VAARWEL ADMINISTRATIE
WELKOM
 HOSPITALITY Op weg naar de meest klantgerichte facilitaire onderneming
De juiste mensen op de juiste plek
Al 40 jaar niet van gisteren
T
ijden veranderen en verwachtingen veranderen. Wat gisteren grensverleggend was, is morgen de norm.
Opmerkingen? Suggesties? Mail uw ervaringen naar HaveYourSay@facilicom.be of deel ze op de LinkedIn-pagina van Facilicom Belgium.
Daarom verandert Facilicom al 40 jaar mee. Met nieuwe oplossingen willen we onze service, klantgerichtheid en efficiëntie elke dag verbeteren. Facilicom Facility Solutions is in België een top drie speler in receptiediensten. In deze paper stellen we u een innovatie voor die we onlangs introduceerden in dit segment. Tegelijk een sterke eerste indruk maken, de bezoekerservaring van uw gasten verhogen én de efficiëntie van uw onthaaldesk verbeteren: daar draait het in deze innovatie om. Ontdek ze op de volgende pagina’s.
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
2
FACILICOM SERVICES GROUP
TOP
3
ERGERNISSEN AAN EEN ONTHAALDESK NVRIENDELIJK 1 OONTHAAL E LANGE 2 TWACHTTIJD E WEG NAAR DE RECEPTIE IS 3 DGEBREKKIG AANGEDUID
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
3
FACILICOM SERVICES GROUP
De receptie van de toekomst in 1-2-3
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
4
FACILICOM SERVICES GROUP
Om onthaaldesken te professionaliseren én de bezoeker een betere experience te geven, biedt Facilicom een oplossing aan. Die bestaat uit een applicatie die het administratieve en ondersteunende werk voor u doet én de gast alle informatie geeft om zijn bezoek vlot te laten verlopen.
ZO WERKT HET:
1
VOORAF De bezoeker krijgt voorafgaand een
›› bevestiging van de afspraak met een calender invitation, aangevuld met details over de meeting ›› contactpersoon of gastheer -of vrouw ›› de locatie waar de afspraak plaatsvindt (met Google Maps functionaliteit) en een routebeschrijving ›› de parkeermogelijkheden in de buurt (met een grondplan) ›› toelichting bij de aanmeldprocedure ›› een interactief veld met de mogelijkheid om een vraag te stellen ›› eventueel: de login en het paswoord van het wifi‑netwerk, een keuzeveld waarin de bezoeker kan aanduiden welk verwarmend of verfrissend drankje de onthaalmedewerker voor hem mag klaarzetten, enzovoort ›› …
gedetailleerd overzicht van zijn afspraak via een automatisch gegenereerde mail. Daarin vindt hij een welkomstboodschap en alle info om zijn bezoek vlot te laten verlopen:
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
5
FACILICOM SERVICES GROUP
2
AANMELDEN De bezoeker meldt zich bij de receptie aan. Daar staan één of meer tablets waarop de bezoeker zich registreert. Meteen ontvangt de gastheer of -vrouw automatisch een melding van de aankomst via e-mail, sms of andere kanalen. De receptie medewerker hoeft dus zelf niet meer te bellen om de aankomst te melden. Hij dient evenmin manueel de aanwezigheid van de gast te registreren. Op die manier kan de receptie medewerker zich veel meer focussen op écht onthaal en hospitality.
›› Bij een evacuatie van het gebouw kan het systeem meteen een (papieren) lijst genereren van alle aanwezigen.
3
HANDIGE TOOLS, EN VEEL MEER Indien de bezoeker een disclaimer moet ondertekenen (bijvoorbeeld rond veiligheids- en gezondheidsvoorschriften), dan kan hij die op de tablet nalezen en met de vinger ondertekenen. De bezoeker krijgt die ondertekende disclaimer ook via mail doorgestuurd. Bij een volgend bezoek (en een ongewijzigde policy) kan de gast deze stap overslaan. ›› De applicatie kan gekoppeld worden aan een automatische badgemaker, zodat de receptiemedewerker zelf geen badges meer hoeft aan te maken. ›› De badge kan opgemaakt worden volgens de huisstijl van het bedrijf. Zelfs met een foto of avatar van de bezoeker erbij.
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
A CHTERAF Na het bezoek checkt de gast uit, door zijn naam op de tablet in te voeren. Doet hij dat niet, dan wordt zijn aanwezigheid na 12 uur uit de database verwijderd. Nadat de gast zich uitschrijft, ontvangt hij nog een gepersonaliseerd mailtje om hem te bedanken voor zijn bezoek. Ook dit mailtje wordt automatisch gegenereerd.
DIT HELE SYSTEEM KAN OP ÉÉN DAG GECONFIGUREERD WORDEN.
6
FACILICOM SERVICES GROUP
6 vragen over onze hospitality-oplossing IS HET EEN GROTE INVESTERING? Een licentie is een maandelijkse investering van 250 euro. Eén licentie kan gebruikt worden voor verschillende vestigingen in België.
WORD IK BEGELEID BIJ DE UITROL EN OPSTART? Facilicom verzorgt de implementatie en de uitrol van het systeem van A tot Z. Als alle data beschikbaar is, kan het systeem op één dag geïnstalleerd worden, zelfs voor verscheidene vestigingen.
KAN IK ER OOK DATA UITHALEN OVER DE BEZOEKERSFLOW? De beheerder kan rapporten uit het systeem halen om op die manier de organisatie slimmer te maken: op welke dagen en tijdstippen komen de meeste bezoekers, welke departementen ontvangen de meeste bezoekers, enzovoort. Met een simpele muisklik exporteert u al die info in een Excel-bestand. Via de zoekfunctie in de kalender vindt u ook snel terug welke bezoekers er al over de vloer kwamen, welke zich in het gebouw bevinden en welke u de komende tijd kunt verwachten. De applicatie kunt u ook mobiel met uw smartphone of tablet beheren; handig als u dringend iets moet opzoeken.
IS ZO’N SYSTEEM NIET AFSTANDELIJKER? Via de gepersonaliseerde verwelkomings mail geeft u de gast net een extra welkomstgevoel. De receptiemedewerker krijgt meer dan ooit een echte onthaal- en hospitalityrol, omdat het administratieve luik voor een groot stuk wegvalt.
WAT ALS HET SYSTEEM UITVALT? De applicatie is web-gebaseerd. Bij storingen kan de klant 24/7 terugvallen op onze backoffice. KAN IK EENS ZIEN HOE HET IN HET ECHT WERKT? In ons servicecentrum, waarin verschillende bedrijven zijn ondergebracht, werken we zelf met het systeem. Kom het ontdekken aan onze eigen receptie. Neem contact op met Gregory Van Woensel om een afspraak te maken via +32 3 224 38 21 of gregory.van.woensel@facilicomfs.be.
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
IN BELGIË IS FACILICOM DE OP ÉÉN NA GROOTSTE AANBIEDER VAN RECEPTIEDIENSTEN IN OUTSOURCING.
7
FACILICOM SERVICES GROUP
BEDANKT EN MERCI!
Meer weten? Vragen? Neem contact op met Gregory Van Woensel (operationeel manager Facilicom Facility Solutions) via +32 3 224 38 21 of gregory.van.woensel@facilicomfs.be.
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
8
FACILICOM SERVICES GROUP
Facilicom in vogelvlucht Facilicom verzorgt al 40 jaar facilitaire diensten voor bedrijven, overheden, onderwijs- en zorginstellingen. We zijn actief in België, Nederland, Frankrijk, Ierland en het Verenigd Koninkrijk. De groep heeft ruim 32.000 medewerkers in dienst.
AXXICOM
ONE BUILDING MAINTENANCE
WERVING, SELECTIE EN TEWERKSTELLEN
TECHNISCH ONDERHOUD, HVAC, ELEKTRICITEITS
VAN INTERIMMEDEWERKERS
WERKEN, AUTOMATISCHE DEUREN
AXXI@HOME
PROREST CATERING
HUISHOUDHULP VOOR PARTICULIEREN
CATERING EN UITBATING VAN BEDRIJFS
(DIENSTENCHEQUES)
RESTAURANTS
AXXICOM AIRPORT CADDY
TRIGION SECURITY
VERVOER VAN MENSEN MET EEN BEPERKTE
TOEGANGSCONTROLE EN BEWAKING
MOBILITEIT OF MET SPECIFIEKE BEHOEFTEN
VAN GOEDEREN EN GEBOUWEN
OP LUCHTHAVENS
GOM SCHOONMAAK VAN KANTOREN, PRODUCTIE LOCATIES, EVENEMENTENGEBOUWEN, ZORGINSTELLINGEN, ONDERWIJSGEBOUWEN EN LUCHTHAVENS
GOM FLEET SERVICES
FACILICOM FACILITY SOLUTIONS IN EEN NOTENDOP
SCHOONMAAK VAN ELK TYPE VOER-,
FACILICOM FACILITY SOLUTIONS (FFS) ZORGT
VAAR- EN VLIEGTUIG
VOOR DE COÖRDINATIE EN MANAGEMENT VAN FACILITAIRE PROCESSEN. WE COÖRDINEREN
GOM SPECIAL CLEANING
VIA ÉÉN AANSPREEKPUNT ALLE FACILITAIRE
GLASWAS, EXTREME SCHOONMAAK
ACTIVITEITEN DIE EEN KLANT WIL
(BRAND, ROET, …), GESPECIALISEERDE
UITBESTEDEN. OF WE WERKEN VOOR DE KLANT
SCHOONMAAK IN (VOEDINGS)INDUSTRIE
EEN INTEGRAAL FACILITAIR CONCEPT UIT.
VAARWEL ADMINISTRATIE, WELKOM HOSPITALITY
9
FACILICOM SERVICES GROUP
VERANTWOORDELIJKE UITGEVER: GREGORY VAN WOENSEL, NOORDERPLAATS 7, 2000 ANTWERPEN REALISATIE: GREGORY VAN WOENSEL IN SAMENWERKING MET JANSEN & JANSSEN CREATIVE CONTENT – WWW.JAJA.BE FOTOGRAFIE: SHUTTERSTOCK