Trabajo 3.2 Cierre de Proyecto
Trabajo 3.2 Cierre de Proyecto García López David Alessandro Porras Noriega Fátima Abigail IRIC 901
Enlista y define las principales razones por las que un proyecto puede concluir de manera anticipada. En general, los proyectos finalizan cuando han tenido éxito o cuando han fracasado. El éxito implica que se han cumplido los objetivos marcados en tiempo, resultados y coste. El fracaso se da cuando se han sobrepasado las expectativas de tiempo y coste, cuando los resultados no son tan satisfactorios como se esperaba o cuando los objetivos ya no tienen sentido empresarial en un contexto o situación que ha cambiado. Cerrar un proyecto antes de su finalización es la decisión más dura y difícil de la gestión de proyectos. Sea como sea, muchas veces los proyectos terminan antes de cumplir todas las actividades e hitos que se habían marcado. Las principales razones para la terminación anticipada de proyectos incluyen: • El proyecto sobrepasa los objetivos de coste y tiempo previstos para los hitos. • El proyecto ya no tiene un encaje estratégico u operativo en el futuro de la organización. • La estrategia de la organización ha cambiado y se ha reducido la necesidad de la solución que se proponía. • El principal impulsor (patrocinador) del proyecto ya no está, y los resultados del proyecto son ahora menos prioritarios. • Existe un deseo de reducir los recursos destinados a un proyecto y destinarlos a otro. • El tiempo de puesta en el mercado (time to market) se ha retrasado u otros competidores han actuado más rápido y han reducido el impacto del proyecto en el mercado. • Los adversarios del proyecto dentro de la organización han ganado posiciones y han creado una corriente de opinión negativa. • Incapacidad para entregar el producto. • Una desviación de presupuesto. • Falta de los recursos requeridos. Redacta una metodología para la documentación de Lecciones aprendidas, en la que expongas qué consideraciones se deben tomar en cuenta en su redacción. Las lecciones aprendidas son el aprendizaje conseguido a lo largo del proyecto, donde todos los involucrados pueden hacer su aportación para realizar una mejora en la operativa del equipo de trabajo. Todos los aprendizajes son de utilidad, hayan traído consecuencias positivas o negativas, ya que, el aprendizaje de una práctica que trajo una consecuencia positiva se podrá potenciar y aprovechar de mejor manera en los siguientes proyectos, mientras las prácticas o acciones que trajeron consecuencias negativas servirán como experiencia para evitar en el futuro. Es de suma importancia hacer el registro de las lecciones aprendidas lo más pronto posible, ya sea al término de un procedimiento, proceso o incluso el proyecto completo, ya que, si se pospone este registro, los detalles importantes como los desafíos, problemas, riesgos y oportunidades se pueden ir olvidando así como la descripción de la situación. Hacer el registro de las lecciones aprendidas es un proceso que no es complicado pero que sí requiere de prestar mucha atención para tener la información registrada de la manera más clara posible y sea de utilidad para las consultas en el futuro. Una metodología para el registro de las lecciones aprendidas que se puede seguir es la siguiente: 1. Identificar: Se trata de identificar los comentarios y recomendaciones para futuros proyectos, esto se puede lograr reuniendo a los involucrados en sesiones para que puedan discutir sobre las inquietudes y aprendizajes nuevos que han transcurrido. Se puede preparar previamente a estos con una encuesta organizada por categorías como administración, recursos, procesos, requerimientos, diseño, implementación, etc. En la que puedan expresar sus opiniones respecto a lo que salió bien, lo que salió mal y qué necesita ser mejorado. Una vez completada esta encuesta será posible para el facilitador saber a dónde dirigir la sesión para obtener la mayor información posible y ayudar a los participantes a concentrarse y pensar durante la discusión. 2. Documentar: Una vez identificadas las lecciones aprendidas, es necesario documentarlas, incluyendo su categoría, descripción de la situación, impacto, recomendaciones y acciones propuestas con la situación, además de los desafíos, problemas, riesgos y oportunidades. Este conocimiento se puede almacenar en documentos, videos, imágenes, audios u otros medio que aseguren la eficiencia de la interpretación. Una vez documentadas, se podrán reportar a los interesados del proyecto.