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PV d'assemblée générale d'une association : pourquoi est-il important ?

CRÉATION D'ENTREPRISE AMÉLIE SIMÉON LE 28/11/17 4min

Planifier les actions de l’année, consulter les membres de l’association, faire preuve en cas de conflit… le procès-verbal d’une assemblée générale est indispensable au bon fonctionnement d’une association. Sans être obligatoire, si il n'a pas été prévu lors de la création de l'associationne l’imposent pas, il joue de multiples rôles, et a une grande valeur légale, à condition de bien respecter le cadre qui lui est imposé !

1.

A quoi correspond le PV d' AG ?

2.

Pourquoi est-il nécessaire ?

PROCÈS-VERBAL D'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : À QUOI CORRESPOND CE DOCUMENT ?

Souvent appelé « PV », le procès-verbal est un écrit retranscrivant une déclaration, une situation, une réunion… Les assemblées générales d’association ou de société sont consignées dans un procès-verbal. Il est parfois simplement nommé « compte-rendu », même s’il a vocation à être beaucoup plus exhaustif. Sans être une obligation légale – il peut être

imposé par les statuts de l'association - et contrairement au compterendu, il a une valeur juridique s’il respecte des conditions précises de contenu et de forme.

Le procès-verbal dans la forme Support de retranscription, rédacteur, signatures, copies ou extraits à fournir… les modalités de la retranscription des procès-verbaux d’association sont en général inscrites dans les statuts de celle-ci.

Quelle

que

soit

la

réunion,

la

forme

quelle

prend

ou

ses

membres, l’assemblée doit désigner un rapporteur, dont le nom et la qualité doivent être inscrits au PV. C’est lui qui a la responsabilité de rédiger le PV : le plus souvent, c’est le secrétaire de l’association qui en a la charge.

Une fois rédigé, complété et signé, le procès-verbal doit être classé et archivé. Il doit être en libre accès pour les membres de l’association, et facile à consulter, pour un maximum de transparence.

Le contenu du procès-verbal Il n’existe aucune obligation à retranscrire toute la réunion, on ne retranscrit souvent que les points essentiels. Le contenu le plus classique du PV est :  Le nom de l’association,  L’ordre du jour,  L’organe qui doit délibérer – bureau, conseil d’administration…  Le lieu, la date et l'heure de l’assemblée générale,  Le

nom

membres

et

la

qualité

présents :

il

des est

conseillé de produire une feuille d’émargement, pour attester des

pouvoirs présents et du quorum imposé par les statuts,  Le

nom

absentes

des mais

personnes représentées

par un mandataire, le nom de celui-ci,  Le

nom

du président

de

l'association et du secrétaire de séance – rédacteur du PV,  Le

résumé

plus

ou

moins

exhaustif de chacun des points abordés,

des

positions

des

débats, et des incidents en cours de séance,  Les résolutions soumises au vote,  Le résultat de ces votes,  Heure de la clôture de la séance,  Le

nom

personnes

et

la

qualité

des

signataires

du

procès-verbal : le plus souvent, celui-ci est signé par le Président.

En annexe, le procès-verbal peut éventuellement contenir un extrait ou une copie de documents ou rapports soumis à l’assemblée générale, ainsi que des documents moins formels, compilant les avis divergeant ou les discussions secondaires, sous forme plus ou moins développées. Par exemple, en cas d'un projet de changement de siège social de l'association, ces annexes peuvent présenter le rapport complet des options proposées lors de l'assemblée générale.

LE PROCÈS-VERBAL D'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : POURQUOI EST-IL NÉCESSAIRE ?

Pour chaque assemblée générale, il est essentiel d’établir un procèsverbal, étant donné ses nombreuses fonctions. A quoi sert le procès-verbal d’une assemblée générale d’association ?

L’utilité d’un procès-verbal Rédigé à chaque assemblée générale, le procès-verbal se rend indispensable :  Avant tout, en compilant toutes les informations majeures des assemblées, il permet de suivre ce qui a été dit, les dossiers en cours, les points à aborder d’une assemblée sur l’autre.  Il informe, récapitule et informe les

personnes

qui

ont

été

absentes, et constitue un rappel essentiel, en toute objectivité : il doit être en accès libre pour tous les membres.  Il constitue également un plan d’action, pour les actions et les débats à prévoir. Il permet de les planifier, et donne une visibilité dans le temps.  Il

atteste

du

bon

fonctionnement et de la bonne

santé

de

l’association,

et

témoigne de son orientation  Il sert de preuve légale en cas de

conflit

interne notamment,

grâce à sa valeur juridique

En cas de conflit, la valeur juridique du procès-verbal Ce qui fait la spécificité du procès-verbal, c’est surtout sa valeur juridique. Alors qu’un simple compte-rendu peut également avoir une valeur informative ou un rôle organisationnel, le procès-verbal sert de preuve, aux yeux de la justice, en cas de conflit.

Sa valeur juridique tient au respect de plusieurs points :  La rigueur dans la rédaction : il ne doit pas être raturé, ni contenir des informations manquantes  Ses

feuillets

doivent

être

numérotés, de type 1/5, 2/5… pour attester qu’aucune page n’est manquante,  La

rédaction

doit

être

compréhensible, lisible, précise et claire,  Le texte doit comporter le nom de l’association, l’ordre du jour, le lieu et la date de l’assemblée générale,

les

résolutions

adoptées,  Il doit être daté et signé par le Président de l’association, et au moins un autre administrateur –

en

général

le

secrétaire,

rédacteur du Procès-verbal En remplissant ces conditions, il peut être opposé légalement à toute contestation par un tiers. En cas de recours juridique, il sert de preuve.

Chaque élément du contenu est ainsi une justification :  La mention de chacun des participants à l’assemblée, ainsi que la feuille de présence dument signée et jointe au procès-verbal en annexe permettent de vérifier que le quorum et la majorité imposés

par

l’association

les ont

statuts

de

bien

été

respectés.  La liste des documents fournis, et

les

assurent

documents la

annexés

transparence

et

l’accessibilité du PV  Les résultats notés de manière exhaustive,

claire

et

précise

attestent des décisions prises.

Pour faciliter les tenues d’assemblée comme la vie de l’association, ou pour valoir comme preuve en cas de conflit, la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est plus que nécessaire. Mais pour assurer un maximum de fonction, celle-ci doit être rigoureuse, et ne rien laisser au hasard : n’hésitez pas à la confier à des professionnels !