Esnault - Prosjektoppstart 2. utgave

MICHEL ESNAULT

torbjörn wenell Projektkultur AB, Stockholm

Prosjektoppstart er en veiledning i hvordan prosjekter bør startes. I tillegg går boken gjennom alle fasene i et prosjekts liv og er dermed skreddersydd for alle som generelt vil lære seg mer om prosjektarbeid.

bjørn z. ekelund Human Factors AS, Oslo

Denne boken er utrolig nyttig, og presist og godt skrevet. Den har hjulpet mange med jobber som min, som ikke har tid til et lengre studium, i å få en god forståelse av prosjektarbeid. christine røyert Konsulent

En velskrevet og engasjerende bok. Praktisk, men med god forankring i prosjektledelsesteorien. Full av verdifulle råd. erling s. andersen Professor i prosjektledelse, Handelshøyskolen BI

Du har ikke tid til å ha det travelt

Boken kan brukes i alle typer prosjekter. Om du skal starte opp små eller store prosjekter i din bedrift, utvikle et nytt produkt, etablere en barnehage, være prosjektleder for et TV-program, gjennomføre en fotballturnering – det er de samme grunnteknikkene som gjelder. I denne boken får du alt du trenger for å lykkes!

Michel bidrar i denne boken med enkle modeller som er lett å forstå for alle.

Det gjør at den enkelte prosjektmedarbeider blir tryggere og kan ta mer selvstendige initiativ. På den måten bidrar boken til at alle i prosjektet tar ansvar for sitt bidrag til å nå prosjektets målsetting. Dette er medarbeiderskap i prosjektpraksis.

PROSJEKTOPPSTART

Den viktigste fasen i et prosjekts liv er oppstarten.

Mange av problemene som oppstår senere i prosjektet, kan tilbakeføres til en lite gjennomtenkt igangsetting.

MICHEL ESNAULT

michel esnault er en av Norges fremste prosjektkonsulenter, kanskje den mest erfarne. I denne boken får leseren ta del i hans omfattende erfaringer, og han gir mange praktiske råd og tips om hvordan prosjektarbeidet kan bli mer effektivt. Boken er nyttig og stimulerende lesning for alle som arbeider i og med prosjekt.

PROSJEKTOPPSTART Du har ikke tid til å ha det travelt

michel esnault har arbeidet med prosjekter siden han ble ferdig på NTNU i 1979. Siden 1988 har han vært rådgiver i prosjektarbeid og gjennomført kurs for mange betydningsfulle virksomheter i Skandinavia. Han har undervist i prosjektledelse ved Handelshøyskolen BI og underviser nå på Universitetet i Agder. I dag har han eget konsulentfirma som arbeider med prosjektarbeid og teamutvikling i de fleste typer private og offentlige virksomheter.

[start smuss]

prosjektoppstart du har ikke tid til ĂĽ ha det travelt

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 1

17.01.18 14.03

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 2

17.01.18 14.03

[start tittel]

michel esnault

prosjektoppstart du har ikke tid til ĂĽ ha det travelt

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 3

17.01.18 14.03

e t-

[start kolofon]

© Gyldendal Norsk Forlag AS 2018 1. utgave 2005 2. utgave, 1. opplag 2018 ISBN 978-82-05-50489-9 Omslagsdesign: Kristin Berg Johnsen Sats: Bøk Oslo AS Brødtekst: Minion 10,5/15 pkt.

Papir: 90 g Amber Graphic Trykk: Opolgraf, Polen 2018 Alle henvendelser om boken kan rettes til Gyldendal Akademisk Postboks 6730 St. Olavs plass 0130 Oslo www.gyldendal.no/akademisk akademisk@gyldendal.no Det må ikke kopieres fra denne boken i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, Interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk.

Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 4

17.01.18 14.03

[start forord]

Forord

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 5

17.01.18 14.03

forord Hei, så var det på’n igjen, nytt prosjekt, nye mennesker og nye utfordringer? Hvordan har du tenkt å gå i gang denne gangen? Kanskje du holder på med å avslutte ditt forrige prosjekt samtidig som du skal ta fatt på det nye? Vet du hva det nye prosjektet innebærer, og hvem du får med deg til å gjøre jobben?

Jeg hører til stadighet om prosjekter som ikke innfrir forventningene.

Hva kan grunnen være? Min erfaring er at svært mange av de prosjektgruppene som får vanskeligheter underveis, har brukt for liten tid og oppmerksomhet på startfasen. Igangsettingen av prosjekter er derfor det viktigste temaet i denne boken.

Jeg håper at det du leser, skal hjelpe deg riktig i gang, og spesielt deg som er prosjektleder for første gang. En prosjektleder på et av kursene mine sa: I dag bruker vi prosjektarbeidsformen for de fleste målsatte arbeidsoppgaver som skal gjennomføres innenfor korte tidsfrister og med knappe ressurser. Ingen slipper unna prosjektarbeid, og det å kunne gjennomføre prosjekter er derfor en sentral ferdighet i arbeidslivet. Moderne ledere forventer at de fleste medarbeidere kan arbeide i og med prosjekt. Det som gjenstår, er å få de samme lederne til å innse at ikke ett prosjekt i verden klarer seg uten tid, engasjement og penger.

Mange prosjektledere som jeg møter, sier at det var en ren tilfeldighet at de fikk sin første prosjektlederjobb. Det var altså ikke et bestemt karrierevalg, og de hadde heller ikke fått noen form for opplæring før de gikk i gang. Etter hvert som årene har gått, har de lært seg å beherske jobben.

Det betyr at i prosjektets hverdag er erfaring en effektiv læremester.

Dessverre kan den være kjøpt dyrt. Selvinnsikt, god opplæring og trening står sentralt. Å erkjenne hva man ikke kan, og kunne få råd fra en erfaren kollega er gull verdt. Er du usikker, må du finne en erfaren kollega å diskutere med og ta frem lærdom fra tidligere gjennomførte prosjekter.

Boken er en oppsummering av min erfaring som rådgiver og kursholder i flere skandinaviske virksomheter og som foreleser ved universiteter og høgskoler.

6

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 6

17.01.18 14.03

forord Boken er skrevet for prosjektfolk som vil lykkes, og som ser viktigheten av å etablere prosjektet på en riktig måte. Du har ikke tid til å ha det travelt – tenk før du starter.

Lykke til!

Risør, november 2017 Michel Esnault

7

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 7

17.01.18 14.03

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 8

17.01.18 14.03

[start innfort]

Innhold

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 9

17.01.18 14.03

innhold I NNLED N I NG.................................................................... 13 kapit tel 1 PROSJEKTARB EI D............................................. 17

Prosjektbegrepet brukes forskjellig........................................... 18 Prosjekt som arbeidsform...................................................... 19 Prosjekttyper..................................................................... 21 En modell for å identifisere typer av prosjekter............................. 22 Prosjektkompleksitet............................................................ 25 Prosjektorganisering............................................................ 26 Hvem har ansvar for hva?...................................................... 30 Prosjektmodeller................................................................. 31 kapit tel 2 PROSJEKTOPP S TA RT E N ..................................... 37

Hva er en prosjektoppstart?................................................... 39 Hvorfor gjennomføre en prosjektoppstart?................................. 41 Hvordan gjennomføre en prosjektoppstart?................................ 42 Arbeidsmøter og gruppearbeid............................................... 44 Når viktige beslutninger skal tas............................................... 48 Gruppetenkning................................................................. 50 kapit tel 3 PROSJEKTLED ERE N .......................................... 53

Et portrett av en prosjektleder................................................ 54 Fagperson og lederskap......................................................... 55 Hjelp, jeg er blitt prosjektleder – noen praktiske tips...................... 59 Hvordan håndtere oppdragsgiver og styringsgrupper?.................... 60 Prosjektets interessenter og suksesskriterier................................ 61 Planlegging og oppfølging...................................................... 62 Prosjektlederen og prosjektgruppen.......................................... 64 Personlig markedsføring........................................................ 66 Egenvurdering av lederatferd.................................................. 67 Min ledelsesplan................................................................. 72 kapit tel 4 HVORFOR SKAL PROS JE KTE T G JE N NOM F ØR E S ? .... 75

Formålet uttrykker hva prosjektet skal få til for virksomheten........... 77 Hva er en interessent?.......................................................... 79 Hvorfor gjennomfører vi en interessentanalyse?........................... 80 Hvordan gjennomfører vi en interessentanalyse?.......................... 81 Håndtering av interessenter................................................... 83

10

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 10

17.01.18 14.03

innhold ka pit tel 5 HVA SKAL VI LE VERE FRA OS S ? ........................... 87

Få aksept av dem som skal gjøre jobben..................................... 89 Utform prosjektmålet........................................................... 90 SMARTE mål..................................................................... 92 Lag en leveransestruktur....................................................... 93 Prioriter mellom levert produktkvalitet, tid og kroner.................... 94 Levert produktkvalitet.......................................................... 95 Leveringstid....................................................................... 95 Prosjektkostnader............................................................... 96 Kvaliteten på prosjektet........................................................ 96 ka pit tel 6 HVEM SKAL VÆRE MED I PROS JE KTG RUPPE N ? ...... 101

Kampen om de rette folkene.................................................. 102 Drømmemedarbeideren?...................................................... 103 Den virkelige prosjektgruppen................................................. 104 Trafikkregler...................................................................... 106 Fra gruppe til team.............................................................. 107 Integrering og differensiering.................................................. 108 Det er vårt prosjekt og oss det dreier seg om............................... 109 Tillit................................................................................ 110 Teamroller........................................................................ 111 Teamklima........................................................................ 113 Teamblomsten................................................................... 115 ka pit tel 7 HVORDAN SKAL VI PLANLEGG E PROS JE KTE T ? ....... 119

Når prosjekter møter motstand............................................... 121 Definere arbeidsomfanget..................................................... 123 Risikobedømme prosjektet..................................................... 126 Ansvarskart....................................................................... 130 Hvordan få gode ressursavtaler................................................ 133 Arbeidsomfanget i timer, kroner og varighet............................... 135 Innsats og varighet.............................................................. 136 Hvordan lage fremdriftsplaner................................................ 139 Planleggingsteknikker........................................................... 141 Milepælsplaner................................................................... 142 Gantt-skjema..................................................................... 143 Nettverksplanlegging........................................................... 144

11

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 11

17.01.18 14.03

innhold kapit tel 8 HVORDAN SKAL V I F ØLG E OPP OG S T YR E PROSJEKTE T? ................................................................... 149

Hvordan kommunisere i prosjekt?............................................ 150 Kroppsspråket.................................................................... 152 Moderne kommunikasjonsformer............................................ 153 Prosjektmøter.................................................................... 153 Når vi jobber litt her og litt der?............................................... 155 Kommunikasjonskanaler....................................................... 156 Kommunikasjonsplan........................................................... 157 Hvordan skal vi styre prosjektet vårt?........................................ 160 Prosjektstyringssystemer....................................................... 162 Magefølelse....................................................................... 163 Prosjekttyper..................................................................... 164 Statusmøter...................................................................... 165 Møtereferat og rapporter...................................................... 167 Gode nyheter..................................................................... 169 Styringsrapporten............................................................... 169 Fremstilling av fremdrift i Gantt-skjema..................................... 170 Rapportering av status ved hjelp av milepæler.............................. 171 Rapportering av ressursinnsats................................................ 172 Rapportering av fremdrift og ressursinnsats................................ 173 kapit tel 9 HVORDAN AVSLU TT E PROS JE KTE T ? .................... 177

Prosjektavslutning............................................................... 178 Overlevering...................................................................... 178 Evaluering av gjennomføringen............................................... 179 Sluttrapport...................................................................... 182 Lukking av prosjekt.............................................................. 182 Hva kjennetegner et vellykket prosjekt?..................................... 184 LITTERAT URLI S TE ............................................................. 189

12

03 100190 GRMAT Prosjektoppstart 180201.indd 12

17.01.18 14.03