Diseñar ante la diversidad 2023-2024

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Diseñar ante la diversidad.

Configuraciones para impulsar el cambio.

Javier Mosquera

| Argentina

02 01 Prefacio

Foco en las soluciones.

No en los problemas.

Pág. 7-8

Pág. 3-6

04 03 Un nuevo ecosistema de ambientes diversos.

Pág. 9-10

Múltiples situaciones especiales para gestionar el cambio.

Pág. 11-14

05 Configuraciones para impulsar las nuevas habilidades.

• • • •

Vestíbulo Anfiteatro Garaje Guardarropa

Pág. 15 -18

06 Impulsar el desarrollo humano.

Pág. 19

07 Sobre el autor.

Pág. 20

© Javier Mosquera / Noviembre 2023

Prefacio.

01 En mi opinión hubo muchos avances en cuanto a capital humano, metodologías y tecnologías. Sin embargo el espacio físico todavía necesita evolucionar porque no logra motivar ni encender la iniciativa.

Trabajamos y aprendemos mejor cuando nos movemos y estamos activos, que sentados en una silla todo el día. Por eso el desafío pasa por conformar múltiples situaciones en donde cada uno puede interactuar, socializar, colaborar, y concentrarse.

Tiene el potencial de ayudarnos a impulsar nuevas formas de hacer para el mundo actual. Porque la transformación del espacio ya no consiste en remodelar un lugar atractivo sino que es un problema de experiencia de usuario.

Con mi equipo hemos tenido el privilegio de trabajar en múltiples proyectos en espacios corporativos y de aprendizaje. Hemos aportado valor a organizaciones locales, regionales y globales, poniendo en práctica nuestros principios de diseño, como las fotos que ilustran el presente documento. Y he explorado la relación entre la forma de hacer las cosas y el espacio físico, integrando este conocimiento al diseño como una herramienta estratégica fundamental. Porque puede generar un nuevo ecosistema de ambientes tan diversos como las personas que los utilizan, inspirando el cambio y motivando a las personas a ser más autónomas, al tener la opción de elegir el lugar que más les convenga.

Javier Mosquera Buenos Aires, Noviembre 2023

A lo largo de los años participé en muchos proyectos donde junto con usuarios y colaboradores hemos utilizado resignificar ciertos conceptos básicos, recreando múltiples configuraciones. La verdad es que no hay una respuesta final sobre cómo serán, pero está claro que el entorno físico debe impulsar las capacidades que necesitamos en un contexto de cambio permanente.

En base a mis experiencias, reflexiones, intercambio con directivos, y observación de los usuarios, desarrollé algunas ideas y agregué las mías, hasta reinventar mi forma de pensar como el diseño del entorno físico puede promover cultivar las nuevas habilidades, trabajar el talento creativo y social, y conectar emocionalmente y apasionarnos con la tarea. Compartir mi experiencia es mi contribución a la comunidad.

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“El desafío pasa por conformar múltiples situaciones en donde cada uno puede interactuar, socializar, colaborar, y concentrarse.”

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02 Foco en las soluciones.

No en los problemas.

El último siglo estuvo dominado por el pensamiento lineal, la planificación, y el análisis. Un modelo racional y deductivo, basado en simplificar la complejidad y convertirla en fragmentos más manejables.

Una estrategia muy eficaz ante entornos estables y centrada en resolver el problema. Esta lógica tradicional concibió un tipo de espacio físico -corporativo o de aprendizaje- regido por la eficiencia y el modo “mando y control”, la jerarquía, la fragmentación, y la uniformidad, que nos obligó a realizar las actividades todo el día quietos y alineados en el mismo lugar. Una distribución formada por una sucesión de espacios, que fuerza a realizar las actividades estáticamente y siempre en el mismo lugar, y que aún nos ordena de manera uniforme y rígida, restringiendo nuestro movimiento.

Sin embargo, la forma de hacer las cosas está cambiando rápidamente, y las organizaciones evolucionan. En un mundo cada vez más líquido y cambiante, la incertidumbre es cada vez mayor y las experiencias previas no parecen servir de gran ayuda.

Por lo tanto el desafío pasa por enfocarse en explorar soluciones en base a los recursos disponibles, admitiendo avances y retrocesos, y el error como variable y no como desvío. Se trata de un nuevo paradigma, un pensamiento más abierto e innovador que deja atrás las actividades basadas en la dependencia, el esfuerzo individual, la ejecución de tareas concretas, evolucionando hacia procesos más independientes, colaborativos, y basados en desafíos. De hecho el rol del líder está evolucionando hacia un facilitador, que ayuda en el proceso y da soporte a las personas.

Es importante prepararnos para el cambio recurrente y el futuro incierto. Amigarnos con la incertidumbre y aprender a transitar lo desconocido. Buscar soluciones que hoy ni imaginamos. Y a medida que las organizaciones dejan de centrarse en resolver el problema -el tradicional modo “rompecabezas”para enfocarse en explorar soluciones -el actual modo “collage”-, el diseño del entorno físico se convierte en una herramienta estratégica para realizar las actividades.

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03 Un nuevo ecosistema de ambientes diversos.

El espacio convencional caducó desde el momento en que ese modelo monótono nos condiciona negativamente. Ya no nos ayuda ni inspira, porque apaga nuestra iniciativa desde que todos trabajamos mejor cuando el lugar nos activa, en vez de condenarnos a la pasividad. El entorno físico corporativo y educativo tiene que albergar dinámicas sociales y situaciones muy complejas, y no hay una solución única para todos, porque las personas no son idénticas y hacen las cosas de manera distinta. Actualmente el espacio donde realizamos las actividades no puede ser simplemente una serie de "espacios contenedores" asignados. Porque el lugar impacta directamente en nuestro bienestar, en la relación con otras personas y en nuestra capacidad para hacer lo que hacemos. Por eso el diseño es una herramienta estratégica fundamental que puede inspirar el cambio y motivar a las personas a ser más autónomas, al tener la opción de elegir el entorno que más les convenga. Porque cada uno de nosotros somos únicos y necesitamos diferentes ritmos y lugares. ¿De qué manera el espacio físico puede impulsar nuestro desarrollo?. Imaginemos por ejemplo un sendero de montaña. Éste bordea un arroyo, atraviesa un bosque, alterna vegetación baja, gana altura en un sector de rocas sueltas y atraviesa un filo que conduce a la cumbre nevada. En un entorno natural hay una gran variedad de ambientes, integrados orgánicamente. De manera análoga se puede generar un nuevo ecosistema de ambientes tan diversos como las personas que los utilizan, moviéndose y eligiendo dónde y cómo llevar a cabo las actividades.

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De esta forma, cualquiera puede, por ejemplo, participar de una presentación, encontrarse repentinamente con un compañero y tomar algo, para luego trabajar en equipo, y al final concentrarse en un lugar silencioso. A veces uno requiere sentarse solo y concentrado, por momentos un entorno social abierto con gente pasando frecuentemente y en ocasiones necesita explorar ideas pegando post its en una pizarra. En vez de limitarnos solamente a un único espacio, podemos disponer de diversas funcionalidades y variaciones espaciales, recorriendo el lugar desde lo más público hasta lo más concentrado.

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04 Múltiples situaciones especiales para gestionar el cambio. ¿Por qué a pesar del esfuerzo y la inversión por renovar los espacios físicos, tiempo después resulta que no funcionan como se esperaba? Uno de los errores más comunes, es que el diseño del espacio físico gira alrededor de los requisitos operativos y en la resolución de aspectos funcionales. Sin embargo, el espacio tradicional que se repite desde los años 70 sigue siendo conceptualmente el mismo, con dos tipos de espacios: espacios de trabajo individual (escritorios) y espacios cerrados de reunión (salas, aulas y despachos). Y aunque hubo mucho desarrollo en cuanto a capital humano, metodologías y tecnologías, el espacio físico todavía no logra motivar ni encender la iniciativa. Todavía falta evolucionar y reinventar el espacio físico.

Puede parecer intimidante, pero en un mundo más inestable, el diseño del espacio físico ya no puede ser un fin en sí mismo. Si cambió radicalmente la forma de hacer lo que hacemos (trabajar, aprender, comunicarse, etc), es hora de hackear los espacios monótonos que fomentan el comportamiento pasivo y la inactividad. Porque el diseño del entorno físico está llamado a un rol más activo y a mejorar la motivación de las personas.

Más allá de “tunear" el interiorismo influenciado por tendencias, el diseño tiene el potencial de ayudarnos a impulsar nuevas formas de hacer para el mundo actual: escuchar y comunicar ideas, expandir redes, colaborar y compartir responsabilidades, enfocarnos y auto-organizarnos. Para que el nuevo ecosistema de ambientes diversos funcione, el desafío pasa por conformar múltiples situaciones especiales en donde cada uno puede mejor interactuar, socializar, colaborar, y concentrarse. Hay que ir más allá de diseñar y hacer un “reset” de la manera de concebir el entorno físico, porque la transformación del espacio ya no consiste en remodelar un

lugar atractivo. Se trata de un problema de experiencia de usuario.

----Pero además de conformar ambientes diversos para distintas situaciones, falta algo. Porque si bien es emocionante estrenar un nuevo espacio, una vez pasada la novedad, muchas veces las personas se desilusionan: sienten que encuentran opciones pero no las que necesitan, el lugar les resulta ajeno y que no formaron parte del cambio. ¿Las necesidades de un espacio corporativo o de aprendizaje se puede gestionar de la misma forma que siempre? ¿Cómo considerar lo que necesitan ahora los usuarios para que puedan hacer las cosas mejor?

La forma de hacer las cosas cambió. Y el nuevo ecosistema no puede basarse en suposiciones, listados de requerimientos y ratios de superficie.

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Para conformar diversos ambientes y situaciones es fundamental descubrir cómo cambiaron profundamente las necesidades de los usuarios.

Y eso comienza por co-diseñar “con” y “para” los usuarios, a fin de lograr un mayor sentimiento de pertenencia: alinear lo que cambiará, por qué, y qué resistencias se anticipan, capturar datos sobre la experiencia de los usuarios, descubrir diversos puntos de vista del lugar y como se realizan las actividades, observar cómo los usan y sus comportamientos, y crear perfiles de usuario para evitar basarse en suposiciones. Mientras se diseña e implementa el espacio, es clave entrenar a los usuarios como protagonistas del cambio, conociendo los espacios para aprovecharlos al máximo a través de workshops, campañas de comunicación, respuestas a preguntas frecuentes, newsletters, etc. Y una vez en uso el nuevo espacio, es fundamental sostener el cambio a lo largo del tiempo, recibiendo feedback y tomando el pulso del proceso. Se debe lograr una transformación eficaz del espacio físico, y una transición fluida desde el entorno físico actual hasta el futuro. Para ello se necesita una gestión integrada enfocada en la participación activa de los usuarios.

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“Se trata de un problema de experiencia de usuario.”

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05 Configuraciones para impulsar las nuevas habilidades.

El nuevo ecosistema de ambientes permite conformar múltiples situaciones especiales que potencian a las personas. A lo largo de los años observé y utilicé un conjunto de principios para el diseño de distintos tipos de entornos de trabajo y aprendizaje.

Y al resignificar los cuatro conceptos básicos -el vestíbulo, el anfiteatro, el garaje y el guardarropa-, vengo recreando múltiples configuraciones fundamentales para impulsar las habilidades que necesitamos en un contexto de cambio permanente.

de manera efectiva, expresarse con claridad, manejar las emociones para lograr un impacto positivo, etc. Sobre todo a medida que cada vez es más importante contar con un entorno físico donde todos puedan reunirse para intercambiar conocimiento y comunicarse grupalmente.

Anfiteatro Inspirarnos en el concepto de “anfiteatro” permite concebir una configuración de comunicación, que involucre a los usuarios, invitándolos a interactuar de manera casual e informal, y estimulando el movimiento. Para eso es importante que esté ubicado en un lugar protagónico, en la zona más vital y accesible del entorno. Y que los límites sean difusos, los usos múltiples, y el espacio adaptable por parte de los usuarios. Incluso la oportunidad de trabajar con el relieve topográfico, incorporando desniveles, escalones, o módulos auto-apilables formando una grada, ayuda a definir un punto focal del entorno.

La Influencia del concepto de “anfiteatro” amplía la visión del entorno físico, promoviendo las capacidades interpersonales. Porque motiva a compartir ideas a través de una presentación, una conferencia, un plenario, un comité, un foro, e incluso un evento.

El concepto de “anfiteatro” es muy importante porque ayuda a desarrollar habilidades fundamentales como escuchar activamente, comunicar ideas

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Vestíbulo El concepto de “vestíbulo” puede influenciar la creación de una configuración de comunidad, que aprovecha el lugar más estratégico del entorno, por donde pasan todos y puedan repentinamente encontrarse y hacer una pausa. Es un entorno crucial y de transición, que contribuye a una gran experiencia, diverso e informal, donde pueden surgir estímulos inesperados, dando lugar a interacciones casuales que promueven el desarrollo de las personas, el sentido de comunidad, y los valores de la organización.

La Influencia del concepto de “vestíbulo” inspira el diseño del lugar, promoviendo la conexión y la recarga, ya sea en el acceso, el encuentro de las circula-

ciones, el “work café”, el área de espacio de coworking, el “break room”, el comedor, un espacio de exhibición, un espacio de proyección audiovisual, una “stand up meeting”, etc.

El concepto de “vestíbulo” es fundamental porque promueve la habilidad de desarrollar conexiones, crear sinergias, socializar, y dejarnos sorprender por el encuentro inesperado para intercambiar ideas.

Porque para llevar a cabo las actividades, las personas necesitan cada vez socializar más, ya sea colaborar, co-crear, compartir, y cooperar. Al integrarse a un fuerte sentido de comunidad, las personas están mejor equipadas para enfrentar los desafíos de un mundo cambiante, e impactar positivamente.

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Garaje Muchos proyectos y emprendimientos probablemente comenzaron en algo parecido al “garaje” de una casa. Ese concepto puede inspirarnos para recrear una configuración de colaboración, que reúne a un equipo dedicado durante un tiempo ininterrumpido para abordar una actividad específica, con una pizarra para escribir y pegar post-its. Su adaptabilidad y flexibilidad permite al equipo -presencial y virtual- reagruparse, respondiendo a necesidades cambiantes y equipos escalables, promoviendo el design thinking, las iteraciones o las metodologías ágiles.

Puede ser una mesa con sillas, o una disposición informal, con tecnología audiovisual, y mobiliario multifuncional y auto-configurable.

La Influencia del concepto de “garaje” potencia el diseño del entorno físico, promoviendo que las personas puedan colaborar de manera efectiva en modo presencial e híbrido, pudiendo tener formatos como sala de reunión, un taller o sala de proyecto, “war room”, “brainstorming room”, “maker space”, un “innovation lab”, etc.

El concepto de “garaje” es esencial porque permite desarrollar habilidades necesidades como colaborar, crear consenso, compartir la responsabilidad con el equipo en vez de concentrarla en una sola persona, co-crear ideas en equipo, o experimentar en base a prueba y error. Máxime después de haber perdido durante la pandemia el hábito de trabajar en conjunto presencialmente.

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Guardarropa Resignificar el concepto de “guardarropa” permite concebir una configuración de concentración, donde uno puede apartarse en silencio en un rincón protegido, pero no necesariamente aislado. Es un refugio abierto o semiabierto, que aprovecha los espacios más escondidos, donde las personas puedan tener privacidad para concentrarse en sus actividades, sin ruidos ni distracciones.

La Influencia del concepto de “guardarropa” resignifica el diseño del lugar, al promover enfocarse sin interrupciones, solo o con alguien. Pueden ser espacios muy diversos, porque cada uno es distinto a la hora de enfocarse, por ejemplo un nicho en un mueble o al lado de la ventana, un espacio de concentración, un sillón individual, un “phone room” para videoconferencias individuales, un “head down” para leer en silencio, un “focus room”, etc.

El concepto de “guardarropa” es clave porque ayuda a desarrollar habilidades fundamentales como enfocarnos y reflexionar para pensar, recopilar información, auto-organizarnos, e incluso respetar la concentración de otros. Sobre todo a medida que cada vez es más necesario ofrecer un entorno físico donde todos puedan sentarse y sumergirse un buen rato sin distracciones e interrupciones.

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06 Impulsar el desarrollo humano.

Todavía muchos proyectos siguen priorizando los requisitos técnicos como el look & feel, los materiales, las texturas, el mobiliario, la iluminación, etc. Sin embargo, el papel de las organizaciones está cambiando, y ante todo deben considerar cuidadosamente lo que ahora necesitan los usuarios para poder hacer las cosas mejor. Por eso el desafío pasa por realizar una “curaduría” de la mezcla correcta de configuraciones que interactúen entre sí en el cambio continuo para impulsar a las personas a comunicarse, crear comunidad, colaborar y concentrarse.

Somos sociales, y al interactuar con los demás podemos fomentar capacidades tales como la adaptabilidad a la incertidumbre, explorar soluciones que hoy ni siquiera imaginamos, la iniciativa

propia, la apertura a lo inesperado, la colaboración, innovación, tratar con los demás para explorar y experimentar. Son competencias exclusivamente humanas que debemos activar y ejercitar para impulsar el desarrollo humano, en particular la creatividad, la herramienta más poderosa para encender la innovación. En un mundo cada vez más inespecífico donde la inteligencia artificial ya nos supera en algunas funciones, necesitamos continuamente cultivar las habilidades del siglo XXI, trabajar el talento creativo y social, y conectar emocionalmente y apasionarnos con la tarea. Y para promoverlo, es clave reinventar el diseño del entorno físico.

Se trata de diseñar configuraciones ante la diversidad, impulsando a las personas ante el cambio.

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07 Sobre el Autor.

Javier Mosquera cuenta con amplia experiencia aportando valor a organizaciones locales, regionales y globales. Es un apasionado por trabajar con el diseño para crear entornos físicos corporativos y de aprendizaje que impulsen nuevas maneras de hacer para un contexto cada vez más cambiante.

Javier es un entusiasta por la integración del pensamiento analítico y la visión creativa, con enfoque iterativo, y cuenta con probada trayectoria compartiendo reflexiones y experiencias como facilitador en programas de Educación Ejecutiva y en Formación In-Company, y a través de frecuentes presentaciones y columnas de opinión.

Es arquitecto por la Universidad de Buenos Aires, con formación en emprendedorismo e innovación.

Es Director General de 3g office Argentina, empresa g-local especializada en consultoría, diseño e implementación de oficinas corporativas, entornos de aprendizaje y de uso mixto.

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© Javier Mosquera / Noviembre 2023

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Activar el desarrollo humano.

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Javier Mosquera