Votre association fonctionne t'elle correctement

P

artenaire Associations

La lettre du Service Partenaire Associations du Crédit Mutuel

N o v9 200

Votre association fonctionne-t-elle correctement ? Dans ce numéro Les questions à vous poser ! 2 page

Vous êtes président, trésorier, membre du bureau de votre association… et vous œuvrez chaque jour pour que son activité puisse se réaliser le mieux possible. Toutefois, il est important de lever le nez du guidon et de prendre du recul, pour s’assurer que votre association fonctionne correctement et en conformité avec l’organisation souhaitée par ses créateurs ou ses membres. Il est de la responsabilité du président de s’assurer de la bonne gouvernance de son association. Voilà le mot est lâché ! Cette notion, très à la mode, provient initialement du monde de l’entreprise (anglo-saxonne) mais devient répandue dans le monde associatif. La gouvernance d’une association est la mise en œuvre du système par lequel celle-ci est dirigée et contrôlée. C’est un ensemble de procédures qui définissent les relations entre l’assemblée générale, le conseil d’administration et les dirigeants. Ces règles permettent de fonctionner durablement conformément à son objet et en toute transparence vis-à-vis de son environnement direct.

Toutefois, le fonctionnement d’une association ne se résume pas uniquement à sa bonne gouvernance. Il est évident qu’elle a d’autres relations, avec ses salariés éventuellement, avec les bénévoles, avec ses membres, avec des financeurs, etc. Il convient donc de s’assurer que votre association respecte les dispositions législatives et statutaires et que tous ces acteurs s’organisent entre eux pour un parfait fonctionnement de celle-ci.

Statuts, règlement, projet associatif Organisation interne Communication

page 3 Gestion et finances Fiscalité Transparence

page 4 L’actualité juridique, sociale et fiscale

Par ailleurs, n’oublions pas que le président d’une association, bien qu’il soit bénévole, n’en a pas moins de lourdes responsabilités, autant civiles que pénales. Et certaines mises en responsabilité peuvent provenir d’un mauvais fonctionnement interne. Rien de tel qu’un petit audit interne pour s’assurer du bon fonctionnement de votre association.

ent ? M a is q u e l fo n c ti o n n e m Commençons par l’organisation interne de votre association, aussi bien sur le plan juridique qu’économique (relation de l’association avec ses dirigeants, relation avec les salariés, relation avec les bénévoles, organisation comptable et financière de l’association…) puis ensuite son fonctionnement vis-à-vis de l’extérieur (communication avec l’extérieur, relation avec les financeurs…). Ce numéro de votre lettre Partenaire vous aidera à vous poser quelques bonnes questions, que votre association soit de petite taille ou d’une taille importante, qu’elle ait des salariés ou non, qu’elle soit fiscalisée ou non. Après les questions, les pistes de correction ou d’amélioration. Les actions correctives seront traitées dans une de nos prochaines lettres.

Partenaire Associations

Tout audit interne doit commencer par le commence La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit pas d’organisation type pour les associations. Le législateur a souhaité laisser une grande liberté dans leur organisation et leur fonctionnement. C’est pourquoi ce sont les statuts, et parfois un règlement intérieur, qui définissent l’organisation de l’administration de l’association, les pouvoirs de chaque organe et les relations entre l’assemblée, le conseil d’administration, le bureau, le président et les dirigeants salariés éventuellement. Prenez du temps pour relire les statuts, le règlement intérieur et le projet associatif et posez-vous quelques questions simples :

D’une manière générale : Votre association est-elle en règle avec la législation en vigueur ? Avez-vous ouvert un registre spécial ? Est-il à jour de l’ensemble des modifications des membres du conseil d’administration, du bureau ? Ces modifications ont-elles été déposées dans un délai de 3 mois en préfecture ? Le défaut d’information à la préfecture des modifications intervenues dans l’administration de l’association et le défaut de registre spécial sont sanctionnés pénalement (amendes). L’association a-t-elle souscrit une assurance responsabilité civile ? Informe-t-elle son assureur de l’évolution de ses activités ?

Concernant l’activité actuelle de votre association : L’activité réelle est-elle conforme à l’objet social mentionné dans les statuts ? Au projet associatif ? Ne serait-ce pas le moment de revoir votre projet associatif, vos statuts, si nécessaire ? Vous avez dit « projet associatif » ? Le projet associatif est la colonne vertébrale de l’association. Il détermine ses valeurs, ses objectifs, les actions souhaitées, pour qui et comment. L’activité est-elle conforme à la législation et aux bonnes mœurs ? Avez-vous obtenu tous les agréments liés à votre activité ? Avez-vous demandé toutes les autorisations nécessaires à la réalisation de cette activité ? Quelques exemples : agrément tourisme si votre activité est d’organiser des voyages, agrément Jeunesse et Sport pour la pratique d’un sport, agrément du ministre chargé de la consommation et du garde des sceaux pour les associations de défense des consommateurs, etc. Organisez-vous des manifestations avec buvette ? Dans ce cas, respectez-vous toute la législation en vigueur ?

Votre organisation associative correspond-elle aux statuts et règlement intérieur (s’il existe) ? Les règles statutaires (ou règlement intérieur) garantissent-elles l’équilibre des pouvoirs ? Qui prend les décisions et comment ? L’organisation des relations, définie dans les statuts et règlement intérieur, entre assemblée, conseil d’administration et bureau est-elle respectée ? Les décisions prises le sont-elles par le bon organe d’administration ? Il arrive souvent que ces relations ne soient plus présentes à l’esprit des présidents successifs et que certaines décisions soient prises par le président alors qu’il s’agit de la compétence soit de l’assemblée, soit du conseil d’administration, soit du bureau s’il n’existe pas de conseil d’administration. Certains pouvoirs sont-ils délégués ? Il est nécessaire de contrôler les délégations de pouvoir réelles et celles indiquées dans les comptes rendus des réunions du conseil d’administration ou du bureau. Délégation de pouvoirs : c’est encore à l’assemblée que revient la définition des pouvoirs du président de l’association. Sans précision, le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile. La délégation prend alors toute son importance, compte tenu de l’immensité de sa tâche. Il est indispensable d’indiquer, sur papier, le pouvoir qui est délégué, à qui, et pendant quelle durée (gestion courante, investissements, recrutement et rémunération des salariés…). Les fonctions des bénévoles sont-elles clairement explicitées ? Leurs activités réelles au sein de l’association correspondent-elles aux fonctions attribuées ?

Avez-vous une bonne communication avec les membres de votre association ? Les modalités de convocation à l’assemblée générale (AG) sont-elles respectées (définies par les statuts ou le règlement intérieur) ? Le rapport moral et le rapport financier sont-ils présentés aux membres lors de l’AG ? Quelle information est donnée au sujet de la fixation des cotisations ? Comment est valorisée la contribution des bénévoles aux activités de l’association ? Bien que cela ne soit pas obligatoire, le budget prévisionnel est-il présenté lors de l’AG ou lors de réunions d’informations ?

ement : la fondation de l’association Et sur le plan de la gestion et des finances ? Disposez-vous d’une comptabilité organisée ? En interne, en externe ? Par un logiciel comptable ou sur tableur ? Etes-vous certain de ne pas avoir l’obligation de tenir une comptabilité conforme à la législation en vigueur : établissement de comptes annuels obligatoires, seuils, activité…? Dans quels cas votre association doit établir des comptes annuels ? 1 - Si votre association a une activité économique importante et atteint 2 des 3 seuils suivants : total chiffre d’affaires > 3 100 000 € HT - total bilan > 1 550 000 € - effectif > à 50 salariés. 2 - Dès lors que vous recevez une subvention supérieure à 23 000 € dans le cadre de la loi du 12 avril 2000 (obligation de communiquer un compte rendu financier ainsi que des comptes annuels à l’autorité administrative qui a octroyé cette subvention). 3 - Lorsque vous recevez des dons supérieurs à 153 000 € annuellement. 4 - Si votre activité relève d’un secteur particulier rendant obligatoire la tenue d’une comptabilité et l’établissement des comptes annuels. 5 - Si votre association exerce une activité fiscalisée. 6 - Si vous avez l’obligation de publier vos comptes annuels. L’association possède-t-elle un compte bancaire spécifique ? Comment gérez-vous les espèces ? Qui les collecte et qui les dépose en banque ? Comment sont organisés les actes d’achat, de paiement des factures et autres dépenses, d’encaissement des recettes ? Cette organisation permet-elle d’éliminer les risques d’erreurs ou fraudes ? Avez-vous mis en place des procédures de séparation de fonction (entre l’ordonnateur et le payeur) dans le cas où plusieurs personnes s’occupent de la gestion au quotidien de votre association ? Evaluez-vous les contributions en nature reçues ? Aujourd’hui les financements sont plus difficiles à trouver ou à pérenniser, qu’ils soient publics ou privés et dans ces conditions, une gestion rigoureuse doit être mise en place pour prévenir d’éventuelles difficultés de trésorerie.

Quels moyens avez-vous mis en place pour prévenir les difficultés financières ? Avez-vous élaboré un budget prévisionnel ? Avez-vous mis en place un tableau de bord ? « Tableau de bord » ? Il s’agit d’un ensemble d’indicateurs permettant de prendre connaissance de l’état et de l’évolution des dépenses engagées et des recettes encaissées.

Un petit audit fiscal Si vous délivrez des reçus fiscaux à vos donateurs, vous êtes-vous assuré que votre association respecte bien les conditions d’émission (intérêt général) ? Respectez-vous la législation en vigueur concernant l’appel à la générosité du public ? Utilisez-vous votre site Internet pour collecter des dons ? En cas de fonds placés, vous êtes-vous renseigné sur la fiscalité attachée aux produits auxquels vous avez souscrits ? Votre activité concurrence-t-elle une activité du secteur marchand ? La gestion de votre association reste-t-elle désintéressée ? Vos activités non lucratives restent-elles significativement prépondérantes ? Ne dépassez-vous pas le seuil de 60 000 € de recettes commerciales accessoires au cours de l'année ? Les dirigeants sont-ils rémunérés et comment : salaires ou autres rémunérations ? Les bénévoles perçoivent-ils des remboursements de frais ? Comment procédez-vous ?

Enfin, et si nous parlions de transparence ? Vis-à-vis des partenaires financeurs : Avez-vous formalisé vos relations financières avec vos partenaires (et plus particulièrement partenaires privés) : convention de mécénat, convention de sponsoring, autres conventions ? Transmettez-vous vos comptes annuels à la municipalité qui vous verse une subvention représentant plus de 50 % de votre budget ou plus de 75 000 € ? Même sans obligation légale, communiquez-vous sur les résultats de l’utilisation des fonds perçus ? Vis-à-vis d’autres partenaires : Faites-vous un point régulier avec vos partenaires ? Vous obligez-vous à contractualiser vos relations durables (autres que relations commerciales courantes) ? Voilà, vous vous êtes posé toutes ces questions. Elles en appellent peutêtre d’autres ? L’objectif de ces questions sur votre fonctionnement est de constater les points forts, mais également de ressortir les points à corriger ou à améliorer. En tout état de cause, ce diagnostic doit se transformer en actions concrètes. C’est pourquoi, l’une de nos prochaines lettres Partenaire sera consacrée aux actions correctives que vous pourrez mettre en place. Dossier réalisé par In Extenso - Experts-comptables

Réalisez-vous un suivi de votre trésorerie au travers d’outils spécifiques ? Vos réserves (fonds associatifs) sont-elles suffisantes pour faire face à un coup dur (perte de subvention, perte d’adhérents, dépenses non prévues…) ?

Pour vous aider à suivre chaque trimestre l’actualité juridique, sociale et fiscale, nous avons relevé pour vous les informations suivantes Juridique

Social

Légalité d’une subvention allouée « après » le déroulement de la manifestation Une collectivité territoriale peut verser une subvention à une association à condition que ses activités aient un caractère d’utilité publique pour la collectivité. Rien n’interdit que la subvention soit octroyée après la manifestation dès lors que cette dernière présente bien un intérêt pour les habitants de la collectivité.

Bénévoles ou salariés ? Un nouvel article (R. 124-30-2) du Code du travail, stipule désormais que la durée de représentations payantes de chorales d'enfants est assimilée à un temps de travail effectif.

Rép. min. à Jean-Louis Masson, JO Sénat du 27 août 2009, n° 9561

Associations et organisation de voyages Les activités de tourisme des associations ont toujours été réglementées. Cette règlementation vient d’être modifiée. Les associations ne peuvent réaliser qu'en faveur de leurs membres des opérations relatives à l'organisation ou la vente de voyages ou de séjours individuels ou collectifs. Elles doivent être immatriculées auprès de l'agence de développement touristique de la France. Toutefois, elles sont dispensées de cette obligation si elles n'ont pas pour objet l'organisation de voyages ou de séjours et si elles ne se livrent à ces opérations qu'à l'occasion de leurs assemblées générales ou de voyages exceptionnels, liés à leur fonctionnement et organisés pour leurs adhérents.

Décret n°2009-1049 du 27 août 2009, JO du 29

GUSO et spectacles occasionnels Grâce au guichet unique pour le spectacle vivant, les organisateurs non professionnels de spectacles vivants (souvent des associations) effectuent auprès d’un seul organisme, via un formulaire spécifique, toutes les déclarations obligatoires liées à l’embauche ainsi que le paiement des cotisations et contributions sociales. Une récente circulaire met à jour la procédure. Circ. DSS/5C/DMDTS n° 2009-252 du 5 août 2009

Indemnité des volontaires revalorisée Fixée à 50 % de la rémunération afférente à l'indice brut 244 de la fonction publique, l'indemnité des volontaires civils et associatifs est de 672,66 € depuis le 1er octobre.

Plafond mensuel de la sécurité sociale SMIC horaire Minimum garanti

2 859 € 8,82 € 3,31 €

Cotisations sociales et bases forfaitaires Consultez-les sur le site www.urssaf.fr « Espace associations »

Spectacles occasionnels : cotisations forfaitaires Cachet maximum 714 € Employeur 40 € Salarié 13 € Total 53 € Informations Guichet Unique au 0810 863 342 ou www.guso.com.fr

Chèque emploi associatif

Loi n° 2009-888 du 22 juillet 2009 de développement et de modernisation des services touristiques, JO du 24

Le service de conseil juridique et fiscal dédié aux associations

Fiscal Au sujet de la déduction fiscale des dons Les réponses de l'administration fiscale aux associations sur leur capacité à recevoir des dons déductibles ne sont pas toujours cohérentes d'un département à l'autre. Le ministre du Budget précise que le fait qu'une association soit affiliée à une fédération reconnue d'utilité publique n'implique pas d'office qu'elle soit éligible à l'avantage fiscal. Par ailleurs, les organismes de bonne foi, non satisfaits de la 1ère réponse de l'administration, peuvent solliciter un 2ème examen de leur demande, à la condition de ne pas invoquer d'éléments nouveaux.

In d ic e s 2 0 0 9

n° vert 0 800 1901 00 et www.cea.urssaf.fr

Prix à la consommation avec tabac septembre 2009

119,37

Indice de référence des loyers 2ème trimestre 2009

Pour consulter ce service et vous procurer ainsi les textes d'actualité cités ou poser des questions juridiques, fiscales, sociales, administratives ou financières à notre avocat conseil, rendez-vous dans votre Caisse locale.

(pour la révision des loyers) 117,59

Un service exclusif pour les associations clientes du Crédit Mutuel !

Voiture : 0,297 € ; deux roues : 0,115 €

Frais kilométriques des bénévoles pour la réduction d’impôt (barème 2009, année 2008)

Experts

I n fo s +

Rép. min. à Jacques Remiller, JOAN du 21 juillet 2009, n° 45595

Conférence nationale de la vie associative Présidée par Martin Hirsch, haut-commissaire à la Jeunesse chargé du développement de la vie associative, cette conférence aura lieu le 17 décembre. Elle réunira les partenaires concernés (Etat, collectivités territoriales, associations et fédérations nationales) autour des thèmes suivants : la place des associations dans le dialogue civil, la clarification du partenariat contractuel entre les pouvoirs publics et les associations et la reconnaissance de l’engagement et du bénévolat. Tout sur la conférence : www.cpca.asso.fr

In Extenso, acteur majeur de l'expertise comptable en France, est leader de l'accompagnement des associations.

www.inextenso-associations.com

La lettre du Service Partenaire Associations est éditée par la Confédération Nationale du Crédit Mutuel - 88, rue Cardinet - 75017 Paris - Tél. 01 44 01 10 10 • Directeur de la publication : Martine Gendre (martine.gendre@creditmutuel3d.com) • Rédactrice en chef : Nicole Deyhérassary (nicole.deyherassary@creditmutuel3d.com) • Comité de rédaction : Emmanuel Aguesse, Eric Anglade, Chantal Béato, Christel Clargé, Arnaud Dufort, Hervé Frioud Chatrieux, Gérard Gay, Stéphéne Guimard, Bernard Guiot, Kathleen Manson, Yves Martineau, Christian Morisset, Olivier Moulin, Aïda Nibau, Sylvie Porte, Jean-Philippe Tatu. • Réalisation : Zazimuts - 01 42 71 92 25 • ISSN : 1164 - 453