i
Program pengawasan dokumen di proyek konstruksi
Dipublikasian oleh ganipramudyo.web.id secara elektronik (dalam bentuk PDF) Website
: www.ganipramudyo.web.id
: @gani_igan
Kediri, Jawa Timur, Indonesia
ii
Program pengawasan dokumen di proyek konstruksi
Penulis Gani Nur Pramudyo Gani Nur Pramudyo merupakan Awardee LPDP FIB UI, PK 137. Penulis telah menyelesaikan studi S1 Ilmu Perpustakaan di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya yang dibiayai oleh Beasiswa Bidikmisi. Memiliki minat pada manajem rekod dan informasi. Ia memiliki pengalaman bekerja di Fadel Muhammad Resource Center, asisten penelitian, asisten praktikum dan terlibat pada pengabdian masyarakat. Ia juga aktif sebagai pengurus ISIPII sampai sekarang. Saat ini, penulis menempuh studi Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi, di FIB UI dibiayai oleh Beasiswa LPDP. Penulis aktif menulis artikel jurnal dan mengikuti konferensi. Dapat dihubungi melalui email : gani.nur@ui.ac.id dan website: www.ganipramudyo.web.id/
iii
DAFTAR ISI DAFTAR ISI ............................................................................................................................. iv BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1 A. Pengendalian dokumen .......................................................................................................... 2 B. Sirkulasi, Evaluasi dan Otorisasi Dokumen .......................................................................... 4 C. Program Pengorganisasian dan Pengawasan Dokumen di Proyek Kontruksi ....................... 7 1. As builts Drawing ............................................................................................................. 7 2. Klasifikasi dan indeks As built ......................................................................................... 8 3. Pengendalian dan Pengelolaan as builts melalui EDMS ................................................ 10 4. Mengkomunikasikan As builts ....................................................................................... 12 BAB III PENUTUP ................................................................................................................. 17 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 18
iv
BAB I PENDAHULUAN
Pengawasan dokumen (document control) merupakan proses mengidentifikasi dan mengatur dokumen yang dihasilkan oleh sistem penyimpanan sehingga dapat dengan mudah diakses, disimpan dan dipelihara dan diambil untuk digunakan. Pengawasan dokumen memastikan bahwa dokumen terkelola dengan baik, untuk saat ini dan penggunaan masa depan, mempermudah temu kembali dan mempermudah pengambilan keputusan. Setiap organisasi yang memiliki dokumen, membutuhkan document controller untuk memperlancar proses bisnisnya. Document controller adalah seorang profesional manajemen dokumen, yang berperan untuk melaksanakan pengawasan terhadap praktik penciptaan, review, modifikasi, penerbitan, distribusi, dan aksesibilitas dokumen. Pengawasan dokumen mendukung semua aktivitas perusahaan, dan akan menambah nilai dalam membantu mengambil informasi dan dokumen, secara cepat, akurat dan terbaru; memastikan temu kembali, menelusur jejak dokumen; mendukung kemampuan audit; memastikan konsistensi, standarisasi dan kepatuhan terkait persyaratan hukum memberikan informasi penting tentang status proyek; menjaga keamanan informasi; digunakan pada bisnis apa pun. Menerapkan pengawasan dokumen dan berinvestasi dalam document controller profesional yang terampil adalah cara untuk melindungi perusahaan, serta memastikan aksesibilitas, pengambilan, pengawasan dan keamanan untuk dokumen dan informasi. Makalah ini bertujuan untuk menjabarkan program pengorganisasian dan pengawasan dokumen yang ada di proyek kontruksi. Pertama, pembahasan awal berfokus pada syarat-syarat dalam pengawasan dokumen dan penggunaanya secara umum sesuai dengan ISO 9001: “Quality Management Systems – Requirements. Kedua, menjabarkan sirkulasi dokumen, evaluasi sistem manajemen mutu dan otorisasi dokumen. Ketiga, berfokus pada pengorganisasian dan pengawasan dokumen di proyek kontruksi yang meliputi as builts drawing, membuat klasifikasi dan indeks as builts drawing, mengendalikan as builts drawing di EDMS, mengkomunikasikan as builts drawing dengan tim dan tim manajer. Adanya penjabaran ini diharapkan dapat digunakan sebagai pedoman program pengorganisasian dan pengawasan dokumen yang bermanfaat bagi keilmuan, pembaca terutama calon document controller dan praktisi.
1
A. Pengendalian dokumen Pengendalian dokumen bertujuan untuk mendorong proses dan praktek yang dapat dikendalikan (controlled) dalam rangka penciptaan, pemeriksaan, modifikasi, penerbitan, distribusi dan ketersediaan dokumen. Tanggungjawab pengendalian dokumen adalah untuk meyakinkan agar dokumen dapat dipercaya oleh penggunanya dan berisi informasi yang mutakhir, dapat diandalkan, sudah diperiksa dan secara formal sudah disetujui. Adapun persyaratan pengendalian dokumen sesuai dengan ISO 9001: “Quality Management Systems – Requirements, bagian Section 4.2 of ISO 9001: 2008 dan Section 7.5 of ISO 9001: 2015 sebagai berikut:
1. Dokumen dapat dikenali & dibaca dengan jelas. Dokumen dapat diidentifikasi mediumnya (tetulis, tercetak atau elektronik) dan jenisnya (dokumen manajemen, dokumen teknik dan gambar). Contoh dokumen managemen seperti Procedure, Invoice, Minutes of Meeting, dsb; Contoh dokumen teknis seperti Calculation Sheet, Technical Specification, Inspection Report, dsb; Contoh gambar seperti Process Flow Diagram (PFD), Piping Instrumentation & Diagram (P&ID), Block Diagram dsb. 2. Dokumen diperiksa & disetujui sebelum dirilis. Pemeriksaan dokumen dilakukan secara sistematis dan konsisten meliputi a)Kepatuhan: dengan peraturan perusahaan (prosedur), persyaratan kontrak dan persyaratan hukum; b) kualitas: Identifikasi informasi, Template & format, Bukti persetujuan; c) Integritas: Halaman lengkap/tidak hilang, Dapat dibaca dengan jelas (legible), d) Traceability: Author dikenali dengan jelas; Revisi lengkap/tidak ada yang hilang, Bukti transmittal jika dari atau ke luar organisasi. 3. Dokumen sudah disetujui sebelum dimodifikasi yang digunakan untuk meninjau dan memperbarui seperlunya dan menyetujui kembali dokumen. 4. Pengendalian Modifikasi dan Perubahan serta Status yang dikenali di dokumen Pengendalian Modifikasi & Perubahan berkaitan dengan Traceability & Auditability.
2
a. Pengendalian Modifikasi dapat dilakukan oleh orang-orang yang memiliki otoritas yang boleh melakukan modifikasi dokumen. b. Pengendalian Revisi secara Ketat: Setiap modifikasi akan menjadi nomor revisi baru dan Semua revisi harus diarsipkan (tidak boleh dihapus/musnahkan). c. Akses Terbatas ke Revisi-revisi sebelumnya agar Tidak terjadi kesalahan d. Distribusi seluruh revisi ke semua stakeholders, Semua revisi harus didistribusikan ke seluruh stakeholders e. Mengarsipkan semua komentar, Semua komentar diarsipkan dan dikenali (pemeriksa internal & eksternal, konsolidasi, dsb) f. Mendaftarkan Modifikasi Semua modifikasi dikenali di dalam dokumen g. Melampirkan Transmittal Sheet untuk semua distribusi, Memberikan pembuktian tentang dokumen apa saja yang dikirim ke siapa & kapan, dst Status yang dikenali di dokumen berupa Revisi (dokumen resmi); Versi: dokumen yang dikerjakan (working document) a. Dokumen Revisi adalah revisi yang menyatakan satu dokumen diterbitkan secara resmi dan disertakan tanggal terbit, status, isi dan pengarang. Kualitasnya sudah diperiksa oleh DC dan dirilis setelah disetujui oleh pengarang dan pihak yang menyetujui. b. Dokumen Versi adalah dokumen yang sedang dikerjakan, berada di tahap pertengahan dari modifikasi, Isinya masih berubah-uabah dari hari ke hari serta belum final oleh pengarangnya. Antara dua revisi maka bisa terdiri dari beberapa versi. Versi biasanya disimpan secara personal (dokumen yang masih dimodifikasi) 5. Hindari penggunaan dokumen usang dengan tidak sengaja bertujuan untuk mencegah penggunaan yang tidak diinginkan dari dokumen usang, 6. Dokumen ekstenal dapati dikenali dengan jelas bertujuan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen tersebut disimpan untuk tujuan apa pun. 7. Aman & dilindungi (integritas, kerahasiaan). Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menentukan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, penyimpanan dan disposisi dokumen. 8. Tersedia
setiap
saat
bila
dibutuhkan
yaitu
ketersediaan
informasi
yang
menggambarkan karakteristik produk, ketersediaan instruksi kerja sesuai kebutuhan, penggunaan peralatan yang sesuai, ketersediaan dan penggunaan peralatan
3
pemantauan dan pengukuran, pelaksanaan pemantauan dan pengukuran, dan pelaksanaan rilis produk, pengiriman dan aktivitas pasca pengiriman. B. Sirkulasi, Evaluasi dan Otorisasi Dokumen 1. Sirkulasi Sirkulasi dokumen saat ini memanfaatkan teknologi dalam pelaksanaanya dan dikenal dengan EDMS. EDMS (Electronic Document Management System) digunakan untuk menyimpan, mengatur, mengelola, berbagi, dan melacak file dan dokumen organisasi. EDMS sering kali menyediakan kemampuan untuk Kontrol versi dokumen (Version control of documents), Pencarian dan temu kembali (Search and retrieval), Penataan dan indeksasi (Structuring and indexation), Integrasi dan otomatisasi alur kerja (Integrations and workflow automation). Pada dasarnya sirkulasi dokumen elektronik harus memuat seluruh siklus dokumen yang terdiri dari: a. Pembuatan (creation): awal dari siklus hidup dokumen. b. Manajemen / penyimpanan (Management/storage): Setelah dokumen dibuat, mereka disimpan di penyimpanan data, arsip, dan sistem penyimpanan lainnya. c. Akses (Access): Dalam proses ini, dokumen yang sebelumnya disimpan dicari menggunakan alat pencarian. d. Ekstraksi (extraction): Dalam siklus hidup dokumen, pengambilan mengacu pada tugas melihat hasil pencarian dengan berbagai cara. e. Administrasi (administration): Administrasi mengacu pada pengelolaan dokumen oleh pengguna yang memiliki akses ke dokumen tersebut. f. Penugasan kembali (reassignment): Jika ada perubahan yang dibuat ke versi sebelumnya dari dokumen, dokumen baru dibuat, yang berbeda dari versi sebelumnya, dan dengan demikian proses pembuatan versi berlangsung. g. Kolaborasi (collaboration): Klaborasi dan berbagi dokumen dengan objek lain disebut berbagi dalam siklus hidup dokumen h. Distribusi (Distribution): Transfer dokumen dengan cara yang aman disebut distribusi. i. Menyimpan (Saving): melibatkan penyimpanan data masa lalu untuk jangka waktu tertentu. j. Pemanfaatan (Utilization): Dokumen harus dihancurkan dengan aman setelah habis masa penyimpanannya
4
k. Penyimpanan (Storage): Beberapa dokumen yang berharga dan membutuhkan penggunaan untuk jangka waktu yang lebih lama membutuhkan penyimpanan 2. Evaluasi Mengevaluasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System atau QMS) dapat menggunakan ISO 9001:2015 – Quality Management System Performance
Evaluation.
QMS
adalah
sistem
yang
dirumuskan
yang
mendokumentasikan proses, prosedur dan tanggung jawab untuk mencapai kebijakan dan tujuan. Beberapa langkah dalam melakukan evaluasi, sebagai berikut: a. Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi Standar ISO menekankan pada pendekatan proses dan tahap tinjauan atau pemeriksaan. Yaitu menjelaskan jenis data apa yang akan dikumpulkan, bagaimana data diinterpretasikan dan tindakan apa yang harus diambil terhadap data tersebut. Efektivitas Sistem Manajemen Mutu terletak pada kualitas record departemen untuk tujuan itu laporan harus dirancang dan dilaksanakan secara teratur. Pengukuran nilai yang menunjukkan keefektifan kualitas sistem dalam hal biaya pengerjaan ulang atau biaya sisa memberikan hubungan sebab dan akibat antara kualitas dan keuntungan. Setiap sistem produksi melibatkan empat faktor (Manusia, Mesin, Metode, dan Material) yang berpotensi berkontribusi dalam kualitas. b. Kepuasan
Pelanggan.
Data
tentang
tingkat
kepuasan
pelanggan
harus
dikumpulkan, dianalisis, dan dipantau untuk memastikan bahwa kualitas sesuai dengan harapan pelanggan. Data dapat dikumpulkan melalui survei, laporan cacat kualitas, klaim garansi, laporan penjualan. Pengiriman tepat waktu dan ketepatan pesanan harus disertakan dalam pengumpulan data. c. Analisis dan evaluasi data. Data yang dikumpulkan menunjukkan kinerja sistem manajemen mutu, itulah sebabnya data harus dianalisis dan dievaluasi untuk menyarankan tindakan korektif dan pencegahan.Auditinternal:Audit Internal Berkala yang Direncanakan menegaskan bahwa keefektifan QMS. Program audit internal formal perlu dibuat dan hasil audit internal digunakan untuk melakukan koreksi dan perbaikan dalam sistem. Rapat Tinjauan Manajemen: Rapat tinjauan manajemen yang dilakukan secara berkala membantu mengelola perubahan dan menangani perbaikan yang disarankan sebelumnya dengan benar.
5
3. Otorisasi Otorisasi merujuk pemberian kuasa atau hak yang diberikan kepada seseorang untuk menggunakan sistem dan data yang tersimpan di dalamnya. Arisastia (2016) menyebut otorisasi bagian penting dari pengendalian dan prosedur organisasi. Otorisasi seringkali didokumentasikan sebagai penandatangan, pemberian tanda paraf atau memasukan kode otorisasi atas dokumen atau catatan transaksi. Retno (2017) menyebut Otorisasi dokumen merujuk pengendalian setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan, sehingga bisa meminimalisir adanya dokumen-dokumen yang tidak valid penggunaannya. Consepsys (2016) menyebut otorisasi pada dokumen sangat penting, bahkan merupakan salah satu persyaratan ISO 9001: dokumen harus disetujui sebelum diterbitkan. Persetujuan bisa dalam berbagai bentuk (tanda tangan basah, tanda tangan elektronik, alur kerja). Praktik terbaik di bidang ini selalu terletak pada metode yang memungkinkan end user untuk yakin, saat membuka dan membaca dokumen, bahwa dokumen tersebut telah disetujui untuk dirilis Beberapa tantangan sistem otorisasi, yaitu: a. Memastikan bahwa hanya staf yang berwenang yang benar-benar menandatangani / mengotorisasi dokumen b. Memastikan bahwa, jika menggunakan inisial, itu merujuk pada orang yang unik c. Memastikan bahwa kita menggunakan tanda tangan resmi masing-masing orang, jika menggunakan tanda tangan basah d. Memastikan bahwa kami menggunakan sistem tanda tangan elektronik yang aman, jika memilih tanda tangan elektronik e. Jika menggunakan alur kerja elektronik untuk menyetujui dokumen, pastikan persetujuan tersebut tercermin pada dokumen yang sebenarnya (Consepsys, 2016) Metode otorisasi, Perusahaan dapat memutuskan menggunakan tanda tangan elektronik pada dokumen melalui perangkat lunak seperti E-sign atau Docusign. Bagi perusahaan yang menggunakan EDMS dapat diatur alur kerja baik secara paralel atau berurutan, sehingga setiap orang yang perlu menyetujui dapat untuk menyetujui dokumen secara elektronik, hanya dengan mengklik tombol. Diperlukan watermark pada dokumen yang disetujui, atau dengan menampilkan elektronik secara otomatis tanda tangan pada dokumen (Consepsys, 2016). Pho & Tambo (2014) menambahkan, adanya EDMS dalam otorisasi dokumen memungkinkan penelusuran riwayat persetujuan dan perbedaan tanggung jawab yang lebih tinggi yang terdapat di dalam dokumen yang diberikan otorisasi (authorized documents). 6
C. Program Pengorganisasian dan Pengawasan Dokumen di Proyek Kontruksi 1. As builts Drawing Di proyek kontruksi, as built drawings digunakan untuk melacak banyak perubahan dari perencanaan bangunan asli yang terjadi selama konstruksi. As built berisi setiap perubahan yang dibuat dari gambar awal selama proses konstruksi, dan memberikan gambaran yang tepat dari bangunan dan properti seperti yang terlihat pada penyelesaian (Anderson, 2019), memberikan cetak biru detail bangunan dan tanah di sekitarnya (Ellis, 2020), terutama untuk proyek konstruksi komersial (Weaver, 2020). As built drawings berbeda dengan Record drawings. As built drawings umumnya dibuat oleh kontraktor selama konstruksi, dengan catatan kode warna tertulis langsung di atas denah aslinya. Record drawings, dibuat oleh seorang arsitek, yang menggabungkan semua perubahan konstruksi yang dicatat pada gambar yang dibangun. Semua perubahan digunakan untuk menyusun rencana bangunan yang otoritatif dan tepat seperti yang sebenarnya dibangun (Weaver, 2020). As-Built menciptakan proyek bangunan berkelanjutan karena berfokus pada kenyamanan pengguna bangunan-klien dapat meninjau model desain dan melakukan tur virtual model sebelum dibangun. As-Built memungkinkan estimasi yang tepat dari bahan yang dibutuhkan dan melacak perubahan selama proses konstruksi yang meningkatkan keberlanjutan ekonomi. As-Built juga meningkatkan kinerja bangunan untuk meningkatkan konsumsi energi dan bagaimana dampaknya terhadap lingkungan (Jadhav, 2019). Mengendalikan As built, document controller wajib terlibat dalam merancang dan menggunakan Building Information Modelling (BIM). BIM sangat populer dan sebagian besar digunakan di tahapan As-built. Menggunakan BIM terdiri dari semua perubahan yang telah diterapkan di gedung selama dan pasca konstruksi. Model ini dapat dipertahankan selama bertahun-tahun dan digunakan untuk pemeliharaan gedung, perubahan desain dan renovasi. Setelah pembangun menyerahkan bangunan kepada pemiliknya, model BIM dapat bertindak sebagai alat panduan dan memberikan gambaran kepada pemilik tentang emisi energi secara keseluruhan, pemanfaatan, penempatan peralatan, tanggal pembuatan, tanggal kedaluwarsa, vendor pembelian, dll (BIM Service India, 2018). Contoh Model BIM yang diterapkan di dalam proyek kontruksi yaitu ONE ISLAND EAST PROJECT (OIE). OIE adalah gedung perkantoran komersial besar yang memiliki 70 lantai di Hong Kong. Bangunan ini dibangun oleh Swire dan 7
menanamkan BIM untuk mengelola hubungan fungsional dan keuangan antara desain, konstruksi dan manajemen fasilitas dalam tiga tahap: pra-tender, tender dan pascatender (Mohandes & Omrany, 2013) Document controller dalam tahapan BIM mengendalikan dokumen yang tercipta dari tahapan BIM dan mengkomunikasikannya dengan tim proyek seperti klien, kontraktor, Arsitek, Insinyur Struktural, dan Insinyur konsultan. Adapun tahapan BIM seperti 1) Tahap konseptual awal desain, 2) Tahap Desain meliputi koordinasi dengan klien, kontraktor, Arsitek, Insinyur Struktural, dan Insinyur konsultan untuk merampingkan masalah desain; 3) Tahap Pengadaan mencakup pengurutan proyek, mengintegrasikan analisis energi dengan geometri 3D, penandaan aset; 4) Tahap Konstruksi berguna untuk konstruksi virtual sangat hemat biaya bila digunakan selama fase konstruksi (BIM Service India, 2018). 2. Klasifikasi dan indeks As built Document Controller dapat membuat klasifikasi dan indeks dengan mengacu Standar CAD, standar yang tercantum dalam bagian persyaratan spesifikasi kontrak. Standar CAD adalah standar yang akan digunakan saat memperbarui / membuat file gambar CAD elektronik. Standar CAD yang tercantum dalam spesifikasi kontrak terdiri dari : a. Drawing File Organization, mencakup hubungan antara model files dan sheet files, kumpulan drawing sheet dan file naming conventions sheet. 1. Area Desain, mencakup akurasi file (unit), asal global, dan definisi unit. 2. Model Files dan Sheet Files. Model File berisi komponen fisik suatu proyek (misalnya, kolom, dinding, topografi, saluran, dll.). Sheet File adalah Gambar CAD Akhir yang "siap untuk dipetakan". 3. Merancang Drawing Sheet perlu memerhatikan Standar untuk mengatur lembar menjadi satu set gambar dan untuk pengembangan Gambar CAD Akhir, penting untuk mempertahankan metode perakitan gambar dan urutan gambar yang sama yang digunakan. 4. Konvensi Penamaan File Gambar Elektronik mengamanatkan Kode Proyek di awal nama file. Contoh konvensi penamaan File Model dan File Lembar disediakan di bawah ini.
8
Gambar 1. Contoh Kode Klasifikasi As built d. Graphic Concepts mencakup rincian tentang penggunaan standard line work, text, dimensions, Scales dan Border Sheets. Setiap Gambar CAD baru harus menggunakan blok judul dan batas gambar yang disediakan dengan Gambar CAD Perabotan Pemerintah. Blok judul akan menjadi blok vertikal di sisi kanan lembar perbatasan. Minimal itu akan berisi Blok Identifikasi Desainer, Blok Masalah, Blok Manajemen, Blok Judul Proyek / Lembar dan Blok Identifikasi Lembar.
Gambar 2. Contoh Border Sheet e. Level / Layer Assignments khusus untuk sheet dan model files. Standar menyediakan daftar berbagai Level / Layer Assignments yang dapat digunakan untuk setiap disiplin dan atribut terkait (lebar / berat, gaya / jenis dan warna). f. Standard Symbology dapat digambarkan sebagai sekelompok elemen grafis yang dapat dimanipulasi sebagai satu kesatuan. Biasanya simbologi standar
9
dibuat untuk item grafis yang akan digunakan secara teratur seperti lubang got, hidran kebakaran, timbangan batang, dll.
Gambar 4. Typical drawing Gambar 3. Cover sheet
Gambar 5. Contoh Drawing Index 3. Pengendalian dan Pengelolaan as builts melalui EDMS Secara historis, kesulitan dengan manajemen dokumen adalah jaminan bahwa dokumen yang telah diakses untuk digunakan adalah revisi terbaru. Pengendalian dokumen semakin menjadi perhatian karena kompleksitas proyek meningkat, kewajiban berlimpah, dan kecepatan kolaboratif semakin cepat. Semua faktor utama ini membawa era pengendalian dokumen elektronik (Elvik, 2018). Ide dasar EDMS adalah untuk menyimpan semua dokumen relevan yang diproduksi dan digunakan selama proyek berlangsung di server web terpusat, peserta mengunggah versi terbaru sesuai kebutuhan (Bjork, 2006). EDMS dibutuhkan untuk setiap organisasi termasuk proyek konstruksi. Document controller dalam mengendalikan dokumen di proyek konstruksi perlu memerhatikan panduan pengelolaan EDMS, sebagai berikut: a. Standar berurusan dengan keamanan yang memadai untuk melindungi rekod nonpublik, akses yang memadai ke rekod publik, kemampuan untuk menangkap dan
10
mengelola rekod elektronik dengan cara yang memenuhi persyaratan hukum (dapat dipercaya, kelengkapan, aksesibilitas, penerimaan hukum, dan daya tahan dan semua format elektronik termasuk dalam definisi resmi rekod pemerintah) b. Integrasi alur kerja dokumen memungkinkan organisasi untuk menangkap dan mengelola rekod sebagai bagian dari pekerjaan harian (salah satu persyaratan agar rekod diterima sebagai bukti berdasarkan hukum). c. Jejak Dokumentasi di dalam manajemen proyek konstruksi membantu menghindari peningkatan waktu tunggu sebagai akibat dari penundaan rilis informasi dan kebutuhan pengerjaan ulang karena penggunaan tingkat revisi yang salah. d. Pengendalian Proyek merupakan aspek penting dari pengendalian ketidaksesuaian dan menghindari penyimpangan dalam industri Manajemen Proyek Konstruksi Global saat ini. e. Fungsi Opsional yang diperhatikan seperti manajemen arsip, penyimpanan, pencarian teks bebas, tautan hiperteks, konversi otomatis, manajemen dokumen gabungan, dokumen tunggal yang berisi banyak elemen (misal teks, foto, video, tautan hypertext). f. Proses dasar untuk memilih EDMS: 1) Penilaian kebutuhan yang meliputi identifikasi kepercayaan, kelengkapan, aksesibilitas, penerimaan hukum, dan daya tahan sebagai kebutuhan- tidak hanya mendesak, tetapi jangka panjang. 2) Pemilihan vendor dengan mengajukan permintaan proposal yang menetapkan persyaratan hukum dan kriteria pemilihan vendor Anda. 3) Rencana implementasi teknologi yang menguraikan bagaimana dan kapan sistem akan dipasang dan diuji serta pelatihan dan peluncuran sistem. 4) Penerapannya perlu memasang dan menguji sistem, dan melatih pengguna. 5) Mengelola dan menyempurnakan penggunaan sistem. 6) Mendokumentasikan
seluruh
proses,
termasuk
penilaian
kebutuhan,
implementasi, pengelolaan, dan penyempurnaan. Perlu mendokumentasikan sistem sendiri, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, prosedur operasional, dan langkah-langkah keamanan untuk memastikan rekod dalam sistem tetap dapat dipercaya dari waktu ke waktu.
11
4. Mengkomunikasikan As builts Cheney, et al. (2004) menjabarkan komunikasi organisasi, berarti memasukkan berbagai hal, seperti simbol, pesan, interaksi, hubungan, jaringan, dan wacana yang lebih besar. Lebih lanjut McPhee dan Zaug (2000) mengusulkan apa yang mereka sebut model empat aliran untuk mendemonstrasikan communicative constitution of organizations (CCO). Bentuk organisasi agar ada harus dibentuk melalui empat jenis aliran pesan, yang ditujukan kepada empat jenis audiens yang berbeda sebagai berikut: a. Negosiasi keanggotaan "komunikasi yang membangun dan memelihara atau mengubah hubungan [organisasi] dengan anggotanya". Dalam membentuk anggotanya, arus komunikasi ini dengan demikian membentuk organisasi itu sendiri sejauh suatu organisasi, agar ada, harus memiliki anggota, yaitu menentukan siapa yang dianggap termasuk atau dikecualikan dari organisasi. Oleh karena itu, ini masalah rekrutmen, tetapi juga identifikasi, status, dan posisi individu. b. Penataan diri, sesuai dengan komunikasi yang membawa organisasi menjadi ada dengan penataannya. Contohnya konstitusi piagam, bagan organisasi, kebijakan, prosedur, anggaran, unit, sistem kendali, dan sebagainya. Semua elemen ini berpengaruh pada pembentukan struktur organisasi dan akan menentukan bagaimana orang-orang bekerja dan berkoordinasi. c. Koordinasi aktivitas, berhubungan dengan penyesuaian dan negosiasi yang diperlukan yang perlu dilakukan ketika orang-orang saling bekerja sama. Dengan kata lain, hasil dari penataan diri Tidak pernah dapat mengantisipasi semua masalah dan gangguan yang pada akhirnya akan dihadapi individu dalam bekerja, yang berarti bahwa beberapa adaptasi dan kerjasama akan selalu perlu terjadi. d. Posisi kelembagaan, menghubungkan organisasi dengan lingkungannya, yaitu pemasok, pemangku kepentingan, pelanggan, pesaing, kolaborator, dan lebih umum lagi setiap entitas yang ingin atau harus berkomunikasi dengan organisasi. Jenis komunikasi ini dengan demikian berkaitan dengan bagaimana organisasi memposisikan dirinya, baik dalam hal identitas, citra, atau legitimasi.
12
Gambar 6. Model empat aliran pesan McPhee dan Zaug (2000) Dalam proyek konstruksi, informasi dipertukarkan secara luas dan inklusif sepanjang durasi perencanaan dan pelaksanaan proyek. Komunikasi sangat dibutuhkan setiap kali suatu proyek dilaksanakan oleh dan melibatkan manusia. Čulo dan Skendrović (2010) menegaskan bahwa manajer proyek menghabiskan sekitar 90% dari waktu mereka untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek. Dinsmore dan Cabanis-Brewin (2014) menyebut hasil akhir proyek secara langsung dipengaruhi oleh komunikasi dan koordinasi proses proyek yang berusaha untuk memenuhi harapan klien, sumber daya biaya dan tanggal penyelesaian. PMI (2013c) menunjukkan bahwa 55% manajer proyek mengidentifikasi komunikasi yang efektif sebagai faktor penting utama untuk keberhasilan proyek. Melzner et al. (2015) menyebut komunikasi sangat dibutuhkan untuk mengelola dan mengkoordinasikan pertukaran informasi ini di antara para peserta. Meningkatkan komunikasi dalam industri konstruksi dapat meningkatkan inovasi dan pengambilan keputusan yang positif (Hoezen, Reymen, dan Dewulf, 2006) dan untuk menghindari kesalahpahaman yang menyebabkan konflik pertukaran pesan yang salah yang mengakibatkan kegagalan proyek (Zulch, 2014; Taleb, et al., 2017). Document Controllers di sini tidak hanya untuk memberi nomor, mendaftar, mengajukan, mendistribusikan dokumen. Mereka juga memainkan peran penting ketika mengetahui di mana posisi proyek dari sudut pandang kiriman dan apa masalah potensial. Ketika mengerjakan proyek, Document Control adalah bagian dari tim Project Control (kelompok disiplin yang merencanakan, mengukur dan memantau proyek). Document Control melaporkan kemajuan suatu proyek, dan terutama kemajuan dalam dokumen dan kiriman Consepsys, 2019).
13
Document controller berperan untuk mengendalikan dokumen, tidak hanya itu ia mengkomunikasikannya dengan tim proyek dan klien selama proses kontruksi. Membangun sistem komunikasi yang efektif dan kuat untuk proyek konstruksi, tim proyek
termasuk
document
controller
perlu
memerhatikan
dokumen
dan
mengkomunikasikannya selama tahapan proyek, sebagai berikut: a. Tahap desain Selama proyek kontruksi perlu memahami maksud klien dan tujuan, fungsi proyek. Mengumpulkan keahlian dari para ahli di setiap disiplin ilmu tertentu dari proyek yang dibangun untuk mendapatkan estimasi terbaik tentang teknik, teknologi, biaya, dan jadwal, Mengantisipasi dan mengevaluasi pro dan kontra proyek; dan kemudian bertukar, berdialog dengan klien dan tim proyek (Masterprojectmanagement, 2020). Analisis empat aliran pesan, menunjukkan anggota terlibat di dalam proyek manajer proyek, arsitek, document controllers, surveyor dan perwakilan resmi dari klien (Negosiasi anggota). Penataan meliputi estimasi terbaik tentang teknik, teknologi dan jadwal, biaya, pengendalian pro dan kontra proyek. Koordinasi aktivitas meliputi kerjasama antara klien dan tim proyek. Posisi kelembagaan meliputi tim proyek dan klien b. Perencanaan Pada tahap ini, perlu memerhatikan klasifikasi dan set gambar, mengumpulkan dan memilih daftar desainer yang memenuhi syarat yang dikumpulkan untuk tujuan fungsional proyek dengan penerimaan dari klien. Memperbarui tepat waktu dan valid untuk kumpulan gambar atau buletin yang direvisi sehingga pembaruan apa pun
pada
gambar
selalu
dicatat,
didokumentasikan
dan
dikendalikan
(Masterprojectmanagement, 2020) Analisis empat aliran pesan, menunjukkan document controllers berperan mengendalikan dokumen dan kontraktor memilih desainer. Penataan meliputi Pembaruan tepat waktu dan valid (prosedur, sistem kendali). Koordinasi aktivitas meliputi kerjasama tim proyek dan klien. Posisi kelembagaan, berupa tim proyek dan klien. c. Konstruksi Prosedur proyek yang sangat jelas dan kuat yang harus dipenuhi dan dipatuhi oleh semua kontraktor, subkontraktor, pemasok dan pemasang. Metode dan sarana media komunikasi yang sangat efektif dan valid. Mekanisme pengiriman, 14
penerimaan, dan umpan balik informasi yang efektif. Mekanisme yang sangat jelas, transparan, ramah dan berpikiran terbuka untuk saling berkomunikasi antara klien, manajemen proyek dan kontraktor, pemasok, dll. Hierarki tetapi bersahabat dan jelas (Masterprojectmanagement, 2020) Analisis empat aliran pesan, menunjukkan Kontraktor, subkontraktor, pemasok, pemasang, manajemen proyek terlibat dalam proyek. Penataan meliputi kebijakan, prosedur, unit, sistem kendali dan bagan organisasi. Koordinasi aktivitas: komunikasi antara klien, manajemen proyek dan kontraktor, pemasok. Posisi kelembagaan meliputi tim proyek dan klien. d. Penutupan Pada tahap ini, perlu instruksi dan jadwal yang jelas untuk penyerahan kontraktor. Berkoordinasi erat dengan klien untuk mengambil alih. Periksa dengan saksama kepatuhan terhadap kode lokal dan internasional. Mendokumentasikan semua pekerjaan kertas untuk proses serah terima dan pengambil alihan (Masterprojectmanagement, 2020). Analisis empat aliran pesan, menunjukkan Kontraktor, document controller terlibat dalam komunikasi. Penataan meliputi kebijakan, prosedur, sistem kendali. Koordinasi aktivitas meliputi komunikasi antara Document controller, kontraktor, klien. Posisi kelembagaan meliputi tim proyek dan klien. e. Hubungan dan komunikasi eksternal Pada tahap ini, keamanan komunitas dan lingkungan sekitar secara ketat perlu dijaga. Tim aktif menginformasikan dan berkomunikasi secara positif dengan pers dan media. Selalu pertimbangkan peran yang sangat penting dari komunikasi eksternal, publik dan media; dan terutama dukungan dari otoritas dan masyarakat local (Masterprojectmanagement, 2020). Analisis empat aliran pesan, menunjukkan seluruh tim proyek terlibat dalam komunikasi. Penataan meliputi konstitusi, kebijakan, prosedur, sistem kendali. Koordinasi aktivitas meliputi komunikasi antara Tim proyek, klien, pemerintah, dan masyarakat. Posisi kelembagaan meliputi tim proyek, klien, pemerintah dan masyarakat. Organisasi memposisikan dirinya untuk identitas, citra, atau legitimasi.
15
f. Peran TIK dan teknologi Perangkat Telekomunikasi dan Komunikasi dalam suatu proyek konstruksi harus memadai, redundan, back-up dan standby serta semaju mungkin. Komputer, server, router digunakan di lokasi konstruksi, kontrol dokumen serta manajemen proyek harus kuat dan tahan lama; cukup untuk menangani banyak informasi yang datang pada waktu yang bersamaan dan juga siap untuk saluran sewa satelit dalam keadaan darurat. Analisis empat aliran pesan, menunjukkan seluruh tim proyek terlibat komunikasi. Penataan meliputi kebijakan, prosedur, anggaran, unit, sistem kendali. Koordinasi aktivitas meliputi Tim proyek dan penggunaan teknologi. Posisi kelembagaan meliputi Proyek kontruksi dan lingkungan berbasis teknologi.
16
BAB III PENUTUP Pengendalian dokumen bertujuan untuk mendorong proses dan praktek yang dapat dikendalikan (controlled) dalam rangka penciptaan, pemeriksaan, modifikasi, penerbitan, distribusi dan ketersediaan dokumen. Tanggungjawab pengendalian dokumen adalah untuk meyakinkan agar dokumen dapat dipercaya oleh penggunanya dan berisi informasi yang mutakhir, dapat diandalkan, sudah diperiksa dan secara formal sudah disetujui. Pengendalian dokumen di dalam organisasi termasuk proyek kontruksi penting untuk dilaksanakan. Pengendalian memastikan dokumen tersedia secara akurat, tepat dan terbaru untuk pengguna sesuai dengan hak aksesnya. Document controller sebagai pengendali dokumen memiliki peranan penting dalam setiap tahapan kontruksi dan mengkomunikasikan laporan hasil pengendalian dokumen. Document controller sebagai seorang profesional manajemen dokumen berperan untuk melaksanakan pengawasan terhadap praktik penciptaan, review, modifikasi, penerbitan, distribusi, dan aksesibilitas dokumen. Mengembangkan program pengorganisasian dan pengendalian dokumen di dalam proyek kontruksi perlu melaksanakan pengendalian dokumen sesuai dengan persyaratan ISO 9001: “Quality Management Systems – Requirements, bagian Section 4.2 of ISO 9001: 2008 dan Section 7.5 of ISO 9001: 2015 dan perlu mengembangkan sirkulasi, evaluasi dan otorisasi dokumen. Lebih lanjut, As built berisi setiap perubahan yang dibuat dari gambar awal selama proses konstruksi, dan memberikan gambaran yang tepat dari bangunan dan properti seperti yang terlihat pada penyelesaian wajib menjadi fokus perhatian Document Controller. Dalam setiap proyek, klasifikasi dan index as built harus dibuat sesuai standar seperti standar CAD. Document controller juga harus adaptif terhadap perkembangan teknologi termasuk menerapkan penggunaan EDMS dalam memudahkan pengendalian dokumen elektronik. Selain itu, document controller harus mampu mengkomunikasikan hasil pengendalian dokumen kepada setiap pihak yang terlibat di dalamnya.
17
DAFTAR PUSTAKA Arisastia (2016). Disebut sebagai otorisasi yang merupakan bagian” dalam https://www.coursehero.com/file/p1ogjjr/disebut-sebagai-otorisasi-yang-merupakanbagian-penting-dari-pengendalian-dan/ diakses pada 24 November 2020 Asbuiltprofessionals.2020. As-built Documentation dalam https://asbuiltprofessionals.com/wp-content/uploads/2020/07/on-the-boards-1.pdf Bigrentz. (2020). What Are “As Built” Drawings in Construction? | BigRentz. Https://www.bigrentz.com. BIM Service India. (2018). Utilization of BIM in different phases of construction - BIM Blog. https://www.bimservicesindia.com/blog/utilization-of-bim-in-different-phases-ofconstruction/ Björk, B. (2006), "Electronic document management in temporary project organisations: Construction industry experiences", Online Information Review, Vol. 30 No. 6, pp. 644655. https://doi.org/10.1108/14684520610716144 Cheney, G., Christensen, L.T., Zorn, T.E., and Ganesh, S. 2004. Organizational Communication in an Age of Globalization: Issues, Reflections, Practices." Long Grove, IL: Waveland Press. Colton Anderson. (2019). What Are As-Built Drawings and Why Are They Important? https://www.asbuiltmgt.com/blog/what-are-as-built-drawings/ Consepsys. (2016). Authorising Documents: Good Practices Dalam https://www.consepsys.com/2016/03/28/authorising-documents-good-practices/ diakses pada 24 November 2020 Consepsys.2019. Communicating Document Control Progress on a Project Dalam https://www.consepsys.com/2019/01/16/communicating-document-control-progress-ona-project/ Cooren, F., & Martine, T. (2016). Communicative Constitution of Organizations. The International Encyclopedia of Communication Theory and Philosophy, 1-9. Elvik, A. 2018. What is EDMS and Why you Need Document Management Software? Dalam https://info.proarcedms.com/blog/document-management-software?hs_amp=true ERDC.2019. A/E/C Computer-Aided Design (CAD) Standard Release 6.1 dalam https://www.wbdg.org/FFC/AECCAD/ERDC_ITL_TR-19-7_2019.pdf Flesner, C. 2017. WHY IS COMMUNICATION IMPORTANT ON CONSTRUCTION PROJECTS?.https://venturaconsulting.com/why-is-communication-important-onconstruction-projects/ Freepik.(2021). Store staff check number products that must be delivered customers during day. dalam https://www.freepik.com/free-vector/store-staff-check-number-productsthat-must-be-delivered-customers-during-day_19579855.htm Kemdikbud. (2016). oto.ri.sa.si dalam https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/otorisasi diakses pada 24 November 2020 Masterprojectmanagement.2014. Communication Management in Construction Project dalam https://www.masterprojectmanagement.org/communication-management-inconstruction-project/ McPhee, R.; Zaug, P. 2000. "The Communicative Constitution of Organizations: A framework for explanation". Electronic Journal of Communication. 10 (1–2): 1–16. 18
Minnesota Historical Society.2012. “ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT GUIDELINES” dalam https://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/eredms.php Mohandes, S. R., & Hossein, O. (2013). Building Information Modeling in Construction Industry: Review paper. International Research Journal of Engineering and Technology (IRJET), 3(11), 1324–1329. Pho, H. T., & Tambo, T. (2014). Integrated management systems and workflow-based electronic document management: An empirical study. Journal of Industrial Engineering and Management (JIEM), 7(1), 194-217. Retno. (2017). Pentingnya Otorisasi Dokumen. Dalam https://dconsultingbusinessconsultant.com/pentingnya-otorisasi-dokumen/ diakses pada 24 November 2020 Stonemarkcm.2020. Importance of Effective Communication During a Construction Project dalam https://stonemarkcm.com/blog/importance-communication-construction-project/ Taleb, H., Ismail, S., Wahab, M. H., Mardiah, W. N., Rani, W. M., & Amat, R. C. (2017). An overview of project communication management in construction industry projects. Journal of Management, Economics, and Industrial Organization, 1(1), 1-8 Usace .2014. As-built Guidance For Contractors dalam https://www.lrc.usace.army.mil/Portals/36/docs/business/doing%20business/CELRCAS-BUILT-GUIDANCE-11-19-2014.pdf Vishakha Jadhav. (2019). As-Built Drawing and why it is important for the industry (Part-2). https://www.teslaoutsourcingservices.com/blog/what-are-as-built-drawings-and-why-itis-important-for-the-construction-industry-part-2/ Weaver, B. (2020). What Are “As Built” Drawings in Construction? | BigRentz. https://www.bigrentz.com/blog/as-built-drawings
19
20
