Association fiche pratique janvier 2018

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

Définition

Le consentement d’au moins deux personnes

févr-15

FICHE PRATIQUE N°1 CRÉER SON ASSOCIATION : COMMENT PROCEDER L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicables aux contrats et obligations. ⌦ Association loi 1901 LE CONTRAT D'ASSOCIATION ¤ En principe, il suffit de deux personnes pour créer une association : il n’existe pas de maximum. ¤ Le contrat d’association nécessite le consentement libre et éclairé et formalisé d’au moins deux membres fondateurs. Par la suite, l’adhésion de nouveaux membres suppose la rencontre de deux volontés : celle, pour le postulant, d’adhérer à l’association et celle, pour l'association, d’accepter le postulant en qualité de membre.

L’expression du consentement ¤ Le consentement des membres fondateurs ou adhérents ultérieurs n’est valable que s’il n’a pas été donné par erreur, extorqué par violence ou surpris par dol (tromperie, manœuvre déloyale prise dans le but d'amener quelqu'un à conclure un contrat à des conditions désavantageuses. le dol fait partie des vices du consentement) : personne ne peut être forcé à adhérer à une association. ¤ Chacune des parties au contrat d’association doit donner son accord, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un mandataire. Un tel consentement peut être exprès ou tacite. Il peut être verbal et même résulter de l’accomplissement de certains actes tels que le paiement de la cotisation, l’acceptation de fonctions d’administration ou de direction au sein de l’association, etc. ¤ Pour des raisons de preuve, il est néanmoins conseillé de disposer d’un écrit. C’est pourquoi, en pratique : le consentement des fondateurs est formulé dans le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive de l’association, et celui des nouveaux membres dans un bulletin d’adhésion signé de leurs mains pour les personnes physiques ou de celles de leurs représentants légaux pour les personnes morales.

les statuts

DOCUMENTS A REDIGER ⌦ La rédaction des statuts constitue la clef de voûte du fonctionnement de la structure. ¤ Une très grande liberté de rédaction est laissée aux membres fondateurs mais ils doivent être conscients du fait qu'ils déterminent alors leurs propres lois et modes de fonctionnement: objet permettant de couvrir les diverses activités envisagées, catégories des membres, ressources, modalités selon lesquelles œuvrent les organes de direction, rôle et pouvoir de chacun, diverses réunions prévues... ¤ Les statuts déterminent ainsi le fonctionnement démocratique du groupement et peuvent être complétés par un règlement intérieur précisant les règles de détail ou les dispositions sujettes à modification fréquente.

Le Règlement intérieur

Le Registre Spécial

¤ Le règlement intérieur a pour objet de compléter les statuts, de préciser les règles de détail ou les dispositions sujettes à modifications fréquentes. ¤ Il n'est pas obligatoire sauf s'il est prévu par les statuts. ⌦ Ce registre est obligatoire ¤ Il recense les différents évènements de la vie juridique de l'association (les modifications statutaires, les changements de dirigeants, le changement d’adresse du siège social…) ¤ C’est généralement l’un des premiers documents demandé en cas de contrôle de l’association par une autorité administrative (chambre régionale des comptes notamment) ou judiciaire. Il constitue un indice permettant d’apprécier la régularité du fonctionnement juridique de l’association. ¤ Le registre spécial est un document dont les feuillets sont reliés de façon indissociable : ce peut être un simple cahier broché (mais pas un classeur composé de feuillets mobiles). suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°1 CRÉER SON ASSOCIATION : COMMENT PROCEDER LES FORMALITES DE CONSTITUTION L'Assemblée Générale constitutive

Déclaration d'existence

⌦ Etape obligatoire ¤ Les rédacteurs, après avoir rédigé les statuts de l'association en cours de formation doivent se réunir en Assemblée Constitutive et approuver les statuts. ⌦ Déposer en préfecture (ou sous-préfecture) du lieu du siège social, la déclaration doit mentionner : ¤ le titre exact et complet de l’association, éventuellement suivi de son sigle ; ¤ l’objet ou les buts de l’association ; ¤ l’adresse du siège de l'association et, s’il y a lieu, celle de ses établissements secondaires ; les nom, prénom, profession, domicile et nationalité des personnes chargées de l’administration de l’association c’est-à-dire, traditionnellement, des membres du conseil d’administration et du bureau. Cette déclaration doit être signée par au moins deux dirigeants de l’association et accompagnée d’un exemplaire des statuts également datés et signés par au moins deux des futurs dirigeants (ainsi que le cas échéant, un original du procès-verbal de l’assemblée générale constitutive et du conseil d’administration). Imprimé de demande d'insertion au Journal Officiel ¤ Les services préfectoraux sont tenus de donner récépissé du dépôt de la déclaration dans les cinq jours de la date de ce dépôt. ¤ Ce récépissé précise le numéro du répertoire national des associations (RNA) attribué à l’association.

Publication au JO

⌦ Obtention de la capacité juridique : ¤ L’association acquiert la capacité juridique seulement le jour où elle est rendue publique par une mention au Journal officiel d’un extrait de sa déclaration. Cet extrait mentionne le nom de l’association, son objet, l’adresse de son siège social. ¤ Cette demande d’insertion au Journal officiel est effectuée par les dirigeants ou administrateurs, dans le délai d’un mois à compter de la déclaration en préfecture. ¤ Son coût est de 44 € (tarif 2014) et de 90 € si l'objet publié dépasse 1 000 caractères. ⌦ Conseil : Conservez précieusement l’original de ce document et pensez à le scanner ou le photocopier. La publication est la carte d’identité de votre association.

Le compte bancaire

AUTRES FORMALITES Les pièces à produire : Un exemplaire des statuts certifié conforme par le président. Un extrait du Journal officiel publiant la déclaration initiale de la création de l’association (ou les modifications ultérieures). En cas de perte, vous devez en faire la demande auprès de la direction du JO. Le récépissé de déclaration de l’association délivré par la Préfecture. Le justificatif de la nomination des membres du Conseil d’Administration et des membres du bureau et de la durée de leurs fonctions (extrait de la délibération de l’Assemblée Générale et, éventuellement, de celle du Conseil d’Administration). A fournir à chaque changement et certifié conforme par le Président. Un extrait du procès-verbal du Conseil d’Administration désignant la ou les personne(s) habilitée(s) à ouvrir et à faire fonctionner le(s) compte(s), certifié conforme. En pratique, la personne habilitée est souvent le trésorier de l’association. Ce document est à remettre chaque année à son banquier après l'AG. La pièce d'identité de la personne habilitée à faire fonctionner les comptes. Il ne s’agit pas là d’une liste officielle. Le banquier peut exiger la fourniture de pièces supplémentaires, par exemple un « business plan » si l’association a un objet économique.

L'immatriculation

⌦ Pour être identifiée par les acteurs institutionnels ou privés, l'association doit s'enregistrer auprès de différents organismes et posséder un certain nombre de numéros d'immatriculation. Cet enregistrement est indispensable pour des formalités relatives à l'embauche, l'obtention de subvention, etc

Documents associés à la fiche n°1 ¤ 1- LOI - loi du 1er juillet 1901 - version aout 2014 ¤ 1- CREATION -Juris Associations - Dossier créer son association - comment procéder étape par étape ¤ 1- CREATION - Kit complet - créer son association

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févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°2 LA DISSOLUTION - LA MISE EN SOMMEIL Définition

Procédure de dissolution

⌦ La loi de 1901 ne fixe pas de procédure précise pour Dissoudre une association loi 1901. C'est la procédure figurant dans les statuts qui doit être appliquée ou, à défaut, c'est l'ensemble des membres réunis en assemblée générale extraordinaire qui décide de la dissolution et de la liquidation des biens. LA DISSOLUTION La loi 1901 vient réglementer strictement la procédure de dissolution et de liquidation d'une association. Tout manquement peut engager la responsabilité des dirigeants ¤ Organisation d'une 1ère assemblée générale extraordinaire appelée à prononcer la dissolution (Convocation des membres, vote de la dissolution et des décisions annexes) Opérations de liquidation et reprise des apports (conditions de reprise, bénéficiaires de la reprise) ¤ Organisation d'une 2ème assemblée générale appelée à prononcer la clôture de la liquidation ¤ Déclaration de dissolution (déclaration à la préfecture, à l'INSEE (Siret ou code APE), publication au journal officiel, mention sur le registre spécial, clôture du compte en banque de l'association)

Types de dissolution

⌦ Dissolution volontaire La décision est prise par l'assemblée générale extraordinaire, selon une procédure fixée par les statuts. ⌦ Dissolution automatique ¤ L’association est dissoute de plein droit dans les cas suivants : effectif minimum atteint (moins de 2 ou seuil fixé par les statuts) arrivée au terme prévu d'une association à durée déterminée, disparition de la raison d'être de l'association, devenue sans objet. ⌦ Dissolution judiciaire ¤ La dissolution par voie judiciaire intervient sur demande des pouvoirs publics ou à la requête de toute personne y ayant un intérêt légitime. La décision d'interdiction est prise par le tribunal de grande instance du siège de l'association

⌦ Dissolution administrative ¤ Une mesure d'interdiction d'une association par l'autorité administrative n'intervient que dans des cas expressément prévus par la loi. Le maintien ou la reconstitution (ouverte ou déguisée), d'une association dissoute est punissable de sanctions pénales pouvant atteindre 7 ans d'emprisonnement et 100 000 € d'amende (éventuellement accompagnées d'une interdiction de séjour ou de droits civiques).

Conditions

LA MISE EN SOMMEIL Afin d'éviter la dissolution, l'association peut décider sa "mise en sommeil", pour une durée limitée. ⌦ La relance d'une association en sommeil est possible car la personne morale existe toujours. Elle doit se faire en respectant les statuts ⌦ La mise en sommeil doit être explicitement prévu dans les statuts. Ils doivent indiquer les conditions et la procédure à suivre (surtout concernant la gestion du patrimoine de l'association et la relance éventuelle). ⌦ Elle résulte d'une décision de l'Assemblée Générale. Elle fixe la durée maximum de la mise en sommeil. Toute mise en sommeil décidée par des dirigeants alors que les statuts ne les y autorisent pas, engage leur responsabilité Si les statuts n'ont pas prévu les conditions de la mise en sommeil, la solution est la dissolution Une association dépourvue de dirigeants constitue une cause de dissolution de plein droit. Il en va de même d'une association qui ne serait plus composée que d'un seul membre (art. 1er de la loi du 1er juillet 1901).

Les effets

⌦ la mise en sommeil n'implique pas le fait que ses dirigeants n'acquitent plus de cotisations. L'association en sommeil continue d'être pourvue de ses organes légaux : elle est toujours dotée d'un Président, d'un Secrétaire et d'un trésorier. Elle organise régulièrement son Assemblée Générale et tient ses comptes, même si elle ne perçoit aucune cotisation et autres subventions. Elle doit régler ses dettes, arrêter ses abonnements (EDF, téléphone etc..), faire suivre le courrier, résilier les contrats d'assurance etc… Les comptes bancaires restent en l'Etat et les dirigeants consrvent leurs fonctions.

Documents associés à la fiche n°2 ¤ 1- DISSOLUTION - Dissolution d'une association loi 1901 ¤ 1- DISSOLUTION - Dissolution d'une association - Procédure et formalités ¤ 1- DISSOLUTION - La dissolution d'une association ¤ 1- SOMMEIL - Associations inactives - Faut-il dissoudre ou mettre en sommeil

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juin-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°3 LES STATUTS Définition

⌦ L'acte fondateur d'une association est la signature d'un contrat par au moins 2 personnes qui les engagent les unes par rapport aux autres. Ce contrat est appelé « statuts de l'association » . Les statuts peuvent comporter des clauses permettant de les modifier.

Liberté de forme et de contenu

⌦ La forme et le contenu des statuts sont libres (dès lors qu'ils n'entrent pas en opposition avec la loi). Les modèles de statut parfois fournis par les préfectures et sous-préfectures ou par d'autres organismes n’ont aucun caractère obligatoire. Une association qui veut obtenir ou conserver la qualité d'association agréée ou d'association reconnue d'utilité publique doit cependant conformer ses statuts à des exigences administratives qui limitent leur libre rédaction.

les statuts, doivent être signés et paraphés par au moins deux personnes chargées de l'administration de l'association.

Préambule Eléménts d'identification

STATUTS D'ASSOCIATION : CONTENU ¤ Préambule (facultatif) contenant les déclarations d'intention des fondateurs, qui permet de renseigner sur l'esprit dans lequel a été constituée l'association ¤ Nom et sigle (le cas échéant), ¤ siège social de l'association.

Objet de l'association

¤ Ses buts et ses activités, ce qui va définir son cadre d'intervention.

Durée

¤ la durée de l'association; elle peut être illimitée, à durée déterminée ou limitée à la réalisation d'une tâche précise; ¤ Conditions pour être membre, ¤ liste des membres fondateurs, ¤ catégories de membres, ¤ conditions de perte du statut de membre(s)

Membres de l'association

Organes de direction : le ¤ règles de désignation des membres du CA et du bureau, Conseil d'Administration et le ¤ conditions d'élection, Bureau ¤ durée des mandats, ¤ règles de fonctionnement de ces organes, ¤ conditions de remplacement de leurs membres. Assemblée Générale

¤ fréquence des convocations, ¤ règles de convocation et de tenue des assemblées générales, ¤ type de décisions prises par l'assemblée générale ordinaire, ¤ types de décisions prises par l'assemblée générale extraordinaire.

Ressources financières et gestion

¤ les différentes catégories de ressources,

Ester en justice

¤ les modalités de représentation de l'association en justice;

Dissolution

¤ durée de l'exercice comptable et date de clôture.

¤ énumération des cas de dissolution de l'association, ¤ les conditions de modifications statutaires et les règles de dissolution et de dévolution des biens.

Règlement Intérieur

¤ possibilité que les statuts soient complétés par le règlement intérieur.

Documents associés à la fiche n°3 ¤ 1- STATUTS - 10 erreurs à éviter lors de la rédaction des statuts ¤ 1- STATUTS - Bien rediger les statuts de votre association ¤ 1- STATUTS - Guide de rédaction des statuts ¤ 1- STATUTS - Modèle de statut d'association - Notice explicative ¤ 1- STATUTS - Rédaction des statuts de l'association - conseils ¤ 1- STATUTS - Statut associatif et activites commerciales

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févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°4 LE REGLEMENT INTERIEUR ⌦ Le règlement intérieur de l’association sert à préciser les modalités pratiques de son fonctionnement, dans le cadre prévu par les statuts. Il n’est pas obligatoire, sauf s’il est prévu par les statuts. Sa rédaction est libre. La seule exigence est qu’il ne doit bien entendu pas comporter de dispositions contraires aux statuts. En cas de litige ce sont les statuts qui font foi. Le règlement intérieur est généralement établi par le conseil d’administration, soumis à l’approbation de l’assemblée générale et diffusé parmi les membres de l’association. Il n’existe pas de règlement intérieur type, chaque association ayant une organisation propre. Il est établi sur papier libre, daté et signé par le conseil d’administration.

Un double rôle

¤ éviter d'alourdir les statuts avec des détails trop précis, ¤ conserver la confidentialité des règles de fonctionnement interne à l'association.

Non obligatoire

¤ il ne fait pas partie des documents à joindre à la déclaration en préfecture, ¤ il peut être rédigé une fois que l'association a été créée.

Non obligatoire, sauf pour..

¤ les associations sportives, ¤ les associations reconnues d'utilité publique, ¤ et généralement pour toutes les associations bénéficiant de fonds publics.

Rédaction

⌦ contrairement aux statuts, il peut être modifié facilement. Notamment en ce qui concerne les éléments souvent modifiables, comme le montant des cotisations. ¤ le règlement intérieur peut être rédigé par : le conseil d'administration, l'assemblée générale. ⌦ pour la souplesse de modification, il est conseillé de faire rédiger le règlement intérieur par le conseil d'administration.

LE CONTENU ⌦ le contenu du règlement intérieur ne doit pas être en contradiction avec les statuts de l'association. Voici les clauses que l'on trouve le plus fréquemment dans les règlements intérieurs : Cotisations

¤ mode de calcul des cotisations ¤ montant des cotisations

Discipline

¤ procédures d'exclusion et de radiation ¤ procédures de licenciement ¤ sanctions disciplinaires

Finances et Comptabilité

¤ règles de tenue de la comptabilité ¤ indemnités de remboursement ¤ ressources financières

Locaux et matériel

¤ heures d'ouverture des locaux ¤ utilisation des locaux ¤ utilisation du matériel

Assemblée Générale

¤ convocation ¤ majorité ¤ modalités de vote

Bureau

¤ répartition des fonctions au sein du bureau

Documents associés à la fiche n°4 ¤ 1- REGLEMENT INTERIEUR - Réglement intérieur - Modèle ¤ 1- REGLEMENT INTERIEUR - Règlement intérieur d'une association obligatoire ou non

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févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°5 LE REGISTRE SPECIAL Définition

⌦ Toute association à l'obligation de tenir un registre spécial sur lequel devront être consignés les changements intervenus dans sa direction et les modifications apportées à ses statuts (L. 1er juill. 1901, art. 5 ; D. 16 août 1901, art 6).

LE REGISTRE SPECIAL : UN CARACTERE OBLIGATOIRE ⌦ L'association doit garder trace de tous les événements affectant de façon importante sa gestion, en reportant chacun d'entre eux (en commençant par l'assemblée constitutive ) sur un registre spécial, tenu et conservé par ses dirigeants. Il constitut la mémoire juridique de l'association. Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaire chaque fois qu'elles en feront la demande. Sa forme

⌦ Ce registre est lié à la vie de l'association, il devra être conservé indéfiniment. ¤ Le registre spécial doit être numéroté de la première à la dernière page et être paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l'association. Cette définition exclut le principe des "feuilles volantes" (D. 16 août 1901, art. 31). Les inscriptions sont faites à la suite les unes des autres sans laisser de blanc. ¤ Le registre doit être tenu et conservé au siège de l'association (D. 16 août 1901, art 6).

Mentions obligatoires

⌦ Doivent figurer sur ce registre spécial, les mentions suivantes (loi du 1er juillet 1901, art. 5 et 7, décret du 16 août 1901, art. 3) ¤ les changements de personnes chargées de l'administration ou de la direction ¤ les nouveaux établissements fondés ¤ le changement d'adresse du siège social ¤ les acquisitions ou aliénations du local destiné à l'administration et à la réunion de ses membres ¤ les modifications apportées aux statuts ¤ les dates des récépissés délivrés par la préfecture ou sous préfecture lors du dépôt des déclarations modificatives

Attention !

¤ En théorie, l’inobservation des règles concernant le registre spécial peut entraîner des sanctions assez lourdes, notamment sur le plan pénal (Loi de 1901 art8 et art. 131-13 du code pénal : sont punies d’une amende de 1500 € doublée en cas de récidive, l’absence de registre spécial, sa tenue irrégulière et sa non production aux autorités administratives et judiciaires) et administratif (JO asso. nat. P 3839, réponse ministérielle du 12 mai 1979). ¤ Le non-respect des obligations relatives au registre spécial peut justifier la suppression de l’aide financière accordée par les pouvoirs publics ou son non-renouvellement. ¤ Registre absent dans une assocation ancienne : il doit s'ouvrir sur un constat de carence (voir document associé à la fiche n°5)

Documents associés à la fiche n°5 ¤ 1- REGISTRE SPECIAL - Le registre spécial (mode d'emploi) ¤ 1- REGISTRE SPECIAL - Registre obligatoire - Présentation et contenu

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févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°6 L'IMMATRICULATION ⌦ Pour être identifiée par les acteurs institutionnels ou privés, l'association doit s'enregistrer auprès de différents organismes et posséder un certain nombre de numéros d'immatriculation. Cet enregistrement est indispensable pour des formalités relatives à l'embauche, l'obtention de subvention, etc Numéro RNA

Utilité

¤ Lors de la déclaration de création en préfecture, le greffe des associations procède à son inscription dans le répertoire national des associations (RNA), anciennement répertoire Waldec (Web des associations librement déclarées). Cette inscription donne lieu à une première immatriculation sous la forme d'un numéro RNA (appelé parfois par l'administration "numéro de dossier"), composé d'un W suivi de 9 chiffres. Numéros Siren et Siret ⌦ Les numéros Siren et Siret identifient l'association auprès de l'Insee, afin que son activité puisse être comptabilisée dans les productions statistiques nationales, notamment dans celles relatives à l'activité économique. ¤ Ils sont uniques et invariables. ¤ Le Siren, composé de 9 chiffres, identifie l'association elle-même, tandis que le Siret, composé de 14 chiffres, identifie chacun de ses établissements. ¤ Chaque Siret est une extension du numéro Siren par l'ajout de 5 chiffres. ¤ Ils n'ont pas de lien avec les caractéristiques de l'association. ¤ Lorsque l'association n'a qu'un seul établissement, elle possède un seul Siret : celui de son siège social.

Attribution

Modifications

⌦ L'attribution de numéros Siren et Siret n'est pas systématique. Elle est facultative et doit être demandée par l'association. ¤ L'association peut présenter une demande d'attribution : soit comme association subventionnée ou susceptible de l'être (cerfa n°12156*03) L'inscription doit être demandée directement par courrier à la direction régionale de l'Insee compétente pour votre département en joignant une copie des statuts de votre association et une copie de l'extrait paru au journal officiel (ou à défaut le récépissé de dépôt des statuts en préfecture). soit comme association employeur (ou envisageant de le devenir), auprès de l'Urssaf, par téléservice, soit comme association assujettie à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés, auprès du Greffe du Tribunal de Commerce , par courrier. L'association doit joindre à son dossier de demande une copie de ses statuts et une copie de l'extrait publié au Journal officiel ou, à défaut, le récépissé de dépôt des statuts en préfecture.

¤ L'association reçoit ensuite un certificat d'inscription. Attention : le certificat d'inscription doit être précieusement conservé, car il n'est pas délivré de duplicata en cas de perte. ¤ En cas d'importante modification l'Insee doit en être avertie afin d'actualiser le dossier de l'association. ¤ Des changements peuvent alors intervenir dans l'attribution du ou des numéros de Siret, mais le numéro Siren reste toujours le même jusqu'à la dissolution de l'association.

Utilité

Attribution Modifications

Où s'adresser ?

Code APE (ou code Naf) ⌦ Le code d'activité principale exercée (code APE) est attribué par l'Insee, en même temps que son numéro de Siret et lui permet à des fins statistiques de classer les activités principales de l'association par rapport à la nomenclature d'activités française (code Naf). ¤ Le code APE ou NAF se compose de 4 chiffres et une lettre. ¤ Il peut être complété par des codes d'activité principale exercée spécifiques à chaque établissement (codes Apet). ¤ Les codes sont déterminés par l'Insee lors de la demande d'attribution des numéros Siren et Siret. ¤ L'association n'a pas à les déterminer elle-même. ¤ Si l'association considère que les codes ne correspondent pas ou plus à la réalité de ses activités, elle peut en demander le changement, en utilisant un formulaire réservé à cet effet. Mission d'accueil et d'information des associations (Maia) : Pour s'informer Greffe des associations : Pour connaître son immatriculation au RNA Urssaf : Pour demander une immatriculation comme association employeur Direction régionale de l'Insee compétente pour l'attribution des numéros Siren et Siret : - Pour demander une immatriculation comme association subventionnée INSEE CENTRE : 131, rue du Faubourg Bannier - 45034 Orléans Cedex 1 Service en charge des impôts (trésorerie, centre des impôts fonciers...) : - Pour demander une immatriculation comme association assujettie à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés

Documents associés à la fiche n°6 ¤ 1- SIREN - SIRET - CODE APE - Dans quels cas demander un numéro SIREN SIRETCode APE ¤ 1- SIRET - Lettre type de demande de numéro de SIRET ¤ 1- SIRET & APE - Note spécifique relative aux codes SIRET et APE Espace Associatif : Avenue du Noyer Lambert - 91300 MASSY / 01 60 13 11 11 / espaceassociatif@mairie-massy.fr

févr-15

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FICHE PRATIQUE N°7 LE CONSEIL D'ADMINISTRATION - LE BUREAU LE CONSEIL D'ADMINISTRATION Les membres

⌦ les statuts doivent préciser le mode de désignation des administrateurs ¤ le conseil d'administration se compose d'administrateurs : leur nombre n'est pas déterminé en principe. ¤ les statuts ou le règlement intérieur fixe ce nombre. ¤ En pratique, l'assemblée générale désigne les administrateurs par un vote : pour une durée déterminée, et avec possibilité ou non de renouveler leur mandat.

Le rôle du CA

Réunions du CA

Règles de bon déroulement

⌦ Son domaine de compétence est l'administration de l'association. ¤ le Conseil d'administration : arrête le budget et les comptes annuels de l'association; définit les orientations principales de l'association, autorise le président à agir en justice, décide de la gestion du patrimoine de l'association (emploi des fonds, baux des locaux, gestion du personnel). ⌦ les statuts prévoient le nombre de réunions par an. ¤ les bonnes pratiques sont les suivantes : 3 ou 4 réunions par an, la possibilité pour un pourcentage (33 ou 50%) d'administrateurs de demander la réunion du CA une convocation écrite (avec mention de la date et du lieu de la réunion). ¤ tous les administrateurs doivent bénéficier d'une voix, ¤ une feuille de présence doit être paraphée par tous les administrateurs présents, ¤ un procès-verbal est rédigé pour chaque réunion; il n'est pas obligatoirement diffusé à tous. LE BUREAU

Définition

⌦ le bureau d'une association est l'organe exécutif de l'association ¤ Le bureau d'une association a différentes attributions mais son rôle principal est de gérer au quotidien la direction de l'association. ¤ il permet le bon fonctionnement de l'association et met en œuvre les décisions votées par : les assemblées générales le Conseil d'administration

Fonctionnement

⌦ les membres du bureau sont élus par le Conseil d'Administration : ¤ il sont nécessairement choisis parmi les administrateurs, ¤ il est recommandé de les désigner à bulletin secret. le bureau doit pouvoir se réunir autant de fois que nécessaire, pour faire face au quotidien de l'association.

Le Président

Le Secrétaire

BUREAU D'ASSOCIATION : Président, Secrétaire et Trésorier ¤ représente l'association auprès des administrations, des partenaires et du public, ¤ représente l'association en justice, ¤ dirige l'association en signant les contrats, ¤ convoque et préside le bureau et le conseil d'administration ¤ préside aussi les assemblées générales ¤ dispose de l'initiative des réunions des organes et de la maîtrise des ordres du jour. ⌦ chargé des formalités administrative de l'association : ¤ envoi des convocations aux réunions, ¤ rédaction des procès verbaux, ¤ tenue des registres de l'association, ¤ rédaction des courriers de l'association, ¤ constituion des dossiers de demandes d'autorisations, de subvention, d'agrément.

Le Trésorier

⌦ le trésorier est le responsable financier de l'association, il est en charge : ¤ de la gestion des recettes de l'association : cotisations, subventions, dons, ¤ du paiement des factures, salaires et remboursement de frais, ¤ de la gestion des comptes de l'association, ¤ de la tenue de la comptabilité, ¤ de la rédaction de la partie financière du rapport moral et financier lu en assemblée générale. Important : le trésorier d'une association doit posséder de réelles compétences comptables et fiscales.

Documents associés à la fiche n°7 ¤ 2- AG & CA - Organiser une réunion de conseil d'administration - le conseil d'administration ¤ 2- AG & CA - Un conseil d'administration est-il obligatoire ¤ 2- BUREAU & DIRIGEANTS - Dossier Juris Association - Le Bureau une pièce maîtresse ¤ 2- BUREAU & DIRIGEANTS - Le guide du Président d'association (82 pages) Espace Associatif - Avenue du Noyer Lambert - 91300 MASSY / 01 60 13 11 11 / espaceassociatif@mairie-massy.fr

févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°8 LES ASSEMBLEES GENERALES L'AG est le parlement de l'association qui vote les grandes orientations et élit les dirigeants. Ce sont les statuts qui en fixent les modalités de fonctionnement : participation, convocation, vote etc… Préparez bien vos documents, rapports financier et d'activité ASSEMBLEE GENERALE CONSTITUTIVE Définition

Etapes à suivre

⌦ L'assemblée constitutive est la réunion physique de toutes les parties, aux fins d'élaborer et d'adopter les statuts, de procéder à leur signature et de nommer les premiers dirigeants, c'est-à-dire de formaliser le contrat d'association qui lie les futurs sociétaires. ¤ Convocation de toutes les parties (les fondateurs) ¤ Elaboration et discussion des clauses des statuts ¤ Adoption par vote de ceux-ci ¤ Désignation des dirigeants ¤ Etablissement et signature d'un procès verbal d'assemblée générale constitutive ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ET EXTRAORDINAIRE

Définition

Etapes à suivre

⌦ L'assemblée générale est l'occasion de réunir les membres de l'association. Pour qu'une décision soit valablement adoptée par l'assemblée générale, il est nécessaire de respecter des règles strictes de convocation, de vote, voire de quorum, sous peine d'annulation de la décision prise. C'est pour cela que la loi et les statuts fixent des règles de convocation et de fonctionnement très précises. On considère que l'AG ordinaire traite de la gestion quotidienne quand à l'AG extraordinaire s'occupe des questions importantes (modifications statutaires, dissolution de l' association...) ¤ La convocation : - Délai compris entre quinze jours et un mois (minimum) - Qui ? : Tous les membres de l'association sauf si les statuts précisent d'autres formes - Contenu de la convocation : Nom de l'association, date, heure lieu, identité de celui qui convoque l'AG, et l'ordre du jour ¤ La signature de la feuille de présence ¤ La désignation d'un président et d'un secretaire de séance

¤ La prise de décision ¤ Rédaction du procès-verbal ¤ Accomplissement des formalités (déclaration, mention sur le registre) Fonctionnement de l'Assemblée ⌦ "Un fonctionnement démocratique n'est pas obligatoire mais fortement conseillé" Générale ¤ Les modalités de vote et les modalités de scrutin doivent être clairement définis : Plusieurs options sont possibles : la majorité simple, la majorité absolue, la majorité qualifiée, l'unanimité ¤ La périodicité de tenue de l'AG ¤ Majorité et Quorum sont deux notions distinctes ; la majorité fait référence au plus grand nombre tandis que le quorum représente le nombre de personnes obligatoirement présentes pour que l'AG puisse se tenir ¤ Votez par procuration est possible si les statuts ou le règlement intérieur le permettent ⌦ Attention aux règles énoncées dans les statuts : toutes irrégularités constatées peuvent entrainer l'annulation de toutes décisions prises lors de l'AG. But et pouvoirs de l'Assemblée ¤ faire un bilan et dresser les perspectives. Générale ⌦ Elle est souvent qualifiée d'extraordinaire (AGE), quand elle doit permettre de : ¤ surmonter une situation de crise interne, ¤ apporter une modification substantielle à l'association ¤ ou prononcer sa mise en sommeil ou sa dissolution

Documents associés à la fiche n°8 ¤ 1- AG CONSTITUTIVE - constitution d'une assemblée générale constitutive ¤ 1- AG CONSTITUTIVE - convocation ¤ 1- AG CONSTITUTIVE - déroulement d'une AG constitutive ¤ 1- AG CONSTITUTIVE - Exemples de Proces Verbal AG constitutive ¤ 2- AG & CA - l'assemblée générale d'une association loi 1901 ¤ 2- AG & CA - L'Assemblée Générale -Organisation- déroulement- compétence ¤ 2- AG & CA - Le kit assemblée générale ¤ 2- AG & CA - Organiser une assemblée générale ordinaire ¤ 2- AG & CA - Assemblée Générale - Modèle PV et convocation

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES févr-15

FICHE PRATIQUE N°9 LES RESSOURCES FINANCIERES DANS UNE ASSOCIATION ⌦ La loi de 1901 ne fait référence qu’à quatre catégories de ressources financières : les dons manuels, les subventions, les cotisations et les legs. Toutes les ressources imaginables, dans la limite du respect des lois en vigueur, sont cependant possibles. La loi de 1987 portant sur la para-commercialité impose d’indiquer précisément dans les statuts les activités commerciales de l’association. Il s’agit donc de les préciser dans l’article portant sur les ressources de l’association.

Les cotisations

LES COTISATIONS ⌦ Il s’agit souvent la première ressource de l’association. Si leur montant n’est pas limité par la loi, il sera étudiée dans l’obtention d’agréments en tant que frein ou levier à l’accès de toutes et tous à l’association. ¤ Selon les cas, le règlement intérieur, le conseil d'administration ou l'assemblée générale en fixe le montant. ¤ Il peut être défini différemment suivant les catégories de membres (adhérent-es, fondateur-trices, etc.) mais doit être égal pour les membres d'une même catégorie. ¤ Le non-paiement de la cotisation peut entraîner l'exclusion, selon les dispositions statutaires. ¤ Le versement de la cotisation doit être différencié du paiement de prestations de services lorsque l’adhérent-e participe à une activité sportive ou culturelle de l’association par exemple.

LES MANIFESTATIONS DE BIENFAISANCE OU DE SOUTIEN ⌦ L’association peut organiser 6 manifestations par an pour le grand public sans que les recettes soient soumises à la TVA. Celles-ci doivent être différentes de l’objet ou de l’activité habituelle de l’association. Leur récurrence ne doit pas devenir une activité économique s’écartant du but initial de l’association. Un bilan financier spécifique doit être réalisé à chacune de ces manifestations. Les lotos, loteries et tombolas

⌦ Les lotos, loteries et tombolas sont prohibés par la loi mais les associations bénéficient, par dérogation, d’une exception. Les lotos traditionnels sont autorisés sous certaines conditions (voir fiche)

La vente de produits ou de services

⌦ L’association peut vendre des produits (tee-shirt, publications...) et des prestations de service (cours, stages, séjours...), dont les recettes peuvent potentiellement être taxables. Pour le déterminer, il faudra analyser s’il s’agit d’une activité commerciale habituelle ou accessoire, et si la vente se fait pour les membres ou pour le grand public. Si elle est accessoire, elle rentre dans le cadre de la limite des 6 manifestations annuelles.

Les quêtes sur la voie publique et les souscriptions

⌦ La quête sollicite directement, sans contrepartie, la générosité du public et nécessite une déclaration préalable en préfecture. La souscription (à ne pas confondre avec la « souscription volontaire » qui est une tombola) sollicite indirectement la générosité du public par voie de presse, tracts, prospectus et ne nécessite pas d’autorisation administrative.

Les libéralités

⌦ La donation (du vivant du-de la donateur-trice) ou le legs (écrit sur le testament) sont des libéralités obligatoirement faites devant notaire. Elles peuvent être assorties de conditions ou de charges. Seules les associations reconnues d’utilité publique, cultuelles ou familiales peuvent bénéficier de ce type de don, ainsi que les associations définies par l’article 6 de la loi de 1901 : ce sont « les associations d’assistance, de bienfaisance, de recherche scientifique ou médicale ». Cette reconnaissance s’obtient auprès de la préfecture du siège social de l’association.

Le don manuel

⌦ C’est autre chose que la donation : il s’agit d’une somme d’argent donnée « de la main à la main ». La jurisprudence a déterminé que le chèque ou le virement est un don manuel. Toute association simplement déclarée peut recevoir ce type de don et émettre un reçu. Celui-ci pourra être déductible des impôts du donateur, sous réserve que l’association respecte le cadre de l’intérêt général requis par les services fiscaux.

les apports

⌦ L'apport à une association n'est ni un prêt, ni un don. Sur le plan juridique, l’apport fait à une association doit être distingué de deux formes voisines : le prêt et le don.

LES LIBERALITES - DONS - APPORTS

Il se distingue du prêt, parce que le bien ou la somme d’argent apportée à l’association entre dans son patrimoine, l’association en est propriétaire dès la constatation de l’apport et il y a bien un transfert de propriété, ce qui n’est pas le cas avec un prêt. L’apport n’est pas non plus un don, une libéralité pour utiliser la terminologie juridique, parce qu’il comporte une certaine contrepartie au profit de l’apporteur et cet aspect est très important, notamment sur le plan fiscal : les libéralités sont susceptibles d’êtres taxées, et même assez lourdement, tandis que l’apport ne supporte pas d’impôts. suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°9 LES RESSOURCES FINANCIERES DANS UNE ASSOCIATION REVENUS FONCIERS - REVENUS FINANCIERS Les locations

⌦ L’association propriétaire de locaux ou de matériel peut les louer occasionnellement.

Les produits financiers

⌦ Une trésorerie excédentaire peut être placée (livret A associatif, sicav de trésorerie, fonds commun de placement...) et rapporter des intérêts. Les placements sont réglementés et l’association ne peut pas spéculer en bourse ou mettre en jeu le capital placé.

L'emprunt

Les associations déclarées peuvent librement emprunter, excepté les associations reconnues d’utilité publique qui, en raison de leur statut particulier, doivent obtenir au préalable une autorisation préfectorale. Les emprunts peuvent être effectués auprès de banques, de collectivités ou de particuliers.

Les subventions Le sponsoring et le mécénat

LES FINANCEMENTS EXTÉRIEURS ⌦ Elles constituent une ressource qui peut s’avérer importante pour les associations, mais elles ne sont pas un dû. ⌦ Le sponsoring ou parrainage est un moyen de communication qui consiste pour une entreprise (parrain, sponsor) à soutenir financièrement, matériellement et/ou techniquement une action sociale, culturelle, sportive …dans l’objectif commercial d'accroître sa notoriété et d'améliorer son image. A ce titre, il est considéré comme une vente. ⌦ Le mécénat est considéré comme un don car il n’y a pas d’affichage ostentatoire du mécène et pas de contrepartie directe. Le mécène pourra bénéficier de déductions fiscales sous réserve que l’association respecte le cadre de l’intérêt général requis par les services fiscaux.

Documents associés à la fiche n°9 ¤ 3- RESSOURCES - Ressources des associations loi 1901 ¤ 3- RESSOURCES - CNAR - Associations et fonds propres ¤ 3- RESSOURCES - Guide technique - Quelles solutions de financement pour quels besoins ¤ 3- RESSOURCES - Une association peut-elle emprunter de l'argent ¤ 3- RESSOURCES- Quels apports l'association peut-elle recevoir ¤ 3- RESSOURCES - Apport avec ou sans droit de reprise

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FICHE PRATIQUE N°10 LES SUBVENTIONS Principes généraux : ⌦ Il n'existe pas de définition légale de la subvention. Le terme de subvention recouvre les "aides octroyées par les pouvoirs publics ou toute personne publique (collectivités territoriales, établissements publics, Etat, Union Européenne) à une personne de droit privé" (telle qu'une association). ⌦ Les administrations et les collectivités publiques disposent d'un pouvoir discrétionnaire pour l'accorder ou la refuser, ce qui signifie qu'elles n'ont pas à justifier leurs décisions, qui sont sans recours. Il n'y a aucun droit à la subvention, ni à son renouvellement. ⌦ Elle n'est jamais attribuée spontannément, l'association qui souhaite en bénéficier doit en faire la demande, appuyée en général par un dossier très complet. ⌦ les associations exerçant une activité cutuelle ne peuvent prétendre à l'obtention de subventions publiques. Le régime juridique des subventions

⌦ On distingue généralement plusieurs types de subventions : ¤ les subventions de fonctionnement (ou d'équilibre), destinées à faciliter le fonctionnement courant de l'association. Elles sont réservées aux associations dont l'objet est d'utilité publique ou d'intérêt général. ¤ les subventions d'investissement, affectées à l'acquisition d'immobilisations (construction d'un bâtiment, rénovation de locaux, etc…). ¤ Les subventions sur projet

Le dossier unique de subvention

Conditions d'octroi

⌦ Le dossier unique de subvention est en vigueur depuis le 29 nov. 2002 ¤ Il se présente en 4 fiches : la 1ère permet de présenter l'association (identification, "ressources humaines" salariées et bénévoles, instances de fonctionnement, objet social, activités habituelles, activités économiques, agréments etc.). la 2ème détaille son budget prévisionnel en suivant le plan comptable associatif. la 3ème concerne la description des actions (un budget prévisionnel doit également être joint). Cette fiche ne doit pas être complétée pour les demandes de subvention de fonctionnement. la 4ème consiste en une attestation sur l'honneur du représentant légal de l'association ou du mandataire désigné pour signer cette demande. un numéro Siren sera demandé. Pour l'obtenir, il faut s'adresser à la direction régionale de l'INSEE. La procédure est gratuite. ¤ L'association doit avoir fait l'objet d'une déclaration (préfecture ou sous-préfecture). ¤ La subvention doit être demandée par les instances dirigeantes. ¤ L'aide sollicitée doit concerner : soit un projet d'intérêt général, conçu, porté et réalisé par l'association, soit une action de formation des bénévoles.

Demande de subvention et constitution du dossier Conventionnement

Utilisation de la subvention

Transparence, contrôle et publicité des comptes

Attention : les actions relatives à l'investissement sont exclues. ⌦ L'association doit constituer son dossier et déterminer auprès de quel financeur public elle va demander une subvention, en fonction de son projet (local, départemental, national), de son objet social, de la politique de subventionnement des différents services administratifs. ¤ De façon complémentaire à une demande de subvention, l'association ou l'administration concernée peut demander à ce que soit signée avec l'autre partie une convention d'objectif. Celle-ci précise l'objet, le montant, les conditions d'utilisation de la subvention et les engagements de chacun autour d'un projet défini. ¤ Elle est obligatoire pour toute subvention supérieure à 23 000 € et lorsque l'association organise des spectacles vivants. ¤ Un compte rendu financier d'emploi de la subvention doit être adressé spontanément à l'autorité l'ayant accordée, dans les 6 mois qui suivent la fin de l'action concernée par la subvention. ¤ La Cour régionale des comptes et l'administration peuvent en contrôler l'utilisation, car il s'agit de fonds publics. Ce contrôle peut être : financier (examen des justificatifs comptables de l'association), administratif (suivi de l'emploi de la subvention), juridictionnel (contrôle de la légalité de la subvention). ⌦ Les associations dont le montant total des subventions atteint 153 000 € au cours d'une même année doivent publier leurs comptes annuels dans les 3 mois qui suivent leur approbation. L'intervention préalable d'un commissaire aux comptes est obligatoire. La publication se fait par téléservice. Prix forfaitaire (dépôt initial ou rectificatif) : 50 €.

Documents associés à la fiche n°10 ¤ 3- SUBVENTIONS - Les subventions aux associations

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°11 LE PROJET ASSOCIATIF Contexte

⌦ Les statuts définissent la raison d'être d'une association et fondent en principe son action. Cependant, pour une mise en oeuvre opérationnelle de son projet, il est nécessaire qu'une association précise ses objectifs, ses missions et les moyens qu'elle a l'intention de mobiliser. Dans cette perspective, le projet associatif constitue un outil de management et de communication indispensable. Véritable « projet-visée », le projet associatif organise en amont la réflexion stratégique et sert ensuite (en aval) de document fédérateur auquel chacun dans l'association peut se référer pour trouver les réponses aux questions qui dépassent le simple cadre de l'association. Objectifs

Réfléchir à son action

⌦ Dégager les valeurs historiques et actuelles portées par l'association ¤ Déterminer les objectifs que se donne l'association pour les trois à cinq ans à venir, au regard notamment des besoins des populations accueillies et des besoins repérables dans la « commande publique » ¤ Définir les moyens à mettre en oeuvre pour atteindre ces objectifs ¤ Repérer les enjeux actuels inhérents notamment à un contexte législatif et réglementaire en pleine évolution ¤ Maîtriser les principes de l'analyse stratégique à l'origine des objectifs et du déploiement stratégiques du projet associatif.

⌦ Le projet associatif est le témoignage que l'association réfléchit sur son action et son futur. C'est un outil interne de management et de communication. Un projet associatif se déroule en 4 temps : ¤ un état des lieux de la situation de l'association, ¤ la détermination des objectifs, ¤ les moyens à mettre en œuvre, ¤ les critères d'évaluation de ses actions.

Diagnostic du projet associatif

⌦ Les dirigeants de l'association ont intérêt à formaliser leur réflexion dans un document qui présente les objectifs et les actions futures. ⌦ Le diagnostic permet de dresser un état des lieux de l'existant. Il sert à connaître les points forts et les points faibles de l'association : Capacités d'autofinancement. Nombre de membres et catégories (classes d'âges, sexe, etc.). Outils informatiques et de communication (site internet, affichage). Personnel et bénévoles. Caractéristiques démographiques et économiques du territoire d'action. Secteurs de développement potentiels.

choix des objectifs

Déterminer les moyens

Évaluation du projet associatif

⌦ Il est conseillé de ne pas multiplier le nombre d'objectifs à atteindre, sous peine de ne pouvoir en atteindre aucun. Il est également possible de procéder par étapes. Il faut faire des choix et se poser la question des moyens. Par exemple : augmenter le nombre de membres en réalisant des opérations de communication, améliorer l'accueil et la qualité de l'encadrement. ⌦ La détermination des moyens est à faire en parallèle aux objectifs choisis. Exemples de moyens : former les bénévoles, axer les actions de l'association en direction d'une catégorie de membres. Ces actions devront faire l'objet d'un budget prévisionnel. ⌦ Il convient d'évaluer les actions menées : en augmentant la fréquence des réunions, en faisant un bilan des actions sur un temps donné. Exemples : A-t-on réussi à augmenter le nombre d'adhérents ? Dans quelle proportion ? Quel est le bilan des actions de formation ? Peut-on passer à une seconde phase de recrutement ?

Documents associés à la fiche n°11 ¤ 2- PROJET ASSOCIATIF - Guides du CNAR - la construction du projet associatif ¤ 2- PROJET ASSOCIATIF - Guides du CNAR - Ecrire son projet associatif ¤ 2- PROJET ASSOCIATIF - Comment élaborer une stratégie au service du projet associatif

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°12 L'ASSOCIATION EMPLOYEUR ⌦ Une embauche se prépare : elle doit être prévue financièrement, le poste doit être défini, les modalités d’embauche précisées, certaines déclarations effectuées, le travail encadré... La décision d’embaucher

⌦ La décision d’embaucher doit être concertée, travaillée au préalable, afin que la création d’un emploi apporte une réelle valeur ajoutée à l’association. Lors de la phase d’étude préalable à la prise de décision d’embaucher, plusieurs éléments doivent être pris en considération : ¤ définir avec précision le projet associatif de l’association (valeurs-buts-objectifs). ¤ les objectifs opérationnels précisés, il sera dès lors possible de définir précisément les besoins qualitatifs et quantitatifs pour atteindre le ou les objectifs fixés. Ces besoins peuvent être des compétences requises non présentes dans l’association et qui peuvent être assumés par un salarié qu’il conviendra dès lors d’embaucher. ¤ chiffrer le coût employeur (salaire + charges) ainsi que les moyens de fonctionnement du salarié (bureau, ordinateur, téléphone, matériel, déplacements, etc) et vérifier avec soin et réalisme que le budget de l’association peut supporter la charge financière supplémentaire liée à la création de l’emploi. ¤ recenser les dispositifs d’aide à la création d’emploi existants afin de pouvoir éventuellement en bénéficier. ¤ prendre en compte le fait que l’association devient employeur, que le code du travail s’appliquera donc à elle au même titre qu’à toute entreprise. Le président de l’association devient alors employeur. LE RECRUTEMENT D'UN SALARIE

Définir un profil de poste

Signer un contrat Aides à la création d’emploi

¤ identifiés les besoins dans l’association ¤ définir le contenu du poste (objectifs, missions précises, activités à mettre en œuvre), ¤ définir les compétences requises (savoir-faire, connaissances, diplômes ou qualifications nécessaires), ¤ définir les capacités indispensables (relationnelles, etc), ¤ définir les conditions d’exercice de la fonction (lieu d’implantation du poste, salaire, type de contrat, volume horaire, déplacements éventuels, perspectives d’évolution pour le salarié). ⌦ Le droit du travail s’applique de la même manière aux associations qu’à toute autre structure privée. ⌦ Afin d’une part de favoriser le développement de l’emploi dans le secteur associatif, et d’autre part, soutenir et accompagner les associations dans leurs démarches relatives à l’emploi, deux principaux types d’aides ont été instaurés par l’État : ¤ une simplification des formalités administratives : L’URSSAF diffusera elle-même toutes les informations nécessaires à l’emploi de salariés aux autres organismes (INSEE, services fiscaux, CRAM, ASSEDIC, DDTEFP), Le dispositif Impact Emploi association : Impact Emploi est un logiciel développé par l’Urssaf qui permet aux associations d’établir le bulletin de salaire et de fournir l’ensemble des déclarations sociales et fiscales de manière simplifiée, avec l’aide d’un "tiers de confiance". Le Chèque Emploi Associatif Les Groupements d’Employeurs (GE) ¤ un soutien financier, afin d’alléger le coût employeur (salaire brut + charges patronales). contrats aidés par l’État (exemples : contrat d’accompagnement dans l’emploi, contrat d’avenir, contrat d’apprentissage, etc), des allègements de charges sociales (exemples : allègements Fillon, assiettes forfaitaires de cotisations, exonération de charges sociales patronales…)

Les obligations de l’employeur lors de l’embauche

⌦ Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration, notamment celles relatives à la déclaration unique d’embauche comprenant, elle-même, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Par ailleurs, l’employeur a également des obligations à l’égard du salarié. ¤ Obligatoire depuis avril 1998, la déclaration unique d’embauche (DUE) doit être remplie par l’employeur et adressée à l’URSSAF dont l’association relève. ¤ La DUE est adressée à l’URSSAF par Internet de préférence sur www.due.urssaf.fr. La déclaration se fait en ligne à partir du numéro SIRET.

Documents associés à la fiche n°12 ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - Association employeur - les charges sociales ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - charges sociales - comment s'acquiter ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - Les salariés de l'association - Questions Réponses ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - Employer un salarié pour votre association ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - Guide URSSAF - Les principales formalités de l'employeur ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - Recrutement - gestion des emplois dans une association ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - URSSAF La déclaration unique d'embauche ¤ 4- EMPLOI & SALARIES - URSSAF- Guide pratique chèque emploi associatif

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES FICHE PRATIQUE N°13 LE CHEQUE EMPLOI ASSOCIATIF - CEA Présentation

⌦ Mis en place par la loi du 19 mai 2003, le dispositif du Chèque emploi associatif (CEA) a pour objectif de faciliter le travail des associations employeurs en leur permettant de ne plus avoir à assurer l'établissement des fiches de paie ni le calcul des cotisations dues aux différents organismes sociaux. Il se présente sous la forme d'un chéquier, pour régler les salaires, et de volets sociaux permettant de déclarer les éléments nécessaires au calcul des cotisations sociales par le centre national CEA. Ces opérations sont prises en charges gratuitement par l'Urssaf. Elles n'exonèrent pas l'employeur du respect de l'ensemble de la législation du travail, ne le soustraient à aucune de ses obligations d'employeur et n'apportent aucune exonération de charge. ⌦ Le chèque emploi associatif simplifie les démarches des petites associations : déclaration d'embauche, établissement du contrat de travail, versement des cotisations sociales (assurance maladie, assurance chômage, retraite et prévoyance), édition du bulletin de paie destiné au salarié.

Conditions

L'association doit avoir employé au plus 9 personnes au cours des 12 derniers mois. L'association doit avoir un numéro d'immatriculation Siret Le salarié doit donner son accord Le salarié ne doit pas être intermittents du spectacle (ni artiste, ni technicien du spectacle) L'emploi des intermittents du spectacle est géré par le système Guso

ADHESION AU CEA ⌦ Pour utiliser les CEA, l'association doit avant tout effectuer une demande d'adhésion en ligne ou auprès de sa banque. Celle-ci transmet le formulaire d'adhésion au centre national Chèque Emploi Associatif. ⌦ Afin de garantir les droits à prestations des salariés, l'association doit obligatoirement contacter, en parallèle de la demande d’adhésion au CEA, les différents organismes sociaux dont elle dépend, en fonction de la convention collective nationale applicable à l'association, (retraite complémentaire, prévoyance, assurance chômage, le cas échéant retraite supplémentaire, ainsi qu’à un service de santé au travail) pour remplir un dossier d’immatriculation (sans frais d’inscription, ni surcoût de cotisations). Cette démarche est indispensable pour la bonne gestion du dossier. Adhésion en ligne

http://www.cea.urssaf.fr/ceawebinfo/cms/index.html

Adhésion via le formulaire

Le dispositif nécessite que l'association se procure un formulaire de demande d'adhésion auprès d'un établissement financier (banque, Poste ou Caisse d'épargne) ou téléchargeable en ligne. C'est l'établissement financier qui transmet le formulaire complété au centre National Chèque Emploi Associatif.

⌦ Lorsque l'adhésion est enregistrée, l'association reçoit un chéquier personalisé qui comprend des chèques permettant de régler les salaires et des volets sociaux permettant de déclarer les éléments nécessaires au calcul des cotisations sociales par le CNCEA. ⌦ Préalablement à l'embauche, l'association adresse au CNCEA un formulaire "d'identification du salarié", signé par les 2 parties, qui peut tenir lieu de contrat de travail. FORMULAIRE DE DEMANDE D'ADHESION N° SIRET

Il s'agit d'un numéro d'identification établi par l'INSEE, nécessaire dés que l'association reçoit des subventions, ou emploie des salariés, ou est soumise à l'impôt. ⌦ Important : Si l'association ne dispose pas d'un numéro Siret, en faire la demande : - en se connectant sur www.cfe.urssaf.fr (rubrique "déclarer une formalité") - en adressant à l'Urssaf, qui, en sa qualité de centre de formalités des entreprises, procédera à l'enregistrement de l'association en tant qu'employeur de personnel. - en contactant le centre national Chèque emploi associatif, qui se chargera de cette formalité.

Organismes sociaux

Si vous êtes déjà association employeur, vous les connaissez. Sinon, pour l’Urssaf et l’Assedic, vous pouvez vous renseigner localement ou contactez le Centre national chèque emploi associatif. Pour les caisses de retraites complémentaires, elles sont obligatoires (en plus de la Sécurité sociale) pour les non-cadres (Arrco) et pour les cadres (Agirc). En principe, l’inscription est faite automatiquement par l’Arrco au moment de la création de l’association (que celle-ci emploie des salariés ou non). Pour connaître votre caisse, vous pouvez contacter l’Arrco au 017172 12 00. Profitez-en pour leur demander la répartition des cotisations qui vous est demandée dans le tableau suivant. Le cas très général est le suivant : - Arrco : part salarié = 3 %, part employeur = 4,5 % - Agirc : part salarié = 7,5 %, part employeur = 12,5 % Mais il existe des cas particuliers. Quant à la prévoyance (décès, santé, etc.), hormis l’assurance décès obligatoire des cadres dont le taux est de 1,5 % pour l’employeur et rien pour le salarié, les cotisations et leur répartition sont très variables. De plus, même si les cotisations de prévoyance ne sont généralement pas obligatoires, il est possible que selon votre activité et votre convention collective, elles le soient..

suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°13 LE CHEQUE EMPLOI ASSOCIATIF - CEA Formulaire d'identification du salarié

A renvoyer dans les huit jours précédant la date d'embauche Ce volet, remis par le CEA en même temps que le chéquier, est à remplir lorsque l'association embauche un salarié et à renvoyer au Centre national du Chèque Emploi Associatif, bd Allende, 62064 Arras Cédex 9. Le chèque emploi nécessite l'accord de la personne qui signe le volet d'identification. Signé à la fois par l'employeur et le salarié, le volet d'identification fait office de contrat de travail dont l'employeur et le salarié gardent chacun un exemplaire. Le volet d'identification du salarié comporte les mentions suivantes : 1º) - Nom patronymique, prénoms, nationalité, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ; - le régime d'affiliation du salarié (régime général ou régime agricole). 2º) - la date de fin d'emploi s'il s'agit d'un emploi à durée déterminée ; - la durée de la période d'essai ; - le salaire prévu à l'embauche ; - la durée du travail ; - la nature et la catégorie d'emploi ; - la convention collective applicable ; - le taux de cotisations accidents du travail et, le cas échéant, le taux prévoyance. 3º) Les signatures de l'employeur et du salarié. Une copie de ce document doit être transmise par l'employeur à son salarié. C'est le volet " identification du salarié " qui permet d'accomplir en une seule fois les formalités liées à l'embauche : il sert de contrat de travail et de déclaration unique d'embauche.

Le volet social

Période d'essai

Le volet social comporte les mentions suivantes : 1º) Nom et prénom, numéro d'inscription au répertoire des personnes physiques (numéro de Sécurité Sociale) et date de naissance du salarié ; 2º) - la rémunération et les différents éléments qui la constituent ; - la période d'emploi ; - l'application, le cas échéant, d'une base forfaitaire pour le calcul des cotisations et contributions de sécurité sociale ; 3º) La date de paiement du salaire et la signature de l'employeur. Le plus souvent, la période est de 30 jours pour un non-cadre et de 90 jours pour un cadre

Convention collective

L’activité de votre association entre peut-être dans le champ d’application d’une convention collective (formation, entreprises culturelles, tourisme, animation, etc.). Vous devez alors obligatoirement l’appliquer. Les différentes conventions collectives sont disponibles à la Librairie des journaux officiels, 26 rue Desaix, 75727 Paris Cedex, Tél. 0140 58 77 80, et par Internet : www.legifrance.gouv.fr

Code NAF / APE

Les codes "NAF" (Nomenclature des Activités Françaises) et "APE" (Activité Principale Exercée) sont identiques. C'est l'INSEE qui attribue ce code aux associations lors de leur création pour une finalité statistique. Chaque association se voit donc attribuer un unique code appelé code NAF ou code APE indistinctement. Code NAF : 9499Z Convention Collective Nationale de l'Animation Code NAF : 9312Z Convention Collective Nationale du Sport Recherche Convention Collective par le code NAF : http://www.convention.fr/liste-code-naf-et-conventions-correspondantes.html

Santé au travail

L’adhésion à un service de santé au travail est obligatoire, pour toute entreprise, dès le premier salarié, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. La localisation de votre association va déterminer le Service de santé au travail auquel elle devra adhérer. Les Services de santé sont en effet agréés par la Direction Régionale du Travail pour exercer sur un territoire déterminé.

Documents associés à la fiche n°13 4- EMPLOI & SALARIES - Chèque Emploi Associatif - Shéma 4- EMPLOI & SALARIES - Chèque Emploi Associatif - Descriptif du CEA.URSAFF 4- EMPLOI & SALARIES - Chèque Emploi Associatif - Mode opératoire 4- EMPLOI & SALARIES - Chèque Emploi Association - Formulaire d'adhésion

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févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES FICHE PRATIQUE N°14 LES OBLIGATIONS FISCALES DES ASSOCIATIONS LOI 1901 Définition

⌦ L'association sans caractère lucratif n'est pas soumise aux impôts commerciaux. Ses obligations fiscales sont donc restreintes. De son côté, l'association à caractère lucratif se voit imposer des obligations fiscales très similaires à celles des entreprises. Elle n'est pas à l'abri d'un contrôle fiscal ou de mesures de redressement. ⌦ l’association loi 1901 est par nature non lucrative. Cependant, dans la mesure où beaucoup d’associations développent des activités économiques, ce seul critère ne suffit pas pour que l’association soit exonérée des impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés et taxe professionnelle). Le texte de référence est l’instruction fiscale du 18 décembre 2006. Il regroupe l’ensemble des dispositions et des pratiques relatives à la fiscalité des associations (obligations déclaratives, rémunération, TVA, franchises d’impôts…).

Taxes et cotisations applicable aux associations

⌦ Le fait d’être une association régie par la loi de 1901 n’exonère pas l’association du paiement de l’impôt. L'association a, comme toute personne morale, des obligations fiscales à remplir. Ainsi, par exemple, si elle est locataire des locaux qu’elle occupe, elle devra s’acquitter de la taxe d’habitation. ⌦Si l'association emploie des salariés, elle devra s’acquitter de la taxe sur les salaires qui est un impôt dû à l’administration fiscale à ne pas confondre avec les cotisations sociales dues aux organismes sociaux (Urssaf, Assedic, caisses de retraites) qui sont des charges sociales.Il existe de nombreuses autres obligations fiscales (taxe foncière, droit d’enregistrement, impôt sur les revenus des valeurs mobilières, redevance télévisuelle...) selon la situation de l’association.

Impôts commerciaux : la règle des 4 P

⌦ Le fait d’être une association sans but lucratif n’exonère pas forcément du paiement des impôts dits commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés, contribution économique territoriale (qui remplace la taxe professionnelle)). Leur situation devra être étudiée en fonction de différents critères : gestion désintéressée, situation de concurrence avec la même activité existant en proximité à caractère lucratif et règle des quatre P : Produit : l'association propose t'elle ou non un produit insuffisamment fourni par les entreprises du secteur ? Prix : pratique t'elle des prix différents ? Public : s'adresse t'elle a un public spécifique (personnes en précarité ou éloignées de l'emploi du service proposé) ? Publicité : fait t'elle de la publicité pour ses prestations ?

⌦ Une procédure, dite de rescrit fiscal, permet d'interroger les services fiscaux sur la situation de l'association loi 1901 au regard des impôts commerciaux. Cette procédure non obligatoire permet de connaitre précisément la position du fisc par rapport à l'association. Elle a valeur d'engagement de l'administration. Reçus fiscaux pour les dons et les adhésions

⌦ C’est l’article 200 du Code Général des Impôts qui ouvre à certaines associations la possibilité de délivrer un reçu fiscal pour les dons et les cotisations d’adhésion qu’elles perçoivent. Le généreux donateur (ou le simple adhérent) peut ensuite joindre ce reçu à sa déclaration d’impôt et bénéficier d’un avantage fiscal représentant 66% de son versement. ⌦ Les conditions à remplir sont nombreuses et elles sont interprétées de manière restrictive par le fisc. Les associations éventuellement concernées par ce dispositif sont les associations ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l’environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises. l’association doit fonctionner de manière désintéressée (comprenez : ne pas rémunérer ses dirigeants au-delà du seuil des ¾ du SMIC) et ne pas être réservée à un groupe restreint de personnes (par exemple, les anciens élèves d’une école). le versement faisant l’objet de l’avantage fiscal ne doit pas avoir de contrepartie au profit de la personne versante. Il doit s’agit d’un geste désintéressé et pas de l’ « achat » d’un bien ou d’un service rendu par l’association. Si l’association « facture » la participation à ses activités sous forme d’une cotisation unique permettant à la fois de participer aux assemblées générales et de profiter de ses activités, cette cotisation n’est pas éligible au régime de l’article 200. Pour s’assurer qu’elle est en droit de délivrer ce reçu, l'association doit en faire la demande aux services fiscaux selon une procédure dite de « rescrit fiscal » (voir ci dessus). Si les services ne répondent pas au bout de six mois (à partir de la réception de la demande ou des éventuelles informations complémentaires réclamées), l'association peut délivrer des reçus de dons. suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°14 LES OBLIGATIONS FISCALES DES ASSOCIATIONS LOI 1901 REGIME FISCAL DES ACTIVITES LUCRATIVES ⌦ Dès lors qu’elle exerce une activité économique ou qu’elle perçoit des revenus réguliers, l’association est susceptible d’être assujettie aux impôts commerciaux (IS, TVA et CET) sur ses recettes et ses excédents, sans distinguer selon la source de ces revenus : cotisations d’adhésion, subventions publiques, recettes de mécénat… Le fait que ces revenus soient qualifiés éventuellement de « cotisation », que l’association ne dégage pas de « bénéfices » ou que ceux-ci soient réinvestis dans l’association ou consacrés exclusivement à l’objet associatif est sans influence. ⌦ Dès lors que l’un des dirigeants de l’association perçoit une rémunération supérieure au ¾ du SMIC (que ce soit au titre de ses fonctions dirigeantes ou pour d’autres tâches effectuées dans l’association), l’association est obligatoirement assujettie aux impôts commerciaux.

Les exonérations Les petites structures Les manifestations de bienfaisance et de soutien

⌦ Une première possibilité d’exonération concerne les petites structures, celles dont les recettes annuelles sont inférieures à 32 900 € ⌦ Un régime d’exonération couvre les manifestations de bienfaisance et de soutien que l’association organise pour se procurer des revenus (banquets, vide-grenier, loto, spectacle, etc). Ces manifestations exceptionnelles ne doivent pas relever de l’objet associatif : pour une association de spectacle vivant, la présentation d’une pièce de théâtre dont l’entrée est payante ne peut être considérée comme une manifestation exceptionnelle. Il est possible d’organiser jusqu’à 6 manifestations par an et les recettes sont exonérées sans limite de montant.

Les associations "fermées"

⌦ Un autre régime d’exonération concerne de très nombreuses associations, notamment la plupart des associations sportives, il est connu sous le nom d’ « association fermée ». D’un point de vue fiscal, une association fermée ne délivre ses services qu’à ses adhérents. Pour se joindre aux activités associatives, il faut obligatoirement devenir membre de la structure et exercer ses droits d’adhérents (participation aux assemblées, éligibilité aux fonctions dirigeantes). Ce régime est également ouvert aux activités à caractère éducatif et culturel, ainsi qu’aux associations à vocation sociale.

Une réelle utilité sociale

⌦ Toutefois, les conditions d’exercice des activités associatives sont examinées par le fisc, qui accepte de reconnaître l’exception associative. Une exonération fiscale est prévue pour les associations qui remplissent certains critères de gestion et présentent une réelle utilité sociale. Cette exonération vaut pour tous les impôts commerciaux (IS et TVA), quel que soit le montant des revenus. Elle suppose bien-entendu que la gestion de l’association soit désintéressée. Cette exonération est ouverte de plein droit aux associations dont les activités ne sont pas concurrentielles, c’est-à-dire les associations qui ne font pas concurrence à une entreprise commerciale. Pour s’assurer de cette absence de caractère concurrentiel, il faut se livrer à un examen détaillé de la situation de l’association et vérifier qu’aucune entreprise n’exerce une activité identique dans la zone de rayonnement de l’association.

Si l’association ne peut profiter d’aucun de ces dispositifs, elle peut faire valoir que les revenus de ses activités lucratives sont inférieurs au plafond annuel de 60.000 euros. Cette exonération suppose toutefois que les activités lucratives ne soient pas prépondérantes par rapport aux autres activités de l’association. Une fois épuisées toutes ces possibilités d’exonération, l’association doit se préparer à affronter les fameux impôts commerciaux, la TVA sur ses recettes, l’Impôt sur les Sociétés pour ses excédents (bénéfices) et la Contribution économique territoriale (l’ancienne taxe professionnelle). Lorsque l’association se comporte comme une entreprise, en développant des activités lucratives habituelles qui lui procurent des revenus significatifs, elle doit se voir imposer le même régime fiscal.

Documents associés à la fiche n°14 ¤ 3- FISCALITE - Comment est déterminé le régime fiscal applicable à une association ¤ 3- FISCALITE - La fiscalité des associations ¤ 3- FISCALITE - Obligations fiscales des associations loi 1901 ¤ 3- FISCALITE - Instruction fiscale du 18 déc 2006 Organismes sans but lucratif

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES FICHE PRATIQUE N°15 LE MECENAT ET LE SPONSORING Définition

⌦ Le sponsoring ou parrainage est un acte publicitaire : en échange d’un espace publicitaire, une entreprise paye à l’association une somme d’argent ou fournit du matériel.... L’association devient un outil de la communication de l’entreprise. Fiscalement, le sponsoring est vu comme une prestation de service. ⌦ Le mécénat et le sponsoring (ou parrainage) sont deux possibilités de financement pour une association. Un contrat n'est pas indispensable mais il permet : de garder trace des engagements de chacun. de s'assurer contre un certain nombre de problèmes qui peuvent naître de malentendus ou d'incompréhensions lors de la conclusion de l'accord.

LE MECENAT ⌦ Le cadre dans lequel le mécénat s’exerce a été redéfini par la loi du 1er août 2003. Le mécénat est un soutien matériel apporté sans contrepartie directe à une association d’intérêt général. Il est fiscalement considéré comme un don, et n'est donc pas soumis à la TVA. Il ne doit pas pouvoir être considéré par les services fiscaux comme une prestation de service. Depuis la loi n° 99-1172, le fisc admet que la seule mention du nom du donateur ne remet pas en cause ces dispositions. De nouvelles précisions sont apportées par l'instruction fiscale 4 H-6-01 du 17 décembre 2001 (BOI n° 228 du 24 décembre 2001) : Le nom de l'entreprise peut certes être mentionné sur les panneaux dans un stade où jouerait l'association sportive bénéficiaire, sur les T-shirts de l'équipe, à l'entrée de la salle de spectacle ou sur les programmes s'il s'agit d'une fanfare associative, etc. Mais dans tous les cas, les activités soutenues ne peuvent être pratiquées qu'en amateur. L'instruction précise que si les membres de l'association participent à des manifestations ayant une certaine importance, une visibilité relativement grande (elle cite notamment les manifestations sportives de nature professionnelle ou les spectacles professionnels), les sommes perçues au titre du mécénat seront considérées comme des recettes publicitaires, donc comme une activité lucrative. réduction d'impôts

⌦ L’entreprise qui fait un don dans le cadre du mécénat peut bénéficier de réduction d’impôts si l’association est reconnue d’intérêt général. Elle peut déduire de l’impôt sur les sociétés (ou de l’impôt sur le revenu le cas échéant) 60% du montant de son don dans la limite de 0,5% de son chiffre d’affaires. En cas de dépassement, l’entreprise peut reporter l’excédant sur les cinq années suivantes.

contreparties en image

⌦ Dans le cadre du mécénat, il est possible d’accorder des contreparties en image qui resteront du domaine de la communication de l’entreprise. Par exemple on pourra mettre le logo de l’entreprise sur les documents de communication de l’association pour « remercier » l’entreprise, mais il ne doit pas y avoir le slogan de l’entreprise, ni de message incitant à la consommation d’un produit en particulier.

4 formes de mécénat

voir aussi

⌦ Le mécénat ne se limite pas aux seuls dons financiers, il existe quatre grandes formes de mécénat : Dons financiers Dons en nature; une entreprise pourra, par exemple, prêter un véhicule à l'association pour effectuer un déplacement, ou donner du matériel utile au projet associatif Dons en technologie, il s’agit pour l’entreprise de mobiliser son savoir-faire au service de l’association. Mécénat de compétences, l’entreprise met un ou plusieurs de ses salariés à la disposition de l’association.

Pour en savoir plus sur le mécénat d’entreprises en général Le site d’Admical : http://www.admical.org/ suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°15 LE MECENAT ET LE SPONSORING LE SPONSORING ou PARRAINAGE ⌦ Le parrainage, équivalent français du terme anglo-saxon sponsoring, est une prestation de service. Les ressources reçues par sponsoring sont donc soumises à la TVA (sauf si l’association n’est pas soumise aux impôts commerciaux). L’entreprise déclare les ressources données à l’association dans son compte de résultat en tant que charges de communication. prestation de service à caractère publicitaire

4 formes de sponsoring

⌦ Le sponsoring (ou parrainage) a des conséquences économiques et publicitaires pour l'entreprise sponsor : son nom, sa marque, son message, vont être affichés lors des manifestations de l'association, dans son local, sur son papier à lettres, sur des brochures, etc., espaces publicitaires qu'elle « achète » à l'association. Le sponsor passe alors directement en charges (publicité) dans sa comptabilité les sommes versées. L'association passe ces sommes en produits (ventes de prestations de services), ce qui peut l'assujettir aux impôts commerciaux (instruction fiscale 4 H-5-06 du 18 décembre 2006). ⌦ Le sponsoring peut comme le mécénat se présenter sous plusieurs formes : apports financiers, en nature, en technologie ou en compétences. ⌦ Toutes les associations peuvent bénéficier de mécénat ou de sponsoring. Mais seules les associations reconnues d’intérêt général peuvent délivrer des reçus donnant droit à des déductions fiscales dans le cadre du mécénat.

recherche de sponsors

⌦ La recherche de sponsors est différente de celle du mécénat. L'association ne s'adresse pas de la même manière à l'entreprise car il s'agit d'un accord donnant/donnant. L'entreprise pourra donner une somme d'argent, un objet ou encore faire profiter l'association de ses services, mais l'association devra s'engager à faire de la publicité pour elle. C'est une relation plus contraignante mais qui peut s'avérer indispensable pour certains projets. Les associations sportives, par exemple, ont souvent des sponsors qui sont indispensables pour financer les manifestations.

Documents associés à la fiche n°15 ¤ 6- MECENAT & SPONSORING - Guide du Mécénat - Entreprise et associations ¤ 6- MECENAT & SPONSORING - Le mécénat de compétences ¤ 6- MECENAT & SPONSORING - Le mécénat en nature ¤ 6- MECENAT & SPONSORING - L'éligibilité au mécénat ¤ 6- MECENAT & SPONSORING - Mécénat et contreparties ¤ 6- MECENAT & SPONSORING - Construire son dossier de sponsoring

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févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES févr-15

FICHE PRATIQUE N°16 DONS - DONATIONS - LEGS Définition

⌦ Pour financer ses activités, s'équiper ou se loger, une association peut rechercher et accepter des dons de la part de personnes physiques (membres ou non de l'association) ou d'entreprises (dans le cadre du mécénat). Les dons sont dits manuels, lorsqu'ils n'impliquent pas un acte devant notaire. Dans le cas contraire, ils sont appelés donations (du vivant du donateur) ou legs (après le décès du donateur).

Règle du désintéressement et ⌦ Absence de contrepartie de l'abandon Les dons, donations et legs doivent être totalement désintéressés et ne correspondre à aucune contrepartie. Ils se distinguent ainsi radicalement : des droits d'entrée, qu'une association peut exiger de tout nouveau membre, si ses statuts le prévoient, des cotisations, des sommes versées en paiement de prestations, du sponsoring.

⌦ Irréversibilité de l'appropriation Les dons, donations et legs sont intégrés dans le patrimoine de l'association de façon irréversible. Ils s'opposent en cela aux apports, c'est-à-dire aux biens ou aux services qu'un membre met à la disposition de l'association en se réservant le droit de les reprendre (notamment en cas de dissolution). DONS MANUELS SPONTANES Dons manuels spontanés

⌦ Un don manuel est littéralement un don effectué « de la main à la main », qui implique le dépouillement du donateur (celui qui donne) et l'enrichissement du donataire (celui qui reçoit). Il se caractérise par une intention libérale, c'est-à-dire une volonté de se dépouiller sans contrepartie en faveur de l'autre. ⌦ la loi du 23 juillet 1987 sur le développement du mécénat a explicitement autorisé toutes les associations simplement déclarées à recevoir des dons manuels, sans nécessiter une autorisation administrative préalable. ⌦ Toute association déclarée, peut, sans obligation déclarative, recevoir des dons effectués spontanément sous forme : d'argent (chèques, virements, espèces, etc.), ou de biens meubles (outils, ordinateurs, chaises, tables, etc.) Ces dons peuvent permettre aux donateurs de bénéficier de réductions d'impôt, si l'association répond à deux conditions : poursuivre un but d'intérêt général dans les domaines social, éducatif, sportif, scientifique ou culturel, remettre aux donateurs un reçu conforme à la réglementation fiscale. ⌦ Les dons manuels échappent à toute obligation de déclaration, tant pour le donataire que pour le donateur

Quête sur la voie publique à l'échelon local

DONS MANUELS SOLLICITES ⌦ Une association qui souhaite organiser une quête sur la voie publique à l'échelon local doit en solliciter l'autorisation : au maire, si la quête concerne une commune en zone gendarmerie, au préfet, si la quête concerne plusieurs communes ou une commune en zone police nationale, au préfet de police de Paris, si la quête concerne Paris. Attention : sauf dérogation expresse accordée par le préfet, les quêtes en porte-à-porte au domicile des particuliers sont interdites.

Appel à la générosité publique à ⌦ Une association peut aussi faire appel à la générosité publique à l'échelon national l'échelon national par le moyen de quêtes simultanées sur la voie publique ou par l'utilisation de moyens de communication (site internet, campagne téléphonique, envoi massif de courriels ou de courriers postaux). Dans ce cas, elle doit en demander l'autorisation en déclarant de façon précise : les objectifs, les moyens, l'affectation prévisionnelle des sommes collectées Cette déclaration doit être déposée ou adressée à la préfecture du département du siège social de l'association (à Paris, auprès du préfet de police). L'association doit tenir ensuite un compte annuel d'emploi des ressources collectées, conforme à un modèle réglementaire spécifique. Le compte d'emploi doit être consultable à l'adresse du siège social de l'association par tout adhérent, par tout donateur et par l'administration. À noter : tout appel à la générosité publique diffusé sur un site internet s'analyse comme appel à l'échelon national, même si l'intention de l'association est de réaliser une collecte à l'échelon local. suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°16 DONS - DONATIONS - LEGS DONS ENTRE ASSOCIATIONS ⌦ Il n'est pas expressément interdit pour une association de faire un don à une autre. s'assurer que ce don soit consenti sans contrepartie et qu'il soit conforme aux statuts (objet, ressources, etc.) de chaque association (les statuts autorisent l'une à donner, l'autre à recevoir). Ce don ne doit pas non plus constituer un reversement d'une subvention publique. Il faut donc que les fonds proviennent de ressources propres. S'il s'agit d'une subvention privée, il n'y a pas d'interdiction expresse de la reverser à une autre association, cependant le financeur peut y opposer son désaccord. Le plan comptable associatif prévoit d'ailleurs un compte de charges exceptionnelles : 6713- Dons, libéralités.

Conditions

DONATIONS - LEGS Les donations et les legs ne peuvent être donnés qu'aux associations dotées de la « grande capacité juridique », c'est-à-dire : les associations reconnues d'utilité publique, les associations cultuelles (associations religieuses ayant pour objet exclusif l'organisation du culte et des cérémonies)., les associations qui présentent un caractère : philanthropique (association d'aide), éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, de défense de l'environnement naturel. Les actes de donation et de legs impliquent nécessairement des actes notariés. L'association doit donner son accord : elle peut refuser une donation ou un legs. Les conditions pour bénéficier de libéralités ont été assouplies par la loi n° 2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l'économie sociale et solidaire. Désormais, les associations déclarées depuis au moins 3 ans et considérées comme étant d'intérêt général sur le plan fiscal peuvent recevoir des libéralités. Les associations qui ne remplissent pas ces conditions ne peuvent pas recevoir de donations ou de legs. À savoir : les fondations sont également autorisées à accepter les donations et les legs.

Formalités

Lorsqu'une personne souhaite effectuer une donation ou un legs en faveur d'une association, cette dernière doit tout d'abord fournir son accord. L'association est ainsi libre de refuser une donation ou un legs. Si elle l'accepte, différentes démarches doivent ensuite être effectuées en plus des démarches habituellement applicables aux legs et aux donations. Déclaration à la préfecture : Les donations et les legs doivent être déclarés à la préfecture du département du siège de l'association. Cette formalité incombe à l'association en cas de donation entre vifs et au notaire en cas de legs (dès lors que le notaire prend connaissances des dispositions testamentaires). courrier adressé en recommandé avec accusé de réception. Le dossier de déclaration comprend un certain nombre de pièces à fournir, parmi lesquelles figurent les statuts de l'association ainsi qu'une copie du testament en cas de legs et une copie de l'acte notarié de donation ou, à défaut, un justificatif de la libéralité. contacter la préfecture du département pour connaitre la liste des pièces à fournir.

Impôts et fiscalité

⌦ Les legs et les donations aux associations sont en principe imposés mais peuvent toutefois faire l'objet d'exonérations fiscales. les donations et les legs en faveur de certaines associations sont exonérés. C'est notamment le cas des associations cultuelles et des associations reconnues d'utilité publique dont les ressources sont exclusivement affectées à des oeuvres scientifiques culturelles ou artistiques à caractère désintéressé.

Documents associés à la fiche n°16 ¤ 3- DONS - dons manuels ¤ 3- DONS - Donations et legs

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févr-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES FICHE PRATIQUE N°17 LA REGLEMENTATION COMPTABLE APPLICABLE AUX ASSOCIATIONS Référence

⌦ Règlement n° 99.01 du 16 février 1999 adopté par le Comité de la réglementation comptable (désormais « Autorité des normes comptables ») relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations.

La loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune obligation en matière comptable. Les statuts prévoient généralement que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l'approbation de l'assemblée. Pourtant, une association a des relations avec la municipalité, les banquiers, les fournisseurs et les adhérents. Elle a une grande responsabilité envers ses adhérents d'où l'importance d'une organisation comptable fixe. La comptabilité d'une association peut-être consultée par les organismes de contrôle du Fisc, les organismes de subvention, la cour régionale des comptes, les banquiers, les créanciers et la justice en cas de litige. Un plan comptable adapté à l'association est alors indispensable. Il est nécessaire d'élaborer des états financiers (bilan, compte de résultats, suivi des recettes et des dépenses).

ASSOCIATIONS SANS REGLEMENTATION COMPTABLE ⌦ Pour les petites associations (entre 1 000 et 60 000 € de CA annuel), une comptabilité en partie simple est suffisante. Elles doivent, durant l'année, tenir un livre-journal de recettes et de dépenses. Les pièces justificatives seront conservées. Obligations comptables : inventaire du patrimoine de l'association: biens : un tableau fera ressortir le prix d'acquisition, le montant de l'amortissement et la valeur nette comptable créances : subventions accordées à recevoir, sommes dues à l'association dettes : factures que l'association n'a pas acquittées situation financière de l'association : les soldes comptables du compte bancaire et de la caisse doivent correspondre à la réalité. tableau récapitulatif des recettes et des dépenses de l'année.

ASSOCIATIONS DEVANT TENIR UNE COMPTABILITE ET ETABLIR DES COMPTES ANNUELS ⌦ La tenue d’une comptabilité conforme au plan comptable associatif et l’établissement de comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) sont obligatoires pour les associations suivantes : les associations reconnues d’utilité publique ou agréées, les associations qui font appel à la générosité publique, les associations recevant plus de 153 000 € de subventions ou de dons , les associations qui ont une activité économique soumise aux impôts commerciaux, les associations bénéficiant d’une aide publique annuelle représentant plus de 50 % de leur budget ou plus de 75 000 euros, les associations émettant des valeurs mobilières, les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais, les associations dont l’activité oblige à tenir une comptabilité, c’est par exemple le cas pour les associations sportives ou les associations de formation professionnelle, les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté, les associations en redressement ou en liquidation judiciaire. les autres associations qui ne figurent pas dans cette liste peuvent tout de même décider de tenir une comptabilité et d’établir des comptes annuels. Ce choix est généralement inscrit dans les statuts de l’association.

OBLIGATIONS COMPTABLES SPECIFIQUES A CERTAINES ASSOCIATIONS ⌦ En plus de celles précisées ci-dessus, voici quelques règles comptables spécifiques applicables aux associations ayant une activité économique, aux associations sportives, aux associations reconnues d’intérêt général et aux associations bénéficiant de financements publics. Les associations ayant une activité économique

Les associations qui poursuivent une activité économique sont tenues de tenir une comptabilité et d’établir des comptes annuels. Une dispense d’annexe est prévue si l’association ne franchit pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan inférieur à 350 000€, chiffre d’affaires inférieur à 700 000 €, effectif moyen inférieur à 10. La nomination d’un commissaire aux comptes est obligatoire si l’association franchit 2 des 3 seuils suivants : total bilan supérieur à 1 550 000€, chiffre d’affaires supérieur à 3 100 000€, effectif moyen supérieur à 50. suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°17 LA REGLEMENTATION COMPTABLE APPLICABLE AUX ASSOCIATIONS

Les associations reconnues d’utilité publique

OBLIGATIONS COMPTABLES SPECIFIQUES A CERTAINES ASSOCIATIONS (suite) Les associations reconnues d’utilité publique ont l’obligation de tenir une comptabilité et d’établir des comptes annuels. Les associations qui octroient des avantages fiscaux et les associations relais ont l’obligation de nommer un commissaire aux comptes.

Les associations sportives

Les associations sportives qui ont une mission d’intérêt général doivent : tenir une comptabilité de leurs recettes et de leurs dépenses, réaliser un budget annuel et le faire adopter par le conseil d’administration avant le début de l’exercice, faire approuver leurs comptes par l’assemblée générale dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice. Lorsqu’une association sportive dépasse l’un des deux seuils suivants, la constitution d’une société commerciale est obligatoire : 1 200 000€ de recettes issues des manifestions sportives, 800 000€ de rémunérations versées aux sportifs employés.

Les associations bénéficiant de financements publics

Commissaire aux comptes

Les associations qui bénéficient d’une aide publique d’une valeur supérieure à 23 000€ doivent établir des comptes annuels car elles devront transmettre, avec la demande de subvention, leurs comptes annuels approuvés.

Les associations suivantes ont l’obligation de nommer un commissaire aux comptes : les associations ayant une activité économique d’une certaine taille, les associations relais, les associations recevant plus de 153 000 € de subventions ou de dons , les associations qui émettent des valeurs mobilières, les associations habilitées à faire des prêts.

⌦ Aux termes de l’article L 612-4 du Code de commerce, toute association ayant reçu annuellement une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse 153 000 euros doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe et faire certifier ces comptes par un commissaire aux comptes. ⌦ Depuis le décret n° 2009-540 du 14 mai 2009, ces associations doivent assurer la publication de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes sur le site Internet de la direction des journaux officiels dans les trois mois de l’approbation des comptes par l’organe délibérant (Assemblée Générale).

Documents associés à la fiche n°17 Fiche(s) Pratique(s) n° 10 - 16 - 20 - 21 - 22 - 23 ¤ 3- COMPTABILITE - La comptabilité d'une association ¤ 3- COMPTABILITE - Gérer son association - Tenir sa comptabilité - De l'ordre avant toute chose ¤ 3- COMPTABILITE - Initiation à la comptabilité simplifiée ¤ 3- COMPTABILITE - Quand une association doit elle designer un commissaire aux comptes

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mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES mars-15

FICHE PRATIQUE N°18 LE BENEVOLE ASSOCIATIF Définition

Absence de rémunération

⌦ "Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial." ⌦ le bénévole ne bénéficie d’aucun statut défini. Il n’existe pas de règle sur la durée ou la fréquence de travail. A défaut de contrat signé, de nombreuses associations ont mis en place une « Charte des Bénévoles », qui définit clairement les droits et devoirs de chacun. En contrepartie, les organismes s’engagent auprès des bénévoles. Ils doivent leur assurer en premier lieu une couverture sociale (assurance responsabilité civile). Les bénévoles ont le droit d’être informés sur les finalités de l’action. On doit les considérer comme des collaborateurs à part entière et leur rembourser les frais engagés.

LES CARACTERISTIQUES ⌦ Le travail réalisé dans le cadre du bénévolat n'est pas rémunéré : ni sous forme d'espèces, ni sous forme d'avantages en nature. ⌦ Le bénévole peut toutefois : bénéficier de chèques repas être remboursé de ses frais sur justificatifs

Pas de lien de subordination

⌦ Un bénévole exerce son activité en dehors de tout lien de subordination, c'est-à-dire qu'il ne peut recevoir ni ordre, ni instruction impérative. Il est seulement tenu de respecter les statuts de l'association et le règlement intérieur, le cas échéant. ⌦ Le bénévole ne peut donc pas : se voir imposer d'horaires fixes, voir son travail contrôlé, être soumis à un pouvoir disciplinaire.

Une collaboration occasionnelle

⌦ Le bénévole est un collaborateur occasionnel de l'association, en fonction de sa disponibilité. Il n'est pas comme un volontaire qui consacre tout son temps à l'association.

ACTIVITE ET BENEVOLAT Activité et bénévolat sont conciliables. Selon le type d'activité, voici comment cela s'articule : SITUATION Bénévole et Salarié

CONDITIONS ⌦ Le salarié a le droit d'exercer une activité bénévole en dehors de son temps de travail. Les salariés qui exercent des responsabilités au sein d'associations peuvent demander un congé de 9 jours par an : ce congé de représentation n'est pas obligatoirement rémunéré, l'employeur peut refuser cette autorisation d'absence, mais il doit motiver son refus. ⌦ Les salariés désignés pour représenter des associations familiales peuvent bénéficier d'une autorisation d'absence de 40 h maximum par an : l'employeur peut refuser cette autorisation d'absence, seulement si cette absence a des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise. ⌦ Le congé de solidarité internationale peut permettre au salarié de s'absenter 6 mois au maximum pour participer à une mission hors de France avec une association ou une organisation humanitaire. ⌦ Les salariés de moins de 25 ans, qui souhaitent participer aux activités des organisations de jeunesse et d'éducation populaire, et aux associations sportives et de plein air, peuvent bénéficier d'un congé de formation de 6 jours afin de se former en tant que cadre ou animateur pour la jeunesse. Les salariés de plus de 25 ans peuvent, à titre exceptionnel, bénéficier de ce congé, qui reste soumis à l'approbation de l'employeur.

Bénévole et Retraité

⌦ L'activité bénévole d'un retraité n'a pas d'incidence sur sa pension, tant qu'elle n'est pas rémunérée.

Bénévole et Chômeur

⌦ Le Pôle emploi permet aux chômeurs d'exercer une activité bénévole, à condition que cette activité : ne se substitue pas une activité salariée, soit compatible avec une recherche d'emploi, ne soit pas réalisée chez un ex-employeur. suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°18 LE BENEVOLE ASSOCIATIF Protection sociale

Assurance

DROITS & DISPOSITIONS ⌦ Le bénévolat ne permet pas de bénéficier d'une protection sociale, ni de bénéficier de la législation sur les accidents de travail. Cependant, certains bénévoles peuvent exceptionnellement bénéficier d'une couverture accidents du travail, en contrepartie d'une cotisation minime : bénévoles qui œuvrent dans des associations sociales, chômeurs qui réalisent une tâche d'intérêt général, représentants d'associations ou de mutuelles. ⌦ La responsabilité civile de l'association pouvant être engagée, en cas de faute ou de dommage causé par son fait ou par ses membres, il est recommandé de souscrire une assurance incluant les bénévoles. ⌦ Le contrat doit couvrir les dommages corporels et matériels qui, survenant aux cours des activités associatives, toucheraient les membres de l’association, les dirigeants, les bénévoles ou des tiers. Une clause doit préciser que toutes les personnes de l’association ont la qualité de tiers entre elles.

Le chèque repas bénévole

⌦ Afin de rendre le bénévolat plus attractif une association peut remettre des cheques repas à ses bénévoles pour les aider à se restaurer durant leurs activités sans que cela soit considéré comme un avantage en nature. Le bénévolat de la personne doit être régulier et son attache avec l'association doit être durable.

Remboursement de frais

⌦ l’association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses : réelles ; justifiées ; engagées pour les besoins de l’activité associative. FORMATION VALORISEE

⌦ La loi du 24 novembre 2009 relative "à l'orientation et à la formation professionnelle tout au long de la vie" a étendu l'accès à la formation professionnelle, qui bénéficiait jusque-là aux seuls salariés et cadres bénévoles des associations, à l’ensemble des bénévoles de ces dernières.

⌦ Les bénévoles qui ressentent le besoin d'être accompagnés pour exercer leurs fonctions au sein d'une association peuvent intégrer diverses formations programmées par des organismes spécialisés. Ils peuvent également agir afin que leur association en organise elle-même.

Certificat de formation à la gestion associative

⌦ Il a été créé en 2008 un certificat de formation à la gestion associative, délivré aux personnes ayant reçu une formation, en vue de l'exercice de responsabilités bénévoles. La formation doit être assurée par un organisme formateur et faire l'objet d'une déclaration préalable en préfecture. Elle comprend : une partie théorique de 30 h minimum, encadrée par un responsable pédagogique, une partie pratique d'au moins 20 jours sous tutorat pédagogique, dans une association déclarée.

validation des acquis de l'expérience (VAE) Le Passport Bénévole

⌦ Les activités bénévoles bénéficient de la validation des acquis de l'expérience, qui permet d'obtenir tout ou partie d'un diplôme. Le bénévole doit justifier de 3 ans d'expérience professionnelle. L'association France bénévolat a mis en place un « passeport bénévole » dans lequel sont consignées toutes les missions réalisées par le bénévole et validées par les associations.

Documents associés à la fiche n°18 ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Le Guide 2015 - les droits des bénévoles ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Le guide du bénévolat - à l'usage des dirigeants associatifs ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Remboursement des frais des bénévoles ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Frais engagés par les bénévoles ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Chèque repas du bénévole ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Le Passeport Bénévole - Livret France Bénévolat ¤ 4- FORMATION - Formation des bénévoles d'une association ¤ 4- FORMATION - La formation des bénévoles associatifs - France Bénévolat

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mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES mars-15

FICHE PRATIQUE N°19 SERVICE CIVIQUE ET VOLONTARIAT ASSOCIATIF ⌦ L’objectif du service civique est d’offrir à tous (en priorité les 16-25 ans) l’opportunité de s’engager pour une durée déterminée dans une mission, en France ou à l’étranger, au service de la collectivité et de l’intérêt général dans des domaines d’actions reconnus prioritaires pour la Nation. Il existe plusieurs formes de service civique. La forme principale est l’engagement de service civique qui s’adresse uniquement aux jeunes de 16 à 25 ans. Les personnes âgées de plus de 25 ans peuvent effectuer un volontariat associatif. Le service civique englobe également d’autres formes de volontariats : les volontariats internationaux (volontariat de solidarité internationale, volontariat international en entreprise, volontariat international en administration, service volontaire européen) et le volontariat de sapeur-pompier. ⌦ C'est le titre I de la loi n° 2006-586 du 23 mai 2006 qui crée le statut du volontaire indemnisé. ⌦ Le contrat de volontariat se caractérise par une collaboration désintéressée entre une personne physique et une association de droit français.

Engagement de Service Civique 16 à 25 ans

PRESENTATION ⌦ Le Service Civique est un engagement volontaire au service de l'intérêt général, ouvert à tous les jeunes de 16 à 25 ans, sans conditions de diplôme ; seuls comptent les savoir-être et la motivation. L’engagement des jeunes entre 16 et 18 ans nécessite une autorisation parentale.

Volontariat Associatif + 25 ans

⌦ Le volontariat associatif s’adresse aux personnes de plus de 25 ans et peut se conclure sur une durée de 6 à 24 mois auprès d’une association de droit français ou une fondation reconnue d’utilité publique agréée par l'Agence du service civique. Pour les plus de 25 ans la durée cumulée des contrats associatifs ne peut pas excéder 36 mois.

Domaines d'intervention

Un volontaire peut être affecté à une mission d'intérêt général à caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel, ou des droits. Il peut aussi contribuer à la diffusion de la culture, de la langue française ou des connaissances scientifiques.

Demande d'agrément

⌦ Les structures souhaitant accueillir des volontaires en service civique doivent être agréées par l’Agence du service civique. La demande d'agrément (ou de renouvellement) doit être accompagnée d'un dossier comportant la présentation de l'organisme, l'identification des personnes morales tierces qui, le cas échéant, bénéficieront d'une mise à disposition des volontaires, le nombre prévisionnel de personnes accueillies et la durée envisagée de leurs contrats, le calendrier d'accueil des volontaires, la description de leurs missions, les moyens humains et matériels mobilisés, notamment s'il s'agit d'un engagement de service civique pour la préparation, la formation et l'accompagnement des jeunes, les conditions de versement de la prestation dû aux bénéficiaires et les obligations administratives du demandeur. Le dossier doit être accompagné de : l’acte constitutif de l’organisme précisant la possibilité d’accueillir des personnes volontaires (ou la délibération s’y rapportant) ; le rapport d’activité de l’exercice clos ; les comptes annuels depuis la création de l’organisme, dans la limite des trois derniers exercices clos accompagnés, le cas échéant, des rapports du commissaire aux comptes. L’agrément, délivré par l’Agence du service civique ou ses délégués territoriaux est valable deux ans. Dossier de demandes d’agrément et documents utiles pour l’accueil de volontaires téléchargeable sur www.service-civique.gouv.fr

Caractéristiques du contrat

Le contrat de service de civique n’est pas un contrat de travail. Il ne confère pas le statut de salarié. La relation entre le volontaire et la structure d’accueil est une relation de collaboration et non de subordination. Ce contrat fixe notamment le lieu et la durée de la mission et les tâches qui seront accomplies durant la mission. En règle générale, les missions proposées ont une durée hebdomadaire de 35 heures (24h au minimum et exceptionnellement 48h/6j). Le volontaire a le droit à 2 jours de congés par mois de service effectué. Les mineurs ont un jour supplémentaire par mois. Le contrat ouvre des droits à la retraite, mais pas à l’assurance chômage. En revanche, si le volontaire a acquis des droits antérieurement à son service civique, le versement des allocations chômage est suspendu pendant toute la durée de la mission et reprend à son terme. suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°19 SERVICE CIVIQUE ET VOLONTARIAT ASSOCIATIF Indemnité

PRESENTATION (suite) ⌦ Engagement de Service Civique : une indemnité principale d'environ 507,21 € par mois en 2014 (35,45 % de l’indice brut 244). Elle est financée par l’Etat et directement versée au volontaire par l’Agence de services et de paiement (ASP), sans transiter par la structure d’accueil, une aide en nature ou en espèces d’un montant mensuel d'environ 106,31 € en 2014 correspondant à la prise en charge de frais d’alimentation (fourniture de repas) ou de transports. une majoration de l'indemnité financée par l'Etat (8,07 % de l'indice brut 244, soit 115,46 € en 2014) est prévue pour les boursiers de l'enseignement supérieur à partir du 5 ème échelon et les bénéficiaires du RSA ou faisant partie d'un foyer bénéficiaire du RSA. des indemnités supplémentaires sont prévues pour les missions à l’étranger. ⌦ Volontariat Associatif : l’indemnité comprise entre 115,46 et 773,18 € en 2014 (entre 8,07 % et 54,04 % de l’indice brut 244), est directement versée par l’organisme d’accueil. Elle n’est pas financée par l’Etat. Le montant servi en nature (repas, hébergement…) ne peut excéder 50 % du montant total de l'indemnité.

Protection Sociale

⌦ Lorsque le service civique est effectué en métropole ou dans un DOM, le volontaire est affilié au régime général de la Sécurité Sociale. Les cotisations sont prises en charge par l'Agence du service civique dans le cas d'un engagement de service civique ou par la personne morale agréée pour un volontariat de service civique. Lorsque la personne volontaire effectue son Service Civique à l'étranger, l'organisme qui l'accueille est tenu de souscrire une assurance de base et complémentaire couvrant les risques maladie, maternité, invalidité, accidents du travail et maladie professionnelle. Dans ce cas, l'organisme d'accueil choisit librement son prestataire. Il reçoit à cette fin un financement de la part de l'Etat.

Tutorat et Accompagnement

⌦ L’organisme accueillant doit désigner un tuteur au sein de la structure chargée d’assurer la préparation du volontaire aux missions qui lui sont confiées et de l’accompagner dans leur réalisation. Pour l’engagement de service civique, le volontaire bénéficie d'un accompagnement pour faciliter le déroulement sa mission. Il s'agit d'une phase de préparation et d'accompagnement dans la réalisation de sa mission, d'une formation civique et citoyenne et d'un appui à la réflexion sur son projet d’avenir pour favoriser son insertion professionnelle à l’issue de la mission. Ces modalités d'accompagnement doivent être précisées dans le dossier de demande d'agrément de l’organisme. Les organismes agréés bénéficient d’un soutien de l’Etat de 100 € par mois au titre des frais exposés pour assurer l’encadrement et l’accompagnement du jeune volontaire. Ils perçoivent une aide de 150 € par volontaire bénéficiaire de la formation civique et citoyenne (100 € si l'Agence du service civique prend en charge l'unité d'enseignement "prévention et secours civiques de niveau 1”).

Valorisation

⌦ L’expérience acquise dans le cadre du service civique sera pleinement reconnue dans les cursus d'enseignement secondaire et universitaire et dans le cadre de la VAE. Les bénéficiaires se verront remettre une attestation de fin de service et un document attestant des activités exercées, aptitudes, connaissances et compétences acquises sur la base d’une évaluation réalisée avec leur tuteur. Cette attestation peut être intégrée dans le livret de compétences ou le passeport orientation-formation du volontaire.

Documents associés à la fiche n°19 ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Le volontariat associatif ¤ 4- BENEVOLAT & RH - Service civique et association - Définition et fonctionnement

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mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES mars-15

FICHE PRATIQUE N°20 TENIR UNE COMPTABILITE Référence

⌦ Si la loi de 1901 ne définit aucune obligation ou condition quant à la tenue d'une comptabilité, des textes ultérieurs ont prévus des obligations spécifiques en matière de comptabilité pour les associations et les fondations. Elles traduisent l'exigence de transparence financière des associations vis à vis de leurs partenaires publics ou privés comme de leurs adhérents ou donateurs. ⌦ Suivant le volume des recettes et dépenses, la capacité juridique (association déclarée, fondation...), l'importance du budget ou des subventions des collectivités territoriales, l'existence d'activités lucratives (même partielle), l'assujettissement à la TVA ou non... l'association peut se limiter à tenir une comptabilité dite "de trésorerie" ou doit établir et produire des comptes annuels, un compte de résultat, un bilan et une annexe selon les normes imposées par le nouveau plan comptable "associatif".

CLASSEMENT & RANGEMENT DES PIECES COMPTABLES ⌦ Le préalable à toute comptabilité, c'est la possibilité de pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec un autre. On appelle pièce ou document comptable tout ce qui permet de justifier et d'authentifier un mouvement financier : factures, quittances, tickets de caisse, reçus, notes de frais, relevés, bordereaux de remise, talons de chéquiers... Les pièces comptables arrivent dans le désordre. La meilleure solution est donc de mentionner sur tout document comptable, dès son arrivée ou dès sa création et quelle que soit la pièce, un numéro d'ordre (1, puis 2, puis 3...). Les documents sont ensuite rangés dans les classeurs, le plus souvent au nombre de quatre : un pour les cotisations, les dons et les subventions immatriculé A (doubles des reçus, carnet à souches, lettres d'engagement, bordereau de versement...) ; un pour les recettes d'activités immatriculé B (factures clients, relevé de billetterie...) ; un pour les dépenses immatriculé C (factures fournisseurs, quittances de loyer...) ; un pour la banque immatriculé D (talons de chéquiers, relevés de banque... ). Le document sera alors repéré par la lettre du classeur dans lequel il est rangé et son numéro d'ordre (A11, C14, D34...). Le numéro d'une pièce devra être reporté sur tout autre document correspondant. Par exemple, le numéro d'ordre d'une facture d'un fournisseur devra être reporté sur le talon du chèque réglant cette facture BILAN & COMPTE DE RESULTAT ⌦ À partir de l'enregistrement des opérations courantes, l'objectif de la comptabilité d'établir chaque année deux documents de synthèse fondamentaux : le bilan et le compte de résultat. Bilan

⌦ Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de l'association à un instant donné. Il enregistre ainsi tout ce que l'association possède (matériels, stocks...), tout ce que les clients lui doivent, tout ce qu'elle doit aux fournisseurs et bien sûr le contenu du compte en banque. Il est communément présenté en deux colonnes intitulées « Actif » et « Passif ». À l'actif figurent : les « immobilisations » regroupent tout ce que l'association possède durablement pour son activité (locaux si vous en êtes propriétaire, matériels de bureau, etc.) ; les « stocks » (biens produits dans le cadre de l'activité ou permettant de la financer) ; les « créances » c'est-à-dire ce que l'on vous doit (adhésions, « clients », etc.) ; le compte « banque » (s'il est positif). Au passif figurent : les « capitaux permanents » ou « apports » regroupent tout ce que l'association a mobilisé pour financer les investissements nécessaires à l'activité de l'association ; les « dettes » (« fournisseurs », « État » et « organismes sociaux ») ; le compte en banque, (s'il est à découvert).

Il faut ajouter à ce bilan l’annexe qui comporte tous les renseignements nécessaires à la bonne compréhension du bilan. Elle comporte : les faits et événements caractéristiques ou significatifs de l’exercice ; les méthodes comptables utilisées et les éventuelles modifications intervenues au cours de l’exercice ; le tableau des immobilisations, celui des amortissements et celui des provisions, avec leurs valeurs brutes au début de l’exercice, les acquisitions ou diminutions et leurs valeurs en fin d’exercice ; l’état des créances et des dettes à moins d’un an, à plus d’un an et à plus de cinq ans ; le tableau de suivi des subventions et des fonds dédiés ; le tableau des fonds associatifs avec leurs valeurs brutes au début de l’exercice, les acquisitions ou diminutions et leurs valeurs en fin d’exercice suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°20 TENIR UNE COMPTABILITE Compte de résultat

BILAN & COMPTE DE RESULTAT (suite) ⌦ Le compte de résultat reflète le film des événements de l'année où l'on trouve cumulés les " charges " et les " produits ". Le " résultat " est constitué par la différence entre le total des produits et le total des charges de l'année. Attention, ne doivent y figurer que les dépenses et les recettes de l'année. Si l'association a réglé au cours de l'année des dépenses de l'année précédente, elles ne doivent pas figurer dans les charges. Par contre, si des dépenses de l'année n'ont pas encore été réglées, elles doivent néanmoins figurer dans les charges. Il en va de même pour les produits.

⌦ La base de la comptabilité consiste à enregistrer correctement les sommes qui circulent dans l'association. Ainsi, lorsque l'association fait un chèque pour payer un achat, l'opération sera inscrite dans le compte-banque pour enregistrer la sortie bancaire et dans le compte-fournisseurs pour enregistrer le paiement du fournisseur. La méthode comptable repose sur l'enregistrement et le classement des opérations faites par l'association. Des catégories générales ont été créées pour être utilisées et compréhensibles par tous qu'on appelle des comptes. Tous ces comptes portent des numéros qui facilitent leur organisation, leur regroupement et leur classement hiérarchique. La liste organisée et hiérarchisée de tous les comptes constitue le plan comptable. Les associations utilisent les comptes du plan comptable général associatif (PCGA) spécifiquement adapté.

FAIRE SOI-MÊME OU SOUS-TRAITER ⌦ Avant toute décision, il revient au trésorier de l'association de faire l'état des lieux et de prendre contact avec un spécialiste pour trouver la solution la plus adéquate. Vous pouvez tenir votre comptabilité vous-même et ne demander qu'une validation annuelle à un expert ; dans ce cas, assurez-vous qu'une personne de l'association a les compétences minimales et le temps d'assurer la saisie comptable courante. Bien entendu, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité est recommandée dès que vos opérations se complexifient. Vous pouvez également sous-traiter l'intégralité de vos opérations comptables. Mais attention, ne sous-traitez pas pour vous débarrasser, sous prétexte que c'est compliqué et que vous n'y comprenez rien. Il est indispensable que l'association acquière le minimum de compétences nécessaires pour rester maître du suivi de sa gestion. Externaliser, ce n'est pas simplement faire passer les écritures et remplir les déclarations par quelqu'un d'autre. C'est aussi bénéficier d'un conseil compétent sur la tenue comptable et surtout sur la gestion financière de votre association. La simple explication de la bonne affectation comptable de certains de vos financements ou de vos charges peut considérablement faire évoluer votre vision de la gestion de l'association.

En dehors de l'association elle-même, seul un expert comptable peut tenir votre comptabilité, c'est-à-dire en être responsable. En revanche, vous pouvez tout à fait sous-traiter l'établissement des fiches de paie ainsi que les déclarations sociales. Beaucoup de structures d'aide à la vie associative proposent ces prestations à des prix adaptés aux finances des associations.

Documents associés à la fiche n°20 Fiche(s) Pratique(s) n° 17 - 21 - 22 - 23 ¤ 3- COMPTABILITE - La comptabilité d'une association ¤ 3- COMPTABILITE - La comptabilité des associations - Caisse Epargne ¤ 3- COMPTABILITE - Le plan comptable des associations - détaillé ¤ 3- COMPTABILITE - Plan de comptes - Tenue - Structure et fonctionnement des comptes

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mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES FICHE PRATIQUE N°21 LE BUDGET PREVISIONNEL Définition

⌦ C’est un véritable outil de pilotage, qui va permettre d’une part, d’anticiper certaines décisions pour l’activité future, et d’autre part, de suivre l’activité réelle par rapport à l’activité prévisionnelle. Le budget prévisionnel doit être approuvé par l'assemblée délibérante prévue par les statuts, en début d'exercice. Il peut être modifié en cours d'année, toujours sous le contrôle des adhérents. Le budget est un état prévisionnel annuel des dépenses et des recettes évaluées selon les objectifs à réaliser, dans la limite des possibilités et compte tenu des besoins de l’association. Un budget est complet si les prévisions financières affichées sont conformes aux prévisions d’activités (aucune dépense n’a été «oubliée», aucun revenu n’a été surestimé), ce qui n’exclut pas l’erreur ni l’incertitude inhérente à un exercice de prévision. ⌦ Le budget prévisionnel doit être équilibré : les recettes doivent couvrir les dépenses. Selon les règles comptables, ne doivent figurer, dans le budget prévisionnel et le compte de résultat, que les opérations concernant l'exercice. PRESENTATION

Pourquoi établir un budget prévisionnel ?

⌦ Le budget prévisionnel sert à : sélectionner les projets à mettre en œuvre sur l’année qui suit, chiffrer les ressources pour faire face à l’activité de l’association, demander de nouvelles subventions ou leur renouvellement. l’Etat ou les collectivités publiques se basent sur un budget prévisionnel pour octroyer des fonds publics, prévoir les charges nécessaires à l’activité prévisionnelle, mettre en place des actions permettant d’augmenter les recettes « privées » ou de réduire les dépenses, prévoir les investissements à réaliser, prévoir si l’association doit solliciter plus de bénévoles, etc.

Comment chiffrer ?

⌦ En premier lieu, le conseil d’administration ou le bureau doit réfléchir à l’activité de l’année à l’avenir : l’association aura-t-elle la même activité que précédemment ? Est-il prévu une augmentation ou une diminution des actions ? De nouveaux projets seront-ils mis en place ? Une fois ces objectifs déterminés, il faut prévoir les recettes et les dépenses. ⌦ D’une manière générale, les prévisions sont basées sur les exercices écoulés et, plus particulièrement, sur l’exercice précédant celui pour lequel le budget est établi. le compte de résultat de l'année précédente doit être évalué, poste par poste, et servir de base pour estimer les charges et les produits de l'année future. Les comptes de l'année précédente sont là comme aide-mémoire.

Présentation

⌦ Il se présente en deux colonnes, à droite l'origine des ressources ou produits, à gauche l'emploi des ressources ou charges. Il couvre un exercice de 12 mois (année civile ou scolaire) : inscrire obligatoirement les dates de début et de fin d'exercice. il présente les comptes de classe 6 et 7 uniquement (charges et produits) il doit être obligatoirement équilibré Il doit, par ailleurs, faire apparaître les montants sollicités des subventions Inscrire, autant que faire se peut, face à face et avec des sous-totaux correspondants, charges et produits concernant une même activité, ce qui permet de connaître immédiatement les secteurs bénéficiaires ou déficitaires. suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°21 LE BUDGET PREVISIONNEL L'ETUDE FINANCIERE ⌦ Les prévisions financières se traduisent par une double démarche : Les prévisions financières à moyen et long terme : elles se traduisent par le plan de financement, Les prévisions financières à court terme : elles se traduisent par le plan de trésorerie Le plan de financement

Les besoins de financement : Ils représentent tout ce que l’association doit financer : Les investissements : équipements spécifiques, véhicules, matériel informatique et bureautique, achat de locaux… Les immobilisations financières : dépôt de garantie pour un loyer… Les remboursements de prêt : remboursement du capital emprunté Le besoin en fonds de roulement : il s’agit de la trésorerie nécessaire à l’association pour fonctionner normalement. C’est le résultat du décalage entre : les délais de paiement des adhérents ou des usagers, les délais de paiement aux fournisseurs, les délais de versement de certaines subventions, les délais de réalisation des produits ou prestations avant leur mise en vente Les ressources de financement : Il s’agit de toutes les ressources que l’association peut mobiliser pour financer ses besoins : Les dons et legs : en nature ou en numéraire. Les emprunts bancaires : octroi d’emprunts par des établissements de crédit. Les subventions d’équipement ou d’investissement La capacité d’autofinancement : Il s’agit de la différence entre les produits décaissés et les charges décaissées. C’est la somme dont pourrait disposer l’association pour financer une partie de ses besoins.

Le plan de trésorerie

⌦ Le plan de financement permet de vérifier l’équilibre financier structurel de l’association. Cependant, la trésorerie d’une association subit au jour le jour des fluctuations. Le plan de trésorerie permet de prévoir les entrées et les sorties de trésorerie mois par mois (en principe sur une période de 18 mois). Pourquoi un plan de trésorerie ? Pour estimer ce que sera le solde de trésorerie de l’association dans les prochaines semaines, les prochains mois… et ainsi anticiper les choix. Pour solliciter un découvert, un emprunt, une avance, décaler des échéances, réussir le lancement d’une nouvelle activité, investir, placer efficacement les excédents de trésorerie. Pour être crédible par rapport aux adhérents, banquiers, financeurs, fournisseurs, clients, usagers, salariés. Le plan de trésorerie est un véritable calendrier mensuel des encaissements (recettes) et décaissements (dépenses) de votre association.

Documents associés à la fiche n°21 Fiche(s) Pratique(s) n° 17 - 20 - 22 - 23 ¤ 3- BUDGET - Le Budget Prévisionnel ¤ 3- BUDGET - Réaliser un budget prévisionnel ¤ 3- BUDGET - Gérer le budget de son projet

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mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

FICHE PRATIQUE N°22 LE COMPTE DE RESULTAT Définition

⌦ Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice. On commence un exercice (une année) avec un budget, c’est-à-dire une prévision des charges et des produits. À la fin de l’année, lorsque toutes les opérations ont été réalisées, on récapitule l’ensemble de ces opérations par chapitre. La différence entre l’ensemble des charges et des produits fait apparaître un résultat. Ce résultat peut être un déficit si les charges sont supérieures aux produits, ou un excédent dans le cas contraire. Le compte de résultat doit se présenter sous une forme normalisée en appliquant le plan comptable. La lecture de plusieurs comptes de résultats permet une analyse financière, et permet aussi d’établir le budget suivant avec plus de finesse. À la fin de chaque année, les opérations de clôture de l’exercice permettent de répartir des charges entre les différents exercices, notamment : - les amortissements permettent d’étaler la charge d’un investissement sur plusieurs exercices ; - les « fonds dédiés » permettent de reporter d’un exercice à l’autre la partie d’une subvention non utilisée. À la fin de l’exercice, l’ensemble des comptes de charges et de produits est soldé par le résultat de l’exercice. Ce résultat (excédent ou déficit) est reporté au bilan. Le bilan garde ainsi en mémoire le cumul de tous les résultats de l’association depuis sa création. Au premier jour de l’exercice suivant, les comptes de charges et de produits sont soldés.

LES ELEMENTS FIGURANT DANS LE COMPTE DE RESULTAT ⌦ Le compte de résultat est un document qui récapitule les produits et les charges de l'exercice et indique comment s'est formé le résultat. Il regroupe : Charges et Produits d'exploitation

⌦ Ils concernent le fonctionnement courant de l’association : les charges d'exploitation (classe 6) représentent tous les frais que l'association a dû engager pour son fonctionnement courant, et pour réaliser les activités qui constituent sa mission. achats de fournitures, consommation d’électricité, loyers dus, impôts et taxes, charges de personnel... les produits d'exploitation (classe 7) comprennent principalement les prestations vendues par l'association (billets de spectacles, vente de boissons, de CD) ainsi que les subventions, les cotisations et les dons..

Attention : Ne doivent y figurer que les dépenses de l'année. Si l'association a réglé au cours de l'année des dépenses de l'année précédente, elles ne doivent pas figurer dans les charges permettant d'établir le résultat de l'année en cours. Par contre, si des dépenses de l'année n'ont pas encore été réglées, elles doivent néanmoins figurer dans les charges. les charges financières

Ce sont les charges générées par les sommes empruntées par l'association à ses partenaires, notamment les établissements financiers (intérêts sur les emprunts, agios),

les produits financiers

Ils découlent du placement de fonds de l'association (en SICAV, sur les comptes d'épargne, suite à des prêts à d'autres organismes),

les charges et produits exceptionnels

Ce sont les charges hors gestion courante, c’est-à-dire celles qui ne sont pas liées à l’activité normale de l’association (compte 67). Elles peuvent correspondre à des opérations de gestion (pénalités et amendes fiscales,...) ou à des opérations en capital (cessions d’immobilisations). Ce sont les produits qui ne sont pas liés à l’activité normale de l’association (compte 77). dons, legs, cessions d’immobilisations.

Documents associés à la fiche n°22 Fiche(s) Pratique(s) n° 17 - 20 - 22 - 23 ¤ 3- BILAN & COMPTE DE RESULTAT- Fiche du CNAR - le bilan, le compte de résultat et l'annexe

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mars-15

FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES FICHE PRATIQUE N°23 LE BILAN Définition

⌦ Le bilan décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’association à une date donnée. C’est la photographie de l’association, sa situation financière à la date de la clôture de l'exercice. À la différence du budget et du compte de résultat qui sont liés à un exercice (un an), le bilan donne la situation au fur et à mesure de la vie de l’association depuis sa création. Attention : Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro. ⌦ Le bilan permet de déterminer de quoi se compose le patrimoine de l'association. Il représente les emplois et les ressources dont elle dispose : L'emploi des ressources forme l'actif. Il existe des emplois permanents (actif immobilisé : immeubles, terrains) et des emplois temporaires (actif circulant : disponibilités, créances). Les ressources constituent le passif : fonds propres, subventions d'investissement, résultat de l'année, emprunts, fonds dédiés, provisions pour risques et charges. Il regroupe les comptes de la classe 1 à 5, ce qui exclue donc les comptes de charge et de produits (classe 6 et 7) qui, eux, formeront le compte de résultat. Il se subdivise en deux colonnes : l’ACTIF = Richesse de l’association EMPLOI (à gauche) le PASSIF = Explication de cette richesse ORIGINE (à droite) les totaux de l’actif et du passif sont identiques, c’est donc la ligne « résultat de l’exercice » qu’il faudra observer pour avoir connaissance du résultat financier de l’exercice comptable. Les autres comptes donnent une vue d’ensemble sur la situation patrimoniale.

L'ACTIF LE PATRIMOINE DE L'ASSOCIATION ⌦ Il comprend les immobilisations dont l'association est propriétaire (locaux, matériels de bureau…), les stocks (matières premières non encore utilisées, biens fabriqués par l'association ou destinés à la revente et non vendus en fin d'exercice), les créances (généralement, il s'agit d'argent que les clients doivent à l'association), le compte banque (si celui-ci n'est pas à découvert). Seuls les soldes débiteurs de chacun de ces comptes doivent être pris en compte, s'ils sont créditeurs ils doivent être inscrits au passif Immobilisations (matériel informatique, véhicule…)

Actif circulant (stocks, clients à recevoir, banque et caisse)

Les investissements durables Dans les postes d’actif immobilisé, on retrouve les fameuses « immobilisations » qui regroupent tous les biens d’une certaine valeur nécessaires à l’exercice des activités statutaires. Dans les petites associations, l’actif immobilisé se réduit souvent à un simple ordinateur ; dans les bilans d’associations gestionnaires, il peut « peser » plusieurs millions d’euros, comporter des immeubles et des véhicules. Lorsque l’association ne possède aucun patrimoine, ces comptes sont à zéro.

Les stocks : Contrairement aux investissements durables, les stocks sont destinés à être consommés dans les activités courantes. Ils correspondent aux achats de matières premières, de marchandises et autres fournitures, comptabilisés en charges, et qui ne sont pas entièrement consommés à la cloture de l’exercice. Les créances : les créances sont les sommes dues à l'association par ses clients. Chaque fois qu’une recette est comptabilisée au compte de résultat sans avoir été encaissée réellement pendant l’exercice comptable, elle se retrouve dans ce poste qui mesure les créances en attente d’encaissement. Parmi les créanciers de l’association, on retrouve les adhérents, mais aussi l’Etat ou une collectivité, lorsque l’association est bénéficiaire de subventions publiques. Les placements, la banque et la trésorerie (si l'association n'est pas à découvert) : Certaines associations disposent d’une trésorerie confortable. Elles effectuent alors des placements ; il peut s’agir de valeurs mobilières, d’OPCVM. Lorsque la trésorerie n’est pas placée, elle reste sur le compte bancaire ; elle figure alors dans un compte "Disponibilités"

LE PASSIF LES RESSOURCES FINANCIERES DE L'ASSOCIATION ⌦ Il comprend les apports, les dettes et le solde négatif du compte banque si celui-ci est à découvert. Au passif, on peut lire de quelle manière l’association finance ce patrimoine plus ou moins important. Les ressources financières de l’association sont classées en deux catégories : les ressources propres et les ressources externes. Les ressources propres comprennent essentiellement les fonds associatif, les réserves et le résultat de l’exercice. Les ressources externes correspondent aux dettes que l’association a envers ses partenaires financiers, la banque éventuellement mais aussi ses fournisseurs et tous les partenaires de ses activités. LES FONDS PROPRES

Les fonds propres regroupent toutes les ressources internes de l’association, celles que l’on ne doit pas à des tiers. Dans les ressources propres, on peut lire d’une manière générale l’épargne accumulée par l’association au travers de ses excédents de gestion (résultat, report à nouveau, réserves diverses et provisions) mais aussi le fonds associatif qui enregistre certains apports spécifiques faits à l’association

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FICHE PRATIQUE N°23 LE BILAN LES FONDS PROPRES (suite) les fonds associatifs (apports)

les réserves

Il s'agit de l'ensemble des fonds et des biens mis à disposition par un tiers au profit de l'association. Lorsqu'une personne transfère à une association la propriété ou la jouissance d'un bien en espérant en tirer un avantage, fut-il simplement moral, elle fait un apport . Il faut qu'il y ait contrepartie, à défaut de quoi l'apport serait un don (avec les très lourds droits de mutation à titre gratuit). Exemples d'apports : Sommes d'argent (apports numéraires) - matériel - immeubles (strictement nécessaires à l'association)... Exemples de contreparties, avantages ou " droits sociaux " : Avoir un titre de membre fondateur - être membre à vie - être administrateur permanent ... Elles sont constituées par le cumul des résultats bénéficiaires antérieurs. C'est l'Assemblée Générale qui décide de l'affectation du résultat en réserve ou en report à nouveau Les associations qui dégagent régulièrement des excédents les affectent dans des comptes de réserves. Par ailleurs, les associations gestionnaires constituent souvent des réserves pour couvrir des risques ou des charges qu’elles auraient à financer dans l’avenir.

le report à nouveau

Il correspond au cumul des résultats antérieurs (excédents ou déficits) non affectés en réserve. Chaque exercice comptable se solde par un résultat, positif ou négatif, selon que l'association a réussi à équilibrer les comptes ou pas. Année après année, le résultat est reporté dans un poste spécifique : le report à nouveau Lorsque l’association dégage des excédents, le report à nouveau est positif et il croît régulièrement ; l’association accumule alors des réserves. Si l’association enregistre des pertes comptables, le report à nouveau diminue puis devient négatif, ce qui doit constituer un signal d’alerte.

le résultat de l'année les subventions d'investissement

Le résultat représente l'excédent (ou le déficit) dégagé par l'association à la fin d'un exercice. Les subventions d’investissement ne sont pas allouées pour le financement de charges d’exploitation d’un exercice, mais dans le cadre d’opérations d’acquisition de biens, de matériels, de locaux ou de toute immobilisation destinée à être utilisée sur plusieurs exercices. Elles subissent donc un traitement comptable distinct de celui des subventions de fonctionnement. Elles peuvent être de deux types selon que le renouvellement du bien incombe ou non à l'association. Subventions d'investissement affectées à un bien renouvelable : lorsque l’association est "obligée" de les renouveler car ces biens sont indispensables à la réalisation de l’objet social de l’association. elles sont maintenues au passif du bilan dans les fonds associatifs avec droit de reprise (compte 1026) ou sans droit de reprise (compte 1036) Subventions d’investissement affectées à un bien non renouvelable : les sommes reçus sont inscrites au compte « 13 – Subventions d’investissement affectées à des biens non renouvelables ». Si le bien est amortissable, il convient, en plus de l’amortissement classique du bien, de reprendre au compte de résultat la subvention au fur et à mesure de la constatation des amortissements.

provisions pour risques et charges

LES FONDS DEDIES

Une provision doit être comptabilisée à la clôture de l'exercice si et seulement si : une obligation à l'égard d'un tiers existe à la date de clôture, qu'elle soit légale, réglementaire, contractuelle ou implicite; il est problable ou certain, à la date d'établissement des comptes, que cette obligation provoquera une sortie de ressource au bénéficie du tiers, sans contrepartie au moins équivalente attendue; le montant de l'obligation peut être estimé avec une fiabilité suffisante, sinon une information est fournie en annexe « les fonds dédiés sont les rubriques du passif qui enregistrent, à la clôture de l’exercice, la partie des ressources, affectées par des tiers financeurs à des projets définis, qui n’a pu encore être utilisée conformément à l’engagement pris à leur égard » Seules les ressources suivantes peuvent être inscrites en fonds dédiés : • les subventions de fonctionnement affectées à un projet précis, • les ressources affectées provenant de la générosité du public, • les legs et donations.

LES DETTES

les dettes constituées par les emprunts et les dettes de fonctionnement : impôts, cotisations sociales ou fournisseurs non payés, solde négatif du compte en banque.

Documents associés à la fiche n°23 Fiche(s) Pratique(s) n° ¤ 3- BILAN & COMPTE DE RESULTAT- Fiche du CNAR - le bilan, le compte de résultat et l'annexe ¤ 3- BILAN & COMPTE DE RESULTAT - Comment réaliser le bilan d'une association ¤ 3- COMPTABILITE - La comptabilité des associations - Caisse Epargne Espace Associatif - Avenue du Noyer Lambert - 91300 MASSY / 01 60 13 11 11 / espaceassociatif@mairie-massy.fr

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FICHES PRATIQUES ASSOCIATIVES

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FICHE PRATIQUE N°24 LES PARTICULARITES DE LA COMPTABILITE ASSOCIATIVE

L'APPORT DE BIENS AUX ASSOCIATIONS Les biens de l'association ne peuvent pas être attribués aux adhérents mais peuvent être repris s'ils ont été mis à la disposition provisoire de l'association. Il faut donc distinguer deux types d'apports : les apports de biens sans droit de reprise

les apports de biens sans droit de reprise qui sont donc mis à la disposition définitive de l'association. Ils sont inscrits en fonds propres au crédit du compte "102. Fonds associatifs sans droit de reprise". Pour les biens amortissables, leur dépréciation est constatée par voie d'amortissement.

les apports de biens avec droit de reprise

les apports de biens avec droit de reprise qui sont mis à la disposition provisoire de l'association. Ils sont inscrits dans les autres fonds associatifs au crédit du compte "103. Fonds associatifs avec droit de reprise", et non dans les fonds propres. On peut ainsi mieux appréhender la réalité du patrimoine de l'association.

les biens amortissables

Pour les biens amortissables, deux cas peuvent se présenter : le bien est renouvelable par l'association à l'issue de sa durée d'utilisation. La dotation aux amortissements comptabilisée permet d'assurer le financement du renouvellement du bien. le bien n'est pas renouvelable par l'association à l'issue de sa durée d'utilisation. La dotation aux amortissements doit être constatée car le bien se déprécie avec l'usage. Cependant, l'autofinancement de maintien assuré par l'amortissement n'est pas nécessaire. La dotation aux amortissements doit alors être neutralisée par le débit du compte 103. Cela permet de constater ainsi la diminution de la dette potentielle de l'association à l'égard de l'apporteur.

AFFECTATION DU RESULTAT DES ASSOCIATIONS ⌦ Contrairement aux sociétés, le résultat comptable de l'association ne peut pas être distribué aux adhérents. On ne parle donc pas de pertes ni de bénéfices mais respectivement de déficits ou d'excédents. Lorsque le résultat est définitivement acquis par l'association, il est porté au crédit du compte "110. Report à nouveau" avant d'être affecté aux réserves par l'Assemblée Générale. ⌦ Pour certaines associations recevant des subventions, le résultat comptable comprend des excédents non utilisés qui doivent être restitués à l'organisme qui verse les subventions (tiers financeur) ou venir en déduction des subventions ultérieures. Ces excédents sont directement inscrits au crédit du compte "115. Résultats sous contrôle de tiers financeurs" à la place du report à nouveau. Cet excédent ne fait pas partie des fonds propres de l'association.

LE PRÊT A USAGE ⌦ Le commodat (dit "prêt à usage") est un contrat par lequel le propriétaire d'un bien - généralement immobilier - confie la gestion de ce bien à l'association, et se limitant à contrôler l'orientation de l'utilisation du bien et la manière dont il est entretenu et conservé par l'association.

La comptabilisation s’effectue par l’inscription à l’actif des « immobilisations grevées de droit » (compte 228) et des « droits des propriétaires » dans les fonds associatifs (compte 229), enregistrement de l’amortissement des biens sans transit par le compte de résultat en débitant les compte de fonds associatifs par le crédit des immobilisations.

LES SUBVENTIONS RECUES PAR UNE ASSOCIATION La comptabilisation diffère selon que la subvention d'investissement finance un bien : renouvelable par l'association

elle est comptabilisée au passif dans les fonds associatifs (crédit du compte 1026 ou 1036 selon le cas "Subventions d'investissement affectées à des biens renouvelables") car l'association devra dégager une capacité d'autofinancement future pour financer le renouvellement des biens financés par subvention,

non renouvelable par l'association

elle est inscrite au crédit du compte "13. Subventions d'investissement affectées à des biens non renouvelables". Elle est alors rapportée au compte de résultat au rythme de l'amortissement du bien. Le caractère renouvelable du bien doit être déterminé par l'association sur la base du contenu de la convention ou à défaut en prenant en considération les circonstances de fait (subvention finançant le siège social de l'association...). suite au verso

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FICHE PRATIQUE N°24 LES PARTICULARITES DE LA COMPTABILITE ASSOCIATIVE RESSOURCES AFFECTES A LA REALISATION D'UN PROJET ⌦ Si une association reçoit des subventions de fonctionnement, des dons manuels, des legs ou des donations pour la réalisation d'un projet, ces fonds constituent des produits qui doivent être affectés au projet défini. Si le projet n'est pas complètement réalisé en fin d'exercice, l'association doit constater l'engagement de consacrer à l'achèvement du projet la fraction des produits non encore utilisées. Les fonds dédiés

Cette fraction est inscrite : au débit du compte de charges "6894. Engagements à réaliser sur ressources affectées", au crédit du compte "194. Fonds dédiés". Les "fonds dédiés" forment au bilan une rubrique spécifique, placée entre les provisions pour risques et charges et les dettes. Les fonds dédiés sont réintégrés aux résultats des exercices suivant au rythme de réalisation du projet par solde du compte 194 : on débite le compte "194. Fonds dédiés", par le crédit du compte "7894. Engagements à réaliser sur ressources affectées".

LES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES ⌦ De nombreuses associations fonctionnent grâce aux contributions volontaires type bénévolat, prestations en nature... n'entraînant pas de flux financier. Il est cependant logique de comptabiliser ces contributions volontaires car elles sont assimilables à des subventions en nature. Leur prise en compte va donc dépendre de l'évaluation que l'on peut faire de ces services : défaut de renseignements quantitatifs fiables

information quantifiable et valorisable

une simple information est donnée dans l'annexe : si les contributions volontaires présentent un caractère significatif, une information sur leur nature et leur importance est donnée dans l'annexe. Des informations qualitatives sont apportées, notamment sur les difficultés rencontrées pour évaluer les contributions concernées. on comptabilise les contributions volontaires : on comptabilise alors les contributions dans les comptes de la classe 8. Elles seront donc sans incidence sur le résultat de l'association mais leur évaluation figurera au pied du compte de résultat. L'annexe indique par ailleurs les méthodes de quantification et de valorisation retenues. On peut retenir par exemple : pour les contributions en travail : valorisation aux tarifs du personnel de remplacement, pour les contributions en biens et services : valorisation aux prix minimum du marché.

Documents associés à la fiche n°24 Fiche(s) Pratique(s) n° 17 - 20 - 21 - 22 - 23 ¤ 3- COMPTABILITE - CNAR - Les spécificités comptables des associations ¤ 3- COMPTABILITE - Les amortissements - Leur calcul ¤ 3- COMPTABILITE - Associations - le traitement comptable des fonds dédiés ¤ 3- COMPTABILITE - benevolat valorisation comptable 2011 ¤ 3- RESSOURCES - Apport avec ou sans droit de reprise

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