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Cada año las cooperativas se reúnen en este evento representativo para presentar informes y arribar a acuerdos conforme a sus estatutos. Sin embargo, las medidas de distanciamiento físico que ha implementado el gobierno, han afectado significativamente su realización y en consecuencia el movimiento cooperativo ha tenido que adaptarse y buscar soluciones.

Ante la emergencia sanitaria y la necesidad de salvaguardar el patrimonio de los socios, el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP) emitió la resolución 062-2020 que estipula la celebración de asambleas en las siguientes modalidades. 1. Virtual: para las cooperativas que cuentan con las condiciones tecnológicas requeridas y cuya cantidad de socios no les permita realizarlas de manera presencial cumpliendo con todas las medidas de bioseguridad exigidas por las autoridades de salud. 2. Presencial: Para aquellas cooperativas en las que el número de socios les permite realizar su asamblea con todas las normas de salud. 3. Semipresencial: Se les presenta la alternativa de realizar sus asambleas de manera presencial/virtual a las cooperativas que tienen las condiciones del primer punto. Algunas cooperativas nacionales ya han realizado sus asambleas de manera exitosa, como es el caso de Cooperativa de Servicios Múltiples de los Empleados de Aduanas (COOPSEMA).

Rafael Rodríguez, vicepresidente del Consejo de Administración y presidente de la comisión de Educación, nos cuenta cómo lo lograron.

“Realizar una asamblea de delegados en este tiempo, no diremos que es difícil, pero sí un poco complejo, ya que ne

cesitamos analizar si se puede efectuar de manera virtual, lo que implica hacer un sondeo del nivel de conocimiento que poseen los delegados en cuanto a las plataformas tecnológicas, validar que todos posean un dispositivo electrónico para asegurar la participación de los mismos y por supuesto, contar con una plataforma tecnológica confiable, segura y que sea asequible para los delegados.”

Por más tiempo que una cooperativa tenga organizando sus asambleas, se encuentra ante una experiencia totalmente nueva, que amerita la capacitación del equipo técnico y la elaboración de un protocolo eficaz de acuerdo a la situación que estamos viviendo.

Rafael Rodríguez nos explica que COOPSEMA obtuvo el resultado esperado gracias a la preparación previa del personal a cargo en cuanto al manejo de la plataforma digital que utilizaron. Trabajaron con todo un plan de contingencia a nivel tecnológico, para actuar en caso de que se presentara cualquier imprevisto y por supuesto contaron con la fiscalización técnica que provee IDECOOP a las cooperativas.

En caso de que la cooperativa decida, mediante resolución, efectuar la asamblea de manera presencial o semipresencial deberá tomar en cuenta cada detalle y adoptar las medidas necesarias para proteger la salud de los participantes.

Para aclarar algunas dudas, ante esta situación especial, conversamos con Penélope Mejía, experta en planeación de eventos y CEO de EntarimaRD.

Como en todos los eventos en la actualidad, sean grandes o pequeños, existen protocolos y medidas que son indispensables. Dentro de nuestra nueva covidianidad debemos:

• Tomar control de temperatura y uso de mascarillas para todos los participantes del evento, tanto a los invitados como toda persona que trabaje de

manera directa o indirectamente. Existen actualmente dispositivos electrónicos que pueden realizar este control de manera más automatizada, rápida y segura.

• Mantener distanciamiento social. Esto debe tomarse en cuenta desde la conceptualización, diseño y montaje del evento. Es importante lograr mantener la distancia requerida entre nuestros invitados durante toda la trayectoria y/o flujo que tenga nuestra actividad. Desde la entrada, evitar filas o tumultos, hasta el lugar designado para sentarse.

• Espacios con doble capacidad. Es decir, si tenemos un evento 50 personas, el lugar debe tener el espacio con capacidad de 100 personas, tomando en cuenta todo lo que se requiriere para montaje y escenografía.

• Asignación de dispensadores de manitas limpias en los alrededores o preparar un stand de limpieza. Es preferible colocarlo en un lugar antes de entrar al evento.

Como siempre, el tema de A&B durante un evento, debe contar con extrema higiene y seguridad alimentaria. Es algo que siempre hemos tomado en cuenta y ahora debemos reforzar.

El formato que actualmente puede utilizarse es la presentación tipo personal, es decir, propuestas de fácil servicio o plateadas para nuestros invitados. Realizar creaciones individuales y si es posible, sería ideal colocar una mesa a una distancia considerable, para que el invitado pueda autoservirse de manera segura.

rias por terceros. Es recomendable tener estaciones de dispensadores de servilletas y respetar el límite de comensales por mesa, en caso de que sea un evento donde todos estén sentados.

Los servicios de catering preempacados, también son una excelente opción, siempre buscando la mejor estética y optando por el uso de desechables biodegradables.

La cédula sigue siendo y será un elemento de identidad requerido en muchas actividades. Podemos optar

por tener un lector electrónico, también existen algunos scanners que tienen reconocimiento facial, toman la temperatura y confirman si el invitado está llevando mascarilla puesta o no.

Otra alternativa, es hacer una preconfirmación de asistencia al evento. Mediante una página web de registro, el invitado puede confirmar su asistencia y subir una imagen de su cédula. Cuando llegue al evento, los organizadores podrán tener cargada la información que requieren para otorgar el acceso.

En estos momentos es primordial aplicar medidas que sean funcionales. No podemos crear aglomeraciones o filas innecesarias, para poder respetar el distanciamiento físico, contribuyendo así al bienestar de todos y éxito de nuestro evento.

La Asamblea de Delegados es el evento más importante de toda cooperativa y cualquier modalidad que se decida adoptar ante esta crisis sanitaria, debe realizarse apegada a los estatutos y sobretodo cumpliendo con las regulaciones establecidas por los organismos de salud para proteger el bienestar de los socios.

Departamento Social y Educación