[Reglamento] Intercambios Local

INTERCAMBIOS LOCAL REGLAMENTO DE

Federación Internacional de Asociaciones de Estudiantes de MedicinaUniversidad César Vallejo

EQUIPO DE TRABAJO

Contenido y Redacción

Magaly Machaca (Presidencia)

Esthefani Rodríguez (VPDL)

Alejandro Pulce (LORE)

Kelly Quintana (LEO- Out)

Noelia Sandoval (LEO - In)

Diseño y Publicación

Stephany Alburqueque (VPCII)

DESCARGO DE RESPONSABILIDAD

Esta publicación contiene los puntos de vista colectivos de diferentes colaboradores, las opiniones expresadas en esta publicación son la de los autores y no necesariamente reflejan la posición de IFMSA - UCV

La Federación Internacional de Asociaciones de Estudiantes de MedicinaUniversidad César Vallejo (IFMSA - UCV, por sus siglas en inglés) es una organización sin fines de lucro que representa a estudiantes de medicina peruanos pertenecientes a la Universidad César Vallejo. IFMSA - UCV fue fundada en el 2015 y actualmente cuenta con más de 150 miembros

A través de actividades, sesiones informativas, capacitaciones, entrenamientos, investigación e intercambios, IFMSA - UCV busca fomentar e impulsar el desarrollo de sus miembros a través de herramientas que promuevan el crecimiento de nuevas capacidades y conocimientos, con la finalidad de contribuir con la formación de médicos integrales

Esta es una publicación oficial de IFMSA-UCV © 2022

NOTA

IFMSA - UCV ha tomado todas las precauciones necesarias para verificar la información contenida en esta publicación

Sin embargo, el material publicado se distribuye sin garantía de ningún tipo. La responsabilidad de la interpretación y el uso del material aquí contenido recae en el lector

I. DEFINICIONES

I.1. Definición de SCOPE

Comité Permanente de Intercambios Profesionales (SCOPE, por sus siglas en inglés), forma parte de los 6 comités de IFMSA, siendo uno de los primeros en fundarse. SCOPE tiene como objetivos promover el entendimiento cultural y brindar la oportunidad de aprender sobre la salud global. Esto se logra en parte dando la facilidad a miembros de Asociaciones Locales/Local Committee de una NMO

Las rotaciones a las que los estudiantes de medicina pueden acceder son preclínicas y clínicas Una rotación preclínica es definida como la rotación del estudiante en un departamento preclínico en una facultad de medicina u hospital. Una rotación clínica es definida como la rotación del estudiante en un departamento clínico de un hospital o una clínica

El programa de Intercambios Profesionales es organizado por estudiantes de medicina alrededor del mundo y tiene una duración de 4 semanas. SCOPE ofrece 2 tipos de contratos siendo uno de estos el contrato bilateral, donde una NMO envía a un estudiante de intercambio y hospeda a un estudiante de otra NMO, basándose en reciprocidad. Los costos de hospedaje del estudiante de intercambio entrante deben ser cubiertos por la NMO de destino Mientras que, un contrato unilateral es aquel por el cual una NMO envía o recibe a un estudiante sin reciprocidad de la otra NMO. El número de contratos unilaterales para estudiantes entrantes no puede exceder el 40% del total del número de contratos bilaterales

IFMSA - UCV cuenta con 2 personas encargadas de dirigir y salvaguardar el correcto funcionamiento del comité, siendo estos el Oficial Local de Intercambios Entrantes (LEO IN, por sus siglas en inglés) y el Oficial Local de Intercambios Salientes (LEO OUT, por sus siglas en inglés)

I.2. Misión

El objetivo principal de SCOPE es promover la comprensión intercultural y la cooperación entre estudiantes de medicina y profesionales de la salud, a través del programa internacional de Intercambios Profesionales Además, busca brindar a todos los estudiantes la oportunidad de aprender acerca de salud global, lográndolo, parcialmente, por medio de la acreditación de sus intercambios por parte de las facultades de medicina alrededor del mundo

Comité Permanente de Intercambios por Investigación (SCORE, por sus siglas en inglés), forma parte de los 6 comités de IFMSA, siendo uno de los últimos en fundarse SCORE tiene como objetivos introducir a los estudiantes a los principios básicos de la investigación médica, mejorar la calidad académica de los mismos, y permitir que asuman la responsabilidad de su propio aprendizaje según sus intereses personales Esto se logra dando la facilidad a los miembros de las Asociaciones Locales/Local Committee de una NMO de participar en proyectos de investigación en el extranjero.

El intercambio por investigación es la participación del estudiante en un proyecto de investigación con los objetivos de profundizar sus conocimientos en un área específica de investigación de su interés, brindar al estudiante la posibilidad de experimentar y conocer diferentes culturas y entornos, y posibilitar al estudiante la experiencia necesaria para que pueda realizar sus propias investigaciones tanto en pregrado como en posgrado. Este programa es reconocido y/o apoyado por la facultad/universidad.

El SCORE Supervising Board (SB) es un organismo interno de SCORE que tiene como objetivo supervisar a SCORE de acuerdo con las SCORE Regulations y se esfuerza por la mejora de la calidad de los proyectos de investigación ofrecidos por las NMOs de SCORE

SCORE ofrece 2 tipos de contratos siendo estos bilaterales o unilaterales, los cuales difieren en el costo.

IFMSA - UCV cuenta con una persona encargada de dirigir, monitorear y salvaguardar el correcto funcionamiento del comité, siendo el Oficial Local de Intercambios por Investigación (LORE, por sus siglas en inglés).

I.4. Misión

SCORE ofrece a los estudiantes de medicina la oportunidad de obtener experiencia en investigación médica en otros países Esto se logra mediante una red de estudiantes activos a nivel local e internacional que facilita el acceso a los intercambios en proyectos de investigación mediante nuestro programa, formaremos estudiantes culturalmente sensibles e investigadores cualificados con intención de cambiar el mundo con la ciencia.

Definición de SCORE

I.5. Proyecto de Investigación

I.5.1. Definición

SCORE ofrece 4 tipos de proyectos de investigación: Proyecto de Investigación de Ciencia Básica, Proyecto de investigación Clínico con Trabajo de Laboratorio, Proyecto de Investigación Clínico sin Trabajo de Laboratorio y los Proyectos de Acción Global (GAP, por sus siglas en inglés) De elegir alguno de los 3 primeros proyectos mencionados para realizar un intercambio, la duración será de 4 semanas, a diferencia de los proyectos GAP, que tiene una duración de 8 semanas

Los proyectos SCORE deben ser actualizados una vez al año por el LORE, en las fechas que el NORE disponga Para la actualización, el LORE deberá entregar un informe detallando el estado de cada uno de sus proyectos (activo, obsoleto, requiere cambios o actualizaciones).

I.5.2. Objetivos

El proyecto SCORE tiene como finalidad la participación de estudiantes de intercambio entrantes (Incomings) interesados en dicho proyecto, con el propósito de desarrollar sus competencias y capacidades médicas y científicas a través de la investigación basada en una realidad específica.

I.5.3. Global Action Project (GAP)

Se define el GAP como un proyecto de investigación cuyo tema consistirá en el desarrollo de enfermedades endémicas de la NMO hospedera, con una duración mínima de 4 semanas y una máxima de 12 semanas, desarrollando 3 ejes: análisis de datos, entrenamientos y trabajo de campo.

I.6. EXCHANGE CONDITION (Condiciones de Intercambio)

Las Exchange Conditions (EC, Condiciones de Intercambio por su traducción al español) hacen referencia a las condiciones que establece una NMO afiliada a IFMSA para recibir estudiantes de intercambio (Incomings).

Antes de postular a un intercambio clínico o de investigación cada miembro titular perteneciente a IFMSA - UCV debe revisar minuciosamente las EC de la NMO en la cual desea realizar el intercambio con la finalidad de evitar cualquier inconveniente que ponga en riesgo su participación en el mismo Así mismo, un miembro titular de IFMSA - UCV interesado en realizar un intercambio por investigación debe revisar la base de datos de proyectos de SCORE (Research Projects Database) lo cual se detalla en el siguiente apartado

Las EC que establece cada NMO para recibir estudiantes de intercambio (Incomings) se encuentran en la plataforma de Intercambios de IFMSA (IFMSA Exchange Portal): https://exchange ifmsa org/explorepages/national

El LEO/LORE tienen la responsabilidad de orientar al miembro de IFMSAUCV interesado en realizar un intercambio clínico o por investigación, en el uso de la plataforma en caso éste lo solicite. Adicionalmente, se encargan de constatar que el miembro cumpla con las EC de la NMO para evitar cualquier inconveniente

La Base de Datos de Proyectos de Investigación es una sección de la Plataforma de Intercambios de IFMSA (IFMSA Exchange Portal) en la cual los estudiantes interesados en realizar un intercambio por investigación pueden visualizar los diferentes proyectos que ofrece una NMO afiliada a IFMSA

Un miembro titular de IFMSA - UCV interesado en realizar un intercambio por investigación, no solo debe revisar las EC de la NMO de interés, sino, también la Base de Datos de Proyectos de Investigación de la misma Cada proyecto de investigación de una NMO respectiva puede tener condiciones o requerimientos adicionales (idioma, meses disponibles, asignaturas aprobadas, etc ) que están estipuladas en las EC, es por ello que, los postulantes a un intercambio deben revisarlas minuciosamente, con la finalidad de evitar cualquier inconveniente que ponga en riesgo su participación en el proceso de intercambio

La Base de Datos de Proyectos de Investigación se encuentra anexada a la plataforma de Intercambios de IFMSA (IFMSA Exchange Portal): https://exchange ifmsa org/projects

El LORE tiene la responsabilidad de orientar al miembro de IFMSA - UCV interesado en realizar un intercambio por investigación, en el uso de la base de datos de proyectos en caso éste lo solicite Así mismo, se encarga de constatar que el miembro cumpla con las EC que estipule los proyectos de investigación que escoja, para evitar cualquier inconveniente.

I.7.

RESEARCH

PROJECTS DATABE (Base de datos de proyecto de investigación)

I.8. APPLICATION FORM (AF)

El formulario de solicitud (AF, por sus siglas en inglés) es un documento oficial tanto para SCORE y SCOPE, en el cual un estudiante que haya ganado una plaza de intercambio, solicita de manera formal el intercambio a la NMO de interés

La AF se encuentra dentro de la plataforma de IFMSA que recibe un estudiante después de ganar una plaza de intercambio En esta se deben llenar los datos personales cómo: número de pasaporte, foto personal, fecha de cumpleaños, idiomas que domina, correo, dirección, entre otros. Así mismo, se especifican los deseos del estudiante como por ejemplo: los 3 proyectos de investigación de interés (en caso de SCORE) o los 4 departamentos de interés (en caso de SCOPE).

Todo miembro titular de IFMSA - UCV debe llenar la AF de manera correcta y dentro de los plazos establecidos, comprendiendo un periodo de 2 meses después de la asignación de la cuenta de IFMSA (12 semanas antes de la fecha de inicio de su intercambio). Además, es de vital importancia que el miembro trate de mandar su AF lo antes posible, ya que puede existir más postulantes deseando el mismo proyecto o departamento de interés, por ende, enviar temprano la AF le da más posibilidades de que el estudiante sea aceptado en el departamento o proyecto que elija

El LEO/LORE tiene la responsabilidad de orientar al miembro titular de IFMSA - UCV en el llenado de la AF en caso éste lo solicite. Así mismo, el miembro debe saber que en caso de enviar la AF fuera de los deadlines establecidos, éste perderá su plaza sin opción a reclamos y será sancionado por nuestra asociación local.

I.9.CARD OF DOCUMENTS (CoD)

I.9.1.

La CoD (Carta de Documentos) es el panel dentro de la cuenta de intercambio de IFMSA asignada al estudiante después de ganar una plaza de intercambio, en el cual, debe subir todos los documentos solicitados por la NMO a la cual postula.

Todo miembro de IFMSA - UCV debe llenar la CoD de manera correcta y dentro de los plazos establecidos, siendo este 2 meses después de la asignación de la cuenta de IFMSA (12 semanas antes de la fecha de inicio de su intercambio) Los documentos necesarios para llenar la CoD están estipulados en las EC de la NMO albergante Además, se recomienda subir estos en formato PDF.

El LEO/LORE tienen la responsabilidad de orientar al miembro titular de IFMSA - UCV en el llenado de la CoD en caso éste lo solicite Así mismo, el miembro debe saber que al enviar la CoD fuera de los deadlines establecidos perderá su plaza sin opción a reclamos y será sancionado por nuestra asociación local

II. LÍNEAS DE COMUNICACIÓN

Las Líneas de Comunicación (Communication Guidelines, por su traducción al inglés) dentro de los comités de intercambio (SCOPE y SCORE) hacen referencia al orden de jerarquía que deben mantener los miembros y oficiales de Intercambio (LEOs, LOREs, NEOs Y NOREs) de una NMO al momento de realizar consultas o transmitir información respecto a intercambios

Un miembro titular de IFMSA - UCV que necesite apoyo o información en relación a los intercambios debe comunicarse única y exclusivamente con el LORE de IFMSA - UCV (en caso la consulta concierne a SCORE) o con los LEOs de IFMSA - UCV (en caso la consulta concierne a SCOPE) para que resuelvan sus dudas correspondientes.

Los LEOs y el LORE de IFMSA - UCV están en la obligación de brindar toda la información y apoyo que el miembro le solicite con anticipación

Un miembro de IFMSA - UCV no debe comunicarse bajo ninguna circunstancia con otro miembro u oficial de intercambios de otra AL/LC o NMO para realizar consultas sobre cualquier tema relacionado con intercambios Así mismo, no debe comunicarse con ningún miembro del Equipo Nacional de una NMO (incluyendo los equipos nacionales de IFMSA-PERÚ) o con algún miembro del equipo Internacional (IT, por sus siglas en inglés)

En caso de que los LEOs o el LORE de IFMSA - UCV necesiten apoyo o información en relación con los intercambios deben comunicarse exclusiva y únicamente con los equipos nacionales de SCORE o SCOPE IFMSA-PERÚ, para que se les brinde el apoyo o información que soliciten con anticipación.

Los LEOs y el LORE de IFMSA - UCV no deben comunicarse bajo ninguna circunstancia con miembros de equipos locales y/o nacionales de otra NMO para realizar consultas sobre cualquier tema relacionado con intercambios. Así mismo, no deben comunicarse con ningún miembro del equipo Internacional (IT, por sus siglas en inglés) de SCORE o SCOPE

III. OFICIALES DE INTERCAMBIO

III.1.

IFMSA - UCV vela por el correcto funcionamiento de los intercambios dentro de nuestra AL, así mismo, por brindar una experiencia única y satisfactoria a nuestros miembros. Para esto, contamos con personas capacitadas y con vocación para apoyarlos en cada uno de los procesos que ellos requieran, siendo estos los LEOs y LORE

III 2

Siguiendo esta línea, para IFMSA - UCV un oficial de intercambios sea de SCOPE o SCORE, debe cumplir las siguientes funciones:

Cumplir con los criterios nacionales de actividad, ya que de no hacerlo, el comité se considerará inactivo poniendo en riesgo la posibilidad de enviar estudiantes de intercambio (outgoings) y así mismo de recibir estudiantes de intercambio (incomings).

Velar por la correcta y fidedigna realización del proceso de intercambio a nivel local

Respetar y velar por el adecuado cumplimiento del reglamento local y nacional de intercambio

Apoyar y capacitar a los distintos personajes involucrados en el proceso de intercambio (postulantes, outgoings, incomings, host y contacts) en los diferentes procesos, dudas o inconvenientes en los cuales se requiera ayuda por parte de las personas mencionadas

Mantener actualizada la Database.

Realizar difusión de información y actividades sobre el proceso de postulación a un intercambio mínimo 1 mes antes del inicio de cada convocatoria.

Verificar la base de datos de las actividades de IFMSA - UCV antes de otorgar la carta aval de intercambios, con el fin de constatar que el miembro haya asistido a las actividades que menciona.

Mantener una correcta y respetuosa comunicación con las personas involucradas en el proceso de intercambio (tutores, postulantes, outgoings, incomings, host y contacts)

Realizar frecuentemente convocatorias para Host & Contacts en nuestra AL Consultar con presidencia, tutores, host y contacts la disponibilidad y viabilidad de recibir incomings antes de enviar la CA a los mismos o confirmar a NORE Así mismo, avisarles con 1 mes de anticipación, la llegada de incomings con el fin de tener todo correctamente organizado para su estadía.

Enviar a tiempo el reporte de actividades nacional Organizar los entrenamientos respectivos (PET/PDT) a los outgoings antes de su intercambio.

III 2 13

III.2.14.

Organizar los entrenamientos de llegada (UAT, por sus siglas en inglés) a los incomings.

Actualizar constantemente la base de datos de los outgoings, host y contacts de IFMSA - UCV

IV. COVOCATORIA DE INTERCAMBIOS

IV.1. Información General

IV 1 1 IV 1 2

Las convocatorias de intercambio hacen referencia a los periodos en los cuáles se ofertan plazas de intercambio por SCOPE o SCORE. Toda plaza de intercambio ofertada tiene vigencia por un periodo de intercambios

En SCOPE existen 4 convocatorias de intercambio y tienen las siguientes fechas:

La primera convocatoria se lleva a cabo desde el 8 al 21 de septiembre.

IV.1.2.2.

La segunda convocatoria se lleva a cabo desde el 8 al 21 de noviembre.

La tercera convocatoria se lleva a cabo desde el 8 al 21 de enero.

La cuarta convocatoria se lleva a cabo desde el 8 al 21 de marzo.

De no adjudicarse todas las plazas después de la cuarta convocatoria, estas se ofertan en otra denominada "Convocatoria de Plazas libres".

IV 1 3

En SCORE existen 3 convocatorias de intercambio y tienen las siguientes fechas:

IV 1 3 1

IV.1.3.2.

IV 1 3 3

IV.1.3.4.

La primera convocatoria se lleva a cabo desde el 8 al 21 de septiembre.

La segunda convocatoria se lleva a cabo desde el 8 al 21 de noviembre.

La tercera convocatoria se lleva a cabo desde el 8 al 21 de enero.

De no adjudicarse todas las plazas después de la segunda convocatoria, estas se ofertan en otra denominada "Convocatoria de Plazas libres".

IV.2. Cronograma de intercambios

IV.3. Sistema de puntaje

IV 3 2

El Sistema de Puntajes permite cuantificar las características de cada postulante y obtener un puntaje total que sirva de referencia en la adjudicación de plazas de intercambios Este sistema está regulado por una Tabla de Puntajes que consta de ítems, características, puntajes y formas de verificación; además, este sistema cuenta con especificaciones sobre los ítems mencionados en la tabla de puntajes El LEO/LORE corroborará localmente la documentación recibida que cada postulante registró en su postulación, según la columna de forma de verificación de la Tabla de Puntajes.

IV.3.3.

IV.3.4.

Las características mencionadas en la Tabla del Sistema de Puntajes, se harán acreedoras a su valor de puntaje, siempre y cuando sean en tiempo pasado.

Todo ítem de puntaje cuya forma de verificación refiera “Certificado por IFMSA internacional’ corresponde a los certificados otorgados por el Team of Officials (TO) o algún International Team (IT).

IV.4. Condiciones para postular a un intercambio

Cumplir con todas las condiciones locales de postulación de la AL a la que pertenece.

4 2

IV.4.1. IV

Cumplir con las condiciones establecidas por los países a los que postula Estas se encuentran en las Exchange Conditions.

No tener adjudicada una plaza del mismo periodo o haber renunciado a ella siguiendo los procedimientos estipulados en el presente reglamento, como mínimo un mes antes del inicio de la convocatoria.

IV

4 4 1

Para los intercambios clínicos: Según su plan de estudios, para el momento del intercambio, haber aprobado por lo menos un semestre del curso de medicina interna o la denominación equivalente que este tenga dentro de la currícula médica del estudiante.

4 5

IV 4 4 2

PROCESO DE POSTULACIÓN A UN INTERCAMBIO

El Proceso de Postulación a un intercambio hace referencia a la serie de pasos que un miembro de una AL/LC debe cumplir para poder postular a un intercambio clínico o por investigación (SCOPE o SCORE) siempre y cuando cumpla con los requisitos locales, nacionales, así como las EC de la NMO a las cuales postula.

V.2.

El estudiante que postula a un intercambio tiene la opción de escoger 3 NMOs, en las cuales califique y sea de su agrado para postular, sin embargo, esto no asegura que el estudiante gane una plaza de intercambio en alguna de ellas.

Un miembro titular de IFMSA - UCV tiene el derecho de solicitar el apoyo necesario al oficial local de intercambio respectivo (LEO OUT/LORE) para que este le oriente durante el proceso de su postulación. Así mismo, el oficial de intercambio debe constatar que el miembro cumpla los requisitos que se mencionan en el punto 5.4.

Todo miembro que desee postularse a un intercambio clínico o por investigación debe cumplir con nuestras Exchange Conditions Locales, que son las siguientes:

Ser estudiante de Medicina Humana de la Universidad César Vallejo

Ser Miembro Titular de IFMSA - UCV

No encontrarse registrado en otra Asociación Local de IFMSA-PERÚ.

Contar con los recursos económicos para realizar el intercambio Cumplir con las condiciones de intercambio de los países a los cuáles desea postular (asignaturas aprobadas, idiomas ,etc).

Ser miembro activo del comité al cual pertenece

No poseer sanciones por parte de la universidad, AL o NMO Haber leído el Reglamento Interno de Intercambios de IFMSA - UCV y el nacional de IFMSA-PERÚ.

Haber participado en una actividad Pre-Convocatoria de Intercambios que se organice en el periodo en curso.

Llenar la solicitud de carta aval y enviarla por correo a VPDL con copia carbón a presidencia y al oficial local respectivo

No tener adjudicada una plaza del mismo comité en un periodo local, el miembro si puede tener adjudicada una plaza de SCOPE y otra de SCORE

No haber renunciado a una plaza de intercambio sin haber presentado una justificación verídica y objetiva (por ejemplo: problema de salud, situación económica que impida la realización del intercambio surgida después de la obtención de la plaza)

V 4 13

V.4.14.

No haber cancelado una plaza de intercambio 2 meses antes de la convocatoria a la cual desea postular.

No tener deudas con IFMSA - UCV o se le haya adjuntado deudas a nivel de la NMO

Realizar el depósito de 20 nuevos soles a tesorería de IFMSA - UCV por el derecho de postulación

V.5. Luego de haber cumplido las condiciones de nuestra asociación local, además de verificar que cumpla las EC de la NMO a la cual postula, el postulante deberá solicitar, llenar y presentar los siguientes documentos:

V.5.1. Carta Aval de Intercambios

Mediante este documento IFMSA - UCV certifica el número de actividades organizadas por nuestra AL a las cuáles ha asistido el miembro postulante, así mismo si ha participado o no antes de un intercambio Ya que, el miembro que nunca ha realizado un intercambio recibe 20 puntos, lo cual necesita ser constatado por nuestra asociación

El postulante que desee obtener la carta aval por parte de IFMSA - UCV deberá descargar y llenar el formato de solicitud, el cual se encuentra en la carpeta de miembro de IFMSAUCV Una vez terminado el postulante deberá enviar el documento de solicitud por correo a Vicepresidencia de Gestión Documentación y Legal (vpdl.ifmsa.ucv@gmail.com) con copia al oficial respectivo de SCORE (score.ifmsa.ucv@gmail.com) o SCOPE (scope.ifmsa.ucv@gmail.com) y a Presidencia (presidencia ifmsa ucv@gmail com) con asunto "SOLICITO CARTA AVAL DE INTERCAMBIOS" con un plazo mínimo de 4 días calendario a que termine la convocatoria, pasado este plazo no se emitirá ninguna carta aval por parte de la Asociación Local Luego de haber sido enviado al correo, la carta aval será emitida por Vicepresidencia de Gestión Documentación y Legal en un plazo no menor de 2 días calendario , por ende, se le recomienda seguir los plazos establecidos para su solicitud explicados en el punto 5.5.1.2.

V.5.2. Aval de otros Ítems

V 5 2 1

En caso el postulante cuente con certificados de otras ALs, NMOs o de actividades de IFMSA a nivel Internacional debe solicitar al oficial respectivo de SCORE o SCOPE (LEO OUT/LORE) la carta respectiva para llenar las actividades en mención a las cuales haya asistido. De no haber asistido a ninguna de las actividades mencionadas no es necesario solicitar este ítem

V.5.3. Declaración de Conformidad

V.5.3.1.

Este documento debe ser solicitado por correo al oficial respectivo de SCORE o SCOPE y luego llenado por el miembro titular de IFMSA - UCV

V.5.4. Comprobante de Pago del Derecho de postulación

V.5.4.1.

V.5.4.2.

El postulante debe solicitar la cuenta de IFMSA - UCV al oficial respectivo de SCORE o SCOPE (LEO OUT/LORE) para realizar el pago de 20 nuevos soles a la Asociación Local

El comprobante de pago debe ser enviado por correo a Vicepresidencia de Finanzas de IFMSA - UCV (vpf ifmsa ucv@gmail com) con copia al oficial respectivo de SCORE (score ifmsa ucv@gmail com) o SCOPE (scope.ifmsa.ucv@gmail.com) y a Presidencia (presidencia ifmsa ucv@gmail com) con asunto "ENVÍO COMPROBANTE DE PAGO DE DERECHO DE POSTULACIÓN"

V.6. Una vez que el miembro haya cumplido con las condiciones locales de Intercambio de IFMSA - UCV, las nacionales de IFMSA-PERÚ y tenga listo los documentos mencionados en el punto 5.5, el postulante deberá llenar el formulario local y nacional de postulación que debe solicitar al oficial respectivo de SCORE o SCOPE (LEO OUT/LORE)

V 7

Cuando los resultados de las convocatorias hayan sido publicadas y en caso el postulante haya ganado la plaza a la cual postuló, este tendrá un plazo de 1 semana para pagar la primera cuota de intercambio: 150 nuevos soles en caso la plaza sea por SCORE o 400 nuevos soles si esta es por SCOPE De no respetar el plazo establecido el miembro perderá la plaza sin opción a reclamos ni devoluciones

V.8.

Todo miembro que gane una plaza de intercambio clínico o por investigación es considerado desde ese momento en adelante un Outgoing. Por ende, todas las indicaciones que debe seguir se encontrarán en el siguiente apartado

VI Outgoings

V.9.

Publicación de resultados

V.9.1.

La relación completa de los outgoings será publicada por los medios virtuales de SCOPE/SCORE de IFMSA-PERU dentro de las dos semanas posteriores al término de la convocatoria, luego, se publicará a nivel local en un plazo máximo de 2 días.

V 9 2

V 9 3

V 9 4

V 9 5

El LEO/LORE contactará a su outgoing como máximo dentro de los 3 días posteriores a la publicación de resultados

El contacto debe realizarse siempre al correo electrónico que figura en la documentación de la postulación

El mensaje debe incluir necesariamente el monto de la primera cuota destinada a pagar, junto al plazo estipulado en el presente documento (7 días)

Los resultados luego de ser publicados son inapelables e inmodificables, salvo que exista observaciones hechas por el Consejo Supervisor de IFMSA-PERU En este caso, la publicación se mantendrá, pero en posteriores publicaciones no figurará el nombre del seleccionado hasta la emisión de las observaciones del Consejo Supervisor.

V.10. Convocatoria de plazas libres

V 10 1 V 10 2

Las plazas libres son las plazas que no fueron adjudicadas en las cuatro convocatorias de intercambio y las cancelaciones realizadas antes de la llegada de la CA

Se publicará un formulario de postulación con la lista de plazas libres, el cual será activado cada lunes a las 8:00 am y se desactivará cada sábado a las 8:00 am para la actualización de plazas

Los NEOs y NORE dejaran de realizar convocatorias de plazas libres cuando todas las plazas del periodo vigente hayan sido adjudicadas. El estudiante deberá adjuntar el voucher de pago por derecho de postulación de S/ 20 00 a Vicepresidencia de Finanzas de su Asociación Local como lo mencionado anteriormente en el punto 5.5.4.

V.10.5.

El estudiante deberá confirmar la aceptación de la plaza haciendo el pago único de S/650 00 (SCOPE) o S/400 00 (SCORE) a Vicepresidencia de Finanzas de IFMSA-PERU en un plazo máximo de una semana. Los últimos S/200.00 (SCOPE) y S/300.00 (SCORE) deberán ser depositados hasta una semana después de la llegada de la CA

V 10 6

De no cumplir con los pagos dentro de las fechas establecidas, se procederá a retirar la plaza del estudiante y no calificará a devolución, salvo lo contemplado en el punto XII 2 Situación de emergencia

VI. OUTGOINGS

VI 1 En IFMSA la denominación “Outgoing” se le atribuye a todo miembro de una AL/LC o NMO que ha obtenido una plaza de intercambio luego de una convocatoria.

Un Outgoing de IFMSA - UCV debe cumplir con los siguientes requerimientos:

Cumplir y respetar los plazos establecidos para el llenado de documentos y pagos de cuotas de intercambio. Los montos establecidos deben consultarse al oficial respectivo Respetar las líneas de comunicación mencionadas en el apartado 3.

Asistir a todas las capacitaciones de intercambio previas a su viaje (PET/PDT) realizadas por el LEO OUT/LORE, respectivamente En caso no pueda asistir, deberá enviar un correo en el cual justifique de manera objetiva su falta

Llenar la AF (Application Form) de manera completa, respetando los deadlines establecidos (2 meses desde la asignación de la cuenta)

Llenar la CoD (Card of Documents) de manera completa, respetando los deadlines establecidos (2 meses desde la asignación de la cuenta) En caso no cuente con el certificado de idioma, tarjeta de vacunación o exámenes de laboratorio solicitados por la NMO de destino, el outgoing deberá subir una carta de compromiso especificando su solicitud y la fecha de envío, la cual no deberá exceder a 1 mes antes de su intercambio Al no cumplir con el llenado de la AF y COD durante el plazo establecido, el outgoing perderá su plaza de intercambio, sin opción a reclamo ni devolución del dinero invertido hasta la fecha

Colaborar como ponente de temas de intercambios cuando la AL le solicite.

Cuando la CA (Card of Acceptance) haya sido recibida, el outgoing deberá pagar la última cuota del intercambio durante el plazo establecido. De no hacerlo, debe tener en cuenta que corre el riesgo de que su intercambio se cancele

VI 2 8

VI.2.9.

Una vez que el outgoing haya recibido la CA y pagado la última cuota, deberá enviar la CC (Card of Confirmation). De no enviarla, debe tener en cuenta que corre el riesgo de que su intercambio se cancele Cuando el outgoing haya finalizado su intercambio debe llenar de manera obligatoria la EF (Evaluation Form) y así mismo entregar del Handbook/Logbook para que se pueda completar el intercambio y se firme el certificado correspondiente De no hacerlo, no se firmará ningún documento que evidencie su intercambio.

VI.3. Cancelación de intercambios y devolución

VI 3 1

VI.3.2.

El proceso por el cual IFMSA-PERU realiza una devolución parcial o completa de las cuotas pagadas por el outgoing, debido a una situación que se haya presentado solo después de haberle adjudicado una plaza. Cancelación de plaza por parte del miembro se quedará de fondo para IFMSA - UCV el 10% del monto total enviado a nivel Nacional Cancelación de plaza por parte de la otra NMO se quedará de fondo para IFMSA - UCV el 5% del monto total enviado a nivel Nacional

VII. INCOMINGS

VII 1 En IFMSA la denominación “Incoming” se le atribuye a todo estudiante extranjero proveniente de otra NMO que viene a la nuestra, con la finalidad de realizar un intercambio clínico o por investigación durante un periodo definido (4 u 8 semanas).

VII.2.

Un incoming que venga a realizar un intercambio clínico o por investigación en IFMSA - UCV debe cumplir los siguientes requerimientos:

Asistir al 80% de las prácticas del intercambios.

Participar en el UAT (Upon Arrival, Training) programado por el oficial local de intercambio.

Guardar un comportamiento adecuado durante su estadía en el hogar del host y en el hospital que realiza las prácticas Respetar las indicaciones brindadas por el Host y el Tutor a cargo del intercambio.

En caso el Incoming haga un intercambio por SCORE, este deberá presentar un póster científico sobre el proyecto en el cual participó antes de terminar su intercambio.

Presentar adecuadamente llenado el Handbook of Logbook al finalizar el intercambio

Llenar el EF (Evaluation Form) al finalizar el intercambio.

VIII. HOST

VIII.1. La denominación “Host” se le atribuye a todo estudiante perteneciente a una AL/LC que reciba en su hogar a un incoming durante un periodo definido (4 u 8 semanas)

VIII.2.

Respetando los lineamientos nacionales establecidos, para IFMSA - UCV un Host de nuestra AL debe cumplir con los siguientes requerimientos:

VIII.2.1.

VIII.2.2.

VIII 2 3

VIII 2 4

VIII 2 5

Solicitar con un mes de anticipación al LEO IN/LORE la AF del incoming. Establecer comunicación con el incoming una vez recibida su AF y ayudarle en todos los requerimientos que éste le solicite. Brindar un área de descanso con la comodidad y privacidad necesaria. Así mismo servicios básicos cómo agua, luz, desagüe e internet Respetar las costumbres, religión e ideología del incoming Brindar 2 de las 3 comidas (Desayuno, Almuerzo o Cena). Como recomendación, sugerimos que se pregunte al incoming qué alimentos puede o no comer, con el fin de evitar inconvenientes que afecten contra su salud.

VIII.2.6.

Establecer protocolos de seguridad en caso de que el contexto sanitario del país lo amerite (en caso de pandemias, epidemias o desastres naturales).

VIII 2 7

VIII 2 8

Mantener aseada las áreas que el incoming ocupe durante su estadía No viajar fuera de la ciudad durante la estadía del incoming

VIII.3. El host será acreedor a 70 puntos para intercambios después de la supervisión realizada por el LEO/LORE al final del intercambio del incoming, este puntaje solo será avalado por un certificado emitido por NEO-In/NORE

IX. CONTAC

IX 1 La denominación “Contact” se le atribuye a todo estudiante perteneciente a una AL/LC de IFMSA-PERÚ que sirva de contacto y guía al incoming durante su estadía.

IX 2

Respetando los lineamientos nacionales establecidos, para IFMSA - UCV un Contact de nuestra AL debe cumplir con los siguientes requerimientos:

IX 2 1

IX 2 2

Solicitar con anticipación la AF del incoming al LEO IN/LORE Establecer comunicación con el incoming 1 mes antes de su llegada, así mismo, ayudarle a resolver todas las dudas que tenga (situación del país, pasajes, etc)

IX 2 3

IX.2.4.

Recibir al incoming a su llegada a la ciudad (ya sea del aeropuerto o terminal) y luego, conducirlo hacia la casa del host.

Acompañar al incoming al hospital donde realizará su intercambio al menos las 3 primeras veces y enseñarle cómo movilizarse por su propio medio.

IX 2 5

Brindar información sobre los medios de movilización existentes en la ciudad de Trujillo (micro, bus, taxi, etc), lugares turísticos, centros comerciales y su respectivo costo.

IX.2.6.

IX 2 7

Organizar una actividad del social program por cada semana de su estadía y participar en al menos 3 de estas Acompañar al incoming al lugar de embarque al final de su intercambio.

X. TUTORES

X.1. El tutor es la persona encargada de recibir en el hospital a los Incomings.

X.2. X.3. X.4.

Será responsable de su aprendizaje, junto al LORE/LEO/Contact

En SCORE, apoyará a que se lleve a cabo el proyecto escogido, a la recolección de datos y a los trabajos en campo que sea necesario.

En SCOPE, será apoyo de las rotaciones que se llevan a cabo y por la especialidad escogida

XI. SANCIONES

XI.1. Un miembro de IFMSA - UCV; incluido los Oficiales de Intercambio, deben tener en cuenta que cada punto del Reglamento Interno de Intercambios debe ser respetado, ya que transgredir alguno de los ítems acarreará sanción por parte de EB.

XI.2.

XI.3.

Las sanciones de intercambios serán presentadas por EB en conjunto con los Oficiales de Intercambio (SCORE/SCOPE), quienes enviarán su descargo a SUPCO, el cual brindará las recomendaciones respectivas para su sanción.

Para IFMSA - UCV las acciones que ameriten sanción son las siguientes:

Cancelación premeditada de una plaza de intercambio sin justificación alguna enviada por correo a presidencia y el oficial respectivo.

XI.3.2.

Generar algún daño (físicos, verbal, psicológico y emocional) al oficial de intercambio, miembro del consejo directivo, incoming o algún miembro de la AL.

Incumplir con los deadlines establecidos por IFMSA-PERÚ o la Asociación Local

No cumplir las funciones nacionales y locales que abarcan el ser host y/o contact.

XI 3 5

XI.3.6.

XI 3 7

XI 3 8

XI.3.9.

No asistir a las capacitaciones o entrenamientos que el oficial de intercambio respectivo realice con previa anticipación. Infringir las líneas de comunicación (communication guidelines) Vender o tratar de generar ganancia ofertando una plaza de intercambio sin consentimiento y conocimiento del oficial local respectivo. Incumplimiento por parte de los oficiales locales de SCORE y SCOPE con sus funciones

Transgredir alguno de los puntos del reglamento local y nacional de intercambio.

XII. SITUACIÓN DE EMERGENCIA

XII.1. Para IFMSA - UCV una situación de emergencia hace referencia a todo suceso que, de manera abrupta y no premeditada, impida y por ende, absuelva al miembro de cumplir y/o continuar con sus responsabilidades con el proceso de intercambio.

XII.2.

Los siguientes sucesos en mención son considerados situaciones de emergencia que pueden absolver al miembro de continuar con sus responsabilidades cómo outgoing, host o contact:

XII.2.1.

Crisis económica que afecte al outgoing, host o contact que impida continuar con las responsabilidades pertinentes al proceso de intercambio

XII.2.2.

Por accidente o enfermedad que afecte al outgoing, host o contact que impida continuar con las responsabilidades pertinentes al proceso de intercambio

XII 2 3

XII.2.4.

Por muerte del outgoing, host o contact que impida continuar con las responsabilidades pertinentes al proceso de intercambio

Por situaciones de emergencia sanitaria en nuestro país o al cuál se haya ganado una plaza de intercambio (pandemias, endemias, epidemias, desastres naturales, desastres provocados por el hombre) y conflictos sociales que afecten el proceso de intercambio y la participación en el mismo.

XII 2 5

XII.2.6.

Sanciones dadas por la NMO o Asociación local después de haber ganado una plaza de intercambio, ser nombrado host o contact

Por disolución, liquidación de la asociación local o desafiliación de IFMSA-PERÚ.

FederaciónInternacionalde AsociacionesdeEstudiantesde Medicina

UniversidadCésarVallejo

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