M A N U E L D E L’ A C C O M PA G N AT E U R D E VA C A N C I E R
consignes générales
CONVOYAGE “ ALLER OU RETOUR “ VERS UN SEJOUR
Vous accompagnez des adultes handicapés mentaux et cette population demande une attention particulière. Les vacances des adultes débutent dès leur prise en charge. Ils sont généralement heureux de partir mais éprouvent également un certain stress causé par le voyage et l’appréhension d’un lieu de vacances inconnu. Les familles et les éducateurs ont également besoin d’être rassurés. Il est donc important de faire preuve de professionnalisme et de donner une image rassurante à tous vos interlocuteurs. Ainsi, les consignes générales vous rappellent les points principaux sur lesquels votre vigilance doit porter lors du convoyage « aller ou retour » vers un séjour. Si, à la lecture de ce manuel, des informations vous semblent obscures, n’hésitez pas à téléphoner au 03 84 76 93 35.
A l’aller, avant votre départ, prévoyez un pique-nique pour le repas du midi, sachant que nous avons demandé aux adultes d’en prendre un aussi. Au retour, avant votre départ, faites préparer un panier repas de petit déjeuner si vous voyagez de nuit et un pique-nique pour le midi (si nécessaire) pour vous et les adultes. (sauf consigne contraire, repas fournis sur le regroupement de Dijon au retour) Lors de votre convoyage, vous devez vous assurer que les personnes sous votre responsabilité sont toujours avec vous. Méfiez-vous des mouvements de foule. Lors des arrêts aux toilettes ou lors des changements (train, car...) vérifiez systématiquement vos effectifs. Au moindre problème, contactez la permanence d’Akhor Voyages au 03 84 76 93 35. Un adulte peut s’égarer facilement, il est donc impératif que vous soyez vigilant(e) lors de vos déplacements. Nous vous remercions pour votre sérieux et vous souhaitons un bon convoyage. L’équipe Akhor Voyages
1) RESPONSABLE DE CONVOYAGE : MISSIONS PRINCIPALES
2) CONSIGNES GÉNÉRALES POUR LE TRAIN
Pour l’efficacité, un responsable de convoyage peut être nommé quand plusieurs convoyeurs sont présents. C’est lui qui est alors en relation avec la permanence d’Akhor Voyages en cas de difficulté et qui donnera les consignes aux autres convoyeurs qui voyagent avec lui.
Le convoyeur (s’il est tout seul) ou le responsable convoyage a pour mission : - d’être le premier à accueillir les adultes et les personnes qui les accompagnent, - de prévenir Akhor Voyages si une personne est absente et d’informer de tout retard supérieur à la demi-heure, - de préciser le rôle de chaque accompagnateur (s’il y a lieu) pour la prise en charge des adultes, des bagages, et des enveloppes de médicaments pour la journée de transport. La prise en charge et l’accompagnement des adultes font l’objet d’une fiche de consignes en page 4 de ce manuel. La prise en charge et le transport des bagages font l’objet d’une fiche de consignes en page 5. La prise en charge et le transport des enveloppes de médicaments font l’objet d’une fiche de consignes en page 6 du manuel. 2
MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
Quand vous recevez les éléments, assurez-vous que vous avez tous les billets des personnes que vous allez accompagner. Si vous êtes plusieurs convoyeurs, c’est la personne nommée responsable qui a tous les billets (le vôtre, ceux des adultes et les tickets de métro si nécessaire). Si vous avez du temps, pensez dès votre arrivée à la gare, ou lors de votre montée dans le train, à signaler votre présence au personnel de la SNCF (bureaux accueil, contrôleurs, chef de gare...). Les agents de la SNCF pourront aiguiller les personnes qui éventuellement vous cherchent et ils sont d’une aide précieuse lors des changements ou des situations délicates. Si votre train (ou car...) à plus de 30 minutes de retard, veuillez nous prévenir au 03 84 76 93 35 afin que nous puissions réorganiser votre arrivée. Si vous prenez en charge des adultes lors de votre parcours et que le train va s’arrêter uniquement 2 minutes : dès votre montée prévenez le contrôleur afin qu’il vous attende avant de donner l’ordre de départ du train au moment de cette nouvelle prise en charge. N’oubliez pas de demander aux adultes, qui sont déjà installés dans le wagon, de vous attendre tranquillement. Rassurez les quant à votre retour...
...consignes générales
CONVOYAGE “ ALLER OU RETOUR “ VERS UN SEJOUR
Suite : pour prendre le train
Lieu de rendez-vous sur les quais : A l’aller, les adultes sont convoqués impérativement sur le quai du train 15 minutes avant le départ. Ils doivent se rendre : - à la voiture indiquée sur les listes (attention pas toujours celle indiquée sur le billet) - au niveau du deuxième wagon s’il n’y a pas de réservation. A Paris, les quais sont le plus souvent accessibles avec le billet de train, les adultes ne peuvent donc pas se rendre au wagon. Vérifiez, si l’accès au quai est limité et selon les cas les prendre en charge en début de quai ou devant le wagon. Au retour, les familles et les foyers sont convoqués sur le quai d’arrivée de votre train.
4) AUTRES CONSIGNES
Argent de poche des vacanciers Si on vous propose de prendre de l’argent de poche pour les adultes, vous devez le refuser. Vous en seriez tenu(e) pour responsable en cas de perte ou de vol. Demandez aux éducateurs et aux familles de le placer dans la valise où il sera facilement récupéré par l’adulte dès son arrivée sur le centre de vacances.(avec le traitement médical par exemple).
3) CONSIGNES GÉNÉRALES POUR LE CAR
Les adultes sont convoqués devant les gares SNCF (parfois au foyer), 15 minutes avant le départ. Avant le départ du car, le responsable convoyage s’assure du respect des consignes concernant l’accueil et la présence de tous les adultes, la prise en charge des bagages, la présence des enveloppes pour la prise de médicaments durant la journée. Attention, pendant le voyage, les médicaments doivent toujours être surveillés pour que les adultes n’y aient pas directement accès. (Rappel : la prise en charge et l’accompagnement des adultes font l’objet d’une fiche de consignes en page 4 de ce manuel. La prise en charge et le transport des bagages font l’objet d’une fiche de consignes en page 5. La prise en charge et le transport des enveloppes de médicaments font l’objet d’une fiche de consignes en page 6 du manuel).
REPÈRES VISUELS
QUATRE COULEURS
Pour le convoyage aller, les séjours sont répartis selon quatre catégories. Chaque catégorie se voit attribuer une couleur : verte, bleu, orange ou rouge. Suivant le séjour choisi, une même couleur sera attribuée au badge d’indentification de l’adulte, aux étiquettes de ses bagages, à la couleur de ses « enveloppes médicaments » et apposée sur le car qui l’amènera à sa destination de séjour.
Pour le convoyage retour, l’attribution des couleurs est remise en question et vous devez détruire les anciennes étiquettes, les anciens badges, et les anciennes « enveloppes médicaments ». Vous recevez, à la fin du séjour et avant de repartir, les nouvelles étiquettes, les nouveaux badges et les nouvelles « enveloppes médicaments ».
Pensez à reprendre à l'arrivée les badges plastiques des adultes et du personnel qui serviront pour le retour.
MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
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vacanciers et formalités INSTRUCTIONS CONVOYAGE
1- CONTEXTE
Au préalable des séjours, les informations et les instructions sont données au foyer ou tuteur du vacancier afin de s’assurer que : . le vacancier a ses papiers selon sa destination : CNI, passeport... . le vacancier a souscrit aux formalités de santé selon sa destination. . Le vacancier a son « badge identité » (reçu au préalable par courrier)
(avec les spécifications) et les titres de transport (billets de train...)
Objet de cette fiche d’instruction : convoyer chaque vacancier du lieu de prise en charge au lieu principal de regroupement, puis de ce lieu aux destinations de séjour.
Destinataires des instructions : - les responsables des convoyages - les convoyeurs.
Les convoyeurs ont reçu : le listing des vacanciers à convoyer
2- L’ACTION DE CONVOYAGE
Acteurs concernés : Les « responsables convoyage » et les convoyeurs qui accompagnent un ou plusieurs vacanciers (en une ou plusieurs étapes). Actions à mener, avant le jour « j » Dès réception des instructions sur votre convoyage, étudiez les minutieusement. Si des informations vous semblent obscures, n’hésitez pas à nous téléphoner au 03 84 76 93 35.
Le jour « j » - être repérable, et pour ce faire vous devez : porter votre tee-shirt Akhor Voyages et votre badge, avoir votre pancarte Akhor Voyages (servez-vous pour cela de la couverture de ce manuel : vous disposez ainsi d’une pancarte avec le logo Akhor Voyages au format A4).
- disposer d’un stylo pour prendre des consignes ou des informations,
- accueillir les vacanciers qui prennent le train, soit en début de quai quand les
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quais ne sont accessibles qu’avec le billet de train, soit au numéro de voiture indiqué sur les listes convoyages (pas toujours celui du billet), - accueillir les vacanciers qui prennent le car : en général, le car est stationné devant la gare SNCF, ou suivre les instructions qui ont été transmises,
- faire les premières vérifications obligatoires : vérifier le badge du vacancier, par rapport à votre listing de convoyage : destination, couleur du badge et nom du vacancier, (quand le vacancier part à l’étranger : vérifier qu’il a bien ses papiers selon la destination et les instructions qui vous ont été données)
- faire descendre ou monter les vacanciers en toute sécurité dans les moyens de transport (et tout particulièrement dans les cars)... - pointer les vacanciers à chaque montée ou descente d’un moyen de transport (par rapport au listing convoyage).
MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
COMMENTAIRES
Les instructions sur les formalités pour l’étranger (pièces d’identités et santé) sont données à l’inscription.
Les instructions complémentaires (aux foyers et tuteurs pour le convoyage du vacancier) sont adressées par courrier, un mois avant les départs. (cf. aussi, les instructions de convoyage pour les bagages et les enveloppes médicales).
COMMENTAIRES
Un responsable convoyage est nommé lorsque plusieurs personnes sont nécessaires pour encadrer un groupe.
Si vous êtes plusieurs encadrants sur un convoyage, c’est la personne nommée responsable qui a tous les billets (les vôtres et ceux des adultes, ainsi que les tickets de métro si nécessaire).
Si un adulte n’est pas présent au départ, téléphoner au 03 84 76 93 35 rapidement avant l’heure de départ et nous vous indiquerons la marche à suivre. Quand vous téléphonez : donnez votre numéro de convoyage. Les vacances des adultes débutent dès leur prise en charge. Ils sont généralement heureux de partir mais éprouvent parfois un certain stress causé par le voyage et l’appréhension du lieu de vacances inconnu. Il est important de vous présenter aimablement et de donner une image rassurante tout au long du convoyage.
bagages des vacanciers
INSTRUCTIONS CONVOYAGE
1- CONTEXTE
Le foyer ou le tuteur doit : . s’assurer que le vacancier a bien étiqueté ses bagages : destination, couleur, nom, . respecter les normes : nombre de bagages, poids et encombrement (cf. en particulier les normes pour le transport par avion). Objet de l’instruction : - convoyer les bagages de chaque vacancier du lieu de prise en charge
2- L’ACTION
- vérifier l’étiquetage de chaque bagage du vacancier : destination, couleur et nom du vacancier mentionné (par rapport au listing convoyage) et quand le vacancier part à l’étranger, contrôler le nombre et l’encombrement des bagages, - faire respecter les normes de rangement des bagages par couleur, dans la soute du car, - ranger à part les bagages mal ou non étiquetés (mettre une étiquette provisoire).
3- L’ACTION «REGROUPEMENT »
Acteurs concernés : le responsable des bagages et son équipe sur le lieu principal de regroupement.
Actions à mener : - décharger les bagages des vacanciers de la soute des cars au fur et à mesure des arrivées, - porter chaque bagage identifié par son étiquette à l’emplacement du bus desservant la destination de séjour : cf. numéro et destination mentionnés sur le bus,
au lieu principal de regroupement, puis de ce lieu aux destinations de séjour.
Les destinataires de l’instruction Les responsables convoyage et les convoyeurs, le « responsable contrôle des bagages » sur le lieu principal de regroupement et son équipe.
Autres actions relais : - remettre les bagages au convoyeur qui assure un relais (s’il y a lieu), - signaler les bagages (mal ou non étiquetés) à l’arrivée au lieu de regroupement principal, - passer le relais au « responsable bagage » et à son équipe, à l’arrivée sur le lieu principal de regroupement.
- recharger chaque bagage dans la soute du « bus de destination » et pointer chaque bagage par rapport au listing des vacanciers affectés à cette destination, - donner le feu vert de départ quand le chargement des bagages dans la soute d’un car est terminé afin de passer le relais pour la montée des vacanciers.
COMMENTAIRES
Les informations sur les bagages pour l’étranger (poids, nombre, encombrement) sont données à l’inscription (cf. aussi les informations données concernant les formalités pour l’étranger : pièces d’identité et santé...) Les instructions aux foyers et tuteurs pour l’étiquetage sont adressées par courrier, un mois avant les départs.
COMMENTAIRES
Un responsable convoyage est nommé lorsque plusieurs personnes sont nécessaires pour encadrer un groupe.
Sur le lieu principal de regroupement est présent un espace de réception et de tri pour les bagages. Ils sont déchargés, regroupés, puis rechargés dans les soutes des cars selon les destinations de séjour.
COMMENTAIRES
La destination de séjour est identifiée sur le car.
cf. aussi, les fiches d’instructions pour les convoyages des : - vacanciers/formalités, - enveloppes médicales
MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
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“enveloppes médicaments” INSTRUCTIONS CONVOYAGE
1- CONTEXTE
Instructions données au préalable des séjours : le foyer ou le tuteur du vacancier doit mettre dans des enveloppes séparées le traitement médical pour une durée d’une journée de transport ou plus (une enveloppe par prise de médicaments ; les médicaments étant distribués selon les indications). Objet de l’instruction : - convoyer les enveloppes médicales
2- L’ACTION
-vérifier sur votre listing de convoyage, lors de la prise en charge d’un vacancier, s’il doit prendre des médicaments durant le temps de transport et récupérer les enveloppes médicales dès la prise en charge pour les convoyer vous-même, - vérifier le (les) moment(s) où chaque vacancier doit prendre ses médicaments à partir des indications jointes, - distribuer les médicaments suivant les indications jointes, - faire un premier rangement des enveloppes médicales par couleur (les séjours sont répartis suivant quatre couleurs). 3- L’ACTION «REGROUPEMENT »
Acteurs concernés : - le responsable « médicaments » et son équipe sur le lieu principal de regroupement.
Actions à mener : - récupérer, sur le lieu principal de regroupement, toutes les enveloppes médicales auprès des différents convoyeurs et contrôler que la récupération est complète, 6
MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
de chaque vacancier du lieu de prise en charge au lieu principal de regroupement, puis de ce lieu aux destinations de séjour.
Les destinataires de l’instruction - les responsables convoyage et les convoyeurs, le responsable du tri des médicaments sur le lieu principal de regroupement et son équipe.
Autres actions relais : - remettre les enveloppes médicales au convoyeur qui assure votre relais (s’il y a lieu), - remettre les enveloppes rangées par couleur au responsable « médicaments » à l’arrivée sur le lieu principal de regroupement, - partir du lieu principal de regroupement avec, dans le car, le(s) carton(s) des enveloppes médicales regroupées qui vous est (sont) attribué(s) .
- regrouper les enveloppes venant des différents convoyages dans des cartons identifiés par couleur et par destination de séjour, - s’assurer que chaque carton est bien affecté au car qui dessert la (les) destination(s) de séjour(s).
COMMENTAIRES
Les instructions aux foyers et tuteurs pour les enveloppes médicales sont adressées par courrier, environ 15 jours avant les départs.
Dans une enveloppe sont mis les médicaments concernant une prise avec les indications de distribution (moment et conditions de prise...)
COMMENTAIRES
Un responsable convoyage est nommé lorsque plusieurs personnes sont nécessaires pour encadrer un groupe. Le rangement des enveloppes médicales se fait par couleur dès le premier convoyage. Il prépare le tri final sur le lieu principal de regroupement.
Sur le lieu principal de regroupement est présent un espace de réception et de tri pour les enveloppes médicales.
COMMENTAIRES
La destination de séjour est identifiée sur le carton et sur le car.
cf. aussi, les fiches d’instructions pour les convoyages des : - vacanciers/formalités, - bagages des vacanciers.
CONVOYAGE “ ALLER OU RETOUR “ VERS UN SEJOUR
consignes spécifiques - notes
« Consignes de rangement des bagages dans la soute d’un car »
RANGEMENT DES BAGAGES DANS LES CARS
Au moment de charger les bagages de chaque vacancier dans la soute des cars, il est demandé de respecter un ordre de rangement par couleur. Ce respect strict des consignes permet de décharger et de recharger efficacement (dans les lieux de regroupement), en minimisant le risque d’erreur. Le chauffeur du car connaît les consignes de rangement. Toutefois, il est bon que les convoyeurs les connaissent aussi pour aider et contrôler les opérations. Dans l’exemple ci-contre, le rangement est présenté selon trois couleurs (vert, bleu, orange et violet) selon les étiquettes des bagages. ALLER SEJOURS HIVER 2011
COULEURS
Avant du bus
Avant Gauche du bus Vert
Avant Droit du bus Bleu
arrière Gauche du bus Rouge
arrière Droit du bus Violet
VILLES RETOUR
Alsace
Rouge
Aix les Bains
Bruxelles
Rouge
Avignon
Blois
Chalet Abondance Equitation Fréjus
Karting
Moto Neige et chien de traineau Nestuby
Site aux Charmes Ski alpin
Ski de fond Tunisie
Rouge Vert
Violet Bleu
Violet
Violet Bleu
Violet Violet Violet
Rouge
COULEURS
Bleu
Arles
Bleu
Amiens
Violet Rouge
Beauvais
Violet
Chateauroux
Vert
Colmar
Bleu
Creil
Violet
Dunkerque
Violet
Laon
Les Aubrais Orléans Lille
Limoges
Bleu
Montpellier
Bleu
Mulhouse
Bleu
Nice
Rouge
Orléans
Paris gare de l'Est
Paris gare de Lyon
Paris gare du Nord
Paris gare St Lazare Reims
Rennes
Vert
Rouge Rouge Rouge Vert
Bleu Vert
St Maur des Fossés Vesoul
Violet Bleu
Montélimar
Tournus
Vert Vert
Montbard
Rouen
Violet
Vert
Rouge Violet Vert
MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
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formalités convoyages n°1 INSTRUCTIONS CONVOYAGE
“Suite à un changement informatique, ce document est suceptible d’avoir une présentation différente”
Convoyage ALLER
Permanence téléphonique : N° de convoyeur :
Votre séjour :
03.84.76.93.35
1325
N° du convoyeur
Lourdes
Votre séjour
Pour aller à votre ville de convoyage
Votre feuille de route, pour vous rendre sur votre ville de convoyage Nom
Nom du convoyeur
N° de portable
SIEGWART
Heure de départ
01.23.45.67.89
Contrôle
EMMANUELLE
Votre numéro de téléphone Date de votre départ
05h54
Heure de départ de votre ville
LAON
Rendez-vous avec les vacanciers
LILLE
Votre ville de départ
PB
Prénom du convoyeur
31/07/2010
Date de départ
La ville de votre convoayge
Prénom
Personne qui a créé le convoyage
Votre billet de train
Votre ville de départ
pour vous rendre à la ville où vous réceptionnez les vacanciers
Aucun frais ne sera remboursé sans accord préalable de Akhor Voyages Vous devez porter impérativement votre tee-shirt Akhor Voyages pendant tout le voyages Bon voyage à tous 8
MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
formalités convoyages n°2
CONVOYAGE “ ALLER OU RETOUR “ VERS UN SEJOUR
“Suite à un changement informatique, ce document est suceptible d’avoir une présentation différente”
Convoyage ALLER
Permanence téléphonique : N° de convoyeur :
03.84.76.93.35
1325
N° du convoyeur
Convoyage en direct par la SNCF Prise en charge des vacanciers
Vous convoyez un ou plusieurs vacanciers. Nous vous prions de suivre à la lettre les consignes qui suivent : - pour tout problème que vous pourriez rencontrer, une permanance est en place pendant toute la durée du convoyage. Vous ne devez en aucun cas pendre une décision seul. - Il vous manque un vacancier : 1/4 d’heure avant le départ, téléphonez au foyer. Dans l’hypothèse où le vacancier ne partirait pas, téléphonez à Akhor Voyages. - Votre train a du retard ; dès que possible, téléphonez à Akhor Voyages. - pour toute anomalie ; téléphonez à Akhor Voyages.
Date de rendez vous
Rendez-vous avec les vacanciers Premier lieu de prise en LAON charge des vacanciers
heure de rendez-vous
31/07/2010
Nombre de vacanciers pris en charge
10h45 41
Date de votre rendez-vous Heure de votre rendez-vous
Nombre de personnes dans le car
Votre contact au rendez-vous et votre lieu de rendez-vous OUI Précision si vous avez rendez-vous avec des
Educateur ou famille des vacanciers
Accompagnateur Alhor Voyages Moyen
La ville d’arrivée DIJON
NON
BUS 06
éducateursou des encadrants Akhor Voyages Votre moyen de transport
Votre ville de d’arrivée
Aucun frais ne sera remboursé sans accord préalable de Akhor Voyages Vous devez porter impérativement votre tee-shirt Akhor Voyages pendant tout le voyages Bon voyage à tous MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
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MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
Handicap Cf : légende
Tel. d’urgence de l’établissement
N° de client
Fonction des encadrants dans le convoyage
Légende handicap
Début : signifie première prise en charge pour les encadrants d’Akhor
Heure de départ
Première ville de convoyage pour l’encadrant
Heure de d’arrivée
Séjour de l’adulte
Informations pour les encadrants sur le même trajet
Votre moyen de transport
INSTRUCTIONS CONVOYAGE
formalités convoyages n°3
“Suite à un changement informatique, ce document est suceptible d’avoir une présentation différente”
formalités importantes
CONVOYAGE “ ALLER OU RETOUR “ VERS UN SEJOUR
Vous trouverez ci-dessous la liste des séjours pour lesquels les encadrants et les adultes devront avoir obligatoirement sur eux le jour du départ les papiers nécessaires pour pouvoir partir. Si un adulte n’a pas ses papiers il faudra obligatoirement téléphoner à la permanence Akhor Voyages afin que nous vous indiquions la marche à suivre. Formalités nécessaires : ARINELLA CORSE : COSTA BRAVA VILLA : CROATIE : FIGUEIRA : GRECE HOTEL : GUADELOUPE : LLORET DEL MAR MADERE MONTNYAMAR HOTEL NEW YORK
carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire carte d’identité et CEAM en cours de validité obligatoire passeport biométrique en cours de validité obligatoire de plus de 6 mois
NUMEROS UTILES
AKHOR VOYAGES : - PERMANENCE (heures de bureau) : 03.84.76.93.35 - N° D’URGENCE PRIORITAIRE (24/24H) : 06.74.47.75.20 - N° D’URGENCE “ DIRECTION “ : 06 08 03 30 43
APPEL SAMU : 15 APPEL POMPIERS : 18
...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Notes : ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................
AKHOR VOYAGES 34, rue Jean Jaurès - BP10277 - 70005 Vesoul Cedex - Tél. : 03 84 76 93 35 MANUEL DU CONVOYEUR - NOVEMBRE 2011
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N° AKHOR VOYAGES : 03.84.76.93.35 - N° D’URGENCE (24/24H) : 06.74.47.75.20
« Dépliez le visuel du logo Akhor Voyages - vous vous en servirez comme pancarte pour rassembler les vacanciers »