Gestion por resultados, parte que servira para el resumen ejecutivo y cumplimiento misional

Gestión por Resultados Aportes para la primera parte del anexo 4 del proceso de transferencia: RESUMEN EJECUTIVO Y CUMPLIMIENTO MISIONAL

Ing. José Gabriel Vásquez Urbina 976123893

PROCESOS ESTRATÉGICOS Procesos que definen y verifican las políticas, estrategias, objetivos y metas de la organización

PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES Son los procesos de producción de bienes y servicios que se entrega al ciudadano, entidad, empresa, etc. Son los que agregan valor para el destinatario de los productos.

PROCESOS DE APOYO O SOPORTE Procesos que realizan actividades de apoyo necesarias para el buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales

Generan valor Flujo de información

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CIUDADANO (DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS) SATISFECHAS.

REQUISITOS Y NECESIDADES DEL CIUDADANO (DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS)

PROCESOS

Ejemplo: Alcaldía de Cartagena de Indias-Colombia

MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS Evaluación y control de la gestión pública.

Comunicación pública.

Gestión de pensamiento estratégico institucional y de la comunidad.

MACRO PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES Gestión en participación ciudadana Gestión en desarrollo social Gestión en educación Gestión en salud Gestión en infraestructura Gestión en transito y transporte Gestión en seguridad y convivencia

Gestión administrativa

Gestión documental

Gestión hacienda.

MACRO PROCESOS DE APOYO O SOPORTE

Gestión tecnología e informática.

SATISFACCIÓN USUARIOS

REQUISITOS- USUARIOS

Planeación territorial y direccionamiento estratégico.

Ejemplo: Alcaldía de Melgar-Colombia

Gestión de planeación

Mejoramiento continuo

Gestión de comunicación

SATISFACCIÓN DE LA COMUNIDAD

NECESIDADES DE LA COMUNIDAD Y PARTES INTERESADAS

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES Gestión de educación, cultura y deporte Gestión de salud Gestión de transito , transporte y movilidad Gestión en infraestructura y desarrollo fisico Gestión de desarrollo social Gestión de desarrollo económico y turistico

Gestión de gobierno

Gestión de hacienda

Gestión de contratación

Gestión juridica.

PROCESOS DE EVALUACIÓN- AUDITORIAS INTERNAS

PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES:

Son los procesos de producción de bienes y servicios de la cadena de valor, denominado también Proceso de Realización, Clave o Core Business.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Son los procesos relacionados a la determinación de las polí cas, estrategias, obje vos y metas de la en dad, así como asegurar su cumplimiento.

PROCESO DE APOYO O SOPORTE

Se encargan de brindar apoyo o soporte a los procesos operativos o misionales.

Indicadores

Un indicador de ges ón es una medida asociada a una caracterís ca del resultado, del bien y servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha caracterís ca y verificar el cumplimiento de los obje vos planificados.

Clasificación de los indicadores de desempeño de los procesos

ECONOMIA

Procesos

EFICACIA

Productos

Resultados

Nivel de servicio

Utilización y satisfacción

CALIDAD

Definición de indicador de desempeño Un indicador es una medida cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos, a través de su comparación con períodos anteriores o con metas o compromisos. El seguimiento del desempeño de los PP se realiza sobre la base de indicadores de desempeño, que se diferencian de los indicadores de producción física en lo siguiente:

El indicador de desempeño es la medida del logro de los resultados esperados de un PP o de la entrega de productos acorde a determinados atributos.

Se ubican a nivel de productos y resultados y es, mayormente, una medida relativa (expresada en porcentaje, ratio, etc.).

Puede haber más de un indicador de desempeño para resultados y productos.

Ejemplo: Porcentaje de niños vacunados

El indicador de producción física es la unidad de medida de las cantidades de bienes y servicios provistos por una intervención pública.

Se ubican a nivel de producto y actividades.

Todo producto y actividad tiene solamente un indicador de producción física.

Ejemplo: persona capacitada, niño vacunado

EFECTIVIDAD

Recursos

EFICACIA

Clasificación de los indicadores de desempeño

odatluseR Resultado especifico

Indicador de desempeño

Indicador de desempeño

Producto otcudorP

sedadivitcA Actividades

Indicador de producción física (dimensión física)

Indicador de producción física (dimensión física)

Indicadores de desempeño y ámbitos de control del PP

Ámbito de control

Resultado final

Resultados espeficos

Productos

Indicadores que permiten verificar los efectos sociales y económicos a los que contribuye el programa.

Indicadores que permiten verificar la solución de una problemática concreta en la población objetivo.

Indicadores que permiten verificar la producción y entrega de bienes y servicios del programa

Indicadores según la dimensión de desempeño4

EFICACIA

Los indicadores de eficacia proporcionan información respecto al grado de cumplimiento de los objetivos planteados por el programa.

¿Qué aspectos mide un indicador de eficacia?

Algunos indicadores de eficacia están relacionados con los resultados específicos, orientados a medir la capacidad del programa para solucionar la problemática que atañe a la población objetivo.

Ejemplo: Porcentaje de familias del grupo objetivo con déficit cuantitativo de vivienda.

Porcentaje de niños menores de 36 meses en situación de pobreza y pobreza extrema que logran hitos cognitivos esperados para su edad Porcentaje de los becarios graduados de los estudios de educación superior.

Los indicadores de eficacia también están relacionados con los productos del PP. Estos indicadores de eficacia miden la cobertura del programa, es decir, el grado en que los bienes y servicios que ofrece una institución pública logran satisfacer la demanda que por ellos existe.

Ejemplo: Porcentaje de proyectos ganados en fondos concursables externos Porcentaje de colocaciones de beneficiarios egresados a través de los servicios de vinculación laboral.

Porcentaje de personas afectadas por la violencia familiar y sexual, atendidas en los Centros de Emergencia Mujer (CEM) que reciben atención especializada

b) Indicadores de eficiencia Los indicadores de eficiencia permiten hacer seguimiento a la relación entre el logro de los resultados o productos del PP y los recursos utilizados para su cumplimiento.

Estos indicadores cuantifican lo que cuesta alcanzar el objetivo planteado, sin limitarlo a recursos económicos; también abarca los recursos humanos y materiales.

¿Qué aspectos mide un indicador de eficiencia?

99 Un indicador clásico de eficiencia es el costo unitario de producción o costo promedio, el cual relaciona la productividad física y el costo de los factores e insumos utilizados en la generación de un bien o servicio.

Ejemplos: Costo promedio de las acciones de recaudación Costo promedio por conectar a un hogar al sistema de drenaje y saneamiento

99 Otro grupo importante de indicadores de eficiencia son los orientados a medir la productividad media de los factores: cuantas unidades de producto se obtienen en promedio por cada unidad de factor.

Ejemplos: Número de fiscalizaciones / Número de fiscalizadores.

Promedio de Inspecciones a faenas mineras por fiscalizador Número de usuarios en archivos en relación a dotación efectiva de archivos

c) Indicadores de calidad

La calidad del servicio es una dimensión específica del desempeño que se refiere a la capacidad de un PP para responder en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios. Los indicadores de calidad permiten hacer seguimiento a los atributos, las capacidades o las características que tienen o deben tener los bienes y servicios que se proveen.

¿Qué aspectos mide un indicador de calidad?

99 Algunos indicadores de calidad proporcionan información sobre cuán oportuna es la atención que el programa brinda a sus beneficiarios en relación a la conveniencia del tiempo y lugar donde se realizan las acciones del programa.

Ejemplos: Porcentaje de respuestas a los parlamentarios dentro de los plazos correspondientes Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado Porcentaje de bonos desembolsados dentro del periodo reglamentario

99 Otros indicadores de calidad miden el nivel de accesibilidad de los usuarios a los productos y servicios que ofrece el programa.

Ejemplos: Porcentaje de localidades cubiertas por atenciones móviles Porcentaje de horas que la biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo Porcentaje de población con necesidades especiales que son miembros activos de la biblioteca

99 Un indicador clásico de calidad es aquél que mide la percepción de los usuarios; se refiere a la opinión de los beneficiarios del programa sobre los bienes o servicios que recibieron del programa

Ejemplos: Ejemplos: Porcentaje de personas que reciben atención de calidad en los Centros de Emergencia Mujer Porcentaje de beneficiarios capacitados que se encuentran satisfechos con el servicio de intermediación laboral Número de usuarios satisfechos respecto al total usuarios encuestados Número de usuarios satisfechos con el trato en la atención respecto al total de usuarios

99 Algunos indicadores de calidad miden la precisión en la entrega del servicio, cuantificando los fallos o errores que pueden ocurrir durante la gestión o la generación de los bienes o servicios que produce el programa.

Ejemplos: Porcentaje de personas que reciben atención de calidad en los Centros de Emergencia Mujer Porcentaje de beneficiarios capacitados que se encuentran satisfechos con el servicio de intermediación laboral Número de usuarios satisfechos respecto al total usuarios encuestados Número de usuarios satisfechos con el trato en la atención respecto al total de usuarios Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas

99 Finalmente, otros indicadores de calidad miden la continuidad en la entrega de los servicios, o en la satisfacción de los usuarios.

d) Indicadores de economía

Este concepto se refiere a la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos.

Los indicadores de economía miden la capacidad del programa para administrar, generar o movilizar de manera adecuada los recursos financieros. La diferencia esencial con los indicadores de eficiencia (relacionados con recursos económicos) es que a los indicadores de economía no se centran en el cumplimiento de los objetivos; únicamente observan la administración de los recursos financieros por parte de los responsables del programa.

¿Qué aspectos mide un indicador de economía?

99 El tipo de indicadores de economía son aquellos que relacionan el nivel de recursos financieros utilizados en la provisión de prestaciones y servicios con los gastos administrativos incurridos por la institución.

EJEMPLO Porcentaje de recursos privados obtenidos respecto del gasto total en museos nacionales

Dimensiones del desempeño

Economia

Costos

Eficiencia

Recursos

Procuctos

Nivel de servicios

Calidad

Utilización satisfaccion

Eficacia

Resultados

Principales características de cada dimensión de desempeño

Eficacia

¿ Qué es?

¿ Qué mide?

Ejemplo

G r a d o d e cumplimiento de los objetivos de PP

99 Capacidad del PP para solucionar ploblemática 99 Cobertura del Programa

Porcentaje de los becarios graduados de los estudios de educación superior

Eficacia

Calidad

Economia

Relación entre logro del PP o sus productos.Y los recursos

Capacidad de un PP para responder a las necesidades de sus usuarios

Capacidad del PP para administra, generar o movilizar de manera adecuada los

99 Costo unitario de producción o costo medio 99 Productividad media de factores

99 Oportuna atención del PP 99 Percepción de los usuarios 99 Presición en la entrega del servicio 99 Continuidad en la entrega del servicio

99 Relacionan el nivel de recursos financeros utilizados con los gastos administrativos

Porcentaje de beneficiarios capacitados satisfechos con el servicio de intermediación laboral.

Porcentaje de ejecución del fondo del bono habitacional en relación al presupuesto programado

Costo promedio de los beneficios entragados

La selección de un indicador es muy importante, en razón a que uno mal seleccionado puede hacer que las en dades se desvíen de sus obje vos. En la Tabla Nº 02 se pueden apreciar algunas caracterís cas de los indicadores4

Tabla Nº 02 Características de los indicadores

Meta Valor que se desea obtener para un indicador en un periodo de empo determinado. Su definición es importante porque debe significar un reto para los dueños de los procesos, pero al mismo empo deben ser realizables.

Es ideal que se tenga una línea base o datos históricos para su definición, sin embargo también se pueden fijar con base a comparaciones con otras organizaciones (benchmarking), estadís cas nacionales o simplemente es mando su valor. Hay que tener en cuenta que la medición suele ser repe va, por lo que en el siguiente periodo ya tenemos un dato sobre el cual definirla.

En el gráfico anterior se puede apreciar la brecha entre el desempeño y la meta del proceso con lo que se puede analizar su grado de eficacia.

Un proceso que no cumple con su meta es un proceso ineficaz y debemos revisar ¿qué está pasando? a fin de tomar acciones sobre él.

Agregar Valor Cada tarea, ac vidad, proceso que desarrollamos debe incrementar el valor del bien y servicio que estamos elaborando o desarrollando.

Por lo tanto, todos los procesos enen que necesariamente agregar valor para ser considerados como tales.

Creación de valor en cada proceso

Triple rol Todos los procesos cumplen un triple rol, para entenderlo hay que tener en cuenta que normalmente las entradas de un proceso son el resultado de otro proceso o que las salidas del mismo son las entradas de otro proceso. Una excepción son los procesos que están al inicio o al final de la cadena de valor ya que estos interactúan directamente con los proveedores externos o con los ciudadanos o des natarios de los bienes y servicios.

Entradas y salidas del proceso

Tal como se puede apreciar en el siguiente gráfico, cada proceso ene un triple rol, porque en algún momento está a la espera que el proceso anterior le proporcione los insumos para que pueda realizar su labor, en ese momento podemos decir que el proceso se encuentra en su rol de cliente interno; en un segundo momento él mismo transforma lo que recibió, agregando valor, este es su rol de transformador; para en un tercer momento enviar su resultado al siguiente proceso convir éndose de esta manera en un proveedor interno.

Triple rol de los procesos

Esto obliga a que al interior de las en dades y en algunos casos entre en dades exista una permanente coordinación y comunicación entre los procesos, a fin que los requerimientos del cliente interno sean debidamente entendidos y atendidos por el proveedor interno, si logramos que cada proveedor o cliente interno estén debidamente coordinados vamos a lograr que el ciudadano o des natario de los bienes y servicios se encuentre sa sfecho con el bien y servicio recibido.

Niveles de Procesos

Clasificación de Procesos

Contenido del Mapa de Procesos de la En dad A con nuación, se describe el contenido mínimo del documento denominado Mapa de Procesos de la En dad.

Representación gráfica

Ficha Técnica del proceso nivel 0

Elementos de la Ficha Técnica del Proceso

A con nuación, se presenta un modelo para la elaboración las Fichas Técnicas de Procesos Nivel 0.

ii. Aprobación del Mapa de Procesos Una vez revisado y validado el Mapa de Procesos actuales, la Secretaría General o la que haga sus veces, presentará dicho documento al tular de la en dad para su respec va aprobación. El Mapa de Procesos, es un documento de ges ón de la en dad.

Describir los Procesos actuales Para describir los procesos actuales, la en dad debe elaborar, revisar y aprobar los Manuales de Ges ón de Procesos y Procedimientos de cada uno de los procesos de Nivel 0 que se hayan iden ficado en el Mapa de Procesos.

La elaboración de cada Manual está a cargo de todos los involucrados de la ejecución del proceso o procedimiento.

META Valor que se desea obtener para un indicador en un periodo de tiempo determinado.