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Manual de procesos con Abies – versión 2.0 Disponible completo en http://goo.gl/D93LIu http://bibliotecasescolaresenredalbacete.blogspot.com.es

por @jmanuelgarrido

ABIES: CDU, CATALOGACIÓN E INTEGRACIÓN DE REGISTROS

3.1. USO Y ADAPTACIÓN DE LA C.D.U. Vamos a explicar brevemente una cuestión importante. A la hora de especificar de qué trata el contenido de un documento, se utilizan dos parámetros: a) Los descriptores: son palabras, expresiones o frases que describen contenidos de un ejemplar. A un documento se le pueden asignar tantos descriptores como se quieran. Son la herramienta más efectiva, pues permite describir con mucho detalle las materias tratadas en un ejemplar, y a la hora de recuperación garantiza el éxito para usuarios poco expertos. b) La CDU (Clasificación Decimal Universal), que es un sistema que asigna una clave numérica a cada parcela del saber (material o conceptual). De manera breve, consiste en dividir el conocimiento en áreas (10 en total, identificadas y numeradas del 0 al 9), y cada área a su vez subdividirla en otras áreas más específicas. Por lo tanto a una materia específica, le corresponde la secuencia jerárquica de dígitos de todas las áreas en las que se encuentra. Veamos un ejemplo sencillo: 9

GEOGRAFÍA. BIOGRAFÍAS. HISTORIA. 91 Geografía. 912 Atlas.

En la mayoría de las bibliotecas del mundo se utiliza la CDU (Clasificación Decimal Universal) como sistema normalizado de clasificación temática general. Esto es importante puesto que así, un alumno familiarizado con la C.D.U. en la biblioteca de su centro, podrá moverse con soltura en cualquier biblioteca. Su representación, basada en números arábigos, la hace independiente de cualquier idioma y alfabeto, por lo que contribuye a disminuir las dificultades de orden lingüístico en las comunidades internacionales. En la biblioteca escolar las colecciones no tienen alto grado de especialización, y a la hora de recuperar información, las consultas por CDU no son prácticas, siendo preferible utilizar los descriptores de materia. Por ejemplo, para localizar documentos relativos a los sistemas operativos de ordenadores lo más práctico es buscar el descriptor “sistemas operativos”. Hay que tener presente que la C.D.U. no es estática, sino dinámica; por ello que se produzcan revisiones y actualizaciones. También hay que tener presente que contiene miles de entradas. Esto configurará nuestro trabajo en dos aspectos: 1) Necesidad de simplificar la C.D.U. al tipo de centro, fondos y usuarios de nuestro centro. 2) Necesidad de actualizar la C.D.U. a las últimas versiones revisadas. La CDU se utiliza en la biblioteca escolar principalmente con dos fines: 1º.- Organizar la distribución física de la colección. De esta manera se sabrá en que dependencia y estantería se ubica un documento concreto. 2º.- Habituar al alumnado a este sistema de clasificación, utilizado en la mayoría de bibliotecas públicas, universitarias y especializadas.

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3.1.A.

Simplificamos y adaptamos la C.D.U. de Abies

Las entradas de CDU se pueden dar de alta, eliminar o modificar desde la barra de tareas Auxiliares/CDU. Si seleccionamos la opción CDU aparece esta ventana.

La CDU se presenta de manera estructurada, con listas desplegables. Presenta hasta tres niveles de desarrollo. Basta desplegar las áreas oportunas para conocer las áreas más específicas en las que se divide. Un aspecto importante si hemos activado el Control de acceso, son las tareas permitidas a cada nivel:  Para el nivel de acceso de invitado, las opciones están restringidas y sólo se pueden realizar búsquedas para conocer las CDU que se utilizan en la biblioteca.  Para el nivel de acceso de bibliotecario, puede incorporar nuevos valores pero no puede eliminarlos.  El administrador puede crear y borrar las entradas de CDU. En la actualidad es conveniente SIMPLIFICAR y ACTUALIZAR la C.D.U. de Abies según la última publicación y modificación en España, correspondiente a 2004. ES RECOMENDABLE ENTRAR EN CONTACTO CON EL BIBLIOTECARIO PÚBLICO DE REFERENCIA.

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He elaborado un DOCUMENTO CON LA C.D.U. ACTUALIZADA Y SIMPLIFICADA PARA LOS CENTROS DE INFANTIL Y PRIMARIA FÁCILMENTE AMPLIABLE A LOS DE SECUNDARIA. Está disponible para su descarga en la plataforma gratuita ISSUU (es necesario registrarse)

http://issuu.com/jmanuelgarrido/docs/cdu_be_ceip Este documento es muy útil para realizar el siguiente proceso. Ante cualquier duda remitimos a los siguientes documentos: _ SAN SEGUNDO, Rosa (2004): Clasificación Decimal Universal (CDU). Edición de bolsillo. Madrid. AENOR. _Departamento de Educación y Cultura de Navarra. (2007): La Clasificación Decimal Universal en los Currículos Escolares. Gobierno de Navarra. Disponible en: http://goo.gl/OLB3XR

ACTUALIZAR LAS ENTRADAS DE NUESTRA C.D.U. DE MANERA MANUAL Para poder simplificar y actualizar la C.D.U. no debemos tener el catálogo de nuestro centro cargado en el programa. Por lo tanto esta operación deberemos realizarla antes de recuperar la copia de seguridad. Para modificar una entrada, hay que borrar la existente y posteriormente darla de alta con los datos correctos. Cuando se quiera dar de alta una nueva entrada, lo primero que hay que hacer es localizar el nivel inmediatamente anterior del que “colgará” la nueva. En ese momento se pulsa el botón Nuevo valor, y aparecerá la siguiente ventana: Ahora basta con rellenar los campos con el código y la descripción de la materia, y posteriormente seleccionar pulsar Añadir para validar su incorporación. La nueva entrada aparece como la última del nivel en el que se ha creado. Hay que tener cuidado, pues en ocasiones esta circunstancia provoca que los niveles no se presenten de manera ordenada. OBSERVACIÓN IMPORTANTE: Un consejo a tener en cuenta es que en el Abies de nuestra biblioteca deberíamos dejar solamente aquellas entradas que vayamos a utilizar. Si en un momento determinado nos hiciera falta alguna nueva entrada podríamos crearla sin problemas. Igualmente debemos crear en el Auxiliar/CDU, bajo el nivel 82 (Literatura), aquellas entradas referidas a los fondos de ficción que se utilizan de manera estandarizada, es decir:

I A N P T C

IMÁGENES (EDUCACIÓN INFANTIL / ESCASO TEXTO) ÁLBUMES NARRATIVA POESÍA TEATRO CÓMIC

Así, la categoría 8, quedaría como sigue en la siguiente tabla: 8

LENGUAJE. LINGÜÍSTICA. LITERATURA.

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81 82

821

Lingüística y lenguas. Literatura. Historia de la literatura. I Libro infantil. A Álbumes. C Cómic. N Narrativa. P Poesía. T Teatro. Obras de teatro. NJ Narrativa juvenil. Novela. PJ Poesía juvenil. TJ Teatro juvenil. 82-6 Cartas. Arte epistolar. Correspondencia. 82.09 Crítica literaria. Estudios literarios. Literatura de las distintas lenguas. 820 Literatura inglesa. 830 Literatura alemana. 840 Literatura francesa. 850 Literatura italiana. 860 Literatura española. 867 Literatura iberoamericana. 869 Literatura portuguesa. 871 Literatura latina clásica. 875 Literatura griega clásica. 888 Resto de literaturas europeas. 890 Literatura del resto de países.

SIGNATURAS ACEPTADAS. (Poniendo de ejemplo la literatura inglesa -820-) 820.09 (Crítica literaria) 820-1 (Poesía) 820-2 (Teatro) 820-3 (Novela) 820-32 (Novela corta) 820-34 (Cuento) 820-4 (Ensayos) 820-6 (Cartas) 820-7 (Sátira. Humor)

820-8 (Obras completas). Aunque el autor haya escrito en un sólo género. 820-82 (Misceláneas, antologías, etc.) 820-84 (Máximas, sentencias, aforismos, etc.) ** Como excepción no podremos ni -82, ni -84 cuando las obras sean de Albacete. En todas -8 820-9 (Otros géneros) 820-94 (Hª como género literario)

Para facilitar la localización de los libros en otras lenguas procederemos de la siguiente manera. _se editarán e imprimirán etiquetas de pequeño tamaño en las que aparecerán los nombres de los idiomas en los que tenemos fondos. Por ejemplo: inglés, francés, alemán, italiano,… _a estos libros se les colocará su etiqueta correspondiente al idioma sobre el tejuelo y el identificador de nivel lector; de tal forma quedaría, empezando por abajo: tejuelo del libro, identificador de nivel lector, identificador de la lengua diferente a la genérica de la biblioteca. _en el tejuelo de estos ejemplares, si es de ficción, aparecerá la N, P, T, C,… correspondiente; si es de información su numeración adecuada según la C.D.U., al igual que en cualquier otro ejemplar de la biblioteca. _a todos, deberemos añadirles el descriptor del idioma correspondiente y su aplicación pedagógica de etapa e idioma para así poder realizar búsquedas. _los libros en otras lenguas se colocarán en la biblioteca siguiendo estos criterios:

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 los de ficción en la zona de ficción, juntos los del mismo idioma, en la sección del nivel lector correspondiente. Si hay muchos y las posibilidades de espacio lo permiten, se separarán los de cada género (N, T, P, C,…).  los de información se colocarán en su lugar correspondiente, es decir, todos los libros de matemáticas (CDU, número 51) juntos; cada uno con sus identificadores correspondientes, de nivel de lector recomendado e idioma Igualmente deberíamos fijar un criterio para clasificar los fondos de tipo local. Las signaturas recomendadas a utilizar en Albacete serían las siguientes: CM CASTILLA – LA MANCHA. SE AÑADE A CONTINUACIÓN DE LA CM EL CÓDIGO RESPECTIVO DE LA C.D.U. Por ejemplo un libro sobre mapas de Castilla – La Mancha sería CM 91 y uno de música CM 78

SL

ALBACETE SE ASIGNA “SL” PARA INDICAR LA SECCIÓN LOCAL EN CUALQUIER BIBLIOTECA. SE AÑADE A CONTINUACIÓN DE LA SL EL CÓDIGO RESPECTIVO DE LA C.D.U. Por ejemplo Un libro sobre juegos de Albacete sería SL 796

Igualmente con los fondos audiovisuales, podríamos establecer la siguiente tabla en nuestra C.D.U. 791

CINE. Cuando sean recursos audiovisuales se configurará así DVD En función del tipo de soporte, configurándose en el segundo renglón del tejuelo. INF

INFANTIL

DA

DIBUJOS ANIMADOS

ANI

ANIMACIÓN

FAN

FANTASÍA

AVE

AVENTURAS

MUS

MUSICAL

DRA

DRAMA Y CONTENIDO SOCIAL

COM

COMEDIA

DVD ANI pol Ejemplo de tejuelo para la película en DVD de “Polar Expres”.

MATERIAS (SU NÚMERO RESPECTIVO)

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ACTUALIZAR LAS ENTRADAS DE NUESTRA C.D.U. DE MANERA AUTOMÁTICA Desde la Asesoría del CEP de Albacete se ha modificado un archivo del Programa Abies que permite, simplemente cambiando un archivo, adecuar la C.D.U. del programa de manera automática. Para abrir estos archivos y analizar o modificar su contenido SOLO SE DEBE UTILIZAR UN PROGRAMA TIPO “BLOC DE NOTAS”. Estos archivos son:  CDU1 – Destinado a centros de infantil, primaria y secundaria. Disponible en: o

http://goo.gl/XZN8nr

 CDU2 – Destinado a centros de secundaria, bachillerato y módulos profesionales. En: o

http://goo.gl/UrOJZp

 CDU3 – Destinado a centros con mayores niveles de exigencia en el proceso de catalogación. Disponible en: o

http://goo.gl/EusFpj

Para proceder a realizar el cambio debemos actuar de la siguiente manera: 1. Descargamos el archivo que más nos interese del enlace correspondiente. Lo guardamos en una carpeta que tendremos creada en el ordenador llamada “abies_cdu”. 2. Vamos a la ubicación donde tenemos el programa Abies 2 en nuestro ordenador, normalmente en: C:/Archivos de programas/Abies2 o en C://Abies 2 3. En dicha ubicación encontraremos un archivo cuyo nombre es “Cdu.dat”. A dicho archivo le tenemos que cambiar el nombre (podemos hacerlo con ayuda del botón derecho del ratón) de forma que quede así “Cdu-original.dat” 4. Una vez que hayamos hecho este cambio de nombre iremos a la carpeta inicial (punto 1) donde hemos guardado nuestro archivo descargado. Copiamos nuestro archivo descargado. 5. Vamos a la carpeta de Abies2 y pegamos dicho archivo. 6. Cambiamos el nombre de nuestro nuevo archivo. Para ello eliminaremos el número final de manera que quede nombrado así “Cdu.dat”. 7. Ahora abrimos Abies y ya podremos comprobar en la barra de tareas, auxiliares, como se ha modificado la CDU que se nos muestra. El archivo CDU.dat original podemos recuperarlo de este enlace http://goo.gl/KIyFQM

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3.2. EL CATÁLOGO Y SU CONSULTA El catálogo es el instrumento que nos permite consultar los fondos de nuestra colección para localizar documentos de nuestra biblioteca. La información sobre los fondos propios de la Biblioteca se estructura en dos bases de datos: registros bibliográficos y ejemplares. La razón de esta división es evitar la disfunción que supone toda redundancia innecesaria. La base de datos de registros reúne la descripción bibliográfica del objeto. Contiene, por tanto, la información común a todos los ejemplares idénticos. La base de datos de ejemplares contiene la información específica de cada ejemplar concreto. Esta es su pantalla, vamos a explicarla. En esta parte podemos realizar consultas sobre nuestro catálogo, es como si aplicásemos un filtro sobre el mismo. No afecta a los depósitos.

Aquí se nos permite seleccionar el campo sobre el que vamos a realizar la búsqueda, para ello debemos marcar el campo en la parte inferior, en cualquiera de los registros. Después escribiremos en la casilla el dato que estamos buscando. En esta fila tenemos cada uno de los campos de los registros. Estos son: ejemplar, registro, título, autor, editorial, ISBN, tipo, ubicación, Sig1, Sig2, Sig3, etc.

En verde, fondos no prestados; en rojo, ejemplares prestados. Desde aquí podemos imprimir:  el libro de registro,  el listado de ejemplares,  los códigos de barra,  los tejuelos,  informes.

Nos recuerda que podemos activar la ayuda con F1

En la parte central vemos nuestro catálogo, los ejemplares que tenemos. Pinchado en la fila superior, gris, sobre alguno de los campos, se nos ordenará nuestro catálogo en base a ese campo.

En esta zona contamos con dos apartados en referencia a los fondos de nuestra biblioteca. -Los “Datos del fondo”, son los datos comunes a todos los ejemplares que son iguales. Son: tipo, título, autor, editorial y año. -Los “Datos del ejemplar” reúne la información concreta de un ejemplar. Son: número de ejemplar, número de registro, tipo de fondo, signatura y ubicación.

Aquí vemos el número del ejemplar en el que estamos y el número total de ejemplares de la biblioteca.

En el botón “Lecturas” podemos consultar de manera cronológica qué usuarios han leído el ejemplar que tengamos marcado.

En el botón “Administrador” conseguimos cambiar el nivel de acceso (si está activado) introduciendo la clave correspondiente. En esta barra tenemos los botones para crear nuevos registros, ver los detalles de un ejemplar, eliminar un ejemplar o actualizar el catálogo.

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Desde la pestaña “Nuevo” se nos permite catalogar un nuevo ejemplar, antes nos aparece el cuadro de dialogo “Consulta avanzada” que realiza la búsqueda de los datos tanto en el “Catálogo” como en el/los “Depósitos”.

3.2.A.

La opción “Detalles” nos abre la ficha de un ejemplar concreto que hemos seleccionado y que ya está creada y nos permite modificarla.

La opción “Eliminar” solo la puede utilizar el Administrador y se usa para eliminar definitivamente un ejemplar del “Catálogo”.

Desde la pestaña de “Actualizar” se desempeña la función (especialmente en red) de hacer que aparezcan los elementos del “Catálogo”, después de que hayan podido ser añadidos, modificados, eliminados, prestados o devueltos ejemplares desde cualquier puesto informático con acceso al catálogo.

El botón de “Lecturas” nos permite consultar qué usuarios se han llevado prestado un determinado ejemplar. Nos facilita una tabla con el tipo de lector, curso, apellidos y nombre, la fecha en que se prestó y el total de lecturas. Es accesible por el Administrador y por el Bibliotecario.

Consultar el catálogo

El OPAC (Open Public Acces Catalog, Catálogo en línea de acceso público) es el instrumento que nos permite consultar los fondos de la colección para localizar documentos. El OPAC se utiliza con dos fines distintos: 1. Localizar los fondos que cumplen con unas determinadas condiciones, para seleccionar y posteriormente consultar. 2. Localizar registros bibliográficos, bien en el depósito bien en el catálogo, en el momento de catalogar un ejemplar. Las formas de abrir el OPAC desde la pantalla de Catálogo son las siguientes: a) Pulsamos sobre la opción Consulta simple. b) Pulsamos sobre la opción Consulta avanzada c) Pulsamos sobre el botón con la etiqueta Nueva para dar de alta un ejemplar. CONSULTA SIMPLE La Consulta simple presenta la siguiente pantalla, en ella se completan los campos en función del tipo de búsqueda que queremos realizar, se divide en cinco bloques. 1. Código de barras / ISBN. 2. Tipo de documento. 3. Depósito Legal. 4. Cualquier campo. 5. El último bloque lo constituye un conjunto de campos, asociado cada uno a un elemento importante del registro bibliográfico. Basta colocar los términos que vamos a emplear en su lugar correspondiente. Indicar algunas características para realizar las búsquedas: Archivo actualizado a mayo de 2014

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 que aparte del tipo de documento sólo se puede utilizar un bloque por búsqueda. Es decir, no podemos buscar a la vez por el depósito legal y por el término “Cervantes”.  no es sensible a los símbolos diacríticos, es decir, da igual que se escriban en mayúsculas o minúsculas, se omitan o no las tildes.  Las palabras no significativas (preposiciones, artículos,…) no son términos válidos de búsqueda. Para buscar “La isla del tesoro” se utilizarán sólo “isla” y “tesoro”.  El orden de los términos es indiferente. Antes de rellenar el formulario debemos tener presente que el botón “Búsqueda Exacta” fuerza a que los términos que vamos a emplear coincidan totalmente con los que recupera. Si no está activado, recuperará aquellos que contienen el término de búsqueda; pero de manera mucho más lenta. Cómo establecer los criterios de búsqueda Establecer unos criterios apropiados en la consulta es la clave para obtener el resultado correcto y evitar los dos problemas que presentan las consultas: SILENCIO: No se recuperan documentos. RUIDO: Se recupera un excesivo número de documentos, la mayoría de los cuales no se ajusta a lo que estamos buscando. La forma más recomendable de realizar un búsqueda es empezar utilizando el mínimo número de términos y con búsqueda exacta, y sólo en caso de ruido incorporar nuevos términos para hacer la consulta más restrictiva. Esta forma además de ahorrar tiempo a la hora de teclear la consulta evita infinidad de errores inesperados provocados por errores tipográficos o por elementos no normalizados. Por ejemplo: -

“Tolst” es preferible a “Leon Tolstoi”, pues en algunas ocasiones no se escribe el nombre y en otras se utiliza la forma “Tolstoy”.

-

“Cabaña” es preferible a “Cabaña tio tom”, pues si tenemos el libro “La cabaña del tío Tomás” no se recuperaría.

CONSULTA AVANZADA La consulta avanzada permite establecer criterios de búsqueda más precisos que la consulta sencilla. Incluye más campos en los que consultar y la posibilidad de utilizar operadores booleanos o lógicos. Los operadores booleanos son tres: Y: Fuerza a que el documento contenga los términos que aparecen en el campo O: Es optativo que el documento contengo los términos que aparecen en el campo NO: El documento no puede contener los términos que aparecen en el campo Al hacer un click sobre ellos se va cambiando el valor. Por defecto en todos aparece “Y”. Los filtros Una vez recuperado el resultado de la consulta, se nos muestra en pantalla el número total de documentos recuperados y una breve información sobre ellos. Si hacemos click sobre el botón “Aplicar filtro”, en la pantalla del catálogo sólo aparecerán los documentos seleccionados, para poder analizarlos más en detalle. Para volver a la situación inicial basta con pulsar sobre “Quitar filtro” en la columna de la izquierda.

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La consulta del registro bibliográfico y los ejemplares En la pantalla del catálogo se muestran en una tabla los asientos bibliográficos, bien en todo su conjunto o bien tras aplicar un filtro. En la parte superior aparecen los datos más importantes relativos a los ejemplares de la colección en formato tabla, y en la parte inferior los datos del ejemplar seleccionado en la tabla. Los ejemplares con un icono verde indican que están sin prestar, los que tienen el icono rojo es que están prestados. Si deseamos ver el asiento bibliográfico completo basta con hacer un doble click sobre unos de los ejemplares de la tabla. Entonces aparece una ventana que nos muestra todos los datos relativos a ese ejemplar. Las dos primeras pestañas no presentan los datos del documento y la tercer los datos del ejemplar.

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3.3. INTEGRACIÓN DE NUEVOS REGISTROS AL CATÁLOGO. La catalogación es un proceso técnico por el que se crean los asientos bibliográficos de los documentos que posee la biblioteca. Además de la información estrictamente bibliográfica, se indican otras informaciones importantes para la gestión del documento: el tipo de ejemplar, la ubicación, la signatura topográfica, el número de registro, el tejuelo y el código de barras. Ahora analizaremos cómo catalogar un documento con Abies y veremos las herramientas que ofrece la aplicación para simplificar esta tarea. La manera de rellenar los datos del registro bibliográfico es muy sencilla. Basta con introducir la información oportuna en cada campo. En caso de duda se sitúa el cursor en el campo y se pulsa la tecla F1, para que nos muestra la ayuda contextual con una aclaración de la información que debe indicarse en ese campo. REGISTRO BIBLIOGRÁFICO Y EJEMPLAR Cuando catalogamos con una aplicación informática debemos tener en cuenta la diferencia que existe entre un registro bibliográfico y los ejemplares asociados al mismo. El registro bibliográfico contiene todos los datos correspondientes a la identificación, descripción física y descripción de contenido de un documento. Además, a estos datos se asocian los datos correspondientes a los ejemplares que existen en la biblioteca de dicho documento. Los datos del documento se introducen una sola vez en el sistema informático, mientras que se pueden dar de alta todos los ejemplares del mismo que deseemos completando tan solo los datos del registro bibliográfico correspondiente: ubicación de ese ejemplar, tipo de documento según la política de préstamo, etc. Además, el sistema atribuirá a cada ejemplar un número automático que servirá para identificarlo. AÑADIR UN REGISTRO BIBLIOGRÁFICO Para dar de alta un nuevo ejemplar, estando en la pantalla de Catálogo, se pulsa sobre el botón de Nuevo..., pasando a la ventana de consulta. Introducimos los datos a buscar, con el ISBN sería suficiente. El motivo por el que aparece esta ventana es que el primer paso es comprobar si el documento que se desea añadir ha sido catalogado anteriormente en nuestra biblioteca o en otra y por tanto sus datos se encuentran ya en el catálogo o en el depósito. Para ello el depósito debe estar instalado y activo. Si el registro se encontrase en el depósito, se recuperaría la información bibliográfica y solamente habría que añadir o modificar la información relativa al contenido del documento (para que sea coherente con el resto de la colección de nuestra biblioteca) y los datos correspondientes al ejemplar. Si el registro se encontrase ya en el catálogo, lo Archivo actualizado a mayo de 2014

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que tendríamos que hacer es incorporar un nuevo ejemplar. En este caso bastaría con incluir la información relativa al mismo. Si el registro se encuentra en el depósito, se recoge el registro con la información bibliográfica y sólo queda añadir la información relativa a la materia del documento (para que esta sea coherente con el resto de la colección de nuestra biblioteca), y los datos propios del ejemplar. Veamos cada uno de los casos posibles:

3.3.A.

Uso del Depósito de Abies y el Auxiliar

RECUPERAR UN REGISTRO DEL DEPÓSITO O DEL DEPÓSITO AUXILIAR Si al efectuar la consulta, preferiblemente por ISBN o título, se recuperan registros bibliográficos del depósito o del depósito auxiliar, se abre una ventana con la siguiente información: dónde se han localizado, cuántos son y la lista de títulos, acompañados del año de edición. Este último dato nos servirá para seleccionar el registro que coincida en mayor medida con el documento que queremos catalogar. Esta ventana muestra el número de registros localizados en el catálogo, en el depósito y el depósito auxiliar.

Entre estos registros se selecciona el que se corresponde con el documento que se quiere catalogar y se pulsa el botón “Seleccionar Registro”, que conduce a la ventana con los datos del documento. Esta ventana está compuesta a su vez por tres pantallas a las que se accede pulsando en las tres pestañas de la parte superior:

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Datos principales: Contiene la información más relevante del documento, la más importante de cara a su descripción. Tipo de documento: ABIES muestra por defecto la opción Libro pero podemos poner vídeo, grabación sonora, documento gráfico, archivo de ordenador… Año de publicación: se refiere a la edición/reimpresión que se está catalogando. Este campo tiene dos recuadros, pero normalmente sólo se rellenará el primero con la cifra que también irá en el campo Año de edición. Si es una obra en volúmenes que se han publicado en distintos años, en el primer recuadro se pone el año de publicación del primer volumen y en el segundo el año del último. Si no consta la fecha de publicación ni de impresión pero sí el Depósito Legal (D.L. M.126-1969), se escribe la de éste (1969). Autor: en este campo no se escribe directamente pero podemos optar entre Persona, Entidad o Congreso. a) Persona  Este campo no es repetible, por lo que si hay varios autores, aquí se pondrá el principal y el resto en el campo Otros autores.  Para escribir, activaremos la lista de autores y lo elegimos. Si no estuviera podemos crearlo y se incrementa a la lista alfabética con el siguiente formato: APELLIDOS. Nombre del autor principal.  El nombre del autor constituye el encabezamiento principal, apareciendo en el código de barras y en el tejuelo. Si no se consigna, el encabezado principal será el título.  Si el documento tiene uno, dos ó tres autores principales (con responsabilidad de la misma categoría), en el campo Autor se escribe el primero y el resto en Otros autores (junto a otros posibles responsables, como el autor de la edición literaria, el prólogo, etc.). Estos constituyen los encabezamientos secundarios.  Si la obra es anónima no se rellena el recuadro Autor, sino el de Otros autores con los datos del editor literario o de las personas con otro tipo de responsabilidad. Así, el encabezamiento principal se habría hecho por el título y en la Signatura (pantalla Datos del ejemplar) se borraría el recuadro correspondiente al autor quedando constancia visible de su anonimato.  En el caso de una antología que recoge obras de diferentes autores se procede igual que en el caso anterior. b) Entidad Organización, empresa, institución, organismo público... Son obras que recogen el pensamiento colectivo de la entidad (Ej. “Proyecto educativo y curricular del Centro”). Se pone el nombre de la entidad en el campo Autor. Si hay duda o figura un autor individual en la portada, éste se consigna en el apartado Autor y la entidad va en Otros autores. Caso especial es el de las leyes que se encabezan por la jurisdicción a la que se aplican, así la Constitución Española de 1978 iría encabezada por ESPAÑA, que constaría en el campo Autor. c) Congreso Nombre del congreso en Autor, si se catalogan las Actas oficiales. Si se Cataloga una ponencia del Congreso, en Autor irá su autor y el nombre del Congreso en Otros autores. El nombre conlleva todos los datos del mismo, por ejemplo: Encuentro de cuadrillas (2º. 1985. Almería). Otros autores. Aquí van las menciones de responsables que no son autores principales, como el editor/a, el ilustrador/a, la introducción..., empezando por apellidos, nombre y una abreviatura que indica la naturaleza de su aportación. Título: El principal. Resto de título: El subtítulo, que unas veces figura en la portada con letra más pequeña, otras entre paréntesis; otras después de dos puntos. Resto de portada: Se repite el nombre y apellidos (ahora por este orden) del autor principal y textualmente lo que ponga en la portada acerca de las otras responsabilidades (por ejemplo: edición, introducción y notas de Miguel Martínez). Archivo actualizado a mayo de 2014

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Datos adicionales: Contiene la información relativa a la descripción física del documento y a su contenido, así como su posible aplicación pedagógica. Aquí nos permite añadir descriptores para poder localizar documentos. Prestar atención a la inclusión en estas solapas de descriptores de materia y de la CDU a los documentos. Nº de páginas Dimensiones: altura del libro en cm. Otra información: si tiene ilustraciones, láminas, fotografías o incluye otros materiales como mapas, láminas... Materias (Descriptores): en este campo se introduce el tema del documento. Con este fin se escoge de entre el conjunto de términos que nos ofrece el botón de búsqueda del programa. Los términos elegidos serán objeto de búsqueda cuando se quiera localizar el documento, siendo éste un procedimiento importante que habrá que llevar a cabo correctamente. (ver Indización e Indización en ABIES). Aplicación pedagógica: es un campo para la elección de la etapa educativa, ciclo, materia, La CDU (Clasificación Decimal Universal) es el sistema numérico oficial de clasificación por materias, va de lo general a lo particular. Los conocimientos se dividen en 10 grupos principales que a su vez se dividen en otros diez grupos y así sucesivamente. País y Lengua: este campo aparece automáticamente por defecto según se haya configurado la aplicación. Depósito legal: abreviaturas de provincia, número y año en los que se registra la edición. ISBN: desde el 1 de enero de 2007 el número del ISBN pasa de tener diez dígitos a trece, agrupados en cinco bloques separados por guiones (-) o espacios. A partir de entonces el ISBN se precede del 978 que identifica el producto libro, el 84 es España, después el código de la editorial, el del libro y el de control.

Datos del ejemplar: Contiene la información específica del ejemplar. Las dos pestañas anteriores serán comunes a todos los ejemplares de ese documento, pero ésta es propia y única para cada ejemplar. Abies permite especificar el número de ejemplares que van a ser catalogados con los datos bibliográficos introducidos en las solapas anteriores. Abies asigna un número de ejemplar distinto a cada documento. En esta última solapa es importante especificar el tipo de cada ejemplar (normal, restringido...), pues ello determinará el tiempo que cada ejemplar puede estar en préstamo según se especificó al establecer la política de préstamos. También puedes especificar el número de registro de cada documento. Nº del ejemplar: es el número interno que asigna el programa a cada ejemplar para identificarlo en la fase de préstamos. Figura en el código de barras y va acompañado de una letra de control. Deberá figurar tal cual en la portada del libro, bajo el nº de registro. Es muy importante para imprimir después el código de barras, el tejuelo, realizar los préstamos, etc. ABIES permite especificar el número de ejemplares que van a ser catalogados con los datos bibliográficos introducidos en las solapas anteriores asignando un número de ejemplar distinto a cada uno de ellos. Nº de registro: que se anota en el lugar elegido de la portada. Fecha de alta: de acuerdo con el calendario del equipo informático. Tipo de ejemplar: hay que introducirlo obligatoriamente, seleccionando no prestable, normal, restringido… lo que determinará el tiempo de préstamo en función de la política de préstamos establecida. Ubicación: en este campo especificaremos el lugar dónde se encuentra el documento: biblioteca, sala de profesores, departamento, despachos… Procedencia: si el ejemplar procede de una donación, canje, compra. Comentarios: estado físico del ejemplar, si tiene algún deterioro, si le falta algún elemento, si se ha reencuadernado... ISBN: de cada uno de los volúmenes del documento que estamos catalogando. Archivo actualizado a mayo de 2014

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Signatura: es el código para localizar el documento dentro de la Biblioteca. En el primer campo contiene el número de la CDU si lo hemos introducido en la casilla correspondiente de la pantalla anterior. En el segundo campo aparecerán por defecto las tres primeras letras del apellido del autor en mayúsculas. En el tercer campo también aparecerán por defecto las 3 primeras letras del título sin artículos, preposiciones... en minúsculas. Importe: coste del documento Moneda

Para terminar, se pulsa Aceptar. RECUPERAR UN REGISTRO DEL CATÁLOGO Si al efectuar la consulta se recuperan registros bibliográficos del catálogo, se abre la misma ventana que en el caso de que dichos registros hubieran sido recuperados del depósito. La única diferencia es que en la parte superior aparecerá señalada la opción Catálogo y, junto a ella, la cantidad de registros recuperados. El resto de la información y de las operaciones a efectuar es similar: se selecciona el documento que coincide con el que se quiere catalogar y se pulsa el botón Seleccionar Registro, que conduce a la ventana con los datos del documento. Sin embargo, en este caso tan sólo sería necesario introducir los Datos del ejemplar. Por último, se pulsa Aceptar.

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3.3.B.

Uso de Rebeca

REBECA es una base de datos que contiene registros bibliográficos en diversos formatos. No es un catálogo automatizado pues no contiene información sobre la localización de los registros. REBECA está concebida como una fuente de recursos para la catalogación automatizada. Su objetivo: permitir reducir el tiempo de catalogación y facilitar el mantenimiento normalizado de catálogos Los registros contenidos en REBECA se pueden extraer de forma gratuita para ser integrados en nuestro depósito auxiliar. La base de datos REBECA se actualiza a diario por colaboración entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y las Comunidades Autónomas, en una experiencia de catalogación cooperativa en la que actualmente participan más de 20 bibliotecas. Puedes realizar consultas a la base de datos REBECA de dos maneras distintas:  A través de Internet en: www.mcu.es/bibliotecas/MC/Rebeca/index.html  En tu ordenador local gracias a un CD-ROM que el Ministerio edita periódicamente. PROCEDIMIENTO PARA IMPORTAR REGISTROS DESDE REBECA A ABIES Existen varias vías de acceso a la base de datos REBECA, se puede leer sobre ello en el siguiente enlace http://www.mcu.es/bibliotecas/MC/Rebeca/ComoExtraerRegistros.html Aquí nos centraremos en una, por ser la más ágil y sencilla y la más interesante en nuestro caso. Para ello no es necesario ningún tipo de clave de acceso ni software adicional. Los pasos serían: 1. Para empezar, creamos una carpeta para guardar los registros que capturamos de Rebeca y queremos importar en Abies. Podemos llamarla de cualquier forma, puede ser ABIES_REBECA para identificarla mejor, y la colocamos, por ejemplo, en el Escritorio o en Mis documentos. Para ello creamos una carpeta nueva en nuestro Escritorio y le damos nombre. 2. También deberemos tener configurado nuestro navegador para que nos permita seleccionar la carpeta donde queremos guardar los archivos que descarguemos y con el nombre que determinemos. Para saber cómo hacerlo podemos consultar en un buscador tipo Google o Yahoo. 3. Una vez realizados esos pasos previos accedemos a REBECA a través de Internet http://www.mcu.es/bibliotecas/MC/Rebeca/ y pinchamos en buscar en REBECA.

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4. Accedemos a la página de búsquedas.

5. En esa página podemos rellenar todos o algunos datos. A Con el lector introducimos el ISBN que viene impreso en el libro con código de barras. Automáticamente, REBECA busca el documento. (Para poder volver a introducir de esta manera el ISBN hay que iniciar de nuevo la búsqueda en REBECA desde la pantalla anterior). Por ejemplo el código 9788480633147 que corresponde a La biblioteca mediateca: educación infantil y primaria, propuesta de trabajo / Grupo Bibliomedia de la FMRPC: Enrique Quealt Catà (coord.), Alba Abuñlí Fexas ... [et al.]. (2009)

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B Un ejemplo de importación de varios registros puede ser el caso de varios libros de Elvira Lindo que queremos descargar en un archivo. Hacemos la búsqueda en el campo de autor por “Elvira Lindo”. Y le daríamos al botón Buscar.

C También podemos introducir manualmente el título, el ISBN, etc 6. Nos aparece los fondos que coinciden con nuestra búsqueda. Cuando nos aparecen los datos del documento, seleccionamos la casilla (1) de aquellos que queremos descargar y Clic en Descarga de registros (2)

Paso 6.(2)

Paso 6.(1)

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7. En la nueva ventana, seleccionamos Descargar a fichero y Formato ISO 2709 y Clic en Aceptar

Paso 7.

8. Se nos abre una ventana como la siguiente donde tenemos que seleccionar “Guardar archivo”

9. Y en la siguiente ventana seleccionar la ubicación (carpeta ABIES_REBECA) que habíamos creado en el paso 1, y el nombre del archivo (mi sugerencia es poner con ayuda del lector el ISBN del documento si es uno solo, o el nombre del autor o colección si hemos descargado un lote de registros).

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10. Si vamos a seguir descargando registros, antes de iniciar una nueva búsqueda debemos limpiar la anterior, para ello la mejor opción es pulsar en “Desconectar”.

Paso 10.

Así, ya tenemos descargados los registros en nuestra carpeta y ahora tendríamos que importarlos al Depósito Auxiliar de Abies para poder catalogarlos. 1) A continuación Pinchamos en Depósito.

abrimos Abies 2.0. Archivo/Importar al

2) En la pantalla siguiente Asistente para importación al depósito, picamos en Siguiente.

3) En la siguiente pantalla se nos pide que seleccionemos tarea y picamos en Importar referencias desde un archivo y luego otra vez en Siguiente.

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4) En la pantalla siguiente, Selección de archivo, seleccionamos nuestra carpeta ABIES_REBECA. Para ello nos aparece un explorador donde podemos buscar nuestra carpeta ABIES_REBECA, la abrimos pinchando con el ratón en el cuadrito con “+” que está a su izquierda y aparece ya el archivo que tenemos que importar en Abies. 5) Seleccionamos el archivo que tiene las referencias bibliográficas que hemos descargado de Rebeca y queremos importar al Depósito.

6) En la siguiente, Tipo de documento, seleccionamos el tipo de fondo que estamos importando (EN ESTE CASO LIBRO) y otra vez Siguiente

7) En la pantalla siguiente se hace la importación y cuando termina aparece una pantalla de finalización del proceso en la que hay que picar en Finalizar.

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3.3.C.

Crear un registro por nuestra cuenta

Esta sería la última opción a la hora de catalogar un ejemplar en nuestra biblioteca. Como hemos visto, si queremos dar de alta un documento en el catálogo debemos comenzar por comprobar si está incluido en el depósito o en el catálogo. Recordemos que esto se realiza desde menú Catálogo/Nuevo. Cuando hayamos comprobado en la ventana de consulta que el documento no está registrado nos aparecerá esta pantalla: Al pulsar sobre “Aceptar”, volvemos a la pantalla de búsqueda. Podemos optar por cambiar la consulta para volver a intentarlo, o directamente pulsaremos sobre el botón Cancelar y accederemos a una ventana de registro bibliográfico vacía. Al hacerlo, pasamos a la siguiente pantalla que consta de tres pestañas que ya hemos analizado antes (Datos principales, Datos adicionales y Datos del ejemplare): Datos principales: Contiene la información más relevante del documento, la más importante de cara a la descripción del documento. Datos adicionales: Contiene la información relativa a la descripción física del documento y a las materias y utilidades pedagógicas del documento. Datos del ejemplar: Contiene la información específica del ejemplar. La dos pestañas anteriores serán comunes a todos los ejemplares de ese documento, pero esta es propia y única para cada ejemplar. En este punto se procede a rellenar los campos con los datos correspondientes. No es necesario rellenar todos. Se deben establecer unos criterios en los que se indiquen qué información se va a introducir y cuál se va a ignorar. No siempre el registro más completo es el más útil, puesto que mucha de la información contenida no es significativa ni para los profesores ni para los alumnos en un centro educativo. Para evitar el esfuerzo de introducir información inútil se puede optar por ignorar los campos que se consideren superfluos. En cualquier caso, los registros son siempre modificables, pudiéndose completar, corregir o mejorar en el futuro. La manera de rellenar los datos del registro bibliográfico es muy sencilla. Basta con introducir la información oportuna en cada campo. En caso de duda se sitúa el cursor en el campo y se pulsa la tecla F1, para que el programa muestre la ayuda contextual con una aclaración de la información que contiene ese campo. También se debe tener en cuenta que en algunos campos no se puede teclear la información directamente, sino que hay que seleccionar el dato correspondiente de una lista controlada. Este es el caso de los siguientes campos: Autor, Tipo de documento, Editorial, Materias, Aplicación Pedagógica, País, Lengua, CDU y Tipo de ejemplar. Archivo actualizado a mayo de 2014

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El primer paso consiste en rellenar los datos principales. Se completan los campos con la información que se encuentra en el documento. Por ser el documento del ejemplo una obra colectiva, se debe encabezar por el primero de los autores (autor principal) e indicar los demás como autores secundarios. La forma de asignar el primer autor es hacer un doble clic en el icono de Seleccionar autor principal:

.

Al hacer un doble clic sobre él, se abre la ventana con el catálogo de autoridades, que es el listado de todos los autores registrados en el catálogo. Hay que localizar en esta lista al autor para asignarle el nuevo documento o, en caso de no existir, darlo de alta, pinchando en el icono para crear un nuevo autor. Cuando el autor ya está registrado en el catálogo, basta seleccionarlo de la lista. De esta manera se ha asignado el autor principal. El resto de los campos se completan de igual manera. En caso de duda sobre la información que hay que introducir en un campo determinado, se coloca el cursor en dicho campo y se pulsa la tecla F1 para que se despliegue la ayuda contextual, con las explicaciones oportunas. Una vez introducidos y validados los datos, se puede pasar a otro ejemplar, o bien dar por concluida la catalogación.

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3.3.D. Uso de Z-pista Es recomendable en centros muy específicos donde los fondos manejados son muy técnicos. También se recomienda visitar el siguiente enlace: http://abiesbitacora.blogspot.com.es/2013/12/repositorios-de-catalogacion.html Aunque no se trata de un programa de Bibliotecas ni tiene que ver directamente con Abies, Zpista aparece en el CD-Rom de Abies, junto con un manual en formato PDF. Existe una razón para ello. Así como algunos programas relacionados con la bibliografía permiten acceder a Internet por medio del protocolo Z39.50 de acceso a bibliotecas universitarias, gubernamentales, estatales..., Abies, por lo menos aún, no lo permite. Sin embargo, facilita este programa que sí permite hacerlo. La razón de que se incluya en el CD-Rom y de que se comente aquí es que por medio de este programa podemos obtener referencias bibliográficas directamente desde Internet para incorporarlas después al depósito en disco duro, por medio de la opción Archivo, Importar al disco duro, que nos lo haría por lotes, como se señaló en el apartado correspondiente. En muchas ocasiones nos encontraremos con fondos que no aparecen en el Depósito y que tendríamos que rellenar completamente, salvo que las hayamos incorporado al depósito en disco duro del programa. Por ejemplo, supongamos que tenemos que catalogar una determinada colección, y que la localizamos en una Biblioteca, por ejemplo, la Biblioteca Nacional de España. Independientemente del formato original que tenga, las bibliotecas referenciadas en Z-Pista pueden sernos de gran ayuda, ya que podemos bajar de Internet la referencia bibliográfica de la colección completa, ejemplar a ejemplar, y después incorporarla de una vez al depósito. Para ello, con la conexión a Internet activa, pulsamos en Inicio, Programas, el grupo Zpista y el programa Zpista, lo que nos abre el programa. Se nos abre el programa, con un cuadro de diálogo, que nos permite iniciar una sesión en blanco, iniciar una sesión con el asistente (marcamos la que corresponda y pulsamos en Aceptar) o Cancelar para entrar en el programa, sin más, por ejemplo para iniciar una sesión ya existente. Además de que podamos hacerlo de otras maneras, empezaremos por crear una sesión con el asistente, lo que nos facilitará la labor, al menos hasta que manejemos adecuadamente el programa. Si hemos pulsado en el botón Cancelar, deberemos pulsar en el menú Archivo, y después en Nueva sesión, lógicamente salvo que queramos trabajar con alguna que ya tengamos iniciada. Se nos abre una nueva pantalla, en la que podemos elegir realizar nosotros mismos los pasos o en el menú Búsquedas iniciar el asistente para búsquedas. Suponemos que activamos el asistente para búsquedas. Lo primero que nos permite es elegir entre qué servidores de los que se encuentran citados en el programa queremos realizar la búsqueda, presentándonos una serie de Bibliotecas con un signo más a la izquierda. Podemos pulsar directamente en el recuadro y marcarlo, en cuyo caso nos incluirá todas las opciones que se desplieguen al pulsar en el signo más, correspondientes a los distintos formatos y estilos bibliográficos incluidos en la Biblioteca. En la mayoría de los casos sólo existe uno, por lo que nos es igual marcar sin desplegar. Una vez marcadas las bibliotecas en las que queremos buscar, pulsamos en Aceptar y aparece el cuadro de estrategias de búsqueda (equivalente a la consulta simple), aunque podemos acudir a la consulta compleja pulsando en el botón P. Compleja. Para introducir un criterio de búsqueda pulsamos en el Archivo actualizado a mayo de 2014

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botón correspondiente (Autor, Título, Materia, Otros), lo que nos permite escribir en el cuadro en blanco que aparece debajo de autor. En el caso de otros, deberemos además seleccionar de qué elemento se trata de entre los que aparecen en una persiana desplegable un poco más a la derecha de los campos lógicos que podemos introducir en la búsqueda. Esos campos lógicos son Y, O, Y NO. Podemos escribir tantos criterios como necesitemos simplemente pulsando en el botón Continuar y repitiendo los pasos anteriores. Cuando ya nos encontremos satisfechos de los criterios de la búsqueda (que conforme pulsamos en Continuar se añaden en la pantalla), pulsaremos en Guardar, si necesitamos realizar una nueva consulta con los mismos criterios en otro momento; marcando uno de los criterios que hemos introducido, lo podremos Eliminar; y, si queremos iniciar la búsqueda, pulsaremos en Aceptar, con lo que la búsqueda en Internet ha comenzado. Cuando se nos rellene la ventana inferior con los datos del registro primero, será señal de que la búsqueda ha finalizado. Se recomienda guardar la sesión, lo que nos mantiene todos los datos, para lo que nos pedirá un nombre de sesión, que se recomienda sea descriptiva (por ejemplo, Lorca teatro), para poder utilizarla en otro momento. Si no la guardamos, en el momento en que cerremos el programa se eliminarán los archivos temporales que mantenían los datos y perderemos éstos. Ahora ya podríamos desconectarnos de Internet, y realizar el siguiente paso. Quizá hayamos bajado más elementos de los que esperábamos y quizá haya algunos fondos repetidos, bien porque en la Biblioteca a la que nos hemos conectado los tuviera repetidos, bien porque el mismo fondo se encuentra en más de una biblioteca. Pues bien, podemos seleccionar los fondos que queremos introducir en Abies, para lo que los iremos marcando exactamente igual que lo haríamos con los ficheros en el Explorador de Windows. Hacemos clic sobre el primero que nos interese y a continuación pulsamos la tecla CONTROL: esta tecla no la soltaremos hasta que hayamos hecho clic en todos y cada uno de los registros que queremos seleccionar. Si todos los registros que queremos seleccionar son consecutivos, bastaría con hacer clic en el primero de ellos y pulsar la tecla de mayúsculas (no el bloqueo de mayúsculas) hasta que hagamos clic en el último de nuestra selección. En el menú Archivo seleccionamos la opción Exportar, y nos aparece un cuadro de diálogo con cuatro opciones: Todos los registros, los Registros seleccionados, el Registro actual o los Registros, que nos permitiría introducir los números consecutivos separados por guión y los no consecutivos separados por comas, tal como 3, 5, 8-12, 15, 24-32, que sería interpretado como los registros 3, 5, 7 a 12, 15 y 24 a 32. Pero, puesto que los hemos seleccionado, viendo el contenido, elegiremos la opción de Registros seleccionados, lo que dará lugar a un cuadro de diálogo en el que deberemos introducir el nombre y la extensión. Se recomienda introducir el mismo nombre que hayamos dado a la sesión, a lo que añadiremos la extensión (que puede ser TXT), para diferenciar este archivo del de la sesión. Conviene que se elija una carpeta de destino que podríamos incluso crear dentro de la carpeta del programa, con el fin de tener una ubicación conocida, cuando realicemos la labor de importar al depósito del disco duro.

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3.4. REGISTRADO Y SELLADO DE LOS FONDOS Si vamos a empezar a catalogar en ABIES y tenemos el fondo de la biblioteca sin registrar, recomendamos que el número de registro coincida con el número de ejemplar asignado por el programa. REGISTRO Número de entrada asignado a un documento para distinguirlo de cualquier otro dentro de los fondos de una biblioteca. Seguiremos las siguientes normas:

TAPA o CUBIERTA LOMO ANTEPORTADA o PORTADILLA PORTADA

GUARDAS

GUARDAS

PÁGINAS

• Un volumen = un nº de registro. Las obras en varias unidades físicas llevarán un número de registro por cada volumen. De esta forma, si tenemos una enciclopedia de 20 volúmenes cada volumen llevará un número de registro • Un ejemplar = un nº de registro. Los ejemplares iguales de un mismo título llevarán un número de registro para cada uno de ellos. En la pestaña Datos del ejemplar, ABIES permite especificar el número de ejemplares que van a ser catalogados con los datos bibliográficos introducidos en las solapas anteriores. ABIES asigna un número de ejemplar distinto a cada documento y nosotros introducimos su correspondiente número de registro a cada uno de ellos. Por ejemplo si hemos comprado 2 ejemplares idénticos de un mismo título, cada uno llevará un número de registro. • Una unidad física = un nº de registro. Si un volumen contiene varias obras del mismo autor o de diferentes autores, lleva un número de registro, ya que se le da registro a cada unidad física. Por ejemplo, en un libro se recogen dos cuentos distintos de un mismo autor, a ese libro se le asignará un único número de registro. Dónde colocar el número de registro: Una vez asignado el número de registro se anota, precedido de la letra “R”, en la portada del libro, al lado del sello. También recomendamos que se coloque el número del ejemplar puesto que ABIES lo necesita para imprimir los tejuelos y el código de barras. En las publicaciones periódicas se colocará en la portada. En los discos, casetes, vídeos y disquetes, en la etiqueta adherida al documento y en la carátula o funda que le acompaña. SELLADO El sellado es la identificación de los fondos como propiedad de la biblioteca. Se estampa en la portada (siempre con el número de registro y opcionalmente con el número de ejemplar), en algunas páginas intermedias impares y en la última página. Se recomienda Archivo actualizado a mayo de 2014

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seguir siempre la misma secuencia determinada por el equipo de la biblioteca por ejemplo podría ser: Portada, junto al número de registro, índice y luego las siguientes páginas impares 3 – 7 – 17 – 27 – 37 y última página En todo caso, el sello debe ir en lugares donde no impidan la lectura del documento ni la visibilidad de las ilustraciones, normalmente en los márgenes. EL SELLADO EN LOS MATERIALES NO LIBRARIOS.  Los planos, láminas,… se sellan en los márgenes y si no hay, en el reverso en blanco.  En las diapositivas se anotan las iniciales de la biblioteca en el lateral derecho de cada una de ellas y también en el material anejo que las pueda acompañar.  En los cederrones, deuvedés y casetes se escriben las iniciales de la biblioteca en la etiqueta central o en su cara impresa, así como en el material anejo que pueda acompañarlos.  Otros sellos o etiqueta con la leyenda “No se presta” en la portada.  Otro sello o etiqueta como “Donado por”... se colocan en la hoja de respeto y cortesía.

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3.5. TEJUELOS Y CÓDIGOS DE BARRAS El último proceso de la catalogación es imprimir y colocar el tejuelo y el código de barras. El tejuelo es la etiqueta que se coloca en el lomo del documento, con la signatura topográfica. Gracias a ella se determina fácilmente en qué lugar físico se encuentra el ejemplar. El código de barras es la etiqueta que contiene el código de ejemplar en el formato de barras que se puede leer automáticamente con un lector apropiado. Facilita las tareas de préstamo y devolución de ejemplares. Se coloca en la tapa o cubierta trasera del libro o en la cara interna de la tapa delantera. Para la colocación de los tejuelos y códigos de barras podemos pedir colaboración al alumnado y al AMPA. Para ello es interesante utilizar los modelos de orientación del tejuelado incluidos al final de este documento. Explicamos el proceso al final de este capítulo. Los tejuelos y códigos de barras podemos imprimirlos en etiquetas adhesivas o en folios normales. Pero en ambos casos deberíamos cubrirlos con cinta adhesiva ancha (del modelo de embalar transparente). Para imprimir los tejuelos y los códigos de barras en etiquetas adhesivas es necesario tener en cuenta el área no imprimible que cada una de las impresoras deja en el ordenador al ser instalada. Esto lo hace por defecto y cada impresora tiene sus propios márgenes. Si no tenemos en cuenta estos márgenes las etiquetas que se impriman saldrán desplazadas. A. PERSONALIZAR TEJUELOS Y CÓDIGO DE BARRAS. Vamos a utilizar una etiqueta de la marca APLI, que se puede encontrar fácilmente en cualquier papelería o librería técnica. En concreto, el modelo de 24 etiquetas por hoja, APLI - Ref: 01263. Resulta una etiqueta de tejuelo y código de barras bastante adecuado en tamaño. Este modelo de hoja de etiquetas incluye un margen todo alrededor de la hoja que lo hace muy adecuado para casi cualquier tipo de impresora (recordad que casi todas las impresoras suelen tener predeterminado un área de no impresión o margen) Sus características, por tanto, son:  Denominación: APLI-Ref:01263  Etiquetas para impresoras Inkjet y Láser.  Medidas de cada etiqueta: 64,6 x 33,8 mm.  Etiquetas por hoja: 24. Etiquetas por caja: 2400.  Cantos: Rectos. Color: Blanco  Tipo de adhesivo: Permanente  Tamaño de la hoja: Din A4  Precio de la caja: +/- 21 euros. Para poder utilizarlas es necesario crear un modelo nuevo, ya que no se ajusta a la plantilla que el programa, en su menú "Imprimir Tejuelos", proporciona por defecto. Archivo actualizado a mayo de 2014

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Para ello, tras iniciar el programa, iremos a la página "Catálogo", y en ésta a "Imprimir Tejuelos". En la ventana que se abre, pulsaremos sobre "Nueva". Se abre otra ventana, como la que hay a continuación, llamada "Personalizar tejuelos": le damos un nombre (lo mejor la referencia de las etiquetas utilizadas, en este caso APLI-Ref:01263) y cubrimos los campos con las medidas en mm. Debemos configurarlo y probar el resultante en nuestra impresora. Posiblemente tengamos que introducir modificaciones para conseguir un ajuste óptimo. Podéis empezar incluyendo esta configuración y probar a imprimir.

Confirmamos que todos los campos se han cubierto de la manera indicada y pulsamos "Aceptar". Así tendremos configuradas las etiquetas, al menos no desaprovecharemos etiquetas y podremos imprimir hasta 24 tejuelos o códigos de barras a la vez sin sorpresas. El proceso para personalizar una nueva plantilla de códigos de barras es el mismo que el anterior. Tras iniciar el programa, iremos a la página "Catálogo", y en ésta a "Imprimir Códigos de Barras" (marco izquierdo, sobre fondo negro). En la ventana que se abre, pulsaremos sobre "Nueva". Se abre otra ventana, "Personalizar códigos de barras": le damos un nombre a la etiqueta (APLI-Ref:01263) y cubrimos los campos con los datos mostrados a continuación. Debemos configurarlo y probar el resultante en nuestra impresora. Posiblemente tengamos que introducir modificaciones para conseguir un ajuste óptimo. Podéis empezar incluyendo esta configuración y probar a imprimir.

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Aquí podemos ver diversos modelos existentes (indicado el modelo recomendado).

B. PROCESO DE TEJUELADO. Después de haber realizado todo el proceso de catalogado, propio de una o dos personas en la biblioteca para conseguir unos criterios y procesos unificados y coherentes, debemos proceder a tejuelar los fondos. Para ello seguiríamos este guión: 1) La persona que cataloga fondos debe ir completando, para cada ejemplar, la información que contiene la hoja “Listado de fondos catalogados para tejuelar” que observamos en la página siguiente. Estos datos son: número de registro, título, ubicación, color de nivel (gomet redondo) y color de materia (gomet rectangular). 2) Una vez rellenada una hoja (24 ejemplares) procedemos a imprimir los tejuelos y códigos de barras de dichos ejemplares. 3) Cogemos con una goma elástica o similar los 24 ejemplares, la hoja “Listado de fondos catalogados para tejuelar” y las hojas de etiquetas correspondientes a sus tejuelos y códigos de barras. 4) Para agilizar los procesos técnicos es recomendable que otras personas (“Ayudantes de biblioteca” como madres, alumnos de último nivel, profesorado menos experto,…) procedan a tejuelar los ejemplares con las indicaciones y materiales que les hemos preparado mediante los pasos anteriores. C. PROCESO DE CORRECCIÓN DE FONDOS. 1) Prepararemos un taco de fichas del modelo “Ficha de corrección de fondos” cogidas con una grapa. Estarán en un lugar accesible y a la vista en la zona de gestión de la biblioteca. 2) En el caso de que alguien detecte un fondo que está mal catalogado o tejuelado se cogerá una de las “Fichas de corrección de fondos” y se detallará qué aspectos hay que modificar en dicho fondo para corregir el error. 3) A dicho fondo se le pegará con celo en la tapa o cubierta su ficha de corrección y se depositará en el lugar que el bibliotecario haya reservado para tal fin para su pronta corrección e incorporación a la biblioteca. Archivo actualizado a mayo de 2014

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ABIES: CDU, CATALOGACIÓN E INTEGRACIÓN DE REGISTROS

LISTADO DE FONDOS CATALOGADOS PARA TEJUELAR Recordad modificar estos campos durante el catalogado: 1. 2ª pestaña: C.D.U., adecuar al listado de la mesa que corresponde con el del programa 2. 2ª pestaña: DESCRIPTORES del listado si se conocen y son significativos; APLICACIÓN, nivel educativo o lector. 3. 3ª pestaña: UBICACIÓN (asignar el código del “tejuelo superior”, leja y estante) Nº REGISTRO

Archivo actualizado a mayo de 2014

TÍTULO

UBICACIÓN

COLOR COLOR MATERIA NIVEL (redondo) (rectangular)

31


Manual de procesos con Abies – versión 2.0 Disponible completo en http://goo.gl/D93LIu http://bibliotecasescolaresenredalbacete.blogspot.com.es

por @jmanuelgarrido

ABIES: CDU, CATALOGACIÓN E INTEGRACIÓN DE REGISTROS

FICHA DE CORRECCIÓN DE FONDOS

FICHA DE CORRECCIÓN DE FONDOS

UBICACIÓN

UBICACIÓN

COLOR NIVEL LECTOR

COLOR NIVEL LECTOR

CDU

CDU

TEJUELO

TEJUELO

DESCRIPTORES

DESCRIPTORES

COLOR MATERIA

COLOR MATERIA

ENCUADERNAC.

ENCUADERNAC.

FICHA DE CORRECCIÓN DE FONDOS

FICHA DE CORRECCIÓN DE FONDOS

UBICACIÓN

UBICACIÓN

COLOR NIVEL LECTOR

COLOR NIVEL LECTOR

CDU

CDU

TEJUELO

TEJUELO

DESCRIPTORES

DESCRIPTORES

COLOR MATERIA

COLOR MATERIA

ENCUADERNAC.

ENCUADERNAC.

FICHA DE CORRECCIÓN DE FONDOS

FICHA DE CORRECCIÓN DE FONDOS

UBICACIÓN

UBICACIÓN

COLOR NIVEL LECTOR

COLOR NIVEL LECTOR

CDU

CDU

TEJUELO

TEJUELO

DESCRIPTORES

DESCRIPTORES

COLOR MATERIA

COLOR MATERIA

ENCUADERNAC.

ENCUADERNAC.

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Abies-3: CDU, catalogación, rebeca y tejuelos  

Abies-3: CDU, catalogación, rebeca y tejuelos

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