5
MODEldocumenten 5.1 Afsprakennota tussen koepel & afdelingen
De koepel kan als vzw best een aantal afspraken maken met de afdelingen om hun samenwerking te regelen. De koepel verwijst dan ook best in haar vzw-statuten naar deze ‘afsprakennota of intern reglement’ als leidraad voor de relatie met haar afdelingen. Hoewel dergelijke afsprakennota juridisch niet echt waarde heeft kan het er wel voor zorgen dat er in de toekomst geen juridische of andere problemen opduiken. Transparante informatie voor de plaatselijke bestuursvrijwilligers is belangrijk, zodat iedereen weet wat de wederzijdse engagementen en afspraken zijn. Je voorziet ook best dat bij het aantreden van een nieuwe bestuursploeg in de afdeling, de ooit ondertekende afsprakennota niet verloren raakt of onder het stof belandt. Ofwel bezorg je nieuwe lokale bestuurders een info-map die o.a. deze afsprakennota of huishoudelijk regelement bevat. Ofwel laat je nieuwe lokale bestuurders (of de voorzitter) deze afsprakennota ondertekenen bij de start van hun mandaat. Er bestaan geen vaste regels over wat al dan niet in zo’n afsprakennota dient opgenomen te worden. We geven je bij wijze van voorbeeld een model mee, dat je uiteraard kan aanpassen aan de specifieke situatie van je organisatie.
Het model op de volgende pagina is bruikbaar voor afdelingen die een feitelijke vereniging zijn. Is de afdeling een vzw dan kunnen zowel de koepel als de afdeling-vzw verwijzen naar een afsprakennota in hun intern reglement (de modelnota hieronder moet dan ook aangepast worden).
38
