ESTUDIO DE CASO: JUGUETERÍA GEPETTO Contextualización Actualmente, en todos los niveles económicos, las compañías buscan alcanzar mayor grado de competitividad optimizando los costos operativos sin que esto signifique renunciar a la conservación del concepto de excelencia y calidad de los productos. El área de logística de cualquier compañía, entendiéndose que dentro de la logística se encuentran diferentes subprocesos como planeación, inventarios, compras, despachos, etc., es una de las áreas en las que más logramos optimizar el sistema de costos, contribuyendo de esta manera a la generación de una mayor rentabilidad. Como parte de nuestro proceso de aprendizaje aplicaremos el siguiente estudio de caso. Situación diagnóstica La juguetería “GEPETTO”, es una empresa familiar con más de 25 años de experiencia en la fabricación de juguetes de madera. En el último año se han recibido varias propuestas para llevar los productos a mercados internacionales gracias a su participación en ferias y ruedas de negocios, por lo que fue necesario hacer una inyección de capital para compra de maquinaria y equipos que aumentarán la capacidad de producción hasta en un 150%, por lo que pasa de ser una pequeña empresa familiar a una mediana empresa con cambios en su estructura organizacional acorde a las oportunidades que ofrece el mercado. Como empresa familiar, la compañía afronta los inconvenientes propios de una estructura administrativa tradicional y su intención es contar con una propuesta dinámica administrativa flexible, iniciando con la contratación de un gerente de
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logística con funciones específicas que permitan el mejoramiento en lo relacionado con lo siguiente:
a) Descentralización de funciones y responsabilidades Actitud “proteccionista” de coordinador de planta. Su nombre es Francisco y es quien lleva a su cargo la jefatura de la planta de producción en los últimos 14 años. Es un hombre sencillo y muy trabajador, pero su papel casi “indispensable” en la organización lo hace asumir una actitud “acaparadora” de los procesos.
b) Sistematización de la información Dado que Don Francisco ha llevado durante tantos años la información del proceso de fabricación, desde la planeación de orden de líneas de producción y volúmenes, hasta el control de calidad de todos los procesos y el control del personal (quienes parecen estar totalmente confiados y cómodos por lo que es común encontrarlos durmiendo en los pasillos), el procedimiento solo está “en su cabeza”, lo que dificulta la consulta de procedimientos.
c) Manejo de inventarios
Los inventarios no se realizan de manera periódica. Los clientes hablan directamente con Don Francisco para hacer la planeación de entrega de los pedidos. Don Francisco asumió también la responsabilidad de controlar los inventarios de materias primas e insumos dado que alega que no se puede parar la producción por la falta de materia prima. Por esta razón, la gerencia general lo autorizó para que maneje los inventarios tanto de materias primas e insumos, así como de producto terminado, de acuerdo con su criterio.
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Según el criterio de don Francisco, hay stock de materias primas suficiente en bodega para 6 meses (incluyendo materias primas importadas y nacionales) y producto terminado para unos 3 meses.
d) Gestión del almacenamiento Debido al alto volumen de materias primas y productos terminados y almacenados para cumplir con el stock, Don Francisco considera que es necesario resolver problemas relacionados con la capacidad de almacenamiento, desorden en los almacenes y falta de control en los inventarios por lo que hay contantes pérdidas, surgiendo la necesidad de contar con los servicios de almacenamiento de terceros.
e) Planeación y programación de la producción También se evidencia que debido a que Don Francisco tiene tantas obligaciones en todo el proceso, hay ocasiones en las que la producción se retrasa por daños en máquinas o por causa de diferentes situaciones que no son prevenidas y controladas a tiempo, por lo que al no estar lista la producción se retrasan las entregas para los clientes y muchas veces se envían los camiones con solo ¼ de su capacidad.
f) Programación de insumos, mantenimiento de maquinarias y equipo Los repuestos también son solicitados por Don Francisco así como el material de empaque, por lo que todas las reclamaciones también son canalizadas a través de Don Francisco. Se evidencia inconformismo por parte del área de bodega ya que se presentan faltantes y retrasos constantes por daño en las maquinarias y faltantes de materias primas por lo que los clientes llaman constantemente disgustados a hacer reclamaciones que generalmente no llegan a oídos de la gerencia general.
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g)
Gestión y administración de la venta
El área de ventas solo se encarga de la preventa y la venta, pero el servicio post-venta está disperso entre Don Francisco, Bodega y despachos. ESTUDIO DE CASOJUGUETERÍA GE Servicios requeridos Estimado aprendiz, según la anterior situación, presente su propuesta de plan de trabajo a desarrollar para garantizar el éxito de la Juguetería GEPETTO durante su proceso de expansión internacional enfocado hacia el área de la cadena logística internacional.
Diseñe una solución logística que responda a los requerimientos de la empresa para cumplir con su nueva estrategia enfocada básicamente hacia las áreas de logística y producción, teniendo en cuenta que debe optimizarse toda la parte de costos para mejorar el margen de rentabilidad de la empresa.
Rediseñar el proceso logístico desde el aprovisionamiento de materias primas, insumos, material de empaque y repuestos hasta el despacho de los productos terminados, eliminando las ineficiencias detectadas. Es necesario que se mencione la importancia del proceso de almacenamiento y analizar el stock de materiales con el fin de determinar la mejor rotación, a partir del comportamiento de las ventas.