Klar tale om ledelse
1
Ledelse drejer sig om mennesker Man kan ikke tale uden et sprog. Vort sprog er vore begreber, som vi begriber med. Ledelse kræver et sprog. Der findes et ret nuanceret ledelsessprog, som man kan tilegne sig og arbejde med. Det er en ledelsesopgave at bidrage til, at der på den enkelte arbejdsplads er et sprog om og for ledelse. Et ledelsessprog for ledere og medarbejdere. Et ledelsessprog er nemlig ikke kun for ledere. Og når man har et sådant sprog, kan man tale om ledelse. Og lære ledelse, medens man leder. Ledelse drejer sig om mennesker. Jubilæumsbog for Steen Hildebrandt. Af Steen Hildebrandt. Hildebrandt & Brandi A/S og Ledelsesforlaget 2008, side 98.
2
Vi sætter ord på ledelse I JN Data tror vi på, at god ledelse skaber gode resultater. Derfor handler det om at læse og lære, hvis du gerne vil forstå mere om ledelse – og hvis du ønsker at være en god leder og en god medarbejder. Du kan ikke tale ledelse med andre, hvis du ikke har ord for ledelse – derfor denne folder, som skal være vores fælles referenceramme for, hvad god ledelse er i JN Data. Det er vores ambition, at folderen – sammen med de daglige dialoger og møder – vil bidrage til, at vi i fællesskab skaber en ledelse, som vi er stolte af. Rigtig god fornøjelse.
B 3
En proces, der aldrig stopper I 2010 formulerede vi vores værdier og en række normer for adfærd. Det er de værdier, der danner rammerne for god ledelse i JN Data. Det kræver god ledelse at omsætte virksomhedens strategi til handling. Derfor vil vi konstant have fokus på udviklingen af ledelseskvaliteten.
Ledelse som fag – og personlighed
God ledelse er ledelse, der spiller optimalt sammen med vores omgivelser, virksomhedens og medarbejdernes udvikling. Det er en grundlæggende forudsætning for, at vi i fællesskab kan udvikle virksomheden. Derfor lægger vi i JN Data vægt på at anse ledelse som et professionelt fag, vi skal udøve med udgangspunkt i vores fælles strategi – krydret med den enkelte leders personlighed. Det fælles udgangspunkt skal forstærke JN Data i at fremstå som en virksomhed, der agerer ud fra de fælles værdier og en fælles erkendelse af, hvor vi er – og hvor vi skal hen.
Fælles billede af virksomheden og ressourcerne
Vi er forskellige steder i vores udvikling i ressortene, i områderne, i afdelingerne, i vores teams og som individer – det er en styrke, vi skal bevare. Det vigtige er, at vi har et fælles billede af forskelligheden med de styrker og svagheder, der ligger heri, og dermed bliver endnu bedre til at agere i organisationen. Til gavn for vores partnere og for hinanden.
Hvornår er vi i mål?
Det rigtige svar er ”aldrig”, for ledelse er en proces, der aldrig stopper. Alligevel har vi valgt at lade medarbejderne være dommere i det spørgsmål. Derfor måler vi løbende ledelseskvaliteten gennem spotmålinger og medarbejdertilfredshedsanalyser. Det giver os indsigt i, om vi lever op til god ledelse i JN Data. Dialog mellem leder og medarbejder er det, der skal bære udviklingen af god ledelse.
4
Sådan arbejder vi... Hovedarbejde: Vi sætter os mål
• Vi definerer mål og retning • Vi skaber sammenhæng og mening
Hjertearbejde: Vi skaber dialog
• Vi sætter fokus på det hele menneske • Vi er ligeværdige i vores kommunikation
fodarbejde: Vi skaber resultater
• Vi er effektive gennem planlægning og prioritering • Vi opsporer og udvikler potentiale
Vores værdier er rammen for den adfærd, vi ønsker i JN Data. Alle job indeholder elementer af målsættende, dialog- og resultatskabende adfærd. Ledelsens opgaver er mest målsættende, og medarbejdernes mest resultatskabende. I denne folder har vi markeret fokus for det enkelte job.
5
Fælles udfordringer Der er i forhold til ledelse – og i særdeleshed god ledelse – en række grundlæggende elementer, som skal være tilstede for at skabe de bedste resultater. I JN Data er vores værdier udgangspunktet for god ledelse. Herunder sætter vi særlig fokus på tillid, loyalitet og personlig udvikling.
Tillid
Vi tror på, at tillid mellem mennesker er det bærende for at skabe de bedste resultater. Tillid giver grundlag for åbenhed i dialogen. Det er vigtigt, for at motivation og engagement bliver de bærende faktorer over for partnerne og mellem kompetenceområderne i JN Data, når vi skal skabe de aftalte leverancer. En positiv og energisk udvikling kræver, at der kan være brug for at ændre måder og metoder, vi hidtil har brugt – for at optimere vores processer. Det vil kunne opleves som opstramning eller øget kontrol. Vi vil altid bestræbe os på fælles, effektive og enkle forandringer.
Loyalitet
Vi tror på, at loyalitet i en virksomhed som JN Data kun kan rettes ét sted hen: nemlig mod virksomheden. Det betyder, at loyalitet ikke er personificeret, og ledelsen forventer, at vi alle stiller spørgsmål, hvis en beslutning, et argument eller lignende ikke er til gavn for helheden. Den måde at definere loyalitet på skal også understøtte helhedssynet blandt ledelse og medarbejdere.
Personlig udvikling
6
Vi tror på, at alle ansatte i JN Data kan og vil udvikle sig sammen for at udvikle virksomheden. Derfor er dialogen mellem nærmeste leder og medarbejder en forudsætning for at etablere det tillidsrum og den åbenhed, som sikrer medarbejderen størst mulig indflydelse på egen udvikling inden for virksomhedens rammer. Det er vigtigt, at vi fortsat bliver mere præcise over for hinanden, når det gælder de beslutninger, som medarbejderen og lederen har indflydelse på. Det er vigtigt at sætte ord på forventningerne til hinanden for at undgå skuffelser. Både lederen og medarbejderen skal være bevidste om, at de enkelte opgaver modsvares af de rette kompetencer og det rette ansvar. Vi tror på, at vi i forhold til de forskellige opgaver, vi løser, skal være bevidste om, hvilke teknikker vi benytter til at delegere, følge op og rapportere. Vi vil være bevidste om at have effektive procedurer, der aldrig ender i tungt bureaukrati.
ROLLER Vi anvender tre perspektiver, når vi beskriver rollerne:
Strategisk ledelse
Strategisk ledelse
Vi beslutter, hvor vi vil hen, og hvordan vi kommer derhen.
Ledelse af medarbejdere
Ledelse af medarbejdere
Vi evner at inspirere, støtte og fremme medarbejdernes potentiale.
Planlægning og styring
Vi forbereder os på fremtiden og tager kontrollen. Vi agerer frem for at reagere.
Planlægning og styring
7
Direktør Hvad gør direktøren til en god leder?
Strategisk ledelse
Ledelse af medarbejdere
Planlægning og styring
Opgaven
Direktørens vigtigste opgave er at lede og udvikle JN Data som virksomhed. Det er direktøren, der er kaptajn. Direktøren udstikker retningen og viser vejen. Som direktør tænker du langsigtet og visionært – træffer de beslutninger, som er med til at sikre, at JN Data også har en berettigelse i morgen. Med troværdighed og stærke kommunikative evner, kan du skabe mening, engagement og commitment – både blandt medlemmerne i chefgruppen og i resten af organisationen. Som direktør tegner du billedet af JN Data udadtil. Dine primære eksterne interessenter er bestyrelsen, formandskabet, it-komitéen og virksomhedens største leverandører. Relationer, der har stor betydning for virksomhedens handlerum. Og det er afgørende, at parterne oplever en tillidsfuld og handlekraftig dialog.
Det kan du forvente at opleve
Direktøren er den øverst ansvarlige i JN Data og har den direkte medarbejderledelse over for direktørgruppen og økonomichefen. Direktøren leder ved at delegere og være katalysator for tillidsfuld involvering. Når situationen kræver det, er direktøren både handlekraftig og konsekvent. Direktøren er sig selv, er åben og klar i sin kommunikation og fremstår lyttende og ligeværdig i sin dia log. Direktøren udviser både menneskelig indsigt og forståelse for forretningen i alle beslutningsfaser.
8
Chefgruppe Hvad gør chefgruppemedlemmerne til gode ledere?
Strategisk ledelse
Ledelse af medarbejdere
Planlægning og styring
Opgaven
Chefgruppens vigtigste opgave er at sikre, at de fælles strategiske rammer og mål bliver realiseret. Mål som chefgruppen aktivt har været med til at udforme. Som chefgruppemedlem tænker og agerer du tværorganisatorisk og evner at formulere og formidle klare og præcise forventninger for dit område. Du agerer rettidig og viser den nødvendige handlekraft og kender din forretningsmæssige prioritering. Dine vigtigste eksterne samarbejdspartnere er vores partnere og JN Datas større leverandører. Sammen med dem sikrer du en aftalebaseret gennemsigtighed i samarbejdet, leverancerne og at I er enige om prioriteringerne.
Det kan du forvente at opleve
Chefgruppemedlemmerne refererer enten til direktør, til vicedirektør eller underdirektør. Chefgruppen leder primært gennem rammer og målstyring, delegerer de nødvendige beføjelser til afdelingslederne og sikrer den opfølgning, som situationen kræver. Jobbet indebærer stor loyalitet over for virksomheden og de beslutninger, ledelsen træffer. Der er fokus på helheden og det tværorganisatoriske. Chefgruppemedlemmerne er kompromissøgende, konfliktløsende og kan skabe gode relationer – både internt i organisationen og til partnerne.
9
Afdelingsledelse Hvad gør afdelingsledelsen til et godt ledelsesteam?
Strategisk ledelse
Ledelse af medarbejdere
Planlægning og styring
Opgaven
Afdelingsledelsen skal gøre JN Datas strategiske målsætninger konkrete, nærværende, meningsfyldte og synlige for partnere og medarbejdere. Afdelingsledelsen skaber sammenhæng mellem strategien og dagligdagen, så det giver mening for den enkelte medarbejder. Afdelingsledelsen demonstrerer fagligt overblik og viser, at den faglige specialviden ligger hos medarbejderne. Afdelingsledelsen samarbejder med medarbejderne og sikrer, at de nødvendige indstillinger og oplæg til beslutninger bliver udarbejdet til direktørgruppen. Afdelingsledelsen har indsigt i, og interesse for, medarbejdernes potentialer og sørger for, at de rette kompetencer altid er til stede. Afdelingsledelsen udarbejder realistiske planer, der både tilgodeser de aftalte leverancer og det hele menneske.
Det kan du forvente at opleve
Afdelingslederen eller teamlederen har den direkte ledelse af sine medarbejdere. Afdelingsledelsen står først og fremmest for resultatorienteret ledelse. Sammen med medarbejderne omsætter afdelingsledelsen de strategiske mål og rammer til konkrete opgaver, og sørger for, at de på sikker og robust vis bliver ført ud i livet. At resultater skabes gennem andre, har afdelingsledelsen en grundlæggende tro på.
10
Afdelingsledelsen viser tillid til medarbejdernes faglighed og forstår, at vi som mennesker er forskellige og evner at se og udvikle medarbejdernes individuelle potentialer. Afdelingsledelsen er forandringsparat, motiverende og kan binde teknologien sammen med partnernes behov.
Medarbejder Hvad kendetegner en god medarbejder?
Strategisk ledelse
Ledelse af medarbejdere
Planlægning og styring
Opgaven
Medarbejderen er den, der er operationelt ansvarlig for, at strategien på praktisk vis bliver ført ud i livet. Som medarbejder udfører du loyalt de opgaver, som er aftalt og planlagt. Du tager ansvar for, at løsningerne lever op til den robusthed, der er afgørende for at kunne levere sikker, stabil og effektiv drift. Du kan planlægge og prioritere egen tid og egne opgaver – og du ved, hvornår tiden er inde til at sige fra. Som medarbejder er det en selvfølge, at du deler din viden og faglighed med andre. Du værdsætter gode tværgående relationer og forstår, at vi er stærkere sammen, og at vi har et fælles ansvar for at levere den bedst mulige service til partnerne.
Det kan du forvente at opleve
Medarbejderen viser stort engagement og tager ansvar – både for opgaverne, sig selv og sine kolleger. Medarbejderen er loyal over for trufne beslutninger, bidrager aktivt til helheden og deltager konstruktivt, åbent og nysgerrigt i dialogerne – både med ledelsen i JN Data, kolleger og ikke mindst med vores partnere. JN Datas medarbejdere er kendetegnet ved at være fagligt kompetente, nysgerrige, opsøgende, og sidst – men ikke mindst – forstår de det vigtige i at sige til og fra.
11
Fra distance til nærvær Vi leder med nærvær
Nærvær handler ikke alene om at være fysisk tilstede. Nærvær handler om fokus på det daglige samspil. Det opstår ikke af sig selv, men er omvendt heller ikke betinget af store forkromede indsatser – ”det banale er det basale”. Det er vores indstilling og væremåde i hverdagen, der gør forskellen: Hvordan er vi sammen, hvordan taler vi sammen, og hvordan omgås vi hinanden? Ledelse via distance er en udfordring, der gør det nødvendigt at lede på en måde, der gør en forskel.
Skab relationer
Skab relationer, der bygger på tillid. Vis, at du er til at stole på og til at få fat i, og vis tillid til hinandens kompetencer. Lær hinanden at kende socialt og fagligt. Skab fælles historie. Det er helt basal interesse for hinanden som medarbejdere og mennesker, der skaber den store forskel.
Afstem forventninger
Skab en fælles forståelse af, hvad nærvær er. Du kan ikke opfylde alles forventninger, derfor er det vigtigt, at du laver klare aftaler om, hvordan og hvor ofte I kommunikerer, hvornår du er fysisk tilstede, og hvornår du ikke er.
12
Vær til stede
Vis at du er nærværende ved at lytte og spørge ind. Involver dig, gå foran og skab fælles retning. Prioriter at overholde aftaler, og lad ikke telefonsamtaler eller mails afbryde samtaler.
KOMMUNIKér, engagér og involvér
Kommuniker de informationer videre, som kan skabe involvering og engagement. Udsend dagsordner og mødereferater, og vær sikker på at alle får samme information. Opdater din kalender, så det er muligt at følge med i, hvor du er, og hvor du har dit fokus.
Værktøjer
”Gå, ring, skriv” er den rigtige rækkefølge for god kommunikation i JN Data. Vi har mange værktøjer, der kan hjælpe dig og supplere din synlighed. Brug dem, gå foran og vis værktøjernes effektivitet. Få talt om, hvordan I vil bruge værktøjer som fx videomøder, communicator, SMS, e-mail, beslutningsreferater, nyhedsbreve, blogs etc.
Vær der, når der er brug for dig
Vær fysisk og mentalt tilstede, når det handler om konfliktløsning eller alvorlige samtaler. Hvis et fysisk møde ikke lader sig gøre, så tal sammen via telefon eller video. Lyt og spørg ind. Du kan ikke gætte dig til, hvordan medarbejderen har det, men du kan spørge ind til det, og vise omsorg. Følg op hurtigst muligt.
13
At lede forandringer Vi er i en tid med konstante forandringer. Forandringer er ikke længere en overgang. Forandringer er en tilstand og en del af dagligdagen. Forandringsledelse handler både om at lede og vejlede andre gennem processen fra et sted til et andet. I JN Data er vores værdier grundlaget for god forandringsledelse. Planlægningen af forandringer kræver en definition af formålet, en analyse af forandringens konsekvenser for medarbejder, organisation og ledelse, en plan for aktiviteter som sikrer forankring af forandringen – og ikke mindst en kommunikationsplan. God forandringskommunikation i JN Data er åbenhed, der skaber mening. Vi kommunikerer, hvorfor forandringen skal ske, og hvad vi får ud af det. Det er vigtigt at kommunikation sker på flere niveauer og via forskellige informationskanaler. Derfor bør du dele ud af din viden og åbent drøfte forskellige scenarier med dine medarbejdere i hele processen. Gennem god kommunikation skabes der et medejerskab af forandringerne. Du skal sørge for, at der altid er mulighed for at stille spørgsmål, og at det er de rigtige, der giver svarene. Du vil møde forskellige følelsesmæssige reaktioner. Det kan være frustrationer og glæde i forbindelse med en forandring. Det kan være svært at rumme andres følelser. Det vigtigste er, at du lytter og forsøger at forstå, anerkender reaktionen, og værdsætter at medarbejderen deler den med dig. Du både gør som du siger, og siger som du gør. Du efterlever selv den forandring, du ønsker.
14
Vores værktøjer JN Datas strategi danner rammen om den daglige prioritering, styring og planlægning. For at understøtte JN Datas strategi har vi udviklet en række værktøjer, som er med til at udvikle virksomheden, os selv og hinanden. Arbejdspladsvurdering Det fysiske arbejdsmiljø vurderes én gang årligt med en arbejdspladsvurdering i forbindelse med personaleudviklingssamtalen. Eskalationstrappe En beskrivelse af processen til udvikling af medarbejdere, når evt. adfærdsregulering er nødvendig. Evalueringssamtale Ved nyansættelse gennemføres evalueringssamtale efter tre måneder med henblik på at afstemme fælles forventninger. Fratrædelsesinterview Ved fratrædelser gennemføres et fratrædelseinterview, der bruges som lærerig erfaring for JN Data. JTI typekoder Jungiansk Type Indeks (JTI) giver indsigt i ligheder og forskelle mellem typer af mennesker. JTI anvendes i teamudviklingssammenhænge.
JTI Z-model Z modellen er et praktisk værktøj til systematisk problemløsning baseret på JTI. Kommunikationsmodel Kommunikationsmodellen kan bruges til at sikre og udvikle respekten for hinanden. Ledelsesspotmåling Resultatet af ledelsesspotmålingerne giver anledning til en god dialog mellem leder og medarbejder om forventningerne til ledelse. Medarbejdertilfredshedsanalyse Resultatet af medarbejdertilfredshedsanalysen giver os nogle indikationer om, hvor vi fortsat kan udvikle JN Data. OK teori OK teorien er en teori, der bruges til at forstå reaktionsmønstre.
OPQ32 Occupational Personality Questionnaire (OPQ32) måler på 32 personlighedsfaktorer og anvendes til rekruttering og udvikling. Personale udviklingssamtale Udviklingssamtale mellem leder og medarbejder til at afstemme forventninger og sætte klare mål omkring arbejdsopgaver, kompetencer, samarbejde og udvikling. Situationsbestemt ledelse Situationsbestemt Ledelse® er en ledelsesmodel, der hjælper lederen med at fastlægge, udvikle og træne den mest hensigtsmæssige ledelsesstil i forskellige situationer. Skab overskud Konceptet ”Skab overskud” er et stressforebyggende kursus for afdelinger/teams, der kan rekvireres af afdelingslederen/ teamlederen hos HR.
15
16 www.simpatico.dk