ADMINISTRACION DE BODEGAS

LICEO POLIVALENTE MIXTO PRESIDENTE JOSÉ MANUEL BALMACEDA Administración & Comercio VENTAS

UNIDAD I “ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS” Módulo

:

Verificación de Existencias

Profesor(a)

:

Francisco Quintana Canessa

Alumno(a)

:

Semestre

Curso

I

APRENDIZAJE ESPERADO • Clasifica el almacenamiento de materiales a través de diversas técnicas, según características de los espacios establecidos para ello.

1.

CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE BODEGAS

Una bodega, básicamente es un espacio donde se almacenan mercancías, materias primas, productos semiterminados o productos terminados, en espera de lo que será su siguiente proceso.

Actualmente la tecnología y el desarrollo de software brindan una gran variedad de formas para la organización y comunicación en estos espacios.

Existen diferentes tipos de bodegas dependiendo de los materiales que se va almacenar, de las características y especificaciones individuales de cada artículo y del espacio físico disponible para el almacenamiento, entre las cuales tenemos: a) SEGÚN GESTIÓN  Bodega Centralizada: Este tipo de bodegas (también llamada central o general), se utilizan para almacenar varias clases de artículos, la cual por su característica nos proporciona las siguientes ventajas:  Todos los materiales se encuentran en un sólo lugar  Facilitan el control de los recursos humanos y materiales  Facilitan el servicio a todas las áreas  Reduce el personal y por consecuencia los costos  Reduce costos de infraestructura.  Bodega Descentralizada: Este tipo de bodegas se utilizan para almacenar varias clases de artículos, la cual por su característica nos proporciona las siguientes ventajas:  Permite el almacenamiento de materiales a fines.  Facilitan la atención o servicio al área específica.  Agiliza la entrega y recepción de materiales.

 En caso de incendio, existe el menor riesgo de perder todo el material.  Bodegas Auxiliares: Se utilizan en el almacenamiento de productos especiales y los excesos en las otras bodegas, ofreciéndonos las siguientes ventajas:     

Se almacena material obsoleto Sobre stock Para material peligroso Para material de recuperación Para material pesado.

b) SEGÚN TECNOLOGÍA  Bodega Manual: Están organizadas de acuerdo al equipo que las maneja y el tipo de estanterías que se utilizan. Por ejemplo, cajones, carretillas, montacargas. Todo el movimiento que se da del material esta dado bajo estas condiciones y es difícil medir su eficiencia.  Bodega Mecanizada: Aquí, el equipo de movimiento de material es prácticamente automático y puede determinarse mediante cálculos y formulas, ya que el trabajo que estos proporcionan es constante. En este tipo de bodegas se hace uso de equipo automatizado como son los carros AVG, los AS, entre otros. c) SEGÚN MATERIAL  Bodega de Materias Primas: Se define como materia prima todos los elementos que se incluyen en la elaboración de un producto. La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final.  Origen Vegetal  Origen Animal  Origen Mineral  Bodega de Herramientas: Instrumento que permite realizar ciertos trabajos. Estos objetos

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fueron diseñados para facilitar la realización de una tarea mecánica que requiere del uso de una cierta fuerza.  Bodega de Productos Semiterminados: También llamados semielaborados o materiales, corresponden al paso intermedio entre una materia prima y un bien de consumo (o producto terminado, o elaborado).  Bodega de Productos Terminados: Es aquel espacio donde se ubican todos los productos o bienes de consumo (productos terminados), los cuales se encuentran listos para su comercialización en el o los mercados objetivos.

También debemos decir que existen otros tipos de bodegas, como son las de materiales de desperdicio; las de materiales obsoletos; las de devoluciones; etc.

2.

PROCEDIMIENTOS DE BODEGAJE

Para realizar una gestión eficiente en la administración de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos, según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de almacenamiento. a) Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y calidades establecidas en la orden de compra y factura o guía de despacho del proveedor, y rechazar productos que estén deteriorados o no correspondan a la compra. b) Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según corresponda, cualquier irregularidad en la recepción. c) Almacenar y resguardar los bienes materiales en buenas condiciones de uso.

y

d) Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo, cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones eléctricas defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas, pérdidas, deterioros, peligros de contaminación e incendio, etc.

e) Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones establecidas en el documento "solicitud de abastecimiento" u otro documento interno. f) Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

3.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Si tenemos en cuenta que el objetivo básico de una organización eficiente del almacén, se basa fundamentalmente en dos criterios:  Maximizar el espacio disponible en términos de metros cúbicos  Minimizar las operaciones de manipulación y transporte interno.

Ya que ambas cosas significan un costo adicional al producto sin ningún valor añadido, tenemos necesariamente que hacer referencia a dos conceptos: el Principio de la Popularidad; y los Sistemas de Posicionamiento y Localización de los productos a) PRINCIPIO DE LA POPULARIDAD Este principio de basa en la idea de que normalmente una pequeña gama de productos, representan la mayor parte del volumen de manipulación en un almacén, independiente de su valor o importancia para la venta, mientras que el resto de los productos, (posiblemente entre un 60 u 80 % de los mismos), apenas representa un 20 % del total de manipulaciones.

Obviamente este grupo de productos, sugiere un sistema de localización eficiente que a su vez minimice los espacios recorridos al efectuar la selección de los mismos en los procesos de selección de pedidos (Picking de Producto).

Para identificar estos productos populares o de mayor actividad, normalmente se utiliza el conocido análisis A, B, C en el cual se calcula el volumen de actividad en forma ponderada, multiplicando la demanda anual en unidades por la frecuencia de Picking (cantidad de veces que al año se solicita el producto).

Ambos se obtienen de la información estadística que dispone la empresa.

Conviene destacar que muchos almacenes utilizan para este análisis el índice de rotación de los productos, lo cual puede ser un error, ya que un producto con mucho movimiento, puede tener un bajo índice de rotación y viceversa. Téngase en cuenta que la rotación es un indicador del promedio de veces que un producto se renueva en el almacén, de tal manera que un artículo puede tener mucho

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movimiento con un índice de rotación bajo debido a un exceso de stock.

Siguiendo este análisis, los productos o referencia, los podríamos clasificar en tres grupos:  Artículos con un índice de actividad alta. (A)  Artículos de actividad Media. (M)  Artículos de Lenta o baja actividad (B) A su vez, el almacén lo podríamos dividir idealmente de dos áreas:  Almacén General, que alberga todos los productos  Áreas de Picking, que contiene una cantidad fija de productos para atender a la necesidades de servicio de un período corto (por ejemplo una semana) b) SISTEMAS DE POSICIONAMIENTO Y LOCALIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS Los productos se pueden posicionar o ubicar en el almacén de dos formas diferentes:  Sistema de Posición Fija  Sistema de Posición Aleatoria En los sistemas de posición fija cada producto ocupa una posición permanente dentro del área asignado en el almacén, por lo cual, existe una relación biunívoca entre hueco disponible y producto almacenado, de tal manera que cuando no hay stock, el hueco queda vacío pero reservado para el producto asignado; mientras que en los sistemas de posición aleatoria, como su nombre indica, los productos se ubican en cualquier hueco que este vacío dentro del área asignado en el almacén, pudiendo cambiar la posición del mismo, en función del espacio disponible y criterios de productividad. En la jerga de almacenes a estos sistemas de posición aleatoria se les llama también “Sistema caóticos”.

Cabe señalar las ventajas e inconvenientes de cada posición:  Posición Fija:  En sistemas manuales, facilita la localización e identificación del producto  Permite asignar al artículo un número de ubicación en el almacén, que le facilita al operario la identificación, localización y control del producto recogido.  Requiere más espacio disponible en el almacén, pudiendo ser muy ineficiente cuando hay un alto nivel de stock – out.  Dificultad de mantenimiento del sistema y falta de flexibilidad.

 Posición Aleatoria:  Reducción del espacio necesario (entre un 20 y un 25%)  Con sistemas automatizados se consigue un alto rendimiento del almacén (Optimización de rutas de recogida)  Mayor flexibilidad y facilidad de mantenimiento  Muy recomendable en sistemas automatizados y poco eficientes en sistemas manuales salvo en almacenes pequeños.

4.

LAY-OUT Y DISTRIBUCIÓN DE PLANTAS

El concepto de Lay-Out, alude a la disposición física de las diferentes áreas dentro del almacén, así como a la de los elementos constitutivos insertos en los mismos. Constituye, sin duda alguna, la parte técnica más delicada en el diseño de un almacén, ya que el Lay-Out condiciona de forma permanente el funcionamiento del mismo.

En este sentido, vamos a referirnos fundamentalmente a la definición de las diferentes áreas que componen un almacén, así como su interrelación, eludiendo en lo posible entrar en excesivos detalles técnicos relacionados con su diseño ya que por su naturaleza queda fuera del contexto de esta publicación.

En primer lugar, en todo almacén hemos de distinguir necesariamente las siguientes áreas de trabajo:     

Áreas de Almacenaje Áreas de manipulación del producto Áreas de carga y descarga de vehículos. Áreas de servicios internos Áreas de servicios externos

Hemos de tener en cuenta, que cada una de las referidas áreas tiene un carácter específico, estando a su vez condicionadas por una serie de limitaciones constructivas, tales como; vías de acceso, altura de cerchas de la nave, vigas, etc., así como por condicionantes ambientales tales como; refrigeración, cámaras isotérmicas o bien por normas de seguridad e higiene de trabajo, regulación contra incendios, todo ello dependiendo de la naturaleza de los productos a manipular, así como de las reglamentaciones municipales correspondientes. a) ÁREAS DE ALMACENAJE Esta área representa el espacio físico ocupado por las mercancías almacenadas, así como por la infraestructura de estanterías o cualquier otro medio de almacenamiento empleado.

En general, los metros cuadrados y cúbicos ocupados por esta área, dependerá fundamentalmente de los siguientes factores:

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 Técnicas de almacenamiento empleadas, por ejemplo, Estanterías fijas.  Niveles de ubicación utilizados (alturas)  Dimensiones de los pasillos y corredores requeridos en función de las técnicas de almacenamiento empleada.

Por su naturaleza, es la parte más costosa del almacén, ya que contiene la mayor parte de los recursos de capital empleados en el mismo.

El plano definitivo de los diferentes módulos de almacenaje, se deberá efectuar con el concurso del propio fabricante (Estanteros), ya que en definitiva ellos son los responsables del montaje de las mismas.

En general, los lineales de estanterías, se recomiendan que no excedan de más de 30 metros para permitir accesos a través de pasillos transversales, cuya anchura normal es de 4 metros.

A este respecto, hay siempre que tener en cuenta la reglamentación vigente contra incendios, ya que suelen imponer la necesidad de un determinado número de corredores en función de los metros cuadrados del almacén. b) ÁREAS DE MANIPULACIÓN DEL PRODUCTO Esta área representa el espacio reservado para la clasificación y preparación de pedidos (una vez efectuada su recogida), empaquetado, etiquetado, plastificación en su caso, así como la necesidad de cualquiera de otros equipos adicionales tales como control de pesaje, retractilado de pallets, etc. Su diseño obviamente está en función del proceso establecido. c) ÁREAS DE CARGA Y DESCARGA Estas áreas están íntimamente ligadas al diseño de los muelles que constituyen uno de los elementos más esenciales para un buen funcionamiento de la instalación. Téngase en cuenta, que los muelles con frecuencia representan uno de los elementos limitativos de la capacidad operativa del almacén (input/output de productos) por lo cual conviene diseñarlos con la suficiente holgura y flexibilidad posible para evitar situaciones de extrangulamiento en el proceso (colas).

Las características constructivas de los muelles, dependerá del tipo de vehículos a emplear, así por ejemplo no es lo mismo la utilización de flota liguera, tipo furgoneta de carga manual, que la utilización de vehículos de gran tonelaje tipo traillers con carga paletizada, en cuyo caso sería conveniente la utilización de muelles basculantes

empotrados en el subsuelo, lo que obliga necesariamente a una desnivelación del terreno, con espacio suficiente para efectuar las maniobras de atraque de vehículos. Con frecuencia los muelles están dotados de “abrigos” tipo fuelle, para facilitar la carga o descarga de la mercancía en condiciones climáticas adversas.

Las áreas de carga y descarga, deberán ser lo suficientemente amplias para conseguir un trabajo fluido en los procesos de expedición, evitando la congestión de productos que se traduciría inexorablemente en retrasos en el reparto.

Por último, conviene mencionar que la necesidad de acelerar al máximo los diferentes procesos expeditivos, (debido a su influencia en el tiempo de servicio), ha motivado el desarrollo de una tecnología específica para conseguir una carga rápida de camiones, que van desde los sistemas más simples de “carga lateral”, hasta los sistemas más sofisticados de carga/descarga automática de vehículos basados en una preparación previa de la carga en unas plataformas especiales, que introducen la mercancía en el vehículo de una sola vez por tracción mecánica o neumática, lo que supone pasar de un tiempo promedio de 30 minutos en sistemas convencionales a un tiempo record de 4-5 minutos. Obviamente estos sistemas debido a lo costoso de su instalación sólo están justificados en casos muy concretos.

De todo ello, se deduce la importancia creciente que cada día están teniendo las referidas áreas de carga y descarga dentro del almacén. d) ÁREAS DE SERVICIOS Hemos de distinguir entre servicios internos, tales como Oficinas del Almacén, archivo, zona para cargas de baterías, lavado, botiquín, etc., de los llamados servicios externos tales como equipos de fuel-oil, parking de vehículos, puestos de vigilancia, etc.

Determinados servicios tales como Oficinas y archivos, a ser posible, deberían estar instalados en un segundo nivel, “voladizos”, para evitar consumo de espacio físico de la planta que preferiblemente deberá utilizarse para las otras áreas mencionadas.

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