Temakatalog 1
TEMAkatalog 1 | Udviklingsprojektet | 1
Ă…rhus kommune | BeskĂŚftigelsesforvaltningen
Indholdsfortegnelse Temakatalog 1.................................................................................................. 3 Hvordan sikrer vi processen i projektet?.......................................................... 4 Informationskanaler.......................................................................................... 5 Lokal forankring................................................................................................ 6 Eksterne indspark............................................................................................. 6 Temadrøftelser.................................................................................................. 7 Mål og rammer for jobcenter/udførerafdeling.................................................... 7 Medarbejdernes rolle........................................................................................ 8 Sammenhæng i indsatsen................................................................................ 9 Skabe overblik over organisationen.................................................................. 9 Mødet med borgeren – ”den gode samtale”..................................................... 9 Videndeling..................................................................................................... 10 Hvad er næste skridt?.................................................................................... 11
KOLOFON
Tekst: Stine Rasmussen, Merete Morell, DISCUS Layout: Bjarne Gren Århus marts 2009 2 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 1
Temakatalog 1 Dette temakatalog er det første i en række på fem temakataloger over de næste to år. Temakataloget opsummerer hovedkonklusionerne fra opstartsdagen den 23. januar 2009 samt lægger op til de lokale drøftelser af opstartsdagens diskussionsemner, som I nu skal til at i gang med i jeres respektive afdelinger. Vi håber, at I vil engagere jer i drøftelserne, og udnytte mulighederne for at påvirke rammerne for indsatsen i de kommende år. Som optakt til Udviklingsprojektet er en række personer i jobcenter og udførerafdeling blevet interviewet om deres forventninger til projektet og deres opfattelse af, i hvilken retning projektet skal trække. På den måde har repræsentanter fra alle niveauer i Beskæftigelsesforvaltningen været med til at kvalificere, konkretisere og videreudvikle projektet, som skal køre de næste to år. Udviklingsprojektet, har til formål, at: • •
Skabe sammenhæng i indsatsen via fælles forståelse for mål og værdier samt via fælles værktøjer Skabe bedre borgerbetjening ved at sætte fokus på borgerens møde med jobcentret og udførerafdelingen
Indtrykkene fra forprocessen er, at der er et godt grundlag for fælles fodslag, men at vi ligeledes står overfor nogle udfordringer. I arbejdet mod en fælles forståelse af værdier og kvalitet er der behov for i fællesskab at få en snak om, hvad man ligger i kvalitet og talen om de fælles værdier. Hvordan kan værdierne komme i spil, så de er produktive for det overordnede mål – nemlig at få flest mulig i beskæftigelse? Først og fremmest er der bred enighed om, at mødet med borgeren skal tage afsæt i den individuelle situation. Dog ikke uden en vis form for ramme for indsatsen. Vi står i den kommende tid overfor nogle store udfordringer, både i forbindelse med sammenlægningen af jobcentret og i forhold til den aktuelle udvikling på arbejdsmarkedet. Det er vores klare mål, at Udviklingsprojektet bliver et fælles projekt, hvor ledelse og medarbejdere sammen udstikker kursen for den fremtidige indsats. Projektet skal være med til at sikre, at vi går i samme retning, men ikke nødvendigvis i takt. På opstartsdagen drøftede vi mål og rammer for jobcenter/udførerafdeling, medarbejdernes rolle samt hvordan processen i projektet sikres over de næste to år. Alle deltagere udviste stor diskussionslyst, og der blev givet mange input, som vi kan bruge i den videre proces. I vil naturligvis løbende blive informeret om fremdriften i projektet, ligesom I vil få en opfølgning på resultatet af de lokale drøftelser af emnerne i dette temakatalog. Hvis I selv ønsker, at orientere jer om projektet, kan I gøre det på Beskæftigelsesforvaltningens intranet under punktet ”Jobcenter Århus”, ”Udviklingsprojektet”. God læselyst!
TEMAkatalog 1 | Udviklingsprojektet | 3
Hvordan sikrer vi processen i projektet? Udviklingsprojektet tog sin start i december 2008 og januar 2009 med den såkaldte forproces, som har været med til at kvalificere og konkretisere projektet. Som startskud til selve hovedprocessen blev der afholdt opstartsdag den 23. januar, hvilket dette temakatalog er en opfølgning på. Her deltog omkring 65 medarbejdere og ledere fra jobcentret og udførerafdelingen. I den videre proces er der planlagt halvårlige temadage, som alle efterfølges af en intern proces i jobcentret og udførerafdelingen jf. nedenstående illustration.
4 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 1
Hvis vi skal sikre et succesfuldt resultat, er det netop den interne proces imellem temadagene, som er afgørende. Idet projektet involverer mange forskellige enheder og afdelinger, er den interne proces vigtig for at holde liv i projektet de næste to år. Herved også sagt, at det er afgørende, at projektet forankres lokalt. Medarbejderne skal have ejerskab, men også forpligte sig til projektet. Det betyder, at der skal gives tid og rum til involvering fra medarbejdernes side. Hvordan vi sikrer den interne proces i projektet var en af drøftelserne på opstartsdagen, og på baggrund af de mange input, vil den interne proces blive organiseret på følgende måde:
Informationskanaler • Udviklingsprojektet er fast punkt på ledelses- og personalemøder i jobcentret og udførerafdelingen • Udviklingsprojektet dagsordenssættes på MED-udvalgsmøder i jobcentret og udførerafdelingen • Stormøder/gå-hjem-møder • Intranet og andre elektroniske redskaber som understøttende funktioner • Information til offentligheden Lokal forankring • Udpegning af lokale ”ambassadører” • Diverse lokale initiativer Eksterne indspark • ”Guf for sjæl og hjerne”
TEMAkatalog 1 | Udviklingsprojektet | 5
Informationskanaler Mange har givet udtryk for, at der er behov for mundtlig information om projektet. Hvis alle skal involveres og projektet skal gøres nærværende for medarbejderne, er den mundtlige overlevering nødvendig. Derfor er det blevet besluttet, at Udviklingsprojektet skal drøftes i en række mødefora, herunder på ledelses-, personale-, og MED-udvalgsmøder. Den lokale ledelse har således et ansvar for at videreformidle information om emnet fra de forskellige cheffora, samt at sikre, at emnet drøftes lokalt. For også at sikre en fælles informationsplatform for alle i projektet vil der ligeledes blive afholdt stormøder/gå-hjem-møder i løbet af den to-årige periode. Til at understøtte den mundtlige information er der på Beskæftigelsesforvaltningens intranet, under Jobcenter Århus, oprettet en side for Udviklingsprojektet, hvor al information kan findes. Ligeledes vil andre elektroniske redskaber blive anvendt i det omfang, det vurderes relevant.
Lokal forankring Mange har påpeget, at hvis det skal lykkes at skabe en lokal forankring af projektet, så er det ikke kun ledelsen, men også medarbejderne, der skal være med til at løfte opgaven. Den lokale forankring skal sikres gennem lokale ”ambassadører”, der har et særligt ansvar for at holde gang i processen lokalt, sikre fremdriften, tage lokale initiativer (f.eks. til etablering af diverse diskussionsfora), orientere de øvrige medarbejdere osv. Der skal for hver afdeling/center udnævnes et antal ”ambassadører”, som i forbindelse med tilbagemeldingen på dette temakatalog meldes ind til projektets tovholdere, Merete Morell og Stine Rasmussen. De lokale ambassadører skal have en løbende kontakt med tovholderne, så lokale tiltag mv. koordineres, og gode idéer spredes til den øvrige del af organisationen. Ligeledes vil der efter behov blive afholdt møder mellem projektets arbejdsgruppe og de lokale ambassadører. Eksterne indspark Til at bidrage med ny energi og nye indspark til eftertanke vil der ligeledes blive inddraget eksterne oplægsholdere i projektperioden.
6 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 1
Temadrøftelser Alle deltagere på opstartsdagen fik mulighed for at drøfte alle tre workshop-temaer. Der var formuleret nogle få spørgsmål til hvert tema. Der viste sig at være stor diskussionslyst, og der blev givet mange input, både generelle og meget konkrete forslag til, hvad der kan udvikle vores samarbejde og give os et fælles grundlag i den fremadrettede, fælles indsats. Nedenfor er gengivet hovedindholdet i drøftelserne, og der er formuleret nogle spørgsmål, som I bedes forholde jer til, og efterfølgende give en tilbagemelding til projektets tovholdere.
MÅL OG RAMMER FOR JOBCENTER/UDFØRERAFDELING Deltagerne på opstartsdagen blev bedt om at forholde sig til, om der kan opstilles yderligere mål for vores indsats, udover dem, der allerede er fastsat fra lokalt/centralt niveau. Det blev også drøftet, hvordan der sikres en formidling af de fælles mål og rammer, så alle i organisationen kender dem og accepterer dem. Der var bred enighed om, at der er begrænset fokus blandt medarbejderne på de konkrete mål, der er formuleret for jobcenter/udførerafdeling. Det er i stedet primært faglige beslutninger og sikring af kvalitet i indsatsen, der er styrende for medarbejdernes indsats. Det fremgik også, at den manglende fokus til dels skyldes manglende kendskab til, hvilke mål, der er opstillet for indsatsen. Et vigtigt mål for jobcenter/udførerafdeling er ”fælles fodslag”. Udviklingsprojektet skal derfor sikre, at vi alle går i samme retning, men ikke nødvendigvis i samme takt. Der blev i drøftelsen også lagt vægt på, at målene skal være realistiske (særligt de kvantitative), hvis de skal motivere medarbejderne. Der er et udbredt ønske om, at målfastsættelsen tager udgangspunkt i borgernes behov, herunder at der gives en god service, og at borgerne bliver vejledt korrekt og henvist til de rigtige sagsbehandlere/afdelinger. Der var også enighed om, at lige så vigtigt som borgerens tilfreds med servicen er, ligeså vigtigt er det, at medarbejderne i jobcenter/udførerafdeling er glade for at gå på arbejde og trives. Endelig blev det fastslået, at det er afgørende med fælles målsætninger for indsatsen i jobcenter/ udførerafdeling, hvis borgerne skal opfatte os som én enhed, og hvis vi selv skal få ”vi-følelsen”. TEMAkatalog 1 | Udviklingsprojektet | 7
• Hvordan kan vi bedst sikre, at vores fælles mål formidles til samtlige dele af organisationen, så vi får ”fælles fodslag” til gavn for borgerne? • Hvordan kan vi sikre målopfyldelse – trods organisationsændringer?
MEDARBEJDERNES ROLLE Deltagerne på opstartsdagen blev stillet spørgsmålet: Hvad er medarbejdernes primære fokus – myndighedsrollen eller det at være ambassadør for de ledige? Et stort flertal pegede på myndighedsrollen. Det blev i denne forbindelse understreget af deltagerne, at både ledelse og medarbejdere skal være bevidste om deres rolle som myndighed, og gøre det klart for borgerne, at det er en myndighed de står overfor. Borgerne skal både vide hvilke muligheder de har, men også hvilke rettigheder og pligter de har som borgere. Alt efter hvilken funktion man som medarbejder har, kan der være forskellige syn på myndighedsrollen. De medarbejdere, der ikke har myndighed, ser den i flere tilfælde som restriktiv og kontrollerende, mens medarbejdere med myndighed mere ser rollen som en rolle, der giver muligheder frem for begrænsninger. Hvis man behandler borgeren med respekt, og er åben og ærlig om sin myndighedsrolle, vil man i de fleste tilfælde opleve et samspil med borgeren frem for et modspil. Hvorvidt myndighedsrollen er en overordnet rolle eller udgør en ud af flere roller blev ligeledes diskuteret. Nogle ser myndighedsrollen som modsætning til en rådgivningsrolle eller sparringsrolle, mens andre igen ser myndighedsrollen som en samlet rolle, hvorudfra medarbejderen arbejder med råd og vejledning omkring økonomi, forsørgelse, beskæftigelse mv. Drøftelserne på opstartsdagen viste, at der ikke er en klar fælles forståelse af myndighedsrollen, og det er derfor vigtigt til stadighed at diskutere, hvad det indebærer at være en myndighed, og hvordan den rolle kan komme i spil på en måde, der er produktiv for de mål, man arbejder efter i jobcentret og udførerafdelingen. Det er væsentligt, at myndighedsrollen ikke bliver dæmoniseret, men bliver italesat som en rolle, der giver muligheder frem for begrænsninger.
• Hvordan mestrer man myndighedsrollen sammen med de øvrige roller man har? • Hvordan sikrer vi, at myndighedsrollen fremmer de mål vi arbejder efter i jobcentret og udførerafdelingen?
8 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 1
SAMMENHÆNG I INDSATSEN Et af hovedformålene med Udviklingsprojektet er, som tidligere nævnt, at skabe sammenhæng i indsatsen over for borgerne. Selvom emnet ikke var et selvstændigt diskussionsemne på opstartsdagen, kom der mange input til hvordan vi kan arbejde hen mod en højere grad af sammenhæng i indsatsen. Særligt blev målet om at skabe fælles værktøjer for medarbejderne drøftet. Som led i at nå dette mål foreslog deltagerne på opstartsdagen, at Udviklingsprojektet arbejder videre med følgende tre emner:
• • •
Skabe overblik over organisationen Mødet med borgeren - ”den gode samtale” Videndeling
Skabe overblik over organisationen I interviewene i forprocessen såvel som på opstartsdagen efterlyste mange et bedre overblik over organisationen. En af forudsætningerne for at skabe sammenhæng i indsatsen er, at medarbejderne kan overskue organisationen. Dette vil også medføre en bedre sagsoverdragelse, og herigennem en højere grad af sammenhæng i indsatsen.
• Hvordan skaber vi som organisation et bedre overblik for den enkelte medarbejder? • Hvilke konkrete tiltag kan iværksættes?
TEMAkatalog 1 | Udviklingsprojektet | 9
Mødet med borgeren – ”den gode samtale” Der er bred enighed om, at det er vigtigt, at borgeren oplever en sammenhængende og koordineret indsats eller med andre ord, en ”grøn bølge” gennem systemet. Borgerne skal mødes af en vis grad af fælles kvalitetsstandarder, som afsæt for de individuelle løsninger. Samtidig ligger det mange medarbejdere på sinde, at målet om ensartet service ikke begrænser det professionelle handlerum, men udvikler og beriger det. Da projektet henvender sig til alle medarbejdere med borgervendt kontakt, er samtalen med borgeren et emne, der vedkommer alle. Derfor er det blevet foreslået, at ”den gode samtale” skal være et særligt fokuspunkt i det videre forløb. Mange deltagere på opstartsdagen ønskede, at blive bedre klædt på til at formidle ”tunge” budskaber på en forståelig måde for borgeren, f.eks. de lovgivningsmæssige rammer med hvad det indebærer af rettigheder og pligter. Netop formidlingen blev fremhævet som en vigtig del af et respektfuldt møde med borgeren, hvor gensidige forventninger bliver afstemt. I forlængelse heraf blev der udtrykt ønske om, at vi i projektet arbejder med konkrete redskaber til at håndtere samtalesituationen, f.eks. uddannelse i samtaleteknikker og/eller udarbejdelse af dialogguider. Dette ville være et konkret kompetenceløft i forhold til det daglige arbejde med de ledige.
• Har I andre forslag til, hvordan vi kan arbejde med ”den gode samtale” i den videre proces?
10 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 1
Videndeling For at sikre sammenhæng i indsatsen er en væsentlig forudsætning videndeling på tværs af hele organisationen. Der høstes i dag mange erfaringer og udvikles gode metoder rundt i organisationen, men denne viden bliver ikke videreformidlet til den øvrige del af organisationen. Der er derfor behov for en mere systematisk praksis for at udbrede erfaringer og gode metoder. På opstartsdagen blev det bl.a. foreslået, at vi indhenter de gode erfaringer i afdelingerne, og laver en ”bedste praksis-avis” i projektet. Men en ting er projektet. Hvordan sikrer vi, at vi også efter projektets ophør får udbredt de gode erfaringer og metoder til hele organisationen? • Hvordan udvikler vi en mere systematisk praksis for videndeling til hele organisationen? Kom med nogle konkrete forslag til hvordan vi kan gøre det.
Hvad er næste skridt? I projektet vil der blive afholdt fire temadage. Den første temadag i denne række vil blive afholdt fredag den 29. maj 2009 i LOs lokaler på Skt. Knuds Torv. Dagens hovedfokus vil være ”mødet med borgeren”. Program for dagen vil snarest blive udsendt til de medarbejdere, som skal deltage. Hvis I har spørgsmål til Udviklingsprojektet eller gode idéer, er I velkomne til at kontakte enten Merete Morell (memj@aarhus.dk) eller Stine Rasmussen (stra@aarhus.dk).
TEMAkatalog 1 | Udviklingsprojektet | 11
+? =!
Udviklingsprojektet
Jobcenter Århus • Værkmestergade 3-5 • 8000 Århus C • tlf: 8940 2000
12 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 1