Issuu on Google+

Ydelsescenter Aarhus Virksomhedsplan 2011

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

1

Aarhus Kommune | Beskæftigelsesforvaltningen


Forord Velkommen til Ydelsescenter Aarhus - virksomhedsplan for 2011. På de kommende sider kan du i ord og billeder læse om udviklingen i Ydelsescenter Aarhus. Ydelsescenter Aarhus har været en stabil og velfungerende driftsorganisation siden etableringen pr. 1. januar 2007. Vi kan nu mærke, at forandringer er på vej. Her i 2011 forventes det at blive obligatorisk for virksomheder og A-kasser at anvende den digitale indberetningsløsning NemRefusion, når der anmodes om refusioner for sygedagpenge. Det vil påvirke den måde, vore sagsbehandlere arbejder med opgaverne, når papirblanketterne forsvinder. Et andet væsentligt tiltag er den landsdækkende beslutning om at samle administration af ydelser, der er baseret på objektive kriterier. Konkret betyder det, at Ydelsescenter Aarhus i efteråret 2012 overdrager sagsområderne barselsdagpenge samt udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension til ATP. En ændring der medfører en reduktion i personalegruppen på ca. 10 % i 2012. I ledergruppen sætter vi derfor særlig fokus på forandringsledelse med det formål, at få transformeret organisationen til de nye forhold, så det opleves så skånsomt for personalet som muligt, og således at borgerne forsat oplever Ydelsescentret som en stabil og serviceorienteret organisation. God læselyst. Med venlig hilsen Anna Marie Mikkelsen Ydelseschef

KOLOFON

Tekst: Anna Marie Mikkelsen og Kim Heikki Petersen Grafisk layout: Bjarne Gren Fotos: Colourbox, Bjarne Gren Udgiver: Aarhus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Jægergården, Værkmestergade 15, 8100 Aarhus C, © Aarhus februar 2011

2

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011


Indhold

2 3 4 5 6 6 8 10

11 12 14 16 17 18 19 21 22 23

Forord Indhold Rammer Værdier Strategi Et tilbageblik på resultater af arbejdet med strategidiamanten i tidligere år Strategiplanen spejlet i målsætninger for Ydelsescenter Aarhus Fremtidens udfordringer Objektiv sagsbehandling NemRefusion Scanning Dokumentboks Organisationsstruktur Ydelsescenter Aarhus beskrevet efter virksomhedsmodellen Effekt Ydelser Organisation Beskrivelse af afdelinger Organisatoriske opgaver Ressourcer Ydelsescenter Aarhus i tal Ledelsesgruppen i Ydelsescenter Aarhus Adresser for Ydelsescenter Aarhus 2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

3


Rammer Ydelsescenter Aarhus Ydelsescenter Aarhus er en del af Beskæftigelsesforvaltningen i Magistraten for Sociale Forhold og Beskæftigelse i Aarhus Kommune. Ydelsescenter Aarhus er en søsterafdeling til Jobcenter Aarhus og Udførerafdelingen. Det fælles fokus er, at borgerne så vidt muligt sikres selvforsørgelse gennem job. Når job ikke umiddelbart er muligt, vurderer Ydelsescentret eventuel berettigelse til forsørgelseshjælp. Kerneopgaven for Ydelsescenter Aarhus er at vurdere berettigelse til økonomiske ydelser samt administration, udbetaling og opfølgning på de økonomiske ydelser til borgere og virksomheder. Konkret varetager Ydelsescentret alle opgaver omkring ydelserne førtidspension, sygedagpenge, barselsdagpenge, kontanthjælp og hjælp i særlige tilfælde.

Ydelsescenter Aarhus har til huse fire geografiske steder i Aarhus. Det er i Værkmestergade i centrum af Aarhus, på Vejlby Centervej i den nordlige bydel, på Grøndalsvej i den sydlige bydel og på Silkeborgvej i den vestlige del af byen. Aarhus Kommune har ca. 307.000 indbyggere, hvoraf ca. 215.000 er mellem 16 og 66 år. I denne borgergruppe er der årligt ca. 64.000 personer, der i kortere eller længere tid får udbetalt en ydelse fra Ydelsescenter Aarhus. Hver måned udbetaler Ydelsescentret ydelser til ca. 36.000 personer. Ydelsescenter Aarhus har et meget tæt samarbejde med Jobcenter Aarhus. Borgernes indgang til Ydelsescentret er via Jobcentret. Fokus er, at borgerne så vidt muligt sikres selvforsørgelse gennem job.

De væsentligste lovregler for Ydelsescenter Aarhus: Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område Lov om aktiv socialpolitik Lov om sygedagpenge Lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. Lov om social pension Lov om integration og udlændinge i Danmark

4

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011


Værdier Troværdighed – Respekt – Engagement – er værdier i Ydelsescenter Aarhus, som er tilfælles med Beskæftigelsesforvaltningen og resten af Aarhus Kommune. Det fælles værdigrundlag er en styrke for Ydelsescenter Aarhus. Værdierne danner baggrund for og afspejler arbejdet i hverdagen i betjeningen af borgere, virksomheder og øvrige eksterne og interne samarbejdsparter. De tre værdier udgør også rammen i samværet og dialogen mellem kollegaer og i dialogen mellem ledelse og medarbejdere. I Magistraten for Sociale Forhold og Beskæftigelse sætter vi de tre værdier sammen med begrebet ”sammenhæng”. Det er et udtryk for, at en god og sammenhængende kommunikation og indsats i Magistraten for Sociale Forhold og Beskæftigelse giver det bedste grundlag for god betjening af borgerne.

Troværdighed – man skal kunne have tillid til os. Vi står ved, det vi gør, og man kan regne med det, vi siger. Vi lægger stor vægt på kvalitet og ansvarlighed og tænker i helheder og sammenhænge. Vi møder borgerne og hinanden med åbenhed. Respekt - alle skal have en god og ordentlig behandling. Vi sætter borgeren i centrum med fokus på både rettigheder og pligter. Vi har et særligt ansvar for at sikre rummelighed og give plads til forskellighed. Vi respekterer andre menneskers ret til egne livsværdier, meninger og erfaringer. Engagement - den enkeltes indsats gør en forskel, og vi skal gøre det endnu bedre. Vi engagerer os fagligt og personligt, og vi stræber efter at gøre en forskel. Vi arbejder målrettet og resultatorienteret og forsøger hele tiden at gøre det endnu bedre. Vi er fleksible og forandringsvillige og sætter pris på nye ideer og initiativer.

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

5


Strategi Telefonbetjeningen er forbedret med den nye løsning, og systemet har givet afdelingerne bedre mulighed for tilrettelæggelse af arbejdet.

Beskæftigelsesforvaltningen har en fælles overordnet strategi- og udviklingsplan. Det er en forvaltningsstrategi til styring af alle administrative opgaver indenfor beskæftigelsesområdet. Der er 6 indsatsområder, som udgør grundstenen for en kontinuerlig udviklingsstrategi. Vi sætter borgeren i centrum, støtter op med effektive arbejdsgange og korrekt drift, skaber attraktive arbejdspladser, er proaktiv i vor kommunikation, og der er tydelig ledelse. Arbejdet med strategi og udvikling er symboliseret ved ”strategidiamanten”. Strategidiamanten har fået et nyt layout i 2011. Indsatsområderne indenfor strategidiamantens enkelte områder justeres fra år til år efter behov og i tæt dialog mellem ledere og medarbejdere. Der er løbende evaluering af indsatsen. Et tilbageblik på resultater af arbejdet med strategidiamanten i tidligere år

Systemet gør det muligt løbende at følge serviceniveauet i telefonbetjeningen. Målet er, at 95 % af alle telefonopkald skal besvares. Dette mål er opfyldt som f.eks. vist i nedenstående tabel over mål opfyldelse i 4. kvartal. Attraktiv arbejdsplads For kun få år siden stod Ydelsescentret over for rekrutteringsproblemer, hvilket gav anledning til en række rekrutteringstiltag. I dag er der ikke de store udfordringer i at få ansøgere til ledige stillinger. På området kompetenceudvikling har ydelsescentrene udarbejdet et katalog, som skal sikre rammerne for løbende kompetenceudvikling såvel fagligt som personligt og samarbejdsmæssigt.

Borgeren i centrum Med en årlig betjening af knap 65.000 borgere/virksomheder er en god tilgængelighed af betydning for borgerens oplevelse af Ydelsescentrets betjening.

Korrekt drift Samarbejdsrelationer mellem Jobcenter / Ydelsescenter er mange og er en forudsætning for korrekt drift. De gode samarbejdsrelationer er understøttet med snitfladebeskrivelser og ved brug af diverse samarbejdsfora.

I 2010 er gennemført et pilotprojekt med implementering af et ”Virtual Call Center” i sygedagpengeafdelingerne.

De gode samarbejdsrelationer giver bedre borgerbetjening og sikrer korrekthed i sagsbehandlingen.

Tabel. Serviceniveau i 4.kvartal 2010 - Telefontid kl. 9-14 Antal kald 9.013

Antal svar 8.713

Antal svar efter 6 min. 157

Antal ”lagt på” 237

Antal ”lagt på” efter 6 min. 12

Service-mål* % 98

*((Antal svar + Antal ”lagt på”) - (Antal svar efter 6 minutter + Antal ”lagt på” efter 6 minutter)) / (Antal svar + Antal ”lagt på”).

6

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011


Et indsatsområde er også, at der skal være en tidlig indsats i sager, hvor der er misbrug af sociale ydelser. Dette arbejde understøttes af KMD E-indkomst og gennem et tæt samarbejde med Beskæftigelsesforvaltningens kontrolenhed. Målet er, at indsatsen er så tæt, at det gennemsnitlige tilbagebetalingskrav pr. sag bliver faldende over de kommende år.

Med ressourcefordelingsmodellen er også skabt principperne for økonomisk styring. Effektive arbejdsgange søges også gennem fokus på optimal udnyttelse af digitale værktøjer. Systemerne er over årene fornyet med følgende moderniseringer: Workbase, E-indkomst, KMD-sag, KMD E-dagpenge, KMD E-barsel, KMD-Social Pension og KMD-Timeregel.

Effektive arbejdsgange Der er over tid opbygget modeller for ”produktionen” i ydelsescentrene, der hvert år kan anvendes til ressourcefordeling internt i Ydelsescentret. Dermed bliver der klarhed over forventninger til sagsbehandlere, og det er med til at dokumentere den opgave, der bliver løst.

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

7


Strategiplanen spejlet i målsætninger for Ydelsescenter Aarhus Ydelsescenter Aarhus har opstillet målsætninger / serviceindikatorer, hvori det søges at identificere og afspejle hvilke elementer, der giver et udtryk for, at Ydelsescentret leverer god opgaveløsning. Borgeren i centrum Den øverste facet i diamanten er ”Borgeren i centrum”. De øvrige fem indsatsområder udfoldes i det perspektiv. Alt, hvad vi gør i Ydelsescenter Aarhus, skal i sidste ende komme borgerne til gode. Det er målsætningen i Ydelsescenter Aarhus, at der er professionalisme og driftssikkerhed i betjeningen af borgere og virksomheder. Administrationen er korrekt og til tiden. Hvor der er behov ydes støtte med rådgivning om mulighed for at få hjælp. Borgerne støttes, når der er flere kontakter med forvaltningen. Korrekt drift Lovgivningen bag Ydelsescentrets drift er kompleks, og der er mange procedurer, som skal overholdes. Derfor er der et særligt fokus på korrekt drift i Ydelsescenter Aarhus, da det har betydning for vores troværdighed og for korrektheden i betjeningen af borgere.

8

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011

Korrektheden bliver målt gennem stikprøver i vore sager, hvor revisionen hvert år gennemgår et antal sager. Ankenævnene foretager også stikprøver af sagsbehandlingen, så der er til stadighed fokus på den formelle korrekthed i sagsbehandlingen, og om vi følger god forvaltningsskik. Målsætningen for korrekt drift er, at udmålingen af ydelsen er korrekt, og der er tidlig opfølgning på advis. Effektive arbejdsgange Ydelsescenter Aarhus skal altid udnytte ressourcerne bedst muligt, sådan at vi kan yde mest muligt for de ressourcer, vi har til rådighed. Udvikling af effektive arbjdsgange har været et prioriteret fokusområde i de seneste år, og er det fortsat. Der arbejdes med indførelse af ny teknologi og digitalisering hvor det er muligt. Tanken er, at vi skal turde tænke nyt og være innovative. Målsætningen er, at der tilstræbes kontinuerlig udvikling af organisatoriske samarbejdsmodeller og administrative værktøjer, der understøtter og udvikler effektiviteten i Ydelsescentret.


Proaktiv kommunikation Kommunikation har stor betydning for alle i Ydelsescenter Aarhus. Alt er kommunikation i hverdagens arbejde. Vi kommunikerer skriftligt og mundtligt med borgere og virksomheder og med kollegaer og samarbejdspartnere. Derfor skal vi altid være omhyggelige og have fokus på, hvordan vi kommunikerer.

Målsætningen for Ydelsescentret er, at ledere og medarbejdere arbejder sammen i de enkelte enheder og på tværs af afdelinger med løsning af problemstillinger samt kompetenceudvikling. Vi tror på, at dette samspil forbedrer sagsbehandlingen, øger driftssikkerheden, resulterer i udvikling og dermed arbejdsglæden hos den enkelte ansat.

Ydelsescenter Aarhus skal være tydelig og korrekt i sin kommunikation. Vi skal videregive information af betydning for andre. Der skal være vidensdeling blandt medarbejdere, blandt afdelinger og med samarbejdspartnere.

Tydelig ledelse Ledelsen i Ydelsescenter Aarhus tager et fælles ansvar for udvikling af ledelse og understøtter fælles ledelsesbeslutninger.

Målsætningen er, at Ydelsescenter Aarhus skal være synlig, og tilgængelighed til information skal løbende udvikles. Attraktiv arbejdsplads Den vigtigste ressource i Ydelsescenter Aarhus er medarbejderne. Uden dygtige medarbejdere kan vi ingenting. Ydelsescenter Aarhus skal være en attraktiv arbejdsplads, så vi kan fastholde de gode kræfter, vi har og tiltrække nye, når behovet er der.

For udvikling af selve ledelsesdisciplinen gennemføres hvert år et kort fælles udviklingsforløb for den samlede ledelse i Ydelsescentret. I 2011 planlægges et tema om forandringsledelse, så Ydelsescentret er klar til at møde fremtidens udfordringer. Målsætningen er, at den samlede ledelse i Ydelsescentret skaber sammenhængskraften i Ydelsescentret og danner et fælles forum for udvikling af tydelig ledelse baseret på gensidig tillid, troværdighed, respekt og engagement.

Der skal være plads til mangfoldighed i afdelingerne, og sammen med et godt arbejdsmiljø skal vi skabe arbejdsglæde blandt medarbejderne.

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

9


Fremtidens udfordringer Objektiv Sagsbehandling Loven om etablering af den selvejende institution Udbetaling Danmark blev vedtaget den 17. december 2010. Det betyder, at de formelle rammer, for at samle de objektive sagsbehandlingsområder barselsdagpenge, udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension, folkepension, boligstøtte og forskudsvis udlagt børnebidrag i fem centre på landsplan, er dannet. Det er ATP, der skal administrere de objektive sagsbehandlingsområder for Udbetaling Danmark fra medio 2012 og senest pr. den 1. november 2012. Ydelsescenter Aarhus skal overflytte sagsområderne barselsdagpenge og udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension til ATP. Udfordringen i 2011 og 2012 kommer til at bestå i, at sikre driften frem til ATP overtager opgaven. Det giver en særlig udfordring, at centret i Region Midtjylland placeres i Holstebro, og at der sammen med opgaveområderne forsvinder arbejde for 12-18 stillinger. Derfor kan fastholdelse af medarbejdere frem til overdragelsen af opgaverne blive en udfordring. NemRefusion NemRefusion via virk.dk er en ny landsdækkende digital løsning, hvor virksomheder, selvstændige og A-kasser let og hurtigt kan anmelde og anmode om refusion for sygedagpenge og barselsdagpenge. NemRefusion blev lanceret den 23. august 2010, og det forventes, at det bliver obligatorisk for virksomhederne at anvende løsningen med digital indberetning fra efteråret 2011. Systemet forventes at resultere i effektiviseringer i den kommunale sagsbehandling. En besparelsesforventning der dog først kan vurderes og måles, når systemanvendelsen bliver obligatorisk.

10

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011

Scanning Et pilotprojekt med scanning af al indgående post til Dagpengeafdelingen planlægges gennemført i 2011. Ressourcerne til administration af sygedagpengerefusioner og barselsrefusioner til virksomheder bliver knappe i de kommende år. Al fokus er derfor rettet mod afprøvning af værktøjer til at forenkle hverdagens arbejdsgange. Dokumentboks Med etablering af det landsdækkende NemID forventes borgere og virksomheder i højere grad at anvende digital post. I starten af 2011 gør Ydelsescenter Aarhus sig så vidt muligt klar til at sende dokumenter via en såkaldt doc2mail. Det er en løsning, hvor brevet automatisk sendes digitalt, hvis borgeren / virksomheden har tilmeldt sig dokumentboks. Muligheden for en sikker digital kommunikation med en borger er dermed etableret. Organisationsstruktur Fremtidens udfordringer påvirker Ydelsescenter Aarhus på mange områder. Organisationen skal afstemmes og forberedes til de fremtidige forandringer. På den baggrund vil der i 2011 blive sat fokus på Ydelsescentrets organisationsstruktur.


Virksomhedsmodellen Ydelsescenter Aarhus beskrevet efter virksomhedsmodellen På de kommende sider er en beskrivelse af Ydelsescenter Aarhus jf. den såkaldte virksomhedsmodel. I virksomhedsmodellen er en konkretisering af målsætningerne for Ydelsescenter Aarhus beskrevet under de relevante kategorier i Aarhus Kommunes virksomhedsmodel.

Virksomhedsplanen er gældende for Ydelsescenter Aarhus, både centralt og decentralt, og indeholder dermed en overordnet beskrivelse af Ydelsescentrets rammebetingelser, ressourcer og organisation samt forventningerne til ydelser og effekt. Med andre ord er der tale om en beskrivelse efter ”ROYE-modellen”. De fire kategorier, Effekt, Ydelser, Organisering, Ressourcer, beskrives særskilt.

ROYE-modellen: E = Effekt – Faglig effekt, brugertilfredshed etc. Y = Ydelser – Opgaver, kvalitet, serviceniveau etc. O = Organisation – Organisation, kultur, ledelse, arbejdsprocesser etc. R = Ressourcer – Budget, medarbejderressourcer, kompetencer, trivsel

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

11


Effekt Med begrebet ”effekt” retter vi blikket mod resultatet af de opgaver, som Ydelsescentret løser hver dag. Hvad giver det af værdier for borgerne, og hvilke faglige resultater opnås? Borgeren i centrum Grundeksistensen for Ydelsescentret er at behandle og vurdere berettigelse til økonomiske ydelser for borgere, der ikke umiddelbart kan få et job. Lidt populært bliver det ofte omtalt som ”penge til tiden”. En kerneopgave for Ydelsescentret er imidlertid også, at vi i sagsbehandlingen møder borgerne med respekt i en åben dialog. Ydelsescenter Aarhus har både et ansvar for og en forpligtelse til at sikre borgere / virksomheder deres rettigheder og gøre dem opmærksom på deres pligter. Den professionelle betjening af borgere / virksomheder tager udgangspunkt i Aarhus Kommunes værdigrundlag – Troværdighed, man skal kunne have tillid til os – Respekt, alle skal have en god og ordentlig behandling – Engagement, den enkeltes indsats gør en forskel. Vi arbejder sammen med Jobcentret og Socialforvaltningen m.fl. for sikring af den gode borgerbetjening og korrektheden i sagsbehandlingen. Et godt samarbejde kommer bedst til udtryk, når borgeren oplever afdelinger arbejder tæt sammen. Ydelsescenter Aarhus gennemfører årligt en brugerundersøgelse, som giver et billede af brugernes oplevelse af Ydelsescentret.

12

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011

Korrekt drift Det har betydning for borgeren, at der er en professionel og korrekt sagsbehandling. Korrektheden i driften måles løbende gennem afgørelser i ankesager, ledelsestilsyn, status på opfølgning og på advis, årskontrol af bevillingssager samt ved revisionsgennemgang. Afgørelser fra Det Sociale Nævn og Beskæftigelsesankenævnet samles i en fælles database, der er tilgængelig for fagkonsulenter og ledere i Ydelsescentret. Det giver et overblik over afgørelserne. Erfaringerne bruges til løbende at udvikle sagsbehandlingen. Ledelsestilsyn er en ledelsesmæssig kvalitetskontrol af sagsbehandlingen, der gennemføres hvert kvartal. Lovpligtig opfølgning på advis er en løbende kontrol i Ydelsescentret, hvor formålet er at sikre, at der ikke sker uretmæssig udbetaling til borgere, der har tilsidesat oplysningspligten. Ydelsessagsbehandleren modtager advis ved indkomst og folkeregisterændringer. Årskontrol er en efterkontrol, hvor der sker en samkøring af selvangivelsens oplysninger med udbetalingsoplysninger. Årskontrollen er en sidste opfølgning på, om der kan være sket en uretmæssig udbetaling i et tidligere år. Revisionen udtager hvert år en stikprøve på et antal sager til revisionsgennemgang med henblik på vurdering af, om sagsbehandlingen er korrekt og betryggende.


Effektiv arbejdsgang Ydelsescenter Aarhus har i 2011 et særligt fokus på videreudvikling af IT-løsninger, herunder digitalisering samt organisatorisk tilrettelæggelse, der understøtter effektivisering af de administrative systemer i Ydelsescentret. Specielt forventes virksomheders brug af NemRefusion via indberetningsportalen virk. dk at slå igennem i 2011. Det forventes, at det bliver gjort obligatorisk, at virksomheder og selvstændige digitalt skal anmelde og anmode om refusion af syge- og barselsdagpenge. Virksomhederne vil med løsningen få adgang til et register, som automatisk via e-mail og sms kan varsle virksomheden om tidsfrister på syge- og barselsdagpengeområdet. De kan også følge status i sagsbehandlingen og specifikation af udbetalinger. Telefonteknologi i det Virtuelle Call Center, der blev dannet i 2010, vil også i 2011 give effektiv telefonisk tilgængelighed til faglig kvalificeret personale for virksomheder og borgere. I det Virtuelle Call Center kan borgere og virksomheder selvvisitere sig til personale med de rette kvalifikationer. På det administrative niveau giver det Virtuelle Call Center indblik i antal telefoniske henvendelser og dermed mulighed for overvågning af belastningen på telefonen. Denne viden gør det til et fælles redskab til god arbejdstilrettelæggelse og arbejdsdeling i og omkring telefonbetjeningen. Proaktiv kommunikation Ydelsescentret udvikler og justerer løbende borgeroplysninger på Aarhus Kommunes nye borgersider, der er idriftsat i foråret 2010. Der udvikles information, således borgere og pårørende har mulighed for at finde informationer om ydelser, pligter og rettigheder.

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

13


Ydelser Ydelsescenter Aarhus leverer en række serviceydelser til borgerne indenfor bevilling af ydelser til borgere / virksomheder, der er berettiget hertil. Det er baggrunden for, at Ydelsescentret lidt populært har fået overskriften, at det handler om ”penge til tiden”. Målgruppen for bevilling af ydelser er forskellig for de forskellige ydelsestyper.

En god borgerbetjening hænger sammen med mainstreaming, og at Ydelsescentret behandler sagerne serviceorienteret, professionelt og korrekt. For borgerne er det vigtigt, at Ydelsescentret behandler sagerne til tiden. Der er opstillet servicemålsætninger for tidsfrister for betjening af borgerne.

De borgerrelaterede opgaver er dels at vejlede og rådgive borgere omkring ydelser og dels at modtage ansøgninger om forsørgelsesydelser samt tildele, udmåle og forsende ydelser løbende, hvor den nødvendige dokumentation for berettigelse til ydelse er til stede.

14

Målgruppe for kontanthjælp – opstart:

Borgere, der har behov for råd og vejledning samt afklaring om manglende forsørgelse.

Målgruppen for dagpengeafdelingen:

Arbejdsgivere, der udbetaler løn til en ansat, der er fraværende på grund af sygdom eller barsel, som søger om refusion.

Målgruppen for decentrale afdelinger for kontanthjælp/økonomi:

Borgere, der er berettiget til løbende forsørgelse og/eller ansøger om hjælp i særlige tilfælde

Målgruppen for decentrale afdelinger for dagpengeøkonomi:

Ledige med ret til arbejdsløshedsdagpenge eller som opfylder beskæftigelseskravet og selvstændige, som på grund af sygdom eller barsel søger om/tildeles sygedagpenge.

Målgruppen for decentrale afdelinger for førtidspension - ansøgning:

Borgere, i det decentrale Ydelsescenters distrikt, som skal afklares i forhold til, om betingelser for at tilkende førtidspension er til stede. Førtidspensionister, der ansøger om forhøjelse af førtidspension tilkendt før 1. januar 2003 samt ansøger om invaliditetsydelse m.m.

Målgruppe for decentrale afdelinger for førtidspension – økonomi:

Borgere, i det decentrale Ydelsescenters distrikt, som er tilkendt førtidspension, invaliditetsydelse, bistandstillæg, plejetillæg.

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011


Servicemålsætninger for afdelingerne: Kontanthjælp Opstart:

Ansøgninger behandles indenfor 14 dage, når det nødvendige dokumentationsmateriale foreligger.

Dagpengeafdelingen:

Arbejdsgivere, der søger refusion i Aarhus Kommune, får ansøgningen behandlet indenfor 14 dage.

Servicemålsætninger for de decentrale afdelinger: Kontanthjælp / økonomi:

Løbende økonomisk hjælp udbetales på det tidspunkt, hvor borgeren er berettiget hertil. Ansøgninger om enkeltydelser behandles indenfor 14 dage, når det nødvendige dokumentationsmateriale foreligger.

Dagpengeøkonomi:

Almindelig sagsbehandling inden for 14 dage. Tidsfrist i Aarhus Kommune, gældende fra 1. fraværsdag, er, at senest 5. uge udsendes oplysningsskema til den sygemeldte.

Førtidspensionsansøgning:

Almindelig korrespondance svares indenfor maksimalt 14 dage. Ved pensionstilkendelser er fristen for afgørelsestidspunktet, 3 måneder efter sagen er rejst - medmindre særlige forhold gør sig gældende.

Førtidspension – økonomi:

Besvarelse / afgørelse afklares indenfor de af Byrådet fastlagte rammer på 14 dage

Målsætning for Mainstreaming: Afdelingerne foretager helhedsvurdering i borgerbetjeningen, således at betjeningen af minoritetsgrupper tænkes ind i opgaveløsningen for reelt at skabe lige muligheder for alle borgere (handicappolitik, ligestilling, integration etc.)

De mere administrative opgaver i Ydelsescentret er løbende at kontrollere, at berettigelsen til forsørgerydelsen er til stede, samt at afklare og rejse bedragerisager

hvor der uretmæssigt har været udbetalt økonomisk ydelse. Ydelsescentret udarbejder også besvarelser i ankesager, som måtte være rejst af borgerne.

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

15


Ydelsescenter Aarhus er en samlet enhed med to centrale afdelinger, der behandler sager for alle borgere / virksomheder og 4 decentrale enheder, der hver behandler sager omkring løbende forsørgerydelser for borgere i et afgrænset geografisk område i Aarhus Kommune. De 4 decentrale enheder er opbygget efter ensartede organisatoriske principper. Den organisatoriske struktur er baseret på en filosofi om, at borgeren primært kan blive betjent decentralt.

Ydelsescenter Aarhus skal til stadighed varetage opgaverne bedst muligt, derfor vil der blive sat fokus på organisationen i 2011. Det betyder, at der skal drøftes organisering, og om Ydelsescentret er klar til fremtidens udfordringer. Ledelsesgruppe Ydelseschefen, de fem kontorchefer udgør ledelsesgruppen. Ledelsesgruppen mødes en gang ugentligt og drøfter væsentlige forhold i Ydelsescenteret og sikre koordinering på tværs.

Ydelsescentrets MED-udvalg: Anna Marie Mikkelsen (formand) Helle Rix (næstformand) Susanne Kaa (arbejdsmiljørepræsentant) Ledelsesrepræsentanter: Dorthe Rædkjær Lene Buus Poul Erik Søvsø Troels Munthe Henrik Almvig

16

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011

Medarbejderrepræsentanter: Alice Rath Bostrup Bente Drejer Michael Lund Michael Østergaard Janne Løndal Udesen Bodil Rasmussen


Beskrivelse af afdelinger Kontanthjælp Opstart Afdelingen for Kontanthjælp Opstart har som opgave at yde råd og vejledning til de borgere, der henvender sig for at søge om forsørgelseshjælp samt at behandle en konkret ansøgning om kontant- eller starthjælp efter Aktivlovens bestemmelser. Organiseringen af afdelingen er en placering centralt i Aarhus tæt på Jobcenter Aarhus og tæt på offentlig transport. Dermed har nye borgere én indgang, når der søges forsørgelseshjælp. Decentrale Ydelsescentre De fire decentrale ydelsescentre varetager de borgerrettede opgaver omkring forsørgelsesydelser, hjælp i særlige tilfælde samt personlige tillæg for fire geografisk adskilte områder indenfor Aarhus Kommune. Organiseringen af de decentrale ydelsescentre bygger på, at der er tilstrækkelig med faglig viden og robusthed indenfor de forskellige fagområder, samtidig med at der sikres fleksibilitet i opgaveløsningen. Organisering af de fire decentrale ydelsescentre er efter samme struktur og efter et formål om at sikre driftssikkerhed og udvikling. Denne organisatoriske opbygning af de decentrale organisationer understøtter, at der kan opstilles ensartede mål og gennemføres fælles projekter både af organisatorisk karakter og benchmarking. I januar 2010 er Fleksydelsesafdelingen lagt under Ydelsescenter Centrum, og her administreres fleksydelse, som er en efterlønsordning for borgere, der er visiteret til fleksjob

Dagpenge Dagpengeafdelingens primære opgave er, at udbetale sygedagpengerefusion til arbejdsgivere der har udbetalt dagpenge eller løn under en medarbejders fravær på grund af sygdom eller barsel/adoption. Dagpengeafdelingen behandler, bevilger og udbetaler sygedagpengerefusion, så længe betingelserne er opfyldte, og arbejdsgiveren udbetaler løn under sygdom. Organiseringen af afdelingen med en central placering sikrer, at der er én indgang for virksomheder, der henvender sig for at søge dagpengerefusioner. Fagligt Sekretariat og Regres Det Faglige Sekretariat i Ydelsescenter Aarhus bistår ydelseschefen og driftsafdelingerne med sikring af drift, helhed og udvikling i Ydelsescentret. Herfra kan Ydelsescentrets driftsafdelinger få socialfaglig og juridisk konsulentbistand. Der udarbejdes instruktioner og vejledninger, som er suppleret med dialogmøder med de faglige ledere, rådgivning og planlægning i forbindelse med rekruttering og undervisning. Der udarbejdes statistikker indenfor Ydelsescentrets arbejdsområde til understøtning af driften og til at skabe overblik over Ydelsescentrets opgaver og produktion. Hvis en borgere modtager eller har modtaget sygedagpenge, og hvor der er en ansvarlig skadevolder, kan Aarhus Kommune kræve de udbetalte sygedagpenge helt eller delvist tilbagebetalt fra den ansvarlige skadevolder. Regresopgaven er udliciteret til et advokatfirma. Der er i 2010 inddrevet 19 mio. kr. fra ansvarlige skadevoldere.

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

17


Organisatoriske opgaver Arbejdsmiljøcertificering I perioden 2010-2014 skal Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse arbejdsmiljøcertificeres. Arbejdsmiljøcertificeringen er et kvalitetsstempel for arbejdsmiljøindsats. Det er samtidig første skridt i opbygning af et systematisk og dynamisk arbejdsmiljøarbejde. Indsatsen forankres decentralt på den enkelte arbejdsplads, og fokus er på udvikling af indsatser med værdi for den enkelte arbejdsplads. Arbejdsmiljøindsatsen skal ikke ses isoleret, men som et redskab der understøtter vilkårene for høj faglighed og god borgerbetjening. Lederne har her en særlig central opgave og ansvaret for, at arbejdsmiljøcertificeringens tankesæt indgår i udvikling og koordination af det daglige arbejde Ydelsescentret har en uddannet Auditkonsulent, der understøtter processen. Auditkonsulenten er bindeled og skaber netværk mellem arbejdspladser i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse og medvirker til tværgående videndeling og metodeudvikling. Skabe attraktive arbejdspladser I Ydelsescentret er der hvert år en række tiltag til at understøtte vores ønske om, at Ydelsescentret er en attraktiv arbejdsplads. I Ydelsescentret er besluttet en decentral styring af kompetenceudviklingen. Det understøttes af muligheden for fælles kompetenceudvikling, hvor det er hensigtsmæssigt. YdelsesMED har nedsat en rekrutterings- og kompetenceudviklingsgruppe, der arbejder med de fælles tiltag. Ydelsescentret afholder to gange årligt stormøder for alle medarbejdere. Her har medarbejderne mulighed for at mødes på det faglige og personlige plan, samt få en status på udviklingen i Ydelsescenter Aarhus. Der vil være foredrag eller anden information.

18

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011

Der afholdes afdelingsvis ”Stop-opdage” for at udarbejde/justere aftaler om arbejdsfordeling, arbejdstilrettelæggelse mv. og for at give mulighed for kollegialt, uformelt samvær. Der er bevågenhed og handling omkring medarbejdernes tryghed og sikkerhed i arbejdet, både når det gælder fysisk og psykisk sikkerhed i arbejdstiden. Der har i 2010 været gennemført kursus i psykisk førstehjælp for en gruppe medarbejdere og ledere, og der er i 2011 også afsat en særlig pulje til flere handlinger omkring medarbejdernes sikkerhed. Udvikling af ledelse Ledelsen i Ydelsescentret tager et fælles ansvar for at udvikle ledelse og understøtte den fælles ledelsesudvikling. En del af udviklingen sker gennem ledelsesmøder, hvor der dagsordensættes fælles temaer til drøftelse og afklaring. Et dagsordenspunkt kan forberedes og temasættes af såvel ydelseschef som kontorchef/afdelingsleder. Eksempler på emner til fælles drøftelse er sygefravær, økonomistyring, intern ressourcefordeling, udmøntning af personalepolitik Selve ledelsesdisciplinen udvikles gennem et fælles arrangement for den samlede ledelse i Ydelsescentret. Temaet i 2011 vil blive forandringsledelse.


Ressourcer Kvaliteten af den borgerbetjening, som Ydelsescentret leverer, er tæt forbundet med medarbejderressourcerne og kompetencerne hos medarbejderne. I Ydelsescenter Aarhus ser vi mangfoldighed som en ressource, og vi søger derfor mod, at alle uanset køn, alder, race, religion eller etnisk baggrund vil finde det attraktivt at være medarbejder i Ydelsescentret.

Pr. 1. januar 2011 har Ydelsescenter Aarhus ca. 190 medarbejdere, som er fordelt på faggrupperne - HK, socialrådgivere, socialformidlere, ledere og chefer. De danner den medarbejderstab, som driver Ydelsescenter Aarhus. Ydelsescenter Aarhus udbetaler hver måned ydelser til ca. 36.000 personer / virksomheder. De samlede årlige bruttoudbetalinger er over 4 mia. kr., og Ydelsescentrets nettobevilling er ca. 77 mio. kr.

Et grundlag for helhed og sammenhæng i leveringen af en god service og kvalitet overfor borgere er også, at ressourcerne anvendes effektivt. Med udgangspunkt i en ressourcefordelingsmodel fordeles budgettet efter den arbejdsbelastning, der er i de enkelte afdelinger. Fundamentet for de ydelser, som Ydelsescenter Aarhus leverer til borgerne og virksomhederne, er organisationens ressourcer.

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

19


20

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011


Ydelsescenter Aarhus i tal Tallene i tabellen illustrerer hvor mange borgere, der i løbet af et år har haft mindst en kontakt til Ydelsescenter Aarhus Ydelsestype

Antal borgere i 2010

Borgere, der har søgt råd og vejledning vedrørende en eventuel opstart af kontanthjælp

2.250

Tilgange af borgere der har søgt om kontanthjælp ved opstart

4.800

Borgere, der har modtaget kontanthjælp, starthjælp, revalideringsydelse, enkeltydelser og ledighedsydelse i kortere eller længere perioder

15.500

Borgere, der har modtaget syge- eller barselsdagpenge mindst en gang (lønmodtagere, ledige og selvstændige)

31.800

Borgere, der har søgt om og fået tilkendt førtidspension

1.500

Borgere, der har modtaget førtidspension

15.700

Borgere, der er tilbudt en fleksydelsesordning

4.000

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

21


Ydelsescenter Aarhus

Anna Marie Mikkelsen Ydelseschef

Dorthe Rædkjær Dagpengeafd.

22

Troels Munthe Ydelsescenter Nord

Henrik Almvig Ydelsescenter Centrum

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011

Poul Erik Søvsø Ydelsescenter Vest

Lene Buus Ydelsescenter Syd


Adresser Kontanthjælp Opstart Værkmestergade 15 8100 Århus C Tlf: 8940 2000 Dagpengeafdelingen Værkmestergade 15 8100 Århus C Tlf: 8940 5555 Ydelsescenter Nord Vejlby Centervej 52 8240 Risskov Tlf: 8940 2000 Mail: ydelsescenternord@aarhus.dk Ydelsescenter Vest Silkeborgvej 622 8220 Brabrand Tlf: 8940 2000 Mail: ydelsescentervest@aarhus.dk Ydelsescenter Syd Grøndalsvej 2 8260 Viby J Tlf: 8940 2000 Mail: ydelsescentersyd@aarhus.dk Ydelsescenter Centrum Værkmestergade 15 8100 Århus C Tlf: 8940 2000 Mail: ydelsescentercentrum@aarhus.dk

2011 • Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan

23


Ydelsescenter Aarhus Jægergården Værkmestergade 15 8000 Aarhus C tlf: 8940 2000

24

Ydelsescenter Aarhus • Virksomhedsplan • 2011


Ydelsescenter Aarhus - Virksomhedsplan 2011