¿Cómo organizo mi archivo?

Manual prĂĄctico

Ernesto Martinchuk AĂąo 2014

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PRÓLOGO Nos movemos en un mundo de documentos, informes, de mensajes de las más variadas formas. Estamos inmersos en un entorno de noticias, que nos llegan por todos nuestros sentidos. Componen el eje de todas nuestras actividades, alrededor del cual vamos conformando nuestra vida cotidiana, sea de trabajo, de esparcimiento o de, porque no decirlo, de tedio.

Esta evolución de la humanidad se ha visto acelerada en los últimos tiempos con la gran cantidad de descubrimientos e inventos fundamentales, que han dado lugar a unos cambios radicales en las formas de vida. Tan radicales son los cambios operados que se hace difícil la adaptación de las anteriores generaciones a los tiempos actuales dando lugar a situaciones llamadas de crisis por numerosos autores.

Han cambiado los paradigmas y postulados para explicar mejor cómo conseguir una adaptabilidad de la mentalidad, formas de vida y desarrollo sicológico de los seres humanos a estos cambios, en los que tiende a predominar la técnica sobre la filosofía, el materialismo sobre el idealismo. Si la humanidad evoluciona, también evolucionan sus formas de saber en todas sus ramas y en todas sus especialidades.

La revolución tecnológica afectó al mundo de la información no sólo multiplicando sus posibilidades –referentes al espacio, tiempo, cantidad- sino que impuso una alteración cualitativa hasta justificar sobradamente el reconocimiento académico y social de un nuevo “status” a su tratamiento teórico.

Previamente a la información, a cualquier información, la documentación –con toda la complejidad que esta palabra puede sugerir- aporta no sólo gran parte de los contenidos de los mensajes, sino sobre todo la posibilidad de su oportuna utilización, garantía de su veracidad, la virtualidad de enriquecimientos complementarios, la disponibilidad de futura explotación.

Si la documentación es condición previa de máxima relevancia, respecto al momento informativo, no es menos relevante su papel subsiguiente, como neutralización del riesgo de “fugacidad” como servidumbre característica de los sistemas de información contemporáneos.

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LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS La incorporación de las conquistas tecnológicas a los medios de comunicación, de información, y de edición, está exigiendo un salto cualitativo en la consideración de las actividades –previas y subsiguientes- de la documentación, cuya complejidad, esta convirtiendo en urgente, la institucionalización de un campo de análisis, investigación y aplicación que sólo puede definirse de forma adecuada como “ciencias de la documentación”.

La documentación no sólo ordena la información bajo los distintos puntos de vista de quien la va a utilizar, sino que evalúa, selecciona y convierte un material bruto en un instrumento de trabajo.

Este instrumento de trabajo puede llegar, por medio de su especialización, a cubrir las necesidades del más exigente o más minucioso usuario que trabaje en un campo sumamente concreto. Con la documentación se consigue reunir los documentos en sus diferentes contenidos y con la ayuda de la información y la versatilidad que le dan los ordenadores, se puede llegar a obtener nuevos conocimientos.

Sin documentación, es decir sin poder obtener la información preparada y seleccionada, no sería posible la interacción absolutamente necesaria de un campo de trabajo con otro destino. ¿Cuántas veces las decisiones políticas han terminado en catástrofe por no disponer de la información adecuada y suficientemente elaborada? Cuando la industria no está convenientemente informada de los adelantos y técnicas que se utilizan, quizás en otros países, se puede llegar a una situación de inferioridad y subdesarrollo. Si la humanidad, sin recurrir a las armas atómicas y químicas, no llega en pocas generaciones a extinguirse por sí misma, será gracias a las informaciones que obtenemos sobre el medio que nos rodea; sobre las sustancias venenosas, por ejemplo, con las que podemos hacer la atmósfera, el aire, el suelo o el agua completamente inutilizables para la existencia humana.

Si bien los archivos, como almacenes de conservación son tan antiguos como la humanidad misma, se ha restringido el uso del vocablo al caso concreto de papeles escritos, grabados, dibujos, etc. En este sentido los archivos se remontan a los tiempos en que se inventó la escritura, aunque siempre unidos a las bibliotecas. Resulta realmente difícil precisar si una determinada institución de la antigüedad era un archivo o una biblioteca. Puesto que, además, tampoco los libros eran como los de ahora.

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QUÉ ES UN ARCHIVO La palabra “archivo” parece que empezó a tener auge en la Edad Media, cuando se hizo necesario conservar los documentos, sobre todo los políticos e históricos en lugares seguros al abrigo de las continuas guerras. En la mayoría de los casos se conservaron los documentos en los conventos, donde los monjes podían no sólo custodiarlos, sino también clasificarlos, ordenarlos y hasta tenían tiempo para copiarlos y hasta difundir aquellos que fuesen necesarios.

Conforme la documentación iba creciendo en importancia se iba estudiando con más rigor científico y se aplicaban al mismo tiempo las recién descubiertas e inventadas técnicas informáticas, de reproducción o de microfotografía. Por otra parte. La documentación ya no se aplicaba solamente a la ciencia y a la técnica.

Ya se iba haciendo necesaria en otras materias como puedan ser la Historia, la Jurisprudencia o el Deporte.

Hemos visto que en el momento histórico actual no hay diferencias en lo que se refiere a los métodos utilizados tanto en las bibliotecas, como en los archivos o en los centros de documentación. En todos ellos se utilizan las mismas técnicas de tratamiento de los documentos, ya sean libros, documentos históricos o separatas de una revista o un diario. En todos se emplean los mismos sistemas de clasificación, los mismos procedimientos informáticos de tratamiento por ordenador en línea o fuera de ella, microfilmación, reproducción y métodos audiovisuales.

Hoy existe una ciencia de la información y la documentación, con sus conexiones con la filosofía, el derecho, la lingüística, la tecnología, la psicología, la investigación del mundo que nos rodea y las relaciones, no menos importantes, con la política, que con el dominio de la información lleva al poder.

Cada generación tiene un modo de ver y pronunciarse. Sólo la prensa periódica, que anota, día tras día, el pulso de los acontecimientos, puede percibir y certificar el clima de las colectividades en el correr del tiempo.

Si la historia ha de ser una exposición integral del pasado, que en cuanto fenómeno se incorpora con ritmo constante a la sensibilidad de cada época, incluye ella, forzosa y necesariamente, al periodismo.

El periodismo es, por tanto, el más completo de los archivos del presente y será imprescindible para el historiógrafo, el sociólogo y el estadista que en edades futuras quieran conocer la época que a nosotros nos toca vivir.

La ciencia, el arte y la moral; el trabajo y la diversión; la industria y el comercio; la política y la guerra; lo permanente y lo fugaz; lo general y lo particular; lo lejano y lo próximo, todo constituye tema para cualquier medio de expresión moderno.

Todo esto que reviste carácter general, se torna más rotundo en el periodismo que debe ser el más elevado exponente de grandeza de un país.

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Mucha gente joven, al menos así lo esperamos, se formará en la documentación y se especializará en la información leyendo esta obra. Hace falta un potencial de este tipo para que de la ciencia y del aprovechamiento práctico de la información se pueda llegar a un desarrollo satisfactorio del periodismo, y porque no de los países.

LOS PERIODISTAS En un sentido amplio del significado de la información como proceso de transmisión de datos, los periodistas, comunicadores, informadores per se, seríamos equiparables a los documentalistas, en esta misma función de transmisión de datos. Pero, he aquí que los datos periodísticos tienen su peculiaridad, son noticias. Es decir, son mensajes probatorios, documentados y percibidos. Por consiguiente, sus transmisores, los periodistas podrían considerarse, en todo caso, como una especialidad dentro de la profesión de documentalista.

El periodista no es sólo el que lanza una noticia al público. Es también el que la busca, la elabora, la analiza, la actualiza y la comenta. Por otra parte, en la mayoría de los casos la persona que da una noticia, -conductores de televisiónno ha preparado ella misma los documentos necesarios para su elaboración. Una serie de colaboradores llamados productores, son los que han buscado en los archivos, han clasificado los datos, han escogido las imágenes y han preparado una carpeta con todo lo necesario para lanzar la noticia.

Por consiguiente estamos en el mismo caso que en el de los “museólogos”. El periodista es un profesional que trabaja en una empresa (periódico, diario, radio, televisión, blog), con una serie de tareas, entre las que pueden figurar las de ocuparse del archivo, la clasificación de documentos, de su análisis y otras semejantes. Este periodista que realice éstas tareas será considerado como un periodista-documentalista. Al igual que en una fábrica de productos químicos habrá un químico-documentalista y en un hospital un médico-documentalista.

No todos los profesionales de la noticia son periodistas, en el sentido más común de la palabra.

Estamos en un periodo de evolución y cambio, de forma que aparecen nuevos criterios, nuevas situaciones, nuevos puntos de vista que con el tiempo van adquiriendo su verdadera dimensión.

Lamentablemente, en muchas Escuelas y Universidades de periodismo, no existe una materia relacionada con el Archivo y la Documentación. No la consideran como un conjunto de operaciones necesarias para facilitar datos de cualquier tipo, incluyendo así a la documentación como una parte de ella.

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El ritmo de vida actual impone un nuevo concepto de la palabra archivo, donde se traten y preparen los datos contenidos tanto en libros como en otros tipos de documentos, para una ulterior información. Los viejos documentos empolvados, salen a la luz solicitados por demandas de datos e informaciones, en ellos contenidos, para ser utilizados en los más diversos fines.

La antigua idea de que un centro de documentación era un lugar donde sus responsables se limitaban a facilitar la obra o documento solicitado, sin hacer su análisis o su resumen, ha quedado anticuado. No sólo las bibliotecas y los archivos son centros dinámicos y fuentes de información, sino que aplican los equipos y métodos de mecanización y automatización. Las tareas de los bibliotecarios, archivistas y documentalistas son las mismas. Utilizan las mismas técnicas, los mismos métodos. ¿Dónde estriban las diferencias? La respuesta es en los tipos de documentos que manejan.

PERIODISTAS ESPECIALIZADOS Los periodistas especializados son aquellos que tienen una base de estudios en un tema específico y que deberían haber realizado cursos de postgraduación sobre cuestiones documentario-informativas. Son los que han adquirido la especialidad y suelen ser los referentes de la misma.

La profesión ha evolucionado de tal manera que resulta difícil concebir que un periodista no haya aprendido las técnicas y prácticas documentalistas para luego especializarse en una rama del saber humano y trabajar en ese tema. De esta manera nos hacemos eco de las tendencias cada vez más consistentes que tienden a considerar que efectivamente un periodista especializado debe dominar la materia que trata.

La utilidad de estos profesionales está suficientemente admitida y no necesita de ningún razonamiento y sería provechoso insistir sobre la conveniencia de las empresas en contar con un profesional de estas características. Vemos y escuchamos a diario como abogados, médicos e ingenieros, entre otros, se dedican a “bajar” al lenguaje común, para que la gente pueda entender de qué están hablando. Distintos aspectos que hacen a reglamentaciones, códigos, enfermedades, diagnósticos, tecnología o avances de la ciencia, deben ser decodificados para que toda la gente tenga acceso a esa información.

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EL ARTE DE TOMAR NOTAS Es la memoria del papel la que soporta el esfuerzo. En otros términos las notas son para el que trabaja un alivio a su tarea. Sin ellas, los recuerdos se tornan vagos y sin consistencia.

Pero las notas pueden ser peligrosas por sí mismas y por su cantidad. Peligrosas por sí mismas, porque si se toman en los momentos de pereza, y de sueño, del espíritu crítico, constituyen un tropel falto de cohesión y de resistencia.

Peligrosas por su cantidad, porque si no están admirablemente ordenadas, serán lo que es un ejército que está en manos del jefe una tropa en desbandada después del pánico.

Existe un arte de tomar notas, y cada uno tiene las que merece. Buenas notas son la recompensa de una voluntad que sabe suspender el juicio luego de una valoración lúcida. Pero no basta escoger rigurosamente a la entrada; es preciso, además, que cada nota sea clasificada, y que pueda encontrarse inmediatamente entre miles de ellas.

Durante las lecturas de formación intelectual, tomar notas es indispensable a causa de la flaqueza de la atención y de la memoria. La escritura es un sostén para la atención. El objeto de esas notas es poner a nuestra disposición el pensamiento de un maestro, que podemos volver a evocar con frecuencia en su precisión, y por consiguiente, incrustar en la memoria de manera que no se olvide.

Preocupantes y raquíticas serán nuestras notas si no resultan de un esfuerzo del espíritu. No se trata de tomar de aquí o de allá una frase o un trozo de frase. En necesario penetrar el pensamiento del autor, comprenderlo, y luego exprimirle.

Exprimir es, propiamente obligar, mediante presión enérgica y sacar el fruto que contiene. Por una especie de condensación de su pensamiento, que exige enérgico esfuerzo. Luego estas notas, puestas en orden, se leen una y otra vez avanzando para no dejar detrás más que recuerdos organizados indestructiblemente.

En cuanto a las notas tomadas en el curso de lecturas edificantes, hay que formar con ellas carpetas especiales. En ellas encontraremos la voz amiga y las palabras reconfortantes de lo mejor de nuestros antepasados. No hay que temer copiar los pasajes que nos han servido en momentos de desaliento, de disgusto, o que han redoblado nuestro ardor en momentos de firmeza .

Hasta aquí, no se presenta ninguna dificultad. Esta no empieza sino en las notas de complemento, en las de caza a través de libros y revistas y en las reservadas para aliviar la memoria. La regla es que lo que debe aliviar no abrume. Es preciso un examen severo. ¿Es auténtica la cita? Si el pasaje que seleccionamos de una revista o un libro está firmada, ¿qué valor tiene el testigo? Es realmente inteligente o no es más que un seudo-inteligente? ¿Piensa con palabras o tiene contacto con 7

la realidad? ¿Es competente en el caso que se trata? ¿Cuál es su carácter, su veracidad habitual? ¿Es apasionado? ¿Es impulsivo? ¿Tiene espíritu libre?

Cualquiera que sea la autoridad de un escritor, no tendré en cuenta más que afirmaciones (o negaciones) que pueda probar y al crítico que afirma sin probar lo dicho.

COMO CLASIFICAR NUESTRAS NOTAS He aquí la organización que, después de muchos ensayos, me ha parecido la mejor. Si la clasificación es demasiado complicada, en vez de ayudar, aumenta la confusión.

Unas cuarenta carpetas o biblioratos me parecen el máximo, porque con mayor número comienza la confusión. Cada una estará numerada y cada número corresponde a un título general. Por ejemplo, lo que concierne al trabajo intelectual está clasificado bajo una etiqueta, lo que atañe a la voluntad, a otra y así para la memoria, la lectura, etc. Desde ya que también –con este mismo sistema- se pueden archivar artículos rescatados de la web.

Cada uno debe hacer su clasificación, según sus gustos y según la naturaleza de su trabajo.

Cuando tome una nota o recorte un artículo tenga a la vista el índice de sus etiquetas y ponga en su nota el número en que debe ser clasificada. Si la nota es de importancia, va a ocupar inmediatamente su sitio, si hay alguna dificultad para su clasificación va al estanque de decantación. Si el libro o la revista no me pertenecen, tomar una nota o resumen en el que se indica la naturaleza de la referencia con remisión al libro y a la página.

De esta manera no se construye en la arena y ningún esfuerzo se pierde. Mis observaciones, mis lecturas, los pensamientos que se me ocurren estando de paseo o en la cama que anoto en papeles sueltos, las imágenes que me sugieren los espectáculos naturales, etc., se clasifican y de vez en cuando, las vuelvo a leer para conservarlas o desecharlas. De esta manera, a lo largo de los años, tengo delante mi experiencia incesantemente examinada, comprobada y actualizada.

Lo esencial es que estos planes sean claros, porque la sensibilidad de los lazos y por consiguiente la riqueza de las capturas, está en razón de la claridad de las ideas directoras. Los lazos alimentan copiosamente las ideas claras dado que se trata de un lento crecimiento orgánico, tranquilo, regular, sin esfuerzo, porque una vez disciplinado el cerebro, se actúa automáticamente.

Darwin anotaba cuidadosamente los hechos, las hipótesis contrarias a su manera de ver, porque había observado que las olvidaba más fácilmente que los hechos 8

favorables. Siempre trabajó en varias obras a la vez. Había organizado en un mueble, con etiquetas de treinta a cuarenta cajones en los cuales depositaba sus referencias y notas. Al final de los libros que compraba, hacía un índice de los hechos que le eran útiles para sus obras en preparación. Si el libro no le pertenecía, escribía un resumen aparte. Antes de emprender un trabajo, miraba todos sus índices y sus cajones y así tenía todas sus informaciones reunidas.

El hábito hace todo más fácil y crea la necesidad del trabajo. Con el trabajo, tanto los males del alma, como los físicos, pasan inadvertidos.

ASPECTOS TÉCNICOS El pasado de la humanidad, preciosamente recogido dentro de un gran número de documentos de todas clases, constituye una amplia memoria colectiva. Cada colectivo, que puede llamarse, empresa, familia, actividad, ciudad, país, une documentos que los registra, combina, clasifica, archiva y extrae de ellos de vez en cuando elementos para ser estudiados, comparados y analizados para futuras acciones o como pruebas a tener en cuenta.

De este modo, en las empresas, los documentos contables, por ejemplo, permiten establecer balances y cuentas de explotación para ver si se han conseguido beneficios y tomar decisiones de compra en el futuro, de venta, de fabricación y de gestión.

Asimismo, dentro de una familia los documentos de estado civil (libro de familia, partida de nacimiento, certificado de defunción) la actas notariales sobre ventas de inmuebles, sucesiones, donaciones, las fotos, la correspondencia personal, facturas de proveedores, recibos de alquiler, resúmenes de cuenta de bancos, son documentos que permiten recordar el pasado en toda su precisión, así como evitar controversias, discusiones y resolver gran cantidad de problemas de la vida normal.

Todos los centros de documentación, comprendidos en los museos, las bibliotecas, organismos públicos, los expedientes, ficheros y recopilaciones de archivos, pertenecientes a toda clase de colectivos, de los más pequeños a los más grandes, constituyen también memorias colectivas que se sustituyen cada vez más por las memorias de los individuos vivientes.

Durante mucho tiempo e incluso bastante después de los tiempos prehistóricos, al igual que la instrucción, la cultura estaba únicamente reservada a un círculo de letrados pertenecientes a la clase dirigente, mientras que la escritura y el simbolismo no eran transcritos en textos, sino simplemente retenidos en la memoria de ciertas personas y luego recogidos por la tradición oral.

Es así como muchas leyendas nos han sido transmitidas más o menos deformadas por los aportes y las misiones de cadena de transmisiones a través de los años, muchos mitos y rumores se han logrado perpetuar hasta la actualidad.

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A medida que la humanidad progresa, los documentos se acumulan y su volumen se triplica cada diez años. Durante mucho tiempo la mayoría de los documentos eran textos escritos pero cada vez más en el futuro tendremos otro tipo de documentos notablemente audiovisuales, y fundamentalmente digitales en cuanto a películas y fotografías. Así podremos oír las voces de artistas célebres de la Opera, volver a ver a estrellas del cine mudo o vivir en la pantalla algunos acontecimientos históricos de antes de nuestro nacimiento.

Vivimos realmente una verdadera revolución que nos hace pasar textos escritos a reproducciones audiovisuales y todavía no podemos prever todas las consecuencias. Una de ellas constituye un gran progreso en materia de conservación documental; desde hace algunas décadas es posible la microfilmación y conservar bajo un volumen cada vez más pequeño, cantidades de informaciones pasadas con lo que nuestros antepasados no podían ni soñar.

La memoria colectiva del mundo de ayer estaba fundada sobre el signo de lo escrito, la del mundo de hoy como la del mañana estará fundada en imágenes y sonidos cuidadosamente registrados con un acceso rápido.

CONOCIMIENTO ESTABILIZADO Para el hombre de hoy, el conocimiento es la condición previa de toda acción.

Aparte de los actos puramente reflejos, nuestra vida es una sucesión de esfuerzos de previsión, de organización y de coordinación de nuestras actividades, tanto en individuos como en miembros del cuerpo social.

Estos esfuerzos están basados en los conocimientos que hemos acumulado y en los que somos capaces de encontrar en los documentos existentes que constituyen un stock de objetos materiales particulares. Pero todos los hechos no pueden ser transcritos en documentos. Por otra parte, muchos documentos hacen doble servicio, relatan o reflejan las mismas observaciones lo cual plantea un indudable problema de explotación de la documentación.

Pensemos, por ejemplo, en la prensa cotidiana que relata los mismos hechos a partir de un cierto número de despachos de agencias de noticias; La presentación y la selección de estos acontecimientos, los comentarios que a ellos se refieren, se diferencian mucho de un medio a otro. Lo mismo ocurre con las revistas. No es malo para el plan de la objetividad científica y de la búsqueda histórica que puedan ser consultados numerosos documentos que emanen de fuentes diferentes.

Los documentos, por lo tanto, ayudan a nuestra memoria, nos permiten comprender mejor esta ocurrencia del gran periodista y escritor Ernest Hemingway: 10

“Cuando más se aprende, más se sabe.

Cuanto más se sabe, más se olvida.

Cuanto más se olvida, menos se sabe.

Cuanto menos se sabe, menos se retiene.

Cuanto menos se retiene, menos sabio se es.

Entonces, ¿POR QUÉ APRENDER?” En efecto, ¿por qué aprender montones de informaciones, por qué llenar la memoria de hechos, de acontecimientos que se sabe se pueden encontrar en documentos bien ordenados, bien inventariados, bien al día, fácilmente accesibles y fáciles de interpretar? ¿Para qué cansar la mente, si con un poco de método, orden, un mínimo de conocimiento, un pensamiento lúcido, y sentido de organización, son suficientes? ¿Por qué no impregnarse del pensamiento confucionista?

Confucio le dijo un día a su discípulo Tsé-Kong: -

¿No crees que si yo sé mucho es porque he estudiado mucho?

Tsé-Kong respondió: Así es, no hay ninguna duda.

Pues bien, te equivocas, añadió el Maestro, penetro en todo con la ayuda de un solo principio: “El Método”.

OBJETO REAL

Todo documento no es sólo referencia del pasado y vehículo del pensamiento de mañana, es también un objeto real. Es en realidad todo objeto capaz de ser utilizado para consulta, estudio o prueba.

Partiendo de ciertos documentos llamados originales o naturales, es posible establecer una serie de otros documentos derivados, llamados secundarios o artificiales, que constituyen el conjunto de las producciones documentales. Así a partir de una serie de obras, se puede hacer un catálogo, una lista bibliográfica. A partir de artículos y revistas se establecen fichas y análisis sumarios. Es a partir de una serie de cifras que el estadista traza gráficos entendibles para la gente. Es a partir de determinados datos que se realizan las infografías.

Las producciones documentales constituyen, por lo tanto, un stock de objetos o de materiales de orden intelectual, para el conjunto de los conocimientos humanos.

Pues utilizado inteligentemente puede obrar con discernimiento, crear y aumentar las oportunidades de éxito, zanjar un debate, convencer a interlocutores; en una palabra, obrar y vivir plenamente con conocimiento de causa.

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El stock de documentos debe ser algo vivo, adaptarse constantemente, integrándole los conocimientos y las nuevas informaciones, como también eliminando las que ya no interesan.

Tal eliminación no es en verdad cosa fácil, la misma presenta incluso peligros, pues los documentos eliminados, generalmente no pueden ser recuperados. De allí que muchos archivos y bibliotecas estén llenos de documentos y libros con un interés muy limitado, pero que los responsables no se atreven a destruir bajo el pretexto de que algún día alguien puede necesitarlos.

Existen muchos modos de diferenciar los documentos según su formato, su duración, su naturaleza físico-química, su valor histórico, su origen, su destino. En fin cada uno de esos criterios tiene su importancia, desde el punto de vista de la conservación, de la clasificación, de la consulta o de la explotación.

Podemos decir que, independientemente de estos modos de diferenciación que utilizan los especialistas, cada documento posee una personalidad, con un cierto número de características que lo distinguen de los demás.

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Su NATURALEZA propia (periódico, revista, libro, microfilm, objeto de museo o de colección, carta, impreso, gráfico, maqueta, película, etc.)

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Su DESCRIPCIÓN sumaria (formato, número de páginas, tipo y número de ilustraciones, procedimiento de impresión, y reproducción, tipo de caracteres, composición química, título, autor, idioma, etc.)

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Su ESTADO CIVIL (fecha de creación, nombre del editor, tirada, edición original, reedición, etc.)

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Su DOMICILIO (lugar donde se encuentra habitualmente, referencia en los ficheros, registros, personas que lo conocen, intermediarios, etc.).

En la definición general dada, el documento es capaz de ser utilizado para la consulta, el estudio o la prueba. El término esencial es verdaderamente la palabra utilización.

Un documento inutilizado es un documento condenado a muerte. No sirve para nada y puede ser destruido sin que pueda traer consecuencias. Igual ocurre con un documento inutilizable debido al uso o al deterioro y que no proporciona ya ningún elemento en caso de una consulta, un estudio o una prueba.

Es así como han desaparecido algunas obras de arte de la antigüedad y casi todas las pinturas griegas que el uso del tiempo, las guerras y las depredaciones han aniquilada progresivamente con el paso de los años.

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LA IGNORANCIA PARA UTILIZAR UN DOCUMENTO Otro tipo de documento inutilizable es el que no se sabe utilizar debido a la ignorancia. Aquel que ignora, bien puede poseer un magnifico conjunto de información y no la sabrá apreciar en su medida. En esta categoría es como debemos colocar todos los vestigios antiguos cuya significación ignoramos temporalmente (escrituras desconocidas, alineación de piedras raras, objetos con formas extrañas, etc.) que se volverán verdaderos documentos, del más alto interés, cuando su significación sea conocida.

En síntesis, un documento es un objeto hecho para ser utilizado, incluso si su utilización lo destruye un poco cada vez que es consultado. Pero gracias a modernas técnicas de reproducción, gran número de incunables, piezas de expedientes, notas, cartas y pinturas no podrían ser admiradas, estudiadas, analizadas y consultadas en el mundo entero.

LA ACCIÓN DE CLASIFICAR Clasificar y acumular son acciones confundidas a menudo. Erróneamente, las dos operaciones son distintas y complementarias. Ambas son indispensables.

Clasificar es determinar cierto número de clases o de categorías donde vendrán a insertarse los documentos (acumulación), siendo el orden una sencilla operación material de puesta en su sitio.

Existen clasificaciones numerosas que son sobre todo los puntos de vista de los usuarios. No todo el mundo está interesado del mismo modo por los mismos documentos. Sin embargo, el carácter esencial de una clasificación metódica es permitir el agrupamiento por clases de documentos que se asemejen más y que difieran lo más posible de los elementos de las otras clases, para facilitar la acumulación y posterior clasificación. Las clases pueden se divididas también en subclases y así sucesivamente como sea necesario.

Las clasificaciones más corrientes son: -

LA CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA.

Comprende tantas clases principales como letras del alfabeto. Este sistema es uno de los más antiguos, uno de los más sencillos y uno de los más indiscutibles, pero está falto de sutiliza. En la clase A se colocan todos los elementos caracterizados por nombres que empiecen con la letra A. En la cace B, todos lo que comienzan con la letra B, y así sucesivamente con las distintas letras.

Este sistema tiene la ventaja de poder subdividirse teóricamente en subgrupos de los cuales es fácil acordarse -Subgrupos de A. Aa, Ab, Ac, Ad,…….. Az 13

-Subgrupo de B. Ba, Bb, Bc, Bd,………Bz Para todas las palabras o nombres compuestos es preciso elegir una palabra directora o palabra considerada como esencial. De este modo, para los nombres propios compuestos la palabra directora es el primer nombre propio. (González Pietra).

En toda clasificación, y en la alfabética en particular, los grupos no son equivalentes en importancia. Así que algunas letras se utilizan mucho más que otras, por lo que la tendencia es colocar varias letras poco utilizadas como IJK, PQ, XYZ. La clasificación alfabética también puede ser combinada con la numérica.

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LA CLASIFICACIÓN NUMÉRICA.

Es La clasificación igualmente simple que consiste en servirse de cifras y de números. Se adapta a todas las extensiones y subdivisiones en subgrupos que resulta infinita.

En algunos centros de documentación, esta clasificación es muy práctica para impresos, libros, revistas, dado que en lugar de colocarse por nombre, se designan por el número de referencia (Pieza 1,380, Nota 23, libro M 135, Revista R 721-7) Entre las clasificaciones numéricas de interés general figura la célebre C.D.U. (Clasificación Decimal Universal) pensada por un bibliotecario americano llamado Melvil Dewey, que fue adoptado por las principales bibliotecas del mundo.

Dewey repartió todos los conocimientos humanos en diez grandes grupos de 0 a 9, cada uno d estos grupos subdivididos en diez subgrupos y cada subgrupo en diez subdivisiones, como se detallan a continuación: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Generalidades (lo que no puede ser ubicado de otra forma) Filosofía Religión Ciencias Sociales – Derecho Lingüística.

Ciencias Fundamentales.

Ciencias Técnicas y aplicadas.

Bellas Artes – Artes aplicadas.

Literatura.

Historia y Geografía

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A título de ejemplo una serie de diez subgrupos del grupo 6 de las Ciencias Técnicas y aplicadas.

6.0 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

Generalidades.

Medicina, anatomía, fisiología.

Arte del ingeniero, genio civil, industrias mecánicas.

Agricultura, agronomía, caza, pesca.

Economía doméstica.

Comercio, comunicaciones, transporte.

Industrias químicas, metalurgia.

Tecnología mecánica.

Industrias diversas.

Construcción, industrias de la construcción.

Y para éste último subgrupo ciertas subdivisiones: 697 Calefacción y ventilación.

697,3 Calefacción central (la coma sirve para dividir en trozos de tres cifras para la comodidad en la lectura 697,31 Hogar, caldera.

La división de las materias de la documentación se hace de lo general hasta lo más específico y de lo más preciso únicamente por números cada vez más altos, lo que constituye una clasificación de interés internacional.

Por otra parte, se puede insertar, siempre, un nuevo elemento sin modificar el orden de los elementos existentes, siempre que desde el principio del plan de clasificación haya sido suficientemente general.

Por ejemplo, para el grupo 3: Ciencias Sociales – Derecho, en la C.D.U. tenemos: 34 – Derecho y jurisprudencia.

347 – Derecho civil.

347,6 – Derecho de Familia.

347,62 – Matrimonio.

347,625 – Deberes y derechos de los esposos.

347,625,2 – Derechos de la mujer casada.

347,625,22 – Derechos de la mujer casada comerciante.

En este último caso supongamos que nuevos documentos permiten distinguir los derechos de la mujer casada en los comercios al por menor, se puede crear inmediatamente un nuevo apartado: 347, 625, 221.

Cuanto mayor es el número que caracteriza un documento más específico. La complejidad lleva consigo entre otras cosas, que un apartado puede ser abordado con puntos de vista diferentes. Para nuestro último ejemplo partimos del apartado general 347, Derecho civil, para terminar en una ramificación muy limitada. Pero 15

podríamos llegar a esta misma ramificación partiendo de nociones distintas, como las de comercio, sociología, agricultura, etc.

TEORÍA DE LOS CONJUNTOS La Teoría de Los Conjuntos, que los modernos matemáticos bien conocen, permite darse cuenta de esta complejidad y de las diferentes nociones ideológicas contenidas en una documentación. En la práctica documental es preciso siempre aprender bien en la memoria las nociones de base… antes de pasar a la clasificación y búsqueda. Por otra parte, también es preferible, a menudo, simplificar el sistema anterior conservando solamente una anotación decimal no demasiado complicada.

El criterio y el punto de vista son fundamentales. Así, el grupo “Arquitectura”, puede ser dividido siguiendo el sistema “tipo de edificios”, en edificios de habitación, edificios industriales, iglesias, puentes, etc., y siguiendo el sistema “Materiales de construcción”, en piedra, hormigón armado, ladrillos, etc. Los sub-grupos se agrupan así distintamente haciendo aparecer varios sistemas que permiten una clara clasificación, siguiendo diferentes puntos de vista.

La Clasificación Decimal Universal (C.D.U.) puede parecer compleja, si bien tiene detractores, algunas de las críticas que se le han hecho tienen fundamentos; no hay que olvidar que es ambiciosa y quiere aplicarse al conjunto de los conocimientos humanos, que se acumulan de manera palpable e irregular, siguiendo las disciplinas. Veamos únicamente que el problema de los “sistemas”, queda fundamentado en la documentación.

Una aplicación del mismo está hecha por el Correo, indica que cada vez que echan una carta, escogen el saco correspondiente. Según las oficinas, la clasificación se hace por medio del sistema “tipo de carta” (impresos, paquetes, cartas, periódicos) o el sistema “destinatario” (distrito, provincia, exterior) o también el sistema “transporte” (avión, ordinario). De este modo para el expedidor de estos documentos (cartas), el plan de clasificación se halla aquí establecido por el controlador local de correos y la colaboración del usuario, lo que facilita la clasificación posterior y su colocación en los distintos sacos.

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LA CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

Esta clasificación asocia las dos clasificaciones anteriores combinando letras y cifras de la numeración decimal. El alfabeto se conserva de esta manera, lo que facilita la colocación y búsqueda, permitiendo las cifras y la inserción de elementos nuevos luego. Así, por ejemplo, en la oficina de un notario, los expedientes de clientes pueden ser clasificados primeramente por la primera letra del apellido y después numerados en el orden: Letra D: 01, Denis, 02 Domínguez, 03, Durán.

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LA CLASIFICACIÓN IDEOLÓGICA.

Esta clasificación, también conocida como analógica, es mucho más sutil, también más ligera, pero al mismo tiempo más compleja. Permite adaptarse estrechamente a una técnica o a una rama particular en la óptica de quienes utilizan la documentación. En este caso, la primera tarea del clasificador es la de determinar, sin ambigüedad y sin superficialidad, los caracteres propios de la documentación con relación a actividades o conocimientos determinados y relativamente estables.

Dicho de otro modo, fijar un cuadro claro, a partir de nociones que eviten recubrirse y que puedan fraccionarse en subgrupos, grupos, sub-clases, etc.

Desde luego siempre es posible combinar esta clasificación con la decimal o con la alfabética, que constituyen siempre cuadros sencillos para mantener un orden y facilitar su búsqueda.

Tomemos, por ejemplo, un plan de documentación sobre transporte: 1er grupo: Transportes en común.

- 1er subgrupo: Transportes terrestres - 2do subgrupo: Transportes por agua.

- 3er subgrupo: Transportes aéreos Siempre es posible unir la letra A, al grupo y después numerar los subgrupos, incluso si no se utilizan todas las cifras decimales.

El plan de clasificación se presentará así: A: Transportes en común.

A1: Transportes terrestres.

A1.1: Transportes por carretera.

A1.1.1: Transportes automóviles.

A1.1.2: Transportes por autobús.

A1.1.3: Transportes por taxis.

A1.1.4: Transportes a dos ruedas A1.2: Transportes por vía férrea.

A1.2.1: Transportes tranvías A1.2.2: Transportes metropolitano.

A1.2.3: Transportes por tren y automotores.

A1.2.4: Transportes por monorrieles.

A2: Transportes por agua.

A2.1: Navegación interior.

A2.1.1: Barcos fluviales.

A2.1.2: Barcazas.

A2.2: Navegación costera.

A2.3: Navegación marítima.

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A2.3.1: Barcos de vela.

A2.3.2: Barcos de motor A2.3.3: Navíos atómicos.

A3: Transportes por aire.

A3.1: Líneas aéreas interiores.

A3.1.1: Helicópteros A3.1.2: Aviones de hélice A3.1.3: Aviones a reacción.

A3.1.4: Cohetes.

A3.1.5: Dirigibles A3.1.6: Planeadores A3.1.7: Drones A3.2: Líneas Aéreas Internacionales, etc.

Este plan se basa en la clasificación relativa a los tipos de medios de locomoción, que con la evolución de la tecnología es posible que se creen nuevos medios por lo cual una clasificación nunca es inmutable, y debe ser revisada de vez en cuando.

En este plan también se podrían haber adoptado otros criterios, como por ejemplo, de gestión, de administración, o de aprovisionamiento: 1. Problemas de gestión general.

1.1: Problemas financieros.

1.2: Presupuestos.

1.3: Inversiones.

1.4: Contabilidad general.

1.5: Contabilidad analítica

2. Problemas de administración 2.1: Impuestos.

2.2: circuitos 2.3: estructuras 2.4: organización de los servicios.

2.5: personal 3. Problemas de aprovisionamiento.

3.1: aprovisionamiento en piezas sueltas.

3.2: aprovisionamientos administrativos.

3.3: aprovisionamientos en fluidos y combustibles.

Estos dos planes pueden agruparse y terminar en una clasificación única y más precisa. Debemos recordar que: una buena clasificación debe ser no sólo satisfactoria para la mente, sino permitir también y, sobre todo, una clasificación y una búsqueda rápida y segura.

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LA CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Esta clasificación es sencilla y cómoda, dado que consiste en colocar los documentos en el orden de su fecha de creación o recepción. En la práctica, esta clasificación es muy utilizada, pero accesoriamente o en forma paralela a otras como la alfanumérica o ideológica. El orden cronológico permite una primera colocación, siendo los documentos más accesibles, después dentro de cada fecha se utiliza otro plan de clasificaciones.

La ventaja del orden cronológico es también permitir en la expiración de cada período fijado anteriormente, eliminar los documentos demasiado antiguos o que se refieran a una prescripción legal.

De este modo un documento llegado el 8 de febrero de 2015 a las 18 horas y 5 minutos, podrá recibir el número 15-02-08-18-05, (dos últimas cifras del año, mes, día, hora y minutos).

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LA CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA.

Esta también es una clasificación “clásica”, que se basa en la división de los países en regiones, departamentos, subdivisiones, ciudades, pueblos, etc. Esta clasificación es muy útil en cualquier colectivo en el que se reciban documentos provenientes de distintas zonas geográficas correspondientes a clientes, productos, encuestas, estudios y corresponsalías. En las mismas se contará con todos los expedientes relativos al mantenimiento de los locales, inventario de los materiales, maquinarias, muebles, útiles y rodados existentes a la organización de los puestos de trabajo.

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DESPUÉS DE LA CLASIFICACIÓN

La clasificación, como hemos visto, es una operación intelectual que consiste en determinar un sistema de grupos. La etapa siguiente, cuando se encuentra efectivamente en nuestra presencia de un cierto número de documentos, consiste en seleccionarlos y reconocerlos, como formando parte de una de las clases antes citada. Para esto es preciso examinarlos atentamente, es decir, analizarlos.

Ahora bien, si se han adoptado las clasificaciones alfabéticas, numéricas, geográfica o cronológicas, las ambigüedades son extrañas y, desde luego; previsibles; pueden darse por dos fichas o dos expedientes abiertos al mismo nombre, al mismo apellido y que no se refieran a la misma persona, o dos notas que lleguen en la misma fecha, o si una región lha sido mal definida o un nuevo país creado, etc.

La documentación es, por lo tanto, fácil si se trata de documentos sencillos.

Cuando se trata de documentos más complejos, que se refieren a varios grupos, por ejemplo (expedientes que se refieran a varias personas, o varios 19

departamentos que lleven dos fechas, etc.), como lo muestra el análisis detallado de un documento, es preciso entonces incluirlo, o bien en una clase prioritaria o predominante, o bien a dos o varios grupos.

Si se utilizan otros tipos de clasificación, y principalmente la más corriente, la clasificación ideológica, únicamente un inteligente análisis del contenido, permite unir el documento a una o varias firmas determinadas. En este caso los errores serán inevitablemente más numerosos, sobre todo si el plan inicial es insuficientemente preciso. El análisis del contenido de los documentos constituye, por lo tanto, una fase previa indispensable a toda colocación que dependa de un plan de clasificación de cierta complejidad. Este análisis exige una objetividad del juicio, de los conocimientos y, sobre todo, que el análisis guarde en lo esencial la finalidad de la colocación, que es permitir a los usuarios encontrar fácilmente un documento interesante en función de su contenido. De esta forma estarán vivos una selección y una documentación, siempre y cuando la cuestión de la selección haya sido efectuada de manera satisfactoria.

Para facilitar la selección, un análisis incluso sumario, llega a desarrollar algunas nociones básicas, algunos criterios, algunas palabras claves o palabras directoras, que sirven de señales para la simbolización para la búsqueda. Esto se aplica cuando uno se encuentra en presencia de documentos complejos y no de listas sencillas como los anuarios o repertorios.

Cuando más complejos son los documentos, más nociones variadas y más deben ser las palabras claves que servirán para poder ubicar ese contenido. En ciertos casos es preferible fraccionarlos tanto como sea necesario en documentos múltiples, por capítulos (libros), por artículos (revista) y atribuir palabras clave distintas a cada uno de ellos.

PALABRAS CLAVE La elección de las palabras clave presenta una gran importancia. Si elección es delicada no es porque las palabras del lenguaje corriente –incluso del lenguaje científico o técnico- estén lejos de corresponder a las mismas nociones según los individuos que las utilicen. Por otra parte, ciertas palabras son más o menos parecidas y, según la óptica de colocación o de utilización es preferible agruparlas de modo que la colección de descripciones sea relativamente limitada.

Para un conjunto documentario de mediana importancia, el número de descripciones se hará según el contenido del documento en forma bastante homogénea.

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DOCUMENTOS SECUNDARIOS

Para permitir una mejor clasificación y para facilitar la búsqueda, el análisis establece nuevos documentos sencillos, representando y describiendo 20

sumariamente los documentos primarios. Generalmente son fichas normalizadas, de distinto color, sobre las cuales se anota el estado civil de la documentación, su forma y su contenido, explicando resúmenes o extractos, o bien con ayuda de algunas palabras clave o palabras directrices cuidadosamente seleccionadas.

Estas fichas constituyen una colección de nuevos documentos fáciles de consultar y que pueden ser relacionados en un catálogo o en un repertorio siguiendo una clasificación, que a partir de ese momento, se considera como “documento de documento secundario”.

Un cierto número de técnicas y de procedimientos prácticos intervienen en la utilización de estos documentos secundarios. Los encontraremos más adelante en lo que se refiere a la catalogación.

Indicamos ahora el empleo de un índice numérico o alfabético que para simplificar, las palabras clave figuran raramente en su totalidad, únicamente las tres o cuatro primeras letras de cada una de ellas figuran en la ficha, bien en el orden alfabético, bien en orden de importancia o de generalidad decreciente. También en función de las facetas establecidas en un cierto orden, como ejemplificamos a continuación: -

ORG/TRA/MX CAM/AJE/2010 BAL/FAB A/ C ACT

- Organización de los transportes en México.

- Campeonato de Ajedrez 2010.

- Balance de la Fabrica A – Cuentas de Activos

El sistema puede ser perfeccionado mediante el empleo del color para ciertos documentos: -

Rojo: documento de primer orden Verde: documento interesante Negro: documento ordinario, etc.

EL SÍMBOLO El ser humano vive rodeado de símbolos que juegan un doble papel: Afectivo: cuando los símbolos expresan de manera sintética un conjunto de ideas fuerza (cruz, hoz y martillo, balanza con pesas) Intelectual: por representación figurativa de una idea o de una noción más o menos sencilla. El símbolo, como tal, no constituye un documento en sentido de objeto real; es más bien un elemento representativo segundo de un documento.

Señalización documental: El primer simbolismo es el que dan las letras y los números. Todos los libros representados por la letra L, todos los documentos en 21

lengua inglesa por la letra I, los documentos del siglo XVII por el número 17 y así sucesivamente.

Existen de hecho infinidad de símbolos, además de los símbolos alfa-numéricos.

Estos son los dibujos, los gráficos, los esquemas coloreados o no, donde la imaginación creadora (y las posibilidades económicas) pueden darse libre curso.

En la práctica es preferible combinar los diferentes símbolos alfanuméricos y gráficos para evitar plantear verdaderos acertijos a quienes deben usar ese archivo, o bien utilizarlo adrede cuando sólo una persona es su mentor. Por otra parte, los símbolos demasiado largos o demasiado complejos para ir al encuentro del objeto escogido.

CUALIDADES DE UNA BUENA CLASIFICACIÓN Los planes de clasificación no pueden considerarse buenos más que cuando satisfacen a los que están encarados de la recepción, de seleccionar, analizar, programar y alinear los documentos, y a los que están en la búsqueda de informaciones contenidos en esos documentos.

En los casos más simples puede tratarse de las mismas personas que, por una parte recogen una documentación a título personal, y por otra se sirven de ella tanto en la vida privada como en su vida profesional, o incluso en su vida cívica, cultural, confesional o política.

En la medida en que hayan sabido consagrar tiempo a reflexionar, a preparar la clasificación y en la que hayan llegado a una colección documental perfectamente analizada, organizada y dotada de medios material funcionales, es como los usuarios podrán resultar informados en forma más rápida y completa.

El tiempo que al principio se cree “perdido” se recupera siempre después, con provecho, también, para muchos hombres de estudio, en los cuales una gran mayoría de actividades consiste en saber lo que existe sobre un tema concreto, así como para los hombres de acción, interesados por la verificación, la adquisición rápida de conocimientos indispensables para tomar decisiones.

Las cualidades de una buena documentación son: -

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Facilitar las elecciones entre documentos, siempre muy abundantes y prolijos, dando la mayor precisión posible sobre su contenido, valor e interés.

Permitir la accesibilidad rápida a los documentos, evitando su dispersión, su esparcimiento o su extravío.

Garantizar contra errores, omisiones, documentos dudosos, falsificados, confundidos o simplemente falsos, pueden resultar desastrosa.

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UN BUEN ANÁLISIS Ya hemos insistido sobre la importancia de un análisis juicioso y objetivo de la documentación. Es preciso de hecho contar con una experiencia en el análisis del contenido de los documentos para realizar un juicio de valor, ver para resumir textos técnicos o de carácter puramente informativo.

El problema de los puntos de vista o de las facetas, es decir, de los ángulos bajo los cuales se puede ver un documento es otro problema ya citado.

He aquí un ejemplo de lo más sencillo referente a un objeto concreto como un ladrillo. Este puede ser analizado con puntos de vista tan diferentes como: su composición química, su peso, su valor, su utilización, su forma, su volumen, su color, etc. Por lo tanto, si para un objeto tan sencillo es posible proceder al análisis sobre numerosas características, con mucha más razón para documentos complejos y abstractos. En realidad, aparte del objetivo de una documentación universal, los objetivos de otras documentaciones son más limitados y no se refieren más que a aspectos más o menos técnicos. También es necesario que el analista los conozca perfectamente y pueda apreciar su valor.

Este problema es bien conocido por los editores quienes, antes de lanzar al mercado un nuevo libro, lo someten previamente a un Comité de Lectura, que dan un juicio atinado en cuanto a su valor, a las ideas originales que contiene y estiman el interés que presenta desde el punto de vista informativo, lúdico o científico, para un determinado público.

Para algunos centros documentales, al igual que para determinados periodistas, el análisis está codificado y las fichas de análisis deben llevar obligatoriamente un juicio relativo a los siguientes puntos (aparte del estado civil, formato, número de páginas y dimensiones materiales): -

Resumen del documento en cinco a diez líneas.

Ideas nuevas y originales.

Puntos de vista del autor.

Claridad, estilo, ilustraciones, diagramas, anexos.

Objetividad.

Coherencia. Estructuración.

Valor científico o técnico.

Referencias, seriedad, indicciones.

Interés general y particular.

Todos estos puntos son numerados de 0 a 9, por ejemplo, para permitir comparaciones y ganar un tiempo precioso. Ahora bien, sería interesante que el análisis formara parte del documento en sí y estuviera previsto en una especie de Sinopsis.

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ASPECTOS MATERIALES Es sumamente importante insistir sobre dos calidades de todo documento en relación a los usuarios: Estar al día y ser útil. Estar al día, para ser consultado, modificado y completado. Ser útil para prestar servicio, estar presente cuando se necesita, permitir escoger. Pero, se nos dirá, existen muchos documentos inútiles que conservamos porque les tenemos afecto (cartas, fotos, libros), en efecto le damos un valor sentimental subjetivo y este aspecto de la documentación no es despreciable en el marco de una documentación personal y familiar. Tal documentación es de hecho útil para nuestro equilibrio emocional, incluso para otros no tiene valor. Estos aspectos puramente psicológicos no pueden ser desconocidos y juegan igualmente para todos los documentos de orden escolar, o cultural el mismo papel cuya finalidad es menos útil.

En todos los niveles de la familia, de las empresas y de las naciones, tienden a aumentar de manera considerable el número de documentos a conservar, consultar o difundir. Tanto si se es periodista, abogado, notario, profesor, jefe de empresa, padre o madre de familia o simplemente ciudadano, nuestra vida en sociedad está largamente condicionada por nuestra aptitud para buscar o encargarse de la documentación existente.

En todo hogar familiar debería existir un pequeño fichero conteniendo una serie de carpetas, biblioratos, cajas de cartón o sobres grandes con un plan sencillo de orden correspondiente a los principales documentos que se deben conservar: -

Partidas de nacimiento, objetos administrativos personales, documento de identidad, pasaporte.

Facturas de electricidad, gas, agua, teléfono.

Actos notariales, contratos.

Notas médicas, certificados de vacunación, etc.

Documentación escolar. Títulos Declaración de impuestos y cuentas pagadas.

Seguros.

Cuentas bancarias (extractos) Alquileres.

Contabilidad doméstica Correspondencia y e-mails.

Recetas de cocina.

ÉTICA DOCUMENTARIA La ética, ciencia que estudia el comportamiento humano en relación con su conciencia, es una ciencia moral, sujeta a ciertos principios subjetivos íntimamente relacionados con la propia naturaleza del individuo, en la que intervienen factores psíquicos y biológicos. Se hace por tanto sumamente difícil dictar normas completamente subjetivas. La ética es la moral de la conciencia.

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Naturalmente que en todas estas cuestiones surge el tema de la “Educación”.

Haciendo un rápido recorrido por la Historia observaremos los distintos conceptos del bien, y bueno que han imperado en las distintas culturas que nos han precedido.

No es nuestra intención adoptar posturas negativas ni llegar a situaciones sin salida. La máxima: “no hagas a tus semejantes lo que no quieras que hagan contigo” puede ser la base de toda ética, y por consiguiente de toda ética documentaria. Aquel refrán popular que dice: “tú y yo seamos buenos y habrá dos pícaros menos”, puede servirnos de código que debería considerar principios tales como: -

Guardar el secreto industrial, comercial, económico… de las empresas usurarias Tener la documentación bien ordenada.

Proporcionar información fiable y eficaz.

La información facilitada debe ser totalmente objetiva.

No emitir ningún juicio crítico que no haya sido solicitado.

Ejercer una competencia honesta.

No abusar de las circunstancias.

No intentar dirigir las investigaciones aprovechando el dominio de datos.

No trucar los medios de información.

Los gobiernos no deben abusar de su poder para obtener informaciones que pueden dañar la intimidad de los individuos.

No publicar noticias sensacionalistas que dañen la buena imagen del ciudadano.

Idealizando podríamos citar una larga serie de cualidades que debe poseer un periodista profesional, como por ejemplo: Metódico, curioso, ordenado, imaginativo, observador, crítico, paciente, reflexivo, constante, optimista…

Además, deberá conocer a fondo el tema que trata, las ciencias documentarias, idiomas, algunos temas suplementarios, tales como: estadísticas, informática… Si bien la lista se nos puede antojar un tanto larga y llevarnos al desaliento, pensando que es muy difícil cumplir todas esas condiciones, como dijo Ramón y Cajal: La fuerza de voluntad es la mejor y mayor cualidad a poseer en todo caso por cualquier ser humano.

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CONSEJOS PARA CUIDAR LOS LIBROS Nuestras bibliotecas personales son un tesoro que debemos mantener y cuidar.

La presencia de libros en una casa supone una permanente invitación a la lectura; pero ¿cómo podemos evitar que nuestros libros sufran daños?

– Organización: trata siempre de tenerlos todos en el mismo lugar y sin son muchos puedes ordenarlos por género en diferente áreas de la casa.

Lo ideal es colocarlo en una biblioteca o estante, estos deben ser planos u horizontal, no inclinados para que no se deforme. Si los tienes que poner en el piso ponle un plástico en la base y en la pared para evitar otros males.

– Polvo: la mejor forma de eliminar este enemigo número uno es con un plumero o una aspiradora y en lo posible debes hacerlo semanalmente para evitar que se acumule. Eventualmente debes llenarte de valor y limpiar uno por uno con un paño seco. Trate de colocar la biblioteca lejos de una ventana o corriente de aire.

– Luz y humedad: como hay que evitar que le pegue brisa de frente también es necesaria evitar que le peque la luz solar directamente y que donde estén no haya mucha humedad. Estos dos elementos son enemigos número uno de los libros.

Estos son algunos de los factores primordiales que afectan directamente el buen estado de los libros, también debes tomar en cuenta las siguiente sugerencias para mantenerlos listos para ser leídos y transportados.

– Usar algo para protegerlo cuando lo llevas contigo. Una buena idea es meterlo dentro de una bolsa de plástico.

– Usar un marcalibros para indicar donde dejaste la lectura, evita doblar las páginas.

– No utilizar bibliotecas o estantes cerrados, cuidado con la humedad.

– Evitar la tentación del resaltado, es preferible hacerlo con un lápiz.

– Nunca abra un libro totalmente, es decir en 180 grados pues se deshojaran prontamente.

– No amontone sus libros.

– No humedecer los dedos con saliva para dar vuelta las hojas, ya que esta acción deteriora las hojas.

– No comer ni beber encima de los libros.

– Es muy común que guardar flores dentro de las páginas de los libros, pero éstas suelen manchar las hojas.

Estas son algunas ideas para tomar en cuenta a la hora de cuidar sus libros, recuerde que con ellos ayudan a liberar el estrés, adquirir conocimientos y también puede invitar a otras personas a formar parte de este mágico y maravilloso mundo.

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Trabajar con libros antiguos tiene sus riesgos Afecciones pulmonares, ataques de bacterias y un sinfín de hongos de distinto tipo pueden afectar al ávido lector en su casa o en una biblioteca.

Esas bacterias también pueden terminar con el libro y contaminando todo el espacio.

Yerko Quitral era jefe de microbiología clínica de un hospital de Santiago de Chile cuando descubrió los riesgos sanitarios que había en los archivos, las bibliotecas y los museos.

Al momento de escribir este libro estaba a cargo del archivo personal del escritor Pablo Neruda que incluye siete mil libros y objetos personales en el Archivo Andrés Bello de la Universidad de Chile.

En su trabajo usa un equipo similar al que tenía en el hospital. Guantes, mascarilla y elementos para tomar muestras que luego examina en el microscopio. Intenta así evitar que las bacterias y hongos afecten el acervo y la salud humana.

Investigadores, estudiosos, archivólogos o simples lectores pueden terminar con alergias, otitis, infecciones oculares y hasta asma crónica, si no se toman precauciones. "Esto puede pasar cuando un libro no está almacenado en forma correcta, como puede ser en lugares húmedos, con roedores o parásitos. Esas infecciones pueden terminar en el ser humano", explicó Quitral.

El experto advierte que en las casas de familia el riesgo puede ser mayor porque hay más focos de contaminación. Calderas, calentadores, el baño, cañerías en mal estado y otros lugares húmedos que son focos que terminan predisponiendo a distintos tipos de alergias.

Quitral recomienda hacer un esfuerzo para la preservación del estado del libro y la salud de la persona que lo manipula. "Hay que tener un control ambiental de las colecciones, la humedad tiene que ser constante y no tenga variaciones porque es allí donde se gatilla la aparición de hongos", señaló.

Además, propone mantener el material en una zona aireada y hacer una limpieza con paños secos para evitar el ingreso de más humedad en los libros. "Cuando se le agrega humedad a un libro se está predisponiendo a que crezcan microorganismos de cualquier tipo", dijo.

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BIBLIOGRAFÍA Albareda Herrera, J.M.: “Consideraciones sobre la investigación científica”, CSIC, Madrid.

Desantes Guanter, J. M.: “La función de informar”, Eunsa, Pamplona García Morales, J: “Los archivos y las bibliotecas, la documentación y la información. Conferencia pronunciada en SEDIC. Jolley, J. L.: Ciencia de la Información”, Biblioteca para el hombre actual, Guadarrama, Madrid.

Lasso dela Vega, J. “El trabajo intelectual: normas, técnicas y ejercicios de documentación”.

Madrid, Paraninfo.

López Yepes, J: Estudios sobre documentación de las ciencias de la información”, Instituto Nacional de Publicidad – Madrid Machado, L. A., “La revolución de la inteligencia”, Biblioteca breve de Ionesco, Seix Barral, Barcelona.

Machado, L. A., “Derecho a ser inteligente”, Biblioteca breve de bolsillo, Seix Barral, Barcelona.

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Oliver, V.: “Una profesión para el futuro”, Boletín ANABAD, XXX, 4, 577-582.

Ortego Costales, P.: “Noticia, actualidad, información”, Eunsa, Pamplona.

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SOBRE EL AUTOR Ernesto Martinchuk - Periodista, MP 10166. Se desempeño en el área de Noticias, como Redactor y Editor en los canales 9, Teledos, ATC y TELEFE. emartinchuk@gmail.com Socio Fundador de (AIPET) Asociación Iberoamericana de Periodistas Especializados y Técnicos Docente en la Cátedra de TV en la Universidad del Salvador.

Jurado UBA Coordinador en el Servicio Iberoamericano de Noticias con sede en Madrid, (RTVE) España.

Editor del Capítulo Argentino para la Cadena Eco de México.

Docente y Rector en la Escuela de Periodismo Círculo de la Prensa.

APPA - Integrante de la Comisión Directiva de Asociación de la Prensa Parlamentaria Argentina https://appra.com.ar - Socio Honorario Agencia Legislativa: 1er Red Federal de información Parlamentaria de la R.A. http://agencialegislativa.com/ - Editor Investigación: - Perlitas Periodísticas - Voces del Parlasur

https://perlitasperiodisticas.wordpress.com https://parlasur.wordpress.com

Libros: - "Federalización de la información" (1995), Editorial Faro ISBN 9508130466 - "Televisión para Periodistas: un enfoque práctico" Editorial La Crujía - 1ra Edición 2002 ISBN 9871004125 - 2da Edición 2007 ISBN 9789871004126 Publicó para leer en cualquier sistema digital o imprimir gratis los siguientes E-Books - Belgrano: Una mente brillante http://issuu.com/gaceta21/docs/belgrano/0 ISBN 9789873356087 - Como Estudiar: Manual Práctico http://issuu.com/gaceta21/docs/comoestudiar ISBN 9789873348679 - Ser Periodista http://issuu.com/gaceta21/docs/ser_periodista ISBN 978-987-33-7147-9 Documentales: - "Los Quilmes: la última Resistencia" (1995) http://youtu.be/Z-XWOnIHZio - Idea y producción "Luz, cámara, red" (1996-97) http://youtu.be/PfNrBokU6m4 Títulos: “Directivo Decano de Honor y Dignidad”, en el grado de “Magister Laudet” por la Asociación de Rectores de la República Argentina y la Asociación de Directivos Argentinos al cumplir 30 años en la docencia.

Doctor Honoris Causa - Por Resolución 327-2014 la Honorable Academia Mundial de Educación ha instituído el Título Honorífico, reconociendo sus logros profesionales y su admirable trayectoria de trabajo en favor de la Educación Mundial.

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