FORENINGERNES DAG R E F E R A T af planlægningsmøde torsdag 14. marts kl. 19-21, FDF Multihuset, Gl. Holstedvej 12 19.04.2013
DAGSORDEN Valg af ordstyrer: Lars Holz Hansen og referent Kirsten Smidt Hansen Velkomst/præsentation af tilstedeværende foreninger: Der rundsendtes ark til at skrive foreningsnavn, kontaktnavn og mobil, e-mail, hjemmesideadresse og revision af liste fra 2012 Kort præsentation af idé/formål for evt. nye foreninger: Det er nu 12. gang, FORENINGERNES DAG skal løbe af stabelen, og det forventes stadig fra offentlig/kommunal side, at dagen afvikles. Samarbejdet fortsætter med partnerskabsaftalen MÆRK NÆSTVED Kort evaluering af FODA 2012: Musikken gav lidt problemer, idet den var for høj, og der var overlapning, for tæt sceneprogram, der skal være mere luft mellem numrene. Informationer fra scenen nåede ikke hele området rundt. Der bør være en ”lyd” der fortæller, når der er vigtig information, så alle kan ”standse op og lytte”. Ingen stande bør have ryggen mod scenen. Det bør overvejes om foreninger af samme tilknytning bør placeres samlet – i en eller flere grupper f.eks. de frivillige sociale foreninger, spejderne o.lign. Indbydelsen blev leveret til skolerne af SIND, nogle skoler er ikke særlig villig til omdeling, andre nærmest venter på dem … Vi skal benytte os af skoleintra (til forældre direkte) og på skolernes forside, spørg evt. skolerne om deres ønske i engagementet – evt. gennem skoleforvaltningen/ skolebestyrelsen eller skolesekretærerne. Mindre oplag af indbydelser + plakater + skoleintra (netværk udnyttes hele vejen rundt) = besparelse i kroner og papir. Et samarbejde er aftalt med Hernan Gonzales, Næstved Kulturforening om opsætning af plakater sammen med deres plakat for HandiArts udstilling i august. Det gør, at vores plakat skal produceres meget før – ligge klar omkring ultimo juli 2013. Nyhedsbrev på www.facebook.com og www.foreningernesdag.dk Der bør produceres en video af hele dagens arrangement. Aligo, Næst Ved Afrika har god erfaring med samarbejde med Ungdomsskolen. Kirsten tager kontakt. Regnskab 2012: Overskud på kr. 6.860,- regnskab vedlagt i pdf Budgetramme 2013: partnerskabsaftale kr. 45.000, egenbetaling og fremskaffelse af sponsorater: MÆRK NÆSTVED partnerskabsaftale fortsætter, og vi afventer beløbet kr. 45.000 indsat på vores konto. Egenbetaling fortsætter med kr. 300,00 pr. forening. Sponsoraftaler arbejdes der på, hvor mange kroner, afhænger pt. om budgettet for sceneprogrammet. Planlægning af dagen – start kl. 11.00, slut kl. 15.30 - forslag til/plan for sceneprogram/underholdning/fællesaktiviteter Forslag til sceneprogram: Xfactor 2012 Ida? Dreng fra MGP 2013? Phil Nice gruppen? NØRD fra TV og andre ”skæve” personer, grupper mm Kom med dit forslag!
Side 2
Arbejdsopgaver før, under og efter: Der blev opfordret til at sende en liste ud over de opgaver, der skal løses op til, under og efter dagen. Så kan man tilmelde sig efter eget ønske og behov. Og der skal findes nogle ”føl”, der kan samarbejde med koordinatorerne (skriv Lars og Kirsten). Listen er lige nu på ”skrivebordet” og følger på mail til alle. Sponsoraftaler: Som skrevet før vil vi sikkert få brug for sponsorer, vores totalbudget ligger normalt kr. 30.000 over den lovede sum penge via partnerskabsaftalen. Vi hører gerne fra jer, hvis I har emner, vi skal kontakte angående sponsorat.
Bilag udleveres: Nyt Tilmeldingsskema, deadline 15.5. bemærk, at der lettere kan skrives i den elektroniske udgave, der også indsendes elektronisk til Kirsten: kish@hansenpost.dk Budgetskema, deadline 15.5. vedlægges og sendes også til Kirsten Lars og Kirsten var i slutningen af marts på besøg hos Tårnby Forenings Råd og Kastrup Tårnby Idræts Sammenslutning. Det er to paraplyorganisationer, der samler de cirka 130 foreninger, de har i Tårnby kommune. De har et arrangement i september der hedder Spræl i byen … Til dette oplæg udarbejdede vi en slags tjekliste om, hvordan FORENINGERNES DAG kommer op at stå. Brug den som jeres egen tjekliste og også som en del af den information, I har fået eller får på møderne. Nummereringen skal I bare se bort fra … Fremover sendes alle dokumenter også i .doc eller .pdf , hvis I har problemer med .docx versionen Næste møde er 10. juni kl. 19-21. Her får I den ajourførte deltagerliste, nyt om sceneprogram mm, så husk at overholde deadline 15.5. med tilmelding og budget. Kontakt: Kirsten Smidt Hansen kish@hansenpost.dk mobil 20 87 94 61 Lars: woody@fdf.dk mobil 20 40 84 36 Alt omkring www.foreningernesdag.dk og www.facebook.com sker henvendelse til Jørgen Hauge: jorgenhauge@gmail.com mobil 20 66 29 21
Med stor hilsen FORENINGERNES DAG Kirsten Smidt Hansen Åderupvej 106b, 4700 Næstved Mobil 20879461 kish@hansenpost.dk TIDSPLAN 1. 1. kontaktmøde 14. marts – planlægning af dagen, tilmeldingsblanket, budget mm 2. Tilmelding 15. maj – via email/post med oplysning af diverse data om foreningen 3. 2. kontaktmøde 10. juni – tjek af tilmeldte foreninger, sceneprogram, budget mm 4. 3. kontaktmøde 20. august på pladsen, tjek standpladser, endeligt sceneprogram mm 5. MÆRK NÆSTVED FORENINGERNES DAG 7. september 2013 kl. 11-15.30 6. Evalueringsmøde i oktober – regnskab vises. Indsendes til Kommunen 1. november. fortsættes side 3 …
side 3
7. MÆRK NÆSTVED FORENINGERNES DAG afholdes altid første lørdag i september 8. Dagen er en alkoholfri dag – også på standende – det er bl.a. et arrangement for børn 9. Rygning skal foregå diskret uden ubehag for publikum og i afsides område 10. Der skal være handicaptoiletter på pladsen 11. Kaffe og te kan udstillerne hente i aftalt telt, medbring termokande med navn 12. Mad og drikke: Der sælges frikadeller/skinke med kartoffelsalat fra Brand&Rednings stand og kildevand i nærheden. Prisen er hhv. 30 kr. og 5 kr. Udstillere kan bestille mad til normal pris. 13. Mad hos udstillere: Flere stande har smagsprøver og andre har mad til salg efter aftale. 14. Ingen fortjeneste til egen forening, omkostninger betales ud af totalbudget, omsætn. afleveres Lotteri/betaling for aktiviteten på en stand skal aftales forud, SOS Børnebyerne har det muntre køkken og pengene får fonden. 15. Affaldspose udleveres til hver stand, der afleveres clean. To containere fyldes ved afslutning 16. Standene er åbent kl. 11-15.30, ingen nedtagning før skumshow starter Pladsen åbner lørdag kl. 08.00 for udstillere. Efter aftale kan man opstille fredag fra kl. 17. 17. Der er vagt på pladsen fredag til lørdag, da vi bl.a. har kostbar scene opstillet 18. Der er vand til dyrene ved vandlås på administrationsbygningen tæt på info teltet, se kort 19. Sceneprogram – se indbydelsen og program på scenen. 20. Underholdning/show på egen stand kan foregå på alle tider, blot det ikke generer de omkringstående stande. 21. Annoncering på scenen om standes underholdning – aftales med konferencier 22. Infoteltet: her tildeles 30 min. vagt blandt udstillerne. Skal udlevere kort/program til publikum, specielt tiden op til åbning er der travlt, og der er flere folk på end senere på dagen. Vigtigt! 23. Kort/program ligger i et oplag på alle stande, herfra skal der udleveres, hvis folk ikke har fået før 24. Konkurrencen står på programmet/kortet, og løsninger skal afleveres kl. 15 i kasserne i infotelt. 25. Lodtrækning foretages inden afslutning med skumshow. Præmien er 2 biografbilletter 26. Fundne sager afleveres i infoteltet og fremlyses på scenen 27. Optog på dagen sammen med De grønnes Tambourkorps gennem byen til pladsen 28. Udstilling på hovedbibliotek ugen før og efter, matr. og hjælp aftales via tilmeldingsskema 29. Indbydelser trykkes i 20.000 stk. og uddeles på skoler og uddannelsesinstitutioner. Fordeles og leveres af frivillige fra SIND til alle skoler i kommunen. Lægges på skolernes forældreintra (både på forside og på skolens egen side) 30. Plakat opsættes på alle strategiske steder, koordineres med Næstved Kulturforening 31. Egen forening skal have indbydelser og plakater til medlemmerne 32. Hjemmesiden for egen forening lægges på www.foreningernesdag.dk, linkes ml.begge 33. Facebook.dk bliv fan af siden, LIKE osv. og brug mediet 34. Møder: 14.3., 10.6. og 20.8. og ?okt. – deadline for indsendelse af tilmelding er 15.5. 35. Budget: senest 15. maj sammen med tilmeldingsskema, se kriterier for tilskud på blanket 36. PR, der er løbende PR i dag- og distriktsblade, website og facebook før, under og efter 37. Pressen inkl. radio og tv inviteres, og der gøres et stort arbejde for at få dem til at komme 38. Assistance ved pakning/fordeling af indbydelser i ca. 45 min. i nærliggende lokale i administrationen 39. Kontakt: Kirsten Smidt Hansen kish@hansenpost.dk mobil 20 87 94 61 Lars: woody@fdf.dk mobil 20 40 84 36 Alt omkring www.foreningernesdag.dk og www.facebook.com sker henvendelse til Jørgen Hauge: jorgenhauge@gmail.com mobil 20 66 29 21 18.04. 2013