UNI –FIIS 2009 I
TRABAJO DE INVESTIGACION
COMEDOR UNIVERSITARIO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
GUIA PARA EL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
El presente trabajo deberá ser desarrollado de manera grupal de tres integrantes. Por otro lado las empresas sujetas de análisis deben ser Microempresas (hasta 10 trabajadores, con un nivel máximo de ventas anuales de 150 unidades impositivas tributarias UIT) ó pequeña empresa (hasta 50 trabajadores, y con niveles de ventas anuales desde 150 UIT hasta 850 UIT)
CAPÍT U L O I L A PL AN EACI ON
1.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
1.1.1
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA fascinado Giro de la empresa. Tiempo en el mercado. Número de trabajadores. Productos o servicios que ofrece
1.1.2
OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Plantear un mínimo de cinco objetivos
1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
1.2.1. Valores organizacionales 1.2.2. Visión y misión de la empresa 1.2.3. Análisis y diagnóstico del ambiente externo - Macroentorno - Microentorno - Determinación de oportunidades y amenazas 1.2.4. Análisis y diagnóstico del ambiente Interno - Recursos - Determinación de fortalezas y debilidades 1.2.5. Identificación y enunciados de metas y objetivos 1.2.6. Políticas organizacionales 1.2.7. Identificación de estrategias. Utilización de la Matriz FODA - Estrategias funcionales - Estrategias de crecimiento - Estrategias genéricas
1.3. PLANES OPERATIVOS (Corto Plazo 2 meses)
Hacer un comentario sobre los diferentes planes operativos con que cuenta la empresa
CAPI T U L O I I L A ORGAN I ZACI ON
2.1. Organigrama general de la empresa 2.2. Tipo de organización y departa mentalización 2.3. Descripción de puestos. Adjuntar y o elaborar la descripción de uno de los puestos. 2.4. Procedimiento de trabajo (señalar un mínimo de dos procedimientos) 2.5. Que Organizaciones del rubro (tipo de negocio de la empresa) están usando estructuras de redes.
CAPI T U L O I I I L A D I RECCI ON
3.1. Trabajo en equipos. Especificar tipo de trabajos que se realizan en equipos y cuáles no. 3.2. Estilos de liderazgo de los jefes. Pueden aplicar un test de liderazgo. 3.3. Propuestas para mejorar el liderazgo 3.4. Propuesta de un programa de capacitación a los trabajadores. Indicar tema y procedimiento de la capacitación, técnica a utilizar 3.5. Propuestas para mejorar la comunicación en la empresa.
CAPI T U L O I V CON CL U SI ON ES Y RECOM EN D ACI ON ES Las conclusiones deben tener relación directa con los objetivos planteados. En las recomendaciones deberán especificar el capítulo y subtema a que se hace referencia.
CAPI T U L O V
CAPÍT U L O I :
1.1.
DESCRIPCIÓN
DE
LA
EMPRESA
Y
OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
8 años
La UNIDAD DE COMEDOR DE ESTUDIANTES es parte de la OCBU (Oficina Central de Bienestar Universitario), quien se encarga de una
alimentación
UNIDAD DE COMEDOR DE ESTUDIANTES TIEMPO EN EL MERCADO:
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
proveer
RAZÓN SOCIAL:
adecuada
aun
porcentaje importante de la población estudiantil que no cuenta con recursos económicos. Cuenta con modernas maquinas de alta tecnología.
SOBRE LOS TRABAJADORES: Director de Bienestar Universitario: Ing. Briszuca Gerente General : Néstor Zegarra Producción: Nutricionista Duverly Santolalla Babilón Cafetería
:
Nutricionista Rafael Valencia
Informática
:
Fernando Rivas
Almacén
:
Sr. Lazo Alegre José
Asistentes
:
Mío Anticona Eric Juan Gabriel Roman
45 trabajadores en dos turnos Noche: 5 personas de 10:30 – 7:30 Día
: 40 personas de 7:00 – 5:00
DIRECCIÓN: Av. Túpac Amaru, Alt. De la Pta 5 de la UNI Teléfono/Fax:
382 – 2032
Ciudad: Lima PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFRECE: Brinda servicios de comida a la Comunidad Universitaria sin fines lucrativos.
Principales servicios Servicio de desayunos dirigido al alumnado (380 raciones) Servicio de almuerzos dirigido al alumnado (2250 raciones)
L A PL AN EACI ON
1.1.2
MÁQUINAS Y EQUIPOS Relación
de
Máquinas
y
EquiposUnidadesSartenes
Volcanes5Marmitas4Cámaras de Refrigeración3Balanzas Electrónicas3Cámaras
Verticales4Licuadoras
Industriales3Peladoras
de
Tubérculos2Freidoras2Ablandador de Agua Dura1Hornos Mixtos4Horno
de
Pan1Amasadora1Cámara
de
Fermentación1Batidora1Divisora
de
Pan1Cocina
Industrial
de
Agua1Tabolas
(8
Caldas4Coches
Hornillas)1Tanque Térmicos4Termas
Refrigerantes2Lavavajillas2
de
Gas3Mesa
OBJETIVOS DEL TRABAJO DE
INVESTIGACIÓN Analizar
el
estilo
de
liderazgo
en
la
organización y determinar si ésta es la más adecuada. Evaluar los índices
de rotación laboral y
asociarlos al estilo de liderazgo. Proponer, en caso de no ser el más adecuado, un estilo diferente de liderazgo para obtener el grado de rotación laboral óptimo para este tipo de organización Evaluar el grado de aceptación de los servicios brindados hacia los consumidores directos. Comparar el nivel de satisfacción de los alumnos UNI con otras universidades sudamericanas Analizar y determinar fallas en la cadena de suministros de materias primas. Analizar las medidas que se toman, en caso de haberlo, para paliar la irresponsabilidad de los proveedores.
1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1.2.1.
Valores organizacionales
PERCEPCIÓN RESPECTO A LA CULTURA ORGANIZACIONAL La cultura como una mezcla de rasgos y distintivos espirituales y afectivos que caracterizan a la empresa engloba modos de vida, sistemas de valores, derechos fundamentales del ser humano, y sobretodo la responsabilidad social y del medio ambiente. Responsabilidad Social: La UNIDAD DE COMEDOR UNIVERSITARIO tiene una gran responsabilidad social, ya que todas sus funciones y procesos son aplicados cuidando el medio ambiente, como por ejemplo usan gas que tiene un costo de S/. 9000 mensuales en vez de carbón de piedra a pesar de ser más caro. También se preocupan por la alimentación balanceada de los estudiantes usando productos clasificados con la certificación de INDECOPI. Los valores de la organización: Honradez, responsabilidad, confiabilidad, cooperación y puntualidad son los pilares fundamentales de LA UNIDAD DE COMEDOR UNIVERSITARIO. La confiabilidad nace de la transparencia, del trato igualitario entre las partes y de la cooperación respetuosa y recíproca.
MISION Promover el buen estado nutricional y los buenos hábitos de alimentación en la población estudiantil, orientados hacia un servicio con calidad humana, sobre la base de visiones éticas profesionales que velen por prevenir la salud de los comensales. De este modo, la unidad de comedor universitario alcanza sus propósitos fundamentales de contribuir a preservar y mejorar el estado nutricional y calidad de vida de los estudiantes universitarios.
1.2.3.
Análisis y diagnóstico del ambiente externo
MACROENTORNO La situación del comedor estudiantil está ligada al contexto en que se desarrolla el país. La contratación del personal está limitada a la región, se le brinda capacitación de acuerdo a lo normado por INDECOPI. Dependiendo su financiamiento de lo acuerde el ministerio de economía y finanzas. Dependiendo de donativos por parte de empresas. MICROENTORNO El comedor estudiantil basa sus actividades de acuerdo a lo establezca la oficina central de bienestar universitario, así las decisiones sobre el número de raciones señalado fue el planificado en coordinación con OCBU y la Comisión de Supervisión de Comedor. Los valores de la organización y el manejo de fondos están subordinados al de la UNI, es por ello que los pagos al personal operativo son impuntuales y Trámite documentario lento y burocrático en la gestión de necesidades de la unidad de comedor.
DETERMINACIÓN DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS OPORTUNIDADES Capacitación del personal subvencionada Conocimiento de modelos de funcionamiento de servicios de alimentación Crecimiento en capacidad de producción con equipamiento nuevo y asesoría externa especializada Formar parte de una red de alimentos. AMENAZAS Influencia de problemas personales en cumplimiento y desarrollo de actividades Falta de cumplimiento oportuno de proveedores de mantenimiento Situación actual del país, falta de gobernabilidad e inestabilidad politica y económica Trámite documentario lento y burocrático en la gestión de necesidades de la unidad de comedor. Falta de puntualidad en los pagos de personal operativo y administrativo. Poca colaboración de parte de otras dependencias y falta de trato para con el personal de la unidad de comedor Inconformidad constante del personal del comedor que influye en la permanencia de su trabajo, por motivo de sobrecarga de trabajo, pagos, etc. Latente recorte presupuestal por parte del MEF
1.2.4.
Análisis y diagnóstico del ambiente Interno
PERCEPCIÓN RESPECTO AL CLIMA ORGANIZACIONAL El personal de la UNIDAD DE COMEDOR UNIVESITARIO aplica una política que se preocupa por la ALIMENTACION ADECUADA de los estudiantes. Buscando de esta forma afrontar los problemas existentes de nutrición y alimentación de la comunidad estudiantil de la UNI. Promueven constantemente la seguridad de las operaciones y condiciones de trabajo. tienen un convenio con MAPFRE para posibles accidentes laborales. El mantenimiento de la capacidad de la UNIDAD DE COMEDOR UNIVERSITARIO. la capacidad del comedor para las raciones del almuerzo es 1200, sin embargo actualmente el numero de raciones asciende a 2250, es decir el 87.5% mayor de su capacidad, esto sin incluir las aproximadas 300 raciones adicionales brindadas gracias al esmero, gran creatividad y apoyo de los 41 operarios que laboran en el Comedor. El objetivo de los pagos adicionales es compensar al personal económicamente, ya que el sueldo del personal no es muy adecuado por la cantidad de labores que estos realizan, estos pagos adicionales son dados 4 veces al año. Por lo detallado la empresa desarrolla un clima afable y dinámico en el nivel operativo.
FORTALEZAS Creatividad para dar solución a problemas Equipo de profesionales jóvenes y proactivos Personal operativo y administrativo identificado con la institución Infraestructura nueva Apoyo de un área de informática Buena administración de almacén Manejo de presupuesto propio Respaldo de la organización de OCBU, comisión y Tercio Estudiantil.
DATOS FINANCIEROS Los pagos de los trabajadores se realizan por medio de Bancos. La capacitación de recursos es financiado por la OCBU, ya que La UNIDAD DE COMEDOR UNIVERSITARIO trabaja teniendo por base un presupuesto anual anticipado. El presupuesto anual asignado para el año 2008 es de S/. 1'363,000 de este presupuesto el 66% es asignado en alimentos, el 22% a los sueldos de los trabajadores y el resto para la limpieza y otros aproximadamente. NOMBRECosto Total por díaDesayuno NormalS/. 2000Desayuno NavideñoS/.14000Almuerzo NormalS/. 5000Almuerzo NavideñoS/. 35000
DEBILIDADES Personal operativo incumple asistencia y horarios. Falta de reglamento de personal operativo, no se cumplen las sanciones de pago de horas. Falta de comunicación y buenas coordinaciones entre el personal administrativo Falta de operatividad de equipos y problema de colapso intempestivo de algunos. Falta de compromiso y responsabilidad por parte de los asistentes en las labores asignadas. Falta de planeamiento en la unidad de comedor. Limpieza difícil de cumplir por parte del turno de noche en el horario de 7 a 7:30 a.m. Falta de buenas relaciones interpersonales en el trabajo como respeto. Falta de desarrollo de un programa de inducción detallado al personal operativo y administrativo nuevo. Falta de parámetros de control: estándares.
1.2.5.
Identificación y enunciados de metas y objetivos
OBJETIVOS La unidad de comedor universitario tiene por objetivo principal contribuir al mejoramiento del estado nutricional de la población estudiantil mediante un servicio de apoyo alimentario gratuito con prioridad hacia los estudiantes de escasos recursos económicos, que consista en brindar una alimentación balanceada elaborada con insumos de primera calidad acordes a los requerimientos nutricionales de un estudiante promedio de la UNI, y cumpliendo con todas las normas de sanidad en los procesos.
1.2.6.
Políticas organizacionales
POLITICAS La política de la unidad de comedor Universitario debe ser concordante con los lineamientos de la Política General de la Universidad Nacional de Ingeniería para Promover una buena Cultura Alimentaria y los servicios de apoyo alimentario que Beneficien a la comunidad Universitaria, en apoyo y coordinación con las oficinas de Servicio social, comisión operativa de comedor, representación estudiantil, etc.
1.2.7.
Identificación de estrategias. Utilización de la Matriz FODA Estrategia (FO)Estrategia (FA)Incentivar el desarrollo y capacitación del equipo administrativo
Mejoramiento y aplicación de modelos existentes en la supervisión. Intercambio de experiencias con especialistas de equipamiento de cocinas.Eficiencia en el trabajo a realizar para mantener el apoyo brindado por OCBU. Intercambio de experiencia para el manejo de situaciones de emergencias.Estrategias (DO)Estrategias (DA)Otorgamiento de becas para estudios en la UNI. Definir y aplicar evaluaciones de desempeño del personal administrativo y operativo para otorgamiento de días libres, así como sábados.Intención de incremento de sueldos. Implementación de seguro medico facultativo. Cambio de modalidad de pago a través de cuenta corriente. Disponer de dinero para manejo de contingencias. Control horizontal y participativo. Implementación de reuniones de coordinaciones diarias y semanales. Compromiso de respeto y cumplimiento de deberes y normas. Establecer reglamento de personal operativo y en base a esto establecer parámetros de evaluación. Establecimiento de parámetros objetivos de autocontrol para el personal administrativo. Cambio de horario de un personal para limpieza de 7 a 7.30 a.m. Elaboración de manual o descripción de proceso de inducción.
1.3. PLANES OPERATIVOS (Corto Plazo 2 meses)
ABASTECIMIENTO Actualmente se esta realizando un estudio para solucionar el problema de la entrega de insumos, algunas de las alternativas son las siguientes: Realizar un documento de compromiso para los proveedores con ciertas medidas que se tomaran en caso de su falta. Buscar más alternativas de los proveedores para su participación en las licitaciones, pues casi siempre gana el mismo por sus precios bajos. (Esto debido a la subasta inversa de menor cuantía) Mejorar la imagen del comedor en el mercado, pues es un buen pagador (puntual y total en la fecha determinada anualmente) y de esta forma atraer más proveedores.
AVANCE TECNOLOGICO Se desea realizar un estudio acerca del “Carbón de piedra” (se aplica a una gran variedad de substancias terrestres que pueden usarse como combustible), pues se quiere implementar el uso de este, a cambio del gas, ya que el gas es más costoso (S/. 9000 al mes) que el carbón de piedra (S/. 4000 al mes) , sin embargo no hace ningún estudio previo por falta de presupuesto , puesto que al utilizar el carbón de piedra no se sabe si se obtendría el alimento de alta calidad que se espera.
SERVICIOS Mayor control en el respeto de los turnos, de esta forma se evita la congestión de ingreso al comedor y a la vez se educa al alumnado.
CAPITULO II LA ORGANIZACIĂ“N 2.1. Organigrama general de la empresa
ORGANIGRAMA
OFICINA CENTRAL DE BIENESTAR UNIVERSITARIO (OCBU)
Oficina de Nutrición Administración Área de Informática
Unidad de comedor
Unidad de control y supervisión de cafeterías
Supervisión de comedor
Área de Almacén
Área de Producción Fuente: La Unidad de comedor estudiantil, Febrero, 2003
Organización La unidad de comedor universitario tiene la siguiente organización: •
ORGANO DIRECTIVO o JEFATURA DE UNIDAD
•
ORGANO DE APOYO o OFICINA DE COORDINACION DE PRODUCCION o SECRETARIA
•
ORGANOS DE LINEA
o PANADERIA o COCINA o ALMACEN Funciones de la Jefatura: Responsabilizarse
del
funcionamiento
general
del
comedor
universitario en cumplimiento de la política de alimentación. Realizar la programación mensual de los menús a preparar en el comedor a fin de gestionar la adquisición de víveres por licitación publica. Coordinar y controlar las fases de producción, abastecimiento y almacenaje del comedor universitario. Rendir un informe mensual solicitado por la comisión.
2.2. Tipo de organización y departa mentalización TIPO DE ORGANIZACIÓN El comedor de estudiantes de la UNI cuenta con una organización funcional. DEPARTAMENTALIZACIÓN En la UNIDAD DE COMEDOR UNIVERSITARIO el trabajo se organiza en torno a los propósitos, orientados a los productos. Ello debido a que dentro de los propósitos se tienen productos a los cuales está destinado un personal. en la organización la producción tiene una cantidad de raciones fijas tanto para el desayuno (380) como para el almuerzo (2250), esto es controlado mediante "Turnos" del cual esta encargado el área de informática
2.3. Descripción de puestos. Adjuntar y o elaborar la descripción de uno de los puestos. 2.4. Procedimiento de trabajo (señalar un mínimo de dos procedimientos) 2.5. Que Organizaciones del rubro (tipo de negocio de la empresa) están usando estructuras de redes. En este rubro existen empresas que están usando estructuras en redes, por ejemplo La Red Latinoamericana de Bancos de Alimentos. Los bancos de alimentos redistribuyen los alimentos que no son comercializables pero que siguen siendo consumibles. Los bancos de alimentos recuperan los “desperdicios” (con fecha de caducidad corta, mal etiquetados, retirada por no aceptación del consumidor, etc.) de los supermercados, cadenas de alimentación y ferias para reasignarlos a los núcleos poblacionales más pobres. Hay Bancos de Alimentos en los siguientes países de Latinoamérica: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Guatemala, México y Paraguay. Está prevista la creación de un nuevo banco de alimentos en Ecuador también.
Otra es la Red del sistema de las Naciones Unidas sobre desarrollo rural y seguridad alimentaría. La Red del sistema de las Naciones Unidas sobre desarrollo rural y seguridad alimentaria es una asociación global para enfrentar los desafíos del desarrollo rural en el ámbito nacional. Establecida en 1997 por el Comité Administrativo de Coordinación (actualmente Junta de los Jefes Ejecutivos del Sistema de las Naciones Unidas para la Coordinación), reúne a los actores clave interesados en alcanzar las metas compartidas de “alimentos para todos” y reducción de la pobreza rural.
Con 20 Organizaciones de las Naciones Unidas en su seno, la Red representa un mecanismo interagencial de seguimiento de la Cumbre Mundial sobre la Alimentación (1996) y la Cumbre Mundial sobre la Alimentación: cinco años después (2002) y apoya a la Coalición Popular para Erradicar el Hambre y la Pobreza. El Secretariado de la Red está coordinado por la FAO en estrecha colaboración con el FIDA, el PMA y la Coalición Popular. Los objetivos de la Red son: •
Movilizar apoyos para los esfuerzos de los gobiernos y sus socios dirigidos a la realización del Plan de Acción de la Cumbre Mundial sobre la Alimentación, así como para programas de desarrollo rural y seguridad alimentaria;
•
Reforzar los vínculos entre las organizaciones de las Naciones Unidas y otros actores de desarrollo, sobre todo las ONG y las organizaciones de la sociedad civil;
•
Promover sinergias entre los miembros de la Red;
•
Intercambiar y diseminar información, experiencias y buenas prácticas.
CAPITULO III
LA DIRECCIÓN 3.1. Trabajo en equipos. Especificar tipo de trabajos que se realizan en equipos y cuáles no. 3.2. Estilos de liderazgo de los jefes. Pueden aplicar un test de liderazgo. 3.3. Propuestas para mejorar el liderazgo 3.4. Propuesta de un programa de capacitación a los trabajadores. Indicar tema y procedimiento de la capacitación, técnica a utilizar 3.5. Propuestas para mejorar la comunicación en la empresa.
CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Las conclusiones deben tener relación directa con los objetivos planteados. En las recomendaciones deberán especificar el capítulo y subtema a que se hace referencia.
CAPITULO V BIBLIOGRAFIA