Costo oculto de planificación estática

LOS COSTOS OCULTOS DE LA PLANEACIÓN FINANCIERA ESTÁTICA Los costos de oportunidad del procesos obsoletos de planeación financiera son reales y están creciendo

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INTRODUCCIÓN Mientras los CFOs actualmente se mueven de llevar la contabilidad hacia convertirse en líderes del desempeño empresarial, se descubren rápidamente las oportunidades perdidas por los procesos de planeación financiera estáticos. Los CFOs que fallan en guiar a sus empresas con un proceso activo de planeación financiera ven impactos negativos en la habilidad de sus organizaciones para capturar crecimiento y rentabilidad.

La dependencia en hojas de cálculo y aplicaciones tradicionales y obsoletos “condenan” a la empresa a la planeación financiera estática. Estos ambientes obsoletos de planeación son inflexibles y frágiles, limitan la colaboración y fallan en generar descubrimientos y guiar el la toma de decisiones. Frecuentemente los CFOs ni siquiera se dan cuenta que tan manuales son los procesos de recopilación y consolidación de información,

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Comunicación vía correo electrónico repetitiva y en gran escala y creación complicada de reportes desgastan los recursos de finanzas, enfocando parte importante del equipo en tareas de bajo valor. Mientras que mercados, ingresos y costos se mueven constantemente, la planeación financiera y el reporteo estáticos frenan la toma de decisiones ya que los líderes no confían en los números o bien no tienen a tiempo los reportes de descubrimientos que requieren.

¿CÓMO CARACTERIZARÍA A SU EMPRESA EN TÉRMINOS DE CUÁN EXITOSO ES EN INNOVACIÓN?

Nada Exitoso No tan Exitoso

24%

Las oportunidades de crecimiento de un ambiente altamente competitivo y globalizado son cada vez más retadoras. Solamente 16% de una encuesta reciente a CFOs calificaron sus esfuerzos de innovación como altamente exitosos. La tasa de éxito es baja ya que llevar a los procesos, personal e información en la misma dirección puede ser complicado. Para crear valor en todas las áreas de la organización – ventas, marketing, operaciones y RRHH – todos deben estar comprometidos con finanzas en el proceso de planeación financiera.

7% No estoy seguro

3% Altamente Exitoso

16%

Mas o menos Exitoso

50%

Recurso:The Finance Function’s Role in Managing Innovation, CFO Research

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Un enfoque de hojas de cálculo aisladas deja a los empleados en la oscuridad e inclusive a la planeación del negocio fuera de la vista. Los “stakeholders” desconocen donde están quedando atrás, y no pueden admistrar lo que no pueden ver. Mientras que la planeación financiera estática funciona en agendas estrictas (por ejemplo, mensualmente), las operaciones del negocio son increíblemente fluidas. Ningún líder de negocio debería ser forzado a esperar hasta el reporte de fin de mes para tomar una decisión. La inhabilidad de Finanzas para proveer entendimiento frecuentemente debilita la toma de buenas decisiones a través de la organización.

Sin embargo, organizaciones visionarias están abriendo los ojos a formas más eficnentes y efectivas de planear – planeación activa. Compañías que adoptan un proceso de planeación activa están mejor preparadas para el cambio, pueden identificar y ganar en oportunidades de crecimiento, y pueden operar más eficientemente. La planeación activa es colaborativa – así puedes planear como equipo. Es comprensiva con planes totalmente ligados alimentados por descubrimientos de usuarios e información.

Finalmente, es contínua – así puedes rápidamente adaptarte al cambio. En lugar de aplicaciones complejas y hordas de hojas de cálculo a través de la empresa, estos se apalancan en soluciones de planeación en la nube. Soluciones de Administración del Desempeño Empresarial (EPM por sus siglas en inglés) que integran la planeación financiera con fuentes de ERP, CR, RRHH y sistemas de nóminas para información transaccional ofrecen una única versión de la realidad para fomentar una cultura de planeación basada en confianza e información en tiempo real.

Ese eBook incluye: Los costos de oportunidad y desafíos de la planeación estática recientemente han sido tan grandes que empresas están buscando alternativas para sistemas obsoletos y hojas de cálculo.

Como la planeación estática puede dañar a tu empresa in el corto plazo – al atar desordenadamente recursos y dañar la credibilidad con errores – que en respuesta frenan objetivos a largo plazo de crecimiento y producitividad; Porqué la falta de colaboración entre Finazas y los “business stakeholders” afectan el cambio hacia planeación basada en resultados y toma de decisiones, y condena a los equipos de financieros a apoyar decisiones reactivas o vicerales; Como un enfoque de planeación dínamica puede desatar el potencial real del equipo financiero, ensanchar a la organización y comprometer a todos los involucrados en una cultura de planeación.

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EL LENTO E INEFICIENTE PROCESO DE PLANEACIÓN VÍA LA PLANEACIÓN ESTÁTICA Se requieren en promedio 77 días para completar el presupuesto anual – de acuerdo con la encuesta de la Asociación de Profesionales Financieros – un tiempo inaceptable que es frecuentemente causado por procesos de planeación estáticos.

No obstante este proceso largo e improductivo, todavía existe una dependencia inmensa en hojas de cálculo para planeación. Las aplicaciones de planeación obsoletas son tan limitadas que los planeadores eventualmente regresan al las hojas de cálculo. De hecho, 7 de cada 10 (71%) empresas dependen de hojas de cálculo para obtener datos a través de la mayor parte de la empresa, de acuerdo con la FSN Publishing’s 2017 The Future of Financial Reporting survey.

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En muchas organizaciones, el proceso de planeación involucra la distribución manual de hojas de cálculo, normalment por correo electrónico, hacia varios líderes departamentales, haciéndoles completar y devolver información relevante. Esto es una receta para el desastre, al no existir un control de las versiones, errores son fácilmente introducidos, y mucho re-ingreso y masajeo de información es requerido.

“Tienes profesionales financieros altamente calificados que gastan 80% de su tiempo recopilando, validando, conciliando y dando formato a datos”, dijo Maneesh Chhabra, Director, Value Engineering and Enterprise Marketing, Adaptive Insights, a recognized leader in cloud EPM. “Puede tomar a las organizaciones semanas para armar reportes del período y de variaciones o realizar “forcasts” y es demasiado tiempo. La información no es como el vino bueno, no mejora con la edad”.

Las hojas de cálculo no están diseñadas como herramientas colaborativas, dejando a muchas empresas con “islas” de “planeación”, de acuerdo con Sean Rollings, VP, Product Marketing, Adaptive Insights. “Todos están realizando las cosas de su propia forma, usando a las hojas de cálculo como mitigador de la ansiedad en ausencia de herramientas de planeación colaborativas de fácil utilización.”

“TIENES PROFESIONALES FINANCIEROS ALTAMENTE CALIFICADOS QUE GASTAN 80% DE SU TIEMPO RECOPILANDO, VALIDANDO, CONCILIANDO Y DANDO FORMATO A DATOS” — Maneesh Chhabra, Director, Value Engineering and Enterprise Marketing, Adaptive Insights

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COMO LA PLANEACION ESTÁTICA IMPIDE EL PROGRESO La planeación estática puede afectar la habilidad de una empresa para cumplir objetivos de corto plazo a la vez que impedir el avance hacia el logro de metas estratégicas de largo plazo.

La planeación estática consume recursos con tareas que no agregan valor, que normalmente hacen lentos los procesos básicos para armar un plan mensual, trimestral o anual. La planeación financiera debe ser estratégica, pero muchos la perciben como un trabajo aburrido. Enfrentémoslo, pocos financieros comenzando en la profesión disfrutarían del rol de “recopilador de datos y armador de hojas de cálculo”

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“En el corto plazo, la planeación estática compromete capacidad del área de Planeación Financiera y otras áreas operativas, Rollings dijo. “Ellos no están trabajando en planear colaborativamente y desarrollando análisis estratégico para mejorar a la empresa, y ese no es un buen lugar para un planeador o analista.”

Adicionalmente, Rollings destaca que muchas empresas se apresuran en cumplir “deadlines” sin el análisis y control de calidad requeridos. El reto es que toma tanto tiempo el planear, que cuando comienzan los retrasos, hay la tendencia de correr para completar el reporte antes de fin de período, lo que incrmenta los riesgos de errores y puede comprometer calidad y limitar el valor estratégico de la organización.

La planeación estática puede afectar rápidamente el valor del accionista. “Si no tienes información precisa y accionable sobre las ventas, entonces no tienes control sobre tus inventarios”, dije Sanjay Sehgal, Principal en KPMG LLP. Eso coloca a la empresa en una ceguera inmediata - o bien se tienen inventarios muy altos que atan innecesariamente capital o bien pierden ventas por falta de producto.

Cuando tienes la visión global del daño que la planeación estática puede ocasionar a una organización, la película se ve todavía más inhóspita. La planeación estática deja a las empresas incapaces de adaptarse a cambios en el mercado y demanda del consumidor, dejándolas atrás de competidores más ágiles.

De acuerdo con KPMG’s Planning, Budgets & Forecasting: An Eye on the Future report, 62% de los encuestados estuvieron de acuerdo que los presupuestos son simplemente una “foto en el tiempo” y no reflejan lo que está pasando externamente en el mercado.

Adicionalmente, 56% reconocen que en algún punto del año, el presupuesto deja de ser relevante.

“El desarrollo de productos toma entre uno y dos años, y la planeación estática impide tomar decisiones a cerca del futuro”, dijo Sehgal.

La inhabilidad de adaptarse al cambio hace prácticamente imposible mover al negocio hacia delante o entrar a nuevos mercados ágilmente. “Cuando tu proceso de planeación es lento, The inability to adapt to change makes it nearly impossible to move the business forward or enter a new market with agility. “When your planning process is rigid, you can’t pivot or shift gears to respond to a competitor or capitalize on a new area of activity,” Rollings said. “Because the planning process is slow, deprimido y reactivo, los líderes de negocio se enteran tarde si han gastado de más o están perdiendo participación de mercado.”

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LOS PELIGROS DE LAS DECISIONES BASADAS EN EL INSTINTO Al fallar en proveer información completa, correcta y en tiempo, los profesionales financieros están forzando a los ejecutivos a depender en sus instintos para tomar decisiones críticas de negocio. Mientras que el conocimiento de la industria y de la empresa son elementos cruciales de la planeación hacia el futuro, depender únicamente en instintos para tomar decisiones no es un efoque sustentable.

“Cuando la gente pierde fe en los datos y la planeación y el reporteo no son a tiempo y relevantes, hay una tendencia a desacreditar todo y tomar decisiones por instinto”, Chhabra dijo.

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“Un enfoque de hojas de cálculo no es una forma colaborativa de compartir información”, dice Brian Kalish, Principal and Founder, Kalish Consulting. “No pueden usarse para compartir conocimiento que lleve a lideres a mejores decisiones más rápidas, y más inteligentes.”

A spreadsheet-based approach is not a collaborative way of sharing information,” said Brian Kalish, Principal and Founder, Kalish Consulting. “They can’t be used to share knowledge that ultimately leads to better, faster, smarter decisions.”

Cundo los directore de área dudan del valor de la información y del proceso, serán cautelosos a comprometerso totalmente, y el equio de finanzas acabará llevando todo el proceso de planeación por si solo. Este es una forma pobre de llevar un negocio, notan los expertos. “ “Si tienes un ejercicio estrictamente guiado por finanzas, hay un costo real de oportunidad, al no contar con un tendencias emergentes que están seis meses a un año adelante, debido a que finanzas no opera las unidades de negocio,” Sehgal de KPMG comenta.

Los participante de la encuesta de KPMG concuerdan rotundamente, el 77% están de acuerdo que planeación, presupuestos y forecasting deben llevarse en conjunto entre las líneas de negocio y finanzas, considerando riesgos de toda la empresa. Cuando los líderes de negocio usan sus instintos, en lugar de los datos, para tomar sus decisiones, se hace difícil para finanzas el cumplir su mandatos de actuar como socio estratégico.

Sin la compra y colaboración de líderes de negocio, la toma de decisiones es reactiva y hay una tendencia de sobre ajustarse cuando el desempeño cae por debajo del plan, lo que no es una forma inteligente de operar. “Sin información oportuna y descubrimientos granulares del desempeño del negocio, acabas utilizando herramientas sin filo para hacer los cambios, en vez de ajustes quirúrgicos al negocio con la precisión de un escalpelo”, dijo Chhabra.

Por lo tanto, no es sorpresa que la mayoría de los CFOs sientan que a su equipo les falta tiempo y entendimiento para comprometerse y colaborar efectivamente con los “stakeholders” del negocio. En otras palabra, la planeación estática mantiene a finanzas táctico.

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CONCLUSIÓN: EL FUTURO DE LA PLANEACIÓN ES ACTIVO Áreas de Finanzas progresistas están reconociendo que la planeación estática no sobrevivirá en un ambiente de tiempo real y centrado en información. Los días de construir hojas de cálculo para hacer un forecast de la trayectoria del negocio – solo para desecharla en el siguiente ciclo de planeación – están desapareciendo rápidamente, por lo menos en empresas que quieren permanecer competitivas.

Un nuevo modelo de planeación activa está emergiendo, centrado en herramientas en la nube, para crear rápidamente modelos confiables, reducir errores, impulsar colaborar, y guiar hacia mejor toma de decisiones.

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Como resultado los “stakeholders” están ganando mayor confianza en la información al estar más involucrados in el proceso de planeación y pueden dar seguimiento al desempeño del plan en tiempo real.

Organizaciones de Finanzas líderes están usando la planeación activa para: Liberar el tiempo y capacidad de Finanzas de tareas de bajo valor agregado para recolección de datos, validación y formateo.

Mejorar la precisión e integridad de la información, planes y reportes de finanzas y contabilidad Acelerar los ciclos de tiempo de procesos críticos de finanzas como cierre contable, reporteo operacional, planeación y simulaciones.

Mejorar la colaboración con “stakeholders”. Concretamente, estás organizaciones de finanzas ahora guían con entendimiento las decisiones del negocio y el proceso elevando el rol de finanzas hacia uno más estratégico.

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La planeación activa requiere de un cambio cultural, dicen los expertos, pero las recompensas hacen que valga la pena el esfuerzo. “Puede ser complicado llevar a la genta de la zona de confort de sus hojas de cálculo hacia una solución colaborativa basada en la nube, pero el cambio debe ser impulsado desde arriba” Kalish dijo.

La llave a la transición exitosa hacia un sistema de planeación financiera activo es un esmerado proceso de administración del cambio, donde las partes comprenden el valor de herramientas centralizadas de planeación y cómo pueden contribuir. “Todos toman la propiedad y conocen como se espera que agreguen valor,” Rollings de Adaptive Insights dijo. “La habilidad de realizar planeación y analítica innovadora así como medición del desempeño comprometerá a más gente – incluyendo ventas, marketing, operaciones y RRHH – in el proceso de planear, quitando los modelos estáticos del pasado.”

La ganancia verdadera del la planeación activa se entiende cuando todos están trabajando en conjunto en un plan continuamente actualizado que incorpora información fresca, valiosa y confiable.

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