12.SAPULCES UN KĀ IZKLĀJLAPAS VAR MUMS PALĪDZĒT?

Kā izklājlapa var palīdzēt sanāksmē?

130 min 20

Mērķi

Ietaupīt laiku un izvairiīties no neproduktīvām sanāksmēm. Pēc semināra dalībniek spēsi:  sagatavot izklājlapu sanāksmes un pieņemto lēmumu protokolēšanai.  izmantot sanāksmes protokolu kā instrumentu lēmumu uzraudzībai un kontrolei

Materiāli/Lietotnes

 Izglītotājam ir jādrukā materiāli aktivitātēm.  Lietotnes, programmatūra, izmantotās platformas: Jebkura izklājlapu programmatūra

Telpa

Telpa jāsagatavo grupu un individuālam darbam. Nepieciešams personālais dators ar interneta pieslēgumu un instalētu izklājlapu programmatūru. Liels ekrāns projicēšanai grupas priekšā.

ANALOĢISKĀ DAĻA. SOLI PA SOLIM. 1. daļa (20 min)

1. Pirmā darbība šajā semināra daļā ir dalībnieku un viņu pieredzes iepazīšana. 2. Dalīšanās tikšanās pieredzē. Apspriediet un pierakstiet uz papīra, tāfeles vai displeja ekrānā. Runājiet ar grupu par personīgo labo/slikto pieredzi, piedaloties sanāksmēs.

Iespējamie jautājumi: 1. Kas raksturo labu/sliktu tikšanos? 2. Kāpēc ir nepieciešamas tikšanās? PS Jums būs jāizveido jauns QR kods. 3. Apspriediet dažādas situācijas, kurās sanāksmes var palīdzēt. Varbūt tās ir sliktas darba organizācijas rezultāts organizācijā?

ALTERNATĪVI . Jūs varat sagatavot tiešsaistes telpu, ģenerēt QR kodu un lūgt dalībniekus izmantot/pārbaudīt savas digitālās prasmes lietot QR kodu. Īsa aptauja par izglītojamo pieredzi: 1. Cik bieži jums ir jāpiedalās sanāksmē? 2. Cik ilgas parasti ir jūsu tikšanās? 3. Cik cilvēku parasti piedalās? 4. Kā tiek reģistrēti lēmumi?

Pabeidziet diskusiju ar aprēķinu “Cik maksā tikšanās?” Un kā ar izmaksām, ja nekas nav izlemts... vai nav saskaņotas darbības?

Varētu veikt nelielu aptauju, piemēram, http://padlet.com

Varat izmantot pasniedzēja prezentācijas materiālu ar komentāriem, kas tiek sniegti papildus šim dokumentam. Skatiet dokumentus izklajlapas-sanaksmes.key.pdf , izklajlapassanaksmes.pptx un izklajlapas-sanaksmes.key (Pielikums 12.1.)

ANALOĢISKĀ DAĻA. SOLI PA SOLIM. 2. daļa (30 min)

Izveidojiet darbību sarakstu - kā sagatavoties sanāksmei un iespējamiem sanāksmes protokola glabāšanas veidiem. Uzrakstiet sarakstus uz tāfeles vai padariet to par īsu uzdevumu dalībniekiem, kas sadalīti mazās grupās, un pēc tam uzrakstiet rezultātus uz tāfeles.

Jāsagatavo: Mēŗkis Plānotais laiks un darba kārtība Parakstu lapa Protokolā jāpiefiksē: Lēmumi Plānotās darbības Atbildīgie Termiņi

Varat izmantot pasniedzēja prezentācijas materiālu ar komentāriem, kas tiek sniegti papildus šim dokumentam. Skatiet dokumentus dokumentus izklajlapas-sanaksmes.key.pdf , izklajlapas-sanaksmes.pptx un izklajlapas-sanaksmes.key (Pielikums 12.1.)

DIGITĀLĀ DAĻA. SOLI PA SOLIM. 1. DAĻA (20 min)

Aiciniet dalībniekus nelielās grupās vai pāros izveidot izklājlapu, kas varētu kalpot sanāksmju protokolēšanai un lēmumu pierakstīšanai. Parādiet izklājlapas ekrānā un apspriediet piedāvātos risinājumus. Vadiet diskusiju ar uzdevumu un termiņu noteikšanu, izmantojot izklājlapas šim nolūkam.

DIGITĀLĀ DAĻA. SOLI PA SOLIM. 2. DAĻA (20 min)

Sarakstu un iepriekš definētu šūnu izveide izklājlapā.

Pārrunājiet viena vai otra izkārtojuma izmantošanas priekšrocības, lai noteiktu uzdevumus, pienākumus, termiņus, iepriekšējās sanāksmēs pieņemto lēmumu pārskatīšanas ērtumu. Iesakiet izmantot filtrus.

Redzot grupu darbu dažādos izklājlapu izkārtojumu risinājumus, jūs varat pievērst uzmanību iespējamo tehnisko kļūdu ietekmei - drukas kļūdas, pareizrakstības kļūdas utt.

Iesakiet izveidot iepriekš definētus sarakstus atsevišķā lapā un izmantot tos nosaukumu, tēmu un citu atkārtotu datu ievadīšanai, tādējādi ietaupot laiku kļūdu meklēšanai un labošanai pēc tam.

Detalizēti norādījumi par sarakstu izveidi var atšķirties atkarībā no izmantotās izklājlapu programmatūras, un tos var atrast attiecīgās programmatūras palīdzības sadaļās. Meklēšanas atslēgas vārdi: saraksts, datu validācija.

DIGITĀLĀ DAĻA. SOLI PA SOLIM. 3. DAĻA (30 min)

Ieteikumi, kā izveidot dokumentu — sanāksmes izklājlapu. Uzdevums: izveidojiet sanāksmes izkārtojumu/veidni. Individuālais vai mazo grupu darbs. Veicot šo uzdevumu, palīdziet dalībniekiem individuāli, atbilstoši viņu vajadzībām.

Aktivitātes novērtējums / Rezultāts ( 10 min)

Saglabājiet savu dokumentu un semināra kopsavilkumu.

Pārrunājiet, ko dalībnieki ir iemācījušies, ko viņi izmantos savā ikdienas darbā.

Aptaujas piemērs https://freeonlinesurveys.com/s/30iBxjE7 (saitei var beigties derīguma termiņš, tāpēc izveidojiet savu)

NAV OBLIGĀTI. Parādiet dažus programmatūru piemērus, kas paredzēti uzdevumu, termiņu un projektu pārvaldībai. Vadiet diskusiju tā, lai dalībnieki nonāktu pie lēmuma, ka kaut kur ir robeža, kur īpaši izstrādātas programmatūras izmantošana kļūst efektīvāka, nevis sarežģītu izklājlapu izstrāde.

Plašāku informāciju par plānošanu, uzdevumu piešķiršanu un rīkiem projektu vadībai skatiet tiešsaistes resursos.

Vairāku projektu pārvaldības rīku piemēri (iekļaujiet saites)

ClickUp Jira Trello Tikai protokola pierakstīšanai: kolēģis

1. Kādi ir mūsu mērķi – taustāmie un nemateriālie? 2. Kāda būtu mana sanāksmes darba kārtība, ja šī būtu klātienes tikšanās? Kāds ir dalībnieku mijiedarbības līmenis? 3. Kā katru soli varētu veikt virtuāli? 4. Kurš būtu jāiesaista katrā solī? 5. Ko mēs varam darīt asinhroni? Cik ilgu laiku sanāksme faktiski varētu aizņemt? 6. Kādi tehnoloģiskie rīki varētu vislabāk atbalstīt katru sanāksmes posmu? Kas man ir pieejams? 7. Kādus šķēršļus es varu paredzēt? Kā es varu tos risināt? 8. Kādu lomu man sanāksmē jāpilda - klienta vai sponsora? 9. Kā es varu vislabāk sagatavot sanāksmes dalībniekus? 10.Cik daudz laika man prasīs šīs sanāksmes/sanāksmju koordinēšana? 11.Kāda papildu palīdzība man ir nepieciešama? 12.Vai šis virtuālais process sasniegs mūsu mērķus? Kas man ir nepieciešams, lai vienotos?

Joprojām nevienam, bet TEV būs jāuzraksta protokols un jāuzdod uzdevumi!