QM voorjaar 2016

H

É

T

V

A

K

B

L

A

D

V

O

O

R

D

E

M

E

E

T

I

N

G

P

L

A

N

N

E

R

VOORJAAR 2016

120

Bijeenkomst WERKEND DINEREN

Platform Congressen CLC-Vecta

ZO BLIJF JE BINNEN JE BEGROTING Voorkom verrassingen met een goed financieel plan

RAUW EN UITDAGEND Industrieel erfgoed als meetinglocatie Sigrid Scheffer & Mark Witteman

VERBINDEN, DEUREN OPENEN EN INITIËREN

Annemarie Luchtenburg ‘Wat mooi is, kost moeite’

QMINHOUD

&vergadercentra

CongresH E T

Q M

L O C AT I E - O V E R Z I C H T

V A N

2 0 1 6

GESPECIALISEERD E ONTMOETINGSCE NTRA

Inhoud H

É

T

V

A

K

B

L

A

D

V

O

O

R

D

E

M

E

E

T

I

N

G

P

L

A

N

N

E

Vanaf pagina 51

CONGRES- & VERGADER­CENTRA OVERZICHT

R

VOORJAAR 2016

120

Bijeenkomst WERKEND DINEREN

Platform Congressen CLC-Vecta

ZO BLIJF JE BINNEN JE BEGROTING Voorkom verrassingen met een goed financieel plan

RAUW EN UITDAGEND Industrieel erfgoed als meetinglocatie Sigrid Scheffer & Mark Witteman

VERBINDEN, DEUREN OPENEN EN INITIËREN

Annemarie Luchtenburg ‘Wat mooi is, kost moeite’

voorjaar 2016

06

23

Annemarie Luchtenburg ‘ Serieus’ hoeft niet te betekenen ‘saai’

Platform Congressen CLC-Vecta Associationbidding, framing en werkdineren

04|QM voorjaar 2016

13

Goed begroten Voorkom verrassingen met een goed financieel plan

46

Sigrid Scheffer & Mark Witteman Marketeers die verbinden tot kunst hebben verheven

QMVOORWOORD

06

Voorwoord Platform

Annemarie Luchtenburg

Met Anntertainment bezorgt ze nationale en internationale congresgangers in Rotterdam graag een onvergetelijke ervaring. Daarvoor kiest ze niet de makkelijkste weg.

10 Event16

Daar moet je geweest zijn

13 Zo blijf je binnen je begroting

Hoe maak je een goede begroting en zorg je dat je niet alsnog teveel uitgeeft bij de organisatie van je congres?

17 Column: Volgens Soons

Als iets nieuw voor je is, is het meestal onuitwisbaar.

18 Eric Andersen, Food & Beverage Professional of the Year

‘Eten en drinken kunnen een congres inhoudelijk een boost geven’

20 Rauw en uitdagend

Industrieel erfgoed als meeting locatie

23 Werkdinerend netwerken

Een bijzondere mix van PCO’s, meeting suppliers en verenigingsprofessionals treft elkaar op 16 februari in Hotel Theater Figi.

30 Column: Geoff Donaghy Samen werken aan goede veiligheid.

32 Rajae El Mouhandiz brengt werelden samen

‘Ik laat ze de mogelijkheden zien van een veranderende wereld’

34 Hilton Amsterdam Schiphol Airport Het 42 meter hoge atrium was het spectaculaire decor voor het geanimeerde openingsfeest.

35 Locatienieuws

Hoe blijf je als (internationale) congresbestemming aantrekkelijk in een van oudsher zeer competitieve markt, waarin de concurrentiekracht blijft toenemen. Hoe vermarkt je het door jou georganiseerde congres in een tijd waarin jouw potentiële deelnemers worden overspoeld met informatie en EDWIN NUNNINK de aandachtspanne zeer kort is. Welke Hoofdredacteur qm@hetportaal.com hulpmiddelen zijn er om meer resultaat uit meetings te halen. Interessante onderwerpen toch?

Respectievelijk, ICCA-CEO Martin Sirk, journalist Fons de Poel en Allard Dericks, managing partner bij Spilter, gaven antwoord op deze prangende vragen tijdens een bijeenkomst van het Platform Congressen van CLC-Vecta op 16 februari in Hotel Theater Figi.

De deelnemers maakten ook kennis met De Nederlandse Associatie (DNA), de vorig jaar nieuw gevormde vereniging van, voor en door verenigingen. Het feit dat deze vereniging elke maand een sessie weet te beleggen over een actueel onderwerp, geeft een indicatie van de informatiebehoefte onder verenigingsprofessionals. Net als voor de meeting industrie, is het voor verenigingen de uitdaging om hun relevantie aan te tonen in een sterk gedigitaliseerde en geïndividualiseerde wereld. Dit onderwerp staat dan ook centraal tijdens de Associations Day, die op 18 april plaatsvindt voorafgaand aan IMEX Frankfurt.

Los dat het een inhoudelijk sterke bijeenkomst was, zeer gastvrij verzorgd door Figi, viel op dat de oudgedienden uit de congreswereld al snel de link legden naar de VNC in haar gloriedagen. Deze congresbranchevereniging ging mee in de fusie van een aantal verenigingen uit de live-communicatiebranche, wat uiteindelijk leidde tot de CLC-Vecta. In de afgelopen negen jaar is het echter niet gelukt om de congrestak binnen deze fusievereniging structureel te binden.

Onder aanvoering van Michiel Lindenbergh en met steun van Diederik Waal en Paul Halbertsma lijkt hier een kentering in te komen. Dat maakt dat het Platform Congressen de steun verdiend van de hele branche. De behoefte aan zo’n platform is er immers altijd geweest. <

Unique Venues of Amsterdam gaat zich sterker profileren

38 IMEX Frankfurt

QMCOLOFON

Meer tijd voor hosted buyers

40 Meetingnieuws

CIMGlobal Amsterdam failliet

46 Sigrid Scheffer & Mark Witteman Verbinden, deuren openen en initiëren

57 Locatienieuws

Nieuw Postillion hotel in Amsterdam

Proud member of ICCA

JAARGANG 28, voorjaar 2016, QUALITY IN MEETINGS (QM): nummer 120, Vakblad voor de meeting planner. OPLAGE: 7.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal Uitgevers, Veerdijk 40-i, 1531 MS Wormer, Tel. (075) 6475747, E-mail: qm@hetportaal.com REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur). REDACTIONELE MEDEWERKERS: Evelien Baks, Daan Borrel, Sjoerd Geurts, Judith Munster, Harald Roelofs, Ton Soons. UITGEVER: Edwin Nunnink.

ABONNEMENTEN: Els Metselaar (abonnementen@hetportaal.com), Nederland: € 84,36 per jaar (excl BTW), Europa: € 88,36 per jaar, Studenten: € 46,35 per jaar.Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Ferry Aaftink (ferry.aaftink@hetportaal.com), Tel. (06) 12643168. TRAFFIC: Annemarie Smit en Monique Zijlstra (traffic@hetportaal.com), Tel. (075) 6475747. VORMGEVING: Finnmedia bv DRUK: Real Concepts COVER: Thomas Fasting

voorjaar 2016 QM|05

MEETTHEPLANNER

Annemarie Luchtenburg

‘Serieus’ hoeft niet te betekenen ‘saai’ Met Anntertainment bezorgt ze nationale en internationale congresgangers in Rotter­ dam graag een onvergetelijke ervaring. Daarvoor kiest ze niet de makkelijkste weg, want ‘wat mooi is, kost moeite’. Dit citaat van de Nederlandse filosoof Erasmus is Annemarie Luchtenburg op het lijf geschreven. Tekst Judith Munster | Beeld Thomas Fasting

“H

et Erasmus MC in Rotterdam is de grootste van de acht universitaire medische centra in Nederland. Er werken bijna 732 medisch specialisten en 11.031 medewerkers. Eén van die medewerkers ben ik.”

Aan het woord is Annemarie Luchtenburg. Drie dagen in de week werkt ze in het Erasmus MC als coördinator voor weefsel en orgaandonaties na overlijden. Daarnaast organiseert ze met haar organisatiebureau Anntertainment congressen en evenementen, meestal voor opdrachtgevers uit het medisch centrum of de universiteit. Dus ook op de andere werkdagen is ze in het MC te vinden: als ‘spin in het web’ is het wel zo makkelijk om in het web te zijn.

“Wat ik bedoel met het citaat ‘Wat mooi is, kost moeite’ dat op mijn homepage staat? Dat ik altijd alles op alles zet om evenementen en congressen die mij gegund zijn onvergetelijk te maken. Met voor de hand liggende oplossingen neem ik geen genoegen. Ik zoek altijd naar innovatieve plekken en verrassende entertainmentmogelijkheden.”

Enige in de familie Annemarie Luchtenburg werd 39 jaar geleden geboren. Met genoegen kijkt ze terug op haar jeugd in Krimpen aan den IJssel, een dorp op twintig minuten van Rotterdam.

06|QM voorjaar 2016

“Ik heb geen flauw idee waar mijn organisatietalent vandaan komt”, vertelt ze. “Mijn vader was vertegenwoordiger en mijn moeder consulente. Ook mijn zusjes en broertjes doen iets heel anders. Maar volgens mijn moeder zat het er al vroeg in. Als er iets geregeld moest worden – een vakantie, een uitje, een cadeau – deed ik dat. Eén van mijn nichtjes is precies hetzelfde. Zo grappig, ze is pas vier, maar ze neemt nu al iedereen op sleeptouw. We zeggen altijd gekscherend dat ze later mijn bedrijf gaat overnemen.”

Na haar directiesecretaresseopleiding belandt Luchtenburg meteen in het MC, waar ze als secretaresse op verschillende afdelingen werkt. Op zoek naar een beetje spanning vertrekt ze een paar jaar later met een vriendin naar Australië. “We hadden allerlei baantjes”, vertelt ze. “Eén daarvan was bij een autoverhuurbedrijf. We moesten het bedrijf promoten bij de backpackers, zodat ze bij ons een auto zouden huren om door Australië te trekken. Een kwestie van netwerken, promotiemateriaal ontwikkelen, borrels organiseren. Superleuk. Ik denk dat daar mijn interesse voor het vak werd gewekt.”

Terug in Nederland gaat Luchtenburg aan het werk bij de hoogleraar Niertransplantaties. “Ik begon als secretaresse, maar binnen twee maanden was ik coördinator van het programma ‘Nierdonatie bij leven’. Als coördinator zette ik studies op, bezocht ik

MEETTHEPLANNER

congressen en organiseerde ik allerlei evenementen om het thema onder de aandacht te brengen. Ook ontwikkelde ik voorlichtingsmaterialen als dvd’s, boekjes en folders. Het thema werd alsmaar groter, ons team werd groter, we kregen meer middelen tot onze beschikking en we werden steeds innovatiever én inventiever. Het was een supergave, dynamische baan. Maar toch…”

Honderd dingen Voor Luchtenburg kan het niet dynamisch genoeg zijn. Het liefst doet ze honderd dingen tegelijk, dan voelt ze zich het meest in haar element. “Het organiseren boeide me, daar wilde ik meer mee”, vertelt ze. “Ik schreef me in voor de HBO-studie Evenementenmanagement in Breda en ging vier jaar lang twee avonden per week naar school. Het was superpittig, maar ook helemaal mijn ding.”

“Ik was nog niet afgestudeerd of ik kreeg vanuit het Erasmus MC de vraag of ik een medisch-ethisch congres op poten wilde helpen zetten. Natuurlijk wilde ik dat! Op dat moment gold echter een vacaturestop. In overleg met de opdrachtgever ben ik toen een eigen bedrijf begonnen, zodat ik mijn uren kon factureren. Een avondje brainstormen met vrienden leverde de toepasselijke naam Anntertainment op.”

Met Anntertainment organiseert Luchtenburg officiële gelegenheden als inauguraties van hoogleraren en de oratiefeesten die de gelauwerde dames en heren aansluitend in de stad geven. Ook voor kleinschalige symposia, lustrumactiviteiten – bijvoorbeeld zoals bij het honderdjarig bestaan van de universiteit in 2013 – en grote internationale congressen draait ze haar hand niet om.

Het meest bijzondere congres dat Luchtenburg organiseerde is het 14e congres van de International Association for Therepeutic Drug Monitoring and Clinical Toxicologie (IATDMCT) dat van 11 tot en met 15 oktober 2015 plaatsvond in De Doelen in Rotterdam.

Het congres werd bezocht door maar liefst negenhonderd – in plaats van de geschatte zevenhonderd – ziekenhuisapothekers, klinisch chemici, artsen en andere specialisten uit de hele wereld.

Creatieve duizendpoot In het organisatieteam speelde Luchtenburg niet alleen de rol van conceptontwikkelaar en creatieve duizendpoot, maar stond ze ook garant voor de logistieke en praktische invulling van het evenement. “Het thema was ‘All Time High below Sea Level’”, vertelt ze. “Een spraakmakende kapstok waar we van alles aan konden ophangen: de website, de uitnodigingen, de side-events…

Alles kon met een knipoog naar het Nederlandse softdrugsbeleid worden ingevuld. Het begon al bij het vorige IATDMCT-congres in 2013 in Salt Lake City. Ik was meegevraagd om enerzijds het voorjaar 2016 QM|07

›

MEETTHEPLANNER

‘Door op het congres als gastman en -vrouw te werken, konden de studenten er toch bij zijn’

voerd. De obers hadden een labjas aan, de bar was ingericht als een laboratorium, er waren cocktails waar een ‘walm’ vanaf kwam, er was een zuurstofbar, een ‘wiettuintje’ met jonge groentespruiten, bonbons met sprinkhanen, cacao snuiven en noem maar op. Er was live muziek én een dj. Er was ruimte om te netwerken, maar ook om te dansen. Het was geweldig. Sterker nog: veel deelnemers gingen helemaal los op de dansvloer!”

Afterparty congres en de deelnemers ‘in de vingers’ te krijgen, maar ook om ons congres te promoten. Gekleed in een oranje jurk deelde ik flyers uit, met daarbij snoepjes en sleutelhangers in pilvorm.

Allemaal met een knipoog naar ‘All time high’. De reacties waren enorm enthousiast.”

Naast een thema is er volgens Luchtenburg nog een essentieel aspect die het succes van een evenement bepaalt. Namelijk dat je de deelnemers van begin tot eind bij de hand neemt. “Als je het evenement als een warme deken over de deelnemers heen legt, voelen deelnemers zich op hun gemak. In die gemoedstoestand maken ze makkelijker contact, met alle positieve gevolgen voor het vakgebied van dien. Bovendien zullen de deelnemers niet alleen het congres als onvergetelijk ervaren, maar ook Nederland en Rotterdam als gastland en -stad. Een mooie bijkomstigheid.”

Congrescrew Als treffend voorbeeld geeft ze de zorgvuldig samengestelde congrescrew en de dinerparty, die de titel ‘Let’s get high!’ meekreeg.

“De congrescrew bestond uit studenten van onder meer de faculteit Farmaceutische Wetenschappen. Zij wilden graag naar het congres, maar konden dit niet bekostigen. Door op het congres als gastman en –vrouw te werken, konden ze er toch bij zijn. De deelnemers vonden het ook leuk om toekomstige vakgenoten te ontmoeten. Een win-win-situatie dus. Twee weken voor het congres hebben we de studenten uitgebreid gebrieft. Ook kregen ze een oranje T-shirt uitgereikt zodat ze goed zouden opvallen. Hun taak was om de deelnemers naar de juiste zalen te begeleiden, op mensen toe te stappen als ze stonden te weifelen, eventuele vragen te beantwoorden en dat soort dingen. Je merkte dat de stemming bij de crew goed was – daar had die eerste ontmoeting ook aan bijgedragen – en dat had weer een positief effect op de sfeer onder de congresgangers.”

Om niemand ‘kwijt te raken’ begeleidden de crewleden de deelnemers na het congres in groepjes naar het feest in de Laurenskerk.

Mede dankzij de cateraar was het thema tot in de puntjes doorge08|QM voorjaar 2016

“Na de dinerparty ging het feestje nog even door in de nabijgelegen bar ‘Break Away’, waar de deelnemers – bijna iedereen ging mee – weer door de crewleden heen werden gebracht. Omdat we hadden voorzien dat dit zou gebeuren, hadden we de eigenaar vooraf ingelicht dat er een afterparty aan zat te komen. Het mooie hieraan was dat we de groep weer bij elkaar hadden weten te houden. Tijdens het congres fungeerde deze bar ook al als officiële ‘Break Away’. Dat wil zeggen dat wie zin had om het congres even te onderbreken, bij ‘Break Away’ congresgenoten kon ontmoeten.

Dat werkte heel goed.”

En zo waren er nog veel meer ideeën die het congres levendig maakten. De deelnemers kregen bijvoorbeeld een sponsorpaspoort die ze konden vullen met stempels van de sponsors en exposanten.

Daarmee maakten ze kans op een genetisch paspoort van duizend euro; een zeer gewild item onder deze doelgroep.

Luchtenburg: “De closing ceremony was druk bezet. Ik denk dat de paspoorten een goede trigger waren om de mensen bij het congres te houden.” En dan waren er nog de nodige sociale programma’s, zoals guided tours naar Delft, Amsterdam en Rotterdam en een Early Morning Run door Rotterdam.

Shirt als aandenken Achteraf kan Luchtenburg vanuit de grond van haar hart zeggen dat het congres een ‘All Time High’ was. Voor de projectgroep, voor de crew, maar vooral voor de deelnemers. “Ze wilden na afloop zelfs onze oranje T-shirts hebben, als aandenken! Ik heb al heel wat congressen bezocht en georganiseerd, maar dat had ik nog nooit meegemaakt. Natuurlijk hebben we de shirts vrolijk uitgedeeld.”

“Zo zie je maar: de inhoud van een congres is héél belangrijk, maar ontspanning is minstens zo belangrijk.” De Rotterdamse congresorganisator benadrukt het nog maar eens. “Gelukkig begint dat tot steeds meer opdrachtgevers door te dringen. ‘Serieus’ hoeft niet te betekenen ‘saai’. In tegendeel! Tijdens de social events leren mensen elkaar juist kennen. Dáár ontstaan de baanbrekende ontdekkingen van de toekomst.” <

VAKBEURS

23 en 24 maart, Jaarbeurs Utrecht

Vierdeling op Event16 De 18e editie van evenementenvakbeurs Event zet de vier fundamentele elementen van krachtige live-concepten centraal. Deze vierdeling is terug te vinden in de inspiratiepleinen op de beursvloer, in het kennisprogramma Fundamentals en de eventtours.

Creatie & Design, Beeld & Geluid, Sfeer & Smaak en Kennis & Content, zijn volgens Eventex, organisator van de vakbeurs Event16 de fundamentele elementen van effectieve evenementen. In het inspiratieprogramma Fundamentals komen deze aspecten alle vier in een dynamisch tempo aan de orde, onder leiding van dagvoorzitter Ronnie Overgoor. De genomineerd dagvoorzitter van het jaar soort consequent zeer hoge ogen op evenementen, met zijn energieke enthousiasme, aanstekelijke humor, scherpte en ontspannen interactie.

Gedragsbioloog Een van de sprekers is Daniel Seesink. Als gedragsbioloog weet hij alles van de funda-

menten van het menselijk gedrag. Wanneer je de fundamenten kent, wanneer je de basis van gedrag kent én herkent, wordt je verhaal, je communicatie sterker, is zijn stelling. Hij gaat in op welke reacties ons gedrag als vanzelf oproepen en hoe je daar in de praktijk het beste me om kan gaan.

Roel Frissen ontwikkelde samen met Ruud Janssen, het Eventmodel Canvas: een visueel model om events en meetings te ontwerpen. Het Eventmodel Canvas wordt inmiddels wereldwijd gebruikt door event- en meetingplanners.

Aan de hand van het model worden de pijn- en winstpunten in kaart gebracht, de gewenste gedragsverandering en de invloed van het event daarop geformuleerd en de kosten en opbrengsten

inzichtelijk gemaakt. Tijdens Fundamentals licht Roel Frissen een tipje van de sluier op.

Eventplatform Voor de exclusieve lezing voor leden van het Eventplatform is Karl Raats aangetrokken. Hij is spreker over, en facilitator van professionele creativiteit.

Op de tweede beursdag geeft Raats, op basis van vernieuwde inzichten, handvatten voor de ontplooiing van creativiteit en innovativiteit in elke professional. Hij laat je zien hoe je een (persoonlijke) crisis als kans kunt oppakken.

De vier fundamentals komen ook aan bod op de vier inspiratiepleinen op de beursvloer. Verder is het mogelijk om aan te haken bij een van de eventtours.

Deelnemers worden ontvangen op de stand van Eventbranche en krijgen een inleiding per thema, om vervolgens onder begeleiding de stands te bezoeken in het specifieke interessegebied. < www.event.nl

Bezoek ook PromZ Event Gelijktijdig met Event16 vinden ook PromZ Event en Je Klant in Beweging plaats in Jaarbeurs Utrecht.

Als je op zoek bent naar inspiratie om marketing­ activiteiten extra te laten opvallen, het

010|QM voorjaar 2016

loyalty-programma echt aantrekkelijk te maken of naar de nieuwste en bijzondere relatiegeschenken, dan is een bezoek aan PromZ Event absoluut aan te raden. Hier laten de aanbieders hun nieuwe en meest succesvolle premiums, gadgets en geschenken zien. De vakbeurs voor promotionele producten en relatiegeschenken is na voorregistratie gratis te bezoeken.

Je Klant In Beweging Voor marketeers is een bezoek aan de nieuwe beurs Je Klant In Beweging een verplicht nummer. Hier vind je de tools voor het op korte termijn beïnvloeden van je doelgroep. De vakbeurs voor actiemarketing is na voorregistratie en door bezoekers van PromZ Event en Event16 gratis te bezoeken. < www.promzevent.nl / www.jeklantinbeweging.nl

BEGROTING

Voorkom verrassingen met een goed financieel plan

ZO BLIJF JE BINNEN JE BEGROTING Hoe maak je een goede begroting en zorg je dat je niet alsnog teveel uitgeeft bij de organisatie van je congres? QM geeft negen tips voor een goede planmatige aanpak, zodat je na de bijeenkomst eindigt met prachtige zwarte cijfers onder de streep.

1

Tekst Harald Roelofs | Beeld iStock

Stel je eigen aansprakelijkheid veilig Zorg dat je niet uit de verenigingskas of uit je eigen portemonnee moet bijpassen als het congres onverhoopt toch eindigt met rode cijfers onder de streep.

Het handigst is het congres onder te brengen in een rechtspersoon.

Dit kan een juridische stichting zijn die zelfstandig drager is van rechten en plichten, waarbij alleen aanspraak gemaakt kan worden op privévermogen van de organisatoren als er sprake is van opzettelijk en aantoonbaar wanbeleid. Een stichting is de beste vorm.

Deze heeft geen leden, maar wel een bestuur. Een stichting heeft een duidelijk doel en als dat doel een congres is, kan het kort na het

congres weer worden opgeheven bij de notaris. Let erop dat je als stichting ingeschreven moet zijn bij de Kamer van Koophandel en dat je een huishoudelijk reglement moet hebben. De notaris kan je uitleggen aan welke eisen deze moet voldoen.

2

Regel je startkapitaal Zorg voor geld in de kas waar je je eerste uitgaven mee kunt doen. Bij een meerdaags internationaal congres voor een associatie kan het interessant zijn gebruik te maken van het Voorfinancierings- en GarantieFonds (vgfholland. nl). Via de voorfinancieringsregeling kunnen congresorganisatoren een renteloze lening aanvragen; een soort subsidieregeling voor congressen. De hoogte van de lening is maximaal 90.000 euro. Deze regeling is bedoeld ter financiering van de opstartkosten waar je als organisator van een congres al in een vroeg stadium mee te maken krijgt. Geld dat bijvoorbeeld gebruikt kan worden om de eerste aanbetalingen te doen voor de accommodatie of voor het ontwikkelen van de congreswebsite. De garantstellingsregeling voorziet in een congres- of evenementenverzekering die financiële zekerheid biedt, tegen een relatief kleine financiële bijdrage. De hoogte van het te verzekeren bedrag, de garantie, is eveneens 90.000 euro. De regeling is bedoeld om een eventueel verlies af te dekken dat ontstaan is door tegenvallende voorjaar 2016 QM|013

›

BEGROTING

deelnemersaantallen. Door het verstrekken van deze garantie, probeert het fonds te waarborgen dat internationale congressen kunnen doorgaan in Nederland. Vraag het aan, minstens acht maanden voor het congres, en met een goede begroting in de hand.

3

Begin meteen Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met de begroting van je bijeenkomst. Deze moet eigenlijk parallel lopen met de brainstormfase van je congres. Bij alles dat je bedenkt, kun je er direct een kostenplaatje aan hangen. Zo kan al meteen een goede kostenraming worden gemaakt die gebaseerd is op je verwachtingen van de bijeenkomst. Je kunt ook in een vroeg stadium helder krijgen in hoeverre je wensen realistisch zijn. Op basis hiervan kun je een liquiditeitsbegroting maken, een break-evenanalyse, je deelnemersfee vaststellen en eventueel een voorfinanciering gaan regelen.

4

Download template en vergeet geen kostenpost â&#x20AC;&#x2DC;Oeps, we hebben helemaal niet aan de verzekeringen gedachtâ&#x20AC;&#x2122;. Het is menig beginnend congresorganisator overkomen. Zaken die bij vrijwel elk congres op de begroting staan, zijn: catering, vervoer, de accommodatie, sociaal programma, drukwerk, promotie, verzekeringen, sprekers, wifi, vertaalkosten, administratie, eventueel een artiest of dj tijdens de borrel. Het is eigenlijk maar een greep uit de kostenposten.

Op www.qm-magazine/downloads vind je een template die een duidelijk en gedetailleerd overzicht geeft van de kosten en opbrengsten die je kunt verwachten. De template is goed te gebruiken als basis voor de begroting van de meeste congressen. Maar let op: je zult wellicht ook kostenposten hebben die niet op deze template staan.

5

Maak onderscheid tussen vast en variabel Maak in je begroting een duidelijk onderscheid tussen variabele en constante kosten. Constante kosten zijn uitgaven waarbij het niet uitmaakt wat het aantal deelnemers zal zijn. Denk daarbij aan de huur van de zaal, AV-techniek, wifi, et cetera. Variabele kosten hangen wel samen met het aantal gasten.

Denk hierbij aan catering, transport, goodie bags, en dergelijke. Als je variabel en vast helder in kaart hebt gebracht, maak je ook makkelijker een realistische break-evenanalyse.

6

Ook een cd draaien kost geld Denk ook aan kosten waarvan niet iedereen zich realiseert dat je ervoor moet betalen. Bijvoorbeeld: ook al kies je ervoor gewoon een cd op te zetten tijdens de borrel en geen artiest te laten optreden, dan zal je daar toch voor moeten betalen,

014|QM voorjaar 2016

BEGROTING

namelijk in de vorm van extra auteursrechten. De aankoop van het schijfje is alleen voor privégebruik. Als je het aan een gezelschap van 1.000 mensen laat horen, moet je extra betalen aan de stichting Buma/Stemra. Gelukkig heeft de cateraar of de accommodatie dit vaak al in hun pakket zitten, maar check dit wel altijd en regel het desnoods zelf bij bumastemra.nl. Sommige organisatoren denken ‘wat niet weet wat niet deert’, maar krijgen dan soms toch ineens een akelige boete op de mat.

7

Maak gedetailleerde afspraken met je sprekers Kijk uit dat je keynote speaker je niet voor onverwachte kosten stelt. Zeker als hij uit het buitenland moet komen.

Met name Amerikaanse (maar ook Europese) sprekers verwachten naast hun sprekersfee een ruimhartige reiskostenvergoeding. Het komt voor dat de spreker zegt: ‘ik reis natuurlijk business class en ik neem mijn zoon mee’ en verwacht zonder blikken of blozen dat dit allemaal wordt vergoed. Als je meteen duidelijk maakt dat er slechts één economy ticket wordt vergoed, gaat men vaak wel akkoord. Maar niet altijd. Reizen vanuit de VS is immers ‘vermoeiend’. Maar dan weet je als organisator in elk geval van te voren waar je aan toe bent en kun je eventueel nog kiezen voor een andere spreker. Duidelijk afspreken is het devies; hetzelfde geldt voor het hotel waar je de spreker laat logeren. Voor een viersterrenhotel hoef je je zeker niet te schamen.

8

Neem de tijd en onderhandel slim Als je onder tijdsdruk werkt, neem je vaak beslissingen die duurder zijn dan nodig was geweest. Zorg dat je van tevoren geen kostenposten vergeet, zodat je bijvoorbeeld niet op het laatste moment nog koekjes bij de koffie moet bestellen.

En plan alles zodanig dat je de tijd hebt om per grote kostenpost twee of liever drie offertes aan te vragen.

Onderhandel in alle rust. Er is altijd wel een reden waarom je op een vriendelijke manier korting kunt vragen bij bijvoorbeeld een accommodatie, zeker als je je congres bijvoorbeeld in mei, juni, juli of augustus organiseert. Dat zijn de rustige maanden en menig accommodatie wil dan een flinke korting geven. Hetzelfde geldt voor het weekend. Zeker hotelkamers zijn dan een stuk goedkoper.

9

Maak van ‘onvoorzien’ een grote post Ondanks dat alle tijd is genomen voor de begroting; reserveer minstens 10 procent van het budget voor de post ‘onvoorzien’. Want er zijn altijd onvoorziene kosten en als je dat ruim gebudgetteerd hebt, schrik je ook minder als er onverwachte kosten opdoemen. < voorjaar 2016 QM|015

VOLGENSSOONS

De magie van de eerste keer

H

et is 1989 als ik voor het eerst in mijn leven een echte musicalvoorstelling bezoek.

Met een aantal collega’s gaan we in Londen naar Andrew Lloyd Webber’s ‘Aspects of Love’.

Zittend op de vijfde rij word ik totaal betoverd: door de spelers, door de virtuoze musici in de orkestbak en door de fraaie decors die in snelle changementen het romantische verhaal ensceneren. Zo veel wervelende theatertechniek had ik nog nooit gezien!

Ik vergaapte me als kind al in de Efteling, dit was de volwassen versie. Later heeft geen musical me ooit nog zo getroffen.

Onuitwisbaar Als iets nieuw voor je is, is het meestal onuitwisbaar. Ik herinner me zo goed mijn eerste school- en liefdeservaringen, of toen ik als 16-jarige alleen naar Parijs liftte. Ook sensationeel vond ik de doopvlucht in een zweefvliegtuig. Het bleek in een doodse stilte te hobbelen als een oude bus. Later beleefde ik het eerste diner in een tweesterrenrestaurant als een culinaire avonturenreis, nog wel in mijn eigen dorp!

De eerste keer binnentreden in een design hotel in Budapest of in een megalomaan congrescomplex in Atlanta waren ook onvergetelijke ervaringen.

Hooguit een flyer

Voorkom dat het eerste bezoek tegenvalt

De exploitanten weten best wat hun accommodatie te weeg brengt bij nieuwe gasten. Maar hun ontvangst bestaat vaak hooguit uit een flyer op de balie met wat achtergrondinformatie over de oprichters of de architectuur.

Onlangs bezocht ik in Eindhoven de in Maasai stijl ingerichte vestiging van de flexkantoorketen Tribes.

De manager – ‘chief ’ genoemd – ontving me persoonlijk en lichtte bevlogen het concept toe dat voor moderne businessnomaden ontwikkeld is. Ook deze eerste ontmoeting zal me altijd bij blijven, bijvoorbeeld omdat er manshoge Maasai portretfoto’s hingen van de Britse fotograaf Jimmy Nelson, bekend van het epische project ‘Before They Pass Away’.

Nieuwe gasten Hoe ontvangt u nieuwe gasten? Houdt u bij wie nooit eerder uw bedrijf bezochten? Het lijkt misschien wat veel gevraagd, maar met een beetje klantendatabase hoeft het niet moeilijk te zijn.

Voorkom in elk geval dat het eerste bezoek tegenvalt, anders is uw gast twee keer geweest, namelijk de eerste en de laatste keer. < Ton Soons, adviseur congressen en presenteren Reacties: ton.soons@winningwords.nl

voorjaar 2016 QM|017

CATERING

Eric Andersen, Food & Beverage Professional of the Year

‘ETENisENgeen DRINKEN bijzaak’ Eric Andersen, docent aan de NHTV Breda én Food &

Beverage Professional of the Year, ziet een catering­ wereld die over het algemeen nog te traditioneel is. “Eten en drinken kunnen een congres inhoudelijk een boost geven.”

M

et (zakelijke) gasten die kritischer én mondiger worden, een almaar uitdijend (food)aanbod, en sneller overwaaiende internationale trends, zullen cateringbedrijven zich voortdurend het hoofd moeten krabben over hoe zij hun zaken aanpakken. Kwaliteit met een grote K en onderscheidend zijn, dát zijn de toverwoorden, vindt Eric Andersen. Hij werd in februari door zijn vakgenoten uitgeroepen tot Food & Beverage Professional of the Year, vanwege zijn grote expertise. “Je hoeft uiteraard niet met élke hype die voorbij komt mee te liften, maar houd je ogen open en probeer te blijven vernieuwen in aanbod. Dat is wat de markt nu vraagt”, zegt hij.

Andersen, docent International Hotel Management aan de NHTV Breda, weet als geen ander wat het betekent om de catering voor grote gezel-

018|QM voorjaar 2016

Tekst Evelien Baks | Beeld Jos Crooymans

schappen te verzorgen. Als food & beverage manager bij de Holland Amerika Lijn (HAL) deed hij jarenlang ervaring op aan boord van de grote cruiseschepen. Nog altijd kan hij uit het blote hoofd de enorme hoeveelheden eten en drinken opdreunen die voor een week vertier aan boord werden gebracht. “250 kilo hele kip, 400 kilo rib of beef, 200 kilo runderlende, twee blikken kaviaar van 1,6 kilo… plus nog héél veel meer.”

Sinds 13 jaar doceert hij over het vak dat hem na aan het hart ligt. Eten en drinken zijn een belangrijker element in de samenleving dan wordt gedacht, is de boodschap die hij zijn studenten met verve voorhoudt. “In Nederland wil dit nogal eens als een bijzaak worden beschouwd.

Het bekende broodje kaas met een glas melk tussen de middag zeg maar. Gelukkig zie ik wel verbetering.”

“Nederland is op het gebied van congressen best een belangrijke speler in de wereld, waarmee het bezoek steeds internationaler wordt. Houd rekening met de achtergronden van de deelnemers als het over de catering gaat. In sommige culturen zijn lunch en diner een belangrijk moment van de dag om samen te genieten en te socializen. In Lausanne bijvoorbeeld, waar ik een congres bezocht, zag ik dat er wel heel veel aandacht aan werd besteed. Als je weet dat eten en drinken verbindt en je daarop inspeelt, kun je het totaalproduct congres ook inhoudelijk een boost geven.”

Foodtrucks De komst van foodtrucks – inmiddels al regelmatig van de cateringpartij op grote zakelijke bijeenkomsten – is iets wat absoluut in die visie past. Volgens Andersen bieden ze in de congrescatering een manier om een gevarieerd assortiment op een andere manier aan te bieden.

“Je ziet dat Internationale trends steeds sneller ook bij ons opduiken. Waar we als Nederland vroeger gemiddeld vijf à zes jaar achterliepen op de Verenigde Staten, zijn dat er nu gemiddeld drie. Foodtrucks, overgewaaid uit Amerika, zijn hartstikke leuk om in te zetten voor de catering.

Ik zie één maar, dat is de kwaliteit. Die is nog te wisselend, van zeer goed tot zeer slecht. Veel exploitanten zijn met een truck op pad gegaan

CATERING

Eric Andersen: “In een half uur lunchtijd moeten straks achtduizend man op een goede manier hun natje en droogje kunnen krijgen. Dát is leuk voer voor een onderzoek.”

vanuit een laaiend soort enthousiasme. Dat er op dat bordje wel gewoon een goed product dient te liggen, is iets dat nog niet iedereen zich realiseert.”

De steeds mondiger wordende consument zal zich die kaas niet van het brood laten eten, wil Andersen maar zeggen. Met de groeiende aandacht voor alles wat met food te maken heeft – ‘Je kunt de televisie niet aanzetten of er staat iemand in een pan te roeren’ – weten steeds meer mensen immers waar Abraham de mosterd haalt.

Dat er gasten zijn die ieder etiketje napluizen op ingrediënten en herkomst en ook nog bevestigd willen hebben dat er toch heus een verantwoord scharreleitje is verwerkt in die heerlijke salade, dat zijn dingen waar je anno 2016 serieus rekening moet houden, weten ook de cateringbedrijven inmiddels.

De aandacht voor ambachtelijkheid is volgens Andersen dan misschien niet nieuw – ‘Mijn

moeder stuurde mij vroeger ook al naar de slager voor goede verse worst’ –, het is wel iets dat meetelt tegenwoordig.

Dat geldt zeker voor koffie. Met een donkere bak slootwater uit een thermoskan kom je nergens meer weg. “Die slag is overal gelukkig wel gemaakt. Met bezoekers die tegenwoordig op bijna elke straathoek een uitstekende cappuccino kunnen kopen, weet je dat je gewoon kwaliteit moet bieden en gelukkig gebeurt dat ook.”

Verspilling Zijn studenten, die uiteindelijk niet alleen in de hotellerie maar ook veel in de congreswereld aan de slag blijken te gaan, krijgen straks in dat kader ook een mooie leerschool. Zij mogen zich buigen over de cateringmogelijkheden in het grote klooster, waarin de school over twee jaar zijn intrek zal nemen.

“In een half uur lunchtijd moeten straks achtduizend man op een goede manier hun natje en

droogje kunnen krijgen. Dát is leuk voer voor een onderzoek.”

Met zijn ervaring als food & beverage manager die ladingen eten – verplicht – de container in zag verdwijnen, wil de docent Hotel Management graag nog iets te denken meegeven: de wijdverbreide verspilling van voedsel.

“Het is vaak een overvloed wat er aan eten staat en mensen willen graag van alles proeven. We zijn hier in het westen gebonden aan veel regelgeving op het gebied van voedsel – gelukkig wel –, maar misschien kunnen we er toch iets anders mee omgaan. Een tomatensaus die een paar uur op het buffet heeft gestaan, moet volgens de regels van de voedsel- en warenwet weg, maar waarom maken we er niet gewoon een lekkere soep van voor bijvoorbeeld het Leger des Heils? We zouden moeten onderzoeken of dat soort dingen tot de mogelijkheden behoren.

Bij mij thuis wordt in elk geval niets meer weggegooid…” < voorjaar 2016 QM|019

MEETINGLOCATIES

Industriële locaties Rauw en van een ongekende schoonheid Nederland is rijk aan vele industriële locatie die geschikt zijn gemaakt voor meetings, congressen en events. Elk weer anders, maar altijd garant voor een authentieke entou­ rage, met een bijzonder verhaal. En door hun ligging doorgaans goede bereikbaar en met ruime parkeervoorzieningen.

RDM Rotterdam: de Onderzeebootloods en het Congrescentrum

Adem de ruwe sfeer van de haven De havenbeleving begint voor de meeste deelnemers al op het schip dat je snel van Rotterdam Centrum naar Heijplaat brengt. En wát een ervaring als je via de Nieuwe Maas aankomt op het onvervalste terrein van RDM Rotterdam aan de Dokhaven. Door de historische industriële gebouwen en de aanwezigheid van schepen en kranen, proef je direct het oorspronkelijke stoere en rauwe karakter van de Rotterdamse haven. En dan moet de bijeenkomst in een van de vergaderruimtes of de immens grote Onderzeebootloods nog beginnen.

RDM Rotterdam beschikt over diverse ruimtes voor kleine en grotere bijeenkomsten.

Bijvoorbeeld een vergadering in de authentieke Directiekamer of Commissarissenkamer, een borrel of receptie in de Marmeren Hal, een congres of seminar in het Auditorium of in de H.A.J. Baanderszaal met zijn prachtige uitzicht op de Nieuwe Maas. Naast ruimtes voor plenaire sessies zijn er ook kleinere kamers beschikbaar in het RDM Congrescentrum voor break out sessies of workshops. Als er aansluiting is bij het onderwijs kan een evenement in overleg ook gehouden worden in Baai 2 in Innovation Dock, midden in de onderwijslocatie.

Direct aan de Nieuwe Maas staat de RDM Onderzeebootloods. Waar vroeger onderzeeërs van de helling liepen, worden nu omvangrijke innovatieve evenementen georganiseerd. De combinatie van historie en haven, industrie en innovatie biedt inspiratie voor allerlei zakelijke en culturele evenementen.

De gerenoveerde Onderzeebootloods heeft zijn rauwe en industriële karakter behouden en biedt ruimte aan evenementen tot 5.000 bezoekers. De loods heeft een oppervlakte van zo’n 4.600 m2 voorziet in moderne faciliteiten en is geheel flexibel in te richten.

RDM is ook per auto uitstekend te bereiken. In de nabijheid kan gratis geparkeerd worden. www.rdmrotterdam.nl 020|QM voorjaar 2016

MEETINGLOCATIES

Historische luchtvaartambiance

Hangaar2 ademt een stoere sfeer

Fokker Terminal - Den Haag

Gateway to special events Vliegtuigen staan er weliswaar niet meer, maar er hangt nog wel een bijzondere authentieke sfeer in de Hangar. Inmiddels vinden er in deze prachtige ruimte het hele jaar door zakelijke evenementen plaats.

De Fokker Terminal is gevestigd in de voormalige school voor Luchtvaarttechniek in Den Haag. Dit karakteristieke en inspirerende industriële gebouw is herontwikkeld tot congres- en evenementenlocatie en is vorig jaar uitgeroepen tot congreslocatie van 2013 in de categorie bijzondere locaties.

De hangar biedt plaats aan een plenaire opstelling van 200 tot 1.000 personen, gecombineerd met bijvoorbeeld een cateringplein of beursvloer. Daarnaast beschikt de Fokker Terminal over 17 verschillende subruimtes voor bijvoorbeeld workshops. Deze ruimtes zijn overzichtelijk gelegen rondom de hangar en variëren in capaciteit. De hangar wordt overspannen door een staalconstructie met glazen lichtstraten die zorgen voor fraai daglicht. Met een vrij vloeroppervlak van ruim 2000 m2 is de ruimte flexibel in te delen en wordt veel geboekt voor onder meer congressen, seminars, productpresentaties, modeshows, beurzen of bedrijfsfeesten.

Bij op maat gemaakte evenementen kan vrij met eigen leveranciers worden gewerkt. Voor wie liever voor snelheid en gemak gaat, biedt één van de scherp geprijsde, kant-en-klare ‘turn key’ congrespakketten van de Fokker Terminal uitkomst. In ieder geval heeft de meetingplanner gedurende het volledige traject contact met maar één aanspreekpunt; vanaf het eerste telefoontje tot en met de eventdag zelf. Deze eventmanager heeft aanzienlijke ervaring in het organiseren van complexe bijeenkomsten. Dus geen accountmanager, maar een mede-organisator die actief meedenkt en op de vloer persoonlijk toeziet op een constante kwaliteit; van mooi meubilair tot kwalitatief hoogwaardige techniek en van schone toiletten tot vriendelijke parkeerbegeleiders. www.fokkerterminal.nl

De historische Hangaar2 stamt uit de de jaren veertig en is van oorsprong een koninklijke militaire vliegtuighangaar. De locatie staat op voormalig Marine vliegkamp Valkenburg in Katwijk. Het vliegveld is tot begin 2007 gebruikt als vliegbasis voor de Koninklijke Nederlandse Marine. Daarnaast was het een van de belangrijkste luchthavens voor het het Koninklijk Huis. Koningin Wilhelmina was de eerste vorstin die er intensief gebruik van maakte, pal na de Tweede Wereldoorlog.

Ook Koningin Juliana en Beatrix waren er regelmatig geziene gasten. Nog overal op het vliegveld proef je de geschiedenis door de aanwezigheid van de originele hangaars en bijgebouwen.

Hangaar2 is ook nu een hot spot op het vliegveld en een treffende omschrijving voor deze locatie is: Industrieel, indrukwekkend en groots met een stoere look & feel. Daarnaast zal de bijzondere omgeving en uitstraling van het vliegveld een extra inspirerende dimensie geven aan bijeenkomsten.

Ruimte genoeg in Hangaar2: de evenementenlocatie is 2.450 m2 groot.

De locatie is daardoor geschikt voor bijvoorbeeld congressen, beurzen en productpresentaties en heeft een capaciteit voor 2.500 personen.

Daarnaast heeft deze locatie een dertiental subzalen variërend in grootte van 30 tot 120 vierkante meter. Deze ruimtes zijn in te zetten als inspirerende vergaderruimtes en break-out rooms of als artiesten-, productie- of crewruimtes.

Hangaar2 is eveneens te combineren met de tegenoverliggende TheaterHangaar, waar de succesvolle voorstelling Soldaat van Oranje – De Musical draait. Ook het buitenterrein kan gebruikt worden, inclusief de opstelplatformen die ideaal zijn voor automotive of andere aan mobiliteit gerelateerde evenementen. www.hangaar2.nl

voorjaar 2016 QM|021

MEETINGLOCATIES

Koepelhal

Kathedraal van de Tilburgse Spoorzone De Koepelhal in Tilburg is een oud fabrieksgebouw met een rijk spoorwegverleden en is omgebouwd tot evenementenlocatie met behoud van het industriële karakter.

De Hallen Studio’s - Amsterdam

High tech in een authentieke tramremise Na een grote renovatie van de voormalige tramremise werd Amsterdam vorig jaar een bijzondere evenementen- én tv-locatie rijker: De Hallen Studio’s. De authentieke industriële uitstraling is bewaard gebleven, maar in de voormalige tramremise op steenworp afstand van het Leidseplein zitten nu drie moderne tv-studio’s van 90, 300 en 500 vierkante meter die ook veel gebruikt worden voor vergaderingen en evenementen. De combinatie van een authentieke ambiance met alle high tech van een televisiestudio zorgen voor een bijzondere sfeer.

De oude vormen van de tramremise zijn volledig in tact gehouden en vormen het inspirerende decor voor evenementen en diverse tv-producties. Er liggen zelfs nog delen van het oude tramspoor in het complex.

Opvallend zijn ook de kappen met hun slanke polonceau-spanten en een vrije overspanning. In deze historische ambiance kunnen zeer uiteenlopende evenementen worden georganiseerd, waarbij studio 1 (250 personen in theateropstelling) en Studio 2 (450 personen) op simpele wijze met elkaar te verbinden zijn. Op de gehele begane grond is er daardoor ruimte voor ruim 850 mensen voor bijvoorbeeld een walking dinner. Kleinere bijeenkomsten zijn ook mogelijk in de foyer waar ruimte is voor 120 mensen in theateropstelling.

Naast de drie studio’s zijn er meerdere breakout ruimtes, standaard productieruimtes, kleedkamers en een sfeervolle ontvangstruimte.

De studio’s zelf hebben glazen dakpanelen voor daglicht, met een verduisteringssysteem om de lichtsterkte te reguleren. Een ecologisch klimaatsysteem zorgt voor continue aanvoer van frisse lucht met de gewenste temperatuur. In alle ruimtes is er een basis licht- en geluidssysteem aangebracht.

De Hallen Studio’s hebben een parkeergarage met 185 plaatsen en aanvullende voorzieningen in het omringende complex, waaronder een hotel, restaurants, terrassen en een bioscoop met negen zalen. www.dehallenstudios.nl 022|QM voorjaar 2016

Er wordt een grote verscheidenheid aan evenementen georganiseerd; congressen, (bedrijfs)feesten maar ook een kunst­ manifestatie als Biënnale Brabant. De Koepelhal biedt ruimte aan 1.600, en soms wel 3.500 bezoekers. De oude Wagenmakerij die aan de Koepelhal grenst, biedt nog eens 5.500 m2 extra. Er zijn dus mogelijkheden voor totaal 5.000 -7.000 bezoekers. De Koepelhal is een lege, vrij indeelbare ruimte van bijna 90 meter lang, 24 meter breed en 10 meter hoog. De staalconstructies geven de accommodatie een ruwe inspirerende en kathedrale uitstraling. De hoogte van de hal, de koepelconstructie en de prachtige ramen zorgen voor een schitterend effect.

Voorzieningen als podia, geluid- en lichtinstallaties en overige inrichting zijn niet standaard aanwezig. Deze kan de organisator naar behoefte zelf regelen. In de Koepelhal is geen breakout-­ ruimte aanwezig. Deze kan eventueel door de organisator zelf worden gecreëerd in de Koepelhal. Hier is ook de aangrenzende Wagenmakerij geschikt voor. De Wagenmakerij kan ook gebruikt worden als entree voor het evenement, extra opslag­ruimte of keuken. De organisatie heeft dus een grote vrijheid en veel mogelijkheden qua inrichting en gebruik van de ruimte(n).

De Koepelhal is goed bereikbaar, op loopafstand van station Tilburg en met parkeergelegenheid dicht in de buurt. Tijdens deze korte wandeling kunnen bezoekers meteen in de sfeer komen als ze door de Spoorzone langs het industriële erfgoed wandelen. www.spoorzone013.nl/koepelhal

MEETINGMEETING

Platform Congressen CLC-Vecta ontmoet De Nederlandse Associatie

Netwerkend

WERKDINEREN

Een bijzondere mix van PCO’s, meeting suppliers en verenigingsprofessionals treft elkaar op 16 februari in Hotel Theater Figi voor een gezamenlijke bijeenkomst van CLC-Vecta en De Nederlandse Associatie. Zij worden geconfronteerd met nieuwe werkwoorden als Tekst Edwin Nunnink | Beeld Transmedia Design associationbidding, framing en werkdineren.

H

et Platform Congressen van CLC-Vecta is nieuw leven ingeblazen. Sinds de congresbranchevereniging VNC negen jaar geleden opging in fusievereniging CLC-Vecta, Centrum voor LiveCommunicatie, is met vallen en opstaan (en weer vallen) geprobeerd om voor de congresbranche een serieus podium te bieden, om elkaar te ontmoeten en kennis uit te wisselen.

Onder aanvoering van Michiel Lindenbergh (Beurs van Berlage) en met steun van Diederik Waal (De Doelen ICC Rotterdam) en Paul

Halbertsma (MeetingLinq) wordt er sinds anderhalf jaar hard aan gewerkt om de congresbranche te binden en boeien met originele en goedbezochte bijeenkomsten.

Voor de bijeenkomst op 16 februari in Hotel Theater Figi in Zeist zijn de krachten gebundeld met De Nederlandse Associatie (DNA), de vorig jaar nieuw gevormde vereniging van, voor en door verenigingen.

Het resultaat is een bovengemiddelde opkomst van over de honderd geïnteresseerden en een bijzondere mix van PCO’s, meeting suppliers en verenigingsprofessionals. De oudgedienden uit de congresbranche leggen al snel de link naar de VNC in haar glorietijd. voorjaar 2016 QM|023

›

MEETINGMEETING

Associationbidding 3.0 De eerste lezing wordt verzorgd door Martin Sirk, CEO van de internationale brancheorganisatie ICCA. Hij neemt de aanwezigen bij de hand langs de transities die het bidproces tussen internationale verenigingen en congresbestemmingen heeft ondergaan. We zitten nu in versie 3.0 van associationbidding, stelt hij.

In versie 1.0 draaide alles om de logistieke, organisatorische en toeristische kwaliteiten. Bestemmingen presenteerden vooral hun congreslocaties, hotels, bereikbaarheid en mogelijkheden voor sociale programma’s.

Tien jaar geleden kwam daar een kentering in, met Singapore als voorloper. In versie 2.0 pronkten de bestemmingen met hun intellectueel kapitaal en economische clusters. Faculteiten, onderzoeksinstituten en topbedrijven vormden de troeven die uitgespeeld werden in het bidproces.

Zo’n drie jaar terug bespeurde Sirk de contouren van een nieuwe vorm van associationbidding. Dit keer nemen de bestemmingen zelf het initiatief om kennisevenementen te organiseren of op zijn minst te initiëren. Zo heeft Kopenhagen het onderwerp Scheepsbouw geclaimd en introduceerde Singapore haar Waterweek, waarin ze diverse congressen en evenementen aan elkaar koppelt, met als voordelen een efficiënt gebruik van middelen en een grotere aantrekkingskracht voor potentiële deelnemers.

Big data Ook ontstaan er bijzondere samenwerkingsverbanden tussen bestemmingen. Als voorbeeld noemt Sirk de gelegenheidssamenwerking tussen Brussel, Washington DC, Singapore en Dubai, waarbij ze zich presenteren als Global Association Hubs om internationale verenigingen voor elk continent een bestemming aan te kunnen bieden.

Volgens hem moeten congresbestemmingen kort op de bal zitten, willen ze mee blijven tellen in dit dynamische competitieveld. Een belangrijk instrument daarvoor is big data, aldus Sirk. Om die reden heeft ICCA haar bekende database van internationale associatiecongressen uitgebreid met een big data tool.

024|QM voorjaar 2016

Sirk heeft nog een laatste tip. Er liggen nog grote kansen in het toevoegen van exploitatie gedurende de twee/drie jaar die doorgaans zit tussen het binnen halen van het congres en de uitvoering ervan. Na het tekenen van het contract is het werk voor sales gedaan en volgt er een stilte tot de operationele afdeling het werk oppakt. Dat gat moeten bestemmingen gebruiken om te kijken of er (commerciële) activiteiten rondom het komende congres kunnen worden toegevoegd, stelt hij.

Verenigingsvereniging Daarna is de beurt aan Mathieu Daalder, directeur van DNA (De Nederlandse Associatie), de vereniging van, voor en door verenigingen. In 3 maanden tijd mocht dit nieuwe initiatief 50 leden verwelkomen. Het potentieel is 2.600, vertelt hij desgevraagd. Dat zijn verenigingen met een betaalde werkorganisatie en die landelijk opereren. Het totaal aantal verenigingen ligt in Nederland verenigingsland natuurlijk veel hoger.

In die korte tijd zijn er ook samenwerkingsverbanden gesmeed met bestaande branchepartijen. Zo is VM uitgevers, verantwoordelijk voor VM, het vakmagazine voor verenigingsmanagers, en organisator van het gelijknamig congres, vorig jaar november opgegaan in DNA en is er een convenant getekend met VPN, Verenigingsprofessionals Nederland.

DNA heeft een royaal bestuur van 16 personen en zal dit nog verder uitbreiden. Dit is goed voor het draagvlak en om de vereniging zich snel te laten ontwikkelen, verduidelijkt Daalder.

De vereniging doet veel aan educatie en heeft in korte tijd een uitgebreid programma aan trainingen, leergangen en zogenaamde Q-sessies opgezet. De Q-sessies, die elke maand plaatsvinden, zetten één actueel onderwerp centraal voor een specifieke groep verenigingsprofessionals. De voorlopige kers op de taart moet het congres en feest worden dat op 2 en 3 juni plaatsvindt in NH Conference Centre Leeuwenhorst.

Rake typeringen ‘Hoe pas je storytelling toe bij een succesvol congres’. Deze vraag wordt beantwoord door Fons de Poel, die tevens als dagvoorzitter

›

MEETINGMEETING

acteert voor deze platformbijeenkomst. Voor storytelling hoef je niet meteen te denken aan lange verhalen, wordt duidelijk.

De Poel zoomt in op het begrip ‘framing’, rake typeringen waarmee je jezelf in de beeldvorming op de kaart kunt zetten (of je politieke tegenstander af kunt serveren). Een krachtig wapen, want als je eenmaal het stempel hebt, kom je er moeilijk van af. De Poel haalt taalwetenschapper George Lakoff aan die in zijn boek ‘Don’t think of an elephant’ uitlegt waarom we bij die uitspraak juist aan een olifant gaat denken. In de politieke arena heb je dan ook nog eens dat de ‘geframde’ persoon hier op gaat reageren, waarmee die eerder het net ontvangen stempel bevestigt, dan ontkracht. Dat De Poel Wilders noemt als voorbeeld van een sterke ‘framer’ hoeft geen betoog.

Finale boodschap

Stekkerdoos

De Versnellingskamer

Bedenk wel dat je bij jezelf moet blijven als je ‘framt’, waarschuwt hij. GroenLinks-leider Jolande Sap dacht door fysiek een stekker uit een stekkerdoos te trekken – om Geert Wilders voor te doen hoe hij de stekker uit het kabinet kon trekken –, de PVV-leider in de hoek te zetten. Dat paste sowieso niet bij Sap, die vooral bekend stond om haar feitelijke argumenten die ze gedegen wist te presenteren. Vervolgens werd ze ook nog eens afgeserveerd door een ad-rem reagerende Wilders, die repliceerde dat de stekker er bij Sap kennelijk nooit helemaal in gezeten had. De framer geframd.

De Poel gaat niet voorbij aan zijn eigen snotneus-affaire. Aan het eind van een Brandpunt-uitzending met een discussie tussen ABN AMRO-commissaris Rik baron van Slingelandt en Tweede Kamerlid Jesse Klaver bestempelde hij de laatste tot ‘snotneus’. Als slotgrap bedoeld en te kort door de bocht geformuleerd, betoogt De Poel. Hij had beter kunnen zeggen ‘je ziet de baron denken: wat een snotneus’. De ruimschoots via social media geventileerde publieke opinie legde direct een link naar een commerciële opdracht die hij voor ABN AMRO had gedaan. Het leverde hem het stempel (banken)schnabbelaar op.

Spilter heeft een aantal ‘tools’ die snel en eenvoudig een beter resultaat uit bijeenkomsten helpen te halen. Wij zullen ervaring opdoen met de ‘Versnellingskamer’. Hierbij krijgen deelnemers ieder een laptop of tablet, waarop ze tegelijkertijd kunnen reageren op vragen en stellingen. Deze werkwijze creëert gelijkwaardigheid onder de deelnemers, waardoor iedereen – indien nodig anoniem – zijn of haar inbreng kan leveren. Doordat het systeem direct rapportages genereert, kunnen die direct worden gebruikt voor de verdere verdieping van de discussie. Het is een snelle manier om informatie boven tafel te halen en meningen te polsen.

Voor de ‘proof of the pudding’ worden we via de catacomben van Figi naar de volgende theaterzaal geleid. Daar staan op het podium de gedekte tafels klaar voor het werkdiner.

De finale boodschap van Fons de Poel aan zijn gehoor is dat het (positief ) ‘framen’ van een congres, door goed na te denken over een krachtige beeldspraak, een enorme wind in de zeilen kan zijn voor het slagen van de bijeenkomst. Zeker in de huidige tijdgeest, die zich kenmerkt door informatie-overvloed en (daardoor) korte aandachtspanne.

Tot slot is het podium aan Allard Dericks, managing partner bij Spilter. Hij introduceert het gereedschap dat we straks gaan gebruiken voor het werkdiner. Voorafgaand aan de bijeenkomst hebben de deelnemers via het online programma Network Tables zelf kunnen bepalen met welke personen zij aanschuiven aan dezelfde tafel. Tevens hebben ze vraagstukken kunnen indienen bij de organisatie.

Creatief maatwerk Gastheer Jos Ruijs maakt van de gelegenheid gebruik om te vertellen en te tonen dat zijn hotel theater meer is dan een mooi, klassiek en functioneel gebouw. Zo krijgen we een beeld te zien van een theaterzaal met op elke stoelleuning een pluchen beer. Hiermee kregen de deelnemers aan de Pinc.12 conference een verrassende

›

voorjaar 2016 QM|027

MEETINGMEETING

binnenkomst. Tijdens het congres konden de beren gestald worden in het speciaal ingerichte berendagverblijf.

Figi gaat graag in op de uitdagingen die organisatoren hun voorleggen, vertelt Ruijs, terwijl hij langs andere voorbeelden van creatief maatwerk zapt. En liefst voegt het team nog iets extra om de beleving te versterken. Bijvoorbeeld door in de catering met zelfbedachte hapjes, drankjes en gerechten in te spelen op het thema van de bijeenkomst.

Werkdineren Tijd om te gaan ‘werkdineren’. Om het nuttigen van het eten mogelijk te maken is ervoor gekozen om niet iedereen aan tafel een laptop te geven, maar het te beperken tot twee per tafel.

Het groepsgewijs beantwoorden van de vragen is geen probleem, maar de onderlinge kennismaking en conversatie is interessanter. Dat maakt dat we aan deze tafel slechts bij tweeëneenhalve vraag onze input leveren. Dat halfje komt op conto van de laatste vraag, op basis van de analyse van de antwoorden van alle groepen. Voor degenen die niet direct een laptop voor hun neus hebben staan hangt er een projectiescherm, maar de daarop gepresenteerde informatie is te omvangrijk en

028|QM voorjaar 2016

gedetailleerd om de antwoorden, vragen en analyse snel scherp te krijgen.

De setting is natuurlijk niet geschikt om de Versnellingskamer op waarde te kunnen beoordelen. Het basisprincipe is in ieder geval duidelijk en we hebben er op deze manier een beetje van kunnen proeven.

Livestream Voor ons toetje gaan we weer backstage, want in de keuken staat het dessert op ons te wachten, gesecondeerd door een trotse kok en zijn brigade. Met ons bordje in de hand lopen we door naar de foyer, waar we de zoetigheid kunnen nuttigen onder het genot van een kopje koffie en een goed gesprek.

Voor een deel van het gezelschap is het moment aangebroken om afscheid te nemen. Anderen maken gebruik van het aanbod van Figi om in de theaterzaal de livestream van de TED Dream Conference in Vancouver op het filmdoek te volgen.

Na de eerste twee presentaties concludeer ik dat dit wel heel erg op tv-kijken lijkt. Zeer comfortabel, dat wel, maar ook zeer alleen gezien de complete duisternis in de zaal. Ik kies ervoor om huiswaarts te keren. Heel wat kennis, contacten en werkwoorden rijker. <

COLUMNAIPC

Samen werken aan goede veiligheid

N

a het afgelopen jaar is het moeilijk om bij grote publieke evenementen, zoals congressen en beurzen, geen aandacht te hebben voor veiligheid. Enerzijds is het succes van deze activiteiten afhankelijk van het aantrekken van grote aantallen bezoekers, die zich meer dan ooit zorgen maken over het reizen en bijeen komen. Anderzijds, erkennen we allemaal dat niet of minder deelnemen een overwinning is voor degenen die angst willen zaaien.

Laten we, om een antwoord te vinden op dit vraagstuk vanuit het oogpunt van een congrescentrum, de volgende feiten in overweging nemen.

Ten eerste: congrescentra hebben, meer dan vele andere locaties, goed omschreven veiligheidsrichtlijnen en procedures. In de meeste gevallen zijn deze met enige regelmaat getest en verder ontwikkeld, én zijn ze gebaseerd op gedetailleerde kennis van het gebouw en hoe deze functioneert. Deze maatregelen zijn ontworpen om in te spelen op een hele reeks aan mogelijkheden die buiten de direct gebouwgerelateerde veiligheid vallen, wat betekent dat ze flexibel genoeg zijn om te reageren op zaken als brand, geologische gevolgen, medische behoeften en vele andere effecten, die gepaard kunnen gaan met een incident dat wordt veroorzaakt door externe krachten.

Ten tweede: als integraal onderdeel van hun respectievelijke gemeenschappen, zijn congrescentra over het algemeen goed geïntegreerd met de beveiligings- en noodmaatregelen voor de bestemming als geheel. Dit is een essentieel gegeven, omdat praktijkgevallen keer op keer hebben aangetoond 030|QM voorjaar 2016

dat goede coördinatie een van de meest effectieve manieren is om elke situatie die optreedt te managen. Noodhulpvoorzieningen, medische faciliteiten, politie en zelfs immigratiediensten zijn over het algemeen onderdeel van deze ketting, wat betekent dat men bij een incident niet alleen kan terugvallen op de voorzieningen van de locatie, maar ook het hele gamma aan middelen dat in de regio beschikbaar is.

Ten derde: congrescentra zijn over het algemeen zeer ervaren in het managen van een acceptabele balans tussen goede beveiliging en het vermijden van teveel zichtbaarheid op dat gebied. Dit is belangrijk, want een zichtbare aanwezigheid van veiligheidsmaatregelen is tot een bepaald punt geruststellend, maar er komt een punt waarop dit op zichzelf een afleiding gaat vormen en de algemene ervaring van een deelnemer of bezoeker negatief gaat beïnvloeden. Een van de redenen waarom deze balans eenvoudiger te bereiken is in de huidige goedgeoutilleerde congrescentra is dat veel van de noodzakelijke middelen – zoals videosurveillance, gebouw-omvattende communicatie en de mogelijkheid om snel diverse ruimten/ gebieden af te kunnen sluiten – al in deze locaties zitten ingebouwd.

Goede, nieuwe ontwerpen blijven deze capaciteiten continu verder ontwikkelen, omdat het delen van ervaringen en procedures gemeengoed is tussen congrescentra verspreid over de wereld via organisaties als AIPC. Vanuit een klant bezien is er een dwingende behoefte en dat is goede communicatie. Organisatoren kennen hun doelgroepen beter dan wie

Geoff Donaghy Geoff Donaghy is voorzitter van AIPC, CEO van International Convention Centre Sydney en Directeur van Convention Centres AEG Ogden.

AIPC vertegenwoordigt een wereldwijd netwerk van meer dan 175 toonaangevende congrescentra in 57 landen, met de actieve betrokkenheid van meer dan 1.000 managementprofessionals wereldwijd. De vereniging zet zich in voor het stimuleren en erkennen van professionaliteit in het management van congrescentra. Dit doet zij via onderwijs, onderzoek, netwerken en industriestandaarden.

dan ook – hun gevoeligheden en elke factor die de verkeerde manier van aandacht trekt – net als congrescentra hun gebouwen, mogelijkheden en procedures kennen. Door ervoor te zorgen voor een open en continue communicatie voorafgaand aan een evenement, kunnen beide samen het hoogst mogelijke niveau van veiligheid garanderen; en door dat te doen, garanderen dat de type evenementen die het meest wereldwijde uitwisseling faciliteren – en alle voordelen die hier uit voortvloeien – ongestoord door kunnen gaan. <

PROFESSIONEELDAGVOORZITTER

Rajae El Mouhandiz

BRENGT WERELDEN SAMEN Rajae El Mouhandiz (36) zoekt als artiest én dagvoorzitter altijd naar ontmoeting en verbin­ ding. Op het podium haalt ze het beste in men­ sen naar boven. “Ik laat ze de mogelijkheden zien van een veranderende wereld.”

Tekst Daan Borrel | Beeld Afagh Morrowatian

nationale opleiding werd gegeven door de beste dagvoorzitters uit het veld en was erg leerzaam. Ik werd geconfronteerd met wat nog beter kon, want je stapt toch anders het podium op dan bij een muziek- of theatervoorstelling. Er komt meer verantwoordelijkheid bij kijken. Je voelsprieten moeten volledig aanstaan.”

“Door die opleiding ben ik ook anders naar evenementen gaan kijken. Wat goede overgangen zijn; hoe ik een gesprek passend begeleid, wanneer het programma klopt. Tijdens het dagvoorzitten ga ik anders om met mijn creativiteit en communicatieve talent dan bij muziekoptredens. Het is een dienstbare rol, ik neem de show niet over.”

Wat is jouw specialiteit?

Hoe ben je dagvoorzitter geworden?

“Tien jaar geleden vroeg het Koninklijk Concertgebouw mij om kinderconcerten te presenteren. Moet je voorstellen: tweeduizend pubers die een verplichte muziekochtend leuk moeten vinden. Ik vind dat geweldig om te doen. Ik heb dat een paar jaar met plezier gedaan en me toen weer volledig op de muziek gefocust. Toch werd ik een paar jaar geleden weer gevraagd om een politica te vervangen in een debat over homoseksualiteit binnen de moslimgemeenschap. Echt mijn straatje, want ik ben voor emancipatie in alle culturen.”

“Ook heb ik door een TED-talk, en vervolgens door een televisieversie daarvan voor de KRO, veel bekendheid verworven. Dit soort optredens zorgde ervoor dat de organisatie dagvoorzitter.nl mij benaderde. Als je een momentum creëert voor jezelf en echt jezelf durft te zijn, los van culturele bagage en gender, raken meer werelden in je geïnteresseerd dan je ooit had gedacht.”

Hoe heb je het vak vervolgens eigen gemaakt?

“Ik heb in 2014 een stoomcursus van Masters in Moderation gevolgd in Londen. Dat was belangrijk voor mij: een duurzame investering waardoor ik krachtiger op het podium sta. Die inter032|QM voorjaar 2016

“Het onderwerp van het evenement moet invoelbaar zijn. Ik moet er een plaatje bij krijgen, dan ben ik op mijn best. Het moeten bijdragen aan een betere wereld. Als ik er alleen maar ben om brandjes te blussen, een mediator zonder inspiratie, ga ik doodmoe naar huis. Liever doe ik opdrachten waar ik energie van krijg.”

“Zo heb ik nu een hele leuke opdrachtgever die zich inzet voor hoogopgeleide vluchtelingen; UAF. Ik ‘dagvoorzitter’ een vertelconcert waarin een alumna, die al zingend en zichzelf begeleidend op de harp, vertelt over haar vlucht naar Nederland. Zoiets inspireert mij enorm: het is actueel, mensen gaan bezield naar huis én ik zorg dat een goed doel nieuwe donors krijgt.”

“Achteraf vroeg iemand uit het publiek of ik bij de organisatie hoorde. Dan klopt het. Met stijvere, financiële onderwerpen heb ik wat minder. Maar als ik het International Film Festival Rotterdam presenteer, kom ik helemaal tot mijn recht. Ik trek mijn mooiste jurk aan en ik breng werelden samen. Ik laat mensen de mogelijkheden zien van een wereld die verandert, globaliseert, want ik ben een product van immigranten. Nederlandse nuchterheid gecombineerd met eigen talent.”

Wat is jouw boodschap?

“Ik vind het belangrijk dat mensen oprechte verbinding maken, elkaar echt durven te ontmoeten. En niet alleen omdat ze op een

PROFESSIONEELDAGVOORZITTER

‘ Door die opleiding ben ik ook anders naar evenementen gaan kijken’ Terug naar analoog. Als ik me ouderwets voorbereid, kaartjes print en ze genummerd vasthoud, gaat het altijd goed.

Ik zie het dagvoorzitterschap als licht op anderen schijnen. Als je goede voorbereiding, nieuwsgierigheid en authenticiteit combineert, kan er niet zoveel mis gaan. Behalve als de techniek het niet doet.”

Wat is jouw passie?

“Op dit moment ben ik met veel leuke dingen bezig. Binnenkort komt mijn EP uit en daarna het album in Nederland, België, Frankrijk en Noord-Afrika. Mijn muziek bevat het beste van twee werelden.”

“Ook ben ik bezig met mijn eerste eigen solotheatervoorstelling.

De voorstelling is een combinatie van storytelling, muziek en beelden en gaat over je thuis en ontheemd voelen. Achteraf begeleid ik een nagesprek met mijn publiek over identiteit en migratie.

Zie, daar komt het dagvoorzitten weer om de hoek kijken.”

“Ik heb een Noord-Afrikaanse en moslim-achtergrond. Dat ‘clasht’ nog wel eens met de Nederlandse cultuur. Tegelijkertijd is dat hoopvol; spanning is een onderdeel van integratie. Ik hoop dat ik met deze voorstelling naar steden toe kan waar veel mensen niets begrijpen van allochtonen. Dat ik ze kan laten zien dat het breder is dan al het negatieve dat ze op televisie zien. Als artiest kan dat, juist. Ik ben een verhalenverteller. Ik vertel het op verschillende manieren. Mijn eigen verhaal, maar ook zeker dat van anderen.” evenement zijn waar dat moet. Ook vind ik het belangrijk dat mensen authentiek durven te zijn. Ik heb zelf gemerkt dat mensen me eerst wat vreemd vonden om mijn eigenzinnigheid, maar uiteindelijk werd het mijn kracht. Hetzelfde geldt voor bedrijven.

We leven in een calvinistisch land, we moeten waken dat het geen eenheidsworst wordt.”

Wat is je ergste ervaring?

“Een keer vergat ik de laatste spreker aan te kondigen. Ik dankte het publiek al voor hun komst. Het kwam omdat ik mijn Ipad gebruikte waarvan de batterij al snel aangaf bijna op te zijn.

Gelukkig kwam het goed, het publiek had het niet echt door. Maar in de evaluatie achteraf met mezelf, besloot ik: geen gadgets meer.

Wat heeft je onlangs nog verrast?

“Moeilijke vraag, want veel verrast mij. Maar de laatste tijd verbaas ik me vaak over welke onderwerpen nog spelen. Emancipatie, integratie, mensenrechten. We doen een stap vooruit, en dan weer twee terug.”

“Toen ik een kind was, dacht ik dat de wereld in 2016 wel veranderd zou zijn. Maar hoe hard technologische ontwikkelingen ook gaan, de menselijke staat van de wereld blijft op hetzelfde niveau hangen. Mensen laten zich zo leiden door angst. Tegelijkertijd zetten zat mensen zich wel in voor dit soort onderwerpen. En geeft het me de drive om harder te werken. Ik voel me dan Wonder Woman – in een denkbeeldige outfit – die de wereld betreedt.” < voorjaar 2016 QM|033

LOCATIENIEUWS

Het nieuwe elan van Hilton Amsterdam Airport Schiphol Voor de officiële opening van Hilton Amsterdam Airport Schiphol verzamelden zich op dinsdag 9 februari meer dan 600 genodigden van Hilton, eigenaar en ontwikkelaar Schiphol Real Estate en mediavertegenwoordigers uit binnen- en buitenland in de lobby van het nieuwe hotel.

Het 42 meter hoge atrium was het spectaculaire decor voor het geanimeerde openingsfeest met op het hoogtepunt een lichtshow, goud en neerdwarrelende parachutes, met daaraan voor alle aanwezige gasten een uitnodiging voor een overnachting.

Royaal congrescentrum Het nieuwe hotel biedt 433 kamers en een royaal congrescentrum, met 23 in omvang variërende en flexibel in te delen vergaderruimten en een balzaal met een capaciteit van 640 personen. In de balzaal was een vliegtuig geplaatst om te laten zien dat het de toegang geschikt is om voertui-

gen en machines de zaal in te brengen voor een productpresentatie.

Midden in het kubusvormige gebouw bevindt zich het 42-meter hoog atrium met glazen dak.

Hierin vinden de gasten een nieuw lobbyconcept van multifunctionele ‘eilanden’, met onder meer receptiegedeelte, lounge en bar. Een van die eilanden is de Axis Lobby & Cocktail bar, waar een groot aanbod van gins en jenevers wordt aangeboden.

Het Bowery Restaurant heeft drie open keukens en biedt authentieke grill gerechten en Aziatische specialiteiten, bereid van pure ingrediënten en verse producten van lokale telers en leveranciers.

De Vine Room biedt de mogelijkheid voor exclusieve wijnproeverijen en private dining tot circa 20 personen en kan gebruikt worden voor boardmeetings en voor speciale gelegenheden.

Nederlandse designinvloeden Nederlandse designinvloeden zijn herkenbaar aanwezig in de openbare ruimtes en in de hotelkamers.

De Spaanse kunstenaar Israel Páez maakte een opvallende serie kunstwerken voor het hotel, zoals de verhalende tegelwanden in de open keukens van het restaurant en panelen boven het hoofdeinde van de bedden, geïnspireerd op het Nederlandse landschap. Zo biedt elke hotelkamer iets authentieks en couleur locale. <

034|QM voorjaar 2016

LOCATIENIEUWS

Maison van den Boer neemt La Bonbonnière en Maastricht Music Hall over Ahoy Rotterdam wordt Rotterdam Ahoy Ahoy Rotterdam heeft haar naam gewijzigd naar Rotterdam Ahoy. De verandering werd op 27 januari officieel gepresenteerd, samen met een nieuw logo en een nieuwe huisstijl.

Ahoy zal in 2019 uitbreiden met een groot internationaal congrescentrum, inclusief muziekzaal. De internationale zakelijke markt die hiermee in grotere mate wordt benaderd, is allereerst op zoek naar een aantrekkelijke stad met allure. Voldoende reden om de voormalige naam aan te passen naar Rotterdam Ahoy, waarmee tevens wordt teruggegaan naar de

roots van Ahoy in 1951, toen de havententoonstelling Rotterdam Ahoy! plaatsvond.

Directeuren Peter van der Veer en Jolanda Jansen: ”Niet langer prijkt er een rood logo op onze gevel, maar vanaf heden zijn geel en antraciet onze kleuren. Strakker, rauwer, een waar onze energie van afstraalt.” < www.ahoy.nl

Unique Venues of Amsterdam

gaat zich sterker profileren

Unique Venues of Amsterdam heeft vorig jaar voldoende momentum gekregen en zal zich daarom in 2016 sterker profileren richting de markt en vaker optreden als gesprekspartner van lokale instanties.

Dit stelde voorzitter Michiel Lindenbergh tijdens de nieuwjaarsbijeenkomst op 20 januari in de Koninklijke Industrieele Groote Club in Amsterdam.

De marketingorganisatie die in 2014 werd opgericht door zes bijzondere, historische evenementenlocaties in Amsterdam, heeft inmiddels twintig leden. Daarnaast hebben zich nog eens zeven locaties gemeld als potentieel lid.

Unique Venues of Amsterdam gaat dit jaar haar collectieve marketinginspanningen vergroten. Daarnaast zal de vereniging, namens de leden, de contacten onderhouden met de beleidsmakers in de stad en de meeting industrie.

Maison van den Boer neemt de exploitatie over van twee markante evenementen- en horecalocaties in Maastricht: het statig witte La Bonbonnière in het centrum en Maastricht Music Hall aan de Maas.

La Bonbonnière beschikt over drie zalen waarvan een authentieke concertzaal en een Grand Theatercafé met dagelijkse openstelling.

Het ontstaan van La Bonbonnière gaat terug naar het einde van de 16e eeuw, toen de Jezuïeten zich in Maastricht vestigden. Na enkele verbouwingen in de jaren vijftig, zestig en zeventig, met in 1973 de realisatie van het nieuwe trappenhuis, is La Bonbonnière geworden wat zij nu is. In 2004 en onlangs weer in 2015 is het gehele pand bouwtechnisch gerestaureerd en inpandig opgeknapt.

Maastricht Music Hall is met een totaal oppervlakte van 1.000 vierkante meter geschikt voor evenementen tot 2.000 bezoekers. Er is een grote zaal met een podium van 70 vierkante meter met kleedkamers, en een kleine zaal ‘Mon Plaisir’ met uitzicht over de Maas. < www.bonbonierre.nl

De vier nieuwe banquetzalen op de tweede etage van de Koninklijke Industrieele Groote Club vormden het bijzondere decor van de Nieuwjaarsbijeenkomst. < www.uniquevenuesofamsterdam.com

voorjaar 2016 QM|035

ADVERTORIAL Kasteel Walzin boven de Lesse © S. Wittenbol

WAALSE ECONOMIE EN CONGRESTOERISME IN DE LIFT Het congrestoerisme in Wallonië en de Ardennen zet in op de groene en culturele rijkdom. De investeringen, ook in congresinfrastructuur, werpen hun vruchten af.

Wallonië zit in de lift. Echt buitenland maar slechts twee uur rijden vanaf Utrecht.

W

ie Wallonië zegt, zegt het zuiden van België. Een sterk gevarieerde regio voor de congresmarkt. Veel natuur, cultureel en historisch erfgoed en goed bereikbare grote steden. ‘Art de vivre’ bindt alles samen.

De term verwijst vooral naar een sfeer van authenticiteit en levenskwaliteit. Wat betekent dat voor het zakentoerisme? Exclusieve presentaties in statige kastelen, teambuilding in de pure natuur, bijzondere congres venues, green meetings in bijzondere hotels. En alles wordt compleet met de Bourgondische Belgische gastvrijheid.

de abdij van Villers-la-Ville, kastelen en uitdagende golfbanen. Voor congressen is de Aula Magna in de universiteitsstad Louvain-La-Neuve de blikvanger met een capaciteit van 1.700 personen. Voor een dag met het hele bedrijf is het pretpark Walibi prima geschikt.

Louvre in Luik De stad Luik is de economische hoofdstad van Wallonië. Dankzij de combinatie van een binnenhaven (de op twee na grootste in Europa), een TGV-station en een luchthaven heeft de stad aan de Maas veel economische

Uitdagende golfbanen in Waals-Brabant Juist ten zuiden van de Europese hoofdstad Brussel, biedt de rijke provincie Waals-Brabant 036|QM voorjaar 2016

Kasteelpark La Hulpe bij Fondation Folon

©Fondation Folon

Château de Jemeppe in de Ardennen

©TijsBlom Folon

ADVERTORIAL

Elegant Namen Het elegante Namen, gelegen aan de Maas, is de hoofdstad van Wallonië. Namen beschikt over een economisch weefsel dat vooral wordt gedragen door MKB’s. Het Naamse Palais des Congrès ligt in het centrum van de historische stad en biedt plaats aan 300 mensen.

De provincie telt bijzondere green meetings locaties, zoals het wijnchateau van Le Baron en locaties voor teambuilding zoals Dinant Evasion, inclusief eigen steengroeve.

Hotspot technologie Henegouwen Henegouwen heeft met Mons (Bergen) en Charleroi twee grote steden op het grondgebied. Mons was in 2015 culturele hoofdstad van Europa en de investeringen hebben de historische stad goed gedaan.

Mons is een Europese hotspot voor technologie met de Digital Innovation Valley waar vestigingen zijn van Microsoft en Google. Het nieuwe station onder architectuur van Calatrava is in aanbouw.

Naast het station openden in 2015 al het moderne congrescentrum MICX (Mons International Congress Xperience) en een luxueus Van de Valk hotel. In de grootste congreszaal is plaats voor maximum 500 mensen.

Charleroi focust op de luchtvaart- en ruimtevaarttechnologie. Charleroi Expo heeft naast hallen een congresinfrastructuur tot 450 personen, het CEME (Centre Espace Meeting Européen) biedt zalen tot 250 deelnemers en onder de noemer Charleroi District Créatif (Charleroi DC) werkt de stad aan een ambitieus project van vernieuwing.

© OPT Emmanuel Mathez

activiteit rond transport en logistiek kunnen aantrekken.

Voor congressen beschikt Luik over het Palais des Congrès met ruimtes tot maximum 1.700 personen en over diverse hotels waaronder het vijfsterrenhotel Crowne Plaza met 124 kamers en een eigen meeting capaciteit van 300 personen. Na het congres is er bijvoorbeeld de opera, een rijk restaurantaanbod en het in mei te openen museum La Boverie dat een langdurige samenwerking met het Louvre afsloot. Iets zuidelijker dan Luik heeft het Formule1-circuit van Spa-Francorchamps unieke mogelijkheden voor een teambuilding of productpresentatie.

© fotalia

©Studio Daniel Libeskind Bureau d’Architecture H2A

Green meetings Luxemburg De provincie Luxemburg is het hartje van de Ardennen en leent zich bij uitstek voor groene events in pakweg Durbuy, La Roche of Houffalize. Een kasteel zoals Château de Jemeppe of chic hotel voor een select gezelschap, Michelinster restaurants, een teambuilding in het bos na afloop van een bedrijfspresentatie voor een groep goede klanten of met de collega’s.

In zo’n omgeving krijgen nieuwe frisse ideeën een kans. Voor grotere congressen tot 600 personen kan men naar het congrescentrum (LEC) in Libramont en het Euro Space Center in Transinne.

Kortom voor MICE kun je goed terecht in Wallonië en de Ardennen, een veelzijdige bestemming op steenworp van Nederland. <

© OPT-Emmanuel Mathez

MICX, nieuw congrescentrum Mons

VRAGEN, IDEEËN, INFORMATIE Toerisme België voor Wallonië & Brussel Helene Visser, trade en MICE manager h.visser@belgie-toerisme.nl www.meetinbelgium.com

voorjaar 2016 QM|037

IMEXFRANKFURT

19 - 21 APRIL, MESSE FRANKFURT

IMEX biedt meer tijd aan hosted buyers Meetingbeurs IMEX vindt dit jaar een maand eerder plaats dan gebruikelijk. Van 19 tot en met 21 april is Frankfurt weer even het centrum van de internationale meeting-, congres- en incentive-industrie Een andere belangrijke verandering is de uitbreiding van het programma voor Europese hosted buyers. De bezoekers, waarvan de organisatie de kosten van het reizen, overnachten en het beursticket betaalt, krijgen nu de mogelijkheid om de beurs drie dagen te bezoeken, met twee overnachtingen. IMEX komt hier tegemoet aan de wensen van hosted buyers, die hebben aangegeven dat ze, gezien de omvang van de beurs, meer tijd op de beursvloer nodig hebben.

Door de gangpaden lopen “Met 3.500 exposanten, bijna 200 kennissessies en een vergelijkbaar aantal netwerkbijeenkomsten, erkennen we dat het onmogelijk is om ten volle te profiteren van de beurs in zo’n beperkte tijdspanne”, verklaart Carina Bauer, CEO van

de IMEX Group. “Veel hosted buyers hebben ons verteld dat ze meer zaken wilden kunnen doen op IMEX, maar ook meer tijd wilden hebben om door de gangpaden te lopen, om inspiratie op te doen en kennissessies bij te wonen. Door de kopers de mogelijkheid te bieden om meer tijd op de beurs door te brengen, zorgen we ervoor dat hun tijd dat ze niet op kantoor zijn meer productief is, als ook minder gehaast.”

Om hosted buyers meer flexibiliteit te geven in de invulling van hun beursbezoek is er het afsprakensysteem, waarmee de hosted buyer zelf de exposanten selecteert waarmee die wil afspreken en zich in kan schrijven voor de presentaties op de stands. Voor nieuwe hosted buyers is er een pre-show concièrge service die hen bij staat met raad en daad. < www.imex-frankfurt.com

MAANDAG 18 APRIL

Associations Day voor verenigingsmanagers De dag voordat IMEX opent, is er de Association Day, een event dat speciaal voor verenigingsmanagers wordt georganiseerd. Jaarlijks komen er zo’n 300 professionals uit 40 landen op af. .

Op maandag 18 april is er de gratis middag met kennissessies, die worden samengesteld in samenwerking met ICCA and ASAE: The Center for Association Leadership. Het evenement vindt plaats in het Sheraton Frankfurt Airport Hotel.

Het evenement eindigt met de Association Evening netwerkreceptie.

Voor het eerst in de geschiedenis van de IMEX Association Day wordt er geopend met een keynote sessie. Spreker is Charles Leadbeater, die geldt als een autoriteit op het gebied van innovatie en creativiteit. Hij adviseert bedrijven als de BBC, Vodafone, Microsoft en Ericsson en stadsbesturen 038|QM voorjaar 2016

en overheden over de te voeren innovatiestrategie.

Zelf was hij de eerste in Engeland die de opkomst van het sociaal ondernemerschap rapporteerde.

Hoe blijf je relevant In de navolgende twee middagsessies kunnen de deelnemers telkens kiezen uit vier onderwerpen.

Het centrale thema is hoe je als vereniging relevant kunt blijven.

Zo zijn er twee forumdiscussies: bij de een ligt de focus op het aantrekken van nieuwe doelgroepen, bij de ander het betrekken van de deelnemers bij het inhoudelijk programma. Octavio B. Peralta,

Secretaris Generaal van ADFIAP, spreekt over het belang van een doelgericht opererende vereniging.

Over hoe je als vereniging relevant kunt blijven in deze nieuwe wereld, zijn er ook lezingen van Elizabeth Bailey van 2b Communications en Philip Gass van het Deutsche Ophthalmologische Gesellschaft. Corbin Ball praat de verenigingsmanagers bij over de technologische middelen.

Deelnemen Om deel te nemen aan de Association Day is het noodzakelijk om geregistreerd te zijn als hosted buyer of betalend bezoeker van IMEX. <

MEETINGNIEUWS

Peoples BUSINESS Soraya Drost

Soraya Drost heeft na zeven jaar de overstap gemaakt van Meetingselect naar The Office Operators als Sales Manager Meeting Rooms. In deze rol is zij verantwoordelijk voor het positioneren en verhuren van alle vergader- en conferentiezalen van The Office Operators. <

Irina Voronkova

Irina Voronkova is de nieuwe Business Development Director van UBM EMEA Amsterdam. Voronkova was hiervoor werkzaam als Director of Business Development and Integration van de Russische divisie van Messe Frankfurt. <

Bart de Boer

Martin Cnossen

De voormalig directeur van de Efteling, Bart de Boer, is binnen NHTV Breda benoemd tot directeur van NHTV Executive Education. Dit is een nieuw bedrijf binnen de NHTV Business Holding, met als doel opleidingsprogramma’s te ontwikkelen en te verzorgen voor werkenden/leidinggevenden in nauwe samenwerking met het NHTV-werkveld. < De Raad van Toezicht van Merk Fryslân heeft Martin Cnossen benoemd als directeur. Hij wordt verantwoordelijk voor de strategie en realisatie van de doelstellingen op het gebied van marketing, gezonde bedrijfsvoering, netwerk en stakeholders.

Cnossen (48), die op 1 april 2016 begint, is nu directeur van Stichting DBF. <

Jan-Willem Roenhorst is begonnen als General Manager bij het Element Amsterdam Hotel, dat op 8 februari haar deuren voor het eerst opende. Voor zijn benoeming was hij General Manager bij het Jan-Willem Roenhorst Sheraton Ufa Hotel in Rusland. < 040|QM voorjaar 2016

Pieter Bas Boertje winnaar Gouden Giraffe oeuvreprijs Tijdens de uitreiking van de Gouden Giraffe Event Awards op 12 februari in de Fokker Terminal, werd Pieter Bas Boertje van D&B Eventmarketing door de 470 aanwezige eventprofessionals en ruim 2.000 online stemmers beloond met een oeuvreprijs.

Hij liet daarmee de drie andere genomineerden – Patrick Roubroeks (Xsaga), Hans Bakker (RAI) en Marc Liethof (vakbeurs event) – achter zich. Evenement van het Jaar werd de opening van het entreegebouw van het Van Gogh Museum in coproductie met Xsaga. Dit evenement won ook de award in de categorie Brand Events.

Beste congres De Gouden Giraffe voor het beste congres ging naar de Nuclear Security Summit (NSS). In de categorie beurzen ging Exact

Live 2015 met de award naar huis. Sol’s Independence Day, een evenement dat het Haarlemse Experience Marketing bureau MOVE ontwierp en uitvoerde voor Heineken, werd gelauwerd met de Gouden Giraffe voor interne events. De jury gaf de award in de categorie relatie-events aan Twitter #Birdseye tijdens Sail.

De Gouden Giraffe werd dit keer voor het eerst georganiseerd door Eventbranche.nl, dat het stokje over nam van CLC Vecta en High Profile Events. < www.gouden-giraffe.nl

Leiden Convention Bureau lanceert nieuwe website en congresfilm Leiden Convention Bureau heeft een nieuwe website en congresfilm over Leiden gelanceerd.

De site heeft een moderne vormgeving, nieuw beeldmateriaal en eenvoudige zoekopties. De congresfilm is bedoeld om organisaties te enthousiasmeren om hun congres in Leiden te laten plaatsvinden. Er is een Engelstalige versie van de website en de integratie met sociale media is sterk verbeterd. Nieuwe congressen en andere grote bijeenkomsten worden aangekondigd in de congresagenda. De komende tijd zullen er nog diverse vernieuwingen en verbeteringen plaatsvinden. < www.leidenconventionbureau.nl

MEETINGNIEUWS

Vijf eventbureaus organiseren samen Innovation Expo Vijf eventbureaus organiseren samen de Innovation Expo 2016 die op 14 april plaatsvindt op en rond het IJ in Amsterdam. De vijf bureaus hadden zich afzonderlijk daarvoor aangemeld, maar tijdens hun pitch ontstond het idee om de organisatie gezamenlijk op te pakken.

Dat kreeg de goedkeuring van de initiatiefnemers van Innovation Expo, de ministeries van Infrastructuur en Milieu (IenM), Economische Zaken (EZ) en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In overleg met de ministeries hebben de vijf bureaus zich verenigd als Event Consortium Innovation Expo, waarbij elk bureau zich kan toeleggen op zijn eigen expertise. De Innovation

Expo is het afsluitende event van de twee jaar durende Innovatie-estafette. Het bijbehorende netwerk bestaat uit ruim 4.000 ondernemers, beleidsmakers, wetenschappers en burgers.

Samen werken zij aan technologische en duurzame doorbraken en innovaties die in de toekomst het verschil moeten gaan maken. Het thema in 2016 is ‘Sustainable Urban Delta’. < www.innovatie-estafette.nl

Foto: Leden van het Event Consortium, vlnr: Marijke de Wit van Obsession, Pieter Schure van Pino, Henk van Maanen van Team van Maanen, Nathan Wiersma van S.V.P. Sfeerbeheer en Nicoline Van Straten van LiveHouse

Samenwerking VGF en NBTC krijgt vervolg De samenwerking tussen het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF) en NBTC Holland Marketing (NBTC) worden de komende drie jaar voortgezet.

Daartoe hebben bestuursleden Maurits van der Sluis (Penningmeester VGF), Hans den Dekker (voorzitter VGF) en Eric Bakermans (NBTC Holland Marketing) een nieuwe samenwerkingsovereenkomst ondertekend.

MPI laat leden puzzelen MPI schotelde haar leden op 11 januari een alternatieve Algemene Ledenvergadering voor.

Het plenaire gedeelte in de bioscoopzaal van Van der Valk Hoorn duurde slechts 5 minuten, waarna de ruim 80 aanwezigen in groepjes werden heen gezonden om spelenderwijs kennis te nemen van de begroting en doelstellingen van de vakvereniging en hun input te leveren voor de verdere uitwerking van de strategie.

Eventgame-ontwikkelaar Unit 33 was ingeschakeld om met haar concept Mobile Escape Room de MPI-leden met zoekopdrachten, rekensommen, video-opnamen en kennistesten uit te dagen. De opdrachten moesten verspreid

door de locatie worden opgelost. De deel­ nemers van de gelegenheidsgroepjes maakten zo op een ludieke manier kennis met elkaar en met Van der Valk Hoorn. < www.mpiweb.nl/ontsnappen-aan-saaie-alv

In 2014 en 2015 is vooral veel aandacht gegeven aan het vergroten van de kennis over het VGF bij professionals binnen de Nederlandse congresbranche. De komende drie jaar wordt er meer focus gelegd op vertegenwoordigers van wetenschappelijke verenigingen, kennisinstellingen, universiteiten en academische ziekenhuizen. Aangezien VGF een unieke tool binnen Europa is, zal het derde speerpunt zijn: het verder vergroten van de naamsbekendheid van het VGF in het buitenland. < www.vgfholland.nl voorjaar 2016 QM|041

MEETINGNIEUWS

Peoples BUSINESS Nicoline de Witt

Dorinde van Helden

Robbert Jan Meinardi

Paul Riemens en Maurits van der Sluis

Willem Renes

Het Sales en Evenementen team van Stadsschouwburg & Philharmonie Haarlem is per januari opgefrist met twee nieuwe medewerkers. Nicoline de Witt is aanspreekpunt voor de verhuur van de theaterzalen voor commerciële- en culturele evenementen. Zij was acht jaar lang actief in het hotelbedrijf en organiseerde uiteenlopende evenementen zoals het jaarlijkse Ronald McDonald Kinderfonds Gala en medische congressen. Dorinde van Helden laveert tussen de afdelingen Marketing & Communicatie en Sales & Evenementen. Zij deed haar ervaring op in de culturele sector van Amsterdam en Haarlem. < Robbert Jan Meinardi heeft na bijna tien jaar Grand Hotel Huis ter Duin verlaten en is sinds 1 maart Managing Director van de Conference Hotel Group. Coen van Veen, die de afgelopen jaren voor de Nederlandse en UK markt al nauw samenwerkte met Meinardi, wordt zijn opvolger als International Sales Director.

Paul Riemens (53) is per 7 april 2016 de nieuwe CEO van RAI Amsterdam. Samen met Maurits van der Sluis (50), nieuw benoemd in de functie van COO, vormt hij de nieuwe statutaire directie van de Amsterdamse beurs- en congresorganisatie.

Riemens is afkomstig uit de luchtvaartsector. Van der Sluis werkt sinds 1996 voor RAI Amsterdam in diverse commerciële functies, laatstelijk als commercieel directeur van RAI Convention Centre. < Willem Renes is, sinds 1 januari 2016, de nieuwe General Manager van Tulip Inn Antwerpen. Renes was al eerder werkzaam bij Louvre Hotels Group Benelux als Head of Franchise Services.

042|QM voorjaar 2016

Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration stylen EU2016 Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration richten zich van januari tot juni op de styling en inrichting van het Nederlands voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie.

Na de Nuclear Security Summit 2014 en Global Conference on Cyberspace 2015 is dit een nieuwe uitdagende opdracht voor de twee Brabantse bedrijven, temeer omdat het een looptijd van zes maanden betreft.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken schreef vorige zomer een Europese aan-

besteding uit om uitvoering te geven aan het ontwerp dat door Studio Edward van Vliet is gemaakt voor de inrichting van het Scheepvaartmuseum en het nabij gelegen, voor de gelegenheid opgetrokken, Europa Gebouw. < www.eu2016.nl

Nieuw Europees bondgenootschap in event industrie LiveCom Alliance is een nieuw Europees netwerk van verenigingen in de event­industrie. Initiatiefnemer is Maarten Schram, managing director van branche­ vereniging IDEA en voorheen directeur bij evenementenbureau Effectgroep.

Volgens Schram is nu het juiste moment: “Mensen willen in contact staan, kennis delen, nieuwe ideeën opdoen en inspirerende meetings bijwonen. Ik zie LiveCom Alliance als een urgentie; het samenbrengen van verenigingsdirecteuren en -voorzitters in de evenementenbranche is relevant voor de landelijke en Europese industrie. Daarnaast zie ik een duidelijke ontwikkeling in globalisatie. Steeds meer

bureaus richten zich op internationale markten, daar waar corporate bedrijven op zoek zijn naar ‘global partners’ voor hun wereldwijde projecten en events.

Europese brancheverenigingen in de eventsector zouden hun leden hierin moeten ondersteunen en een ingang zijn naar deze internationale markten. Dat is mogelijk wanneer er een solide Europees netwerk is.”. < www.livecomalliance.eu

ADVERTORIAL

OP ZOEK NAAR EEN ORIGINELE LOCATIE VOOR JE VOLGENDE EVENEMENT IN BELGIË?

DIE VIND JE IN GENT, EEN ÉCHTE VERBORGEN PAREL. Wist je dat Gent zeer makkelijk bereikbaar is? Een rechtstreekse transfer van Brussels International Airpor t duur t minder dan een uur.

Levendige universiteitsstad

Meet in Gent

De internationaal befaamde universiteit maakt van Gent één van de grootste biowetenschappencluster in Europa. Met meer dan 70.000 studenten is de universiteit tevens de grootste in België. Dit alles draagt bij tot het levendige karakter van de stad.

Gent biedt unieke historische venues voor inspirerende meetings en diners, met een capaciteit van maar liefst 1.000 gasten. Gent is een compacte en duurzame stad. Zo liggen de meeste venues en hotels in het grootste historisch centrum dat alleen toegankelijk is voor voetgangers. Vele van onze hotels en venues staan erom bekend dat kwaliteit ook aan betaalbare prijzen kan worden aangeboden.

Ontdekkingsdagen

Tot uw dienst!

Heb je wel al eens gehoord van Oost-Vlaanderen, maar weet je niet goed wat hier juist te bieden is? Neem dan zeker deel aan één van hun ontdekkingsdagen. Hierbij neemt MeetinGent & Oost-Vlaanderen je mee naar verschillende venues en laten ze je kennis maken met leuke activiteiten in Oost-Vlaamse regio’s of Gent.

Het officiële conventiebureau MeetinGent & Oost-Vlaanderen is jouw persoonlijke assistent voor congressen en evenementen in Gent en Oost-Vlaanderen.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief op www.meetingov.be

•G ratis neutrale en objectieve informatie.

• Ze bieden je advies en hebben jarenlange expertise.

• Ze bieden je gepersonaliseerde voorstellen en helpen je bij bidding-procedures.

• Op zoek naar een site inspection of een ontdekkingsdag? Dan ben je bij MeetinGent & Oost-Vlaanderen zeker aan het juiste adres.

Nieuwe website Geen tijd of geen zin om te bellen of te mailen? Neem dan zeker eens een kijkje op de vernieuwde website van MeetinGent & Oost-Vlaanderen. Hierbij werd er veel aandacht besteed aan de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie. Zo vind je meteen op de homepagina de belangrijkste informatie: de dienstverleners, nieuws, informatie over Gent en de verschillende Oost-Vlaamse regio’s,… Naast al deze belangrijke informatie kan je ook met één klik op de knop een offerte aanvragen. Gedaan met eindeloos doorklikken!

Tevens kan je ook terecht op de mobiele site, aangepast aan alle mobile devices.

BENIEUWD? SURF DAN EVEN SNEL NAAR WWW.MEETINGOV.BE voorjaar 2016 QM|043

SITENIEUWS

SITE-leden maken kennis met Zuiderduin SITE Nederland greep haar Algemene Ledenvergadering op 25 januari aan om nader kennis te maken met Hotel Zuiderduin in Egmond aan Zee. Onder aanvoering van marketing manager Richard Nan werden de royale voorzieningen van deze locatie geïnspecteerd. Zuiderduin beschikt onder meer over 33 zalen en - inclusief het nabijgelegen hotel Golfzang - over 550 kamers. In het restaurant werd druk gewerkt aan de renovatie, waarbij ook de meeting lobby en andere faciliteiten worden gemoderniseerd. Het is vooral de ligging aan het strand en de zee die Zuiderduin populair maakt, vertelde Nan. SITE Global Conference SITE-lid Gebert Janssen vertelde over zijn ervaring als genodigd spreker op de SITE Global Conference,

die plaatsvond van 23 tot en met 25 oktober 2015 in New Delhi, India. De organisatie had gezorgd voor diverse aantrekkelijke netwerkmomenten, maar de inhoudelijkheid en sprekers­begeleiding vielen tegen, vertelde hij.

Tot slot werden de gebruikelijke plichtplegingen van een ALV vlot door voorzitter Roger Schreurs er doorheen gejast, waarbij Mark Witteman als nieuw bestuurslid verantwoordelijk voor de ledenwerving werd aanvaard en zijn voorganger Han Kuiper werd bedankt voor zijn inzet, als ook de financiële verslaglegging en begroting voor dit jaar werden goedgekeurd. <

4 april 2016, Ahoy Rotterdam Symphony 31: back- and front-stage Voor de Spring Meeting, die op 4 april 2016 plaatsvindt, is SITE Nederland te gast bij het bruisende Ahoy in Rotterdam.

Hier krijgen de leden een interessante lezing van concertorganisator Frits Kuiper.

Hij heeft het bijzondere ‘Symphony 31 – DJ Meets Orchestra’ naar Ahoy gehaald.

Naast de ins en outs over het organiseren van een dergelijk groot evenement krijgen de leden tevens een backstage tour in Ahoy. Tussendoor is er een borrel en een diner. Als knallende afsluiter kunnen de deelnemers natuurlijk meegenieten van het evenement zelf: een unieke live show bestaande uit herkenbare dance en pophits in nieuwe uitvoeringen speciaal gearrangeerd voor de DJ met een volledig symfonisch orkest. Deze meeting is enkel te bezoeken door leden en incentive

professionals die geïnteresseerd zijn in het lidmaatschap van SITE Nederland. < www.symphony31.com

Zika-virus en incentiveprogramma’s De continue stroom van nieuws over het Zikavirus heeft ook tot gevolg dat opdrachtgevers zich zorgen maken over de impact van het virus op hun incentive-travelprogramma’s in de geïnfecteerde regio’s.

Een aantal leden van SITE Global hebben melding gemaakt van afgelastingen, verhuizing naar een andere regio of een lichte afname van het aantal deelnemers. Het overgrote gedeelte van de incentive-travelprogramma’s in de regio’s waar het Zika-virus is aangetroffen gaat echter gewoon door.

Online bronnen SITE Global heeft op haar website een overzicht van online bronnen geplaatst, waar nuttige informatie over het virus is te vinden. De beste, meest gebruikte en meest actuele website lijkt die van The Centers for Disease Control and Prevention (CDC) te zijn. < www.cdc.gov/zika

voorjaar 2016 QM|045

SITEDUO

Verbinden, deuren openen en initiëren Beiden wisten met een eenvoudig concept een prominente plaats in de MICE-markt te veroveren. Beiden zijn marketeers die verbinden tot kunst hebben verheven. Het is niet altijd nijd tussen 010 en 020, zo blijkt uit het tweegesprek met Sigrid Scheffer en Mark Witteman.

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Eunice Lieveld

H

et gesprek komt al snel uit op loftuitingen op Rotterdam. Over de dynamiek van de stad, de nieuwe architectuur en het evenementenbeleid. Niet vreemd, want aan tafel zit ‘Mister Rotterdam’ Mark Witteman. En dan hebben we het niet over een geuzennaam, maar gewoon over de naam van zijn bedrijf, of het merk zo je wilt.

We zitten echter in Amsterdam, dat tegenwoordig ook voortvarend de vernieuwing oppakt. Een van die projecten is de Houthaven, een voormalig industrieterrein in Amsterdam-West, aan de zuidkant van het IJ. Op de plek waar vrachtschepen uit de hele wereld een eeuw geleden hun boomstammen losten, ontstaat nu langzaam een eilandenwijk waar Amsterdammers kunnen wonen aan het water.

Een van de eerste panden die is opgeleverd – op de ‘stoep’ staan nog diverse bouwkranen en bouwvakkersbusjes – is dat van TravelMarketing, een bedrijf dat Sigrid Scheffer samen met medeoprichter Kisa van den Berg bestiert.

Rumour goes fast “Ik was sales manager voor China Southern Airlines”, vertelt Sigrid.

046|QM voorjaar 2016

“Stoelen vullen dus. Er kwamen lokale agenten uit China over de vloer die mij vroegen ‘waar is de markt, met wie moet ik contact opnemen om mijn product te kunnen showen en verkopen?’. Kisa deed hetzelfde bij EL AL Israel Airlines en had diezelfde ervaring.

We kennen elkaar sinds 1999, uit de tijd dat ik vicevoorzitter was van Pasra (Passenger Airline Sales Representatives Association, RED).”

“In 2000 hebben we er een mooi transparant businessplan op losgelaten en op 1-1-2001 zijn we begonnen met dit nieuwe concept. Wij vertegenwoordigen DMC’s wereldwijd in Nederland en België en verzorgen voor hen sales- en marketingactiviteiten.

We hebben tevens een belangrijke adviserende rol richting de DMC’s over de MICE-industrie in de Benelux. Wij zijn hun oren en ogen.”

“We zijn logischerwijs begonnen met een Chinese en Israëlische DMC en hebben – rumour goes fast – binnen een jaar een netwerk opgebouwd, dat nog steeds de basis vormt voor wat we nu doen. We hebben inmiddels op meer dan honderd bestemmingen wereldwijd DMC’s zitten, die we ook allemaal persoonlijk kennen en waarvan wij ook de bestemming kennen.”

SITEDUO

‘ Belangrijker dat de kwaliteit geborgd is’ Met vier mensen vast ‘op kantoor’ en een poel van 16 collega’s, waarvan heel groot deel student is, runt Mark Witteman de vijf ‘Misters’ die Nederland rijk is. “We zijn heel erg flexibel georganiseerd door de seizoenfrictie en tegelijkertijd is er – met alle doelstellingen en ambities die we hebben – steeds meer noodzaak om de basis te verstevigen. Tegelijkertijd hebben we best wel vet van het bot verloren door de crisis, dus dat is een delicaat punt.”

“We hebben heel lang op de franchise-route gezeten. Daar is het eigenlijk te smal voor. Want de kern van een typische franchise is dat je een heel groot inkoopvoordeel hebt. Ons inkoopgedeelte is in die zin beperkt, want is wel omvangrijk qua aantallen en volume, maar het is heel erg gefragmenteerd over verschillende partners. Om die allemaal één voor één te gaan vragen hoe ze gaan bijdragen aan jouw verdienmodel, daar geloof ik niet in.”

“Wij zijn een premium brand met maatwerk. Uiteindelijk zit in iedere groep, in ieder event een maatwerk dimensie van tien tot negentig procent. Als je dan kwaliteit wilt leveren, dan moet je tegen je partners kunnen zeggen: ‘Jij kunt rustig je eigen factuur sturen en ik wil dat je flexibel bent en je best doet. Daar wil ik helemaal geen vijf of tien procent van hebben. Hou dat lekker en zorg dat als het spannend wordt, dat de kwaliteit geborgd is.”

Helder en simpel Ook het concept van Mark Witteman was helder en simpel. Het businessplan van Mister Rotterdam, dat hij 12,5 jaar geleden begon, besloeg letterlijk een A4-tje. Na in 2001 te zijn afgestudeerd, gevolgd door een traineeship, besloot hij in 2003 toe te geven aan de verleidingen van het vrije ondernemerschap.

“Het had ook iets groots in de internationale handel of ICT kunnen zijn – waarvan ik overigens geen kaas had gegeten – maar ik koos er veiligheidshalve voor om het meest simpele idee dat ik had aan te pakken”, memoreert hij.

“In die tijd was Rotterdam al een stad die aandacht aan het trekken was en ik was onderhand een enorme fan van Rotterdam – waar ik nu 22 jaar woon – geworden. Een stad die decentraal zo leuk was, dat ik dacht: ‘Mensen hebben iemand nodig die ze de weg kan laten vinden; die hun van dienst kan zijn’.”

“Ik ben met een kerel gaan sparren, die in de reclame zit en die ik via een wederzijds vriendje wel kende. Hij zei: ‘Mark, jij bent Mister Rotterdam. Al die mensen moeten bij jou zijn.’ Nu was ik niet van plan om mezelf Mister Rotterdam te noemen, maar het idee als concept stond me wel aan. Ik zei: ‘Als ik morgenochtend

nog hetzelfde gevoel heb bij deze naam, dan wordt dat hem.’ Dat had ik natuurlijk. Het hele idee: als je iets leuk komt doen met een groep mensen – groot, klein, privé of zakelijk –, dan moet je Mister Rotterdam bellen. Dat concept is tot op de dag van vandaag onveranderd gebleven.”

Online marketingstrategie “Net zo belangrijk was dat de URL nog vrij was en bijvoorbeeld die van Mister Amsterdam en Mister Den Haag ook. Die heb ik gelijk allemaal vastgelegd. Het was me toen al duidelijk dat de belangrijkste manier om klanten aan te trekken online was. Dat is natuurlijk alleen nog maar heftiger geworden. De hele marketingstrategie was toen gericht op online: mensen die gaan zoeken – huiswerk gaan doen om naar Rotterdam te komen –, die moeten ons zo snel mogelijk in beeld krijgen.”

“Daarin zie je dat ongeveer zestig, zeventig procent van onze gasten uit de stad zelf komt. Het leuke is wel dat je uiteindelijk ook alles aantrekt. Het grootste deel van onze boterham verdienen we door middelgrote en grote bedrijven, maar de lol is natuurlijk dat je iedere vraag wel leuk vindt om te krijgen. Kleinere MKB-bedrijven, voorjaar 2016 QM|047

›

SITEDUO

een verzekeraar, een horecatent uit Brabant die met zijn personeel wat leuks wil doen, kapsters die de fooienpot stuksmijten….. Dat je dat hele spectrum te gast hebt, dat is ook wel de bedoeling.”

Een-op-een-contact wordt minder Bij de start van TravelMarketing draaide alles om het persoonlijk contact, vertelt Sigrid. “Kisa en ik doen nog veel zelf. We plannen vier, vijf keer per jaar één á twee weken in om puur, alleen maar, reisbedrijven langs te gaan. We hebben een nieuwe presentatie ontwikkeld – een Kijkje in de Keuken van TravelMarketing – waarbij wij potentiële klanten inspireren en zij een kookschort krijgen. We nemen altijd een pollepel mee om ze op de vingers te tikken als ze niet luisteren, hahaha. We proberen ons eigen enthousiasme over te brengen.”

“Het één-op-één-contact is niet altijd mogelijk. Je merkt dat organisatoren druk zijn en niet altijd de tijd hebben om je te ontvangen.

Daarom zijn we andere middelen zoals social media gaan inzetten, waardoor je mensen op een eenvoudiger manier kunt bereiken zonder te veel van hun tijd op te slokken.”

Bedrijfsconcept omgegooid “We hebben drie jaar geleden ons gehele bedrijfsconcept omgegooid”, vervolgt ze. “Vroeger verkochten we alleen ons netwerk.

We hebben goed geluisterd naar wat de vragen zijn uit de markt en alles ‘in the open’ gegooid met als filosofie ‘delen is hebben’. Hoe meer je deelt, hoe meer je mensen naar je toe trekt. Het is belangrijk dat je je kunt onderscheiden van het aanbod op internet.”

“We hebben daar ook onze website op aangepast. Wat vroeger een visitekaartje was, kunnen we nu interactief gebruiken om onze producten te promoten. Al onze 100 bestemmingen staan op onze website beschreven met vijf reisbelevingen per bestemming, puur ter inspiratie.”

Vrij grote community “Die reisbelevingen verspreiden we ook via social media. We hebben nu een vrij grote community van meer dan 1.250 volgers op zowel Instagram, Twitter, Facebook en Pinterest. Facebook is het meest effectief, omdat die op dit moment het meest populair is. Ik heb het idee dat Twitter een beetje aan het afsterven is. Hoewel we daar wel steeds actief op zijn, krijgen we daar nauwelijks respons.”

“Vorig jaar waren Kisa en ik op Cyprus, een voor ons relatief nieuwe MICE bestemming met een nieuw kantoor, voor één van onze opdrachtgevers. Wij zijn daar op inspectie geweest om te kijken naar het aanbod van hotels, restaurants, activiteiten et cetera en dat hadden we op Facebook geplaatst. Daar hebben we een hele grote aanvraag uit gehaald. Het werkt gewoon.”

048|QM voorjaar 2016

‘ Wat zijn jouw criteria, Mark?’, wil Sigrid weten. ‘ Energie, doortastendheid en mentaliteit, somt Mark direct op.

Buitenlandse Misters Ik ben benieuwd of Mark – die naast Mister Rotterdam inmiddels ook ‘Misters’ in Amsterdam, Utrecht, Den Haag en Maastricht aan zijn portfolio heeft toegevoegd – ook op de internationale markt actief is.

“In het begin niet. Incoming krijg je automatisch op je bord, via hotels en de zoekmachine. Vooral uit België omdat de Vlamingen nu eenmaal prima met de Nederlandse website uit de voeten kunnen. Het Engelstalige gedeelte van onze website – moet ik eerlijkheidshalve zeggen – is tot op de dag van vandaag onderontwikkeld, ook al hebben we daar handel uit gekregen.”

“Tegelijkertijd organiseren we steeds meer voor Nederlandse groepen in het buitenland. Zo zijn we al in Duitsland, Zweden, België en Spanje geweest.”

Het lijkt mij toch een ander marktsegment dat hij aanboort en niet in lijn met zijn Mister-concept, leg ik hem voor.

“Dat is juist. Enerzijds heb je een strategisch probleem of uitdaging, want als je in Frankfurt of Östersund bent, dan slaat Mister

SITEDUO

Rotterdam nergens meer op. Daar hebben we al een plan voor, dat klaar staat om uit rollen.”

“Het andere deel van het antwoord is: het is natuurlijk gewoon leuk om te doen. Wij zijn er toch echt om leuke dingen te doen, dus waarom zou je het niet doen. Snap je? Dat is ook onderdeel van onze bedrijfsfilosofie en dat is onze motivatie.”

“We hebben trouwens ook drie Misters in het buitenland in de steigers staan, waar onder Mister Barcelona.”

De kwaliteit van iedereen Sigrid: “Hoe kun je je daar onderscheiden en waarom is het voor jouw partnerbedrijf interessant?”

Mark: “We hebben de toevallige luxe dat onze naam heel simpel te combineren is met een nieuwe stad. Daar zit op zichzelf al potentieel in, los of je dat goed doet of loopt te hannesen.”

“Door de jaren heen hebben we heel goed geleerd hoe een zoekmachine werkt en wat we moeten doen om hoog in de zoekresultaten te scoren. Dat heeft ook met middelen en resources te maken. Wij staan bij al die steden bovenaan. Dat maakt het voor een partner in het buitenland interessant om met ons in zee te gaan.”

“Dan is de vraag of je daar lokaal iets kunt creëren wat waarde heeft. De kwaliteit van iedereen die betrokken is bij een label is gewoon super belangrijk. Daarom is de keuze van je partner belangrijk. Want het lokale resultaat is ook de voeding voor de waarde en het imago van je merk.”

“Dat is op zich een heel duidelijk uitgangspunt. Simpel na te streven, maar niet altijd makkelijk. Als het binnen een half jaar niet lukt om goede mensen te vinden, moet je gewoon het geduld hebben en er een jaar of meer over doen.”

Onze criteria “Wat zijn jouw criteria, Mark?”, wil Sigrid weten. “Energie, doortastendheid en mentaliteit”, somt Mark direct op.

“De keuze van je partners is belangrijk, want je wilt dat je klanten weer bij je terug komen”, vat Sigrid samen. “Wij merken ook dat door onze sterke online aanwezigheid andere DMC’s zich melden om onderdeel van ons netwerk te worden. Maar niet iedere DMC past in ons portfolio. Wij kijken of ze aan onze criteria voldoen; we willen weten of ze financieel stabiel zijn, goed verzekerd zijn en hoe zit het zit met de veiligheid in hun land. Dat laatste is op dit moment zo’n belangrijke issue. Waarschijnlijk is dat ook de reden dat Oost-Europa op dit moment zo goed loopt: het is terreurvrij, het is redelijk goedkoop en het is dichtbij huis.”

“De lat leggen we heel erg hoog. Ik kan het me niet veroorloven om een slechte agent in ons portfolio te hebben zitten, want dan

komt die klant nooit meer bij ons terug. Wij moeten het juist van de repeaters hebben, die als ze naar een andere bestemming gaan, weer met ons in zee willen. In de 16 jaar dat we nu bezig zijn hebben we wel de reputatie opgebouwd dat wat we bieden uitstekend van kwaliteit is en dat je de verzekering van ons hebt dat er altijd een back-up is, mocht er iets niet goed gaan.”

Nieuwe ontwikkelingen “Ook maken wij de vertaalslag van de ontwikkelingen die wij zien in de markt. Wij zagen de laatste jaren bijvoorbeeld de nieuwe markt van ZRA’s – zelfstandige reisadviseurs – opkomen en spelen daar dan op in. Op ons advies hebben veel DMC’s daardoor een speciale FIT-afdeling opgezet en dat werkt heel goed.”

“In 2009 werden de gevolgen van de crisis merkbaar. Wij zijn ons toentertijd gaan focussen op sport. Sport is er altijd, of je naar een marathon gaat of een wielerwedstrijd, naar de Formule1 of het voetbal; dat gaat altijd door, ongeacht enige crisis. We zijn er echt wel een paar jaar mee bezig geweest voordat we voet aan de grond kregen en daar zijn we nog steeds erg druk mee.”

“Wij proberen trends te zoeken en ook te zetten, waardoor onze opdrachtgevers kunnen volgen en daarmee een toename van hun verkoop zien. Het houdt het voor ons ook spannend, want we moeten continu nieuwe markten aanboren en dat lukt.”

“Ik merk dat we steeds meer dat we op elkaar lijken, concludeert Mark. “Wat we doen is verbinden, deuren openen en initiëren.” <

‘ Reisverkopend Nederland koopt bij ons in’ “Wij zijn hofleverancier van lokale agentschappen, zo moet je het zien”, verduidelijkt Sigrid Scheffer de activiteiten van TravelMarketing. “Als je als Nederlands bureau iets te organiseren hebt in het buitenland en je kent in dat land heg noch steg, dan ben je bij ons aan het juiste adres. We hebben op 100 bestemmingen het beste lokale kantoor zitten.”

“We willen niet tussen de organisator en de eindklant zitten. Wij zijn geen organiserend bureau. Wij zijn puur matchmakers.”

“We doen met zijn tweeën op jaarbasis tussen de 1.200 en 1.300 projecten. We brengen de partijen in contact en monitoren met ons eigen systeem het vervolg. Als er aan een aanvraag een deadline zit van twee dagen, dan zorgen we dat de agent binnen twee dagen een passende offerte naar de klant, de organisator, heeft liggen. Als een groep in het weekend heeft gereisd, dan kijken we de maandag erna welke follow up er nodig is.

We bellen klanten na of het alles goed is gegaan en of er nog op- of aanmerkingen zijn.

Het organiserend bureau rekent direct af met de DMC; daar zitten wij verder niet tussen.”

“Ons verdienmodel is dat alle DMC’s ons op maandelijkse basis een vaste fee betalen.

Op jaarbasis moeten we een bepaalde omzet voor ze genereren en als we dat halen dan krijgen we daar een kick-back van. Dat is dan de slagroom op de taart.”

voorjaar 2016 QM|049

&vergadercentra

CongresH E T

Q M

L O C AT I E - O V E R Z I C H T

GESPECIALISEERDE ONTMOETINGSCENTRA

V A N

2 0 1 6

CONGRES-& VERGADERCENTRA

HOTEL PAPENDAL Midden in de natuur en aan de rand van De Hoge Veluwe is Hotel Papendal gelegen.

Een locatie voorzien van alle faciliteiten om uw bijeenkomst tot een succes te maken.

Met 30 vergaderzalen en 2 congresruimtes zijn de mogelijkheden eindeloos.

Daarnaast beschikt Hotel Papendal over 151 hotelkamers waardoor het tevens een uitstekende locatie is voor meerdaagse bijeenkomsten. Hotel Papendal staat synoniem aan gezondheid en algehele fitheid. Wij bieden u tevens de mogelijkheid om uw bijeenkomst af te wisselen met een sportieve activiteit of een inspirerende sessie door een van onze sportsprekers. www.papendal.nl

1931 CONGRESCENTRUM In 1931 opende Den Bosch het eerste, geheel overdekte en afgesloten veemarktcomplex van Nederland.

Het gebouw is z贸 bijzonder dat het op de lijst rijksmonumenten staat. Jaren achtereen wisselden hier koeien en kalveren van eigenaar, nu gebeurt dat met kennis en kunde. De runderhal van toen is nu een geavanceerde congres- en evenementenlocatie, dat modern comfort mixt met een authentiek karakter.

1931, de gastvrije en authentieke congres- en evenementenlocatie van Zuid-Nederland, ligt aan Brabanthallen Den Bosch, op een steenworp afstand van de historische binnenstad. www.1931.nl

CONGRESCENTRUM DENNENHEUL IN ERMELO Dennenheul heeft 3 zalen (grootste zaal tot 90 personen) en 32 hotelkamers.

Tel daar de rustige, bosrijke omgeving bij op en de bijeenkomst is geslaagd! Dennenheul ligt centraal in Nederland en u kunt gratis parkeren op eigen terrein. Alle zalen hebben een vaste beamer en de gasten kunnen gratis gebruik maken van internet. Na de bijeenkomst kunt u lekker ontspannen in de sauna of sporten in de fitnessruimte.

En dan voor het slapen gaan een drankje in de lounge of aan de bar.

Een prima afsluiting van de dag!

Tot Congrescentrum.com behoort ook congrescentrum De Werelt in Lunteren. www.congrescentrum.com

WOUDSCHOTEN HOTEL & CONFERENTIECENTRUM U zoekt een locatie in midden Nederland om uw business event te organiseren.

Woudschoten biedt met haar complete product voor een all-in prijs een multifunctionele accommodatie voor groepen midden op een prachtig landgoed op de Utrechtse Heuvelrug. Of u nu komt voor een jaarvergadering, congres, event, seminar of workshop. Van100 tot 350 personen hebben wij de perfecte ruimte voor uw business event. www.woudschoten.nl

052|QM voorjaar 2016

CONGRES-& VERGADERCENTRA

ROTTERDAM AHOY Congresorganisatoren en meeting planners zijn aan het juiste adres bij Rotterdam Ahoy.

In het Congres- & Vergadercentrum huurt u (een van de) zes ‘Docks’ of twee ‘Ports’, onze vergaderruimtes die afzonderlijk of aan elkaar gekoppeld geschikt zijn voor grote of kleinere meetings. Op zoek naar een congreszaal voor circa 500 gasten? Boek dan onze Conference Room.

Al onze ruimtes zijn uiteraard voorzien van alle denkbare faciliteiten.

Rotterdam Ahoy, uitermate geschikt voor uw bijeenkomst! www.ahoy.nl

LANDGOED HUIZE BERGEN Deze monumentale Villa ligt verscholen in een prachtig park op een steenworp afstand van historisch s’-Hertogenbosch.

Hier vindt u alles om een bijeenkomst tot een succes te maken: een persoonlijk ontvangst, authentieke details en gastronomische specialiteiten. Omringd door eeuwenoude bomen bevinden zich hier in totaal 20 zalen en stijlkamers verdeeld over 6 locaties. Hierdoor kan er, ook met meerdere groepen tegelijkertijd, een sfeer van privacy en intimiteit gecreëerd worden. Overnacht in een van de 80 stijlvolle hotelkamers en ontwaak met het harmonieuze gefluit van vogels. Ervaar de huiselijke sfeer van vroeger, maar met de moderne gemakken van nu. *Opbrengsten komen ten goede aan ideële doelen via de Joannes Bosco Stichting. www.huizebergen.nl

CONFERENTIEHOTEL KONTAKT DER KONTINENTEN Wereldse gastvrijheid in niet zomaar een conferentiehotel!

Aan de buitenkant valt de kloosterlijke sfeer van de historische gebouwen op. Gasten waarderen de centrale ligging op de Utrechtse Heuvelrug met gratis parkeergelegenheid, de wereldse keuken en de diversiteit aan zalen. Het buitenterrein biedt meer dan een goed terras. Er zijn zitzakken, picknicktafels, hangmatten en natuurlijk een bos dat zich goed leent voor outdoor activiteiten. Gastvrijheid gaat verder dan service. Achter de belangstelling voor de wereld en de warme uitstraling zit een ideaal, namelijk dat alle mensen welkom zijn. www.kontaktderkontinenten.nl

LOMMERRIJK Lommerrijk biedt uitstekende faciliteiten voor uw vergadering, cursus, lezing, seminars en productpresentaties.

U heeft de keuze uit 5 sfeervol ingerichte vergaderzalen, uitstekend geschikt om gezelschappen van 10 tot 350 personen te ontvangen. Een eigen gratis parkeer­ terrein en gemakkelijk te bereiken met openbaar vervoer.

U kunt kiezen uit een vergaderarrangement of uw bijeenkomst zelf samenstellen.

Na afloop kunt u ook vele kanten uit, zoals een boottochtje maken, een diner gebruiken of een partijtje bowlen. www.lommerrijk.nl voorjaar 2016 QM|053

CONGRES-& VERGADERCENTRA

HOTEL ERNST SILLEM HOEVE Een sfeervolle, persoonlijke vergaderlocatie gelegen in de bosrijke omgeving van midden Nederland.Voor elke ontmoeting haar eigen invulling.

Het hotel beschikt over 85 moderne hotelkamers, 20 sfeervolle vergaderruimtes voor groepen van 2 tot 175 personen, een restaurant met vele culinaire mogelijkheden en 7 hectare terrein voor uitdagende outdoor activiteiten. Bij ons vindt u service en kwaliteit onder één dak. Met professioneel advies en persoonlijke aandacht zorgen wij er samen met u voor dat uw bijeenkomst een succes wordt. www.esh.nl

ECC LEIDEN ECC Leiden (Event & Convention Center Leiden) biedt vele mogelijkheden voor middelgrote beurzen, congressen en evenementen van 25 tot 2500 personen.

Dankzij het ‘black-box concept’ kan ieder evenement of zakelijke bijeenkomst worden uitgevoerd naar de wensen van de gast. De ‘black-box’ van 2700 m² biedt 4 leveranciersingangen, 12 nooduitgangen, een eigen keuken en 400 parkeerplaatsen.

Onder één dak met Holiday Inn Leiden zijn er ook nog 14 extra zalen en 200 hotel­ kamers beschikbaar. ECC Leiden is gelegen nabij de A44 en ligt tegenover het zakelijke district van Leiden (Leiden Bio Science Park). www.eccleiden.com

OUWEHANDS DIERENPARK RHENEN Uniek! Een zakelijk event omringd door gorilla’s! Ouwehands Dierenpark Rhenen is meer dan een bijzonder dierenpark. Het is namelijk de perfecte locatie voor een vergadering, een zakelijke bijeenkomst of feestelijke gelegenheid!

De prachtige centrale ligging in de bosrijke omgeving van de Grebbeberg maakt de locatie uniek! Ouwehands Dierenpark beschikt over meerdere locaties met variabele indeling en ontvangst­capaciteit: elk met zijn eigen sfeer. Hierdoor kunnen de gasten de locatie kiezen welke geheel bij het gezelschap én de gelegenheid past.

Van standaard­arrangementen tot een programma op maat…

Alles is mogelijk in Ouwehands Dierenpark! www.ouwehand.nl

ANTROPIA, CULTUUR- EN CONGRESCENTRUM Antropia is een congreslocatie, pal naast NS-station Driebergen-Zeist en aan de A12.

U vindt hier een diversiteit aan zalen. De congreszaal is bij uitstek geschikt voor groepen tot 300 personen en is gemakkelijk te combineren met de foyer en omliggende subzalen.

Alle vergaderzalen hebben natuurlijk daglicht en bieden uitzicht over het prachtige Landgoed de Reehorst. De keuken werkt uitsluitend met biologische en biologisch-dynamische producten, veelal geoogst op het landgoed. www.antropia.nl 054|QM voorjaar 2016

CONGRES-& VERGADERCENTRA

WTC CONGRESCENTRUM ‘Zeer gastvrij en klantvriendelijk’. ‘Perfecte locatie, uitstekende service, alles op maat’.

‘Modern complex met zeer complete faciliteiten’.

Een kleine greep uit de reacties van onze gasten tijdens onze deelname aan de wedstrijd ‘Congreslocatie van het jaar’. Reacties waar we natuurlijk erg trots op zijn. Net als op onze zeer veelzijdige locatie waar we van 1 tot enkele duizenden mensen kunnen faciliteren. Het zijn echter onze mensen waar we het meest trots op zijn. Betrokken, professionele harde werkers die zich graag laten uitdagen door uw wensen en ideeën.

Wij ontvangen u graag in het WTC Expo! www.wtccongrescentrum.nl

VERGADERLOCATIE EN HOTEL DE SCHILDKAMP

EIGENTIJDSERF

Vergaderen en overnachten in het groen, hartje Nederland: daarvoor ga je naar De Schildkamp in Asperen bij Leerdam.

Onze 10 vernieuwde, zeer complete vergaderzalen voor groepen tot 500 personen vindt u aan de Linge, midden in de Betuwe. Plus 84 ruime hotel­kamers en een specialiteitenrestaurant. Overal is gratis highspeed glasvezel WiFi en er zijn 250 gratis parkeerplaatsen. In september 2016 openen we onze unieke indoor teambuilding experience. De Schildkamp is optimaal bereikbaar: 12 autominuten vanaf knooppunt Deil of Gorinchem, 6 autominuten vanaf A15, afslag 29 Leerdam. www.vergaderencentraalnederland.nl

Omgeven door lommerrijke bossen, heidelandschappen en harmonieuze vogelgeluiden waant u zich hier in een oase van rust en ruimte.

Ervaar de Brabantse gastvrijheid, geniet van gerechten op basis van producten uit de streek en start de dag na een heerlijke nachtrust met een kop koffie in de ochtendzon. De natuur is raadgever gedurende het gehele verblijf, want achter al dat ontspannende groen gaat een bron van innovatie schuil die kan dienen als inspiratie voor vindingrijke oplossingen. Vergaderen met uitzicht op de bostuin, een ontspannen bijeenkomst in de Tuintent of een effectieve brainstormsessie in een boomhut. Ontdek deze verborgen achtertuin van Tilburg en Eindhoven en laat u inspireren door de intelligentie van de natuur. *Opbrengsten komen ten goede aan ideële doelen via de Joannes Bosco Stichting. www.eigentijdserf.nl

AMRÂTH HOTEL LAPERSHOEK ARENAPARK Amrâth Hotel Lapershoek Arenapark is een centraal gelegen, unieke locatie die ruimte biedt voor vergaderingen, zakelijke bijeenkomsten, evenementen, recepties, diners en feesten tot 600 personen.

De locatie is slechts 5 minuten rijden van de A27 en goed te bereiken met het openbaar vervoer. Er zijn 200 gratis parkeerplekken op eigen terrein. Of u nu een congres organiseert met diverse break-out sessies of wilt vergaderen met 2 personen, het kan bij Amrâth Hotel Lapershoek Arenapark! Het hotel biedt 80 comfortabele hotel­kamers zodat u uw bijeenkomsten kunt combineren met een hotelovernachting! www.amrathhotels.nl/lapershoek voorjaar 2016 QM|055

CONGRES-& VERGADERCENTRA

LANDGOED ZONHEUVEL Hotel en Conferentiecentrum Landgoed Zonheuvel is schitterend gelegen in het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug in de Kaapse Bossen van Doorn.

Een bezoek aan Landgoed Zonheuvel is meer dan het boeken van een kamer of een zaal. De beleving die u meemaakt als u het Landgoed oprijdt, langs het Koetshuis en op de achtergrond het Maarten Maartenshuis, zorgt ervoor dat uw verblijf goed begint! Met onze prachtige ligging verblijft u niet alleen in één van Nederlands duurzaamste locaties maar ook op een uniek landgoed met een rijke historie. www.landgoedzonheuvel.nl

CONGRESCENTRUM DE WERELT LUNTEREN Zoekt u een locatie voor een congres, vergadering of training eventueel met overnachting?

Congrescentrum De Werelt in Lunteren heeft 15 zalen (tot 600 personen), 127 hotelkamers, een restaurant, lounge en een bar. De hal is zeer geschikt voor ontvangsten maar ook voor stands of productpresentaties. Gratis draadloos internet. De Werelt ligt centraal in Nederland en er zijn 400 gratis parkeerplaatsen op eigen terrein. Door de prachtige bosrijke omgeving vindt u bij ons voldoende rust voor een succesvolle bijeenkomst. Tot Congrescentrum.com behoort ook congrescentrum Dennenheul in Ermelo. www.congrescentrum.com

AMRÂTH GRAND HOTEL DE L’EMPEREUR Amrâth Grand Hotel de l’Empereur is de ideale locatie voor uw vergadering, evenement, zakelijke bijeenkomst, training, congres, receptie, feest, business diner of lunch.

De locatie beschikt 149 comfortabele hotelkamers en 7 multifunctionele vergaderruimten met daglicht, die ruimte bieden tot 1.250 personen. Amrâth Grand Hotel de l’Empereur is tegenover het centraal station gelegen en ligt aan de rand van het stadscentrum. De locatie is goed bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer. U kunt bij het hotel parkeren in de parkeergarage van het hotel. Wij kijken er naar uit om u te mogen verwelkomen! www.amrathhotels.nl/empereur

CORPUS CONGRESS CENTRE Unieke en aansprekende locatie voor groot- of kleinschalig evenement, conferentie, congres of symposium.

Met de educatieve attractie CORPUS ‘reis door de mens’ en het naastgelegen viersterrenhotel Hilton Garden Inn Leiden, vormt CORPUS Congress Centre een groot congrescomplex aan de A44 ter hoogte van Leiden. Paradepaardje is de grote congreszaal (540 personen) die de perfecte setting is voor elk congres of evenement waar in brede zin een link met vitaliteit, gezondheid of ‘de mens’ te maken is. Met een ruime lounge als ‘prefunction area’, een bar en op het zuiden gelegen terras en een penthouse met een groots uitzicht richting de kustlijn zijn alle ingrediënten voor een succesvolle bijeenkomst aanwezig. www.corpuscongresscentre.nl 056|QM voorjaar 2016

LOCATIENIEUWS

Vergaderruimten Hilton Antwerpen opgeknapt Nieuw Postillion hotel in Amsterdam Postillion Hotels Nederland opent in september 2016 een nieuwe vestiging op het terrein van de Kauwgomballenfabriek in Amsterdam.

Met het concept Meet Work Stay richt Postillion zich op de moderne professional waarbij vergaderen, werken en verblijven centraal staan. De locatie aan de Paul van Vlissingenstraat in Amsterdam is dicht bij het centrum en biedt eigen parkeergelegenheid. In september opent Postillion Hotel

Amsterdam eerst de grote congresruimte van het hotel, geschikt voor 1.500 personen. In 2017 worden aan de locatie ruim 250 kamers, een restaurant, een bar, een Business Point, een fitness en nog meer congres­faciliteiten toegevoegd. < www. postillionhotels.com/postillion-hotel-amsterdam

Alle vergaderruimten van het Hilton Antwerp Old Town zijn gerenoveerd en opgeknapt. De bijzondere Belle Epoque Ballroom die het hotel rijk is, heeft zelfs een complete metamorfose ondergaan.

De balzaal van 1.209 vierkante meter, daarmee de grootste van België, is gerenoveerd met oog voor het historisch erfgoed, zoals de grote koepel en de kroonluchter van kristal, en heeft onder meer een nieuw en ‘groen’ lichtsysteem gekregen met 246 LED-lampjes. Ook de andere 13 vergaderruimten zijn vernieuwd en bieden de nieuwste techniek, wifi en natuurlijk licht. <

Gerenoveerd Pulitzer Amsterdam heropend Pulitzer Amsterdam heeft het eerste deel van haar uitgebreide renovatie voltooid en heeft daarom op 2 februari de Keizersgrachtzijde heropend. Inspiratie voor het nieuwe ontwerp is opgedaan uit de geschiedenis van de 25-samengevoegde grachtenpanden, die samen het hotel vormen, bestaande uit 80 hotelkamers en suites.

Gasten kunnen kiezen uit vier onderscheidende kamertypes en drie suite-categorieën, evenals de romantische Pulitzer Suite. In een huiselijke sfeer kunnen gasten genieten van kosteloos wifi, een vintage telefoon, Le Labo producten en een fietsbandenplaksetje.

De vier uitzonderlijke Collector’s Suites met privé-ingang aan de Keizersgracht en uitzicht over de grachten zijn geïnspireerd op de verhalen van intrigerende karakters die (wellicht) de grachten-

panden hebben bewoond. Het nieuwe restaurant van Pulitzer Amsterdam, Jansz., en de Pulitzer’s Bar, een tijdloze cocktail lounge, hebben eveneens hun debuut gemaakt nu de eerste fase van de

renovatie is afgerond. De tweede fase van de renovatie wordt eind 2016 afgerond. Na afronding van de renovatie biedt het hotel 225 kamers en suites. < www.pulitzeramsterdam.com voorjaar 2016 QM|057

LOCATIENIEUWS

Vernieuwde Lounge Woudschoten Hotel & Conferentie­ centrum De lounge van Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is verbouwd. De ontspanningsruimte is volledig teruggebracht in de Art Deco stijl van het oorspronkelijk gebouw.

Kenmerkend voor de Art Deco stijl is de eenvoudige vormgeving met geometrische patronen, abstracte vormen en helder kleurgebruik. Een robuuste ronde bar bevindt zich in het centrum van de ruimte en met de diverse zitjes, een open haard, een houten vloer en grote raampartijen uitkijkend op de natuurrijke omgeving, hoopt de organisatie een functionele maar bovenal sfeervolle ontmoetingsplek te hebben gecreëerd. < www.woudschoten.nl

Hotel Zuiderduin opent nieuw restaurant Het restaurant van Hotel Zuiderduin in Egmond aan Zee heeft na een grote verbouwing de deuren weer geopend.

De inrichting heeft een totale metamorfose ondergaan en een eigentijdse uitstraling gekregen met een gemoedelijke sfeer. Er is gewerkt aan een ambiance die zeer uitnodigend is, voor kleine tot grote gezel-

schappen. Daarbij lonkt een buffet met een zeer gevarieerde keuze. De capaciteit is uitgebreid naar 700 zitplaatsen. < www.zuiderduin.nl

Landgoed Huize Bergen krijgt nieuwe hotelvleugel In het voorjaar van 2016 wordt gestart met de bouw van een nieuwe hotelvleugel bij Landgoed Huize Bergen in Vught. In de geplande nieuwbouw worden 39 luxe tweepersoons hotelkamers gerealiseerd verdeeld over 3 bouwlagen.

Het ontwerp is onderdeel van het door Jeanne Dekkers Architectuur ontworpen masterplan, dat opgedeeld is in drie fasen. Na de realisatie van de eerste 39 hotelkamers op 4 sterren niveau volgt fase 2, waarin enkele van de historische gebouwen verbonden worden met de nieuwbouw. In deze fase komt een nieuwe entree en worden 6 zalen gerealiseerd. Tot slot volgt fase 3 met een tweede hotelvleugel. Voor het monumentale park wordt een masterplan ontwikkeld zodat ook de kracht van het park behouden blijft. < www.huizebergen.nl

058|QM voorjaar 2016