Kolumna: Bob Gilbert
Ali lahko agencije za iskanje prizorišč res pomagajo? Ključna vloga ponudnika storitev je, da razume in se odzove na organizacijske in logistične potrebe naročnika, priporoča in pridobi ustrezne lokacije in deluje kot vezni člen med naročnikom in prizoriščem pri dogovarjanju glede najugodnejše cene, popustov ter pogodbenih določil in pogojev. Ne nazadnje mora naročniku zagotoviti najboljšo možno rešitev. Še ena od njegovih nalog je, da dodatno izboljša odnos med načrtovalcem dogodka in prizoriščem, ne pa da si ta odnos prilasti. Kot pri vsakem ponudniku storitev je tudi tukaj bistvenega pomena, da sodelujete s profesionalnim, uglednim in zanesljivim podjetjem. Prav tako podjetja, kot je moje (HelmsBriscoe), te storitve ponujajo brezplačno. Tukaj je krajši kontrolni seznam, ki vam je lahko v pomoč: kako dolgo že poslujejo, kako velika je njihova mreža, pri koliko srečanjih so lani posredovali, koliko nočitev in kakšne prihodke so beležili, koliko naročnikov imajo in ali imajo trdne odnose s hoteli in prizorišči? Odgovori na ta vprašanja vam lahko pomagajo zmanjšati tveganje in izbrati pravega ponudnika storitev. Glavne prednosti so:
Zaradi varčevalnih ukrepov in manjšega števila ljudi, ki se udeležujejo srečanj, želje po preglednejšem izboru srečanj, neurejenega določanja cen na tržišču in skrbi zaradi tega, kako ljudje ta srečanja dojemajo, organizacije pri iskanju prizorišč vse pogosteje razmišljajo o zunanjih izvajalcih. Zagotovo je prišel čas, ko je treba razmisliti o pomoči agencije za iskanje prizorišč. Katere so glavne prednosti, če se pri iskanju prizorišč odločimo za pomoč zunanjih izvajalcev?
40
•
Naročnikom ali načrtovalcem dogodkov svoje storitve nudijo brezplačno. Načrtovalcem dogodkov prihranijo denar.
•
Načrtovalci dogodkov lahko izkoristijo kupno moč ponudnika storitev, kar vodi k manjšim stroškom srečanj.
•
Bistven prihranek v proračunu.
•
Hitra realizacija (do 48 ur) in tako več časa za načrtovanje dogodka ali srečanja.
•
Posebne in ekskluzivne ponudbe zaradi dobrih odnosov s hoteli.
•
Sistemi upravljanja srečanj, s katerimi upravljate srečanja in nadzorujete stroške, upravljanje srečanj na ravni podjetja.
•
Pregledno upravljanje srečanj – manjše tveganje.
•
Poznavalci lokalnega, regionalnega in globalnega tržišča. Zagotovite si boljše, natančnejše in ustrezne podatke.
•
Vse na enem mestu.
•
Strokovno znanje, ki vam je v pomoč pri pogajanju glede pogodbe. Zagotovite si najboljša možna pogodbena določila in pogoje.
Pozanimajte se, pogovorite se z ljudmi, ki jih spoznate na poslovnih borzah, za nasvet pa povprašajte tudi svoj kongresni urad. Če si zagotovite pomoč pri izbiri prizorišča, lahko prihranite veliko časa in denarja, ostane pa vam tudi več časa, da se osredotočite na sam dogodek.
Bob Gilbert HelmsBriscoe, podpredsednik bgilbert@helmsbriscoe.com