CÓMO DISMINUIR EL RIESGO DE UNA COMPRA EN TECNOLOGÍA

Mucho hemos escuchado de La transformación digital en la actualidad, y la realidad es que, más allá de ser un tema “de moda”, es algo que está sucediendo en este momento. De hecho, es algo que ya lleva un tiempo sucediendo, pero muchas empresas lo veían como algo muy lejano y no sentían la necesidad de montarse a esta ola hasta que llegó la pandemia. La pandemia nos llegó como un golpe duro, en realidad, en el que nos percatamos de nuestras falencias tecnológicas a nivel corporativo, cuando muchas empresas no pudieron seguir operando con su personal en cuarentena, desde casa. En este momento, nos dimos cuenta de que todo habría sido diferente si las empresas hubieran contado con un sistema o hubieran desarrollado una plataforma, aplicación móvil, etc.

Algunas empresas lastimosamente se quedaron en el camino, y otras apenas lograron sobrevivir. Pero como si nada, el tiempo ha pasado y hoy en día hemos vuelto a operar con regularidad y cada vez sentimos que la pandemia quedó atrás como un mal recuerdo, pero lo que no olvidamos es que nos dejó muchos aprendizajes. Y no me dejarán mentir, muchos empresarios se quedaron con la espinita de que les hacía falta tecnología y ahora que nos vamos recuperando, empiezan a buscar alternativas para sus empresas. Para la Industria Tecnológica esta es una excelente noticia, pero para los empresarios es todo un reto… ¿cómo elegir la mejor opción para mi empresa? El lado positivo es que opciones no hacen falta, tenemos a nuestra disposición muchísimas opciones de soluciones tecnológicas de hardware y software. Lo complicado de elegir, es que si hacemos una buena elección podremos decir que realmente esta compra habrá sido una “inversión” y que ha valido la pena. Pero, si elegimos mal, habrá sido un “gasto” que en lugar de facilitarnos la vida y mejorar nuestras operaciones y ventas, nos habrá ocasionado varios enojos, frustraciones y perder la fe en la tecnología.

Entonces, ¿qué podemos hacer para escoger de mejor forma? Como primer punto, evaluar la estrategia de tu negocio. No todas las tecnologías van a funcionar igual para cualquier empresa, y aunque nos parezca sorprendente, hay muchas empresas que no tienen claro cuál es su estrategia de negocios. Esta parte es vital para lograr que cualquier inversión que realicemos, incluidas las de tecnología, agreguen valor al negocio. Si las adquisiciones o compras que hagamos nos agregan valor, entonces habrán sido inversiones y no gastos. En este punto, muchos podrían pensar que se necesita medir ese “valor” y la primera opción que podríamos tener en mente es el ROI, lo cual en tecnología es bastante difícil de determinar. Pero podríamos hacernos algunos cuestionamientos para empezar, como por ejemplo: ¿Aporta valor para mis empleados porque simplifica el trabajo? ¿Aporta valor para mi empresa porque reduce el error humano y esto se ve reflejado en una reducción de pérdidas? ¿Aporta valor para mi cliente porque incrementa la eficiencia y puedo entregar mi producto más rápido?, etc.

Ahora, regresando al punto de la estrategia. Para iniciar con algo básico, debemos saber si nuestro negocio está compitiendo por precios o diferenciación; ya que determinará en qué tipo de tecnologías debería invertir. Si estamos compitiendo más por el lado de precios, debería buscar tecnologías que me ayuden a reducir costos, ya sea sustituyendo mano de obra o procesando grandes volúmenes de información en un menor tiempo que me permitan reducir el costo por unidad de procesamiento. Por el otro lado, si estoy compitiendo más por diferenciación, debería buscar tecnologías que le den a nuestro negocio una ventaja competitiva a través de un diferenciador clave que nos ayude a incrementar el market share o las ventas. Independientemente de la estrategia en la que esté enfocado mi negocio, debemos tomar siempre en cuenta que la tecnología que escojamos probablemente necesitará de otras para poder funcionar correctamente. Aquí es en donde nos ponemos a pensar en temas de infraestructura, hardware y software necesario para que esa tecnología específica que estoy buscando pueda ser implementada.

Una vez que tengamos claridad sobre la estrategia del negocio y con ello, qué tipo de tecnologías estoy buscando, podemos empezar a pensar en factores específicos que necesito evaluar de mis opciones y proveedores.

En el caso de compras de software, debería cuestionarme qué tan específico o especial es mi giro de negocio y si requiere mucha personalización; ya que existen muchas opciones de software “estándar” que podrían funcionar sin embargo, hay que indagar en alternativas más específicas basadas en las necesidades de cada empresa. También están los famosos “desarrollos a la medida”, que no están mal, pero mi sugerencia en este punto siempre es que no caigamos en inventarnos el “agua azucarada”. Si ya existe un software para lo que necesito, seguramente voy a encontrar varias opciones en el mercado y más de alguna se adaptará a mis necesidades. Recordemos que, si mi giro de negocios no es de tecnología, probablemente no sea tan buena idea meterme a desarrollar un software a la medida, mejor dejémoselo a los expertos.

Otro punto importante es el Costo. Regularmente las inversiones en tecnología son costosas, y lo mejor es definir un presupuesto para esta inversión, de esa forma ya buscamos opciones que estén en el rango de nuestro presupuesto. Pero no caigamos en querer algo “triple B” (Bueno, bonito y barato) y en querer gastar el mínimo posible en esto, porque en tecnología se suele cumplir mucho el dicho de que “lo barato sale caro”. Mejor evaluemos números y definamos un presupuesto que se acople a nuestras posibilidades sin caer en lo avaro. Por último, pensemos siempre qué otros costos pueden venir implicados en la tecnología que estoy evaluando, como por ejemplo: costos de instalación, capacitación, infraestructura, personal de IT, entre otros.

Ahora bien, un aspecto importante en cuanto al riesgo que existe de invertir en un software es analizar bien quién está detrás del mismo, es decir, ¿es una sola persona que desarrolló este software o es un equipo?, ¿hay una empresa detrás del mismo? ¿Es una marca reconocida?, de ser así ¿qué tipo de garantías me brindan al momento de que tenga algún inconveniente?, ¿qué tan actualizado se encuentra? Y ¿cada cuánto me brindan nuevas actualizaciones? Es importante hacernos estas preguntas, ya que debemos estar conscientes del riesgo que existe en temas de soporte y la posibilidad de que el software se vuelva obsoleto, lo cual no queremos que suceda muy pronto.

Por último, otro buen parámetro que nos puede servir para evaluar nuestra compra, es investigar otras empresas de mi giro de negocio que utilicen esta tecnología. Si son varias empresas de mi giro de negocio que se encuentran utilizándola, probablemente significa que le puede funcionar a mi empresa también. Y si logro pedir referencias específicas a una de ellas mucho mejor. Como vemos, son muchos factores que debemos analizar al momento de comprar tecnología y es importante estar conscientes de esto y no realizar compras porque es la tecnología que está de moda o la más cara, o la más económica; ya que el valor que nos pueda brindar, depende de muchas variables. Y es necesario realizar estas inversiones cada cierto tiempo para mantenernos actualizados y sacarle el máximo provecho.