EB_003_ELEB
PROCESO TRANSVERSAL: ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
OBJETIVO Entregar libros de texto y materiales educativos a los alumnos y docentes de educación básica al inicio de ciclo escolar o en las fechas previstas desde la federación
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN
RESPONSABLE POR CRITERIOS
EB_003_ELEB
Titular de la Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa como responsable único de distribución en el estado (RUD)
ICONOGRAFÍA DE PUESTOS
GLOSARIO AAE: CI: CONALITEG: DJ: IEA: JDSATIE: LTG: PRONI: RUD: SEP: SPPIE: SSATIE:
Asesores externos especializados Coordinación de Idiomas Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito Dirección Jurídica Instituto de Educación de Aguascalientes Jefaturas de Departamento del Sistema de Asistencia Técnica e Impulso a la Educación Libros de texto gratuito Programa Nacional de Inglés Responsable único de distribución en el estado Secretaría de Educación Publica Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Subdirección del Sistema de Asistencia Técnica e Impulso a la Educación
DJ
SPPIE
SSATIE
CI
ICONOGRAFÍA DE SIMBOLOS
INICIO / FIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
DECISIÓN
TIEMPO MÁXIMO
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
PERSONAS U ORGANIZACIONES EXTERNAS
MULTIDOCUMENTO
DATOS OBTENIDOS DATOS GENERADOS
TIEMPO MÍNIMO
CONECTOR DE PÁGINA
PROCESOS DE ÁREA PROCESOS PREDEFINIDOS
SISTEMAS
AVISO DE PRIVACIDAD
TIEMPO
ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA El PRONI realiza la pauta de distribución para la entrega de libros de las editoriales del programa
DJ CONALITEG determina la matrícula de distribución basado en las estadísticas de ciclos escolares anteriores y proyecta el número de libros a entregar por nivel educativo y grado
Dirección Jurídica (DJ) y SPPIE formalizan un convenio con CONALITEG para pago a editoriales
28
CONALITEG informa las pautas de distribución de libros y materiales educativos por nivel educativo, grado y modalidad e ntre noviembre y julio
29
La CI envía a la SEP (PRONI) la base datos de la matrícula de alumnos y Asesores Externos Especializados (AEE) de las escuelas incorporadas al programa
La CI recibe del PRONI la pauta de distribución para la entrega de libros de las editoriales del programa
1 día
Min: 1 día
Max: 4 días
VA A PÁGINA 5 (ACTIVIDAD 30)
CI
CI
SI SPPIE
SPPIE
SPPIE
SPPIE
SPPIE
NO INICIO
1
Los alumnos y docentes necesitan libros de texto gratuito (LTG) y materiales educativos
2
La SPPIE como responsable único de distribución en el estado (RUD) recibe de la CONALITEG entrega de embarques de material
Max: Junio
Min: Abril
3
SPPIE almacena las entregas de libros enviados por la CONALITEG
Max: Julio
Min: Abril
4
SPPIE Hace el registro de la recepción de los LTG en el sistema de control de inventarios
Max: 2 día por embarque Min: 1 día por embarque
5
SPPIE obtiene la matrícula de alumnos a través de SIPPE y calcula la cantidad de libros por escuela a entregar por zona escolar y por Jefatura de Departamento del Sistema de Asistencia Técnica e Impulso a la Educación
Max: 4 días
¿Son materiales complementarios?
¿La distribución es para secundaria?
SI
NO
Max: 5 días
23
Min: 1 día
Max: 4 días
24
INSTITUTO DE EDUCACIÓN DE AGUASCALIENTES
Página
3 | 14
Recibo de Libros de texto (por JDSATIE y por Escuela)
Min: 1 día
SPPIE envía la validación a la CONALITEG para la selección de títulos por sistema Web
SPPIE
SPPIE asigna la matrícula de distribución a los centros de trabajo ofrecida por el SIPPE
Max: 4 días
VA A PÁGINA 5 (ACTIVIDAD 7)
Min: 1 día
SPPIE obtiene una validación del CT, turnos, directores, de secundaria pública, general y técnican
SPPIE
25
6
SPPIE
SPPIE emite recibos (Cantidad y Títulos) y en el almacén se forman paquetes de libros
Min: 1 día
1 día
26
SPPIE
SPPIE
SPPIE realiza un cierre de estado y determina el pedido oficial de libros de secundaria pública
Max: 10días
Min: 1 día
27
SPPIE recibe de CONALITEG la pauta de distribución de secundarias públicas, generales y técnicas
Max: 10días
Min: 1 día Página
4 | 11
ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA VIENE DE PÁGINA 4 (ACTIVIDAD 29)
SPPIE CI
30 VIENE DE PÁGINA 4 (ACTIVIDAD 6)
CI
31
SPPIE y la CI reciben los libros en el almacén del IEA
Max: Julio
CI realiza calendario de distribución local para entregárselo a la SSATIE
Max: Julio
Min: Abril
Min: Abril
SPPIE
VA A PÁGINA 7 (DECISIÓN)
SSATIE
SI
7
SPPIE realiza calendario de distribución local para entregárselo a la SSATIE
Max: 2 semanas
8
SSATIE informa a JDSATIE, supervisores y centros de trabajo el calendario y la logística de entrega
Max: 2 días
Min: 1 día
Min: 1 semana
9
Los directores se presentan directamente en el almacén central para recoger los paquetes de LTG y materiales educativos
10
Max: 1 semana antes del inicio del ciclo escolar Min: Inicio programado en fechas de logística|
Los directores concilian la cantidad de libros por título contra el recibos directores concilian la cantidad de libros por título contra el recibo
NO
Max: Cuando recoge los paquetes
13
El director firma el recibo y pone el sello oficial de la escuela
Max: cuando recoge los paquetes
14
El director distribuye los LTG y materiales educativos en la escuela
Max: inicio del ciclo escolar Min: 1 semana previa al inicio del ciclo escolar
SPPIE
Oficio con calendario y logística de entrega
12
La SPPIE corrige la entrega física y se emite un nuevo recibo,la CI corrige la entrega física y emite nuevo recibo para preescolar y primaria
Max: El inicio del Ciclo Escolar Min: Cuando recoge los paquetes
INSTITUTO DE EDUCACIÓN DE AGUASCALIENTES
¿Están completos?
Página
5 | 14
11
El director hace aclaraciones y se rectifica en el almacén
Max: El inicio del Ciclo Escolar Min: Cuando recoge los paquetes
Si no es el director, la persona designada para recibir debe presentar un documento que lo comisione para recibir
Página
6 | 11
ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
VIENE DE PÁGINA 6 (ACTIVIDAD 14) SEP realiza un protocolo federal para la firma del acta de entrega recepción de materiales del ciclo vigente y acta de asignación de matrícula de distribución del siguiente ciclo escolar en noviembre del siguiente año
SPPIE
SPPIE
SI ¿Hay alumnos sin LTG y materiales?
NO
SI
15
El director distribuye los LTG y materiales educativos en la escuela
Max: Una semana posterior al inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar
16
El supervisor de zona concentra las solicites y pide al SPPIE los materiales por oficio
Max: Una semana posterior al inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar
17
¿La solicitud es válida?
20
SPPIE valida las solicitudes por zona con la matrícula en SIPPE
Max: 2 días
Min: 1 día
SPPIE emite recibo para que el supervisor o sus comisionados recojan el material
1 día
NO
21
Supervisor recoge el material solicitado y lo entrega al director
Max: Una semana posterior al inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar
22
FIN
El director realiza la entrega de los libros a los alumnos mediante sus maestros
Max: Una semana posterior al inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar
SPPIE
VA A ACTIVIDAD 22
19
INSTITUTO DE EDUCACIÓN DE AGUASCALIENTES
18
El supervisor realiza aclaraciones a la SPPIE
1 día
Página
7 | 14
SPPIE notifica la no procedencia al supervisor
1 día
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8 | 11
CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
NOMBRE DEL PROCESO:
1. 2.
ÁREAS QUE INTERVIENEN:
3. 4.
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Subdirección del Sistema de Asistencia Técnica e Impulso a la Educación a. Jefaturas de Departamento del Sistema de Asistencia Técnica e Impulso a la Educación Coordinación de Idiomas Dirección Jurídica
CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN:
EB_003_ELEB
FECHA DE ELABORACIÓN:
05/03/2018
FECHA DE MODIFICACIÓN:
18/04/2018
PASO No.
01/2018
VERSIÓN:
4 5
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
OBJETIVO RESPONSABLE POR CRITERIOS
ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
NOMBRE DEL PROCESO: ETAPA
SPPIE hace el registro de la recepción de los LTG en el sistema de control de inventarios
Registro de entregas
Estimaciones y proyecciones
Entregar libros de texto y materiales educativos a los alumnos y docentes de educación básica al inicio de ciclo escolar o en las fechas previstas desde la federación Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
1 2
ETAPA
¿QUÉ HACE? (paso del proceso)
Los alumnos y docentes
No
La Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa (SPPIE) como responsable único de distribución en el estado (RUD) recibe de la CONALITEG entrega de embarques de material
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
No
Proceso de actores externos al IEA: a) CONALITEG determina la matrícula de distribución basado en las estadísticas de ciclos escolares anteriores y proyecta el número de libros a entregar por nivel educativo y grado
3
SPPIE almacena las entregas de libros enviados por la CONALITEG
Almacenamiento de entregas
¿HAY DECISIÓN?
Los alumnos y docentes necesitan libros de texto gratuito (LTG) y materiales educativos
Inicio Recepción de embarques
¿QUIEN? (Puesto de la persona que atiende)
Proceso de área como salida: a) Dirección Jurídica (DJ) y SPPIE formalizan un convenio con CONALITEG para pago a editoriales
No
Página
6
Max: Junio Min: Abril
Max: Junio Min: Abril
1|6
8
Página
¿QUIEN? (Puesto de la persona que atiende)
¿HAY DECISIÓN?
TIEMPO MAXIMO / TIEMPO MÍNIMO
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
No
Max: 2 día por embarque Min: 1 día por embarque
Si
Max: 4 días Min: 1 día
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
No
Max: 5 días Min: 1 día
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Subdirección del Sistema de Asistencia Técnica e Impulso a la Educación Directores
No
Max: 2 semanas Min: 1 semana
No
Max: 2 días Min: 1 día
No
Max: 1 semana antes del inicio del ciclo escolar Min: Inicio programado en
Pregunta: ¿Son materiales complementarios?
TIEMPO MAXIMO / TIEMPO MÍNIMO
9 INSTITUTO DE EDUCACIÓN DE AGUASCALIENTES
EB_003_ELEB
Sí, la distribución es para secundaria. Va a la actividad 23. La distribución NO es para secundaria. Va a la pregunta ¿Son materiales complementarios?
7 Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
SPPIE obtiene la matrícula de alumnos a través de SIPPE y calcula la cantidad de libros por escuela a entregar por zona escolar y por Jefatura de Departamento del Sistema de Asistencia Técnica e Impulso a la Educación Pregunta: ¿La distribución es para secundaria?
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO No.
¿QUÉ HACE? (paso del proceso)
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN:
9 | 14
Sí, son materiales complementarios. Va a la actividad 29. No son materiales complementarios. Va a la actividad 6. SPPIE emite recibos (Cantidad y Títulos) y en el almacén se forman paquetes de libros
Emisión de recibos Documentos: Recibo de Libros de texto (por JDSATIE y por Escuela) SPPIE realiza calendario de distribución local para entregárselo a la SSATIE
Calendarización de distribución SSATIE informa a JDSATIE, supervisores y centros de trabajo el calendario y la logística de entrega
Calendarización y logística de entrega
Documentos: Oficio con calendario y logística de entrega
Entrega a directores
Los directores se presentan directamente en el almacén central para recoger los paquetes de LTG y materiales educativos
Página
2|6
Página
10| 11
CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
NOMBRE DEL PROCESO: PASO No.
10 11 12 13 14 15 16
ETAPA
¿QUÉ HACE? (paso del proceso) Los directores concilian la cantidad de libros por título contra el recibo
Entrega a directores
Entrega a directores
¿QUIEN? (Puesto de la persona que atiende)
¿HAY DECISIÓN?
Directores
Sí
Directores
No
Nota: Si no es el director, la persona designada para recibir debe presentar un documento que lo comisione para recibir La SPPIE corrige la entrega física y se emite un nuevo recibo | La CI corrige la entrega física y emite nuevo recibo para preescolar y primaria. Va a la actividad 10.
El director firma el recibo y pone el sello oficial de la escuela
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Coordinación de Idiomas Directores
No
No
Entrega a directores El director distribuye los LTG y materiales educativos en la escuela
Distribución en la escuela
Solicitud de faltantes
Directores
Sí
Pregunta: ¿Hay alumnos sin LTG y materiales? Sí, hay alumnos sin LTG y materiales. Va a la actividad 15. No hay alumnos sin LTG y materiales. Va a la actividad 22. El director realiza una solicitud por escrito al supervisor de zona escolar indicando una cantidad de libros por grado
El supervisor de zona concentra las solicites y pide al SPPIE los materiales por oficio
Directores
Supervisor de zona
No
No
Solicitud de faltantes
INSTITUTO DE EDUCACIÓN DE AGUASCALIENTES
Página
PASO No.
TIEMPO MAXIMO / TIEMPO MÍNIMO fechas de logística Max: cuando recoge los paquetes
17
Max: el inicio del Ciclo Escolar Min: cuando recoge los paquetes
18 19
Max: el inicio del Ciclo Escolar Min: cuando recoge los paquetes
20
Max: cuando recoge los paquetes
21
Max: inicio del ciclo escolar Min: 1 semana previa al inicio del ciclo escolar
22
Max: una semana posterior al inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar Max: una semana posterior al inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar
3|6
Página
ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
NOMBRE DEL PROCESO:
EB_003_ELEB
Pregunta: ¿están completos? Sí, están completos. Va a la actividad 13. No están completos. Va a la actividad 11. El director hace aclaraciones y se rectifica en el almacén
Entrega a directores
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN:
CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES
23 24 11| 14
ETAPA
¿QUÉ HACE? (paso del proceso) SPPIE valida las solicitudes por zona con la matrícula en SIPPE
Solicitud de faltantes
Pregunta: ¿La solicitud es válida? Sí, la solicitud es válida. Va a la actividad 20 La solicitud NO es válida. Va a la actividad 18. SPPIE notifica la no procedencia al supervisor
Solicitud de faltantes El supervisor realiza aclaraciones a la SPPIE. Va a la actividad 17.
Solicitud de faltantes
SPPIE emite recibo para que el supervisor o sus comisionados recojan el material
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN:
EB_003_ELEB
¿QUIEN? (Puesto de la persona que atiende)
¿HAY DECISIÓN?
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
Sí
Max: 2 días Min: 1 día
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Supervisor de zona
No
Max: 1 día Min: 1 día
No
Max: 1 día Min: 1 día
Max: 1 día Min 1 día
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Supervisor de zona
No
El director realiza la entrega de los libros a los alumnos mediante sus maestros
Directores
No
SPPIE obtiene una validación del centro de trabajo, turnos, directores, de secundaria pública, general y técnica
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
No
Solicitud de faltantes Supervisor recoge el material solicitado y lo entrega al director
Entrega de faltantes al director
Entrega a los alumnos. Fin
Distribución para secundaria
SPPIE envía la validación a la CONALITEG para la selección de títulos por sistema Web
Distribución para secundaria
TIEMPO MAXIMO / TIEMPO MÍNIMO
No
Página
Max: una semana posterior al inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar Max: una semana después del inicio del ciclo escolar Min: Primer día de inicio de ciclo escolar Max: 4 días Min: 1 día
Max: 1 día Min: 1 día
4|6
Página
12| 11
CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
NOMBRE DEL PROCESO: PASO No.
25 26
¿QUÉ HACE? (paso del proceso)
ETAPA
SPPIE asigna la matrícula de distribución a los centros de trabajo ofrecida por el SIPPE
Distribución para secundaria
Proceso de área como insumo: a) DPGO provee la información de grupos y centros de trabajo de nueva creación SPPIE realiza un cierre de estado y determina el pedido oficial de libros de secundaria pública
Distribución para secundaria
Proceso externo como insumo: a)
b)
27 28 29 30
Distribución para secundaria
Distribución de materiales de Inglés Distribución de materiales de inglés
Proceso se selección de libros de secundaria vía WEB. El director hace la formación de grupos, acepta y asigna su materia en el sistema de CONALITEG El docente elige los títulos con los que va a trabajar el siguiente siclo escolar
SPPIE recibe de CONALITEG la pauta de distribución de secundarias públicas, generales y técnicas Va a la actividad 6. La Coordinación de Idiomas (CI) envía a la SEP (PRONI) la base datos de la matrícula de alumnos y Asesores Externos Especializados (AEE) de las escuelas incorporadas al programa La CI recibe del PRONI la pauta de distribución para la entrega de libros de las editoriales del programa
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN:
¿HAY DECISIÓN?
PASO No.
TIEMPO MAXIMO / TIEMPO MÍNIMO
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
No
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
No
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa Coordinación de idiomas
No
Coordinación de idiomas
No
Max: 1 día Min: 1 día
Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa y Coordinación de idiomas
No
Max: Julio Min: Abril
ENTREGA DE LIBROS Y MATERIALES EDUCATIVOS EN EDUCACIÓN BÁSICA
NOMBRE DEL PROCESO:
EB_003_ELEB
¿QUIEN? (Puesto de la persona que atiende)
CÉDULA PROCESOS TRANSVERSALES
Max: 4 días Min: 1 día
31
CI realiza calendario de distribución local para entregárselo a la SSATIE.
Distribución de materiales de inglés
(Puesto de la persona que atiende)
Coordinación de idiomas
TIEMPO MAXIMO / TIEMPO MÍNIMO
¿HAY DECISIÓN? No
Max: 10 días hábiles Min: 5 días hábiles
Va a la actividad 8.
Max: 10 días Min: 5 días
RESPONSABLE DEL PROCESO
No
EB_003_ELEB
¿QUIEN?
¿QUÉ HACE? (paso del proceso)
ETAPA
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN:
Max: Primeros 10 días hábiles de abril Min: primeros 5 días hábiles de abril Max: 4 días Min: 1 día
VALIDA EL PROCESO
APRUEBA EL PROCESO
Titular de la Subdirección de Programación, Presupuesto e Infraestructura Educativa
Titular de la Dirección de Planeación y Evaluación
Titular de la Dirección General del Instituto de Educación de Aguascalientes
Nombre y firma
Nombre y firma
Nombre y firma
Proceso externo como insumo a) El PRONI realiza la pauta de distribución para la entrega de libros de las editoriales del programa SPPIE y la CI reciben los libros en el almacén del IEA
Distribución de materiales de inglés
INSTITUTO DE EDUCACIÓN DE AGUASCALIENTES
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www.iea.gob.mx