Conceptualización de un programa de gestión documental

CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MARTHA RUBY CASTELLANOS POVEDA SUERELLY ANDREA VÁSQUEZ CORREA YEMMY ROCÍO RODRÍGUEZ GARCÍA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II BOGOTÁ D.C 2014 CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MARTHA RUBY CASTELLANOS POVEDA SUERELLY ANDREA VÁSQUEZ CORREA YEMMY ROCÍO RODRÍGUEZ GARCÍA

Docente: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II BOGOTÁ D.C 2014

CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVOS 1. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar?

2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?

3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19?

4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?

5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos?

6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?

8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras.

9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. 10. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple, unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden original, selección, eliminación, disposición final 11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación?. Explique.

12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?

13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?

14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental.

15. Indaguen en una entidad (no muy grande) su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención.

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

En la actualidad es indispensable mantener la documentación bien ordenada, es por este motivo que nosotros como futuros profesionales de Ciencias de la información y Documentación, Bibliotecología y archivística debemos tener muy claro el proceso archivístico, y con él la normatividad para la implementación de un Programa de Gestión documental.

El presente documento nos da solución a diferentes interrogantes sobre este proceso, y tiene como finalidad identificar y conceptualizar aspectos generales de un PGD, en este también se puede evidenciar un poco de su historia, y junto con esto se hace un organigrama de manufacturas Victor Gaskets, con sus cuadros de clasificación documental y la aplicación de la encuestas Estudio de la Unidad Documental, en las Tablas de Retención Documental.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL

•

Identificar los aspectos generales de un programa de gestión documental.

OBJETIVOS ESPECIFICOS • • •

Reconocer la normatividad vigente para un Programa de Gestión documental.

Identificar la historia de la Gestión Documental Establecer la importancia de los Cuadros de clasificación documental y las Tablas de Retención Documental.

TALLER 1.

1. Conceptualicen ¿qué es un Programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar?

Un Programa de Gestión Documental es un conjunto de actividades tanto técnicas como administrativas para la planificación, manejo y organización de todo lo referente a la documentación producida y recibida por las entidades, cubriendo todo el ciclo de vida de estos, con el fin de facilitar su utilización.

Con la implementación de un Programa de Gestión documental se pretende los siguientes objetivos: •

Resaltar la importancia del papel de los documentos y los archivos

•

Normalizar la utilización de materiales y soportes de calidad

•

Facilitar la recuperación de la información en forma oportuna y rápida

•

Regular el manejo y la organización de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

•

Encaminar a los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?

En Colombia el ente rector de la política Archivística es el Archivo General de la Nación, se encarga de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad 1, comprometido con la gestión, con criterio de eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión documental para satisfacción de los clientes.

Esta entidad es de orden nacional adscrita al ministerio de Cultura.

La misión del AGN es la siguiente: “está enmarcada dentro de una política de orientación, conservación, difusión y custodia del Acervo Documental del país, garantizándole a la comunidad los principios, derechos y deberes constitucionales”2.

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1158> 2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Op. Cit.

El Archivo General de la Nación cumple con 6 funciones de acuerdo al artículo segundo de la ley 80 de 1989. a. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos. b. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación. c. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación d. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos e. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos a nivel nacional f. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

Figura 1. Archivo General de la Nación.

Fuente: COLARTE. Archivo General de la Nación. <http://www.colarte.com/colarte/conspintores.asp?idartista=18327>

Disponible

en

3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19?

Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos.

Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y

operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?

La organización de las Naciones Unidas para la educación la ciencia y la cultura (UNESCO): este se encarga de los estados miembros de establecer infraestructura para registros y archivos mediante la normalización. Promueve debates internacionales sobre archivística y crea conciencia en el público sobre la adopción de registros y archivos para salvaguardar el patrimonio nacional Concejo internacional de Archivos (ICA): esta organización se dedica al desarrollo de los archivos, y se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad siendo una entidad no gubernamental.

5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos?

La gestión de documentos fue concebida en los años 50 en Estados Unidos, reconocida a mediados del siglo XX, revolucionando la archivística a partir del

concepto de ciclo de vida de los documentos, mostrando la secuencia y tránsito de los documentos desde su creación hasta su destrucción y conservación.

6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?

La Ley General de Archivos es la 594 de 2000.donde se establecen criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, además se encuentra todo lo relacionado con la procedencia de los archivos, teoría basada en la gestión documental, ciclo vital de la información que se maneja.

7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?

Para llevar a cabo el programa de gestión documental, las entidades deben realizar un adecuado manejo de toda la documentación administra entre estas la producida y la recibida por las diferentes entidades desde su origen hasta su destino final, teniendo en cuenta esto se facilita su utilización y conservación.

Desarrollar procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, como lo es una adecuada producción, recepción, distribución trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos para ello es indispensable que las entidades cumplan con las diferentes normas declaradas por la entidad, por el archivo general de la nación, del mismo modo a las normas aplicables de la entidad.

8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras.

Son los que se encuentran integrados en el Artículo 22. El cual relaciona los Procesos archivísticos con la gestión de la documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como: Producción: tiene relación con la documentación producida por algunas unidades donde es necesario realizar una separación de los archivos de diferentes dependencias.

Recepción: Luego de realizar el proceso de selección del material se procede a realizar la recepción de la información según lo estipula la ley general de archivo, se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Distribución: Corresponde al manejo de cada uno de los documento en específico, pues cada documento hace parte de diferentes procesos documentales es por este motivo que se debe realizar una distribución adecuada de la información y organizar directrices o parámetros que permiten clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad o dependencia, para así ubicarlos según su contenido, de esta manera se evita que se traspapele la información o sea extraviada para otras dependencias que no conciernen.

Consulta: es el medio por el cual, los usuarios tiene la posibilidad de acceder a la información que se archiva de una manera adecuada y dispuesta para consulta y sobretodo se encuentra a disposición para las personas que lo requieran.

Organización: los archivos deben estar debidamente ordenados, clasificados por áreas, foliados, en un lugar donde se encuentren seguros, además es indispensable hacer un adecuado uso de las tablas de retención documental.

Recuperación: Es el sistema que se utiliza para tener acceso a la documentación o información a la cual se ha aplicado el proceso de organización documental.

Disposición final de los documentos: esta es una selección documental la cual se puede realizar en cualquier momento del ciclo vital con el propósito de conservar transitoriamente la respectiva eliminación, según como lo indique las tabla de retención documental o tabla de valoración documenta después de que los documentos pasan por varias etapas en el archivo de gestión, central he histórico, se procede a revisar que tan oportuno es continuar guardando esta información y en qué estado se encuentren los documentos para proceder a su eliminación o conservación.

9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. El protocolo por el cual nos debemos regir como futuros profesionales son: Elaboración de un Diagnóstico: este diagnóstico nos orienta sobre las pautas que se deben seguir para un adecuado manejo de la información y los procesos que continúan a partir de este, mediante el diagnostico se puede identificar las dificultades existentes, se realiza un análisis de toda la información existente, y las oportunidades de cada documento, además es fundamental contar con un comité de archivo a través del cual se logre definir las políticas generales de la gestión documental en cada entidad, de esta manera es más sencillos tomar decisiones respecto a algunos procesos a seguir con algunos archivos en la evaluación final de cada uno de ellos, mediante el programa de gestión documental, programa por el cual nos debemos de regir para hacer un adecuado uso y manejo de la información.

10. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple, unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden original, selección, eliminación, disposición final.

FONDO: Los fondos documentales son los que constituyen mayor agrupación de documentos existentes en un archivo correspondientes a cualquier formato o soporte producidos orgánicamente, donde son producidos y organizados por una persona, bien sea particular o familiar, la información que contienen es de carácter administrativa e histórica y jurídica, Los SUB-FONDO también hace porte del fondo ay que el sub-fondo es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.

SERIE DOCUMENTAL: Se trata de un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o

sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, además se rigen por un trámite administrativo donde son integrados por uno o varios tipos de documentos.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto y sus características específicas.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Es aquella que está conformada por una sola tipología ya que su función es la misma y muy repetitiva, ejemplo las actas de reuniones de grupo primario, las actas de seguimiento, entre otros, que siempre tiene la misma funcionalidad.

UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Es la que contiene mayor variedad de tipologías que se relaciones con algo en común. .

EXPEDIENTE: El expediente, es una unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados funcional y orgánicamente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto, cada uno de estos está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero que están relacionados en razón de un trámite determinado.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Este proceso es destinado a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para sus diferentes utilidades (administrativas, jurídicas, científicas también por este medio los archivo se separen o dividen en clases o grupos que sean idóneos para subdivisiones teniendo en cuenta su estructura orgánica y/o funcionales Clasificación: permite identificar: Procedencia, Estructura, Funciones PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es uno de los aspectos fundamentales de la teoría archivística donde es establecida que los documentos que se producen en una entidad no pueden ser mezclados con otros para esto se debe tener en cuenta tanto la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales, brinda facilidad en el uso de la documentación. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

SELECCIÓN: Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. La cual sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras se han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital.

ELIMINACIÓN: La Eliminación Documental, es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos en desuso, autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación a través del Archivo Central de cada institución es la actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

La Eliminación de Documentos sin observar las disposiciones legales vigentes es considerado como falta grave y posible de sanción al amparo de la Ley Nº 25323 y su Reglamento el Decreto Supremo Nº 008-92-JUS”.

DISPOSICIÓN FINAL: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción de cada uno de los documentos que hacen parte de un archivo de gestión documental.

11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique.

Según lo comprendido en la Ley General de archivos ley 594 de 2000 en el capítulo Vlll parte lll El expurgo y la selección son procesos mediante los cuales se determina el destino final de la documentación. Es cuando se seleccionan los documentos en el Archivo central para ser eliminados o conservados, en el archivo histórico, y la depuración es el proceso que se le hace a la documentación al separar los documentos que tienen valores primarios o secundarios de los que no los tienen cuando estos están en el archivo de gestión.

12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? ¿Qué es?

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución, en ellos se registran jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales. ¿Para qué sirve?

• Reflejan la estructura institucional • Análisis y delimitación de funciones de cada dependencia, se establecerá el lugar que han ocupado y ocupan en la formación evolución y gestión de la institución.

13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?

Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada atapa del ciclo vital de los documentos.

Cuál es su importancia?

• • • •

Las tablas de retención permiten facilitar el amnejo de la información Contribuyen a la racionalización de la producción documental Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente Facilitan el acceso y el control a los documentos a través de los tiempos de retención en ellas estipulado • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo • Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental.

Etapa 1. Investigar sobre la institución, conocer su historia ver el organigrama actualizado, ver cuales oficinas siguen vigentes, aplicar la encuesta para saber que documentos genera cada oficina.

Etapa 2. En esta etapa se clasifican los documentos según su valor, primarios o secundarios, cuáles deberían estar en cada fase archivo y que tiempo de permanencia para cada uno, además se hace una selección de ellos para ver cuantos y cuales se pueden conservar y que cantidad se va a eliminar.

Etapa 3. Se presentan las tablas de retención documental por parte del jefe de archivo para que el comité de archivo las avale.

Etapa 4. Se procede con la aplicación de las tablas de retención documental, se tendrá que capacitar a los encargados de cada oficina para su implementación y para las posteriores transferencias documentales, quitar los materiales abrasivos y para los documentos a eliminar se creara un acta de eliminación.

Etapa 5. Se deberán actualizar continuamente las TRD y cada cambio se comunicara al comité de archivo para su posterior actualización.

15. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención.

ORGANIGRAMA MANUFACTURAS VICTOR GASKETS

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL I. NOMBRE DE LA OFICINA 1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: GERENCIA FINANCIERA 2. Fecha de última asignación de funciones: no sabe 3. Acto administrativo: contrato 4. Funciones: La oficina se encarga de los contratos de las personas que trabajan por honorarios 5. Unidades documentales que tramita 6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI X NO 7. Sistema de organización de los archivos de gestión: Numérico y por niveles 8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 20 metros lineales.

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora: GRUPO ADMINISTRATIVO- DIRECCIÓN 2. Nombre la unidad documental Contratos- prestación de servicios 3. Función de la oficina que la genera o la tramita: crear certificaciones de cumplimiento, cuentas de cobro, radicación, patinaje (ministerio de culturaasociación), contratación de contratistas, archivo.

4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO Papel X Expediente X Cinta Magnética Libro Microfilme Documento simple Otro ¿Cuál?

4.3 Ordenación 4.4 Estado de conservación Buena 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación No sabe 6. Trámite Original Número de copias 2 asociación -oficina 7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X ¿En cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Certificados, cuentas de cobro, pagos de salud, informes de producción, exámenes de ingreso, Rut, cedula, diplomas, certificaciones escolares, laborales, 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: solo esta oficina 10. ¿Con qué periodicidad se produce?

10.1 Diaria las certificaciones 10.2 Semanal 10.3 Mensual las cuentas de cobro 10.4 Otra

¿Cuál? Contratos cuando se requiere 11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?

Por 1 año en el archivo de gestión, lo manda el archivo de la institución 12. En el archivo de gestión, la consultan 12.1 La misma oficina X 12.2 Otras Oficinas ¿Cuáles? Auditoria 12.3 Otras Entidades No ¿Cuáles?

12.4 Personas Naturales No 12.5 ¿Porque la consultan?

13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?

Central X Histórico Otros ¿Cuáles?

13.1 ¿Con que periodicidad se realizan? después de hacer pasado un año del convenio 14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental? Si 14.1 ¿Con qué frecuencia? Esporádica 14.2 ¿Qué años? De 2 a 3 años anteriores 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental? Ninguno 16. OBSERVACIONES Ninguna Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: Ruth Sierra Apoyo de Administración Funcionario responsable del archivo: Ruth Sierra Ciudad y fecha: Bogotá 25 / 02/ 2014

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL I. NOMBRE DE LA OFICINA 1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: SECRETARIA GENERAL 2. Fecha de última asignación de funciones: Agosto 2012 3. Acto administrativo: Resolución 4. Funciones: recibir transferencias documentales, valoración documental y asesorías.

5. Unidades documentales que tramita Actas de asesoría 6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI X NO

7. Sistema de organización de los archivos de gestión: cronológico 8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 7 metros lineales.

II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora: Grupo de Archivo 2. Nombre la unidad documental Actas de asesoría 3. Función de la oficina que la genera o la tramita: asesorar a las oficinas de la institución en temas archivísticos 4. Caracteres externos: 4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO Papel X Expediente Cinta Magnética Libro Microfilme Documento simple Otro ¿Cuál?

4.3 Ordenación cronológica 4.4 Estado de conservación Buena 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación norma NTC 4095 6. Trámite Original 1 Número de copias No 7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra SI NO X ¿En cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? Acta 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite: Secretaria General 10. ¿Con qué periodicidad se produce?

10.1 Diaria 10.2 Semanal X 10.3 Mensual 10.4 Otra • ¿Cuál?

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?

Por 2 años y lo establecen las Tabla de Retención Documental 12. En el archivo de gestión, la consultan 12.1 La misma oficina X 12.2 Otras Oficinas X ¿Cuáles? Donde se realizan las asesorías 12.3 Otras Entidades No ¿Cuáles?

12.4 Personas Naturales 12.5 ¿Porque la consultan?

13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?

Central X Histórico Otros ¿Cuáles?

13.1 ¿Con que periodicidad se realizan? Anuales 14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental? Si 14.1 ¿Con qué frecuencia? Mensual 14.2 ¿Qué años? Inmediatamente anteriores 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental? La conservación del papel, pues se deteriora muy rápido, quisiera que fuese en medio magnético pero se complican las firmas.

16. OBSERVACIONES Ninguna Funcionarios entrevistados: Nombre y Cargo: Nelcy Rubio, jefe del archivo de la institución Funcionario responsable del archivo: Nelcy Rubio Ciudad y fecha: Bogotá 25 / 02/ 2014

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL DE MANUFACTURAS VICTOR GASKETS

CODIGO 100100-01.01 100-01-02 100-01.03 100-01.04 100-02 100-03 100-04.01 100-04.02 100-05 100-06

SECCIÓN DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN GENERAL

SUBSECCIÓN

120-

GERENCIA ADMINISTRATIVA

122-01.01

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

122-01.02

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General Asistente de Dirección General

SERIE ACTAS

DIVULGACIÓN ESTRATEGIAS INFORME INVENTARIO FISICO PROYECTOS

PLANES

SUBSERIE Actas Asamblea General Actas Comité Directivo Actas Consejo Cientifico Actas de Juntas Directivas Divulgación Interna Normatividad Estrategias para el Desarrollo de las Comunicaciones Informe Gestión Informe Anual de Actividades Informe Gestión Proyectos Consecución de Recursos

Plan Actividades de Personal a Cargo Plan Anual Operativo y de Acción para el Progama CAM Plan Operativo, de Compras y de Acción Anual.

122-01.03 123-01.01 123-01.02 123-01.03 123-02.01 123-03.01 123-04.01 123-04.02

GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

123-04.03

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

123-05

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

NOMINA

Nomina

123-06.01

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

PENSIONES

liquidacion de pensiones

123-07.01

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

PROGRAMAS

123-07.02

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

123-08.01

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

123-08.02

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

123-09.01

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

123-09.02

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Sistema de Control para la Consulta de Documentos

123-09.03

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Sistema de Control para la Protección de Documentos

125-01.01

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

125-02.01

GERENCIA ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE PERSONAL DEPARTAMENTO DE PERSONAL

CERTIFICADOS

COMUNICACIONES

CONTRATOS INFORMES

Certificado Cumplimiento de Norma Certificado Ejecución Pasantias Certificados Laborales Comunicaciones SINA u otras Entidades Contratos Laborales Informe Gestión Informe Anual de Actividades Informe de evaluación Anual de Despempeño Personal a Cargo

Programa de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente Programa de Suprecion de cargos

REGISTRO

SISTEMAS DE CONTROL

CONTRATOS EVALUACIÓN

Registro Correspondencia Enviada Registro Correspondencia Recibida Sistema de Control el Prestamo de Documentos

Contratos Civiles Evaluación Software

CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL DE MANUFACTURAS VICTOR GASKETS CODIGO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

140-

GERENCIA FINANCIERA

141-01.01

GERENCIA FINANCIERA

CREDITOS Y COBRANZAS

141-01.02

GERENCIA FINANCIERA

CREDITOS Y COBRANZAS

141-01.03

GERENCIA FINANCIERA

CREDITOS Y COBRANZAS

141-01.04

GERENCIA FINANCIERA

CREDITOS Y COBRANZAS

141-01.05

GERENCIA FINANCIERA

CREDITOS Y COBRANZAS

141-01.06

GERENCIA FINANCIERA

CREDITOS Y COBRANZAS

141-02.01

GERENCIA FINANCIERA

CREDITOS Y COBRANZAS

142-01.01

GERENCIA FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD COMPROBANTES

142-02 142-03.01 142-03.02

GERENCIA FINANCIERA GERENCIA FINANCIERA GERENCIA FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CONCILIACIONES BANCARIAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INFORMES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INFORMES

SUBSERIE Informe de flujo de caja Informe de gestión Informe de pagos por transferencia electronica Informe de portafolio de negociaciones Informe diario de ingresos y egresos Informe diario de saldos bancarios

LIBROS AUXILIARES

de bancos de contabilidad

Informe a organismos de vigfilancia y control Informe de gestion

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DE MANUFACTURAS VICTOR GASKETS DEPENDENCIA: 100 DIRECCION GENERAL OFICINA PRODUCTORA: 100 Asistente de Dirección General CODIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

AG

CT

AC

M

S

E

100-04 INFORME 100-04.01 Informe Gestión 5

informe

0

x

PROCEDIMIENTO transcurrido el tiempo en el archivo central se deben seleccionar aquellos que consolidan informacion al final de cada año o periodo y proceder a microfilmar eliminando el soporte papel (Ley 795 de 2003)

x

TABLAS DE RETENCION DE MANUFACTURAS VICTOR GASKETS DEPENDENCIA: 120 GERENCIA ADMINSTRATIVA OFICINA PRODUCTORA: 123 DEPARTAMENTO DE PERSONAL CODIGO

123-01 123-01.03

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Certificados Certificados Laborales

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

AG

AC

CT

1

M

S

E

0

x

x

cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarios

5

80

x

x

terminado el tiempo en archivo central se seleccionan las nominas semestrales y anuales

5

0

certificación

123-05 123-05.01

NOMINA

Nómina del periodo Novedad de nomina del periodo

123-07 123-07.02

PROGRAMAS Programa de Supreción de cargos programa estudios

x

PROCEDIMIENTO

la información se actualiza permanentemente y se consolida en los informes finales del ejercicio de la liquidación

TABLAS DE RETENCION DE MANUFACTURAS VICTOR GASKETS DEPENDENCIA: 140 GERENCIA FINANCIERA OFICINA PRODUCTORA: 142 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CODIGO

142-02

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CONCILIACIONES BANCARIAS Extractos bancarios

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

AG

AC

CT

M

5

8

5

5

x

x

S

Soporte del movimiento contable

142-03

INFORMES

142-03.01

Informe a organismos de vigilancia y control

E

PROCEDIMIENTO cumplida su vigencia legal, fiscal y contable, no desarrolla valores secundarios la información se x consolida en los libros auxiliares y oficiales (Art. 28 Ley 962 de 2005) consolidan la información que se convierte en fuente de consulta para el estudio de la historia economica social y politica de Manufacturas Victor Gaskets

informe

TABLAS DE RETENCION DE MANUFACTURAS VICTOR GASKETS DEPENDENCIA: 140 GERENCIA FINANCIERA OFICINA PRODUCTORA: 141 CREDITOS Y COBRANZAS CODIGO

141-01 141-01.01

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

AG

AC

CT

5

15

5

0

5

15

M

S

E

PROCEDIMIENTO

x

cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarios

INFORMES

INFORME DE FLUJO DE CAJA Informe diario

Informe semanal

informe mensual 141-01.02

Informe

141-01.03

transcurrido el tiempo en el archivo central se deben seleccionar aquellos que consolidan información al final de cada año o periodo y proceder a microfilmar eliminando el soporte papel (Ley 795 de 2003)

DE GESTIÓN x

x

de pagos por transferencia electronica informe x

cumplida su vigencia administrativa no desarrolla valores secundarios

CONCUSIONES Con la solución del taller se logra afianzar más los conocimientos adquiridos anteriormente, sobre un Programa de Gestión Documental, con el cual se puede tener un mejor desempeño y capacidad de desarrollo de estos programas como futuros profesionales de Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

BIBLIOGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guia de implementación de un PGD. Disponible en <http://201.244.5.242/GUIAIMPLEMENTACIONDEUNPGD.pdf > - - - - - - - -. Minimanual No 4 tablas de retención y transferencia documental.

Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2333#> - - - - - - - -. Plan estratégico institucional.

COLARTE. Archivo General de la Nación.

Disponible <http://www.colarte.com/colarte/conspintores.asp?idartista=18327 >

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INTERNATIONAL COUNCILON ARCHIVES. <http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html>

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[en

línea]

Disponible

ORGANIZACI+ÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA. Manual de gestión documental. [en línea] Disponible en <http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf>