SISTEMAS DE INFORMACIÓN HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN Y TOMA DE DECISIONES EN UN PROYECTO DE DESARROLLO RURAL PROSALAFA II Caracas, Venezuela Marzo, 2012
EQUIPO DE TRABAJO
POR FUNDACIÓN CIARA - PROSALAFA II
Coordinación de la sistematización: Ing. Alba Delgado Apoyo Técnico: Ing. Alberto Dente y Lic. Libia Jiménez
POR EMPRESA LABOR, INVESTIGACIONES Y SERVICIOS
Investigadora coordinadora: Msc. Gloria Carrasco Co-Investigadora: Msc. Rossana Duarte Investigadora asistente: Msc. Vanessa Escalona
PARTICIPANTES EN LAS ESTRATEGIAS DE INDAGACIÓN
Por el equipo de CIARA-PROSALAFA II Gerente Técnico: Ing. Víctor Pérez Coordinadores de Componentes y región Falcón: Ing. Antonio García, Zoot. Darío Escobar, Ing. Edgar Loyo, Med. Vet. Alexander Córdova Coordinadoras de Unidades: Ing. Alba Delgado (USE) y Lic. Libia Jiménez (UA) Equipo Técnico y de Apoyo: Ing. Alberto Galindo, Lic. Juan Fonseca, TSU. María T. García, Lic. Teresa Montes, Lic. Yajaira Rodríguez, Lic. Pedro Ulloa, Lic. Jesús Galindez, TSU. Belkis Marín, Sec. Aurora Meléndez y Lic. Yurisbel Camacaro, Técnicos de Campo: Jairo Rodríguez, Jairo Torres y Julio Sánchez Por CIARA-Caracas: Lic. Arminda Sosa, Lic. Rufino Briceño y Msc. W uiliam Carrero Por agentes externos: Lic. María Silva (Min. PP Planificación y Finanzas) 1
INDICE DE CONTENIDOS Presentación ....................................................................................................... 4 La experiencia documentada en el SI: PROSALAFA II ....................................... 6 La propuesta de sistematización ......................................................................... 8 El enfoque de sistematización asumido .......................................................... 8 Objetivos y ejes que orientan la presente sistematización .............................. 9 ¿Cuál fue el abordaje metodológico de la sistematización? ............................ 9 Aspectos conceptuales y fundamentos legales de los SI .................................. 10 Un SI: prenda de garantía para la toma de decisiones.................................. 11 Elementos constitutivos de un SI................................................................... 11 Atributos básicos de la información generada por un SI: .............................. 12 Tipos de SI ................................................................................................... 12 Ciclo de vida de un SI .................................................................................... 13 Fundamentos legales de los SI .................................................................... 14 Las fases transitadas en el desarrollo del SI-PROSALAFA II ........................... 16 El Sistema de Información de CIARA-PROSALAFA II ...................................... 18 Sistema CEREUS.......................................................................................... 18 Sistema SIGESP ........................................................................................... 20 Sistema de Desembolso ................................................................................ 21 Rasgos más destacados de los SI- PROSALAFA II ...................................... 22 El ciclo de vida del SI de PROSALAFA II ...................................................... 24 Una mirada a aspectos claves .......................................................................... 25 Adopción del sistema: el factor humano ........................................................ 25 La contribución del SI a la toma de decisiones y al control gerencial ............ 26 La participación en los SI............................................................................... 28 Los descubrimientos y aprendizajes ................................................................. 29 Lo que descubrimos… ................................................................................... 29 Las lecciones aprendidas .............................................................................. 30 Consideraciones finales .................................................................................... 33 Lo que concluimos… ..................................................................................... 33 Lo que podemos hacer para optimizar un SI ................................................. 34 Referencias bibliográficas ................................................................................. 35 INDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1: Mapa de áreas del proyecto ............................................................... 6 Gráfico 2: Aspectos operativos de un SI ........................................................... 12 Gráfico 3: Ciclo de vida de un proyecto ............................................................ 14 Gráfico 4: Fases del desarrollo de los SI .......................................................... 16
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SIGLAS Y ABREVIATURAS
CAF
Corporación Andina de Fomento
CD
Comité Directivo
CIARA
Fundación de Capacitación e Innovación para Apoyar la Revolución Agraria
FIDA
Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola
INE
Instituto Nacional de Estadística
MPPAT
Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra
MPPEF
Ministerio del Poder Popular para la Economía y Finanzas
POA
Plan Operativo Anual
PREVAL
PROSALAFA
PROSALAFA II
Plataforma Regional de Desarrollo de Capacidades en Evaluación y Sistematización de América Latina y el Caribe Proyecto de Apoyo a los Pequeños Productores de las Zonas Áridas y Semiáridas de los Estados Lara y Falcón Proyecto de Desarrollo Rural Sostenible para las Zonas Áridas y Semiáridas de los Estados Falcón y Lara, Segunda Fase
TCI
Taller de Construcción de Información
TPV
Taller de Profundización y Validación
SyE
Seguimiento y evaluación
SI
Sistema de Información
SD
Sistema de Desembolso
SIGESP
Sistema de Gestión Empresarial para el Sector Público
SIPSE
Sistema de Planificación, Seguimiento y Evaluación
SSE
Sistema de Seguimiento y Evaluación
UA
Unidad de Administración
UEP
Unidad Ejecutora del Proyecto
USE
Unidad de Seguimiento y Evaluación
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Presentación La Fundación de Capacitación e Innovación para Apoyar la Revolución Agraria (CIARA) del Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierra (MPPAT), ejecuta acciones en Lara y Falcón, a través del Proyecto de Desarrollo Rural Sostenible para las Zonas Áridas y Semiáridas de los Estados Falcón y Lara, Segunda Fase (PROSALAFA II), mediante préstamo otorgado por el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA) y la Corporación Andina de Fomento (CAF), así como, con recursos ordinarios del presupuesto nacional y aporte de los beneficiarios y las beneficiarias.
Con este proyecto se ha propuesto: a) el fortalecimiento de capacidades para la participación activa de la población en procesos de desarrollo sostenible de sus microcuencas; b) la promoción de un proceso de cambio en las unidades de producción agrícola y no agrícola orientado al encadenamiento socioproductivo, al mercado, a la seguridad alimentaria y al beneficio social sostenible en los espacios territoriales implicados; c) el acceso de los pobladores rurales a los servicios financieros; y d) la conservación, protección, rehabilitación y manejo racional y eficiente de los recursos naturales.
Para favorecer el logro de los resultados y la contribución efectiva
a las
transformaciones esperadas, PROSALAFA II cuenta con un Sistema de Seguimiento y Evaluación (SSE) de las acciones, resultados e impactos del Proyecto, así como de los aspectos financieros, cuyos objetivos son: a) contribuir a fortalecer la capacidad de gestión, dirección y coordinación del Proyecto a objeto de favorecer su eficiencia, efectividad y sostenibilidad de procesos, resultados e impactos generados y b) retroalimentar con información oportuna y de calidad a los actores del Proyecto y a la sociedad en su conjunto, contribuyendo a la transparencia en la gestión de los recursos.
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La visión del seguimiento y evaluación de PROSALAFA II ejecutado por el CIARA, incluye además de estos dos procesos, la planificación
y la
sistematización, por lo que se trata de cuatro subsistemas que interactúan en la recolección, análisis, uso y comunicación de la información y el conocimiento generado. Dentro de este sistema, la información es un recurso básico cuya producción se basa en un enfoque participativo que busca el empoderamiento de los diferentes actores, apoyado en una comunicación fluida y, en un enfoque de género para reflejar la situación de ambos sexos.
En este marco, el SSE, se propuso generar un Sistema de Información (SI) para conocer en tiempo real la marcha del Proyecto, sus actividades y resultados a efectos de apoyar la toma de decisiones (Fundación CIARA s/f). A tales fines, hoy se cuenta con las siguientes herramientas informáticas: a) la aplicación web denominada CEREUS1 para el manejo de información programática: b) el Sistema de Gestión Empresarial para el Sector Público (SIGESP) de presupuesto y contabilidad y; c) el Sistema de Desembolso (SD).
En esta sistematización se planteó realizar un análisis del desarrollo de las herramientas informáticas y su articulación con los procesos de toma de decisiones y control de gestión. Este informe resumido2 se desarrolla en 8 secciones: 1) la experiencia documentada en el sistema de información, 2) la propuesta de sistematización y el abordaje metodológico, 3) los aspectos conceptuales y fundamentos legales, 4) las fases transitadas en el desarrollo de los SI, desde su gestación en PROSALAFA, 5) las herramientas informáticas empleadas en la actualidad y consideraciones sobre el flujo, calidad y seguridad de la información, 6) aspectos clave, como el factor humano y la contribución del SI a la toma de decisiones y al control gerencial, 7) los descubrimientos y aprendizajes y 8) las consideraciones finales.
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Es el nombre de un tipo de cactus, denominado científicamente como Cereus Peruvianos 2 Extraído del informe ampliado, que lleva igual título
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La experiencia documentada en el SI: PROSALAFA II PROSALAFA II fue formulado en el año 2003 e inicia su ejecución en el 2006. Tiene como antecedente PROSALAFA (Proyecto de Apoyo a los Pequeños Productores de las Zonas Áridas y Semiáridas de los Estados Lara y Falcón), el cual se
ejecutó durante el período 1993-2005. La propuesta se planteó para ser desarrollada entre el año 2006 y el 2012, con fecha programada para la culminación de su ejecución física y elaboración del informe de cierre en el 2013.
El área de influencia de PROSALAFA II abarca 163 caseríos, ubicados en 17 Microcuencas (consideradas como las unidades territoriales de planificación ejecución y evaluación). Ellas se ubican en un total de 14 Municipios de los estados Lara y Falcón, de los cuales ocho (8) habían sido atendidos con PROSALAFA. El gráfico siguiente ilustra las áreas de acción del Proyecto. 8 municipios en el Estado Falcón
6 municipios en el Estado Lara
Gráfico 1: Mapa de áreas del proyecto Fuente: Fundación CIARA (2008)
PROSALAFA II tiene como objeto reducir la pobreza en las poblaciones del semiárido mediante un proceso participativo de desarrollo social y económico
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ambientalmente sustentable y con equidad de género. Se ejecuta a través de los siguientes componentes y subcomponentes: COMPONENTES
SUBCOMPONENTES
I.
Desarrollo de
a. Desarrollo de capacidades
Capacidades Humanas
b. Planificación participativa
y Sociales
c. Fondo para acciones sociales, culturales y de género
Desarrollo Productivo
a. Servicios técnicos
II.
b. Fondo de inversiones productivas
III. Servicios Financieros
(No tiene subcomponente)
Rurales IV. Rehabilitación, Manejo y Conservación de los
a. Capacitación de microcuencas b. Fondo para manejo de recursos naturales
Recursos Naturales
Las acciones desarrolladas por los cuatro componentes programáticos son: Acciones Capacitación para el desarrollo de capacidades humanas y sociales
Componentes I II III IV
Asistencia técnica para la gestión de organizaciones sociales, económicas y
financieras y para el manejo de los recursos naturales Organización de eventos de comunicación, difusión y divulgación de tecnología,
experiencias e información a organizaciones financieras y microempresas agrícolas
Financiamiento no reembolsable para jóvenes emprendedores Construcción
de
obras
de
infraestructura
de
almacenamiento
y
aprovechamiento de agua para el desarrollo productivo. Proyectos de inversión económica, social y de conservación ambiental
La Unidad Ejecutora de Proyecto (UEP) se estableció con una sede central en el estado Lara con su equipo directivo y dos oficinas estatales, cada una con un equipo multidisciplinario de profesionales, teniendo Falcón un coordinador estatal (Fundación CIARA, 2006). 7
La propuesta de sistematización En esta sección se define qué se entiende por sistematizar, el para qué se hace y con cuál enfoque. Así mismo, se presentan las fases de trabajo, las estrategias de recolección, procesamiento y análisis de información.
El enfoque de sistematización asumido La sistematización es una forma de investigación que implica un proceso de documentación, reconstrucción, análisis e interpretación de la experiencia desarrollada, en el cual se involucran los diferentes actores interesados para aprender de ella, optimizarla y comunicarla a otros agentes interesados en la implementación de prácticas similares.
Dicha reconstrucción parte del reconocimiento de la experiencia analizada como expresión de una realidad compleja y por tanto,
de la existencia de
múltiples relaciones e interpretaciones de los distintos aspectos identificados. De allí que su legitimidad o validez se basa fundamentalmente en la consideración de los diferentes puntos de vista de los involucrados y en la instrumentación
de
estrategias
favorecedoras
del
distanciamiento
e
interpretación crítica de la experiencia vivida, promoviendo la expresión de lo satisfactorio e insatisfactorio, lo logrado y no logrado y, analizando los factores condicionantes para proyectar a futuro una imagen deseada y posible.
Las sistematizaciones toman diferentes abordajes según el grado en el que se involucran los asesores externos y el equipo promotor de la experiencia. En ese sentido, hay sistematizaciones
“de nosotros con ellos”, y de “ellos con
nosotros” (Cendales, 2000). En el primero,
el proceso es diseñado y
desarrollado por el equipo externo con la participación de los involucrados en el suministro de la información y en la revisión participativa de los productos 8
generados por dicho equipo. En el segundo caso, el equipo externo es un facilitador y su función es la de asesoramiento metodológico y apoyo al desarrollo de los procesos que lleva a cabo el equipo promotor. El presente trabajo, realizado en los meses de noviembre de 2011 a abril de 2012, se inscribe en la primera perspectiva, por tratarse de una experiencia compleja en un tema muy técnico que involucra una dimensión temporal de 6 años.
Objetivos y ejes que orientan la presente sistematización El objetivo general que orientó la sistematización fue reconstruir, desde la visión de decisores del Programa PROSALAFA II y operadores del sistema de información, incorporando la visión técnica externa, lo que ha sido el manejo del sistema de información y analizar su pertinencia y articulación a los procesos de toma de decisiones, así como su contribución a los procesos de control de gestión.
La sistematización se desarrolló en función de dos ejes: a) Caracterización del sistema de información: contenidos, plataforma y mecanismos de operación y b) Articulación con el sistema de toma de decisiones y contribución con el control de gestión. Para cada uno de ellos se exploraron los procesos desarrollados, los logros alcanzados, los no logros, lo omitido y los factores internos y contextuales que favorecieron la comprensión de lo reconstruido, con énfasis en los factores humanos, los cuales constituyen un eje transversal.
¿Cuál fue el abordaje metodológico de la sistematización? Se desarrollaron tres fases: a) preliminar con el taller inicial, el acopio de documentos, así como el diseño y validación de las estrategias de indagación; b) de construcción colectiva con el levantamiento y procesamiento de la información a través de 20 entrevistas y 2 talleres -Construcción de Información (TCI) y de Profundización y Validación (TPV)- y, por último, c) de cierre: para la redacción del informe final, la revisión del mismo por parte de personal de la Fundación CIARA y la elaboración de la presente versión resumida. 9
El trabajo se apoyó en los esquemas de sistematización propuestos por la Metodología FIDA y en la experiencia de las sistematizadoras. En consonancia con el enfoque de complejidad asumido, el abordaje fue fundamentalmente cualitativo, considerando lo cuantitativo como complemento. Las estrategias de recolección de información empleadas fueron: la revisión documental, la entrevista semi estructurada y el taller de construcción colectiva, todo ello diseñado a partir de una Guía de Indagación con estructura matricial basada en los ejes de sistematización y en las categorías y contenidos específicos a explorar en cada uno de ellos. En las diferentes estrategias se involucró a 25 personas, de las cuales el 84% pertenecen al equipo de trabajo de PROSALAFA II, 12% al CIARA-Caracas y 4% a un organismo externo usuario de la información.
Del total, 40% son
mujeres y 60% hombres.
Aspectos conceptuales y fundamentos legales de los SI En la primera parte de esta sección se aborda la definición de SI, sus elementos constitutivos, atributos básicos de la información generada, los enfoques de apoyo gerencial y el ciclo de vida. En las segunda parte, el marco legal que le da el sentido normativo y valorativo.
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Un SI: prenda de garantía para la toma de decisiones Un SI, según Laudon y Laudon (2001), puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control gerencial, así como la creación de nuevos productos. Se podría afirmar que es una prenda de garantía en la medida en que genera información de calidad.
Los SI deben ser capaces de suministrar información confiable, precisa y oportuna para la toma de las decisiones necesarias. Estas, según Kosciuk Nicolás (2006) pueden ser: a) estratégicas en la medida que determinan los objetivos, los recursos y las políticas de la organización; b) de control gerencial si se ocupa principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos, y el desempeño de las unidades operativas; c) de conocimientos sí se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar y de distribuir información y, d) de control operativo si determinan la forma de llevar a cabo las tareas específicas propuestas por los niveles superiores.
Un SI debe favorecer un efectivo control de gestión: para ello, es preciso que sea pertinente, expedito y esté articulado a un sistema de toma de decisiones. Ello permitirá verificar si se está generando un valor agregado para la población objetivo con las acciones del proyecto, si la entrega de los productos se hace en las cantidades y condiciones adecuadas con aplicación correcta, oportuna y eficiente de los recursos. El SI debe garantizar que cualquier indicio de desvío sobre los elementos objeto de control pueda ser corregido oportunamente o incluso, prever desviaciones muy anticipadamente (Sanín, 1999).
Elementos constitutivos de un SI Los
aspectos
más operativos dentro de un SI,
son el insumo, el
procesamiento y la salida. El insumo o alimentación se refiere a la recolecta de datos dentro de la organización o del entorno (fuentes internas o externas) y al 11
proceso de captura del sistema; el procesamiento transforma estos datos en algo con más sentido a través de procedimientos que determinan como se produce la información para dar respuesta a las necesidades de los usuarios y; finalmente, la salida o producto, transfiere la información procesada a las personas o actividades, donde debe ser empleada (Laudon y Laudon, 2001).El siguiente gráfico ilustra estos aspectos:
Procesamiento
Almacenamiento
Gráfico 2: Aspectos operativos de un SI Fuente: elaboración propia
Atributos básicos de la información generada por un SI: La calidad de un SI depende de si éste: “ i) responde a las necesidades de los usuarios (pertinencia), ii) llega en tiempo para la toma de decisiones (oportunidad), iii)
la forma en que se presenta es la adecuada en función del usuario
(adecuación), y iv) se puede acceder fácilmente a la misma (accesibilidad)” (Fundación CIARA, s/f: 1). Cabe agregar criterios como consistencia e integridad, que se refieren a la homogeneidad de la información basada en la claridad y suficiencia de las variables teóricas y operacionales y, en la incorporación de mecanismos para evitar la introducción de información errónea, respectivamente.
Tipos de SI Según ANESAPA (2003), hay dos tipos de sistemas: 1) De apoyo operacional, que alude a aquellos SI dedicados al soporte de las operaciones a través del 12
procesamiento eficiente de las transacciones, el control de procesos, el resguardo de las comunicaciones y actualización de bases de datos, sin hacer énfasis en la generación de productos específicos, y 2) De apoyo gerencial, dedicados al suministro de información y respaldo para la toma de decisiones por parte de gerentes. Cuando los requisitos de información pueden identificarse de antemano para producir reportes sintéticos, se denomina de apoyo gerencial propiamente dicho, sin embargo cuando, además brinda con flexibilidad información del entorno y se utilizan indicadores agregados o tipo índices que contemplan resultados, efectos e impactos, se denominan de apoyo ejecutivo ya que sirven para la toma de decisiones estratégicas de la alta gerencia.
Hoy en día un gran número de organizaciones ha implementado el uso de nuevas herramientas tecnológicas para poder optimizar los procesos operativos internos, ahorrar en costos y ser más eficientes y, de esta manera, virar los procesos hacia una creciente focalización de los impactos esperados, según su visión estratégica (Escalona, 2010)
Ciclo de vida de un SI Según ANESAPA (2003) la implementación de un SI gerencial cumple con un ciclo de vida constituido por cinco fases: 1) planificación para el establecimiento de objetivos, alcance y factibilidad del SI, 2) análisis de necesidades y establecimiento de criterios de desempeño, 3) diseño de la propuesta de implementación, 4) implementación del SI con la instalación de la plataforma y la capacitación de suministradores, operadores y usuarios y 5) uso y mantenimiento basado en auditorías periódicas y los respectivos procesos de adecuaciones y reingeniería. El siguiente gráfico ilustra el ciclo de vida de un SI:
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Gráfico 3: Ciclo de vida de un proyecto Fuente: elaboración propia
El tiempo de duración del ciclo de vida de un sistema específico depende de: tipo de organización, recursos a utilizarse, necesidades inmediatas y requerimientos futuros. Sin embargo, cualquier sistema de información, sea éste manual o computarizado deberá ser susceptible a mejora, adaptación, adecuación y ajuste, ya que tiene que responder a las condiciones dinámicas de las organizaciones. (ANESAPA, 2003:59)
Fundamentos legales de los SI Dos grandes marcos: La Constitución y el Plan Nacional Simón Bolívar En Venezuela se ha venido desarrollando un basamento legal de impulso a los procesos de
control gerencial en el marco de la exigencia de mayor
transparencia, eficacia y eficiencia de la gestión pública, así como de un mayor acceso a la información por parte de todos los involucrados y de la garantía de su participación en la toma de decisiones. En ese sentido la Constitución de 1999 en su artículo 141 expresa:
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La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho (CRBV).
El Plan Nacional Simón Bolívar en su principio de democracia protagónica revolucionaria plantea que las comunidades sean actores protagonistas en la superación de la pobreza.
En este marco los sistemas de información deben ser garantía de rendiciones de cuentas transparentes y de acceso a información de calidad, tanto para ejercer contraloría social, como para emprender procesos de planificación para el desarrollo local.
Dos marcos concretos de regulación y desarrollo de los SI La función pública de estadísticas a través de la Ley correspondiente regula, por una parte, lo concerniente a la recogida de datos, tratamiento y difusión de la información y, por la otra, la organización y coordinación de los entes involucrados para garantizar la producción y acceso a información de calidad.
El desarrollo tecnológico, que se expresa en el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, proyectado a 25 años (2005-2030) busca favorecer la independencia científica y tecnológica, la inclusión social de todos los sectores en la formulación de políticas públicas en ciencia y tecnología y,
generar
mayores capacidades humanas y físicas en ciencia, tecnología e innovación, para responder a las necesidades nacionales (MPPCT; 2005)
El reto para la Fundación CIARA es mantener un trabajo coordinado con otros entes en la producción de estadísticas y realizar la inversión necesaria en hardware, software, especialmente, en la emigración al software libre, y en la
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capacitación de su recurso humano para el desarrollo de sus sistemas de información.
Las fases transitadas en el desarrollo del SI-PROSALAFA II Cuando se inicia PROSALAFA II en el año 2006, ya se venía trabajando con el SIGESP y existía un Programa de Desembolso, sin embargo ambos sufren cambios que hoy definen su forma actual. En cuanto a la información programática, hubo algunos intentos previos al CEREUS, programa en el que se registra y procesa toda la información sobre metas físicas.
Se identificó una etapa previa de antecedentes y una etapa de desarrollo de los SI, con tres fases. El próximo gráfico muestra unos cuadros superpuestos para expresar una realidad en la que no hay límites absolutos y los procesos y contenidos se van redefiniendo a la luz de nuevas demandas de los involucrados con los sistemas de información.
Fase III: 2010 – 2011 Consolidación de lo que tenemos hoy Fase II: 2008-2009: Ajustes y más ajustes FasedeIII:la2010 – 2011 Consolidación de lo que tenemos Fase I: 2006-2007 Inicio implementación hoy Fase1993-2005 II: 2008-2009: Ajustes y más ajustes Antecedentes: La gestación: Fase I: 2006-2007 Inicio de la implementación
Gráfico 4: Fases del desarrollo de los SI
Fuente: elaboración propia
Durante el período comprendido entre los años
1993 a 2005, se venía
aplicando el SIGESP y el Sistema de Desembolso (SD) con otras categorías de clasificación de la información.
Prevalece un sistema de información de
transacciones que permitió procesar datos del día a día financiero y generar 16
reportes de la ejecución presupuestaria y estados contables. La información programática contó con un sistema manual de registro y procesamiento de metas físicas cuyos logros y dificultades sirvieron de impulso al desarrollo del CEREUS. Entre los primeros, destaca la creciente formación de una cultura de registro de información y entre las segundas, la ausencia de un sistema de indicadores que orientaran el registro de una información focalizada. (Fue)…un proceso de varios años de que la gente asumiera la cultura de que por cada acción que hacíamos teníamos que generar un registro, teníamos que registrarlo por escrito para que eso pudiera alimentar el sistema…(Us-F-A1) …teníamos tantos números y tantos registros que… [entendimos¨]…que era mejor tener lo necesario…de repente todos los cuadros que teníamos para hacer el informe … no me decían nada en realidad … (Us-M-A2)
El período de desarrollo se inició con una fase de “implementación” en la cual el SD se adapta al nuevo contrato y el SIGESP cambia el manejo del presupuesto por Programa al de Proyecto (por decisión nacional). Se inicia en el 2005 el prototipo que da origen al CEREUS el cual se diseña en 2005 y se le hacen adecuaciones hasta finales del 2007. Le sigue una fase de “ajustes y más ajustes”, en la que se gana en precisión de la información de desembolso y programática y se incorporan nuevos reportes para satisfacer la demanda de los usuarios internos y de apoyo financiero. Por último se llega a una fase de “consolidación de lo que tenemos hoy” en la que se experimenta satisfacción por el número y tipo de reportes alcanzados y la incorporación de datos del Plan Operativo Anual (POA) de la planificación de acciones y metas, que permiten una comparación automatizada de lo esperado y ejecutado.
Los logros en el período de desarrollo se vieron favorecidos por un trabajo de registro de información basado en la confianza y una mayor dedicación al análisis de información gracias a la disminución del tiempo de retrabajo existente en el período de gestación y en la fase de implementación.
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…empezamos a trabajar en la calidad de la información y ya hoy en día hay esa cuestión de que la gente llena su registro… y se trabaja más en base a la confianza… (Us-F-A1) (Antes) teníamos que ver a que acción específica correspondía cada reporte y después se iba consolidando poco a poco… Eso ahorita, lo da automáticamente el sistema. Ahora tenemos más tiempo para analizar la información…. (Us-M-AJ)
Al finalizar este análisis, se identifican varias situaciones valoradas como dificultades, que serán luego retomadas para profundizar en ellas: a) la información presupuestaria y programática no están integradas, b) hay una insuficiente visualización del sistema como herramienta por parte de usuarios actuales y potenciales y c) hay un bajo aprovechamiento de la información arrojada por las herramientas informáticas. Entre los factores más relevantes que explican esta situación están: el limitado acceso a los programas
por
limitaciones del servicio de Internet o de las propias características de las herramientas informáticas, la concepción inicial de los sistemas y la baja cultura de uso, cuestiones que serán abordadas más adelante.
El Sistema de Información de CIARA-PROSALAFA II En este capítulo se describen las tres herramientas empleadas en el SI de PROSALAFA II: CEREUS, de Desembolso y SIGESP, sus especificaciones técnicas, el flujo de información y los mecanismos de seguridad. También se presentan los rasgos más destacados en cuanto a integración de información, flexibilidad, calidad y se hacen algunas consideraciones sobre el ciclo de vida.
Sistema CEREUS. Este SI permite el registro, seguimiento y control de las metas físicas contempladas en las acciones específicas y actividades desarrolladas por 18
PROSALAFA II. La aplicación está diseñada bajo los estándares del software libre, desarrollado bajo ambiente web, en lenguaje de programación PHP y base de datos Postgres; por ser multiplataforma, puede utilizarse tanto en Windows como en Linux. Al tratarse de una aplicación web, es de acceso inmediato (no requiere ser descargada, instalada, ni configurada), se puede acceder desde cualquier lugar a través de internet (visualización remota) y ser utilizada por múltiples usuarios simultáneamente.
El CEREUS se alimenta mediante la Ficha de Registro de Acción Específica, la cual está conformada por varios campos, estos son: Fecha, Responsable del Registro, Coejecutora, Estado, Municipio, Parroquia, Microcuenca, Localidad, Acción Específica de PROSALAFA II, Componentes y Sub Componentes, Tema Central / Tipo de Obra y Equipo / Tipo de Financiamiento, Período de Ejecución, Tipo de Beneficiario, Resultados de Primer Nivel (Bienes o Servicios Entregados a los Beneficiarios y Cambios en los Beneficiarios).
Esta ficha es suministrada por los técnicos de campo, quienes la llenan de manera manual, cada vez que se realiza una acción (curso, taller, asistencia técnica, etc.) y la entregan semanalmente a las coordinaciones de componentes, donde se verifica su calidad y exhaustividad antes de que un operador la digitalice. El Sistema genera una serie de reportes, unos son listados y otros son resúmenes o comparaciones entre lo planificado y lo ejecutado.
Para garantizar la integridad de la información existen niveles de usuarios que son definidos por el Administrador del Sistema según el perfil de cada usuario, estos niveles o grupos de usuarios son Transcriptor, Administrador, Usuarios y Reportes. Una vez que se registra la información, solo el responsable de apoyo técnico puede cambiarla o borrarla. El trascriptor puede modificarla, si se equivoca al registrar algún dato. Además de este control, el Sistema maneja una bitácora de transacciones o auditoría, en la cual se registra cuando un usuario ingresa al 19
Sistema, guarda la fecha y hora, el tipo de operación que realizó (incluir, modificar o eliminar) y el número de la ficha que manipuló. El Sistema genera unos reportes de grupos de usuarios y usuarias del sistema y un listado de transcripciones. Adicional a esto, cada dos semanas se realiza un respaldo de la base de datos.
Sistema SIGESP SIGESP es un sistema integrado para los procesos de gestión administrativa en las organizaciones del sector público que realiza diversas tareas de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo (SIGESP, 2007). Está compuesto por diferentes módulos auxiliares como compras, inventario, tesorería, cuentas por pagar, bienes, etc.; sin embargo, sólo los módulos de contabilidad
y
presupuesto
han
sido
implementados
en
el
Proyecto
PROSALAFA II que ejecuta la Fundación CIARA.
Es un software privado, programado por una Empresa en el lenguaje Visual FoxPro y usa base de datos SQL. Es una aplicación de escritorio que debe ser instalada y configurada en cada computador donde se va a ejecutar. No obstante,
la versión en software libre del sistema ya está
instalada en
PROSALAFA II, y a partir del 2012 se comenzó a aplicar.
Cotidianamente, una vez cumplidos todos los procedimientos administrativos para la ejecución de un gasto (punto de cuenta, orden de pago y cheque), se hace el registro de la información en el Sistema. Con la información que éste genera, se puede conocer la situación del proyecto en un determinado período y el saldo real presupuestario y financiero para cualquier partida, además de cómo ha sido el avance de la ejecución y el comportamiento de los gastos y el estado financiero de la Organización; es decir, lleva el control del presupuesto y la contabilidad. El SIGESP clasifica la información según las seis acciones
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específicas descritas en el capítulo I. Con respecto a las salidas, el Sistema emite varios reportes a través de los módulos de Contabilidad y Presupuesto.
La información está protegida porque solamente la manipula la operadora, quien tiene su usuario y contraseña. El resto de las personas solo pueden consultar la información más no modificarla. La veracidad se establece comparando la ejecución presupuestaria y la de metas físicas del proyecto.
Sistema de Desembolso (SD) Esta aplicación
permite el seguimiento de los recursos de los préstamos
concedidos por el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA), La Corporación Andina de Fomento (CAF), el gobierno nacional, beneficiarios y beneficiarias. Es un sistema genérico que puede ser utilizado con otros entes financiadores, además de los mencionados, desarrollado en el lenguaje de programación Visual FoxPro con base de datos SQL. No está desarrollado bajo ambiente web, por lo tanto debe ser instalado en cada una de las máquinas donde se va a ejecutar (no es software libre).
Permite el registro de los desembolsos del FIDA, en la medida que se producen y categorizarlos por componente, subcomponente y categoría de gastos (Vehículos y Equipos, Convenios y Contratos de Servicios, Fondo de Inversiones, Costos Operativos y Fondo Financiero) registra también, cada una de las órdenes de pago para clasificarlas y así generar la información para realizar los reportes de desembolso que solicita el FIDA. El Sistema solo registra lo gastado, más no da un reporte del saldo del préstamo. En las salidas, ofrece listados y resúmenes.
El sistema ofrece seguridad al bloquearse cada mes y cada año, a medida que se va cuadrando y mandando la información. Ésta solo la puede cambiar la operadora o la Coordinadora de la Unidad de Administración.
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Rasgos más destacados de los SI- PROSALAFA II Se hará referencia a la integración y calidad de la información, el tipo de información predominante y el ciclo de vida del SI.
Con respecto a la integración de la información, los sistemas implementados en PROSALAFA II se complementan, y su insumo de información, en algunos casos, es el mismo, sin embargo, constituyen tres herramientas separadas. En el caso del SD y del SIGESP, la información registrada parte de las órdenes de pago (OP) que se generan en la institución. No obstante, la información se tiene que ingresar en cada uno de los Sistemas por separado, en el caso del SIGESP no permite clasificar las órdenes por categoría de gasto como lo exige el FIDA, operación que si ejecuta el SD; por tanto, al registrar la información de las OP en
ambos
Sistemas,
existe
alto
riesgo,
por
factores
humanos,
de duplicidad o inconsistencia de los datos ingresados.
Tampoco hay integración programática y financiera, lo que impide el uso automatizado de indicadores complejos que integren variables como tiempo, costos y logros para valorar la sostenibilidad
condicionada por la óptima
utilización de los recursos y la maximización de resultados (Carrasco, 2011). Probablemente, CIARA tenga muchos logros que mostrar en este campo, pero la falta de integración de los sistemas no facilita esta tarea evaluativa.
De la calidad de la información generada, es decir, de su confiabilidad, suficiencia y oportunidad, depende, en buena medida, los resultados que se pueden alcanzar con el SI. La información generada es confiable, por cuanto está conforme a normas y procedimientos establecidos en el marco legal venezolano, además de ser auditable y estar sujeta a mecanismos de control que garantizan su exactitud. La calidad de la información con la que se trabaja es buena, es lo que se paga, uno trabaja con físico, con la OP, el Boucher. Si tú buscas en el sistema –de
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Desembolso- la OP 500, tiene que ser igual al físico de la orden de pago. (O-FAJ2) La información que genera el sistema-CEREUS- es una información confiable que se puede revisar y no hay necesidad de ir a lo físico. (O-F-AJ1)
La información generada por los tres sistemas que tiene PROSALAFA II ha sido calificada como suficiente: …ellos -CIARA-PROSALAFA II- tienen un sistema… –SIGESP-, que les permite cubrir todas las áreas…. (Uc-F-AJ) … Ahorita te puedo decir que siempre tenemos entre el 80% y 90% de toda la información en el sistema. Quizás no es el 100%, pero es una gran parte. (Us-MAJ)
La entrega de información se hace en los lapsos de tiempo requeridos y se da, a su vez, respuesta satisfactoria a las demandas institucionales. El hecho de que a ti te digan “mira necesito tal información” y tú en 2 horas la pasaste, y hay personas que en 15 días todavía no lo han pasado, en la misma institución, te dice bastante. Y si no existe el registro, lo armamos porque tenemos la información. (US-M-A2)
Los diversos actores partícipes en el diseño, operación, carga y uso del SIGESP, el SD y el CEREUS coinciden en cualificar la información generada como de buena calidad.
Sobre el tipo de información programática predominante, se ha limitado en la práctica la valoración de información de tipo cualitativa, pues, aunque se puede incorporar apreciaciones de este tipo en el ítem observaciones, dispuesto en la Ficha de Registro, la información reportada se refiere básicamente a la realización de aclaratorias como error de número de cedula de beneficiarias y beneficiarios. Yo creo que todavía le faltan muchas cosas al sistema… cuando uno hace una acción y hace seguimiento… entonces uno puede anotar algunas cosas en las observaciones… y uno sabe
si ha habido cambios… pero si va a buscar
información en el CEREUS es muy complicado porque va a encontrar muchas
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observaciones y no es sencillo tener que leer todo eso… Allí uno no puede saber si una organización está débil o fortalecida... lo que sabemos es que acciones ha recibido… Tendría que trabajarse más para eso… (S-M-A3) Tú dejas en una asistencia técnica la actitud, el cambio del productor… Entonces eso no se refleja mucho, eso es lo que uno dice que sería bueno que otro escuche. –Se propone- …sea más humana la cuestión (S-M-A1)
La información manejada es de tipo cuantitativa para la toma de decisiones a nivel de las coordinaciones, la cual cumple con excelencia los requisitos de este nivel.
El ciclo de vida del SI de PROSALAFA II Las diversas fases que integran el ciclo de vida de un SI (planificación, análisis, diseño, implementación y de uso y mantenimiento) se cumplieron, en buena medida, en PROSALAFA II. Sin embargo, ello ha sido un proceso progresivo, que de hecho tomó, en el caso del CEREUS, hasta el año 2011 para lograr un diseño calificado como satisfactorio. Hemos trabajado a partir de las necesidades de las coordinaciones de los componentes y de los actores de apoyo financiero… esas necesidades se han ido detectando progresivamente y se han hecho las correcciones… (DP M AJ) Hoy tenemos un sistema que nos satisface…pero cómo vamos a evaluarnos si estamos obteniendo un sistema satisfactorio cuando ya casi está terminando el proyecto (Taller de Construcción de Información)
Lo expuesto evidencia ciertas limitaciones en el diseño inicial, explicado en parte, por no haber contado con la experticia necesarias y por la dinámica institucional, caracterizada por atender múltiples problemáticas contextuales y del acontecer socio-político vinculados a la realidad local y nacional, donde la ejecución física ha exigido esfuerzos difícilmente conciliables con el desarrollo de un SI tal y como está planteado en la literatura especializada.
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Una mirada a aspectos claves Esta sección aborda: a) la adopción del sistema desde la perspectiva del factor humano, b) el uso de la información y su contribución a la toma de decisiones y al control gerencial y, c) la participación en el SI.
Adopción del sistema: el factor humano La formación de actores para el uso de los SI se ha efectuado a través de dos modalidades: formal e informal; en la primera, se pueden reseñar charlas y reuniones de capacitación y, en la segunda, la orientación suministrada en la acción de operar el sistema por personas claves que laboran en el Proyecto, así como la posibilidad de ser autodidacta en el manejo de los sistemas. …Teresa me enseño… y sólo con el trabajar con ellos, porque ellos siempre desde que yo he estado aquí son los mismos. … la Sra. Libia, Teresa…[se refiere al SIGESP] (O-F-A1) …yo me he ido metiendo y abriendo aquí y allá, he ido aprendiendo… El sistema lo “lanzaron” ahí a la red y yo me fui familiarizando con él [se refiere al CEREUS]. (Us-M-A1)
Con una u otra modalidad, los integrantes que alimentan, operan o consultan las herramientas informáticas de PROSALAFA II, han mostrado disposición a aprender en el día a día para cumplir sus funciones.
Se pudo identificar como rasgos más destacados que favorecen una cultura de uso: el interés personal y la percepción de utilidad de la información …el interés que uno ponga en el uso de los equipos y en usar la información del programa es lo que marca la diferencia. Para mí ha sido una fuente de aprendizaje muy importante. (Us-M-A1)
Por ello se identifican como aspectos a fortalecer para superar resistencias o desinterés en el uso las herramientas informáticas o de sus productos. … yo tengo seis personas bajo mi responsabilidad… Aquí veo que no hay como ese interés… de estar revisando en CEREUS cómo va la ejecución y yo creo que
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es en forma general. No hay ese interés en meterse a ver qué es lo que está pasando… (Us-M-AJ)
En general, el personal coordinador por sus propias funciones ha avanzado en la adquisición de dicha cultura de uso ya que percibe fácilmente la utilidad del sistema para su desempeño, lo que no se ha logrado completamente con el personal que está más alejado del proceso de toma de decisiones. Dentro de los elementos que han dificultado la apropiación del SI, está la propia dinámica organizacional, caracterizada por un elevado volumen de trabajo en campo, así como por dificultades de acceso a Internet por parte del personal de campo.
La creciente cultura de registro y de control de la información, así como la presencia de múltiples mecanismos de capacitación, son aspectos que sirven de base para avanzar en el fortalecimiento de una cultura de uso de la información.
La contribución del SI a la toma de decisiones y al control gerencial El fin de todo sistema de información se centra en la utilidad que tiene para contribuir a la mejora continua de procesos, ello a través de la toma de decisiones y el control de la gestión. En el caso de PROSALAFA II, este uso se puede describir de la siguiente manera: Satisfacción de demanda externa de información: se generan reportes que son adaptados a formatos o sistemas predeterminados por la Fundación CIARA -sede central-, entes del estado venezolano y organizaciones cooperantes. Para los reportes que le tenemos que hacer a los Ministerios,… a la Misión AgroVenezuela… (Uc-F-AJ) …Las respuestas a las demandas de información a nivel central son muy importantes y le damos gracias a Dios de que disponemos de este sistemaCEREUS- porque a veces nos piden de ya para ya, cuáles son las capacitaciones que hemos dictado, por darte un ejemplo, del 2006 hasta este mes. (Us-M-A1)
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Rendición de cuentas: Implica la elaboración de reportes sobre la ejecución física y presupuestaria para la presentación de resultados ante instancias internas (CIARA- PROSALAFAII) y externas (Cooperante/s y Organismos del Estado), a través de diversas estrategias metodológicas, como la elaboración de informes técnicos y la realización de reuniones de equipo multidisciplinario. Para rendir cuenta a nuestros órganos de adscripción, Ministerio de Agricultura y Cría y al Ministerio de Finanzas, la ONAPRE,… nosotros tenemos que ejecutar esos recursos y notificar… en qué se están gastando los recursos y si se está cumpliendo con los planes operativos establecidos anualmente. (Uc-M-A1)
Seguimiento y control: Todos los actores realizan, de acuerdo a su responsabilidad en el Programa, labores de seguimiento y control de la ejecución física, presupuestaria o de los desembolsos realizados. …allí se ve- reuniones mensuales del equipo- lo que se hizo durante todo el mes y se reprograma lo que haya que reprogramar… (S-M-A2) …de allí se sacan todos los números que van en los cuadros de indicadores con los que se hacen los informes… puedo hacer consultas… muy puntuales para la información que a veces pide por ejemplo un técnico. (OU-M-AJ) Nos permite proyectar y saber las necesidades que tiene el Proyecto y saber si los recursos asignados son suficientes para cumplir con la ejecución, o si están presentando algún déficit… si hay que hacer reprogramaciones…(Ue-F-AJ)
Vale destacar que en el CIARA-PROSALAFA II coexisten tanto el enfoque de apoyo operacional como el de apoyo gerencial. El primero de los casos se encuentra evidenciado en el sistema financiero (SIGESP y SD) donde, fundamentalmente, se procesan transacciones, es decir se registran, clasifican, ordenan, calculan, sintetizan,
almacenan y visualizan en los sistemas la
información asociada al manejo presupuestario y contable. El énfasis gerencial no está puesto en la generación de alertas que permitan prever desviaciones antes de que éstas lleguen a tener manifestaciones importantes.
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En algunos momentos nos encontramos que una partida se ha ejecutado casi al 80% y algunos componentes aún tienen acciones por ejecutar por montos superiores al saldo de esos recursos… y entonces se tiene que reprogramar o priorizar lo que se va a hacer… (Taller de profundización)
En el caso del CEREUS, es más de apoyo gerencial, ya que se generan reportes con base a la demanda de información para la coordinación operativa del proyecto, lo que se ha optimizado, en el año 2011, al incluir reportes comparativos de lo planificado versus lo ejecutado, brindando información operativa de calidad a este nivel. …este reporte (comparación de lo planificado y ejecutado en el CERFEUS) si podría alertarnos porque inmediatamente podemos visualizar donde podemos estar fallando o donde más bien se ha sobre ejecutado en determinada acción y entonces más bien dedicarnos a otra. (DOU-M-AJ)
No está presente la posibilidad de apoyar a la alta gerencia, brindando información estratégica (resultados, efectos, e impactos, así como del entorno para la toma de decisiones estratégicas).
La participación en los SI Con respecto a la participación en los SI, tanto el SIGESP, el SD y el CEREUS, se han alimentado y han respondido a los requerimientos de información expresados por parte de sus “usuarios naturales”, lo que se ha traducido en que el énfasis de la atención se haya concentrado en los organismos cooperantes, el CIARA y entes a los que está adscrita la Fundación.
Las comunidades vinculadas al PROSALAFA II han tenido la posibilidad de incorporarse progresivamente en el seguimiento y evaluación de la planificación y ejecución de acciones, lo que les ha permitido, de forma concreta, hacerse de algunas competencias en esta materia. No obstante, en este recorrido, se ha tenido que sortear algunas dificultades inherentes a la escasa cultura para el seguimiento y evaluación presente en el personal CIARA-PROSALAFA II y en 28
la población beneficiaria. De allí que la interrelación Comunidad-SSE haya sido limitada, mientras que por su parte la vinculación Comunidad-SI ha sido prácticamente inexistente. …primero tenemos que formar el equipo y luego iremos a las comunidades... Por ejemplo, hacíamos evaluaciones participativas y entonces todo era bueno... Para que la gente aprenda a evaluar tenemos que enseñarlos a evaluar… De hecho hemos avanzado en la parte de seguimiento… Tuvimos los comités de evaluación, ya en la segunda fase los comités de micro cuenca y a ellos les dimos talleres de seguimiento, de contraloría social, algunas herramientas de evaluación para que ellos vayan asumiendo esas cosas… eso les permitiría a ellos buscar información en los sistemas. Ellos no van a demandar, no le van a ver la utilidad a la información y bueno como herramienta de planificación también… (US-F-AJ).
Los descubrimientos y aprendizajes Lo que descubrimos… Aunque
la
sistematización
constituyó
en
sí
misma,
un
proceso
de
descubrimiento, los asuntos señalados como más significativos, fueron: Limitaciones para el acceso y uso de la información. La falta de integración de los sistemas. La subutilización de la información que arrojan los sistemas. El bajo impacto en la promoción del uso de los SI en el resto del CIARA. Las herramientas no están siendo utilizadas con el mismo enfoque gerencial. Falta información sobre resultados, efectos e impactos. No hemos concebido espacios para el uso de los SI por parte de las beneficiarias y los beneficiarios Tenemos una visión más comprensiva de los obstáculos que enfrentamos.
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Las lecciones aprendidas Toda sistematización busca construir lecciones que realimenten la experiencia sistematizada a objeto de optimizar sus procesos y ampliar o profundizar los resultados. Las lecciones aprendidas, siguiendo la conceptualización del Sector de Conocimiento y Aprendizaje-BID (2008:2), se
definen como: …el
conocimiento o entendimiento ganado por medio de la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos. Esta experiencia o proceso puede ser positivo o negativo.
Se priorizaron y analizaron los primeros cuatro descubrimientos enunciados, partiendo de una adaptación de las Teorías de Acción de Argyris (Carrasco, 2003) sobre el aprendizaje de primer y segundo orden. En el primer caso, el aprendizaje conduce a la modificación de las acciones que se venían realizando para superar una deficiencia o mejorar un resultado. En el segundo caso, se revisan los enfoques que subyacen a las acciones, lo que conduce a replantear ambos.
Superar las limitaciones para el acceso y uso de la información
Entrega de reportes mensuales sobre metas físicas por parte de la USE a los extensionistas y demás personal del Proyecto, tanto en formato físico como en digital, para su socialización con diferentes actores y análisis para la toma de decisiones.
Emplear mensajes de texto vía telefonía celular para hacer llegar, oportunamente, los IP de acceso al CEREUS, de parte del equipo de la USE para acceder desde aquellas comunidades que tienen disponibilidad de Internet.
Considerar la realización de inversiones en alternativas tecnológicas más avanzadas que puedan ser empleadas a distancia.
Proveer a los coordinadores de componentes de un reporte de ejecución presupuestaria, lo más amplio posible y con antelación a la
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reunión mensual para que éstos conozcan su estatus de ejecución y puedan tomar decisiones fundamentadas en el área administrativa.
Elaborar normativas de consulta a operadores de las herramientas informáticas y establecer prioridades, de manera que pueda accederse a la información más relevante para la toma de decisiones de forma oportuna.
Brindar capacitación a las comunidades para el manejo de la información.
Realizar reuniones periódicas con los consejos comunales y otras instancias de participación ciudadana para la entrega de cuentas sobre la gestión del Proyecto.
Contar con un SI integrado
Elaborar el diseño del Sistema Integrado de información para la gestión y evaluación del Proyecto, lo que supone la contratación del equipo técnico especializado que pueda orientar dicho proceso y la construcción participativa de dicho sistema.
Lo anterior, amerita la capacitación al personal sobre el diseño de un sistema integral de información.
Uso del SIGESP en software libre para introducir cambios que permitan la integración de información.
El establecimiento de una plataforma tecnológica que favorezca el desarrollo y puesta en práctica de un sistema integrado.
Utilización óptima de la información que arrojan los sistemas
Realizar una capacitación a los coordinadores y técnicos que vaya más allá de cómo se opera el sistema, que permita construir colectivamente los usos posibles de la información para la potenciación de sus trabajos y se oriente a través de una práctica lúdica. 31
Con las comunidades beneficiarias del Proyecto, sean productores, organizaciones comunitarias, entre otros, es importante difundir el tipo de información que manejan y generan los SI, identificar con ellos cuál es de su interés y definir formas de acceso a la misma.
Así mismo, intermediar
la capacitación en el manejo de nuevas
tecnologías a las comunidades con organizaciones que tienen ésta como su misión, de manera de facilitar su acceso a información que les permita planificar su desarrollo, realizar contraloría social, entre otros aspectos que favorecen su empoderamiento e inclusión social.
Por último, se plantea la necesidad de considerar la utilización remota del SI, y no sólo de la red local, de manera que los técnicos puedan acceder desde las comunidades, a la información requerida.
Promover el uso de SI en el resto del CIARA
Realizar acciones de sensibilización a los directivos que están en capacidad de tomar decisiones e influir en ellas sobre las ventajas de contar con sistemas de información automatizados, en cada oportunidad que surja.
Diseñar y ejecutar actividades demostrativas del uso de tecnologías de
información
a
través
de
herramientas
informáticas
y
comunicacionales.
Presentar los resultados de la presente sistematización a lo interno del CIARA.
Bridar asesorías internas a las iniciativas que surjan y facilitar manuales de uso.
¿Qué tipo de aprendizaje supone estos descubrimientos y propuestas? La
mayoría
de
las
acciones
propuestas
expresan
una
mejora
del
funcionamiento del SI, por lo que podría decirse que se ha producido un aprendizaje de primer tipo, sin embargo al proponer mecanismos para avanzar 32
en un sistema de apoyo a la toma de decisiones estratégicas con un enfoque participativo de promoción del empoderamiento comunitario; basado en una autocrítica del uso actual del SI, se lograron aprendizajes de segundo orden.
Consideraciones finales En esta sección de cierre se presentarán las conclusiones que sintetizan los rasgos más destacados de la experiencia sistematizada y las recomendaciones a considerar para optimizar el desarrollo de un SI.
Lo que concluimos… PROSALAFA II cuenta con tres herramientas informáticas con capacidad de generar información segura, confiable y oportuna. Ello, apoyado en una cultura de registro ya creada durante el desarrollo de PROSALAFA, y en una gerencia comprometida desde la fase de gestación hasta la actualidad. Las tres herramientas han contribuido a mejorar la gestión del Programa PROSALAFA II, ya que han agilizado el trabajo en cada una de las áreas donde han sido implementados, favoreciendo la capacidad de respuesta en el suministro de la información para la toma de decisiones, no solamente a lo interno del Proyecto, sino además, proporcionando con eficiencia, información vital en el área de desarrollo rural a otros entes públicos, en el marco de las regulaciones de la Ley de la Función Pública de la Estadística. Con el desarrollo del CEREUS en software libre y el inicio a modo experimental de la aplicación del SIGESP en esta versión, la Fundación CIARA está contribuyendo a la independencia científica y tecnológica exhortada en el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación. El factor humano ha sido el elemento más destacado en el desarrollo y uso de las herramientas tecnológicas. La calidad profesional y la constante disposición a aprender en el día a día por parte de suministradores, operadores y usuarios quedan evidenciadas en esta sistematización.
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Se maneja una información operativa con niveles de excelencia para la toma de decisiones a nivel de las coordinaciones. El definir a la sistematización como un subsistema del SSE, se ha convertido en una oportunidad de aprender que se evidencia en la enorme sinergia que se puso en marcha para generar aprendizajes de primer y segundo orden.
Lo que podemos hacer para optimizar un SI Es
importante
garantizar
que
no
existan
pérdidas
de
información financiera a través de una interfaz de usuario (web o de escritorio) que permita la captura de la información y redirección de los datos para ambas aplicaciones (SIGESP y SD), es decir un punto de compartimiento (SharePoint), para luego procesar esos datos según las necesidades. Diseñar un sistema de indicadores priorizados a la luz de los objetivos específicos y general del Proyecto que permita valorar estratégicamente la intervención. Se sugiere diseñar un programa formativo sistemático, no solo de manejo instrumental de los sistemas, sino también de promoción de una cultura de uso de las herramientas informáticas, trabajando lo actitudinal a partir de estrategias individuales y grupales, haciendo uso del aprendizaje cooperativo y claro está, favoreciendo el acceso a las tecnologías. Facilitar servicios informáticos y de telecomunicación a los técnicos de campo y comunidades organizadas favoreciendo la provisión de información a través de servicios Web, requiere de buena conectividad, hardware adecuado y conocimientos técnicos. Por otro lado, el acceso a estos recursos de información en las zonas rurales supone la existencia de puntos de acceso público a Internet.
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