41 ANALISIS La institución cuenta con un formato de diligenciamiento de la queja pero no existe el medio telefónico para que el usuario la realice cuando no desea o no puede realizarla personalmente, por lo cual se no se tiene un dato real de total de insatisfacciones de los usuarios. RECOMENDACIÓN Implementar una extensión telefónica para la oficina del SIAU CONCLUSIÓN Los medios de comunicación son insuficientes para que el usuario coloque una queja. 5. HALLAZGO Las quejas son depositadas en una carpeta rotulada con su nombre, la cual está guardada en un archivo junto con otros documentos de carácter administrativo, se observa constantemente abierto y sin llave de la cerradura.
ANALISIS No existe la adecuada custodia del archivo de las quejas colocadas en la institución, por lo que se permite el acceso a esta información por personal no autorizado que pueda dar un mal uso a ésta. RECOMENDACIÓN Garantizar La custodia del archivo de quejas y reclamos en todo momento, con control de la documentación. CONCLUSION No se garantiza la seguridad de la información generada en el SIAU 6. HALLAZGOS No se estipula en el formato la parte correspondiente al análisis de la queja, no se describe claramente las causas de ésta y ni los descargos del funcionario o funcionarios implicados en el evento, así como la gestión que se realiza a nivel de gerencia o subdirección administrativa. ANALISIS Se lleva un formato para las quejas, pero no tiene toda la información necesaria para el análisis y seguimiento del caso.