LAD OS RÅDGIVER JER
Vi bygger på et stærkt DNA
Personalepolitikker guider dig med en række praktiske oplysninger, som du får brug for i din hverdag.
Personalepolitikker
Opdateret august 2024
Personalepolitikker
Personalepolitik skal forstås som et sæt formaliserede ”spilleregler” for, hvorledes ledelse og medarbejdere tackler spørgsmål omkring emnerne IT brug og -sikkerhed, rygning og alkohol, seniorpolitik, fravær og sygefravær, orlov, nye medarbejdere og politik for at give gaver hos INGENIØR´NE.
IT Politik
Generelt
Denne vejledning er for brug af INGENIØR´NEs udstyr, netværk og programmer. Lov om ophavsret, persondataloven og anden dansk lovgivning skal naturligt overholdes af alle medarbejdere. Desuden giver vi vigtige anbefalinger til håndtering af IT sikkerhed sidst i dokumentet.
Det er hensigten at give alle medarbejdere optimale arbejdsvilkår og så få restriktioner som muligt. Samtidig har vi forventninger til, at du anvender din PC og alle faciliteter på en hensigtsmæssig og hensynsfuld måde og iagttager IT sikkerhed, så systemet kan køre så problemfrit som muligt. På hvert af de 5 kontorer kan du få vejledning af en superbruger.
INGENIØR´NE stiller IT- faciliteter og ressourcer til rådighed for opgaveløsningen. Du vil få en PC stillet til rådighed og vil få vejledning i brug af INGENIØR´NEs drev og mappestruktur når du starter i virksomheden. Der vil også være mulighed for at oprette en VPN forbindelse, så du kan arbejde hjemmefra eller ude af huset. For VPN opkobling gælder, uden ændringer, nærværende vilkår og politik.
Vejledning til opkobling fås hos din lokale IT superbruger.
Fejlmelding mv.
Hvis udstyr er defekt, skal det fejlmeldes til den lokale superbruger. Pas på dit lånte udstyr og giv straks besked til din lokale superbruger og nærmeste leder, hvis der skulle ske noget med det.
Brugerkonto
Du bliver tildelt en brugerkonto. Oprettelsen sker i forbindelse med din tiltrædelse. Brugerkontoen er personlig og må ikke overdrages til andre. Du skal skifte adgangskode ved første anvendelse af kontoen og derefter vil systemet kræve skift to gange om året. Du er selv, som bruger, ansvarlig for kontoen og dens anvendelse.
Med brugerkontoen følger et personligt drev kaldet Privat (P-drev). Privat-drevet kan anvendes til ”semiprivate” materialer- noget der ikke skal gemmes på en sag, interessesager, som du gerne vil gemme, personlige notater eller lign.
Ekstern tilslutning
• Det er tilladt at anvende USB/ MemoryKeys samt at tilslutte hovedtelefoner, mikrofoner og andre eksterne enheder til din PC.
• Der er IKKE tilladt at tilslutte udstyr du ikke kender ophavet af (f.eks. en USB, hvor du ikke kender ophavet til indholdet/ som du ikke ved, hvor kommer fra eller hvem der ejer).
Overvågning
Overvågning af den enkelte medarbejder sker normalt ikke. Dog foretages der, i forbindelse med fejlsøgning og optimering, lejlighedsvis logning af elektroniske aktiviteter og overvågning af trafik på netværk, internet og mails.
Mappestruktur
Vi lægger vægt på at alle tager ansvar for en vis orden på vore lokale drev. At gemme på rette sted og at sortere materiale er vigtige elementer. Du vil blive sat ind i INGENIØR´NEs sags- og mappestruktur og bedes følge denne. I det daglige er vi naturligvis hinanden behjælpelige, hvis der er noget man ikke lige kan finde eller huske. HUSK: Gem aldrig på egen PC. Kladder mv. kan altid gemmes på en sag blot med rette navn, men det skal kunne findes.
Support
På hvert kontor er der udpeget en kollega, som også har rollen som superbruger. Har kan du altid stille spørgsmål vedrørende IT, programmer, kapacitet, udstyr mv. og få uddybet politikken.
Kort vigtig information:
• Backup:
Der tages ikke backup af den enkelte maskine. Endnu en grund til aldrig at gemme lokalt på din PC
• Mails: Mails er i princippet firmaets ejendom. Du bedes sortere mailkorrespondance, som PST filer og placere på aktuel sag i virksomhedens arkiveringssystem, Udvis generelt STOR forsigtighed ved åbning af tilsendte links. Er du det mindste i tvivl, så spørg din superbruger!
Sikkerhed
Vore servere hostes hos et eksternt host-center, hvor der løbende tages backup. Der tages ikke backup af den enkelte PC. Alle PC’er er udstyret med F-secure antivirus, som til enhver tid skal være aktiv og opdateret.
Vi tager IT sikkerhed alvorligt:
• Der kan ske alvorlige IT nedbrud, hvis en af os kommer til at åbne mails med CryptoLock eller ransomware virus i. Derfor må vi være påpasselige.
• Det er svært at identificere falske fakturamails og andre mails med virus, men vi skal være opmærksomme
• Desværre kan man ikke altid stole på afsenderadressen på e-mails, da man kan sætte hvilken som helst afsender på en e-mail. Det er vigtigt at tænke sig om en ekstra gang inden man åbner en mail.
Skulle du have mistanke/ viden om, at du er kommet til at åbne falske mails, skal du:
1. Tage netværksstikket ud af væggen
2. Slå Wi-Fi fra på din PC
3. Straks give besked til din superbruger og tale med din nærmeste leder
Sikker adfærd i øvrigt:
Pas på og åben ikke:
• E-mail indeholdende en Excel / Word-fil med en macro
• Vedhæftede filer fra folk du ikke kender
• ”ZIP-fil” fra folk du ikke kender
Og:
• Opgiv aldrig passwords pr. e-mail
• Opgiv aldrig betalingskortinformationer på e-mail
Følg med i den information, der kommer internt fra og fra superbrugerne. Spørg, hvis du er i tvivl om, hvad der er gangbart og sikkert i forhold til din IT–adfærd.
Rygepolitik
INGENIØR´NE følger Arbejdstilsynets ” Lov om røgfri miljøer” fra 2007 og er en røgfri arbejdsplads.
Der gælder følgende regler for rygning:
• Der kan ikke ryges inden døre
• Firmaet anviser, hvor der kan ryges på den konkrete lokalitet
• Der må ikke ryges i firmaets biler
Ved arbejde for virksomheder og institutioner:
Som hovedregel skal den pågældende virksomhed eller institutions rygepolitik altid overholdes.
Ved arbejde på byggepladser:
Hvis byggeledelsen har fastlagt regler for rygning på byggepladsen, skal disse som hovedregel altid overholdes.
Hos INGENIØR’NE er det ikke tilladt, at indtage alkohol i arbejdstiden. I forbindelse med arrangementer og møder med samarbejdspartner, hvor INGENIØR’NE repræsenteres, er det tilladt at nyde alkohol på en fornuftig måde. Vi hygger os gerne sammen og forventer samtidig gensidig venskabelig tone og kammeratlig adfærd.
Hvis du har tid: Fredag efter arbejdstid hygger vi os og drikker en øl eller sodavand sammen med kollegerne.
Alkoholpolitik Seniorpolitik
INGENIØR´NE har ikke en formaliseret seniorpolitik. Drøftelser omkring opgaver og arbejdstid aftales mellem medarbejder og ledelse med inddragelse af konkrete ansættelseskontrakt. Vi ynder at fastholde ”det grå guld” med gode kompetencer og har flere kolleger, der har en aftale om at blive ved med at arbejde hos os.
Fraværs og sygefraværspolitik
Behov for fravær kan opstå af mange årsager.
Hvis du bliver syg
Ved sygemelding følges firmaets retningslinje for sygemelding og raskmelding (se Personalehåndbogen).
Du vil i sygdomsperioden opretholde din løn.
Barns sygdom
Medarbejdere kan holde barnets første sygedag, med løn, til pasning af medarbejderens syge hjemmeværende barn (under 15 år).
Barnets første sygedag kan ikke afholdes af begge forældre, og afholdes hvor der ikke findes anden mulighed for pasning.
Hvis der er behov for flere dage hjemme ved barnet, skal du bruge afspadsering eller egenbetalt frihed. Ved fravær orienteres nærmeste leder, projektteam m.fl.
Ovenstående gælder kun ved akut sygdom, og ikke ved planlagt ambulant behandling / indlæggelse.
Sygdom under ferie
Medarbejdere, der har optjent fuld ferie - det vil sige 25 dage – og som bliver syge under deres ferie, har
ret til erstatningsferie efter sammenlagt fem sygedage i ferien inden for ferieåret.
Har medarbejderen optjent mindre end 25 dages ferie, har vedkommende ret til erstatningsferie efter et forholdsvist færre antal sygedage.
For at få ferien erstattet, skal medarbejderen sygemelde sig hos INGENIØR´NE samme dag, som han/hun bliver syg. Her gælder personalepolitikkens vejledning for sygemelding. Herudover skal medarbejderen hurtigst muligt indhente en erklæring fra en læge, som dokumenterer sygdommen. Begge dele gælder uanset, om ferien afholdes i Danmark eller i udlandet
Eksempel: Sådan fungerer reglerne
I den kommende ferie bliver du syg og ligger i sengen med madforgiftning i fire dage. I vinterferien tager du på skiferie i fem dage. Uheldigvis falder og brækker du benet allerede anden dag og skal dermed tilbringe resten af ferien på krykker. I begge tilfælde melder du dig straks syg hos din arbejdsgiver og går til en læge, som dokumenterer, at du er syg. Du har således været syg i otte dage og har efterfølgende ret til tre dages erstatningsferie
Længerevarende sygefravær og samtaler
Såfremt sygdomsperioden strækker sig ud over én arbejdsuge, eller skønnes atypisk, kan firmaet kræve en lægeerklæring (som virksomheden betaler).
I forbindelse med sygdom er det vigtigt at følge et overordnet værdisæt:
• Der er åbenhed mellem ledelsen og den pågældende medarbejder
• Det aftales med medarbejderen, hvad der evt. skal siges til kollegaer, og hvem der gør dette
• Der aftales en handleplan for tilbagevenden til arbejdet og for evt. tjenestefrihed (afspadsering, ferie m.m.)
Dag 15: Ved længere fravær – dvs. ud over 2 uger –betragtes sygefraværet som længerevarende sygefravær: Nærmeste leder kontakter medarbejderen for en afklarende og/eller støttende samtale. Samtalens konklusion kan evt. refereres skriftligt. Det forventes herefter, at medarbejderen jævnligt orienterer firmaet om, hvordan det går og hvornår arbejdet forventes genoptaget.
Dag 28: Medarbejderen indkaldes til sygefraværssamtale med en ledelsesrepræsentant/nærmeste leder hos INGENIØR´NE (Sygefraværssamtale jf. sygedagpengeloven). Samtalen er af støttende og afklarende karakter. Konklusionen kan refereres skriftligt.
Dag 55: Inden for 8 uger skal det afklares, hvorvidt sygemeldte kan vende tilbage til arbejdet på fuld tid eller nedsat tid. Nærmeste leder indkalder til et møde. Hvis det er svært at blive enige ledelse og medarbejder imellem, kan der anvendes en Mulighedserklæring. Denne udfyldes af ledelse og medarbejder. Medarbejderens læge involveres for at skønne, om planen er realistisk i forhold til sygdommens karakter.
Kronisk sygdom
Mulighed for indhentning af varighedserklæring jf. Funktionærloven.
Kommunen og refusion
- Den såkaldte ”arbejdsgiverperiode” er 30 dage. Sygedagpenge til medarbejderen ud over den pålagte periode på 30 dage, giver mulighed for at få refunderet et beløb svarende til sygedagpengebeløbet fra kommunen. Der er refusion fra dag 1 ved graviditetsbetinget sygdom og ansatte i fleksjob.
- Dag 40: Sygemeldtes kommune vil indkalde til sygefraværssamtale. Målet er her at vurdere muligheden for at genoptage arbejdet og kommunen kan eventuelt stille krav om at den sygemeldte starter i arbejdet med et nærmere aftalt antal timer pr. uge).
Bliver du langtidssygemeldt er mulighedssamtale en pligt
Går det så galt, at en medarbejder bliver langtidssygemeldt, har firmaet pligt til, inden for fire uger, at indkalde til en mulighedssamtale med den sygemeldte. Firmaet har ikke krav på at vide, hvorfor en medarbejder er sygemeldt, men har ret til, at søge afklaring på, hvornår medarbejderen forventer at komme tilbage på arbejde
Tilbagevendende sygdom
Ved tilbagevendende sygedage eller sygeperioder tager ledelsen kontakt til medarbejderen for en afklarende samtale.
Hvis det viser sig, at medarbejderen ikke ser sig i stand til at passe sit arbejde fuldt ud, kan følgende redskaber tages i brug:
• Frivillig fastholdelsesplan med tilpasning af arbejdsopgaver og arbejdstid
• Eventuel anvendelse af § 56 (arbejdsgivers refusion v. fravær)
Mulig afskedigelse
Hvis der er tvivl om, hvorvidt du kan genoptage dit arbejde på normale vilkår, kan der blive tale om afskedigelse.
Fravær i forbindelse med problemer i privatsfæren
Forhold i privatsfæren kan påvirke en medarbejders arbejdsindsats. Fravær i sådanne situationer kan være et ømtåleligt emne, men det er vigtigt at håndtere under hensyn til såvel arbejdsplads som medarbejder.
Målet er, at nedbringe fravær og at en kollega, der er fraværende på grund af problemer i privatsfæren, hurtigst muligt efter individuel aftale med ledelsen kommer tilbage på arbejdspladsen. Det gælder her, at vilkårene for eventuelt fravær aftales nærmere med ledelsen.
• Frihed eller nedsat arbejdstid aftales med ledelsen. Det skal aftales om frihed betales af medarbejder eller arbejdspladsen og om der kan søges refusion
• Hvis arbejdsforhold eller indhold skal ændres –skal dette aftales med ledelsen
Fravær i forbindelse med akut, alvorlig sygdom og ulykke hos pårørende*
Nærmeste leder orienteres hurtigst muligt.
Der gives frihed ved behov på dagen (1 dag), hvor det akutte tilfælde opstår.
Herudover anvendes afspadsering, ferie eller egenbetalt frihed.
Pårørende defineres som:
• Sammenlevede
• Børn
• Forældre
I forbindelse med dødsfald i nærmeste familie
I forbindelse med død i nærmeste familie, er du garanteret fri.
Nærmeste leder orienteres hurtigst muligt.
Ved behov gives betalt frihed på dødsdagen samt ved bisættelse/begravelse ( i alt 2 dage).
*Nærmeste familie defineres som:
Sammenlevede
Børn
Forældre
Søskende
Ved yderligere behov for frihed i forbindelse med dødsfald ved nærmeste familie gives mulighed for frihed ved anvendelse af afspadsering, ferie eller egenbetalt frihed.
Der kan i visse tilfælde være behov for orlov.
I forbindelse med dødsfald hos andre, der i øvrigt er tæt på, kan frihed aftales via ferie eller afspadsering og under hensyn til arbejdsopgavernes løsning.
Orlovspolitik
Barsel og adoption
Medarbejderen skal senest 3 måneder før det forventede fødselstidspunkt give besked på, hvornår vedkommende påbegynder sin orlov.
Det betinges dog, for opretholdelse af løn i orlovsperioden, at firmaet kan modtage fuld dagpengerefusion fra kommunen, og at medarbejderen har 9 måneders anciennitet på det forventede fødselstidspunkt.
I øvrigt henvises til lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel.
Orlovspolitikken følger to retningslinjer for mor samt for far / medmor, jf. lov om øremærket orlov.
For mor er der aftalt ret til 4 ugers graviditetsorlov med fuld løn før forventet fødsel og 20 ugers barselsorlov med fuld løn efter fødslen. Medarbejderen skal senest 8 uger efter fødslen meddele arbejdsgiver, hvornår orloven afsluttes, for udarbejdelse af endelig aftale om orlov.
For far / medmor (til barn født efter 3. august 2022 eller senere) er der aftalt ret til 2 ugers øremærket fædreorlov + 9 ugers øremærket forældreorlov med
fuld løn. Medarbejderen skal senest 8 uger efter fødslen, og senest 4 uger inden afholdelse af orloven, meddele arbejdsgiver, hvornår orloven afholdes, for udarbejdelse af endelig aftale om orlov.
Adoption
Til adoptanter udbetales løn under orlov i henhold til ovenstående retningslinjer for mor, far /medmor. Der henvises i øvrigt til lovgivningen herom.
Mobbe- og chikanepolitik
Mobning kan påvirke fællesskabet negativt og ødelægge det gode arbejdsliv og den enkeltes trivsel.
INGENIØR´NE er en arbejdsplads, hvor vi ønsker et godt og sundt psykisk arbejdsmiljø, og hvor den enkeltes trivsel er i fokus. Vi ønsker sammenhold, fællesskab, gensidig læring, samt ro og arbejdsglæde til at fokusere på vores opgaveløsning:
• Alle behandler hinanden ordentligt via en god og åben omgangstone.
• Eventuelle konflikter løses i et konstruktivt samarbejde medarbejdere imellem, samt ledelse og medarbejdere imellem.
Definition på mobning:
”Det er mobning, når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid - eller gentagne gange på grov vis - udsætter en eller flere andre personer for krænkende handlinger, som vedkommende opfatter som sårende eller nedværdigende.” ”De krænkende handlinger bliver dog først til mobning, når de personer, som de rettes mod, ikke er i stand til at forsvare sig effektivt imod dem.
Chikane (også mobning):
”Regelmæssig ondskabsfuldt drilleri og forfølgelse af personer og andre, med det formål at diskriminere, ydmyge, svække eller true den chikanerede part. Dette kan f.eks. give sig udtryk i sex-, politisk-, religiøs- eller etnisk chikane”
(Kilde: Arbejdstilsynet 2016)
Hos INGENIØR´NE ser vi med alvorlighed på mobning og chikane. Vi tager hånd om problemerne og følger Arbejdstilsynets retningslinjer ”Hvis mobning er et problem på arbejdspladsen”.
Mentorordning for nye medarbejdere
Politik for mentorordningen
Nyansatte hos INGENIØR’NE skal føle sig velkommen og trygge ved opstart på den nye arbejdsplads og skal have mulighed for at stille spørgsmål når de opstår. Formålet er at integrere den nyansatte i virksomhedens forhold og på længere sigt sørge for at han/hun rodfæster sig i virksomheden så vi kan fastholde ansættelsesforholdet i mange år.
Alle firmaets medarbejdere kan blive bedt om at være mentor for en ny kollega. Man udpeges af sin nærmeste leder til opgaven. Mentoropgaven løses i hverdagen samtidigt med det de sædvanlige arbejdsopgaver. Lederen præsenterer den nye medarbejder og mentor for hinanden. Mentorordningen løber som udgangspunkt over de første 3 måneder af ansættelsen.
Når nye kollegaer starter hos INGENIØR’NE, er det vigtigt at man føler sig tilpas i de nye omgivelser. Det at skifte job er i sig selv en stor omvæltning for mange. Nye omgivelser, nye rutiner, nye kollegaer er noget, der kan være svært at komme igennem i
startfasen for en nyansat. Herudover er der nogle faglige forventninger, som den nyansatte også gerne vil leve op til. Derfor udpeges altid mindst en mentor for en nyansat. Mentoren er ikke en faglig mentor, der skal kunne svare på alle faglige spørgsmål fra en ny kollega. Mentoren er en kollega, der skal støtte og vejlede den nye kollega i forhold til det at være ansat hos INGENIØR’NE. Herudover skal en mentor gøre sit til, at den nye kollega socialt føler sig velkommen og er en del af fællesskabet. I det tilfælde, hvor den nye kollega har arbejdssteder i flere afdelinger, vil der tilknyttes en mentor i hver afdeling.
Opfølgningssamtaler: Efter 14 dages ansættelse afholder den nærmeste leder til den nyansatte en kort samtale (5-10 minutter) med den nyansatte og mentoren/mentorerne. Samtalen afholdes for at vise interesse og høre om hvordan det går. Efter 3 måneders ansættelse indkalder den nærmeste leder til en samtale med den nye medarbejder. Mentoren kan i nogle tilfælde blive indkaldt til at deltage helt eller delvist.
Mentorens opgaver:
• Anvise hvor man kan finde information
• Gennemgå firmaets mappestruktur
• Anvise hvor toiletterne er og hvordan kaffemaskinen virker
• Anvise hvorledes kopi/plot/scanne funktionerne virker
• Vise hvordan adgang til kontor/alarmen mv. virker
• Sætte den nyansatte ind i skrevne og uskrevne regler som:
- Kantineordningen
- Forsyning af papir og kuglepenne m.v. og når man tager det sidste af en ting
- Anvendelse af timeregistrering i Autopilot og sørge for det sker dagligt
- Orientere om booking af mødelokaler, firmabiler og brug af Outlook m.v.)
- Løbeklub/cykelklub eller lignende.
- Hensyn til kolleger i storrumskontor
Løbende i opstartsperioden:
• Dagligt spørge hvordan det går og om han/hun mangler noget
• Tage den nyansatte med i kantinen, og sørge for at vedkommende bliver talt med og at man sider ved siden af vedkommende den første tid
• Vise interesse for den nyansatte
• Have tid og overskud til at svare når den nyansatte henvender sig
• Tage løbende kort status hvis der er andre mentorer for den nyansatte
Gavekassen
Personaleforeningen samler via kontingentet også ind til gavekassen. INGENIØR´NE som arbejdsplads supplerer ligeligt til gaven, bort set fra 30 års fødselsdage.
Gaver gives til:
Runde fødselsdage: fra 30 år og op: 500 kr. x 2 = 1000 kr. (Firmaet supplerer med rundstykker og formiddagspause)
Konfirmationer: (egne børn og stedbørn under samme tag): 500 kr. x 2 = 1000 kr.
Bryllup, kobberbryllup, sølvbryllup og guldbryllup: 2 x 500 kr. = 1000 kr.
Barsel: Gavekort til BabySam eller Ønskebørn (500 kr.) + mor/barn buket sendt til hjemmet
Jubilæum: (10, 20, 25, 30, 35 40 år) 500 kr. x 2 = 1000 kr. (Firmaet supplerer med rundstykker og formiddagspause. Jubilæet fejres på en hverdag)
Fratrædelse: Ved fratrædelse gives en gave/gavekurv til 400 kr. svarende til en gave til 200 kr. fra firmaet og en gave til 200 kr. fra kollegerne (personaleforeningen)
En kollega der går fra til efterløn/pension gives: 500 kr. x 2 = 1000 kr. (Firmaet supplerer med rundstykker og formiddagspause eller afskedsreception med tapas og et glas på en hverdag. Medarbejderens valg)
