PROCEDIMENTOS GERAIS 4.1. ARRUMAÇÃO DE DOCUMENTOS Só no final deste circuito do documento (registo, carimbagem, classificação, catalogação, indexação, atribuição de cota e etiquetagem) se está em condições de arrumar os documentos nos locais de acesso (estantes da sala de leitura, da secção de audiovisuais/Informática e depósito). No processo de arrumação segue-se a indicação da respetiva classificação e, dentro desta, a ordenação por ordem crescente de registo, informação, aliás, recolhida da cota do documento. Ou seja, é a notação da classificação decimal universal que irá determinar o local exato que o documento irá ocupar na estante. Uma vez identificados os grandes temas, devem fazer-se letreiros, utilizando para o efeito letras com dimensões apropriadas às estantes onde vão ser colocadas. A arrumação deve seguir o sentido de cima para baixo e da esquerda para a direita; dentro do tema principal, a obra é arrumada por ordem alfabética das três primeiras letras do apelido do autor ou título. Página 23 de 28
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Para ser mais prático o acesso aos documentos pretendidos, visto ser uma BE de livre acesso, optou-se pela colocação das subdivisões nas Classes principais da CDU. Ex: 91 Geografia ; 929 Biografias; 94 História Geral; 94(469) História de Portugal; 821 Literatura; 811 Linguística.
A indicação de novos assuntos nas prateleiras deve ter em conta os seguintes aspetos: •
existência ou previsão de um número de documentos sobre esse assunto que o justifique;
•
equacionar o futuro crescimento do fundo documental, em função dos interesses e necessidades dos utilizadores;
•
garantir a representação das várias áreas do conhecimento, considerando a formação integral do utilizador (por isso, também não devemos agrupar demasiado).
•
aspetos de acondicionamento dos documentos (ter presente o princípio que considera que cada assunto deve ter na prateleira, pelo menos, 1/3 de espaço para o crescimento. Este sistema de arrumação baseia-se no princípio da intercalação de documentos, dentro do respetivo assunto, pelo que, temos que prever na prateleira, espaço para crescimento).
Atualmente, os documentos estão arrumados em locais distintos conforme as tipologias, mas futuramente deverá considerar-se a arrumação por assuntos independentemente do suporte, de forma a integrar os diversos recursos da BE e facilitar a pesquisa do utilizador. As publicações em série são colocadas em estantes arquivadoras abertas. O fascículo mais recente é colocado à frente, no expositor, enquanto os números anteriores são arrumados na caixa arquivadora da estante, podendo ser consultados facilmente pelo utilizador. As revistas mais antigas (publicadas há mais de um ano) são guardadas em caixas arquivadoras ou organizados em dossiers temáticos os artigos considerados relevantes. Os periódicos permanecem na BE, durante um período de tempo definido segundo a sua periodicidade: Página 24 de 28
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Diários – 1 semana; Semanal – 2 meses; Quinzenal – 3 meses; Mensais – 4 meses. Findo estes prazos, passam a constar do arquivo, se houver espaço, durante mais 3 meses, após o que serão reciclados. Poderão ser efetuadas recolhas de artigos que se considerem de interesse e estes serão guardados em dossiers próprios, devidamente identificados. A documentação audiovisual deverá receber uma cota semelhante aos livros, de acordo com classificação que lhe tiver sido feita. As caixas encontram-se no expositor principal, enquanto os originais são colocados em bolsas e arquivados em dossier próprios, sob a responsabilidade da assistente operacional da BE .
4.2. ARQUIVO A BECL não dispõe de uma zona de arrecadação nem de depósito, o que em muito dificulta a arrumação e arquivo de material que se considera que não é necessário no espaço da BE, como: •
Documentos que já não são utilizados pelos alunos e professores,
•
Documentos que se encontram repetidos, muitas vezes, em grande quantidade, e que ocupam espaços, necessários para outras publicações;
•
“Literatura cinzenta”, fotocópias;
•
Material livro e Não livro que devido ao seu estado de degradação aguarda restauro.
4.3. DOAÇÕES E ABATE DOCUMENTAL As doações efetuadas à Biblioteca Escolar devem ser alvo de análise inicial e cuidada verificando-se a pertinência da sua entrada na coleção, de acordo com os princípios gerais definidos no artigo 67.º do Regulamento Interno do Agrupamento. Só depois se procederá aos trabalhos normais de tratamento patrimonial e documental.
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Anualmente, durante o período de pausa letiva, proceder-se-á a uma avaliação dos documentos existentes verificando-se o seu estado físico e a pertinência da continuação da sua inclusão na coleção. O material que se verifique estar demasiado danificado e que não seja viável restaurar, será abatido e encaminhado para reciclagem. Os critérios de desbaste da coleção e abate de fundo documental para retirar de circulação os títulos desadequados devem ser definidos no documento de PDC, apontando-se para já os seguintes: •
não serem objeto de consulta/requisição pelos utilizadores;
• desgaste de utilização/ danificados; • desadequação curricular e desatualização acentuada; • duplicação em excesso; • economia de espaço; Deve proceder-se ao registo de todos documentos que vierem a ser retirados da coleção no livro de inventários e no registo informático no catálogo. Independentemente destes princípios, podem ser conservadas e preservadas obras raras ou valiosas, do ponto de vista do conteúdo ou até da encadernação.
4.4. DIFUSÃO DA INFORMAÇÃO Procede-se à difusão da informação existente na Biblioteca Escolar usando várias estratégias e vários suportes: expositores para colocar as novidades/últimas aquisições,; elaboração de desdobráveis/folhetos; blogue; listas bibliográficas temáticas; envio de listagens das últimas aquisições; dossiers temáticos.
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5. NOTA FINAL Este manual resulta da adaptação do manual de procedimentos elaborado pelo grupo de trabalho de professores bibliotecários da RBE concelhia da Amadora, para o efeito constituído. Contudo, incorpora também contributos do manual de procedimentos de Rede de Bibliotecas Escolares de Nelas. Este documento poderá ser revisto por decisão da equipa, ouvida a coordenadora concelhia da RBE e o SABE.
6. BIBLIOGRAFIA
BLANC-MONTMAYEUR, Martine; DANSET, Françoise - Lista de cabeçalhos de assunto para bibliotecas. Lisboa : Caminho,, imp. 1999. 311 p. ISBN 972-21-1289-9. HORA, Isabel Piteira da – Organizar para despertar o desejo de aprender: a biblioteca escolar: regras para o tratamento da documentação. Lisboa: Instituto de Inovação Educacional, 1995. Manifesto da Biblioteca Escolar IFLA/ UNESCO ( 2000). Manifesto da Unesco Sobre Bibliotecas Públicas (1994).[EM LINHA]. DISPONÍVEL NA WWW: < URL :
http://www.dglb.pt/sites/DGLB/Portugues/bibliotecasPublicas/Paginas/manifestoUnescoBibliot ecasPublicas.aspx
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Manual de procedimentos da Biblioteca Escolar do Agrupamento de Escolas Roque Gameiro (documento de trabalho do grupo concelhio das BE´S da concelho da Amadora). (2011). Manual de procedimentos da Rede de Bibliotecas Escolares de Nelas (documento facultado via e-mail).
ANEXO I Artigo 67.ª do RIA
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