Serie: Simplificación administrativa
Cuaderno Auto instructivo
# 1 Diagrama de bloques del ¿Es conforme? No
Para - Municipalidades del MODELO 4
Ing. José Gabriel Vásquez Urbina
Si
Consultoria especializada
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¿Qué pasos deben seguirse en el proceso de formulación del TUPA y sus procedimientos? Paso 1: Inducción y guía básica Dar a conocer la importancia de este proceso a cada uno de los funcionarios y servidores.
Recuerda La inducción debe orientarse a la simplificación de los trámites, es decir, desarrollar en los funcionarios un criterio de sencillez y reducción de requisitos, plazos, y cambios en la calificación. Así lograremos que los tiempos de expedición y resolución sean más cortos y no se adicionen más procedimientos y requisitos que los indispensables.
Paso 2: Desarrollo de cada Procedimiento Diseño del Diagrama de Bloques.-
Identificar los pasos
Tiempos Instancias por parte del órgano que administra el procedimiento
Estos tres fases debe permtir la construcción de diagramas de bloques.
Lo que reflejara el proceso interno para la expedición del derecho solicitado.
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Consultoria especializada
Los sub procesos y pasos
Son los procesos desarrollados en cada unidad orgánica.
Un funcionario puede desarrollar varios pasos como es la recepción del expediente, la verificación de los requisitos, la visación y naturalmente la derivación del expediente hacia otra instancia administrativa.
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En este caso, la idea de la simplificación es analizar cada paso y procurar reducir el número de pasos innecesarios que se desarrollan, para hacer más expeditivo el otorgamiento del derecho solicitado
Las Instancias y responsables
Constituyen las unidades orgánicas por las cuales transcurre el expediente que contiene la solicitud y requisitos
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Consultoria especializada
Estas instancias pueden ser Direcciones, Oficinas, Gerencias, jefaturas, áreas por las cuales pasa el expediente para su evaluación.
En este caso, la idea de la simplificación pasa por lograr en lo posible que la responsabilidad de un expediente determinado pase por el menor número de instancias administrativas. En lo posible, una sola gerencia, oficina o dirección debe ser la responsable de administrar y expedir un determinado derecho que se solicita a través de un procedimiento.
Los requisitos y formularios
Son los medios por los cuales el derecho solicitado a través de un determinado procedimiento se sustenta. La idea en procesos de simplificación es buscar que la entidad exija los requisitos y formularios que sean estrictamente necesarios.
Recuerda que los formularios y requisitos deben ser fáciles de llenar y su distribución siempre debe ser gratuita.
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Consultoria especializada EL ROF Y SU VINCULACIÓN CON EL TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ROF/TUPA Existe una interrelación entre el ROF con el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA6, pues el ROF permite identificar qué unidades de organización tienen competencias vinculadas con los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad a cargo de la entidad, los cuales se detallan y consolidan en el TUPA.
Organigrama para Municipalidades del Modelo 4
Consejo de Coordinación Local
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Órgano de Control Institucional
CONCEJO MUNICIPAL Junta Delegados Vecinales Comunales
Procuraduría Pública Municipal
Si tenemos un organigramaimple, tendremos procedimientos de rápida atencion.
ALCALDIA
NORMA TÉCNICA N° 012020-PCM/SGP/SSAP QUE ESTABLECE MODELOS DE ORGANIZACIÓN PARA MUNICIPALIDADES Gerencia Municipal
Oficina de General de Asesoria Jurídica.
Oficina de General de Atención al ciudadano y Gestión Documentaria.
Oficina de General de Planeamiento y Presupuesto.
Oficina de General de Administración.
El agrupamiento de las Municipalidades por modelos, se dio en base al numero de habitantes, su presupuesto y el numero de servidores
Gerencia de Desarrollo Económico
Gerencia de Desarrollo Territorial e Infraestructura
Gerencia de Servicios Municipales y Gestión Ambiental
Para este tipo de Municipalidades del modelo 2, le corresponde un organigrama simple y en el diagrama de bloques se expresaran los tramites simples, y rápidos.
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Grupo 1 – A
Modelo 1 – A
Grupo 1 – B
Modelo 1 – B
Grupo 2
Modelo 2
Grupo 3
Modelo 3
Grupo 4
Modelo 4
Grupo 5
Modelo 5
Grupo 6
Sin modelo
Gerencia de Desarrollo Social
Consultoria especializada El diagrama de bloques
A través de esta herramienta conoceremos de donde, que requisitos demanda atender un tramite solicitado.
A traves de este auto instructivo, aprenderemos a dibujar nuestro diagrama de bloques, o los pasos que debemos seguir para entregar la solicitud de un procedimiento.
Para elaborar nuestro diagrama es importante tener en cuenta lo siguiente:
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El diseño debe comprender las actividades que realizara el ciudadano o ciudadana pasando por las acciones que deben realizar las unidades de orientación, tramite documentario hasta la gerencia de linea o de la gerencia municipal, responsable de administrar el procedimiento administrativo. Los pasos deben estar claramente identificados y, fundamentalmente, ligados a: La recepción y verificación del expediente. Las actividades de inspección técnica de seguridad en edificaciones ITSE. La proyección del acto administrativo o documento ( Resolución, constancia, licencia) que reconoce el derecho solicitado y la notificación del mismo. Cada paso debe numerarse determinando en lo posible el tiempo que demanda y analizando la necesidad de realizarlo.
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Consultoria especializada Símbolos que se utilizan en un diagrama de bloques Para construir el diagrama de bloques, en una hoja se dibujan líneas verticales, señalando las áreas que participan en el procedimiento administrativo; en los rectángulos verticales que se generan (correspondientes a cada área) se registran las actividades representadas por “bloques”, unidos por flechas, siguiendo el flujo del procedimiento administrativo. Uso del símbolo
Símbolo
Rectángulo: es un "bloque" que registra una ac vidad específica del procedimiento. Símbolo que se u liza para graficar el inicio y el fin del procedimiento. Rombo: se u liza para ilustrar una decisión, la misma que puede llevar el flujo en dos direcciones diferentes. Flecha: muestra el flujo lógico del procedimiento.
Así como el diagrama de bloques tiene su simbología que indica una actividad, la tabla ASME, también tiene su propia simbología, que el final las dos tablas tienen que se contrastadas, siendo la tabla ASME, mas especifica, pues describe el registro de actividades, el contador de recursos usados , la identificación de recursos , el tiempo usado, los costos fijos, el tipo de actividad así como el tipo de valor. Tipo de Ac vidad
Símbolo
De Operación: son las ac vidades de creación, cambio o adición de algún elemento en el procedimiento. Son las ac vidades más relevantes del mismo. Ejemplo: orientar a un administrado, consultar una base de datos o firmar un documento. De Revisión: son las ac vidades dedicadas a verificar la "calidad" de algo. Ejemplo: verificar que los requisitos estén completos y sean los correctos. De Traslado: son las ac vidades en las que documentos o personas deben trasladarse. Es ú l diferenciarlas pues permite analizar si este traslado es realmente necesario.
Tipo de Ac vidad De Espera: son las ac vidades que no revisten acción y que de enen temporalmente el flujo del procedimiento. Idealmente, estas ac vidades debieran ser pocas o de corta duración. De Archivo: son las ac vidades orientadas a archivar documentos o expedientes; el detectar que se archivan demasiados documentos o expedientes, sugiere analizar si realmente es necesario solicitarlos.
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Símbolo
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Consultoria especializada DIAGRAMA GENERAL DE UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Ciudadano Gestión Documentaria
Coordinador en Atención al Ciudadano
Inicio Brinda información
Gerencia de Linea
Gerencia Municipal Caja Asistente administrativo
Asistente administrativo Gerente
Gerente
Coordinador
Especialista 1
Especialista 2
Cobro de la tasa
Llena formatos
¿Es conforme? No
Si
Notificacion ¿Es conforme? No
Si
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¿Es conforme? No
Si
Registrar notificar Resolucion ¿Es conforme?
Expedir
No
Si
¿Es conforme?
Fin ¿Es conforme? No
Archivar
No
Si
Archivar
Si
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Consultoria especializada El TUPA y su vinculación con el SUT
Gráfico Flujo para el expediente carga inicial
Fase preparatoria
9 Maestros
Unidades de organización Sedes de la entidad
Información predeterminada
Expediente carga inicial
Finalizar y publicar
Sedes de atención Generación del Notas al ciudadano expediente Pasos a seguir Canales de atención Formas de pago Descripción del expediente Atención de Norma que aprueba el TUPA consultas sobre el Procedimientos procedimiento administrativos / servicios prestados en exclusividad
Permite registrar la información de la entidad que es necesaria para el uso de los diferentes módulos del SUT y para elaborar y gestionar los expedientes TUPA. Para el caso del expediente inicial solo se consideran unidades de organización y sedes de la entidad.
* Información complementaria para la ciudadanía * Datos generales
Unidades de organización
En esta sección se registrarán las unidades de organización de la entidad donde se reciben las solicitudes de los procedimientos administrativos y se atienden los servicios prestados en exclusividad, incluidas las instancias de resolución de recursos administrativos. Los nombres de las unidades de organización deben tener concordancia con los documentos de gestión.
Estos maestros permitirán indicar las unidades de organización que reciben las solicitudes de la ciudadanía, las responsables de resolver o atender los trámites y señalar las instancias de resolución de recursos administrativos.
Ing. José Gabriel Vásquez Urbina