Relatório e Contas 2012
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CONTABILIDADE Foi dada resposta em termos de procedimentos contabilísticos e fiscais, respeitantes novos produtos e serviços desenvolvidos pelas áreas operacionais, nomeadamente Experiências INATEL, programas iniciativa INATEL, voucher entre outros. Deu-se continuidade à publicação de legislação fiscal e contabilística na página da Intranet, permitindo o acesso para consulta às áreas da Fundação. No decorrer de 2012 assistiu-se a novas exigências ao nível da fiscalidade, nomeadamente aplicação do Dec. Lei 197 e 198 de 2012. A área da contabilidade esteve envolvida nos projetos de upgrade da versão do sistema SAP (ocorreu no último trimestre de 2012), bem como na implementação de relatórios financeiros da área do património e no projeto-piloto de desmaterialização que ocorreu na DAF/Informática. Foi também uma das prioridades manter a fiabilidade dos registos de dados existentes no sistema contabilístico e financeiro, sendo que anualmente existem cerca de 4,5 milhões de registos contabilísticos, cerca de 2600 folhas de caixa semanais, 63.000 registos bancários distribuídos por 68 contas, 27.000 fornecedores e entidades credoras e 250.000 clientes e outros devedores. Neste sentido, continuamos a dar resposta em termos registo e validação da informação contabilística mensal, de forma a garantir a qualidade dos dados inseridos no sistema SAP. A área de contabilidade/tesouraria, mais uma vez estando atenta às dificuldades económicas sentidas pelos nossos parceiros (fornecedores, prestadores de serviços, outros credores), teve como preocupação proceder atempadamente às responsabilidades de pagamentos, situando-se o prazo de pagamento da Fundação entre os 30 e 60 dias. Foi dada continuidade à maximização dos recursos financeiros existentes, apesar do grau de investimentos executado e da conjuntura desfavorável.
INFORMÁTICA No ano de 2012 foram executados projetos e atividades de acordo com as seguintes linhas orientadoras: • Aumento de receita; • Aumento de produtividade e eficiência; • Acesso à informação para suporte à decisão; • Racionalizar/Reduzir custos. Neste sentido, foram criados novos canais B2B, integrados no Portal do Turismo, que se destinam à realização de reservas por parte de agências parceiras nacionais e dar a conhecer a nossa oferta de viagens em Portugal aos parceiros internacionais (portal de incoming). A rede social CCDOnline, para Associados coletivos, que promove o contacto direto entre os CCDs e com a INATEL e através da qual é possível comunicar e partilhar eventos, fotos e vídeos, foi alargada a todos os distritos do país. Foi ainda disponibilizada a plataforma de submissão de candidaturas a subsídios e programas de apoio da Cultura e do Desporto que permitirá desmaterializar os processos administrativos que lhes estão associados. Ao nível do ERP (SAP), foram finalizados os mapas de apoio ao encerramento do exercício, Relatório Único, Modelo 10 e Declaração Individual de Rendimentos, foi efetuado um upgrade de versão SAP e realizado um piloto de desmaterialização de documentos com o objetivo de agilizar e simplificar os processos de aprovação de faturas. Neste contexto, na Área de Informática, foram digitalizados e registados todos os contratos, assim como todas as faturas de fornecedores que passaram a poder ser consultadas no momento da sua liberação em sistema. No âmbito do acesso à informação, foram implementados vários relatórios de Controlling Financeiro sobre a plataforma de Business Intelligence do SAP. Ainda no que se refere aos sistemas de apoio à decisão, mas no âmbito do sistema de gestão hoteleira, foi implementada uma solução de Business Intelligence específica, que permite a análise centralizada da ocupação, receita e previsões de ocupação assim como dos principais indicadores utilizados na Hotelaria, para todas as unidades hoteleiras da Fundação. No contexto do lançamento do novo produto “Experiências INATEL” foi concebido e iniciado o desenvolvimento interno da aplicação que irá controlar a sua utilização na nossa rede de serviços, de forma a minimizar as probabilidades de fraude e utilização indevida. No âmbito específico do sistema de Associados e viagens, foram efetuados vários melhoramentos, nomeadamente o desenvolvimento de novos mapas, novas possibilidades de extração de dados e foi alargada a sua utilização para venda de viagens nas unidades hoteleiras (opcionais no âmbito de programas da área de intervenção social). No pavilhão do Parque de Jogos 1º Maio foi instalado um sistema de controlo de acessos com introdução de barreiras físicas (torniquetes) e a integração com o sistema de gestão desportiva do parque de forma a limitar o acesso a