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PLAN DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA PARA EL IDIGER

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Alcaldía de Bogotá D.C. Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático -IDIGER Equipo de Comunicaciones Resolución 647 de 2019


ÍNDICE Pág 5 ---------Pág 9 ---------Pág 11 ---------Pág 12 ---------Pág 15 ---------Pág 16 ---------Pág 19 ---------Pág 21 ---------Pág 23 ---------Pág 24 ---------Pág 40 ---------Pág 41 ----------

Introducción Objetivos Metodología Públicos Objetivos Propuesta de Plan de Comunicación para el IDIGER Políticas de Comunicaciones Comunicación Mensaje Capacidad Institucional y Actividades Principios de los mensajes emitidos por el IDIGER Conclusiones Oportunidades

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Plantear la comunicación como una herramienta fundamental en los procesos de toda organización es clave en la construcción y consolidación de los diferentes mensajes y campañas. Los procesos de comunicación de las entidades son un aliado estratégico para medir el éxito y el impacto que se tiene en el imaginario colectivo de la ciudad. El Plan de Comunicación Corporativa es un documento breve pero muy condensado, basado en la investigación y enfocado hacia un manejo adecuado de las comunicaciones. Se plantea como la brújula que indicará la mejor ruta para la entidad y asegurar la coherencia en el mensaje social del IDIGER. Contar con un Plan de Comunicación Corporativa le permitirá a la entidad una comunicación efectiva y se convertirá en una herramienta fundamental en los procesos institucionales. Palabras claves: Plan de Comunicación, comunicación institucional, mensaje, gestión de riesgos, IDIGER, herramienta, institución, entidad.

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Introducción De acuerdo con la página web de la Secretaría de Planeación de Bogotá, “El Plan Distrital de Desarrollo de Bogotá tiene por objetivo propiciar el desarrollo pleno del potencial de los habitantes de la ciudad, para alcanzar la felicidad de todos en su condición de individuos, miembros de una familia y la sociedad”. La importancia de un Plan de Comunicación Corporativa para asegurar la coherencia en el mensaje social del IDIGER, así como proponer las herramientas prácticas es la planificación y elaboración de una estrategia de comunicación y sus diferentes canales para visibilizar la gestión pública. Este documento aportará a la entidad, principalmente, una propuesta para cumplir con los requerimientos de la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la Información Pública Nacional y trazar de esta manera una ruta sobre la comunicación interna, externa y digital. Un Plan de Comunicación tiene como objetivo “Ofrecer a todos los elegidos y servidores públicos una herramienta que permita identificar y realizar de manera pertinente las diferentes tareas necesarias para visibilizar la gestión pública”. (Eugénie & Angie, 2016, p.4)

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El Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER Según el Acuerdo 546 de 2013 por el cual se transforma el Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias (SDPAE), en el Sistema Distrital de Gestión de Riesgo y Cambio Climático (SDGR-CC), “El Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, en siglas IDIGER, es un establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretaría Distrital de Ambiente”. (Acuerdo 546 de 2013. ARTÍCULO 8). Su misión es la siguiente: “Ejecutamos, orientamos y coordinamos acciones para la reducción del riesgo de desastres, el manejo de emergencias y la adaptación al cambio climático, contribuyendo al desarrollo sostenible de la ciudad y a la protección y mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes”. (IDIGER, 2017). Asimismo, tiene como visión: “En el 2020 somos reconocidos por el impacto positivo que nuestra capacidad técnica, ejecutora y comunicación asertiva tienen en el desarrollo de Bogotá y en la apropiación de la ayuda mutua y solidaria entre sus habitantes”. El IDIGER busca brindar a todos los ciudadanos de Bogotá una serie de servicios y productos en materia de gestión del riesgo y adaptación al cambio climático. Igualmente, promueve la protección del ambiente, a través del cumplimiento de estándares y normas, bajo criterios de eficiencia, eficacia y efectividad.

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La comunicación en la gestión del riesgo

La Ley 1523 de 2012 , por la cual se adopta la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones, tiene entre sus objetivos la comunicación del riesgo a las entidades públicas y privadas y a la población, convirtiendo esta información en un fin público, de percepción, de toma de conciencia. Según el Sistema de Información para la Gestión del Riesgo y el Cambio Climático – SIRE, en Bogotá se atienden aproximadamente 40.000 emergencias que se coordinan por año en la capital, lo cual representa un gran reto para una organización como el IDIGER ante el compromiso de contribuir a la seguridad, el bienestar y la calidad de vida de las personas. La ciudad cuenta con la Estrategia Distrital para la Respuesta a Emergencias, que tiene como objetivo optimizar la organización y coordinación interinstitucional para la ejecución de los servicios de respuesta a emergencias y es el instrumento que orienta la actuación de más de 60 entidades, instituciones y organizaciones a través de 17 servicios y seis funciones de respuesta a emergencias. Los objetivos específicos de la Estrategia Distrital para la Respuesta a Emergencias son proteger la vida, reducir el sufrimiento y satisfacer las necesidades básicas para la supervivencia, evitar mayores daños y pérdidas sociales, económicas y ecológicas. También, mantener la funcionalidad del Distrito Capital y facilitar la continuidad de las actividades económicas y sociales, facilitar la pronta restitución de los servicios afectados, mantener la gobernabilidad en situaciones de emergencia y mejorar la preparación en cada uno de los servicios de respuesta a emergencias y funciones de soporte.

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1.1. La Comunicación en la gestión del riesgo

EVENTO

DAÑO

PÉRDIDA

CRÍSIS SOCIAL

SERVICIOS DE RESPUESTA

INFORMACIÓN PÚBLICA

INFORMAR CAUSAS

EFECTOS

ACCIONES ADELANTADAS

RECOMENDACIONES

CRITERIOS

PRECISIÓN

PERTINENCIA

TRANSPARENCIA

La comunicación pública y la relación con los medios de comunicación se han convertido en elementos esenciales en la gestión eficiente de la emergencia, debiéndose informar las acciones oportunamente para evitar la desinformación y generar confianza en la comunidad, utilizando un lenguaje claro, eficiente y veraz.

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1. Objetivos

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1.1. Objetivo General

1.2. Objetivo Específicos

1.1. Objetivo General Proponer un Plan de Comunicación Corporativa susceptible de ser aplicado al Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER.

1.2. Objetivo Específicos • Destacar la importancia de un Plan de Comunicación para asegurar la coherencia en el mensaje social de una institución, en este caso, del IDIGER. • Describir las herramientas que fomenten una información confiable, inmediata y veraz por parte de una entidad pública, en este caso, el IDIGER. • Establecer el tipo de relación que debe mantener la institución con los medios de comunicación.

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2. Metodología El Plan de Comunicación Corporativa se formula en el marco del gobierno de la administración “Bogotá Mejor para Todos” y tiene como propósito presentar las herramientas comunicativas del IDIGER para fortalecer y posicionar la gestión del riesgo y adaptación al cambio climático en la ciudad, mantener una imagen favorable y al mismo tiempo, un mensaje coherente. La propuesta del Plan de Comunicación Corporativa proyecta integrar todas las herramientas y canales con los que cuenta la entidad para lograr resaltar el mensaje y el éxito de la comunicación en la opinión pública. Con este documento se perseguirá la integración de todos los elementos, proyectándolos para lograr el éxito de la comunicación institucional, y conformando la columna vertebral que estructura todos los mensajes y acciones. De la misma manera, propondrá las herramientas prácticas y metodológicas de planificación, elaboración, realización y seguimiento para una comunicación asertiva. De acuerdo con el Marco de Actuación, Estrategia Distrital para la Respuesta a Emergencias de Bogotá y según la función de respuesta de Información Pública, se debe emitir información veraz. Las acciones deben ser adelantadas al público, y debe formular recomendaciones durante una emergencia, siempre bajo criterios de precisión, pertinencia y transparencia. 11


3. Públicos Objetivos

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3.1.

Público Externo - Interno En la Tabla 1 observamos las actividades comunicacionales asociadas a cada tipo de los públicos objetivos identificados por la experiencia y el trabajo realizado en la y por la entidad durante los últimos años; quienes reciben y solicitan información regularmente son: ciudadanía, Medios de Comunicación, Academia, Entes de Control y Público Interno.

PÚBLICO OBJETIVO

ACTIVIDADES

Ciudadanía: habitantes de la ciudad de Bogotá y organizaciones comunitarias que necesiten información pública relacionada con la gestión de riesgos acorde a la competencia del IDIGER.

IDIGER cuenta con diferentes canales de comunicación: página web, puntos de atención al ciudadano, feria de servicios, redes sociales, reuniones, correo electrónico, entre otros.

Medios de Comunicación: medios de comunicación masiva (radio, prensa, televisión, internet), medios de comunicación alternativa, digitales y medios de comunicación comunitaria.

Boletines de prensa. Comunicados de prensa. Ruedas de prensa. Entrevistas a medios de comunicación. Redes sociales (Twitter - Facebook Instagram, Youtube, página web, entre otros).

Academia: colegios y facultades de universidades en diferentes disciplinas que requieran información relacionada con la misión de la entidad.

Seminarios. Cursos. Encuentros. Entrevistas. Entrega de información solicitada por diferentes actores académicos.

Entes de Control: todas las entidades a nivel distrital y nacional que requieran información sobre el que hacer del IDIGER.

Entrega de información oportuna previa a requerimiento oficial por parte de los entes de control dentro de los términos de ley.

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PÚBLICO OBJETIVO

ACTIVIDADES

Clientes Internos: para los funcionarios y contratistas que trabajen en la entidad y que requieran información de carácter institucional (plan de capacitación, bienestar, proyectos, cotidianidad institucional, campañas) para el cumplimiento de sus actividades.

• Resultados de estudios • Presentaciones • Documentos oficiales • Boletines semanales • Correos institucionales • Piezas gráficas

Tabla 1. Fuente: Elaboración propia.

La ciudadanía es nuestro principal público objetivo, el más amplio y al cual van dirigidas todas las campañas y la mayor cantidad de acciones de la entidad, porque de este grupo también forman parte los Medios de Comunicación, la Academia, los Entes de Control y el Público Interno. He ahí la importancia de contar con una comunicación eficaz dirigida a una batería de canales de comunicación pertinentes para lograr posicionar el mensaje.

Medios de Comunicación

Ciudadanía

ACTIVIDADES

Entes de Control

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Academia

Clientes Internos


4. Propuesta de Plan de Comunicación para el IDIGER En la Figura 1 se observa la propuesta del Plan de Comunicación Corporativa para el IDIGER para lograr una comunicación efectiva y exponer como puede convertirse en una herramienta fundamental en los procesos institucionales. Es un resumen gráfico de lo expuesto anteriormente, donde se busca mostrar de una manera más sencilla los diferentes conceptos y componentes que se van a desarrollar.

Comunicación Efectiva Plan de Comunicación Corporativa Oportunidad de plantear la comunicación como una herramienta fundamental en los procesos misionales y estratégicos.

Objetivo

Propósito

Proponer un Plan de Comunicación susceptible de ser aplicado al Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático (IDIGER).

Presentar herramientas comunicativas del IDIGER para fortalecer y posicionar la gestión del riesgo y adaptación al cambio climático.

Públicos Objetivos Ciudadanía, Medios de Comunicación, Academia, Entes de Control y Público Interno.

¿Por qué contar con un Plan de Comunicación?

Tipos de Comunicación

Principios

Comunicación interna Ambiental Corporativa Comunicación Externa

Claridad Sencillez Brevedad Transparencia

Análisis DAFO Conclusiones

Figura 1. Comunicación Efectiva. Fuente: Elaboración propia.

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5. PolĂ­ticas de Comunicaciones

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5. Políticas de Comunicaciones

¿Por qué contar con una Política de Comunicaciones? Contar con una política de comunicaciones significa que las personas vinculadas a la entidad encontrarán un sustento ético, lo que repercutirá en la confianza, gestión y calidad de los productos o servicios que realizan.

PRE

NSA

Las políticas del IDIGER van acorde con la misión y la visión de la entidad con el fin de promover las acciones de carácter interno y externo, con el objetivo de:

Velar por el adecuado uso, manejo y aplicación del Manual de Imagen Corporativa del IDIGER adoptado mediante la Resolución 235 de 2016, para la implementación adecuada del logo, formatos institucionales y demás componentes comunicativos a fin de potenciar la adecuada proyección de la imagen institucional.

Propender por optimizar el clima organizacional de la entidad. Garantizar que todos los servidores del IDIGER reciban información oportuna, clara y veraz a través de los canales de comunicación interna facilitando el entendimiento de los procesos para fortalecer la imagen institucional y el sentido de pertenencia.

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5. Políticas de Comunicaciones

Suministrar a los diferentes medios de comunicación masiva información oportuna y veraz reconociendo al IDIGER como una fuente confiable y de primera mano. Procurar que los temas institucionales siempre sean abordados por el Director General de la entidad y/o voceros autorizados en caso de que se requiera. Proveer a los medios de comunicación de material de apoyo que soliciten previamente. Reconocer como cuentas oficiales en redes sociales las siguientes: Twitter, Facebook, Instagram y Canal YouTube, que serán administrados únicamente por el profesional del Equipo de Comunicaciones autorizado por el Director. Toda la información de las redes sociales debe contener información oficial, debe ser de carácter público, de interés general y debe ser validada en su contenido y redacción antes de ser socializada públicamente.

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6. Comunicación Existen distintas formas de clasificar la información y la comunicación. Del trabajo realizado durante los últimos años por el Equipo de Comunicaciones del IDIGER y la experiencia obtenida, de acuerdo al origen de la información, se puede concluir que esta se divide en:

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6. Comunicación

Comunicar es persuadir y persuadir es buscar que la comunicación se convierta en una herramienta de gestión orientada a lograr los objetivos estratégicos de la entidad

Tipos de emisor y de comunicación Vertical descendente

Vertical ascendente

Es la información que fluye desde los rangos superiores del Instituto (Director General) a sus colaboradores.

Los colaboradores tienen la posibilidad de expresarse y comunicarse con sus superiores.

Ejemplo: circulares, resoluciones.

Ejemplo: encuestas, reuniones, mesas de trabajo.

La comunicación es una herramienta de trabajo importante con la cual los individuos pueden entender su papel y se pueden desempeñar de acuerdo con él y puede dividirse en:

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Formal o institucional

Informal

*Comunicación Informativa

Aquella que se realiza mediante comunicados u otras herramientas oficiales y que contiene un mensaje supervisado por la jerarquía de la entidad.

Establecida entre los colaboradores del equipo IDIGER.

A través de esta comunicación, se define la manera de informar alguna situación a una o más personas para que tengan noción sobre un tema o noticia explícita de manera que estén informados sobre un suceso. Consolidar una información amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos, sobre los objetivos y los resultados de la entidad.


7. Mensaje Para construir el mensaje se debe identificar previamente el público al cual estará dirigido para determinar el tono y modo en el que debe proyectarse, sin dejar de lado que aunque esté compuesto por varios elementos debe ser claro. El mensaje del IDIGER es la expresión donde se ve reflejada la entidad; su historia, sus valores, ideales y proyectos. Es decir, su identidad, resaltando valores agregados y buscando generar un impacto en la sociedad bogotana.

Discursos

Comunicación no verbal Temas

Mensaje

Tono

Apariencia física Los contenidos de los documentos de interés informativo, educativo y publicitario son responsabilidad de sus autores en términos de fondo y experticia temática, la información debe estar completa y validada por el responsable del área; todos deberán ceñirse al Manual de Imagen de la entidad para mantener la identidad visual. De igual manera, los mensajes de carácter interno deben dar respuesta al Modelo integrado de Planeación y Gestión - MIPG institucional, relacionada con la misión y visión de IDIGER, promoviendo un sentido de pertenencia por parte de los servidores de la entidad con el fin de que se mantengan informados de manera permanente sobre el que hacer institucional.

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7.1.

Lenguaje El lenguaje utilizado en las comunicaciones institucionales del IDIGER deberá promover y actuar bajo los principios éticos y valores institucionales. Cada audiencia tiene sus prioridades, su forma de entender y de recibir el mensaje, siempre se tendrá en cuenta el lenguaje al momento de transmitir las ideas para lograr eficacia y eficiencia. Cada audiencia tiene sus prioridades, su forma de entender y de recibir el mensaje, siempre se tendrá en cuenta al momento de escoger el lenguaje para transmitir las ideas con eficacia. Los aspectos a difundir por parte de la entidad se encuentran principalmente en tres escenarios: respuesta institucional a emergencias, trabajo con la comunidad y actividades institucionales. Todo ello relacionado en cada caso con la intención que debe tener el mensaje en cada contexto mencionado anteriormente, los canales recomendados para trasmitir y posicionar los conceptos yfinalmente el responsable. ASPECTOS A DIFUNDIR

Acciones de respuesta institucionales para la comunidad ante eventos de emergencia

Intervenciones del IDIGER en la comunidad en cumplimiento del Plan de Desarrollo 2016-2020

Actividades institucionales (reuniones con el Director, avances de acuerdos institucionales, bienestar, fechas importantes, jornadas pedagógicas, socialización de imagen corporativa y de fortalecimiento institucional)

INTENCIÓN DEL MENSAJE Eventos relacionados con fenómenos naturales que afecten a la comunidad y que pongan en riesgo la vida, bienes e infraestructura (sismo, temporada de lluvias, deslizamientos, eventos de aglomeraciones, programas institucionales, etc.)

CANAL

RESPONSABLE

1. Medios masivos de comunicación. (Boletín de prensa, ruedas de prensa, Profesional de prensa y medios. comunicados oficiales). Profesional de comunicación externa 2. Redes sociales. 3. Página web.

- Programa de reasentamiento. - Iniciativas comunitarias. - Entrega de obras. - Coordinación de actividades en situaciones de emergencia (PMU). - Adecuación de predios.

1. Medios Masivos de comunicación. 2. Redes sociales. 3. Boletines. Institucionales internos y externos.

Promover al interior de la entidad campañas institucionales que permitan la socialización de las actividades que realizan las diferentes subdirecciones.

1. Correo comunicación interna. 2. Protector de Pantalla 3. Boletín Interno. “IDIGER Mejor para Todos” 4. Carteleras digitales. 5. Intranet.

Profesional de prensa y medios. Profesional de comunicación externa. Profesional de comunicación interna.

Profesional de comunicación interna.

Todos los mensajes deben ser aprobados por el Asesor de Comunicaciones de la entidad previo envío masivo.

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Tabla 2. Fuente: Elaboración propia.


8. Capacidad Institucional y Actividades Actualmente el éxito institucional depende menos del esfuerzo publicitario y más del enfoque integral de la comunicación estratégica. Con el objetivo de responder de manera coordinada ante las necesidades de los diversos grupos, el Equipo de Comunicaciones del IDIGER, cuenta con profesionales y tecnólogos en diferentes áreas cuyas competencias apuntan directamente al cumplimiento de los objetivos institucionales, bajo los siguientes componentes:

1. Comunicación Externa y Comunicación Digital 2. Prensa y Medios de Comunicación 3. Comunicación Interna 4. Diseño y diagramación 5. Producción Audiovisual 6. Multimedia 7. Administrativo Estos ejes o componentes forman los pilares del Plan de Comunicación Corporativa del IDIGER, para suministrar los mensajes claves, la coherencia de las actividades y las herramientas de comunicación a los diferentes públicos objetivos mediante la movilización de mensajes y productos en diferentes canales.

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9. Principios de los mensajes emitidos por el IDIGER Claridad Los mensajes deben privilegiar el uso de palabras de fácil comprensión y entendimiento para el público. La recomendación en este caso es no utilizar términos en idioma extranjero siempre que sea posible, ya que normalmente tienen un significado diferente en idioma español.

Sencillez El contenido debe regirse por ser simple y sencillo, sin dejar de lado otros criterios como el rigor en la fuente, la verificación de los datos, cifras y demás elementos que sustenten el mensaje. Es importante reducir el uso de tecnicismos y cuando se utilicen, preferiblemente explicar el significado dentro de paréntesis. Por ejemplo, en Bogotá hablamos de la Temporada de Lluvias y no de invierno, ya que Colombia es un país tropical, por esto no cuenta con estaciones.

Brevedad Se deben evitar párrafos muy largos y frases largas sin puntuación, para que sea más fácil la comprensión y transmisión del mensaje. Los párrafos deben tener la extensión óptima para exponer una idea completa y alcanzar el ritmo deseado, se recomienda que tengan entre 100 y 150 palabras.

Transparencia El IDIGER debe responder a las demandas y necesidades de la comunidad, la rendición de cuentas es la prioridad. Las entidades tienen el compromiso de informar a la ciudadanía sobre las gestiones, dar a conocer públicamente el trabajo realizado y el manejo de los recursos públicos.

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9.1. Comunicación Externa

El objetivo es redactar, difundir y posicionar en los medios de comunicación y en la ciudadanía, las acciones, actividades y logros alcanzados por el IDIGER en torno a la gestión de riesgos y cambio climático. La comunicación externa de la entidad se deberá centrar en divulgar contenidos oportunos para la ciudadanía, con el fin de proporcionar información persuasiva a los ciudadanos de las actividades, productos o servicios del IDIGER mediante campañas en medios masivos (Plan de Medios), apoyo a campañas del Sector Ambiente (Secretaría Distrital de Ambiente, Jardín Botánico José Celestino Mutis, Instituto Distrital para la Protección y el Bienestar Animal e IDIGER) y de la Alcaldía de Bogotá.

Boletín Informativo: un espacio que contiene las acciones más importantes realizadas a lo largo del mes por el IDIGER y por los organismos que conforman el Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático de Bogotá. Se divulgará por correo a las bases de datos y se publicará en la sección de Prensa y Publicaciones en la página web de la entidad. Presencia institucional en eventos: garantizar la imagen institucional del equipo IDIGER y de la entidad (pendones, habladores, presentaciones), acompañamiento y registro fotográfico. Por ejemplo, en la Mesa de Manejo de Emergencias que se realiza mensualmente con las distintas entidades distritales o en los diferentes espacios de intercambio de experiencias que se realizan con entidades internacionales y nacionales. Bases de datos y listas de difusión: en aras de consolidar la base de datos de los periodistas de los distintos medios de comunicación que cubren la fuente IDIGER, se consolidan y actualizan los contactos periódicamente, garantizando de esta manera una relación permanente. Alianzas estratégicas: desde el IDIGER, se trabaja en la creación y fortalecimiento de alianzas interinstitucionales con las entidades del Sistema Distrital para promover temas de interés en la ciudadanía, visibilizando las acciones individuales y conjuntas que se realizan. Es el caso del Simulacro Distrital de Evacuación, el cual se lleva a cabo todos los años en el mes de octubre, donde todas las entidades de Bogotá apoyan con la convocatoria y participación en la media hora más importante del año para la ciudad. 25


9.2. Prensa y medios de comunicación

El principal objetivo consiste en comunicarnos con el público externo y posicionar nuestros temas en la opinión pública, realizando el acompañamiento permanente al Director y a los portavoces institucionales, como atendiendo las solicitudes de entrevistas o notas de los periodistas, medios de comunicación o estudiantes. Como se observa en la Figura 2, debe ser una relación constante y una alianza estratégica para lograr persuadir a la mayoría de los públicos posicionando los mensajes y actividades realizadas por la entidad, la relación con los medios conlleva varios beneficios para la entidad como contar con ellos en un momento de crisis, lograr reconocimiento y credibilidad en la Administración Distrital y lo más importante, posicionar al IDIGER como una fuente de información confiable.

Relacionamiento y Gestión Medios de Comunicación Se logran definir Estrategias sólidas Posicionamiento

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Divulgación


Figura 2. Relación con los medios. Fuente: Elaboración propia.

Asimismo, otras de las funciones, son el acompañamiento y respuesta a las solicitudes de los medios de comunicación para el desarrollo de sus investigaciones, tales como conceptos, elaboración de fichas temáticas, históricos de procesos, boletines o comunicados propios para temas específicos, entre otros. El Equipo de Comunicaciones, en cumplimiento al tratamiento de la imagen institucional señalada por la Alcaldía de Bogotá, es la encargada de brindar el soporte necesario a los servidores para el correcto manejo de la imagen, información y la atención de los medios de comunicación. El vocero oficial ante los medios de comunicación es el Director General de la entidad o el funcionario que él delegue. Finalmente, se realiza la administración de la lista de difusión donde se atienden y resuelven las inquietudes de los periodistas a diario.

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9.2. Prensa y medios de comunicación.

Sitio web

La página web de la entidad es el principal medio de consulta por parte de los medios y de la comunidad, por lo cual se debe contar con un espacio diseñado exclusivamente para servir.

Boletines o comunicados de prensa

Deben ser realizados en la plantilla oficial (virtual o física) establecida por la entidad y aprobados por el Asesor de Comunicaciones. Su publicación depende de las necesidades o flujo de la información. Siempre son enviados por la lista de difusión de los periodistas que cubren la fuente y publicados en la página web de la entidad.

Plan de medios

Las acciones de relacionamiento mediático que se realizan desde el IDIGER con los medios de comunicación, se suman a las pautas publicitarias que se trabajan a través de los planes de medios destinados a fortalecer las estrategias de divulgación sobre la gestión de riesgos en la ciudad de Bogotá. El Plan de Medios consiste en seleccionar los medios mejor posicionados optimizando el presupuesto establecido, con más rating y share, para lograr que el mensaje o campaña llegue al máximo público objetivo.

Voceros

El Director General del IDIGER es el portavoz oficial de la entidad. Sin embargo, en algunas ocasiones se delegará en otros funcionarios, por lo que se realizan talleres de capacitación a quienes dan declaraciones a los medios de comunicación, buscando prepararlos y fortalecer el discurso verbal y no verbal.

Agenda de medios

La agenda de medios está compuesta por los temas que se tratan todos los días, es la selección del orden de las noticias.

Rueda de prensa

Esta acción se refiere a la coordinación, logística y convocatoria de medios para la entrega de declaraciones en temas transversales y de interés general para los bogotanos.

Comunicación no verbal

La información no sólo se transmite con las palabras, sino también a través de los movimientos corporales como las posturas, miradas, gestos y la presentación personal. Por esto se trabaja con los portavoces en este tipo de comunicación con talleres de preparación y de entrenamiento.

Monitoreo de medios

El IDIGER realiza seguimiento a las noticias que se generan desde los diferentes medios de comunicación y que hacen referencia a la entidad. Mensualmente se consolidan los resultados obtenidos para trazar estrategias de mejoramiento.

Tabla 3. Fuente: Elaboración propia.

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9.3.

Comunicación Digital La comunicación digital busca fortalecer el posicionamiento y el reconocimiento de las diferentes acciones de la entidad en redes sociales, así como analizar y comprender a los ciudadanos, manteniendo siempre un contacto directo, abierto y transparente. Para el IDIGER es clave garantizar la calidad y eficacia de la comunicación digital para estar a la vanguardia de la gestión de la comunicación pública. Existen diferentes redes sociales creadas con diferentes propósitos. A continuación, se mencionarán con las que cuenta la entidad.

Facebook: el objetivo es realizar publicación de contenidos más emocionales, con buena base y forma, buscando conexión con los ciudadanos. Por ejemplo, una de las campañas que más ha tenido impacto y tráfico es la de Primer respondiente ¡Gente que ayuda! la cual brinda los conocimientos y prácticas básicas para que cualquier persona pueda responder adecuadamente ante una emergencia. Twitter: diseñada para mantener contacto con los usuarios de manera rápida y frecuente, el contenido a publicar en esta red se destaca por un contexto de actualidad combinado con etiquetas o menciones que facilitan a los usuarios el acceso a la información clasificándola por temas específicos. Por ejemplo, la Temporada de Lluvias, las medidas para la Semana Santa y las recomendaciones para el uso responsable de los medios de transporte vertical (escaleras eléctricas y ascensores). Instagram: la comunicación en esta red social propende por el uso de la imagen como el lenguaje primordial de contenido. Se caracteriza por la instantaneidad y los efectos especiales que la aplicación ofrece para las fotografías y los videos, ofreciendo la posibilidad de generar reconocimiento y fidelidad de los usuarios. Youtube: esta plataforma que ofrece Google, además de ser una de las más consultadas para la búsqueda de información, se convierte en el escenario que facilita la publicación, promoción y el descargue de contenidos audiovisuales, potenciando el contacto e interacción con los usuarios y con otras redes sociales. La entidad debe contar con un canal donde se publiquen las principales piezas audiovisuales. Página Web: se ajusta a los lineamientos gráficos definidos por la Alcaldía de Bogotá y por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC, por lo cual su funcionalidad, operatividad y accesibilidad son garantía de transparencia, acceso a la información y oportunidad en la prestación de los servicios a los ciudadanos. Análisis de redes y datos: además de la generación de contenidos, es importante realizar monitorización y análisis constante de las redes sociales con el fin de mantener un adecuado manejo de la información y de las opiniones e inquietudes de los ciudadanos frente a la gestión de la entidad. Para ello, se mantendrá un reporte de los alcances en las diferentes redes sociales, en el cual se indique el número de publicaciones, número de seguidores e interacciones. 29


9.3. Comunicación Digital

Amplificación de contenidos: los contenidos publicados en las redes sociales potenciarán la consulta de información en la página web de la entidad, la cual alberga alto contenido de información de interés para la ciudadanía. Esto no quiere decir que todas las publicaciones que se realicen en las redes estarán en la página web ni que todo lo que esté en el sitio web estará en las redes sociales, sino que de manera estratégica se direccionarán los contenidos según la necesidad del mensaje a difundir y posicionar.

Documentación Estratégica: con el fin de realizar un direccionamiento estratégico de la comunicación digital, se adoptará una estrategia digital institucional que contemple el manual de redes sociales y una guía de manejo en eventos de emergencias. Contar con esta herramienta le permitirá a la entidad tener accesibilidad, inmediatez, alcance, invitación a la acción, amplificación y permanencia. Parrillas Digitales: dada la misionalidad de la entidad y su compromiso con la ciudadanía, se contará con unas parrillas de mensajes atemporales a difundir en materia de educación y prevención del riesgo, así como de las herramientas y servicios ofrecidos en gestión de riesgos. Respuesta a Usuarios: de manera efectiva y en el menor tiempo posible, se brindará atención a la ciudadanía en las redes sociales de la entidad. Este proceso contará con la trazabilidad mediante un archivo de registros de evidencia de solicitud y respuesta, así como del reporte respectivo al área de Atención al Ciudadano. En caso de molestia por parte del usuario, se realizará una investigación para conocer las causas y buscar una solución pronta. Estrategias Distritales: como entidad distrital, adscrita a la Secretaría de Ambiente, se apoyarán las estrategias de comunicación digital de la Alcaldía de Bogotá y de las demás entidades distritales con el fin de ampliar y promover la difusión de mensajes estratégicos y puntuales.

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9.4. Comunicación en situaciones de crisis

Ante situaciones que impacten y contraríen los objetivos e imagen del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático- IDIGER, como por ejemplo información viciada o tergiversada, un mal manejo de procedimientos corporativos o cualquier otra situación que ponga en riesgo las metas e imagen de la entidad, se deben tener en cuenta señales y procedimientos que permitan manejar la situación favorablemente. Por lo anterior, el IDIGER deberá contar con un Manual de Crisis que oriente a los directivos y funcionarios para atender oportuna y acertadamente a los medios de comunicación ante una crisis institucional. Asimismo, se deben tener en cuenta los lineamientos estipulados desde la Alcaldía de Bogotá para cuando una crisis escala y se convierte en una situación de manejo distrital.

El manual tiene como propósito “establecer los procesos, procedimientos y las acciones pertinentes a seguir, en caso de que la Alcaldía Mayor de Bogotá deba enfrentar una crisis en materia de comunicaciones. Su función es facilitar el direccionamiento de las acciones comunicativas para prevenir y afrontar situaciones críticas que generen amenazas para la gestión de la reputación, imagen, credibilidad y confianza de la Alcaldía Mayor de Bogotá”. (Manual para el Manejo de Crisis - Alcaldía de Bogotá, 2018. p 3) Es por esto, que la comunicación de crisis debe estar alineada con el Plan de Gobierno porque una situación bien administrada, estimulará otros frentes de gestión, por la credibilidad que se puede llegar a generar y por el correcto proceder en momentos difíciles, por llevar a cabo una comunicación pública responsable.

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9.5. Comunicación Interna

En la actualidad en las instituciones públicas se debe comunicar e interactuar tanto con sus públicos afines como con el personal interno. La comunicación interna es una herramienta valiosa, ya que podemos transmitir a los colaboradores de la entidad la información corporativa para alcanzar los objetivos y valores estratégicos y así generar una cultura de sentido de pertenencia. El objetivo del Equipo de Comunicaciones es transmitir información útil, necesaria y pertinente para promover una cultura de participación y de conocimiento compartido. Es por esto que los canales internos de comunicación permiten la construcción colectiva de mensajes institucionales, trabajo en equipo, identidad corporativa, escuchar, planificar, comunicar y evaluar.

Canales de comunicación interna Correo institucional: se debe aplicar la firma oficial establecida en el Manual de Imagen. Los mensajes deben ser de carácter informativo con el fin que la comunicación llegue de manera rápida y eficaz al público interno. Un prototipo son las publicaciones que se realizan cuando se conmemoran las fechas especiales de las profesiones, cuando se hacen convocatorias a eventos o espacios académicos, entre otros. Este canal contribuye al flujo de información de una manera eficiente y oportuna. Fondos de pantalla: los fondos de escritorio o wallpapers deben dar a conocer la mayoría de los aspectos relacionados con la entidad o la Administración Distrital: campañas, actividades, programas, convocatorias, información institucional, de una forma original y teniendo en cuenta que acompañará toda la jornada laboral de los colaboradores del IDIGER. Manual de Imagen: es el documento donde se establecen las reglas y parámetros para el uso y aplicación de la imagen institucional que identifica a la entidad, en todos aquellos elementos de exposición al público (Resolución 235 de 2016).

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NOMBRE Y APELLIDOS ÁREA O DEPENDENCIA

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9.5. Comunicación Interna

Boletín interno “IDIGER, Mejor para Todos”: la propuesta es que sea de emisión semanal, que se envíe a través del correo institucional con la información de interés general con las principales actividades y logros internos, con un diseño moderno y original. Carteleras digitales: ubicadas en lugares estratégicos en la entidad, se publica información no solo de temas institucionales, sino noticias de interés para el público interno y externo. Es una herramienta utilizada para informar y educar, conectándose con los diferentes públicos a través de contenidos de gran impacto visual.

Apoyo a eventos: El Equipo de Comunicaciones, atiende solicitudes para el apoyo en eventos institucionales que requieren las diferentes áreas de trabajo, con el fin de prestar un servicio ágil y oportuno para posicionar la imagen del IDIGER en este tipo de espacios. En este sentido, se realiza una lista de chequeo que permite establecer las actividades para asegurar el éxito del evento relacionadas con: imagen del evento, presentaciones, entrega de material promocional (en caso de requerir), elaboración del libreto, maestro de ceremonia, apoyo fotográfico y audiovisual, entre otros.

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9.5. Comunicación Interna

Agenda de Eventos Especiales: El Equipo de Comunicaciones cuenta con una agenda de trabajo para realizar las campañas, celebraciones, eventos y demás temáticas institucionales o distritales durante el año. Ejes Temáticos:

IN

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Concepto gráfico que permite identificar las temáticas internas de interés general, con el fin de posicionar las actividades que tienen mayor impacto a nivel organizacional.

Encuesta: Anualmente el Equipo de Comunicaciones, realiza una encuesta sobre el uso e impacto de los diferentes canales de comunicación internos y redes sociales de la entidad. La encuesta permite realizar ajustes y orientar los mensajes para mejorar la interacción y el flujo de la información institucional.

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9.6.

Diseño y diagramación

Su principal objetivo es realizar piezas de comunicación innovadoras, tanto internas como externas que se requieran en las distintas áreas de la entidad de acuerdo al Manual de Imagen.

Campañas: Una campaña es un conjunto de estrategias para difundir y posicionar los temas de prevención porque ¡Reducir el riesgo, es nuestra mejor opción!. Se define la duración, el público, el objetivo, los canales de comunicación y si es necesario, un Plan de Medios. Las principales campañas que realizan anualmente en la entidad son: - Temporada de LLuvias - Semana Santa - Temporada Seca (Incendios Forestales) - Simulacro Distrital - Tormentas Eléctricas - EcoIDIGER - Informe de Gestión - Gobierno en Línea - Medios de Transporte Vertical

Manual de Imagen: El Manual de Imagen del IDIGER es el documento donde se establecen las reglas y parámetros para el uso y aplicación de la imagen institucional que identifica a la entidad, en todos aquellos elementos de exposición al público.

Diseños: El proceso de realización de los diseños se hacen de acuerdo a la solicitud enviada por el Asesor de Comunicaciones, pasando por corrección de textos y luego enviando la información a los diseñadores para realizar las piezas gráficas.

Imprenta Distrital: Los diseños que se envían a Imprenta Distrital se agregan a la plataforma llamada IDEL para tener acceso por parte de la entidad y entregar los artes para empezar la ejecución y producción de los diseños. 35


9.7.

Producción Audiovisual

Con la comunicación audiovisual se busca posicionar la imagen y las acciones del IDIGER a través de fotos y piezas audiovisuales que relaten las actividades y acciones de la entidad.

Archivo fotográfico y de video: Se actualiza y conserva la memoria audiovisual a través de un archivo fotográfico y de video, que permite la organización de imágenes para la consulta, de los diferentes escenarios o acciones donde el IDIGER ha intervenido a lo largo de su creación.

Cubrimiento: Se busca extraer la información más importante en imágenes, para informar y describir los diferentes acontecimientos, obras o acciones, donde el IDIGER tenga una participación activa o preste su apoyo,.

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9.7. Audiovisual (fotografía y video)

Video: El objetivo es generar productos audiovisuales de calidad, que informen a la comunidad las acciones, actividades y obras que la entidad realiza de manera contundente, breve y por medios de fácil acceso para su visualización, poniendo como principio, la veracidad de la información, estética de la imagen y dinámica del contenido.

Nuevas Técnicas: Para la innovación en las imágenes que se quieren publicar, se utilizarán nuevas técnicas y elementos que permitirán una visualización diferente de los espacios y los contenidos. El uso de elementos como el drone o el VideoScribe, permite ver otra perspectiva de las acciones que realiza la entidad y brinda nuevas imágenes para la frescura y el dinamismo de los contenidos desarrollados.

Capacitación: Con la llegada de nuevas tecnologías, tanto en hardware como en software, es necesario tener una capacitación para el uso correcto de los equipos y programas. El Equipo de Comunicaciones, desde su componente audiovisual, está dispuesta a brindar dicho conocimiento para formar profesionales integrales en todos los campos y aumentar el conocimiento y los buenos productos que se desarrollen.

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9.8.

Multimedia

El componente creativo tiene la meta de posicionar la imagen del IDIGER a través de estrategias, campañas y contenido multicanal original, moderno y creativo de los diferentes temas de interés de la entidad.

Creatividad: Generar campañas modernas y originales que tengan un concepto claro para posicionar mejor el mensaje de la entidad.

Multimedia: La idea es crear nuevo contenido creativo e innovador para los diferentes canales de comunicación ofrecidos por la entidad teniendo en cuenta las últimas tendencias.

Nuevos Espacios: Buscar espacios innovadores para llevar el mensaje de la entidad de una forma creativa y eficiente a los receptores del mensaje publicitario.

Brief: Crear un formato de documento que debe ser informativo, breve, completo y detallado del producto o servicio que requiera cualquier subdirección de la entidad por parte del Equipo de Comunicaciones.

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9.9.

Administrativo

Tiene como objetivo realizar un seguimiento y control sobre la planificación y organización de los elementos y recursos asignados anualmente con el fin de cumplir con los indicadores y metas planteadas. Dentro del marco del Proyecto de Inversión 1158 – Reducción del riesgo y Adaptación al Cambio Climático, se estableció como meta “Promover para 2.500.000 habitantes la gestión de riesgos y adaptación al cambio climático a través de acciones de comunicación, educación y participación”, donde el Equipo de Comunicaciones se le asigna un presupuesto anual para el desarrollo de actividades y acciones de comunicación que aporten al cumplimiento de la meta. Como parte de las acciones de planificación y control para el cumplimiento de la meta, se estructura un Plan de Acción Anual, donde se establecen las actividades a desarrollar y el cronograma de ejecución para el cumplimiento del Plan de Acción, mediante indicadores de gestión y avance.

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10. Conclusiones Atendiendo al objetivo principal de “Proponer un Plan de Comunicación susceptible de ser aplicado al Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático (IDIGER)”, se ha alcanzado gracias a la revisión bibliográfica realizada y de estudiar la comunicación como una herramienta importante para lograr posicionar los mensajes emitidos por la entidad y lograr una comunicación del riesgo con un impacto positivo para la ciudadanía, fortaleciendo los hábitos y prácticas que permitan a los bogotanos estar cada vez más y mejor preparados para responder ante diferentes situaciones de emergencia. Igualmente, se destacó la importancia de un Plan de Comunicación para asegurar la coherencia en el mensaje social de una institución, en este caso, del IDIGER, que le permitirá a la entidad, principalmente, cumplir con los requerimientos de la Ley de Transparencia y del Derecho de acceso a la Información Pública Nacional y trazar de esta manera una ruta sobre la comunicación interna, externa y digital. Por su parte, el Plan de Comunicación Corporativa es un documento breve pero muy condensado, basado en la investigación y enfocado hacia un manejo adecuado de las comunicaciones, será la brújula que indicará la mejor ruta para la entidad y dará la coherencia en el mensaje social de la institución. Luego de la entrevista realizada al Director General, se cuenta con el apoyo y respaldo para su elaboración y posterior implementación.

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11. Oportunidades IDIGER es una marca que aún puede alcanzar mayor posicionamiento, no solo en los medios de comunicación, sino en la ciudadanía bogotana, es la oportunidad para lograr mayor persuación y recordación. • Continuar desarrollando los productos de comunicación institucional in - house. • Los comunicados de prensa deben contar con una mayor periodicidad y con mensajes claves. • Actualización de bases de datos de los periodistas que cubren las fuentes. • Fortalecer alianzas institucionales. • Productos modernos y actuales. • Posicionar el IDIGER en el referente de los bogotanos en torno a las acciones en gestión de riesgos y cambio climático.

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Diagonal 47 N° 77A - 09 Int. 11 Bogotá, Colombia Teléfono: (57-1) 429 - 2800

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