Innovació tecnològica i gestió documental
JUNY 2017 I Nº 129 1
04 Editorial
07 NotĂcies
10 Jornades
2
SUMARI 12
15
Publicacions
EstĂ ndards
16
18
Normativa
Licitacions
20 http://
3
EDITORIAL L’arxiu electrònic, elements a debat.
La recent legislació sobre administració electrònica genera un canvi substancial en relació a la gestió de documents i arxiu. En aquest darrer aspecte tant la Llei 39/2015, de l’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, com la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, en els seus articles 17 i 46,
respectivament,
estableixen
l’obligatorietat
que
tenen
les
administracions de disposar d’un arxiu electrònic únic i d’haver de conservar els documents en mitjans electrònics. Aquestes disposicions són del tot lògiques ja que s’entén que a partir del moment de l’entrada en vigor d’aquestes lleis tota la tramitació administrativa haurà de ser exclusivament electrònica. Estem doncs davant d’un manament legal que posa al damunt de la taula un seguit d’elements que fins ara no s’havien començat a debatre i tractar amb concreció. La Llei 39/2015 en el seu article 17.1 estableix que cada administració haurà de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents corresponents a procediments finalitzats. Aquesta sola frase pot generar interpretacions diverses i han de ser les administracions públiques qui les hauran d’aclarir mitjançant les seves polítiques de gestió documental.
4
L’arxiu electrònic únic es pot interpretar com un gran repositori centralitzat al qual una administració transferirà els seus documents. Aquesta seria la visió més literal a la definició normativa, però creiem que la llei no exclou altres arquitectures tècniques o de gestió sempre que acompleixin la finalitat legal. Per exemple, podem pensar en una administració
gran
que
federa
els
seus
repositoris,
o
bé
una
administració o servei de caràcter interadministratiu que ofereix un servei de repositori on diverses administracions gestionen la seva part de repositori, o que un tercer mitjançant conveni o contracte li administra el servei. Per tant, depenent de la realitat de cada administració es poden donar diverses solucions per a una mateixa finalitat. Un segon element el tenim en el moment de la transferència a l’arxiu electrònic; mantindrem com hem fet fins ara en entorn paper que la transferència no es fa fins cinc anys d’haver tancat l’expedient? Serveix o, inclús, és legal aquest termini? Amb la nova legislació considerem que ja no podrem mantenir més aquest període ja que la llei estableix explícitament que un cop finalitzat l’expedient s’ha de transferir a l’arxiu. Per tant, i com a regla general, la transferència d’expedients s’hauria dur a terme un cop resolt l’expedient i quan hagin vençut els possibles terminis de recurs en via administrativa. En casos de sèries documentals que continguin documents que no es corresponguin a procediments resolutoris caldrà establir quin és aquest moment. Per exemple, les actes dels òrgans col·legiats (un cop aquestes hagin estat aprovades), els plans estratègics (un cop aprovats), etc. Per tant, com a regla general, no es podran mantenir en els Back-Office de producció expedients resolts. Més enllà del compliment legal aquesta mesura és recomanable ja que d’aquesta forma reduïm el volum de documents dels gestors documentals de tramitació (amb el corresponent estalvi econòmic, ja que es redueixen les despeses
5
d’emmagatzematge digital a les empreses contractades, i també la millora de l’eficiència del sistema d’informació), permet que el sistema d’arxiu apliqui les polítiques de gestió documental (disposició, accés, etc) i afavoreix la interoperabilitat. En aquest sentit serà important preveure a la política de gestió documental de cadascuna de les administracions quins són els càrrecs responsables del tancament dels expedients i també quin ha de ser “el moment” de fer-ho, segons les diverses sèries documentals.
6
NOTÍCIES Memòria històrica El Parlament de Catalunya ha aprovat el 29 de juny la Llei de reparació de les víctimes del franquisme que considera il·legals els tribunals
de l’Auditoria de Guerra
de
l’Exèrcit d’Ocupació perquè eren contraris a la llei i vulneraven el dret a un judici just. A més, declara nuls de ple dret totes les sentències i les resolucions de les causes instruïdes i dels consells de guerra. Només a Catalunya 63.961 persones van ser sotmeses a aquests consells de guerra, 3.358 de les quals van ser executades. Amb l’aprovació d’aquesta llei els noms de totes aquestes persones seran públics i es podran consultar a la xarxa ja que l’Arxiu Nacional de Catalunya facilitarà la llista sobre les sentències i condemnes on hi constarà, d’acord amb la llei aprovada, el número de procediment, la persona física o jurídica encausada i la condemna imposada. La llei preveu també que l’Arxiu Nacional de Catalunya actualitzi la llista si té coneixement de casos que no constin a l’arxiu dels tribunals militars a Catalunya. Per a més informació: https://www.parlament.cat/web/actualitat/noticies/index.html?p_id=27 0277376 Guia de la Sèrie documental (Arxiu Nacional de Catalunya)
7
El govern finlandès retalla paper i digitalitza els arxius El govern finlandès anuncia plans per digitalitzar els seus
arxius,
concretament
94
quilòmetres
de
documents, abans de 2030 i només acceptarà formats digitals en el futur. S'espera reduir els costos d'arxiu en més de 60 milions d'euros els propers 10 anys i millorar la disponibilitat de dades i l’accés dels investigadors i altres usuaris. L'Arxiu Nacional de Finlàndia lidera el projecte per destruir els originals en paper després de digitalitzats, salvant les obligades excepcions per motius culturals, històrics o jurídics. Serà necessari avaluar els equips informàtics i les necessitats d'infraestructura, especialment per al reconeixement de contingut i l'anàlisi de textos, amb el repte de garantir que la informació es mantingui intacta i fiable durant tot el procés. http://www.computerweekly.com/news/450421553/Finnish-governmentscraps-paper-and-digitises-archives
Estònia estableix la primera ambaixada de dades del món a Luxemburg Estònia és un dels estats més desenvolupats del món a nivell d’administració electrònica. Ara ha sorprès amb una altra iniciativa novadora com és l’acord signat amb Luxemburg per a la conservació de les còpies de seguretat de la seva informació vital amb la finalitat d’assegurar la continuïtat digital. Dades com els registres de propietat, assegurances de les pensions, cadastre, bases de dades dels documents d’identitat i registre de població. Aquest és un conveni que es cenyeix a un àmbit estrictament governamental en el que es valora la capacitat de Luxemburg per oferir un alt nivell de seguretat a les dades emmagatzemades. Per a més informació: https://www.rt.com/news/393272-estonia-firstdata-embassy/
8
Consorci d’Arxius Ciències Socials
Europeus
de
Dades
de
En base a la decisió d’execució (UE) 2017/995 de la Comissió de 9 de juny de 2017,
es
crea
el
Consorci
d’Arxius
Europeus de Dades de Ciències Socials — Consorci d’Infraestructures d’Investigació Europees (CESSDA ERIC). El CESSDA ERIC proporcionarà una infraestructura d’investigació distribuïda i sostenible que permeti a la comunitat científica dur a terme investigacions d’alta qualitat sobre les ciències socials, que contribueixin a l’elaboració de solucions efectives pels principals reptes als que s’enfronta la societat actualment. Tanmateix, el CESSDA ERIC ha de facilitar l’ensenyament i l’aprenentatge de les ciències socials. Per
a
més
informació:
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2017.149.01.0085.01.SPA&toc=OJ:L:2017 :149:TOC
Informe sobre l'avantprojecte de llei de protecció de dades per a la seva adaptació al reglament comunitari El dia 23 de juny el Consell de ministres va aprovar l'avantprojecte de llei orgànica de protecció de dades que té la finalitat de millora aquesta regulació
i
adaptar
la
legislació
espanyola
a
les
disposicions
del Reglament (UE) 2016/679 - EUR-Lex - Europa EU (RGPD) que té prevista l'entrada en vigor el dia 25 de maig de 2018. Es pot consultar el text a: http://www.lamoncloa.gob.es/consejodeministros/referencias/Paginas/ 2017/refc20170623.aspx
9
JORNADES SAA
Society
of
American
Archivists Les gravacions de totes les conferències dels congressos de la SAA Society of American Archivists dels anys 2014 i 2015 son ja accessibles gratuïtament a la seva pagina web. Per accedirhi: https://www2.archivists.org/conference
24th ESARBICA General Conference 2017 Public Sector Reforms: Transparency & Accountability Del 9 a l’11 d’agost de 2017 Lilongwe, Malawi Més
informació:
http://www.ica.org/en/24th-
esarbica-general-conference-2017-public-sector-reforms-transparencyaccountability
17ª Conferencia de Bienal PARBICA. Archives Engaged: Personal, profesional, political. Del 4 al 7 de Septiembre de 2017 Suva, Fiyi Más información: http://www.parbica.org/conferencesand-events/conferences/parbica17/index.aspx
10
12th International Conference on Information Management (ICDIM 2017)
Digital
Del 12 al 14 de Setembre de 2017 Fukuoka, Japan Més informació: http://www.icdim.org/
DLM-Forum
Brighton
Triennial
&
ARMA
International European Conference Date: 13-15th September. 2017 Brighton, Regne Unit Més informació: http://armaeurope.org/european-conference-2017-call-papers/
11
PUBLICACIONS Une stratégie nationale pour la collecte et l'accès aux archives à l'ère numérique Christine Nougaret, vicepresidenta del Consell Superior d'Arxius de França a elaborat aquest informe a la petició de la Ministra de Cultura realitzada l’any 2016. Aquest document és una reflexió sobre l’estat dels mètodes i condicions d’avaluació, difusió i la normativa legal dels documents en suport paper o digital i una proposta d’estratègia nacional per l’accés als arxius en un entorn digital. https://francearchives.fr/file/b0d6555950508ab637adb10ece33d381644d 6d37/2017_03_24_RAPPORT_DEFINITIF_NOUGARET.compressed.pdf
Government Transformation Strategy Aquesta publicació explica l’estratègia de transformació digital del govern de la Gran Bretanya. També es detalla el significat de la transformació construint serveis digitals per canviar les relacions entre el govern i la ciutadania fins el 2020. https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_ data/file/590199/Government_Transformation_Strategy.pdf
12
Guia sobre l'avaluació d’impacte relativa a la protecció de dades al RGPD Davant l’entrada en vigor del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 de abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament i la lliure circulació de dades personals el proper mes d’abril de 2018 L’Autoritat Catalana de Protecció de Dades ha publicat una guia adreçada als responsables d’avaluar l’impacte de les operacions amb dades personals el tractament de les quals comporti un risc significatiu per als drets i les llibertats de les persones. http://apdcat.gencat.cat/web/.content/03documentacio/Reglament_general_de_proteccio_de_dades/documen ts/GUIA-AIPD-APDCAT.pdf
Reglament General de Protecció de les Dades Isabel
Taylor
,
investigadora
d’InterPARES Trust ha publicat en obert un White Paper sobre el
Reglament
General
de
Protecció de les Dades de la UE, a Arxivar, vol. 70, Núm. 2, 2017. El White Paper està publicat a la secció Dissemination entre altra informació rellevant de lliure accés. https://interparestrust.org/assets/public/dissemination/WhitePaper_on_G DPR.pdf http://interparestrust.org
13
Destruction
of
source
information
after
digitisation Aquesta guia dels Arxius de Nova Zelanda explica com crear informació digital amb la suficient qualitat per substituir l’original i garantir la preservació digital a llarg termini, permetent la destrucció de l’original. http://www.records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/17G13-Destruction-of-source-information-after-digitisation.pdf
14
ESTÀNDARDS Reglament d’Execució (UE) 2017/980 Reglament d’Execució (UE) 2017/981 Reglament d’Execució (UE) 2017/988 Al DOUE 10 de juny de 2017 es publiquen els Reglaments d’Execució (UE) 2017/980, 2017/981, i 2017/988 de la Comissió, pel que s’estableixen normes tècniques d’execució respecte als models de formularis, plantilles i procediments per a la cooperació de les activitats de supervisió, les verificacions in situ i les investigacions, i per l’intercanvi d’informació entre les autoritats competents de conformitat amb la Directiva 2014/65/UE del Parlament Europeu i del Consell, per a la consulta a altres autoritats competents abans de la concessió d’una autorització de conformitat amb la Directiva 2014/65/UE del Parlament Europeu i del Consell i per a les disposicions de cooperació relatives a un centre de negociació on les seves operacions siguin d’importància substancial en un Estat membre d’acollida. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=CELEX:32017R0980&qid=1498041758274 http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=CELEX:32017R0981&qid=1498041806104 http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2017.149.01.0003.01.SPA
15
NORMATIVA Administració electrònica Al BOP de Girona núm.107 de 6 de juny de 2017 es publica l’anunci d’aprovació definitiva i entrada en vigor de l’Ordenança reguladora de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Sant Andreu Salou. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/107/201710704556.pdf Al DOGC núm. 7391 de 15 de juny de 2017 es publica l’anunci sobre l’aprovació inicial de l'Ordenança municipal d'administració electrònica de l’Ajuntament de Sentmenat. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=789660&language=ca_ES
Bon govern Al DOGC núm. 7385 de 7 de juny de 2017 es publica l’anunci sobre l’aprovació definitiva del codi de bon govern i transparència municipal de l'Ajuntament d’El Masnou. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=788909&language=ca_ES
Seu electrònica Al DOGC núm. 7391 de 15 de juny de 2017 es publica la resolució OAC/DIR/337/2017, de 6 de juny, de creació de la seu electrònica de l'Oficina Antifrau de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=789766&language=ca_ES
16
Transparència Al DOGC núm. 7388 de 12 de juny de 2017 es publica l’edicte sobre la ressenya de la publicació del text íntegre de l'Ordenança de transparència de Castellbisbal. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=789279&language=ca_ES Al DOGC núm. 7389 de 13 de juny de 2017 es publica l’edicte sobre la publicació al BOP de l'Ordenança de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Cervelló. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=789469&language=ca_ES Al BOP de Barcelona 14 de juny de 2017 es publica l’aprovació del Programa de suport a la transparència metropolitana per part de l’Àrea Metropolitana de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&06/02201701089 4.pdf&1 Al BOP de Lleida núm.125 de 29 de juny de 2017 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança de Transparència i Administració electrònica de l’Ajuntament de Josa i Tuixén. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2017_125_4729
17
LICITACIONS Administració electrònica Al DOGC núm. 7391 de 15 de juny de 2017 es publica l’anunci sobre licitació del contracte de serveis d'adequació, auditoria, assistència
formació, a
la
assessorament
Llei
orgànica
i de
protecció de dades de caràcter personal i a l'ens en l'àmbit de l'administració electrònica de l’Ajuntament de Cubelles. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=789775&language=ca_ES Al BOE núm. 144 de 17 de juny de 2017 es publica l’anunci sobre licitació del contracte del servei per la implantació d’una plataforma integral d’administració electrònica per a la gestió documental i de tràmits de la Diputación Provincial de Cuenca. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-37888
Digitalització Al BOE núm. 132 de 3 de juny de 2017 es publica l’anunci de licitació per al servei de digitalització i indexació de les històries clíniques de l’arxiu actiu del Complejo Asistencial de Soria. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-34403
18
Tractament i custòdia de documentació Al BOE núm. 132 de 3 de juny de 2017 es publica l’anunci de licitació per al servei de custodia, gestió i digitalització de l’arxiu central de documentació clínica de la Gerencia de Atención Integrada de Albacete. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-34392 Al BOE núm. 136 de 8 de juny de 2017 es publica l’anunci de licitació de la Gerencia de Asistencia Sanitaria de Palencia per al servei de gestió de
l’arxiu
central
d’històries
clíniques
del
Complejo
Asistencial
Universitario de Palencia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-35392 Al BOP de Barcelona 13 de juny de 2017 es publica la licitació del contracte de serveis de tractament arxivístic dels fons documentals de l'Ajuntament d’Abrera. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&06/02201701098 1.pdf&1 Al BOP de Barcelona 13 de juny de 2017 es publica la licitació dels serveis per a la creació d'un instrument de descripció del fons municipal històric (1827-1930) de l’Ajuntament de l'Hospitalet de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&06/02201701084 6.pdf&1 Al BOE núm. 151 de 26 de juny de 2017 es publica l’anunci de licitació per al servei d’assistència tècnica per la redacció d’especificacions tècniques, gestió documental i suport a l’execució del manteniment de les instal·lacions del Consorcio de Aguas Bilbao Bizkaia (CABB). http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-39965
19
http:// Colecció «Códigos electrónicos» Aquesta secció a dins la pàgina del BOE, conté compilacions de les principals normes vigents de l’ordenament jurídic, permanentment actualitzades, presentades per branques del Dret. Cada codi electrònic ofereix
descàrrega
gratuïta
en
i
ePUB,
per
facilitar
l’emmagatzematge i lectura en dispositius electrònics. Els codis electrònics es complementen amb un sistema d’alertes d’actualització. La subscripció es pot realitzar a través dels serveis de BOE a la carta. http://www.boe.es/legislacion/codigos/?modo=1#DerechoAdministrativ o Codigo de Administracion Electronica Proteccion de Datos de Caracter Personal Codigo de Archivos y Patrimonio Documental
20
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
21
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
22
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
23
24