QTE-ITCL-LIN-001 (1)

Solución de automatización para el proceso de logística internacional

LOGÍSTICA INTERNACIONAL - ITALCOL

Desarrollada por Unidad I+D+i

guane emerging technologies

Medellín, enero 2025

Estimados(as) Señores(as):

Ana María Mojica

Gerente nanciero y administrativo Italcol

Bogotá, Colombia

Cordial saludo.

2

Medellín, enero 10, 2025

Tatiana Rincón Coordinador de Logística Internacional Italcol

Bogotá, Colombia

Asunto: Oferta comercial no-vinculante

Con base en las conversaciones recientes, guane emerging technologies presenta su oferta comercial que incluye los elementos técnicos, económicos y de valor agregado que nuestra empresa ofrece.

Con el n de que nuestra propuesta contribuya a lograr los objetivos de desarrollo de su organización, hemos estructurado un equipo completo de profesionales que podrán resolver cualquier pregunta o nuevos requisitos. Pueden contactar a nuestro equipo al +57 312 7272703 o contact@guane.com.co. Esperamos que esta oportunidad fortalezca nuestra relación fructífera y contribuya al crecimiento sostenido de nuestras empresas en el marco de la Cuarta Revolución Industrial.

Cordialmente,

Valentina Vega Suaza AI Business Developer

guane emerging technologies

guane es una empresa basada en la investigación cientíca destinada a aplicar las herramientas de las ciencias naturales y de datos para resolver problemas de la industria y apoyar la inserción de nuestros clientes en la Cuarta Revolución Industrial. Fundada por cientícos naturales, guane contribuye a la ciencia de datos generando nuevos algoritmos y encontrando nuevos desafíos para los viejos paradigmas de inteligencia articial en la solución de problemas en la operación de nuestros clientes.

guane emerging technologies se fundó en mayo de 2018 y ha logrado ubicarse en la industria colombiana como referencia en la Industria 4.0 gracias a sus soluciones y metodologías basadas en inteligencia articial. Sus desarrollos innovadores diferentes áreas han sido reconocidos por Ruta N, por SAP a través del Primer Lugar del Innomarathon SAP 2019 Colombia y el Tercer Lugar en Latinoamérica, por Google a través del Google Startup Program, el Google Showcase 2019 Colombia y el Google Partner Advantage Program. Adicionalmente, por los gobiernos colombiano y suizos a través del AIT Startup Program y por el Consejo Mundial de Energía Colombia como la primera startup miembro y la más innovadora del sector energético en 2020. En 2022, guane ocupó el primer lugar en el ranking de innovación de la ANDI en la categoría de startups. Además, fue reconocida como TOP 1 en Innovación Abierta basada en Inteligencia Articial por Connect Bogotá. En 2023, el Consejo Mundial de Energía Colombia y la Agencia Alemana de Energía escogieron a guane como una de las 100 Startups Más Prometedoras del Mundo en el Sector Energético (única de Colombia). guane es parte del Cluster de Energía Sostenible de la Cámara de Comercio de Medellín y de la Red Startups 4.0 para la Transición Energética de la Cámara de Comercio de Bogotá.

El éxito de nuestra operación se basa en el enfoque cientíco para resolver los desafíos de nuestros clientes y en nuestro equipo de cientícos e ingenieros con más de 10 años de experiencia y certicados por Google y Azure. Nuestras soluciones permiten a nuestros clientes optimizar sus procesos y desarrollar una cultura de toma de decisiones basada en información sólida y modelos predictivos de sus procesos y modelos de negocio.

Para guane, generar valor para nuestros clientes a través de la innovación cientíca y tecnológica es la guía de nuestro desarrollo.

Leonardo A. Pachon CEO, guane emerging technologies

Contenido

Contexto

En el dinámico y competitivo entorno actual, ITALCOL enfrenta procesos complejos en el área de logística internacional, donde la eciencia operativa y la precisión en la gestión son esenciales para mantener y fortalecer su posición en el mercado global. Entre los principales retos identicados se encuentran:

1. Optimización de procesos manuales: Procesos como la rma de documentos comerciales y la generación de órdenes de compra actualmente se realizan de manera manual, lo que resulta en demoras y aumenta el riesgo de errores.

2. Integración de sistemas: La necesidad de integrar el Portal Logístico (PL) con el ERP Siesa para automatizar la entrada de datos, reduciendo la duplicidad de esfuerzos y mejorando la coherencia de la información.

3. Monitoreo y seguimiento proactivo: La falta de mecanismos automatizados para el seguimiento de embarques y el estado de las navieras, lo que diculta la anticipación de posibles retrasos y la generación de alertas oportunas.

4 Automatización de despachos y validaciones: La gestión manual de documentos de despacho y la validación de información entre múltiples fuentes incrementan el tiempo de procesamiento y la posibilidad de inconsistencias.

5. Generación eciente de liquidaciones: El proceso actual de cálculo y generación de liquidaciones de importación basado en hojas de cálculo manuales es propenso a errores y consume tiempo valioso que podría destinarse a actividades más estratégicas.

guane emerging technologies propone la implementación de soluciones de software avanzadas y personalizadas. Nuestra experiencia en la automatización de procesos logísticos y la integración de sistemas ERP permite a ITALCOL optimizar sus operaciones, reducir tiempos de respuesta y minimizar errores. Al adoptar tecnologías de la cuarta revolución industrial, proporcionamos herramientas que mejoran la visibilidad y el control sobre las operaciones logísticas, fomentando una gestión más eciente, segura y sostenible Nuestro enfoque integral resuelve los problemas actuales y prepara a ITALCOL para adaptarse a futuras demandas y oportunidades en el ámbito internacional.

Objetivos

Objetivo general:

Aumentar la eciencia y precisión de los procesos de logística internacional de ITALCOL mediante la automatización e integración de sistemas clave, reduciendo tiempos operativos y fortaleciendo la trazabilidad y control de sus operaciones logísticas.

Automatización procesos de logística internacional

Italcol

Objetivos especícos:

1 Construir un servicio para la integración del servicio de rmas de su preferencia con el Portal Logístico (PL) para reducir el tiempo de procesamiento de rmas en un 70%.

2. Automatizar la entrada de datos desde el Portal Logístico al ERP Siesa, disminuyendo el tiempo de ingreso manual y el doble diligenciamiento de la información

3. Desarrollar un sistema de alertas automáticas que notique sobre retrasos en el periodo de embarque.

4. Integrar la solución AURA para automatizar la validación y carga de documentos de despacho, reduciendo tiempos de validación a minutos.

5 Crear un servicio que actualice el campo ETA REAL tres veces por semana automáticamente, mejorando la precisión de las fechas de llegada de la importación.

6. Desarrollar un servicio que automatice el cálculo de costos por importación, reduciendo el tiempo de la generación de liquidaciones de importación

Fase

I - Automatización de rmas y órdenes de compra

Automatización del Proceso de Firmas Comerciales

Para optimizar el proceso de rmas entre ITALCOL y sus proveedores proponemos la implementación de una solución integral basada en un servicio de rmas digitales(Docusign, Autentic Latam o el servicio de su preferencia). La integración se realizará directamente con la plataforma existente de Portal Logístico (PL), permitiendo que, una vez generada la Conrmación Comercial (CC), el documento se envíe automáticamente a las partes interesadas para su rma electrónica Este flujo elimina la necesidad de imprimir y enviar físicamente los documentos, reduciendo el tiempo y los errores asociados. Además, tras la rma, el sistema noticará de manera automática a los agentes de Logística Internacional vía correo electrónico. Se evaluará la posibilidad de construir un servicio que suministre de manera automática el documento rmado en SIMAD mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API), esto, sujeto a validación con SIMAD para asegurar la compatibilidad y seguridad de la transferencia de datos.

Componentes técnicos

1. Integración de servicio de rmas con Portal Logístico (PL):

a. Desarrollo de una integración mediante APIs que permita la comunicación bidireccional entre servicio de rmas y el Portal Logístico (PL)

b. Conguración de flujos de trabajo automatizados para el envío y recepción de documentos para rma electrónica.

c. Implementación de noticaciones automáticas a las partes interesadas una vez que los documentos hayan sido rmados.

2. Solicitud y Gestión de Protocolos de Comunicación:

a. Coordinación con el equipo de TI de ITALCOL para solicitar y obtener los protocolos de comunicación necesarios de sus plataformas actuales.

b. Asegurar que los protocolos cumplan con los estándares de seguridad y compatibilidad requeridos para una integración exitosa

3. Desarrollo de Servicios Personalizados:

a. Creación de servicios backend que gestionen la generación, envío, seguimiento y almacenamiento de documentos rmados electrónicamente.

b Implementación de mecanismos para la carga automática de documentos rmados en SIMAD mediante una integración API, sujeta a validación con SIMAD.

1. Proceso automatización de rmas contractuales.

Automatización de Órdenes de Compra de Contenedores en Siesa

Figura

La Automatización de Órdenes de Compra Integradas a Siesa tiene como objetivo principal sincronizar la información ingresada en el Portal Logístico (PL) con el ERP Siesa de ITALCOL. Esta integración eliminará la duplicidad en el diligenciamiento de los datos, mejorará la coherencia de la información y reducirá signicativamente el tiempo dedicado a la entrada manual de datos.

Componentes técnicos

1. Integración del Portal Logístico (PL) con ERP Siesa:

a. Desarrollo e implementación de APIs que faciliten la transferencia automática de datos desde PL hacia Siesa.

b Conguración de flujos de datos bidireccionales para asegurar la consistencia de la información en ambos sistemas.

2. Solicitud y Gestión de Protocolos de Comunicación:

a. Coordinación con el equipo de TI de ITALCOL para solicitar y obtener los protocolos de comunicación necesarios de ambas plataformas

b. Asegurar que los protocolos cumplan con los estándares de seguridad y compatibilidad requeridos para una integración exitosa.

3. Unicación de Códigos por Producto a cargo de logística internacional: a Colaboración con el equipo de logística internacional para unicar los códigos de productos en el PL y ERP Siesa.

b. Desarrollo de una tabla de correspondencia de códigos que facilite la integración y evite inconsistencias.

Actividades Fase I

Semana 1-2: Planicación y Solicitud de Protocolos

1. Kick-o: Reunión de iniciación del proyecto con todas las partes interesadas para alinear objetivos y expectativas.

2. Coordinar reuniones iniciales con los proveedores de Siesa, SIMAD y Portal Logístico para solicitar y obtener los protocolos de comunicación necesarios

3. Detallar los requisitos técnicos para las integraciones API, identicando los campos de datos críticos y las necesidades especícas de ITALCOL.

4. Crear el diseño de la arquitectura de integración, deniendo cómo se conectarán las plataformas y cómo se gestionará el flujo de datos.

Semana 3-6: Desarrollo de Integraciones API

1. Crear e implementar APIs para conectar el Portal Logístico con Siesa, servicio de rmas (DocuSign/Autentic Latam) y SIMAD, además de asegurar la compatibilidad y eciencia en la comunicación entre sistemas

2. Congurar la lógica de negocio para la gestión de datos transferidos desde conrmaciones comerciales del Portal Logístico al ERP Siesa.

3. Establecer los procesos automáticos para el envío y recepción de documentos para rma electrónica.

4 Implementar medidas de seguridad en las APIs para proteger los datos durante la transferencia, asegurando la integridad y condencialidad de la información.

5. Congurar las noticaciones por correo electrónico a las partes interesadas tras la rma de los documentos.

6. Establecer la integración entre servicio de rmas y SIMAD para suministrar la conrmación comercial rmada en el gestor documental

NOTA: Si no es posible que el proveedor SIMAD habilite protocolos de comunicación para realizar la conexión, el numeral 6 de automatización de carga de documentos se hará hacia el repositorio actual SharePoint del equipo de Logística Internacional.

Semana 7-8: Pruebas, validación y despliegue.

1. Realizar pruebas para asegurar que las integraciones funcionan correctamente y que los datos se transeran de manera precisa y segura.

2. Identicar y corregir errores en las APIs y flujos de datos.

3. Conrmar que la automatización de datos elimina la duplicidad y reduce el tiempo de ingreso manual, vericando la coherencia y exactitud de la información transferida.

4. Realizar auditorías de datos para asegurar la calidad y consistencia.

5. Formación sobre el uso y mantenimiento de las integraciones API, asegurando que el equipo interno pueda gestionar y resolver incidencias futuras.

6 Documentación detallada sobre las integraciones desarrolladas, incluyendo manuales y guías de mantenimiento.

Entregables

1. APIs desarrolladas y desplegadas para conectar Siesa, SIMAD, Portal Logístico y servicio de rmas.

2. Sistema automatizado que transere datos desde Portal Logístico a ERP Siesa, en el caso especíco de diligenciamiento de orden de compra.

Automatización procesos de logística internacional Italcol

3. Sistema automatizado de rmas digitales de contratos comerciales entre Italcol y proveedores

4. Documentación sobre el proceso de automatización de datos, manuales de usuario y código fuente.

Fase II - Automatización de validación y extracción de datos

Automatización de validación y diligenciamiento de datos provenientes de documentos de carga

En este proyecto se busca integrar nuestra tecnología AURA (Automated Understanding and Retrieval Agent) para automatizar la validación y diligenciamiento de datos de carga, realizando la ingesta desde el correo electrónico al Portal Logístico (PL) de ITALCOL Esta integración permitirá identicar automáticamente los correos electrónicos relacionados con la documentación de despacho, extraer información relevante de los documentos, diligenciar automáticamente los campos necesarios en PL y validar la coherencia de la información entre múltiples documentos. Este proceso reducirá signicativamente los errores manuales y acelerará el flujo de trabajo logístico

Componentes técnicos

1 Ingesta Automática al Correo Electrónico:

a. Integrar AURA con el sistema de correo electrónico de ITALCOL para identicar y ltrar automáticamente los correos relacionados con la documentación de despacho.

b Implementar tecnologías avanzadas para extraer adjuntos y contenido relevante de los correos identicados.

2. Extracción y Validación de Información:

a. Utilizar tecnologías de reconocimiento y modelos de lenguaje para extraer y entender la información de los documentos de despacho

b. Comparar y validar la información extraída de diferentes documentos para asegurar su coherencia y exactitud.

c. Identicar y extraer campos especícos denidos en la Tabla 1 (ver abajo) para diligenciar en PL.

3. Automatización de la Carga en Portal Logístico (PL):

Automatización procesos de logística internacional

Italcol

a. Implementar APIs que permitan la transferencia automática de los datos extraídos y validados desde AURA hacia PL

b. Congurar PL para que reciba y almacene automáticamente la información extraída, eliminando la necesidad de ingreso manual.

4. Integración con SIMAD:

a Implementar la carga automática de los documentos rmados y validados en SIMAD mediante una integración API, sujeta a validación con SIMAD para asegurar la compatibilidad y seguridad de la transferencia de datos. En caso de no realizar la conexión, guane hará la integración al SharePoint de Logística Internacional.

Datos de validación y extracción

En la siguiente tabla se establecen los campos de validación entre documentos adjuntos por el proveedor y campos a diligenciar en el Portal Logistico:

CAMPO

Incoterm

Precio

Cantidad

Puerto destino

Moneda

Datos importador

Fecha

Número de factura

Valor flete

Seguro

Nombre del producto

Peso neto

Peso bruto

Número BL

Contenedores

Tipo de contenedores

Fecha BL

Fecha arribo

Peso neto

Consignee

Puerto destino

FUENTE DILIGENCIAR EN PL

Factura comercial

Factura comercial SI

Factura comercial

Factura comercial SI

Lista de empaque

Lista de empaque SI

Documento de transporte

Automatización procesos de logística internacional

Italcol

Nombre del producto

Peso neto

Peso bruto

Importador

Consignee

Puerto destino

Nombre del producto

Peso neto

Peso bruto

Partida arancelaria

Número de factura

Importador

Establecimiento de origen

Número de contenedor

Peso neto

Fecha vencimiento lote

Nombre del producto

Peso neto

Peso bruto

Tabla 1. Datos a validar y extraer.

Actividades Fase II

Documento de transporte

Documento de transporte SI

Documento de transporte

Certicado de origen

Certicado sanitario

Certicado de análisis

Semana 1-2: Planeación y levantamiento de requerimientos

1. Coordinar con los equipos de TI y Logística de ITALCOL para alinear objetivos y denir roles e historias de usuario.

2. Levantamiento de requerimientos técnicos y funcionales para la automatización de la validación y diligenciamiento de datos

3. Crear el diseño de la arquitectura técnica para la integración de AURA con el sistema de correo electrónico, PL y SIMAD/SharePoint.

Semana 3-7: Desarrollo e Implementación

1. Congurar AURA para la ingesta de documentos desde la bandeja de entrada de correo electrónico.

2. Desarrollar y entrenar modelos de lenguaje para extraer información de los documentos de carga

3. Parametrización de AURA para identicar y extraer los campos denidos en la Tabla 1.

Ruta N Complex, Landing

Automatización procesos de logística internacional Italcol

4. Implementar reglas de validación para asegurar la coherencia y exactitud de los datos extraídos

5. Desarrollar mecanismos para noticar inconsistencias o errores detectados.

6. Construir APIs que faciliten la transferencia automática de datos desde AURA hacia PL.

7. Asegurar que los datos se carguen correctamente en los campos correspondientes de PL

8. Desarrollar la integración API para cargar automáticamente los documentos nales y validados en SIMAD. En caso de no ser posible, congurar la integración con SharePoint de Logística Internacional.

Semana 8-10: Pruebas, Validación y Entrega del Servicio

1. Despliegue y estabilización del servicio.

2 Auditorías de datos para asegurar la calidad y consistencia de la información transferida.

3. Formación sobre el uso y mantenimiento de las integraciones API y de AURA.

4. Documentación detallada sobre las integraciones desarrolladas, incluyendo manuales de usuario y guías de mantenimiento.

Entregables

1 APIs desarrolladas y desplegadas para conectar AURA con el sistema de correo electrónico, PL y SIMAD/SharePoint.

2. Parametrización del servicio AURA para identicar, extraer, validar y transferir automáticamente los datos de documentos de carga a PL.

3. Sistema automatizado que valida, transere y carga datos a través del software AURA hacia el PL

4. Servicio de carga automática de documentos de carga en SIMAD o SharePoint, según la conguración validada.

Fase III: Alertas de seguimiento y cálculo de costos

Alerta de Seguimiento de Período de Embarque

Desarrollar e implementar un sistema automatizado que monitoree continuamente el periodo de embarque denido en la Conrmación Comercial (CC) y compare esta fecha

Automatización procesos de logística internacional

Italcol

con la fecha real de despacho alojada en los documentos de transporte que emite el proveedor El sistema generará alertas automáticas en caso de detectar que el despacho no se ha realizado dentro del periodo establecido, permitiendo a ITALCOL y a sus partes interesadas tomar acciones proactivas para mitigar posibles retrasos.

Componentes técnicos

1. Conguración de un servicio integrado con el PL para acceder automáticamente a las fechas de periodo de embarque por cada proceso logístico.

2 Extracción de las fechas de período de embarque desde los registros existentes en el PL y SharePoint.

3. Construir un motor que identique retrasos según los parámetros establecidos por ITALCOL.

4. Implementación de un sistema de noticaciones basado en eventos, con las siguientes características:

a. Alertas automáticas enviadas por correo electrónico a los agentes responsables cuando se detectan retrasos.

b. Personalización del contenido de las alertas, incluyendo detalles como número de CC, fechas relevantes y el estado actual del embarque.

c Conguración de recordatorios periódicos hasta la resolución del retraso

Alerta de Seguimiento de Navieras

Desarrollar e implementar un servicio automatizado que actualice el campo ETA REAL (Estimated Time of Arrival Real) en el Portal Logístico (PL) de ITALCOL tres veces por semana. Este servicio se integrará con las plataformas de las navieras utilizadas por ITALCOL, permitiendo la comparación automática entre la fecha de ETA real proporcionada por las navieras y la fecha registrada en el PL. Para ello, se implementarán agentes automatizados que interaccionen con las plataformas de las navieras para extraer información de seguimiento utilizando el número de documento de transporte o el número de contenedor.

Componentes técnicos

1 Congurar los agentes con las credenciales necesarias y los parámetros especícos de cada naviera con la que ITALCOL trabaja.

2. Desarrollar scripts que busquen información utilizando números de documentos de transporte o contenedores. Ruta N

Automatización procesos de logística internacional Italcol

3. Desarrollar APIs que permitan la actualización automática de datos en PL.

4 Implementar lógica para estandarización de los datos al formato requerido por el PL antes de la actualización.

5. Actualizar automáticamente el campo ETA REAL en el PL con la información obtenida de las navieras. Esta integración garantiza que los datos en el PL estén siempre actualizados y reflejan la información proporcionada por las navieras en tiempo real

Automatización Cálculo de Costos de Importación

Desarrollar e implementar un servicio automatizado que calcule de manera integral los costos de importación, eliminando el proceso manual actualmente realizado en Excel. Este servicio extraerá automáticamente los costos de las tirillas de devolución recibidas a través de WhatsApp, integrará estos datos en el sistema, calculará el costo total de importación y actualizará el ERP Siesa con la información resultante. El objetivo es reducir signicativamente el tiempo y los errores asociados con la generación de liquidaciones de importación, mejorando la eciencia operativa y la precisión de los datos nancieros de ITALCOL.

Componentes técnicos

1 Establecer la estandarización del proceso por envío vía WhatsApp Business o correo electrónico, según la preferencia de ITALCOL.

2. Congurar el servicio de WhatsApp Business/Correo electrónico para acceder y extraer información de tirillas de devolución.

3. Integrar los datos extraídos de las tirillas de devolución en un servicio que realice los cálculos necesarios para determinar el costo total de importación Este componente garantizará que los cálculos sean precisos y se realicen de manera eciente.

4. Denir y codicar las reglas de negocio necesarias para el cálculo de costos de importación, incluyendo tarifas, impuestos, fletes, seguros, etc.

5 Transferir automáticamente los datos calculados de costos de importación al ERP Siesa, asegurando que la información nanciera de ITALCOL esté siempre actualizada y refleje con precisión las liquidaciones generadas.

Actividades Fase III

Semana 1-2: Planeación y levantamiento de requerimientos

1. Coordinar con los equipos de TI, Logística y Finanzas de ITALCOL para alinear objetivos y denir roles e historias de usuario para cada servicio.

2. Levantamiento de requerimientos técnicos y funcionales para la automatización de las alertas y el cálculo de costos.

3 Crear el diseño de la arquitectura técnica para:

a. La integración con plataformas de navieras y el PL.

b. El motor de comparación de períodos de embarque.

c. El servicio de cálculo de costos e integración con ERP Siesa.

Semana 3-7: Desarrollo e implementación

1. Alerta de Seguimiento de Período de Embarque

a. Congurar el servicio para acceder automáticamente a fechas de período de embarque en el PL y SharePoint

b. Parametrizar las reglas de negocio para identicar retrasos.

c. Desarrollar el sistema de noticaciones automáticas y personalizar contenido de alertas.

2. Alerta de Seguimiento de Navieras

a Congurar agentes IA con credenciales especícas para las plataformas de navieras.

b. Desarrollar scripts para extraer información de ETA utilizando documentos de transporte y contenedores.

c Construir APIs que actualicen automáticamente el campo ETA REAL en el PL

3. Automatización del Cálculo de Costos de Importación

a. Congurar integración con WhatsApp Business/Correo electrónico para la extracción de datos de tirillas de devolución.

b. Implementar las reglas de negocio para cálculos de costos de importación.

c Desarrollar la API para transferir los costos calculados al ERP Siesa

Semana 8-10: Pruebas, Validación y Entrega del Servicio

1 Realizar pruebas de extracción y comparación de datos para los servicios de alerta de embarque y navieras.

2. Validar el cálculo de costos de importación y la actualización en el ERP Siesa.

3. Desplegar y estabilizar los servicios en entornos productivos.

4. Formación de usuarios y equipos técnicos en el uso y mantenimiento de los servicios

ID: QTE-ITCL-LIN-001 VERSIÓN: 01 FECHA: 10.01.2025 PÁGINA 20

5. Documentación detallada de cada servicio, incluyendo manuales de usuario y guías de mantenimiento

Entregables

1. APIs desarrolladas y desplegadas para:

a. Actualización de ETA REAL desde plataformas de navieras al PL.

b. Transferencia de costos calculados al ERP Siesa.

c. Generación y envío de alertas automáticas de retrasos en períodos de embarque

2. Sistema operativo para el monitoreo continuo de períodos de embarque y generación de alertas personalizadas.

3. Servicio automatizado que transere costos de importación al ERP Siesa.

4. Manuales de usuario, documentación técnica y capacitación completada para el equipo de ITALCOL

Metodología de trabajo

El plan de trabajo se desarrolla bajo metodologías ágiles, especícamente bajo el framework de gestión de proyectos Scrum ITALCOL deberá designar un dueño de producto (PO por sus sigles en inglés), con el que el equipo scrum mantenga constante comunicación con el cliente. Los lanzamientos del proyecto están programados para tener lugar cada tres semanas (Sprints), en donde el usuario podrá testear las funcionalidades entregadas en un ambiente de desarrollo. Cada funcionalidad se dará por entregada, después de un revisión del cumplimiento de los criterios de aceptación y de un tiempo de pruebas y calidad de software.

Cronograma de trabajo

Actividades

Fase I - Automatización de rmas y órdenes de compra

Fase II - Automatización de validación y extracción de datos

Fase III: Alertas de seguimiento y cálculo de costos

Tabla 2. Cronograma de actividades.

Ruta N Complex, Landing

Meses 1 2 3 4

Responsabilidades

ITALCOL

Facilitar los protocolos de comunicación necesarios y colaborar con guane para garantizar la compatibilidad de las plataformas.

Adquirir y gestionar las licencias de servicio de rmas para la operación continua de la solución automatizada.

Participar activamente en las fases de pruebas y validación, proporcionando retroalimentación oportuna para asegurar que la solución cumpla con los requerimientos establecidos.

Tabla 3. Responsabilidades de equipos.

Material proporcionado

GUANE

Diseñar, desarrollar e implementar la integración entre servicio de rmas (DocuSign/Autentic Latam) y PL, asegurando que los servicios funcionen de manera eciente y segura.

Proveer soporte técnico durante la fase de implementación y un período acordado post-despliegue para resolver cualquier incidencia que pudiera surgir.

Entregar toda la documentación técnica necesaria para el mantenimiento y futuras actualizaciones de la integración.

Los siguientes materiales y recursos se proporcionarán por parte de ITALCOL para la ejecución del desarrollo, y en base al cronograma previamente establecido:

1. Accesos y credenciales a sistemas internos como Portal Logístico (PL), ERP Siesa, SIMAD, plataformas de correo electrónico, WhatsApp Business API y plataformas de seguimiento de navieras.

2 Acceso a proveedores como AWS, Azure o Google Cloud

3. Acceso a documentación técnica y funcional, manuales y especicaciones de Portal Logístico (PL), ERP Siesa, SIMAD, APIs de servicio de rmas y navieras.

4. Acceso a esquemas de datos, diagramas y diccionarios de datos.

5. Datos y recursos de prueba como facturas comerciales, listas de empaque, certicados, documentos de transporte

6. Contactos principales y de soporte para coordinación.

7. Disponibilidad de stakeholders como gerencia de Logística Internacional, equipo nanciero y equipo TI.

8. Directrices de acceso y uso de datos.

Inversión

En la siguiente tabla se detallan los precios de entrega de los servicios que se describen en esta propuesta.

Costos

Duración Valor comercial

Fase I - Automatización de rmas y órdenes de compra

Automatización del Proceso de Firmas Comerciales 8 semanas COP $ 164’400 000 + IVA

Automatización de Órdenes de Compra de Contenedores en Siesa

Fase II - Automatización de validación y extracción de datos

Automatización de validación y diligenciamiento de datos provenientes de documentos de carga

Licenciamiento AURA

8 semanas $ 90’000 000 + IVA

Procesos logísticos Valor comercial

Costo mínimo de transacción mensual (Hasta 10 documentos procesados). 300 $ 6’000.000

Costo por transacción adicional 1 $ 18.000

Fase III: Alertas de seguimiento y cálculo de costos

Costos Duración Valor comercial

Alerta de Seguimiento de Período de Embarque 8 semanas $ 106’200.000 + IVA

Alerta de Seguimiento de Navieras

Automatización Cálculo de Costos de Importación

Tabla 4. Inversión proyecto de automatización

PÁGINA 23

La extensión del alcance descrito anteriormente se estimará de manera conjunta Los pagos se acuerdan según los alcances denidos y según las fechas señaladas en la Tabla 4. Los retrasos en la habilitación de protocolos de comunicación, entrega de credenciales, documentación y lógica del negocio serán costos asumidos por ITALCOL. Los depósitos a GUANE ENTERPRISES SAS, Cuenta Corriente #377-987963-61 en Bancolombia S.A. Código BIC/Swift: COLOCOBMXXX

Cancelación anticipada

Con motivo de la terminación anticipada y unilateral del contrato, ITALCOL pagará a guane emerging technologies una compensación equivalente al 50% del presupuesto total del proyecto.

Condiciones de pago y penalizaciones por mora

Las partes acuerdan que el pago de las facturas emitidas por EL CONTRATISTA se realizará conforme a las siguientes condiciones, y en caso de incumplimiento por parte de ITALCOL se aplicarán las penalizaciones descritas en la siguiente sección:

Condiciones de pago

ITALCOL deberá pagar las facturas presentadas por GUANE ENTERPRISES dentro del plazo de 30 días calendario contados a partir de la fecha de emisión de la factura. Los pagos deberán efectuarse en la cuenta bancaria indicada en la factura y en la moneda pactada en el contrato

Intereses por mora

Si ITALCOL no realiza el pago dentro del plazo establecido, se generarán intereses de mora desde el primer día de retraso, los intereses de mora serán liquidados sobre el saldo pendiente a la tasa máxima permitida por la ley a esa fecha, sin exceder en ningún caso en límite de usura jado y serán calculados de manera proporcional por día de atraso. El interés moratorio se acumulará hasta que se efectúe el pago total de la deuda pendiente.

Cargos administrativos por incumplimiento

El servicio será suspendido al día siguiente después del vencimiento de su factura. guane emerging technologies tendrá derecho a suspenderlo hasta que se regularice la deuda pendiente

Reconexión del servicio

Para reactivar el servicio AURA, una vez realizado el pago pendiente, se deberá abonar un costo adicional de reconexión de 40 USD.

Condiciones de aceptación

Las partes acuerdan que la prestación de los servicios objeto del presente contrato se sujetará a las siguientes condiciones de aceptación:

1. Cada entregable generado por guane emerging technologies será revisado y aprobado por ITALCOL. El proceso de revisión deberá realizarse dentro de un plazo no mayor a 15 días hábiles a partir de la entrega. En caso de que ITALCOL identique la necesidad de ajustes o correcciones en los entregables, se noticará a guane por escrito dentro de dicho plazo, especicando los aspectos a corregir

2. Si se identican observaciones o modicaciones requeridas en los entregables, guane contará con un plazo establecido entre las partes, para efectuar los ajustes solicitados y realizar la nueva entrega a ITALCOL. Esta nueva versión será nuevamente revisada y aprobada

3. Los entregables se considerarán aceptados cuando ITALCOL apruebe la versión nal sin solicitar ajustes adicionales, o si pasa el plazo de revisión sin que ITALCOL haya indicado observaciones o correcciones.

4. guane emerging technologies podrá realizar entregas parciales durante la ejecución del contrato, las cuales serán igualmente revisadas y aprobadas por ITALCOL bajo las mismas condiciones mencionadas.

5 La aceptación de cada entregable o servicio será formalizada mediante la rma de un acta de aceptación por parte de ITALCOL, que conrmará la conformidad con el entregable o servicio recibido.

Penalizaciones por incumplimiento

Las partes acuerdan que, en caso de incumplimiento de las condiciones establecidas en la presente oferta, se impondrán las penalizaciones descritas a continuación.

Retraso en la Revisión por parte de ITALCOL:

Automatización procesos de logística internacional

Italcol

Si ITALCOL no realiza la revisión del entregable dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles a partir de la fecha de entrega, guane emerging technologies tendrá derecho a:

1. Solicitar la emisión automática de un acta de aceptación nal para el entregable respectivo, considerándose aceptado en su totalidad, ITALCOL no podrá solicitar correcciones ni podrá realizar observaciones con posterioridad al término establecido anteriormente

2. Si la falta de revisión de los entregables por parte de ITALCOL genera un retraso en la ejecución del proyecto, ITALCOL asumirá los costos adicionales derivados de dicho retraso, según se demuestre. Estos costos serán detallados en una factura emitida por guane emerging technologies.

3. Si ITALCOL retrasa la entrega de insumos, datos, credenciales o accesos necesarios para ejecutar el contrato, la penalización comenzará a aplicarse desde el día siguiente a la fecha acordada.

4. Para el caso de formación y capacitación, el cliente deberá contar con disponibilidad para agendar dichas capacitaciones durante los siguientes 90 días calendario dentro del periodo de garantía. A partir del día 91, ITALCOL deberá solicitar una cotización bajo el concepto FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN.

Falta de Noticación de Observaciones por parte de EL CONTRATISTA:

5 Si ITALCOL no comunica por escrito las observaciones o correcciones necesarias dentro del plazo establecido, el entregable se considerará como aprobado. Cualquier solicitud posterior de corrección será gestionada como un servicio adicional con su respectiva cotización.

Formalización del Acta de Aceptación:

6. Si alguna de las partes se rehúsa injusticadamente a rmar el acta de aceptación una vez que se ha recibido la versión nal conforme a lo pactado, la parte afectada podrá:

a. Aplicar una penalización de 3% del valor del entregable por cada semana de retraso en la rma

Exoneración de Penalizaciones:

7. Las penalizaciones establecidas no se aplicarán si se demuestra que el incumplimiento o retraso fue causado por caso fortuito o fuerza mayor, debidamente documentado por la parte afectada

Garantía

guane emerging technologies ofrece 90 días calendario de garantía en algoritmos, implementación en la nube, comunicación de datos y rendimiento. guane utilizará los últimos algoritmos y frameworks de software para desarrollar el motor propuesto. Sin embargo, el rendimiento de los servicios estará limitado por la latencia intrínseca en las plataformas web

Resolución de conflictos

Cuando surjan diferencias o dudas sobre el cumplimiento de este contrato, se procederá a:

1) Noticar por escrito a la parte que se presume que ha incumplido este acuerdo.

2) Un máximo de tres (3) días después del envío de la comunicación, las partes se reunirán en las instalaciones del afectado y revisarán los puntos en cuestión.

3) Si no se presenta acuerdo entre las partes, las partes tendrán libertad para recurrir a los mecanismos judiciales o extrajudiciales que estimen oportunos.

Legislación aplicada

A este acuerdo se aplicará la legislación de la República de Colombia. Como prueba, este documento está rmado por quienes intervinieron, en la ciudad de Medellín y (ciudad del contratante), el (día) de enero del 2025, en dos copias de igual tenor y vigencia.

Términos y condiciones

Esta oferta mercantil se entenderá aceptada mediante orden de servicio o contrato enviado por ITALCOL a guane emerging technologies.

La vigencia de esta oferta comercial es de 30 días calendario, a partir de la fecha de recepción.

Condencialidad

guane emerging technologies garantiza la absoluta condencialidad en el manejo de la información entregada por ITALCOL

Por otra parte, se expresa que el contenido de la presente propuesta, incluyendo todas las tarifas, valores, términos y condiciones estipulados, se considera de carácter condencial

ID: QTE-ITCL-LIN-001 VERSIÓN: 01 FECHA: 10.01.2025 PÁGINA 27

entre guane emerging technologies e ITALCOL, y no podrá ser utilizado total o parcialmente por el cliente para propósitos distintos al objeto de esta propuesta

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