Sirkulasi, Evaluasi dan Otorisasi Dokumen

pemantauan dan pengukuran, pelaksanaan pemantauan dan pengukuran, dan pelaksanaan rilis produk, pengiriman dan aktivitas pasca pengiriman.

1. Sirkulasi

Sirkulasi dokumen saat ini memanfaatkan teknologi dalam pelaksanaanya dan dikenal dengan EDMS. EDMS (Electronic Document Management System) digunakan untuk menyimpan, mengatur, mengelola, berbagi, dan melacak file dan dokumen organisasi. EDMS sering kali menyediakan kemampuan untuk Kontrol versi dokumen (Version control of documents), Pencarian dan temu kembali (Search and retrieval), Penataan dan indeksasi (Structuring and indexation), Integrasi dan otomatisasi alur kerja (Integrations and workflow automation). Pada dasarnya sirkulasi dokumen elektronik harus memuat seluruh siklus dokumen yang terdiri dari: a. Pembuatan (creation): awal dari siklus hidup dokumen. b. Manajemen / penyimpanan (Management/storage): Setelah dokumen dibuat, mereka disimpan di penyimpanan data, arsip, dan sistem penyimpanan lainnya. c. Akses (Access): Dalam proses ini, dokumen yang sebelumnya disimpan dicari menggunakan alat pencarian. d. Ekstraksi (extraction): Dalam siklus hidup dokumen, pengambilan mengacu pada tugas melihat hasil pencarian dengan berbagai cara. e. Administrasi (administration): Administrasi mengacu pada pengelolaan dokumen oleh pengguna yang memiliki akses ke dokumen tersebut. f. Penugasan kembali (reassignment): Jika ada perubahan yang dibuat ke versi sebelumnya dari dokumen, dokumen baru dibuat, yang berbeda dari versi sebelumnya, dan dengan demikian proses pembuatan versi berlangsung. g. Kolaborasi (collaboration): Klaborasi dan berbagi dokumen dengan objek lain disebut berbagi dalam siklus hidup dokumen h. Distribusi (Distribution): Transfer dokumen dengan cara yang aman disebut distribusi.

i. Menyimpan (Saving): melibatkan penyimpanan data masa lalu untuk jangka waktu tertentu.

j. Pemanfaatan (Utilization): Dokumen harus dihancurkan dengan aman setelah habis masa penyimpanannya

k. Penyimpanan (Storage): Beberapa dokumen yang berharga dan membutuhkan penggunaan untuk jangka waktu yang lebih lama membutuhkan penyimpanan 2. Evaluasi

Mengevaluasi Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System atau QMS) dapat menggunakan ISO 9001:2015 – Quality Management System Performance Evaluation. QMS adalah sistem yang dirumuskan yang mendokumentasikan proses, prosedur dan tanggung jawab untuk mencapai kebijakan dan tujuan. Beberapa langkah dalam melakukan evaluasi, sebagai berikut: a. Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi

Standar ISO menekankan pada pendekatan proses dan tahap tinjauan atau pemeriksaan. Yaitu menjelaskan jenis data apa yang akan dikumpulkan, bagaimana data diinterpretasikan dan tindakan apa yang harus diambil terhadap data tersebut. Efektivitas Sistem Manajemen Mutu terletak pada kualitas record departemen untuk tujuan itu laporan harus dirancang dan dilaksanakan secara teratur. Pengukuran nilai yang menunjukkan keefektifan kualitas sistem dalam hal biaya pengerjaan ulang atau biaya sisa memberikan hubungan sebab dan akibat antara kualitas dan keuntungan. Setiap sistem produksi melibatkan empat faktor (Manusia, Mesin, Metode, dan Material) yang berpotensi berkontribusi dalam kualitas.

b. Kepuasan Pelanggan. Data tentang tingkat kepuasan pelanggan harus dikumpulkan, dianalisis, dan dipantau untuk memastikan bahwa kualitas sesuai dengan harapan pelanggan. Data dapat dikumpulkan melalui survei, laporan cacat kualitas, klaim garansi, laporan penjualan. Pengiriman tepat waktu dan ketepatan pesanan harus disertakan dalam pengumpulan data. c. Analisis dan evaluasi data. Data yang dikumpulkan menunjukkan kinerja sistem manajemen mutu, itulah sebabnya data harus dianalisis dan dievaluasi untuk menyarankan tindakan korektif dan pencegahan.Auditinternal:Audit Internal

Berkala yang Direncanakan menegaskan bahwa keefektifan QMS. Program audit internal formal perlu dibuat dan hasil audit internal digunakan untuk melakukan koreksi dan perbaikan dalam sistem. Rapat Tinjauan Manajemen: Rapat tinjauan manajemen yang dilakukan secara berkala membantu mengelola perubahan dan menangani perbaikan yang disarankan sebelumnya dengan benar.

3. Otorisasi

Otorisasi merujuk pemberian kuasa atau hak yang diberikan kepada seseorang untuk menggunakan sistem dan data yang tersimpan di dalamnya. Arisastia (2016) menyebut otorisasi bagian penting dari pengendalian dan prosedur organisasi. Otorisasi seringkali didokumentasikan sebagai penandatangan, pemberian tanda paraf atau memasukan kode otorisasi atas dokumen atau catatan transaksi. Retno (2017) menyebut Otorisasi dokumen merujuk pengendalian setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan, sehingga bisa meminimalisir adanya dokumen-dokumen yang tidak valid penggunaannya. Consepsys (2016) menyebut otorisasi pada dokumen sangat penting, bahkan merupakan salah satu persyaratan ISO 9001: dokumen harus disetujui sebelum diterbitkan. Persetujuan bisa dalam berbagai bentuk (tanda tangan basah, tanda tangan elektronik, alur kerja). Praktik terbaik di bidang ini selalu terletak pada metode yang memungkinkan end user untuk yakin, saat membuka dan membaca dokumen, bahwa dokumen tersebut telah disetujui untuk dirilis Beberapa tantangan sistem otorisasi, yaitu: a. Memastikan bahwa hanya staf yang berwenang yang benar-benar menandatangani / mengotorisasi dokumen b. Memastikan bahwa, jika menggunakan inisial, itu merujuk pada orang yang unik c. Memastikan bahwa kita menggunakan tanda tangan resmi masing-masing orang, jika menggunakan tanda tangan basah d. Memastikan bahwa kami menggunakan sistem tanda tangan elektronik yang aman, jika memilih tanda tangan elektronik e. Jika menggunakan alur kerja elektronik untuk menyetujui dokumen, pastikan persetujuan tersebut tercermin pada dokumen yang sebenarnya (Consepsys, 2016)

Metode otorisasi, Perusahaan dapat memutuskan menggunakan tanda tangan elektronik pada dokumen melalui perangkat lunak seperti E-sign atau Docusign. Bagi perusahaan yang menggunakan EDMS dapat diatur alur kerja baik secara paralel atau berurutan, sehingga setiap orang yang perlu menyetujui dapat untuk menyetujui dokumen secara elektronik, hanya dengan mengklik tombol. Diperlukan watermark pada dokumen yang disetujui, atau dengan menampilkan elektronik secara otomatis tanda tangan pada dokumen (Consepsys, 2016). Pho & Tambo (2014) menambahkan, adanya EDMS dalam otorisasi dokumen memungkinkan penelusuran riwayat persetujuan dan perbedaan tanggung jawab yang lebih tinggi yang terdapat di dalam dokumen yang diberikan otorisasi (authorized documents).