Innovaciรณn tecnolรณgica y gestiรณn documental
JUNIO 2017 I Nยบ 129 1
04 Editorial
07 Noticias
10 Jornadas
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SUMARIO 12
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Publicaciones
Estรกndares
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Normativa
Licitaciones
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EDITORIAL El archivo electrónico, elementos a debate. La reciente legislación sobre administración electrónica genera un cambio sustancial en relación en la gestión de documentos y archivo. En este último aspecto tanto la Ley 39/2015, del 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, como la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, en sus artículos 17 y 46, respectivamente, establecen la obligatoriedad que tienen las administraciones de disponer de un archivo electrónico único y de tener que conservar los documentos en medios electrónicos. Estas disposiciones son del todo lógicas ya que se entiende que a partir del momento de la entrada en vigor de estas leyes toda la tramitación administrativa tendrá que ser exclusivamente electrónica. Estamos pues ante un mandamiento legal que pone encima de la mesa una serie de elementos que hasta ahora no se habían empezado a debatir y no tratar con concreción. La Ley 39/2015 en su artículo 17.1 establece que cada administración tendrá que mantener un archivo electrónico único de los documentos correspondientes a procedimientos finalizados. Esta sola frase puede generar interpretaciones diversas y tienen que ser las administraciones públicas quienes las tendrán que aclarar mediante sus políticas de gestión documental.
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El archivo electrónico único se puede interpretar como un gran repositorio centralizado al cual una administración transferirá sus documentos. Esta sería la visión más literal en la definición normativa, pero creemos que la ley no excluye otras arquitecturas técnicas o de gestión siempre que cumplan la finalidad legal. Por ejemplo, podemos pensar en una administración grande que federa los suyos repositorios, o bien una administración o servicio de carácter interadministrativo que ofrece un servicio de repositorio donde diversas administraciones gestionan su parte de repositorio, o que uno tercero mediante convenio o contrato le administra el servicio. Por lo tanto, dependiendo de la realidad de cada administración se pueden dar diversas soluciones para una misma finalidad.
Un segundo elemento lo tenemos en el momento de la transferencia al archivo electrónico; ¿mantendremos como hemos hecho hasta ahora en entorno papel que la transferencia no se hace hasta cinco años de haber cerrado el expediente? ¿Sirve o, incluso, es legal este plazo? Con la nueva legislación consideramos que ya no podremos mantener más este periodo ya que la ley establece explícitamente que una vez finalizado el expediente se tiene que transferir al archivo. Por lo tanto, y como regla general, la transferencia de expedientes se habría llevar a cabo una vez resuelto el expediente y cuando hayan vencido los posibles plazos de recurso en vía administrativa. En casos de series documentales que contengan documentos que no se correspondan a procedimientos resolutorios habrá que establecer cuál es este momento. Por ejemplo, las actas de los órganos colegiados (una vez estas hayan sido aprobadas), los planes estratégicos (una vez aprobados), etc.
Por lo tanto, como regla general, no se podrán mantener en los BackOffice de producción expedientes resueltos. Más allá del cumplimiento
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legal esta medida es recomendable ya que de esta forma reducimos el volumen de documentos de los gestores documentales de tramitación (con el correspondiente ahorro económico, ya que se reducen los gastos de almacenaje digital a las empresas contratadas, y también la mejora de la eficiencia del sistema de información), permite que el sistema de archivo aplique las políticas de gestión documental (disposición, acceso, etc) y favorece la interoperabilidad. En este sentido será importante prever a la política de gestión documental de cada una de las administraciones cuáles son los cargos responsables del cierre de los expedientes y también cuál tiene que ser “el momento” de hacerlo, según las diversas series documentales.
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NOTICIAS Memoria histórica El Parlament de Catalunya ha aprobado el 29 de junio la Ley de reparación de las víctimas del franquismo que considera ilegales los tribunales de la Auditoría de Guerra del Ejército de
porque eran
contrarios a la ley y vulneraban el derecho a un juicio justo. Además, declara nulos de lleno derecho todas las sentencias y las resoluciones de las causas instruidas y de los consejos de guerra. Sólo en Cataluña 63.961 personas fueron sometidas a estos consejos de guerra, 3.358 de las cuales fueron ejecutadas. Con la aprobación de esta ley los nombres de todas estas personas serán públicos y se podrán consultar a la red ya que el Archivo Nacional de Cataluña facilitará la lista sobre las sentencias y condenas donde constará, de acuerdo con la ley aprobada, el número de procedimiento, la persona física o jurídica encausada y la condena impuesta. La ley prevé también que el Archivo Nacional de Cataluña actualice la lista si tiene conocimiento de casos que no consten en el archivo de los tribunales militares en Cataluña. Para más información: https://www.parlament.cat/web/actualitat/noticies/index.html?p_id=270 277376 Guía de la Serie documental (Archivo Nacional de Cataluña)
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El gobierno finlandés recorta papel y digitaliza los archivos El gobierno finlandés anuncia planes para digitalizar sus archivos, 94 kilómetros de documentos, antes de 2030 y sólo aceptará formatos digitales en el futuro. Se espera reducir los costes de archivo en más de 60 millones de euros los próximos 10 años y mejorar la disponibilidad de datos y el acceso de los investigadores y otros usuarios. El Archivo Nacional de Finlandia lidera el proyecto para destruir los originales en papel después de digitalizados, salvando las obligadas excepciones por motivos culturales, históricos o jurídicos.
Será
necesario
evaluar
los
equipos
informáticos
y
las
necesidades de infraestructura, especialmente para el reconocimiento de contenido y el análisis de textos, con el reto de garantizar que la información se mantenga intacta y fiable durante todo el proceso. http://www.computerweekly.com/news/450421553/Finnish-governmentscraps-paper-and-digitises-archives
Estonia establece la primera embajada de datos del mundo en Luxemburgo Estonia es uno de los estados más desarrollados del mundo a nivel de administración electrónica. Ahora ha sorprendido con otra iniciativa novedosa como es el acuerdo firmado con Luxemburgo para la conservación de las copias de seguridad de su información vital con la finalidad de asegurar la continuidad digital. Datos como los registros de propiedad, seguros de las pensiones, catastro, bases de datos de los documentos de identidad y registro de población. Este es un convenio que se ciñe a un ámbito estrictamente gubernamental en lo que se valora la capacidad de Luxemburgo para ofrecer un alto nivel de seguridad a los datos almacenados. Para más información:
https://www.rt.com/news/393272-estonia-first-
fecha-embassy/
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Consorcio de Archivos Europeos de Datos de Ciencias Sociales En base a la decisión de ejecución (UE) 2017/995 de la Comisión de 9 de junio de 2017, se crea el Consorcio de Archivos Europeos de Datos de Ciencias Sociales — Consorcio de Infraestructuras de Investigación Europeos (CESSDA ERIC). El CESSDA ERIC proporcionará una infraestructura de investigación distribuida y sostenible que permita a la comunidad científica llevar a cabo investigaciones de alta calidad sobre las ciencias sociales, que contribuyan a la elaboración de soluciones efectivas los principales retos a los que se enfrenta la sociedad actualmente. Sin embargo, el CESSDA ERIC tiene que facilitar la enseñanza y el aprendizaje de las ciencias sociales. Para
más
información:
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2017.149.01.0085.01.SPA&toc=OJ:L:2017: 149:TOC
Informe sobre el anteproyecto de ley de protección de datos para su adaptación al reglamento comunitario El día 23 de junio el Consejo de ministros aprobó el anteproyecto de ley orgánica de protección de datos que tiene la finalidad de mejora esta regulación y adaptó la legislación española a las disposiciones del Reglamento (UE) 2016/679 - EUR-Lex - Europa EU (RGPD) que tiene prevista la entrada en vigor el día 25 de mayo de 2018.
Se puede
consultar el texto a: http://www.lamoncloa.gob.es/consejodeministros/referencias/Paginas/20 17/refc20170623.aspx
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JORNADES SAA
Society
of
American
Archivists Las grabaciones de todas las conferencias de los congresos de la SAA Society of American Archivists de los años 2014 y 2015 sueño ya accesibles gratuitamente en la suya pagina web. Para acceder: https://www2.archivists.org/conference
24th ESARBICA General Conference 2017 - Public Sector Reforms: Transparency & Accountability Del 9 al 11 de agosto de 2017 Lilongwe, Malaui Más
información:
http://www.ica.org/en/24th-
esarbica-general-conference-2017-public-sector-reforms-transparencyaccountability
17ª Conferencia de Bienal PARBICA. Archives Engaged: Personal, profesional, political. Del 4 al 7 de Septiembre de 2017 Suva, Fiyi Más información: http://www.parbica.org/conferences -and-events/conferences/parbica17/index.aspx
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12th International Conference on Digital 12th International Conference on Digital Information Management (ICDIM 2017) Del 12 al 14 de Septiembre de 2017 Fukuoka, Japan Más información: http://www.icdim.org/
DLM-Forum
Brighton
Triennial
&
ARMA
International European Conference Date: 13-15th September. 2017 Brighton, Reino Unido Más información: http://armaeurope.org/european-conference-2017-judería-papeles/
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PUBLICACIONES Une stratégie nationale pour la collecte te el accès aux archives à el ère numérique Christine Nougaret, vicepresidenta del Consejo Superior de Archivos de Francia a elaborado este informe a la petición de la Ministra de Cultura realizada el año 2016. Este documento es una reflexión sobre el estado de los métodos y condiciones de evaluación, difusión y la normativa legal de los documentos en papel o digital y una propuesta de estrategia nacional por el acceso a los archivos en un entorno digital. https://francearchives.fr/file/b0d6555950508ab637adb10ece33d381644d6 d37/2017_03_24_RAPPORT_DEFINITIF_NOUGARET.compressed.pdf
Government Transformation Strategy Esta publicación explica la estrategia de transformación digital del gobierno de la Gran Bretaña. También se detalla el significado construyendo
de
la
servicios
transformación digitales
para
cambiar las relaciones entre el gobierno y la ciudadanía hasta el 2020. https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_d ata/file/590199/Government_Transformation_Strategy.pdf
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Guía sobre la evaluación de impacto relativa a la protección de datos en el RGPD Ante la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2016/679
del
Parlamento
Europeo
y
del
Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento y la libre circulación de datos personales el próximo mas de abril de 2018 La Autoridad Catalana de Protección de Datos ha publicado una guía dirigida a los responsables de evaluar el impacto de las operaciones con datos personales cuyo tratamiento comporte un riesgo significativo para los derechos y las libertades de las personas. http://apdcat.gencat.cat/web/.content/03documentacio/Reglament_general_de_proteccio_de_dades/documents /GUIA-AIPD-APDCAT.pdf
Reglamento General de Protección de los Datos Isabel Taylor, investigadora de InterPADRES Trust ha publicado en abierto un White Papel sobre el
Reglamento
General
de
Protección de los Datos de la UE, a Archivar, vuelo. 70, Nº. 2, 2017. El White Paper está publicado en la sección Dissemination entre otra información relevante de libre acceso. https://interparestrust.org/assets/public/dissemination/WhitePaper_on_GD PR.pdf http://interparestrust.org
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Destruction
of
source
information
after
digitisation Esta guía de los Archivos de Nueva Zelanda explica cómo crear información digital con la suficiente calidad para sustituir el original y garantizar la preservación digital a largo plazo, permitiendo la destrucción del original. http://www.records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/17G13-Destruction-of-source-information-after-digitisation.pdf
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ESTÁNDARES Reglamento de Ejecución (UE) 2017/980 Reglamento de Ejecución (UE) 2017/981 Reglamento de Ejecución (UE) 2017/988 En el DOUE 10 de junio de 2017 se publican los Reglamentos de Ejecución (UE) 2017/980, 2017/981, y 2017/988 de la Comisión, porlos que se establecen normas técnicas de ejecución con respecto a los modelos de formularios, plantillas y procedimientos para la cooperación de las actividades de supervisión, las verificaciones in situ y las investigaciones, y por el intercambio de información entre las autoridades competentes de conformidad con la Directiva 2014/65/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, para la consulta a otras autoridades competentes antes de la concesión de una autorización de conformidad con la Directiva 2014/65/UE del Parlamento Europeo y del Consejo y para las disposiciones de cooperación relativas a un centro de negociación en que sus operaciones sean de importancia sustancial en un Estado Miembro de acogida. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=CELEX:32017R0980&qid=1498041758274 http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=CELEX:32017R0981&qid=1498041806104 http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2017.149.01.0003.01.SPA
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NORMATIVA Administración electrónica En el BOP de Gerona núm.107 de 6 de junio de 2017 se publica el anuncio de aprobación definitiva y entrada en vigor de la Ordenanza reguladora de la administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Andreu Salou. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2017/107/201710704556.pdf En el DOGC nº. 7391 de 15 de junio de 2017 se publica el anuncio sobre la aprobación inicial de la Ordenanza municipal de administración electrónica del Ayuntamiento de Sentmenat. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/ ?action=fitxa&documentId=789660&language=ca_ES
Buen gobierno En el DOGC nº. 7385 de 7 de junio de 2017 se publica el anuncio sobre la aprobación definitiva del código de buen gobierno y transparencia municipal del Ayuntamiento del Masnou. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/ ?action=fitxa&documentId=788909&language=ca_ES
Sede electrónica En el DOGC nº. 7391 de 15 de junio de 2017 se publica la resolución OAC/DIR/337/2017, de 6 de junio, de creación de la sede electrónica de la Oficina Antifraude de Cataluña. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/ ?action=fitxa&documentId=789766&language=ca_ES
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Transparencia En el DOGC nº. 7388 de 12 de junio de 2017 se publica el edicto sobre la reseña de la publicación del texto íntegro de la Ordenanza de transparencia de Castellbisbal. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/ ?action=fitxa&documentId=789279&language=ca_ES En el DOGC nº. 7389 de 13 de junio de 2017 se publica el edicto sobre la publicación
en
el
BOP
de
la
Ordenanza
de
transparencia
y
administración electrónica del Ayuntamiento de Cervelló. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/ ?action=fitxa&documentId=789469&language=ca_ES En el BOP de Barcelona 14 de junio de 2017 se publica la aprobación del Programa de apoyo a la transparencia metropolitana por parte del Área Metropolitana de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&06/022017010894. pdf&1 En el BOP de Lérida núm.125 de 29 de junio de 2017 se publica el edicto de aprobación definitiva de la Ordenanza de Transparencia y Administración electrónica del Ayuntamiento de Josa i Tuixén. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?id =2017_125_4729
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LICITACIONES Administraciรณn electrรณnica En el DOGC nยบ. 7391 de 15 de junio de 2017
se
publica
el
anuncio
sobre
licitaciรณn del contrato de servicios de adecuaciรณn,
auditorรญa,
formaciรณn,
asesoramiento y asistencia a la Ley orgรกnica de protecciรณn de datos de carรกcter personal y al ente en el รกmbito de la administraciรณn electrรณnica del Ayuntamiento de Cubelles. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/ ?action=fitxa&documentId=789775&language=ca_ES En el BOE nยบ. 144 de 17 de junio de 2017 se publica el anuncio sobre licitaciรณn del contrato del servicio por la implantaciรณn de una plataforma integral de administraciรณn electrรณnica para la gestiรณn documental y de trรกmites de la Diputaciรณn Provincial de Cuenca. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-37888
Digitalizaciรณn En el BOE nยบ. 132 de 3 de junio de 2017 se publica el anuncio de licitaciรณn el servicio de digitalizaciรณn e indexaciรณn de las historias clรญnicas del archivo activo del Complejo Asistencial de Soria. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-34403
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Tratamiento y custodia de documentación En el BOE nº. 132 de 3 de junio de 2017 se publica el anuncio de licitación para el servicio de custodia, gestión y digitalización del archivo central de documentación clínica de la Gerencia de Atención Integrada de Albacete. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-34392 En el BOE nº. 136 de 8 de junio de 2017 se publica el anuncio de licitación de la Gerencia de Asistencia Sanitaria de Palencia para el servicio de gestión del archivo central de historias clínicas del Complejo Asistencial Universitario de Palencia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-35392 En el BOP de Barcelona 13 de junio de 2017 se publica la licitación del contrato
de
servicios
de
tratamiento
archivístico
de
los
fondos
documentales del Ayuntamiento de Abrera. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&06/022017010981. pdf&1 En el BOP de Barcelona 13 de junio de 2017 se publica la licitación de los servicios para la creación de un instrumento de descripción del fondo municipal histórico (1827-1930) del Ayuntamiento de l'Hospitalet de Llobregat. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&06/022017010846. pdf&1 En el BOE nº. 151 de 26 de junio de 2017 se publica el anuncio de licitación
el servicio de asistencia técnica para la redacción de
especificaciones técnicas, gestión documental y apoyo a la ejecución del mantenimiento de las instalaciones del Consorcio de Aguas Bilbao Bizkaia (CABB). http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2017-39965
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http://
Colección «Códigos electrónicos» Esta sección a dentro de la página del BOE, contiene compilaciones de las
principales
normas
vigentes
del
ordenamiento
jurídico,
permanentemente actualizadas, presentadas por ramas del derecho. Cada código electrónico ofrece descarga gratuita en PDF y ePUB, para facilitar el almacenaje y lectura en dispositivos electrónicos. Los códigos electrónicos se complementan con un sistema de alertas de actualización. La suscripción se puede realizar a través de los servicios de BOE a la carta. http://www.boe.es/legislacion/codigos/?modo=1#DerechoAdministrativo Codigo de Administracion Electronica Proteccion de Datos de Caracter Personal Codigo de Archivos y Patrimonio Documental
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -
La gestión de documentos
electrónicos
y su
seguridad
y
preservación -
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector. El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, en relación al Sistema d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes competencias: -
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados
con
la
aplicación
de
las
tecnologías
de
la
información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8V D2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/edit? usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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