Escala Studiedag overheidsopdrachten nj 18

vrijdag

vrijdag

7 / 12

14 / 12

Gent

Westerlo

STUDIEDAG

V ER A N T WOOR DEL I JK E T EC HNI S C HE DIEN S T

JUR IDI S C H A DV I SEUR

A A NKOOP MEDE W ER K ER P ROJEC T L EIDER

S TA FMEDE W ER K ER

FIN A NC IEEL V ER A N T WOOR DEL I JK E

Studiedag Overheidsopdrachten 2018

www.escala.be

Studiedag overheidsopdrachten 2018

De sessies richten zich zowel naar geïnteresseerden met een beperkte basis of als opfrissing als naar gevorderden (respectievelijk aangeduid met ‘*’ of ‘**’).

Concept Voor het zevende jaar op rij organiseert Escala de Studiedag Overheidsopdrachten. Ook deze keer houdt u uw kennis up-to-date tijdens één intensieve dag gevuld met juridische en praktische aspecten. De studiedag telt opnieuw 16 sessies waaronder 9 nieuwe topics en 3 nieuwe sprekers. datum

locatie

vrijdag 7 dec 2018 vrijdag 14 dec 2018

Escala Campus, Tramstraat 63, Zwijnaarde 4Wings, Nijverheidsstraat 13, Westerlo

9:00 – 9:30

Onthaal met koffie

9:30 – 10:50

Keuzesessie A

A1 ABC het stappenplan en de tijdslijn van uw overheidsopdracht *

A2 ABC uitvoering van de overheidsopdracht *

Sabine De Smit, Aankoopverantwoordelijke Provincie Oost-Vlaanderen

Roel Van Eetvelt, GD&A Advocaten

of

10:50 – 11:10

Koffiepauze

11:10 – 12:30

Keuzesessie B

B1 ABC opmaak bestek: valkuilen en uitvoeringsgerichte good practices * Rudi Claeys, Docent overheidsopdrachten en verzekeringen, Escala

of

B2 Uitvoering leveringen en diensten: goede praktijken en sancties * Joris Wouters,

Lunch met verzorgde broodjes

13:10 – 14:25

Keuzesessie C

C1 ABC evaluatie offertes en motivering gunning *

Bart Gheysens, Departement Mobiliteit en Openbare Werken

14:25 – 14:45

Koffiepauze

14:45 - 16:00

Keuzesessie D

D1 ABC digitaal plaatsen en verwerken van overheidsopdrachten * Johan Geerts, Geerts/ Denayer

of

D2 Sanctiemogelijkheden bij contractuele tekortkomingen van de opdrachtnemer ** Bart Gheysens, Departement Mobiliteit en Openbare Werken

www.escala.be

GSJ Advocaten

of

of

of

B3 Kwalitatieve selectie: werken met het UEA en de impliciete verklaring op erewoord **

Christophe Lenders, GSJ Advocaten

B4 Concessies: wat brengt de nieuwe concessieregelgeving **

of

Gitte Laenen, GD&A Advocaten

Jens Debievre, Lydian

C2 Wijzigingen tijdens de uitvoering van werken **

of

A4 Need to knows voor de leidende ambtenaar **

Joris Wouters,

GSJ Advocaten

12:30 – 13:10

Manik Peferoen, Rasschaert Advocaten

A3 Regelmatigheid offertes **

of

C3 Actuele rechtspraak: aandachtspunten plaatsing en gunning **

C4 Overheidsopdrachten verzekeren**

of

Tessa Jordens, GD&A Advocaten

D3 Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking **

of

Wim Rasschaert, Rasschaert advocaten

Rudi Claeys, Docent overheidsopdrachten en verzekeringen, Escala

D4 Opsplitsen in percelen sinds de nieuwe wet**

of

Neil Braeckevelt, Crivits & Persyn

Studiedag overheidsopdrachten 2018

keuzesessie A 9:30 – 10:50

A1

A3

ABC het stappenplan en de tijdslijn van uw overheidsopdracht *

Regelmatigheid offertes **

Tijdens deze inleidende sessie gaat de spreker in op de opeenvolgende stappen die door een aanbestedende overheid moeten worden doorlopen.

Zowel qua resultaat als qua timing is het belangrijk om voorafgaand een duidelijk en overzichtelijk beeld te hebben van de procedure en de consequenties van bepaalde keuzes als aanbestedende overheid.

Het uitstippelen van de tijdslijn zal afhankelijk zijn van de complexiteit van de opdracht en de gekozen plaatsingsprocedure.

Met het oog op het sluiten van een goede overeenkomst zal de spreker binnen elke fase wijzen op een aantal aandachtspunten en richtlijnen geven voor een minimumtijdslijn.

• De voorbereiding (gaande van marktonderzoek, definiëring van het voorwerp, keuze plaatsingsprocedure, opmaak bestek) • De bekendmaking en de transparantie • Gunningsfase (deze start bij ontvangst van de offertes en loopt tot en met het sluiten van de opdracht) • Uitvoering van de opdracht

Tijdens deze sessie gaat de spreker nader in op de problematiek van de regelmatigheid van de offertes. Wat zijn de voorwaarden om van een onregelmatigheid te spreken? Substantiële versus niet-substantiële onregelmatigheden? Wat zijn de gevolgen en hoe gaat u daarmee praktisch om? Welke aandachtspunten vloeien voort uit de rechtspraak? Een antwoord op deze en andere praktijkgerichte vragen mag u hierop verwachten.

Joris Wouters GSJ Advocaten

Sabine De Smit Aankoopverantwoordelijke Provincie Oost-Vlaanderen

A2

A4

ABC uitvoering van de overheidsopdracht *

Need to knows voor de leidende ambtenaar **

Het ‘ABC Uitvoering van de overheidsopdracht’ bevat een praktisch overzicht in een notendop van de belangrijke opeenvolgende stappen betreffende de uitvoering van de overheidsopdrachten vanaf de gunning van de opdracht tot en met de keuring en de oplevering ervan. Daarbij wordt telkens ingegaan op de rechten en de verplichtingen van het bestuur en de opdrachtnemer met aandacht voor de vervaltermijnen.

Als leidende ambtenaar is het soms wandelen op een slappe koord: wat zijn zijn/haar essentiële taken? Waar begint en eindigt de bevoegdheid? Wat kan wel en wat niet in bijzondere omstandigheden? Wat is de relatie met het college? Wat met het mandaat dat men krijgt? Welke rol kunnen derden (studie- of architectenbureau) spelen in dit proces en wat zijn daarbij bijzondere aandachtspunten? Een antwoord op deze en andere vragen krijgt u tijdens deze sessie.

Roel Van Eetvelt GD&A Advocaten

Christophe Lenders GSJ Advocaten

keuzesessie B 11:10 – 12:30

B1

B2

ABC opmaak bestek: valkuilen en uitvoeringsgerichte good practices*

Uitvoering leveringen en diensten: goede praktijken en sancties *

Slechts met een gedegen voorbereiding kan je een performant bestek opmaken dat de beste garantie biedt voor een efficiënte uitvoering.

In deze sessie gaan we in op de opbouw van een goed bestek aan de hand van enkele (goede en slechte) voorbeelden. Verder overlopen we een aantal tips voor de bestekteksten met het oog op die efficiënte uitvoering.

Tenslotte werken we passende maatregelen uit om de opgenomen clausules tijdens de uitvoering afdwingbaar te maken. Preventieve maatregelen kunnen voorkomen dat tot sancties moet worden overgegaan, want deze komen steeds te laat en worden altijd betwist ...

Slechts met een gedegen voorbereiding kan je een performant bestek opmaken dat de beste garantie biedt voor een efficiënte uitvoering.

Voorkomen en zo adequaat mogelijk ingrijpen als er zich toch problemen voordoen. Daar gaat het in deze sessie over. De spreker gaat in op diverse aspecten, de rechten en verplichtingen van de leverancier/dienstverlener en welke sancties desgevallend aan hem kunnen worden opgelegd.

Rudi Claeys Docent overheidsopdrachten en verzekeringen, Escala

Joris Wouters GSJ Advocaten

B3

B4

Kwalitatieve selectie: werken met het UEA en de impliciete verklaring op erewoord **

Concessies: wat brengt de nieuwe concessieregelgeving **

Bij Europese opdrachten is een verplicht gebruik van het UEA, dat sedert april 2018 elektronisch ter beschikking moet worden gesteld van de deelnemers. Bij Belgische opdrachten is het daarentegen verboden om het UEA te gebruiken en geldt een impliciete verklaring op erewoord.

Beide mechanismen pretenderen een administratieve vereenvoudiging te zijn voor de deelnemers. Maar is dat zo? Alleszins is in de rechtspraak de afwezigheid van het UEA reeds gesanctioneerd met de substantiële nietigheid van de deelname. Tijd voor een diepgravende analyse van beide systemen en hun toepassing in de praktijk, inbegrepen de rechtspraak.

Jens Debievre Lydian

Bij concessies wordt er aan de concessiehouder een exclusief exploitatierecht gegeven op het te realiseren werk of dienst. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de exploitatie van ondergrondse parkings, zwembaden, een cafetaria bij een sporthal, ...

De nieuwe regelgeving (wet dd 17/6/2016 en KB dd 25/6/2017) is van toepassing op concessies voor werken en op bepaalde dienstenconcessies. De toepassing van de regels op dienstenconcessies is afhankelijk van de geraamde waarde van de concessie. We gaan in deze sessie dus ook dieper in op de verplichting tot ramen en de wijze waarop. Verder staan we stil bij de procedureregels voor het in de markt zetten van concessies die onder of buiten het toepassingsgebied vallen van de nieuwe regelgeving. Zo vrijwaart u de beginselen van eerlijke mededinging en transparantie, teneinde maximale rechtszekerheid en kwaliteit te kunnen waarborgen.

Gitte Laenen GD&A Advocaten

keuzesessie C 13:10 – 14:25

C1

C2

ABC evaluatie offertes en motivering gunning *

Wijzigingen tijdens de uitvoering van werken **

De evaluatie van de offertes in het licht van gunningscriteria en de overeenstemming met andere bepalingen uit het (technisch) bestek (onregelmatige offertes) zijn de meest voorkomende gronden van bezwaren en verhaalprocedures.

Absolute prioriteiten om over te gaan tot een gunningsbeslissing zijn: een correct nazicht van de offertes op vlak van regelmatigheden, een correcte weging van de gunningscriteria en het voorzien van een duidelijke en afdoende motivering (loutere puntentoekenning bij de gunningscriteria volstaat bvb. niet als motivering).

Een aanbesteder moet bovendien steeds zijn eigen (plaatsings)regels volgen.

Spreker Manik Peferoen overloopt met u kort de belangrijkste aandachtspunten bij de evaluatie van de ontvangen offertes en de motivering van gunningsbeslissingen.

• Onregelmatigheden, abnormale prijzen, leemtes en verbeteringen • Toekenning van een gewicht en meegeven van een methodiek (verplicht?)

• Gebruik van subgunningscriteria • Wat met varianten en opties?

• Dubbele motivering van de evaluatie in de gunningsbeslissing (juridisch en feitelijk) • Hoe gaat u praktisch te werk?

In deze opleiding wordt het actuele rechtskader met betrekking tot wijzigingen aan een overheidsopdracht in uitvoering besproken.

In een eerste onderdeel komt het onderscheid tussen de diverse rechtsfiguren (wijziging sensu stricto, aanvullende opdrachten, speling van de hoeveelheden, klachten en verzoeken...) aan bod. In een tweede onderdeel worden de diverse wijzigingshypotheses vervat in de artikelen 37 t.e.m. 38/19 van het KB Uitvoering, en de hieraan verbonden toepassingsvoorwaarden, besproken. In een derde en laatste onderdeel wordt kort ingegaan op de administratieve afhandeling van een wijziging.

In de opleiding wordt aandacht besteed aan de recente, nationale en internationale, rechtspraak rond het thema.

Waar mogelijk worden de diverse hypotheses ook aanschouwelijk gemaakt met voorbeelden uit de praktijk.

Verder wordt ook aandacht besteed aan interactiviteit en is ruimte voorzien voor vraagstelling.

Manik Peferoen Rasschaert Advocaten

Bart Gheysens Departement Mobiliteit en Openbare Werken

›››

›››

C3

C4

Actuele rechtspraak: aandachtspunten plaatsing en gunning **

Overheidsopdrachten verzekeren **

De inwerkingtreding van het vernieuwde overheidsopdrachtenkader liet op zich wachten, maar sedert 30 juni 2017 mochten we aan de slag met de (vele) nieuwe bepalingen. Nu, praktisch een jaar later is het voor de aanbesteders, ondernemers en eenieder die met de regelgeving in aanraking komt, vaak nog een kluwen. De toepassing van de wetgeving in de praktijk loopt immers niet altijd even vlot. Ook het reparatie KB, dat in april werd uitgevaardigd, bracht niet de verhoopte duiding.

Het was zodoende wachten op de eerste arresten van de Raad van State waarbij het administratieve rechtscollege een aantal krijtlijnen zou uitzetten inzake de nieuwe regelgeving. Stapsgewijs werden de eerste arresten geveld die wij verder onder de loep zullen nemen. Houdt de vaste rechtspraak stand of komt er een kentering in de rechtspraak?

Tessa Jordens GD&A Advocaten

keuzesessie D 14:45 - 16:00

De verzekeringswetgeving vertoont een aantal aspecten welke moeilijk te verzoenen zijn met de overheidsopdrachten, zodat een aangepast bestek in een specifieke oplossing dient te voorzien.

Deze sessie gaat kort in op overheidsopdrachten voor verzekeringen maar vooral dieper in op verzekeringen als opgelegde verplichting bij andere overheidsopdrachten: • Verzekeringen als selectiecriterium en middel tot financiële garanties door de kandidaat • Verzekeringen als gunningscriterium : een beter verzekerde uitvoering van de opdracht biedt ruimere zekerheid • Verzekeringen als contractuele verplichting vooraleer de uitvoering kan gestart worden.

Tenslotte kunnen verzekeringen ook nog deel uitmaken van het technisch dossier en vormen ze een minimale technische eis waarvan niet mag worden afgeweken. In deze sessie krijgt u een totaaloverzicht in een notendop.

Rudi Claeys Docent overheidsopdrachten en verzekeringen, Escala

D1

D3

ABC digitaal plaatsen en verwerken van overheidsopdrachten *

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking **

E-procurement is een online elektronisch platform aangeboden door de FOD BoSa, met als doel om de gunningsprocedures te digitaliseren (https://my.publicprocurement.be ). E-procurement betekent met name de elektronische bekendmaking van overheidsopdrachten (e-notification) en de elektronische ontvangst van offertes (e-tendering). Van publicatie tot gunning en sluiting van de opdracht komt er dus geen papier meer aan te pas.

Onder de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten wordt e-procurement - op termijn - verplicht. Dit is nu reeds het geval voor de aankoopcentrales en dit najaar voor de overheidsopdrachten boven de Europese drempel.

Deze sessie gaat in op de relevante bepalingen rond e-procurement in de nieuwe wet én geeft een praktische voorstelling van de werking van het platform. Er is ook aandacht voor het digitaliseren van uw interne werking om zoveel mogelijk paperless te werken.

In de sessie ligt de nadruk op de effectieve onderhandelingen, waarbij tips en tricks worden gegeven om te komen tot de beste eindofferte of BAFO. De sessie wordt zeer praktisch opgebouwd met sprekende praktijkvoorbeelden waarbij ook de link wordt gelegd met de opdrachten van beperkte waarden (de aanvaarde facturen), en dit zonder te blijven hangen in een louter juridische benadering. In de marge wordt kort stilgestaan bij de toepassingsgevallen van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De motiveringsverplichtingen en de wet op de rechtsbescherming worden kort in het kader van deze procedure belicht.

Wim Rasschaert Rasschaert advocaten

Johan Geerts - Geerts/Denayer D2

D4

Sanctiemogelijkheden bij contractuele tekortkomingen van de opdrachtnemer **

Opsplitsen in percelen sinds de nieuwe wet **

In deze opleiding worden de diverse tools besproken waarover u beschikt bij een contractuele tekortkomingen in hoofde van de opdrachtnemer.

In een eerste onderdeel worden de diverse rechtsfiguren (straffen, vertragingsboetes, maatregelen van ambtswege maar ook bvb de korting wegens minderwaarde) van elkaar onderscheiden. In een tweede onderdeel worden de diverse sanctiemogelijkheden in detail besproken. Hierbij wordt telkens aandacht besteed aan (1) wanneer kan een bepaalde sanctie worden opgelegd, (2) wat de juridische basis is en (3) welke procedure moet worden gevolgd. Bij de vertragingsboetes wordt aandacht besteed aan de mogelijkheid de maximale boete te verhogen. Bij de straffen komen o.m. de nieuwe straffen aan bod in de strijd tegen de sociale dumping.

Bij de ambtshalve maatregelen worden de drie mogelijke maatregelen van elkaar onderscheiden, met hun voor- en nadelen en het gepaste toepassingsgebied.

Waar mogelijk worden de diverse hypotheses ook aanschouwelijk gemaakt met voorbeelden uit de praktijk en is er ruimte voor interactiviteit en vraagstelling.

Bart Gheysens Departement Mobiliteit en Openbare Werken

De nieuwe wetgeving stimuleert de indeling van overheidsopdrachten in percelen, onder meer om KMO’s een betere mogelijkheid te geven om deel te nemen aan dergelijke opdrachten. Er wordt vanaf een bepaald bedrag zelfs een bijzondere motivering vereist in geval een opdracht niet in percelen wordt onderverdeeld.

Ook bestaan er nieuwe mogelijkheden om het aantal percelen dat aan één inschrijver kan worden gegund te beperken. Niettemin blijkt het werken met percelen niet altijd even eenvoudig.

In deze sessie wordt stilgestaan bij de wijzigingen in de wetgeving inzake indeling van de opdracht in percelen, onder meer ook op vlak van de raming van de opdracht, de publicatieverplichtingen, etc.

Doorheen de sessie worden aan de hand van praktische voorbeelden de mogelijkheden, voordelen en valkuilen toegelicht.

Neil Braeckevelt Crivits & Persyn

Studiedag Overheidsopdrachten 2018 DEELNAME datum

locatie

7 dec 2018 14 dec 2018

Escala Campus, Tramstraat 63, Zwijnaarde 4Wings, Nijverheidsstraat 13, Westerlo

info en inschrijvingen

prijs € 195 non- en social profit € 345 vrije beroepers & profit (excl. BTW)

tel. 051 26 87 65 tine@escala.be www.escala.be eventcoördinator Carine Casteleyn carine.casteleyn@escala.be

inbegrepen: deelname aan de studiedag, een map met de slides van alle gevolgde sessies, een rugzakje met heel wat praktische en concrete kennis en de mogelijkheid om te netwerken en ervaringen uit te wisselen met collega’s uit uw sector.

inhoudelijke vragen Nick Mouton nick.mouton@escala.be

WAAROM INTEKENEN VOOR DE STUDIEDAG OVERHEIDSOPDRACHTEN? •

U kunt 4 sessies bijwonen die u zelf kiest uit het uitgebreide aanbod topics toegespitst op aanbestedende overheden (overheden, scholen, ziekenhuizen, ...)

• We staan stil bij belangrijke pijnpunten en nieuwe evoluties door rechtspraak en regelgeving, hierdoor bent u weer up-to-date!

• Ieder jaar integreren wij verschillende nieuwe topics en nieuwe sprekers in de studiedag.

• Uw evaluaties nemen wij ter harte zodat u op-en-top kwaliteit mag verwachten, zowel qua inhoud als sprekers.

• U komt in contact met verschillende collega’s, die allemaal gespecialiseerd zijn in overheidsopdrachten.

• De sprekers kunt u ook vóór en na de lezing aanspreken, en zo uw vragen stellen.

• U kan de documentatie van alle lezingen op papier ontvangen.

• Deelnameprijs bedraagt slechts € 195 (excl. BTW) voor deelnemers uit de social profit en publieke sector (€ 345 voor vrije beroepers en ondernemingen) • Verzorgde catering is inbegrepen in de kostprijs.

Volgende advocatenkantoren zijn onze expertisepartners voor deze studiedag: GSJ-advocaten en GD&A-advocaten (hoofdpartners), Lydian, Geerts/Denayer, Crivits & Persyn en Rasschaert-advocaten.

OVB: 5 juridische punten in aanvraag.

HOOFDPARTNERS

IN SAMENWERKING MET