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Liceo Polivalente Presidente Balmaceda Administración & Comercio ESPECIALIDAD DE VENTAS

Módulo:

VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS Profesor: FRANCISCO QUINTANA CANESSA (2014)


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UNIDAD III DESPACHO & MOVIMIENTO DE MATERIALES Aprendizaje Esperado: Conocer y aplicar procedimientos de despacho y movimiento de materiales, seg煤n su naturaleza, ubicaci贸n y rotaci贸n interna.


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La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines o familias, manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio. De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la de bultos o a una combinación de ellas.


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Corresponde al encargado de la bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias para realizar un máximo aprovechamiento del espacio.


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Es conveniente que el Jefe de bodega tenga siempre a su disposición un Plano de bodega y distribución, en cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones, pinturas, etc.


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La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas.

La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información, relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con las condiciones de seguridad.


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Consideraciones de Seguridad  Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y por ningún motivo junto a productos alimenticios.


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Consideraciones de Seguridad  En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y herramientas que no dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases.


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Consideraciones de Seguridad  En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de aserrín, arena seca, alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los químicos (como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmeda.


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Consideraciones de Seguridad  En ambos casos enterrar el aserrín, la arena utilizada, al menos a un metro de profundidad, lejos de cursos de aguas.


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Consideraciones de Seguridad  El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para ayudar a combatir las sobre exposiciones o intoxicaciones.


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Consideraciones de Seguridad  Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos.


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Consideraciones de Seguridad  No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.


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1. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN BODEGA Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las 贸rdenes de entrega o de requisici贸n, le sean comunicadas, en lo posible, con anticipaci贸n, a objeto de preparar el despacho de ellas.


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El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de respaldo en los formularios dispuestos en la empresa. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario llamado ”Pedido de Materiales”, en triplicado (solicitante, bodega, departamento solicitante)


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Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el pedido en archivo pendiente y activará la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o al encargado de Compras las cantidades para reponer su stock).


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Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos, archivar documentos y poner al día el stock y formularios en general.


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REGISTROS

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución como la salida de ellos. En la bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los movimientos, para justificar su uso, procedencia o despacho.


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DOCUMENTOS…

       

Ordenes de Compra Notas de pedido o entregas internas Guías de despacho del proveedor Guías de devolución Guías de ingresos Tarjetas de registro de cada artículo (si las tuviera) Notas o solicitud de reposición de stock. Notas o Guías de productos dados de baja.


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DOCUMENTOS…

Deberá mantener al día todos los registros, de manera de mantener informado a todos los departamentos de la empresa y que tienen relación con la bodega, como por ejemplo: Compras : Para que conozcan que materiales se necesita adquirir y en que cantidad.

Contabilidad : para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como también de los productos dados de baja.


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DOCUMENTOS…

Control de inventario : Para que conozcan todos los materiales que hay en bodega Todo material dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser firmada por el Jefe de Bodega. Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de una Bodega.


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2. NATURALEZA DE LOS PRODUCTOS Respecto a los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicaci贸n en la bodega, por lo que deben contener informaci贸n relativa a las siguientes caracter铆sticas:


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CAPACIDAD DE LA BODEGA • Dimensiones de las superficies • Distancias entre las columnas • Ubicación de puertas y ventanas. • Servicios de carga y descarga. • Distancias entre estantes.

EQUIPOS EMPLEADOS EN LA BODEGA • Estanterías, • Casilleros, • Palletes o tableros, • Cajoneras, etc.


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a) ESTANTES La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo aprovechamiento del espacio cúbico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al manejo de bultos o tableros.


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b) TABLEROS Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con el objeto de facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como “palletes”. Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de ambos.


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Factores que son necesarios analizar para la determinaci贸n del espacio, son los siguientes:


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material, exigiendo en cada caso un tratamiento diferente. Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares mas seguros, en lo posible bajo llave, protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos.


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse separados entre sí y de los otros materiales. Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón.


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Los materiales se diferencian entre si en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades extremas de cada una de estas caracter铆sticas, al planearse un almacenamiento racional.


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de almacenamiento.


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodega, debiendo almacenarse en รกreas de fรกcil acceso, en donde se les pueda manejar rรกpida y eficientemente; en tanto aquellos de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares mas apartados o donde por estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos: Primero : se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo representa un desperdicio de espacio sino que también de tiempo y esfuerzo


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Segundo : se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos distintos, requieren un planeamiento mas especializado.


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Lotes peque帽os deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.


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NATURALEZA

VOLUMEN, PESO & FORMA

ACTIVIDAD O MOVIMIENTO DE ARTICULOS

Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de almacenamiento o despacho, es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio especialmente destinado a ellos en la distribución general de bodega


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Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.  Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo, etc.

 Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga.  Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.) …


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 Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar.  Situación con respecto a los equipos de manejo.

 Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta.  Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales). …


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 Cargas admisibles de los pisos y su ubicación.  Altura de las Bodegas.  Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que indiquen necesidades de manejo especial.

En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique.


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3. SISTEMA DE UBICACIร“N Una vez verificado el material, el siguiente paso es decidir el lugar donde lo vamos a colocar dentro de la bodega, Este lugar dependerรก del plano y distribuciรณn que se haya elegido, siendo los mรกs empleados los siguientes:


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a) ALMACENAMIENTO ORDENADO Es aquel que otorga un único lugar para cada producto, por lo tanto, se trata de establecer los espacios adecuados de tal forma que en las ubicaciones no puedan colocarse más que materiales de una misma referencia.


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Este sistema presenta la ventaja fundamental de que las reglas para localizar y manipular los materiales, así como el control y el recuento se simplifica de gran manera. Es además el único medio a utilizar cuando existen materiales que por su naturaleza perecedera o peligrosa, o bien por su excesivo tamaño peso o volumen requieran de sitios específicos en la bodega.


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Su principal desventaja es que se desaprovecha mucho espacio, al no poder emplear los espacios libres asignados a un producto para colocar otra mercadería distinta. Este problema disminuye si existe flexibilidad en las asignaciones de espacios, de tal modo que las zonas aumenten o disminuyan según las fluctuaciones de la demanda de los productos.


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b) ALMACENAMIENTO DESORDENADO O ALEATORIO Consiste en colocar los materiales en los lugares que quedan libres, a medida que van llegando, sin que exista ning煤n lugar predefinido para cada referencia. En este tipo de almacenamiento las ubicaciones deben tener dimensiones est谩ndar para en cualquier momento poder ser ocupadas con cualquiera de los productos que pueda recibir la bodega. El almacenamiento aleatorio aprovecha mejor el espacio, pero dificulta la localizaci贸n de los materiales.


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c) ALMACENAMIENTO A GRANEL Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir, de aquellos que no están estructurados en forma de unidades de carga, además de otros productos tales como líquidos, graneles, etc.


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Independientemente de si el almacenaje es ordenado o desordenado, en las bodegas se emplean otros criterios para colocar los materiales de tal manera que los movimientos se reduzcan al mรกximo. Uno de los mรกs importantes es el denominado criterio ABC.


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ZONA DE PRODUCTOS A DEBIDO A QUE SON LOS PRODUCTOS CON MAYOR FLUCTUACIÓN, SE INTENTARÁN COLOCAR CERCA DE LA ZONA DE EXPEDICIÓN. HAY QUE TENER EN CUENTA QUE ESTOS PRODUCTOS SON LOS MENOS NUMEROSOS, POR LO QUE EL ESPACIO A DEDICAR EN LA BODEGA NO ES MUY ELEVADO.

ZONA DE PRODUCTOS B

ZONA DE PRODUCTOS C

SON UN GRUPO LOS ARTÍCULOS DE ESTA NUMEROSO EN CUANTO CLASE TIENEN PEDIDOS AL NÚMERO DE ESCASOS. POR LO TANTO REFERENCIAS QUE SE ALMACENARÁN EN COMPONE, PERO CON UN ZONAS DE ACCESIBILIDAD NIVEL DE FLUCTUACIÓN NORMAL Y QUE NO MEDIO. HAY QUE DIFICULTEN LAS OTORGARLE UBICACIONES OPERACIONES HABITUALES CON UNA BUENA DE LA BODEGA. ACCESIBILIDAD.


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d) OTROS MOVIMIENTOS DE MATERIALES Aparte de la recepci贸n y expedici贸n de los materiales, en una bodega se producen otro tipo de movimientos. Uno de los m谩s importantes son las devoluciones, dentro de este tema hay que distinguir dos tipos:


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Devoluciones a los proveedores : Suponen la devolución de todo o parte del envío, por no cumplir con las características deseadas. Devoluciones de los usuarios : Cuando un usuario no está satisfecho con el pedido que le ha sido servido, puede proceder a su devolución. En este caso el producto vuelve a entrar a la bodega ya sea para devolver al proveedor o ya sea para dar de baja siguiendo el procedimiento respectivo.


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4. NORMAS DE APILAMIENTO Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y traslado de materiales, mercaderías y productos. El apilamiento de caja, permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto en los almacenes como en los vehículos de transporte.


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En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas:  Empleo de esquineros y verticales  Empleo de envoltorios o recubrimientos plásticos


DESPACHO Y MOVIMIENTO DE MATERIALES