Socio-techniek stimuleert natuurlijke ontmoetingen

Beveland Wonen nam kort na de organisatorische fusie half 2020 haar intrek in een nieuw pand in Goes. Het bestaande gebouw is omgetoverd tot een duurzaam, gasloos kantoor dat voldoet aan het socio ­technisch gedachtengoed van Beveland Wonen. In deze benadering staan de relatie tussen mensen, hun onderlinge relaties, de structuur, de systemen en hun onderlinge samenhang centraal.

Bestuurder Peter Bevers was, als gepromoveerd organisatiewetenschapper, ooit betrokken bij de bouw van een nieuw kantongerecht en de inrichting van een nieuwe manier van werken binnen een rechtbank. Daarbij maakte hij onder meer gebruik van sociotechniek. ‘Doel was de tevredenheid en effectiviteit van de organisatie te vergroten en binnen de organisatie beter samen te werken. Socio-techniek is bij uitstek geschikt voor organisaties die de kwaliteit van de organisatie, de kwaliteit van het werk en de kwaliteit van de werkrelaties centraal stellen.’ direct betrokken. De huurdersvereniging kreeg een eigen locatie in de directe nabijheid van het kantoor van Beveland Wonen. Bevers: ‘Van tevoren hebben we de randvoorwaarden geschetst en daarvoor kregen wij volledige steun. Vervolgens heeft een interne werkgroep onze ideeën met een architect tot in detail uitgewerkt.’ Met deze huisvesting is het gebouw aan zijn derde leven begonnen. ‘Met socio-techniek gebruiken we techniek om sociale invloed uit te oefenen en ons gebouw in te richten voor ontmoetingen. Het openbare gedeelte is daarin bijvoorbeeld onzichtbaar gescheiden van het niet-openbare gedeelte. Daarmee laten wij zien wat wij willen zijn: transparant en toegankelijk. Mijn werkplek bevindt zich bijvoorbeeld centraal in het pand, op de eerste verdieping. Omdat ik als bestuurder letterlijk zichtbaar wil zijn voor medewerkers en bezoekers bevat mijn kantoor veel glas. Ik wil daarmee uitstralen dat ik geen geheimen heb.’

Transparant

Sociale invloed

Bij de inrichting van het nieuwe pand van Beveland Wonen zijn ook de medewerkers

Hetzelfde principe geldt voor de werkplekken van managers en directie die zijn verspreid over de verdiepingen. ‘Hun werkruimte ligt centraal op de afdeling en is voorzien van veel glas. Dit stimuleert een betrokken, open en transparante manier van werken en die draagt bij aan het welzijn van medewerkers. Door de vele open ruimten met veel glas ontstaan lange zichtlijnen en een open structuur, zonder dat het gebouw het karakter van een kantoortuin krijgt.’

Circulair

Beveland Wonen wil niet alleen met de kantoren en hun inrichting laten zien waar socio-techniek voor staat, dat blijkt ook uit het pand zelf, zegt Bevers. ‘De inrichting en het materiaalgebruik zijn grotendeels circulair. Eigenlijk is ongeveer 80% van het gebouw tweedehands. De kozijnen komen uit onze vorige panden, de glaswanden komen uit de oude Rabobank, plafondplaten zijn hergebruikt, en in de hal is zo’n 10 km sloophout uit onze huurwoningen verwerkt. En door (werk) plekken te voorzien van bijzonder meubilair, materialen en foto’s is een prettig werkklimaat ontstaan.’

Looplijnen

De doordachte indeling van werkplekken maakt het mogelijk dat medewerkers elkaar in het gebouw ontmoeten. ‘Als medewerkers naar een andere verdieping willen gaan, moeten ze onvermijdelijk de grote trap in de centrale hal nemen. Dat soort looplijnen stimuleert natuurlijke ontmoetingen tussen medewerkers van verschillende afdelingen. Die interactie wordt extra gestimuleerd door speciale samenwerkingsplekken en een eetwerkcafé.’ Socio-techniek zorgt er bovendien voor dat de werkplek van bijvoorbeeld de medewerkers van de financiële administratie zich niet in een afgelegen hoek bevindt. ‘Door de aard van de functie zien zij weinig mensen, maar het geldt ook andersom. Nee, zij moeten juist midden tussen de andere collega’s kunnen werken. Medewerkers die sowieso al veel bewegen, moet je juist in de uiterste hoek van het gebouw indelen. Voor medewerkers die door hun werk veel met elkaar te maken hebben, denk aan vastgoed en financiën, is het handig dat je die bij elkaar in de buurt zet.’

Taakverbreding

De principes van socio-techniek zijn ook terug te vinden in de manier van werken binnen de organisatie. ‘Door taakverbreding hebben medewerkers meer armslag en neemt hun arbeidstevredenheid toe. Daarom vragen wij medewerkers om goed naar zichzelf en hun takenpakket te kijken. Wat is het effect van je werk en andersom? Door brede taken te geven, creëren we ruimte waarin medewerkers mooie dingen kunnen doen en over hun grens durven te gaan. De timmerman die meedenkt bij een loodgietersklus is meer tevreden over zijn werk. Dat geldt ook voor de commercieel medewerker die namens mij het woordvoerderschap over enkele onderwerpen kan voeren.’

Over het randje gaan Bevers noemt ook het begrip taakverruiming. ‘Dat betekent dat medewerkers extra taken mogen aanpakken, die over het randje van hun eigen functie heengaan. Als management geven we daarvoor onze medewerkers maar al te graag het vertrouwen. Het brengt een dosis lef in de organisatie en voorkomt dat zaken tussen wal en schip kunnen vallen. Daarnaast stimuleren we medewerkers om binnen onze organisatie zo nu en dan iets anders te gaan doen. Dat noemen we taakroulatie. Want voor ons staat voorop dat medewerkers van Beveland Wonen hun ambities kunnen realiseren. Ons klantcontactcentrum fungeert als opleidingsplaats waar veel jonge collega’s een start maken met hun carrière. Met datzelfde doel houden we één keer per jaar een vlootschouw, zoals wij dat noemen. We bespreken iedereen en kijken onder andere naar haar of zijn ambities. Met die aanpak houden we onze organisatie fris en scherp.’