INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE LOS CABOS
“Por una patria con sabiduría y espíritu de progreso”
Fundamentos de Gestión Empresarial
Unidad 4 Organización
Objetivo: Diseñar la estructura organizacional de una empresa para aplicar el proceso y los principios de organización.
Índice temático:
4.1. Concepto e importancia de la organización.
4.2. Principios de la organización.
4.3. Sistemas de organización.
4.3.1. Formales e informales.
4.4. Proceso de organización.
4.5. Técnicas de organización.
4.5.1. Organigramas.
4.5.2. Diagramas de distribución del trabajo.
4.5.3. Diagramas de flujo.
4.5.4. Manuales administrativos.
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4.1. Concepto e importancia de la organización.
George R. Terry define a la organización como “el arreglo de funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas”. (Reyes Ponce, 2007).
En tanto, Harold Koontz y Cyrill O’Donnell la definen como: “Agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordinar, tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa”. (Reyes Ponce, 2007).
Agustín Reyes Ponce define la organización como: “La estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”. (Münch y García, 2012).
Isaac Guzmán V. dice que la organización es: “la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos en le realización de los fines que la propia empresa persigue”. (Münch y García, 2012).
1. Es de carácter continuo.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.
La importancia de la de la organización se demuestra a través de los siguientes fundamentos básicos:
4.2. Principios de la organización.
Del Objetivo
Continuidad
Especialización
De la coordinación
Principios de la Organización
Amplitud o tramo de control
Difusión
Unidad de mando
Jerarquía
Paridad de autoridad y responsabilidad
4.3. Sistemas de organización.
4.3.1. Formales e informales.
Según Reyes Ponce (2007) Los sistemas de organización son diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad , a través de la cuales se realiza la organización.
La organización informal suele comprender aquellos aspectos que no ha sido formalmente planeados pero que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones de los participantes; las personas y sus grupos desarrollan medios espontáneos de tratar importantes actividades de manera más rápida y son eficaces, sobre todo, para tratar problemas no previstos.
“La organización formal
estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patrón de relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del objetivo. Es resultado de una decisión explícita”. Reyes Ponce(2007).
La organización informal puede complementar o fortalecer a la organización formal a través de una buena relación y cooperación entre los miembros de la organización; no obstante, la organización informal también puede debilitar a la formal, lo anterior ocurre cuando se generan envidias, antagonismos o cuando el rol informal es más fuerte que el formal.
es una
Matricial
Por comités
Lineo-funcional
Tipología de la Organización
Lineal o militar Funcional o de Taylor
STAFF
4.4. Proceso de organización.
La importancia del proceso de organización radica en que, implica un equilibrio entre necesidades que tiene el organismo, tanto de estabilidad como de cambio. Por un lado, la estructura de la empresa da a los actos de sus miembros, estabilidad y contabilidad, que se necesitan para que una organización pueda avanzar de manera coherente hacia sus objetivos y planes. Por otro, alterar la estructura puede ser el medio de adaptarse y producir cambio, o puede ser fuente de resistencia al cambio.
Organización
División del trabajo
Proceso de Organización
Jerarquización
Departamentalización
Coordinación
Descripción de funciones
Figura 4.9 Proceso de Organización (Münch y Garcia, 2013)
4.5. Técnicas de organización.
Son las herramientas necesarias para solucionar los problemas organizativos; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.
Las princpales son: organigramas, manuales, procedimientos, diagramas de flujo, formas, cuadro de distribución del trabajo o de actividades y descripción de puestos.
4.5.1. Organigramas.
Conocidos también como gráficas de oganizacón o cartas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización que muestran las interrelaciones, las funciones, los níveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ellas. (Münch y García, 2013).
El autor Gómez Ceja lo define como: “Una gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de la empresa, sus relaciones, sus niveles de ,jerarquía y las principales funciones que se desarrollan”. (Reyes Ponce, 2007).
El autor C. R. Terry lo define así: “Es una forma diagramática que muestra las principales funciones y sus respectivas relaciones, los canales de autoridad formal, y la autoridad relativa a cada uno de los miembros de la administración, a cargo de las respectivas funciones.”. (Reyes Ponce, 2007).
Por su objeto
Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
Funcionales : Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
Especiales: Se destaca alguna característica.
Organigramas
Por su área
Generales: Presentan toda la orgnización; se llaman también cartas maestras.
Por su Contenido
Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección.
Esquemáticos: Contienen solo los órganis principales, se elaboran
para el público y no contienen detalles.
Analíticos: Mas detallados y técnicos.
Cuadro sinóp-co 4.1 (Münch y García, 2013).
Tipos de organigramas
4.5.2. Diagramas de distribución del trabajo.
A través de esta técnica se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
Ventajas:
a) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.
b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
c) Normaliza y estandariza procedimientos.
d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
e) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.
Formulación
Para elaborar un cuadro de distribución del trabajo es necesario seguir los siguientes pasos:
a) Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.
b) Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o sección (Ver Cuadro).
c) Se vacían dichas listas en la forma de carta de distribución y la entrevista.
d) Se complementa la información con la observación y la entrevista.
e) Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona.
f) Se analiza el cuadro para saber que puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etcétera.
g) Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.
4.5.3. Diagramas de flujo.
También se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representación gráfica de que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de flujo permiten:
a) Una mayor simplificación del trabajo.
b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
c) Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribución de la planta.
Figura 4.29 Diagrama de Flujo. (Münch y García, 2012).
4.5.4. Manuales administrativos.
Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicará las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente. Los documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.
Tiene como objetivos:
- Instruir al personal acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
- Precisar funciones y relaciones de cada unidad administrativa, deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
- Coadyuvar a la ejecución correcta de labores y propiciar uniformidad en el trabajo.
- Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.
- Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
Son de gran utilidad ya que:
- Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
- Delimitan, actividades responsabilidades y funciones.
- Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
- Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
- Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
- Son una base para el mejoramiento de sistemas.
- Reducen costos al incrementar la eficiencia.
El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas.
- Índice.
- Objetivos y antecedentes del manual.
- Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
- Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.
- Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
- Redacción clara, concisa y ordenada.
- Complementarse con gráficas.
Calidad
Bienvenida
Procedimientos
Manuales Administrativos
Políticas
Organización
Análisis de puestos
Según el libro de Administración de personal de Gary Dessler (2015), el análisis de puestos es:
“El procedimiento a través del cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas”.
William Werther y Keith Davis (2013), en el libro de Administración de Personal y Recursos
Humanos, proponen la siguiente definición de análisis de puestos:
“El análisis de un puesto es la recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado”.
¿Cuándo se necesita realizar un análisis de puesto?
• Cuando se funda la organización.
• Cuando se crean nuevos puestos.
• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.
• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa .
Estructura del contenido:
• Identificaciónón del puesto.
• Descripción genérica.
• Descripción específica.
• Requerimientos del puesto.
• Perfil del puesto.
Beneficios del análisis de puestos para la gerencia:
• Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad.
• Permite realizar una mejor selección del personal
• Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos.
Beneficios del análisis de puestos para los empleados:
• Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto
• Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo.
Referencias
Dessler G. y Varela Juárez R. (2011). Administración de recursos humanos, enfoque latinoamericano.
México: Editorial Prentice Hall.
Hernández y Rodríguez, S. (2006). Introducción a la Administración. Teoría general administrativa:
origen, evolución y vanguardia. Cuarta edición. México: Editorial Mc Graw Hill.
Münch Galindo L. y García J. (2012). Fundamentos de Administración. México: Editorial Trillas.
Reyes Ponce A. (2007). Administración moderna. México: Editorial Limusa.
Werther W. y Davis K. (2008). Administración de recursos humanos, el capital humano de las empresas.
