Digitalisering en informatisering in stroomversnelling

Digitalisering is voor corporaties, mede door de coronacrisis, in een stroomversnelling gekomen. Kerntaken van woningcorporaties, zoals bouwen, renoveren en communiceren, worden steeds meer geleid en ondersteund door IT­ en datagedreven oplossingen. Die helpen corporaties om de juiste inzichten te krijgen en om proactief te communiceren met woningzoekenden en huurders.

Corporaties staan voor grote uitdagingen. ‘De overheid wil veel huizen bouwen, liefst zo duurzaam mogelijk en tegen scherpe inkoopprijzen. Daarbij wil de overheid de leefomgeving goed houden. Een andere uitdaging voor corporaties is het vinden van goed personeel,’ zegt Marije de Vreeze, bestuurslid van CorpoNet, een netwerk voor digitalisering, IT-security en -architectuur van en voor corporaties. De Vreeze is tevens manager Informatisering & Digitalisering bij woningcorporatie Vidomes. ‘Op het gebied van digitalisering wil CorpoNet de kennisuitwisseling tussen corporaties faciliteren door visies te delen en ervan te leren. Eén plek waar corporaties al hun kennis en informatie kunnen delen is een sterke basis om de sector verder te professionaliseren.’

Geen concurrenten

De laatste jaren groeit binnen corporaties de aandacht voor informatisering en automatisering sterk. ‘Niet alleen doordat tegenwoordig alles draait om digitale communicatie, maar ook omdat huurders dat van corporaties verwachten. Zij willen zaken zelf online kunnen regelen, zoals het inplannen en volgen van reparaties. Een grote huurderstevredenheid is cruciaal voor corporaties.’ Omdat corporaties geen concurrenten zijn, kunnen zij op allerlei fronten samenwerken. De Vreeze: ‘We zijn met hetzelfde doel bezig. Om informatie met elkaar te delen, worden corporaties steeds transparanter. Die openheid neemt vooral de laatste jaren toe. We zijn bereid om informatie met elkaar te delen. Dat is goed om onze dienstverlening voor huurders te verbeteren, niet alleen op het vlak van vastgoed en huisvestiging, maar ook op financieel gebied.’

Cyber security

Daarnaast is security voor corporaties een extra trigger om samen te werken, merkt De Vreeze. ‘Vorig jaar kreeg een aantal corporaties te maken met een hack die grote impact had op hun dienstverlening. Dat onderstreepte de noodzaak om deze dreiging gezamenlijk onder controle te krijgen. Daarvoor hebben we vanuit CorpoNet recent de WoCo-ISAC opgericht. Dit is een Information Sharing and Analysis Centre voor woningcorporaties waarin we signalen over security met elkaar delen.’

Bouwstenen

Voor digitalisering is het belangrijk om alle bouwstenen goed te organiseren. De Vreeze: ‘Dat gebeurt op drie fronten: menselijk, technisch en organisatorisch.

Aan de menselijke kant geldt dat medewerkers digitaal vaardig en bewust van cyber security-risico’s moeten zijn. Aan de technische kant geldt dat systemen in de cloud moeten werken en kunnen worden gekoppeld. Ook hebben medewerkers de juiste apps nodig om hun werk te doen. Tot slot is het belangrijk dat processen voor onder andere bedrijfsvoering, financiën, vastgoed en onderhoud optimaal worden georganiseerd. Het is nodig dat corporaties eerst deze bouwstenen goed in beeld hebben.’

Resource Planning) en migreren nu ook naar een cloudversie van hun systeem.’ De Vreeze noemt een ander voorbeeld waaraan brancheorganisatie Aedes werkt: ‘Iemand die gaat huren, moet veel zaken invullen, waaronder digitale inkomensgegevens. Deze gegevens zijn al bekend bij de Belastingdienst, dus als de corporatie die gegevens zelf opvraagt, wordt het voor de huurder een stuk makkelijker. Corporaties werken al met de digitale inkomenstoets, waardoor de huurder die gegevens hoeft niet op te zoeken. Dat is veel klantvriendelijker.’

Digitaal stelsel gebouwde omgeving

Een ander voorbeeld is de rol die corporaties spelen in een digitaal stelsel voor de gebouwde omgeving (DSGO). De Vreeze: ‘Deze samenwerking loont voor corporaties, wij hebben vergelijkbare processen en vergelijkbare uitdagingen. Door met een leverancier in één keer over een contract te onderhandelen, staan we sterker. Samen kun je meer resultaat behalen dan als individuele corporatie. Bovendien, als je samenwerkt aan standaardisatie gaat ook het updaten van software veel efficiënter.’ Daarnaast vragen steeds meer corporaties hun leveranciers om digitaal en met hetzelfde formaat te factureren. ‘Daardoor komen de facturen rechtstreeks in het systeem van de corporatie terecht. Vervolgens zijn zij direct klaar om te worden verwerkt.’

Voorspellen

Ook met aannemers willen corporaties meer data uitwisselen. ‘Digitalisering helpt onder andere om te voorspellen welk onderhoud wanneer nodig is en om faalkosten te verminderen. Daarom investeren corporaties om hun vastgoed digitaal goed in beeld te hebben. Door deze gegevens, zoals de locaties waar leidingen liggen, te digitaliseren en te delen, hoeft de aannemer slechts één keer te komen en dat bespaart tijd en geld.’

Kunstmatige intelligentie

Digitale inkomensgegevens

Inmiddels zijn vormen van samenwerking te zien op strategisch en operationeel niveau. Een voorbeeld van zo’n samenwerkingsverband is A+, een samenwerking van acht corporaties. ‘Deze corporaties werken sinds enige tijd met hetzelfde ERP-systeem (Enterprise

Deze vormen van samenwerking worden in de toekomst extra ondersteund door innovaties als kunstmatige intelligentie of artificial intelligence. ‘Kunstmatige intelligentie kan op elk terrein worden gebruikt,’ onderstreept De Vreeze. ‘Door te voorspellen waar een huurder last van kan krijgen, kun je als corporaties bijvoorbeeld reparatieverzoeken voorspellen en daarop proactief inspelen. Dat soort gegevens, bijvoorbeeld meldingen van afval op straat, helpt ook om bijtijds te zien of een wijk extra aandacht nodig heeft. Door met alle partijen in de wijk informatie uit te wisselen en actie te ondernemen, worden huurders en andere bewoners nog beter ondersteund. Door digitalisering en informatisering kunnen de juiste partijen de juiste dingen doen op het juiste moment.’