Plan de escucha activa

UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Maestría de Gestión del Talento Humano

Plan de Escucha Activa Actividad No. 6

Farrah Dayaán Bracamonte Morales

Guatemala, octubre 2023.

¡Desarrolla la habilidad de escuchar con empatía!

Plan

¡Desarrolla la habilidad de escuchar con empatía!

Introducción El objetivo principal de la escucha activa es establecer una estrategia para fomentar la practica de una escucha activa en la empresa. Por medio de este enfoque se busca fortalecer las relaciones con los empleados, jefes y directivos, también ayuda a impulsar la innovación y promover un ambiente laboral sano y productivo.

Objetivos del plan Promover una comunicación más efectiva y abierta entre los compañeros, esto puede ayudar a mejorar la comprensión y fomentar la empatía.

Facilitar la resolución de conflictos al comprender las preocupaciones y necesidades de los demás compañeros.

Fortalecer las relaciones interpersonales, siempre respetando los intereses y opiniones de todos.

Fortalecer la participación activa y la participación en grupos de trabajo o equipos demostrando que se valora la opinión y contribución de cada participante.

Reducir la posibilidad de existan malentendidos, aclarando la información y asegurando que todos estén en la misma sintonía.

Defina acciones, frases, ruidos que deben eliminarse porque son parte de la cultura organizacional y perjudican la comunicación y el desempeño.

En toda institución existen frases, acciones y comportamientos que pueden perjudicar la comunicación, estas varían según la institución, algunos de ellos son: Los rumos o chismes, estos puedes arruinar la confianza y comunicación.

Las críticas negativas constantes, ayudan a desmotivar al personal y afectar el desempeño laboral.

La falta de comunicación o desinformación, genera desconfianza y malos entendidos en el personal.

Discriminación en el área laboral, puede crear un ambiente hostil, lo cual afecta la comunicación y desempeño laboral.

Frases Frases fatalistas como “Siempre lo hemos hecho así”, “no va a funcionar” Yo no lo hice No es parte de mis tareas Mi hora de salida es…

No se puede hacer.

No es mi problema.

Porque yo…

Ruidos Musica con volumen alto.

Malas expresiones Gritos Reirse a carcajadas.

Conversaciones en voz alta

Defina fases, procesos, herramientas para fomentar la escucha activa, comunicación de doble vía, aplicación de feedback.

Fases Antes de iniciar un proceso, es importante prepararse, esto incluye definir los objetivos de la comunicación, así como la identificación de las personas involucradas y que expectativas tenemos.

Se debe prestar atención a la persona que está hablando, sin interrupciones, realizando preguntas para aclarar dudas y mostrar interés, esto es una escucha activa.

El no solo escuchar, sino también expresar sus ideas y opiniones honestamente, esto es una comunicación de doble vía.

Proporcionar comentarios y opiniones que ayuden a la persona a mejorar es importante, siempre siendo respetuosos y considerados, esto es el feedback.

Procesos El establecer reuniones regulares para discutir inquietudes, puede ser entre compañeros, jefe y subordinados, lo importante es que se realice la retroalimentación.

Los procesos de evaluación de desempeño, es una estructura de doble vía y retroalimentación.

Para evaluar la satisfacción de un grupo, se pueden utilizar las encuestas y cuestionarios, estos permiten recopilar información de un grupo de personas, la cual sirve como retroalimentación.

Herramientas Encuestas en línea, se utilizan plataformas como Survey, Google Forms, las cuales pueden utilizarse para recopilar información de forma o manera estructurada.

Plataformas como Teams, son herramientas de comunicación específicas las cuales permiten facilitar la comunicación de doble vía en tiempo real.

Sistemas de gestión, son aplicaciones que ayudan a organizar y dar seguimiento a procesos o tareas, lo cual proporciona una comunicación efectiva y realimentación.

Plataformas que permiten reuniones virtuales, como Zoom y Skype, permiten la comunicación en doble vía y retroalimentación incluso a distancia.

Establezca los resultados que se esperan con la implementación del plan.

Con la implementación del plan de escucha activa se busca obtener resultado positivos en las relaciones interpersonales lo cual ayudara a mejorar el ambiente laboral de una empresa.

Algunos de los resultados esperados son: Fortalecer las relaciones personales, siempre con respeto y siendo valoradas.

Mejorar la comunicación interinstitucional, lo cual ayudara a tener una comunicación eficiente y abierta.

Resolver de manera efectiva los conflictos que puedan surgir en la empresa.

Fomentar la empatía y comprensión, esto ayudara a apreciar y entender las situaciones que atraviesan los demás.

El ambiente laboral sano promueve un mejor desempeño laboral, ayuda a motivar al personal.

Mejora la atención o servicio al cliente interno y externo.

Mejorar el clima organizacional, promueve la confianza, el respeto y la participación activa de los colaboradores.

Indique una forma de medir los resultados del plan.

La medición de los resultados del plan es una parte importante, ya que permite recopilar, analizar y tener una visión clara del impacto del mismo en los colaboradores de la empresa, esto también permitirá realizar mejoras continuas en la comunicación.

Los medios para medir dicho plan son: Encuestas al personal, donde puedan proporcionar información valiosa con relación a la comunicación.

Encuestas de satisfacción, las cuales brindan información sobre la calidad de la comunicación, si ha mejorado o no en las distintas áreas de la empresa.

Evaluación de Clima laboral, esto permitirá saber si el clima mejoro, si la comunicación es efectiva y clara, esto contribuye a la retención del talento humano.

La evaluación de desempeño es otro medio, ya que muestra la productividad a nivel individual o grupal del equipo de trabajo.

Utilice herramientas tecnológicas para difundir el plan de escucha activa (Ejemplos: correos electrónicos con frases de aplicación continua, campaña de comunicación interna por medio de facebook, etc.)

El uso de herramientas tecnológicas es de gran importancia, ya que estos canales permiten ampliar el alcance de la información que deseamos transmitir.

Este tipo de herramienta permite llegar a todos los colaboradores de la empresa, ya que se aprovechan todos los medios de comunicación con los que se cuenta, correo interno, fondos de pantalla, grupos de WhatsApp, redes sociales, banners, rótulos etc., por medio de los cuales se informa al personal de las actividades que realiza la empresa, de manera directa o indirecta, y que se retroalimenta cada vez que el empleado ve una de estas herramientas en la empresa.

Ejemplo de post de Facebook

Ejemplo de boletin

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Estimados colegas, Espero que este mensaje les encuentre bien. Valoramos profundamente la comunicación abierta y la colaboración entre todos los miembros de nuestro equipo. Queremos fortalecer esta cultura de escucha activa y darles la oportunidad de compartir sus ideas, preocupaciones y sugerencias para mejorar nuestra organización.

Con ese fin, nos complace anunciar el lanzamiento de nuestro Plan de Escucha Activa. Este programa tiene como objetivo brindar a todos una plataforma para compartir sus voces y sentirse escuchados. Creemos que cada uno de ustedes tiene una perspectiva única que puede contribuir al crecimiento y desarrollo de nuestra empresa.

¿En qué consiste nuestro Plan de Escucha Activa?

1. Encuestas Anónimas: Regularmente, les pediremos que participen en encuestas anónimas para evaluar diversos aspectos de nuestra organización, desde el ambiente de trabajo hasta el liderazgo.

2. Sesiones de Feedback: Organizaremos reuniones periódicas en las que podrán compartir sus comentarios, sugerencias o preocupaciones de forma abierta y constructiva.

3. Canales de Comunicación Abiertos: Estableceremos canales de comunicación directa con los departamentos clave para que puedan comunicarse con los líderes de equipo y la alta dirección.

4. Programa de Reconocimiento: Implementaremos un programa de reconocimiento para destacar y recompensar las contribuciones excepcionales de nuestros colaboradores. ¿Por qué es importante la Escucha Activa?

La escucha activa es esencial para nuestro éxito como organización. Nos ayuda a: - Identificar y abordar problemas antes de que se conviertan en obstáculos significativos.

- Fomentar un ambiente de trabajo más inclusivo y colaborativo.

- Motivar a nuestros equipos al demostrar que sus opiniones son valoradas y consideradas.

Queremos construir un lugar de trabajo donde cada uno de ustedes se sienta parte del proceso de toma de decisiones y vea cómo sus aportes impactan positivamente en la empresa.

Próximos Pasos En los próximos días, recibirán más detalles sobre cómo participar en nuestra primera encuesta de escucha activa. Los alentamos a participar activamente y a aprovechar esta oportunidad para marcar la diferencia.

Juntos, podemos construir un entorno de trabajo más sólido y satisfactorio para todos. Agradecemos su compromiso y entusiasmo en este viaje hacia una empresa mejor y más fuerte.

Gracias por su atención y participación en este importante proceso.

¡Esperamos escuchar sus voces!

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Conclusiones La comunicación activa beneficia a la empresa, ya que ayuda a que los colaboradores tengan la confianza de hablar de temas de importancia de forma directa aprovechando los medios y espacios que tienen para exponer sus opiniones y resolver sus dudas.

La escucha activa es una estrategia importante para éxito empresarial, ya que mejora la comunicación, fomenta la resolucion de los problemas, fortalece la retencion de talento humano, impulsa la innovación e identifica las oportunidades de mejora y ayuda a satisfacer las necesidades de los empleados.