Vi når altid frem til en form for enighed

i opløbet

”For eksempel vil lejereguleringer, der bliver præsenteret i et brev, garanteret afføde en del spørgsmål fra beboerne. Er der beboere, som har svært ved at forstå et juridisk indhold, eller som vil bekymre sig over en lejestigning, så ring og forbered dem på, at der er et brev på vej. Et telefonopkald kan bidrage til at få afmystificeret brevets indhold,” siger Rasmus Slot Nielsen.

Det kan også være godt givet ud at afmystificere processen omkring fraflytning. ”Forklar lejeren allerede ved indflytning, hvad han eller hun kan forvente ved fraflytning. Det skal ikke komme som nogen overraskelse,” siger han.

Et sprog der er til at forstå

Opstår der en situation, hvor lejer har brug for at kontakte sin udlejer eller administrator, er det vigtigt, at lejeren føler sig hørt og bliver mødt af et sprog, der er til at forstå. ”Man kommer langt ved at forklare, hvordan tingene hænger sammen, gennem et normalt sprogbrug. Det er helt sikkert noget, mange i ejendomsbranchen i forvejen er opmærksomme på, men det er godt at huske sig selv på, hvis man nu alligevel skulle blive grebet af Karnov,” siger Rasmus Slot Nielsen med et smil.

Lige så vigtigt er det at bevæge sig væk fra det tunge, jurabaserede skriv, hvor det er muligt. ”Ganske få lejere interesserer sig for ejendomsjura. For langt de fleste lejere er det faktisk vigtigere, at de ved, hvor vaskemaskinen står, hvor de må stille deres cykel, og hvordan de åbner porten til gården. De lidt mere bløde informationer er også vigtige at få ud til lejerne.”

En ekstra service

En god service over telefonen og på skrift er alfa og omega, men ejendomsbranchen kan med fordel også arbejde hen imod at give lejerne en service, der giver dem noget ekstra i hverdagen. Blandt andet åbner digitaliseringen op for nogle muligheder, som ejendomsbranchen i højere grad bør benytte sig af, mener Rasmus Slot Nielsen. ”Bestiller du for eksempel takeaway, kan du følge cykelbuddet på din telefon

frem til din bopæl. Står du som ny lejer og indleverer nogle oplysninger til din kommende udlejer, er det ikke muligt at følge processen. På et eller andet tidspunkt får du en lejekontrakt, men hvad er der sket undervejs i den proces? Vi er ikke specielt transparente i vores tilgang og det bør vi arbejde med i branchen.”

Transparens kan, ifølge Rasmus Slot Nielsen også handle om, at administratorerne får leveret målrettede og personlige informationer til beboerne i de forskellige ejendomme. Der er behov for at møde kunderne på en ny måde. ”De informationer, vi giver, er ikke særligt personlige. Noget vil være relevant for den enkelte lejer, mens andet er fuldstændig irrelevant. Vi kunne godt have brug for et system, hvor vi kan målrette vores information. For eksempel er der mange hoteller, hvor kunderne via en app får de mest aktuelle nyheder. Hvordan får vi vores budskaber ud på ejendommene mere elegant?”

Rasmus Slot Nielsen har stadig til gode at finde frem til en konkret løsning.

Som en appelsin

På trods af imødekommenhed og god dialog opstår der af og til konflikter mellem lejer på den ene side og udlejer eller administrator på den anden. Andre gange er det lejerne selv der har en indbyrdes konflikt. Interne og eksterne eksperter klæder løbende medarbejderne på i Qvortrup Administration til at kunne håndtere kontroverserne.

En mediator lærer blandt andet personalet op i gode teknikker for konflikthåndtering. Et tip er at gå til forhandlingsbordet med et billede af en frugt. ”Se konflikten som en appelsin, man ikke kan enes om at dele. Ved at tale sammen finder parterne ud af, at den ene kun skal bruge saften, mens den anden skal bruge frugtkødet. På den måde får begge det ud af appelsinen, de gerne vil,” siger Rasmus Slot Nielsen.

Bægeret kan være fyldt

Konflikter lejere imellem er ofte støjrelaterede og den slags sager mener Rasmus Slot Nielsen, kan løses ved at indkalde parterne til et møde. ”Den støjende er ofte ikke klar over, hvilke gener det giver i ejendommen. Langt de fleste ønsker at tilpasse sig for at få hverdagen til at glide. Udlejer eller administrator kan træde ind som mediator og sørge for, at parterne bliver hørt.”

Opstår der konflikter mellem en lejer og dennes udlejer eller administrator, kan det for eksempel handle om tvister i forbindelse med lejestigninger og uoverensstemmelser ved ind- og fraflytning. Men det hænder også, at en lejer stopper med at betale sin husleje. ”Bægeret kan godt være fyldt hos lejeren, og der handler det om at vise overbærenhed og forståelse. Hvad er årsagen til den manglende betaling, er det et forbigående problem, og er der noget, vi kan hjælpe med? Selvfølgelig skal der være en konsekvens, hvis man ikke kan betale sin bolig, men det er rarere, hvis det sker uden en udsættelse via fogeden. Langt de fleste lejere er indstillet på at løse det ordentligt.”

Tina Hansen, administrationschef, har løbende kontakt med beboerrepræsentationen på Kastelsvej, hvor de får vendt store som små problemstillinger.

I sin rolle som beboerrådsformand er Finn Christensen den primære kontakt til Heimstaden. Beboerrepræsentationen på Kastelsvej tæller fem beboere, der varetager de 72 lejemåls interesser.

”Vi når altid frem til en form for enighed”

Hvordan får beboere og ejendomsselskab i fællesskab dagligdagen til at flyde? I en boligejendom på Østerbro har det ikke været uden knaster, men nu er de på rette spor. Det er administrationschef og beboerrådsformand enige om.

Tekst Stine Rud Skov Foto Jeppe Carlsen

Den hvidpudsede ejendom på Kastelsvej ligger i et roligt kvarter på Østerbro i København. Fra lejlighedernes panoramavinduer er der blandt andet udsigt til gården, som beboerne kalder deres lille oase. Bag vinduerne gemmer der sig en del børnefamilier, men også mange ældre, der har boet i ejendommen i årtier. Ejendommen var tidligere ejet af PBU (Pædagogernes Pension), men blev i 2019 overtaget af ejendomsselskabet Heimstaden.

Ejendom har mødt administrationschef Tina Hansen og beboerrådsformand Finn Christensen til en snak om at få etableret et godt, nyt samarbejde mellem lejer og udlejer.

Intet at udsætte

Finn Christensen er ikke bleg for at indrømme, at beboerne havde rustet sig og blandt andet været til møde med LLO, da de fik besked om, at ejendommen ville skifte hænder. ”Mange beboere følte sig trygge ved den tidligere ejer. Samtidig har vi kunnet læse i avisen om nye, store aktører, der kun er ude på at tjene penge. Men LLO havde heldigvis ikke noget at udsætte på Heimstaden, og det gav en vis ro,” siger han.

I begyndelsen var hans indtryk dog, at ejendomsselskabet var ramt af ressourcemangel. ”En række underentreprenører skulle stå for ejendomsservicen – blandt andet trappevask, havearbejde og vinduespudsning. Måden de gik til opgaven på, var ikke vores kop te, og heldigvis heller ikke Heimstadens. Det var en fælles læreproces i begyndelsen,” siger han.

Samarbejde på rette spor

Tina Hansen, administrationschef hos Heimstaden, giver Finn Christensen ret i, at det var en noget turbulent begyndelse. ”Vi er forholdsvis nye på det det har taget tid for os at finde både de rette medarbejdere og medspillere, som lever op til vores standarder. Beboernes feedback har været helt uundværlig for os. Vi har af og til fået nogle hak over tuden, men det lærer vi også af. Det meste af vores ejendomsservice er nu ”in house”, og ellers samarbejder vi kun med nogle, vi kan stå inde for.”

De er begge enige i, at mange af beboernes ankepunkter har bevæget sig ind på rette spor, og at en løbende dialog altid har været altafgørende. ”Det er ikke altid vi er helt enige – men vi når altid frem til en form for enighed,” siger Tina Hansen.

Heimstaden rådgiver generelt til, at boligejendommene danske ejendomsmarked, og

får etableret en beboerrepræsentation, da beboernes input er helt væsentlige for, at ejendomsselskabet kan yde den bedste service og løbende kan imødekomme beboernes behov.

Præsentabel ejendom er fælles mål

Heimstaden og beboerne har også en del fælles projekter – for eksempel at holde ejendommens gårdmiljø pænt og ordentligt. Det store gårdareal rummer blandt andet en legeplads, mindre græsarealer med borde og bænke og velplejede blomsterbede. Mens Heimstaden står for det grove arbejde som beskæring af buske og træer, får beboerne hvert år en

OM HEIMSTADEN

Heimstaden blev grundlagt i Sverige i 1998 og har været etableret på det danske marked siden 2014 (under Fredensborg A/S frem til 2015). Heimstaden ejer og forvalter i dag 140 ejendomme i Danmark, hvor virksomheden på få år er vokset fra 30 til knap 130 medarbejdere i København og Horsens. pose penge til at købe planter og blomster for. ”En stor del af vores samarbejde handler om, at ejendommen fortsat fremstår præsentabel. Vi skal bo der, og Heimstaden skal sælge en vare, så det er i alles interesse,” siger Finn Christensen.

Næste større projekt, som udlejer og lejer vil gå sammen om, er at gøre Kastelsvej mere sikker for de mindste beboere. ”Vi har talt om at få etableret nogle vejbump, så bilisterne sænker farten. Vi arbejder også på at få sikret en låge, så børnene ikke så nemt kan løbe ud mod kørebanen,” siger Finn Christensen.

Vigtigt med samarbejde

Der bliver også samarbejdet om mere tunge anliggender i

ejendommen. Det har blandt andet handlet om at hjælpe enkelte af ejendommens ældste beboere over til en mere passende bolig. For eksempel havde nogle beboere bemærket en særlig lugt, som sivede ud fra et lejemål. Det viste sig, at en ældre dame i en længere periode havde boet side om side med sit skrald og ikke længere var i stand til at bo alene. ”Beboeren skulle hjælpes et sted hen, hvor hun kunne modtage den rette pleje, og den pårørende var meget lettet over, at hun blev hjulpet godt på vej,” siger Finn Christensen.

Tina Hansen tilføjer: ”Vi er afhængige af oplysninger fra beboerne, for at vi kan reagere på situationer som denne. Så i de tilfælde er det også rigtig vigtigt med et godt samarbejde.”

Ønske om endnu mere inddragelse

Noget der i Finn Christensens optik, ville styrke samarbejdet, er, at Heimstaden bliver endnu mere informativ, når det drejer sig om fremtidige planer for ejendommen. Beboerne opdagede blandt andet ved et tilfælde, at Heimstaden var i gang med at undersøge mulighederne for at etablere boliger i tagetagen. ”Pludselig var der afsat 100.000 kr. til en konsulent i den tiårige vedligeholdelsesplan. Det er lidt ærgerligt, at vi bliver nødt til at spørge ind

Det handler om, at ejendommen fortsat fremstår præsentabel. Vi skal bo der, og Heimstaden skal sælge en vare.

Beboerrådsformand Finn Christensen.

til, hvad det betyder, i stedet for at få det præsenteret. På mange områder kan vi hverken gøre fra eller til som beboere, men vi har trods alt et informationsbehov,” påpeger Finn Christensen.

Som meget andet er det et ankepunkt, som Finn Christensen og Tina Hansen har været i dialog om, og som Heimstaden har taget ved lære af i det fremtidige samarbejde. ”Med større projekter som ombygning af en tagetage er det altid en afvejning af, hvor tidligt vi skal involvere beboerne, hvis projektet alligevel ikke skulle blive til noget. Men jeg er lydhør over for beboernes ønsker. Generelt går vi meget op i, at beboerne skal føle sig trygge. Hvis vi ikke kan holde på vores beboere, så eksisterer vi ikke ret længe.”

sts@ejd.dk

FlexLife® – nu med fast rente

FlexLife® er et fleksibelt realkreditlån til jer, der ikke vil binde flere penge i mursten end højst nødvendigt.

Med FlexLife® kan I låne op til 75% af ejendommens værdi. Og når rammerne for lånet er aftalt, har I f.eks. mulighed for at justere ydelserne hen ad vejen og få op til 30 års afdragsfrihed.

På den måde kan I nemt frigøre likviditet til den daglige drift, nye investeringer eller til forbedringer af ejendommen.

Læs mere på rd.dk/erhverv

Nyhed

Specialister i salg og udlejning af erhvervsejd.

GOTHERSGADE 89, 1123 KØBENHAVN K

MARIELUNDVEJ 17, 2730 HERLEV

KONTOR

SAG NR. 21024480

LEJE

163 m2 momsfrit kontor i fredet ejd. Udsigt til Kongens Have

Charmerende & detaljerigt kontor med atmosfære.. Flot ejendom og god planløsning. Ledigt 1. januar.

Kr. 1.750/m2

Ç

AREAL M2 LEJE PR. M2 DRIFT PR. M2 OPFØRT ÅR

163 23.770 INKL 1732

ESPLANADEN 24, 1263 KØBENHAVN K INVESTERING

SAG NR. 21024395

SALG Kr. 27.000.000

Erhvervsejendom med 13 lejemål

På hjørnet af Marielundvej/Hørkær. Udlejet til kontor og handel. Veldrevet & velholdt. Pt. to ledige lejemål (2x 181 m2) ledige til købers disposition.

Ç

AREAL M2 GRUND M2 OPFØRT ÅR AFKAST % 3.974 6.166 1972 6,5

STRØGET, 1459 KBH K

STRØGET, 1459 KBH K

ERHVERV

SAG NR. 21024466

SALG Kr. 12.250.000

2 stk. fl otte butiksejerlejl. ved Kastellet & Churchillparken

235 m2 stue + 40 m2 kælder. Flotte lokaler, pt. et stort lejemål. Mulighed for udlejning og opdeling i to enh.

Ç

AREAL M2 PRIS PR. M2 OPFØRT ÅR 118+117 52.127 1876

SAG NR. 21024445

Kr. 1.350/m2

100 meter til Metro

Attraktiv lav leje, top beliggenhed 100 meter fra Rådhuspladsen ÇÇ

AREAL M2 LEJE PR. M2 DRIFT PR. M2 OPFØRT ÅR

186 1.350 INKL 1897

SAG NR. 21024445

Kr. 1.350/m2

Kontor på Strøget

Lyst & lækkert kontor, elevator, god planlæsning, indfl ytningsklart

ÇÇ

AREAL M2 LEJE PR. M2 DRIFT PR. M2 OPFØRT ÅR

212 1.350 INKL 1897

DAL ERHVERVSMÆGLER · FORBINDELSESVEJ 12 · 2100 KØBENHAVN Ø · +45 70 300 555 · INFO@DAL.DK · DAL.DK Dansk partner til SIOR: Society of Industrial and Office Realtors (USA)

DAL Erhvervsmægler er siden 2016 dansk partner til SIOR: Society of Industrial and Offi ce Realtors® internationalt HQ i New York, USA. Globalt beskæftiger SIOR over 3.400 medarbejdere i 686 byer i 38 lande.